高原水利水電施工單位檔案管理對(duì)策

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摘要:針對(duì)高原地區(qū)水利水電項(xiàng)目施工單位在檔案管理仍處于弱勢(shì)狀態(tài)，存在下屬施工隊(duì)配合度不夠、專業(yè)素養(yǎng)不足、內(nèi)部重視度不夠等問(wèn)題，通過(guò)健全管理機(jī)制，行政管理、合同管理和項(xiàng)目管理相結(jié)合，采取前端控制、全過(guò)程全方位度跟蹤，統(tǒng)一電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，完善信息化系統(tǒng)，配置專業(yè)人員等，才能保證檔案管理的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性，為水利水電項(xiàng)目的建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞:高原地區(qū);水利水電工程;施工單位;檔案管理;對(duì)策

水利水電項(xiàng)目存在建設(shè)周期長(zhǎng)、投資力度大、中間環(huán)節(jié)多的特點(diǎn)，而在高原地區(qū)建設(shè)的水利水電工程很大程度上會(huì)受到晝夜溫差大、輻射強(qiáng)、氧氣稀薄等環(huán)境因素的影響，導(dǎo)致施工進(jìn)度緩慢、工期延長(zhǎng)、成本增加。而施工單位作為工程建設(shè)的執(zhí)行者往往會(huì)把更多的資源和精力投入到實(shí)體工程建設(shè)中，而忽略無(wú)形工程的管理。檔案資料是工程建設(shè)歷史的重現(xiàn)，以自身的書(shū)面性、真實(shí)性以及客觀性，令其成為最具信服力和法律意義的證據(jù)。同時(shí)，也為工程建設(shè)提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)，有任何工程問(wèn)題都可從中窺知答案。而檔案管理工作是保證檔案資料得到有效收集、整理和保護(hù)的重要手段。它雖身處幕后，但發(fā)揮的作用卻無(wú)可替代，建立一個(gè)可靠且健全的檔案管理系統(tǒng)，一套長(zhǎng)期有效的檔案管理機(jī)制，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的管理和運(yùn)營(yíng)起著舉足輕重的作用。

1高原地區(qū)水利水電項(xiàng)目施工單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1)只重視實(shí)體工程建設(shè)，忽視檔案管理的作用。水利水電項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)是建設(shè)周期長(zhǎng)、投資力度大、中間環(huán)節(jié)多。高原地區(qū)特有的氣候條件會(huì)把水利水電工項(xiàng)目的特點(diǎn)進(jìn)一步放大，導(dǎo)致項(xiàng)目成本增加，工期延長(zhǎng)。為了實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目的利益最大化，施工單位往往會(huì)投入大量人力、物力到實(shí)體工程建設(shè)中，而輕視檔案資料的整理收集工作，檔案管理觀念淡薄。甚至有的單位未把檔案管理工作提上日程，未配置分管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案人員，無(wú)責(zé)任心。未有效建立健全檔案管理機(jī)制，未根據(jù)項(xiàng)目變化及時(shí)修訂檔案資料，檔案內(nèi)容陳舊，使“事先介入、事中控制、事后嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān)”項(xiàng)目檔案的要求得不到落實(shí)。2)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。因?yàn)闄n案管理工作處于工程最末端，有的施工單位因節(jié)約成本的原因，大力裁減檔案管理人員數(shù)量，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)未配置專業(yè)檔案人員，即使配置也為兼職檔案人員。高原地處偏遠(yuǎn)，因交通不便，培訓(xùn)成本高，施工單位本身人員缺乏、工期緊等因素，平時(shí)檔案管理工作中，未聘請(qǐng)檔案管理方面的專家到項(xiàng)目部對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和交流，同時(shí)也不注重組織本單位人員到檔案管理做的好的單位借鑒管理經(jīng)驗(yàn)，提高專業(yè)素質(zhì)。項(xiàng)目檔案管理人員大多存在流動(dòng)性大的特點(diǎn)，崗位人員更換頻繁。且大多在施工單位擔(dān)任檔案管理人員的為新分配的大學(xué)生，對(duì)施工單位的工作職責(zé)和范圍不了解，且沒(méi)有任何工作經(jīng)驗(yàn)。導(dǎo)致出現(xiàn)新舊檔案人員交接工作不到位，或檔案人員不熟悉檔案管理歸類、編輯和整理工作等問(wèn)題。使得建設(shè)單位不能盡指導(dǎo)之責(zé)，其他單位也不能有效的開(kāi)展工作，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量。施工單位技術(shù)人員是檔案資料形成的主要生成者。但是相關(guān)技術(shù)人員在填寫(xiě)資料的過(guò)程中，未認(rèn)真研讀水利水電工程單元工程施工質(zhì)量驗(yàn)收評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和水電建設(shè)項(xiàng)目文件收集與檔案整理等相關(guān)規(guī)范，導(dǎo)致資料填寫(xiě)不合規(guī)，驗(yàn)收評(píng)定表格多次更改，檔案資料的出錯(cuò)率和更改率極高。使得檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性均不能得到保證。3)下屬施工隊(duì)伍密切配合不夠。施工單位下屬施工隊(duì)伍不重視團(tuán)隊(duì)建設(shè)，缺乏專業(yè)的管理人員，且因無(wú)法適應(yīng)高原氣候等原因，致使出現(xiàn)管理人員更換頻繁、技術(shù)不過(guò)關(guān)等問(wèn)題。施工隊(duì)伍不清楚自身檔案管理職責(zé)，在檔案管理上與施工單位處于脫節(jié)狀態(tài)，檔案資料質(zhì)量低下，資料缺項(xiàng)漏項(xiàng)，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收評(píng)定工作滯后的現(xiàn)象常有發(fā)生，對(duì)出現(xiàn)的檔案資料問(wèn)題不及時(shí)整改和對(duì)上協(xié)調(diào)溝通。4)檔案管理機(jī)制不完善。檔案資料涉及面廣且繁雜，有的施工單位年度計(jì)劃和總結(jié)中看不到有關(guān)檔案工作的內(nèi)容，未編制檔案管理辦法等相關(guān)管理文件，或已編制但未落實(shí)，檔案管理機(jī)制不完善，信息系統(tǒng)建設(shè)不同步，使得建設(shè)單位監(jiān)督困難，不能統(tǒng)管全局，掌控工作進(jìn)程。各部門(mén)的兼職檔案人員因沒(méi)有完善的檔案管理機(jī)制的約束，存在責(zé)任心不足，不配合檔案管理部門(mén)工作的現(xiàn)象，使得檔案管理資料出現(xiàn)收集不及時(shí)、歸檔不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題。等工程項(xiàng)目完工需要辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)，才組織人力、物力、突擊補(bǔ)充檔案資料，令工程竣工檔案處于“事后算總賬”的被動(dòng)局面［1］。

