網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理初探

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檔案信息會涉及到一些秘密性的資料，因此加強檔案信息管理安全是工作性質的必然要求。網(wǎng)絡信息技術的應用，對檔案信息管理工作來說是迎來了改革的機遇，將進入到現(xiàn)代化的發(fā)展階段。然而網(wǎng)絡信息技術是一項非常復雜的技術，既涉及到軟件又涉及到硬件，因此在應用的過程中需要進行不斷的探索與研究。我國目前檔案信息管理在網(wǎng)絡環(huán)境下的發(fā)展情況還存在諸多的不足，因此必須加強對網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理安全體系的探索，以期促進我國檔案信息管理的科學化。

1網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理的內(nèi)涵

檔案管理就是指檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行的管理并提供利用服務各項業(yè)務工作的總稱[1]。檔案管理實際上既是管理性的工作，又是服務性工作，同時也是政治性工作。檔案管理存在的意義就在于解決檔案與利用檔案者之間的矛盾。檔案信息越來越呈現(xiàn)出信息量大、數(shù)據(jù)精準度要求高等特點，網(wǎng)絡技術的應用恰好滿足了檔案信息管理的需求。通過網(wǎng)絡技術對檔案信息的管理，不僅可以提高信息的準確性，同時還可以提高檔案信息管理的工作效率，降低檔案信息管理的成本。檔案信息管理越來越呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的特征。

2網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理現(xiàn)狀及存在的安全隱患

隨著信息技術的不斷完善與提高，來自網(wǎng)絡安全的威脅等級也越高，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息管理同樣受到來自網(wǎng)絡的安全威脅，并且這種威脅出現(xiàn)的頻率和技術含量都呈現(xiàn)出上漲的趨勢[2]。面對這樣嚴峻的安全威脅挑戰(zhàn)，檔案管理人員的認識程度卻不是很高，工作重點依然還是只關注于檔案信息進入現(xiàn)代化的程度，忽視了對檔案信息的安全管理。

2.1網(wǎng)絡環(huán)境

網(wǎng)絡信息技術的應用，離不開網(wǎng)絡環(huán)境的支持。由于網(wǎng)絡技術是一個逐步發(fā)展與創(chuàng)新的過程，因此在網(wǎng)絡系統(tǒng)設備方面存在不夠完善的一方面，這就給網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息管理安全帶來了隱患。網(wǎng)絡環(huán)境方面存在的漏洞，對于檔案信息安全來說是一個薄弱環(huán)節(jié)，很可能造成檔案信息的損毀和泄漏。由于我國本國的網(wǎng)絡技術起步較晚、發(fā)展的還不夠成熟，缺乏有效的檔案信息安全防范技術，因此我國的檔案信息管理必然會存在安全隱患。

2.2設備層面

網(wǎng)絡技術的應用需要以軟件和硬件為載體?；谖覈W(wǎng)絡技術的有限性，在硬件方面我們還缺乏足夠的自我研發(fā)和生產(chǎn)能力，目前硬件設備的核心技術還需要依托于從他國引進。而軟件系統(tǒng)方面，我國發(fā)展的也不夠完善，容易修改、復雜性等缺陷還在制約著我國網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全。在進行檔案信息輸入的過程中，我國主要使用的軟件是騰訊QQ。盡管這類的傳輸軟件已經(jīng)進行了加密認證，但是認證級別卻不是很高，面對技術較強的網(wǎng)絡安全威脅還是無能為力[3]。設備設計中存在的漏洞對于檔案信息管理來說是一種潛在的威脅，很可能對我國的檔案信息管理造成重大的危害。

2.3管理方法

在檔案信息管理對網(wǎng)絡信息技術加以應用之初，檔案管理人員是需要經(jīng)過培訓，合格以后才能上崗的。但是隨著網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，在很短的時間內(nèi)已經(jīng)快速