2高原地區(qū)水利水電項(xiàng)目施工單位檔案管理工作的對(duì)策

水利水電項(xiàng)目施工單位檔案管理工作上存在問(wèn)題的主要原因之一是由于單位內(nèi)部重視程度不夠，未建立高效的檔案管理機(jī)制;二是受資源投入、人員編制等因素的影響。檔案管理工作的好壞是直接決定工程能否順利完成竣工驗(yàn)收、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和工程創(chuàng)優(yōu)的關(guān)鍵。在高原地區(qū)水利水電工程項(xiàng)目施工單位檔案管理相對(duì)于安全管理、質(zhì)量管理、工程進(jìn)度管理、資金控制等，仍處于弱勢(shì)且被邊緣化的狀態(tài)，急需采取措施和對(duì)策，加強(qiáng)檔案管理。1)提高重視度，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平。檔案管理工作是一項(xiàng)要求專業(yè)素質(zhì)極高的工作，從檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、編研到提供利用等都有一套理論和工作方法。專兼職檔案人員只有學(xué)會(huì)這些理論、方法和工作程序才能提高工作效率，保證檔案工作質(zhì)量。施工單位要從實(shí)際出發(fā)，及時(shí)配置高原地區(qū)水利水電工程專業(yè)知識(shí)和檔案管理專業(yè)知識(shí)過(guò)關(guān)且業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的檔案管理人員。為了保證檔案管理人員的穩(wěn)定性，施工單位要采取必要措施，穩(wěn)住人心，做到在薪酬和職稱評(píng)定等方面不歧視。此外施工單位要加強(qiáng)專兼職人員的技能培訓(xùn)，通過(guò)崗位練兵、自主學(xué)習(xí)等方式不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)施工單位要多與其他單位交流學(xué)習(xí)，特別是要把檔案分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)出去，學(xué)習(xí)考察其他單位的好經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中鍛煉和完善隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)造就一批復(fù)合型的高素質(zhì)人才，為檔案管理工作的開(kāi)展打下基礎(chǔ)。2)上行下效，健全管理體系。專業(yè)的檔案管理人員能快速有效地帶動(dòng)檔案管理工作走上正軌，是保證檔案管理工作正常運(yùn)行的關(guān)鍵。而完善檔案管理體系能約束檔案管理工作的橫向發(fā)展和提高工作效率，保證工作質(zhì)量和水平。在檔案管理體系中要明確檔案資料形成和管理的責(zé)任人或責(zé)任部門(mén)，完善考核制度，根據(jù)國(guó)家規(guī)范要求和工程實(shí)際情況，細(xì)化歸檔質(zhì)量要求和歸檔方法，確定歸檔范圍。同時(shí)從分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)至個(gè)人要量化責(zé)任指標(biāo)，完善獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制，層層落實(shí)責(zé)任，起到上行下效的作用，同時(shí)堅(jiān)持檔案“三納入”原則，保證檔案管理從始至終都處于可控狀態(tài)。在對(duì)下屬施工隊(duì)伍管理時(shí)，有必要采取行政管理、合同管理和項(xiàng)目管理相結(jié)合的方法，賦予檔案管理部門(mén)否決權(quán)。對(duì)施工隊(duì)伍檔案資料質(zhì)量差，存在的問(wèn)題多次未整改或不整改，不配合檔案管理的現(xiàn)象可適當(dāng)扣留部分結(jié)算款，等問(wèn)題整改完畢后返還。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)每月進(jìn)行一次內(nèi)部檔案資料的檢查，了解檔案管理工作的進(jìn)程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題，做到不留隱患，同時(shí)提高增加單位內(nèi)部執(zhí)行力。3)實(shí)行前端控制、過(guò)程跟蹤、全程管控。高原地區(qū)施工很容易受天氣影響，水利水電項(xiàng)目建設(shè)由于工期長(zhǎng)、建設(shè)規(guī)模大、單項(xiàng)工程多，且施工過(guò)程形成的文件材料收集整理工作又具有持續(xù)性，施工單位要實(shí)行全過(guò)程管控，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始時(shí)，施工單位要對(duì)本單位技術(shù)人員以及下屬施工隊(duì)伍管理人員明確宣講檔案管理相關(guān)制度、以及文件形成、收集、整理的順序和范圍要求，保證本單位檔案的規(guī)范性和完整性。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，施工單位應(yīng)加強(qiáng)過(guò)程資料管控措施，抓住重點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，特別是隱蔽工程驗(yàn)收、缺陷處理、工程變更等方面的資料作為重點(diǎn)管控對(duì)象。同時(shí)多與建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人員、監(jiān)理工程師深入施工現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)地監(jiān)督指導(dǎo)文件材料按規(guī)范要求形成。深化過(guò)程控制，建立單位內(nèi)部檔案工作信息的通報(bào)制度，實(shí)施全程跟蹤，強(qiáng)化對(duì)本單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，做到事中管控［2］。4)保證效率，加快信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)不僅是為適應(yīng)目前網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，更是保證工作效率，利于全面管控和實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的關(guān)鍵，這對(duì)于信息流通較慢的高原地區(qū)無(wú)疑是一大助力。施工單位應(yīng)配合建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期就建立規(guī)范的信息化檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化管理，方便參建各方在信息管理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行案卷編輯、整理和歸檔等工作，節(jié)約人力、物力和時(shí)間。同時(shí)施工單位也可通過(guò)比較和參考其他單位的檔案管理進(jìn)度和方法，查找自身檔案工作漏洞，完善自我，并通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和其他單位進(jìn)行資源共享，互通有無(wú)。在檔案信息管理系統(tǒng)中施工人員應(yīng)注意涉及隱蔽工程和機(jī)密的文件不上傳，嚴(yán)格驗(yàn)證和控制上網(wǎng)人員的身份信息，做到不涉密，不泄密，保證檔案管理信息系統(tǒng)的安全。

3結(jié)語(yǔ)

高原地區(qū)水利水電工項(xiàng)目施工單位檔案管理仍處于弱勢(shì)狀態(tài)，存在諸多問(wèn)題。想推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升，需要單位內(nèi)部重視檔案管理，并建立長(zhǎng)期有效的管理機(jī)制，采取前端控制、過(guò)程跟蹤、全程管控的手段，進(jìn)行全方位、全過(guò)程的管理。同時(shí)重視自身檔案工作中的細(xì)節(jié)，不斷完善和提升單位人員專業(yè)素養(yǎng)，才能保證檔案管理的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性，為水利水電項(xiàng)目的建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

［1］米彪．流域水電工程項(xiàng)目檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］．四川水力發(fā)電，2014，33(1):142－146

［2］陳顯超．淺析水電工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策［J］．四川水力發(fā)電，2013，32(3):175－177

作者：張義 勾中剛 陳坤 陳立成 單位：中國(guó)水利水電第七工程局有限公司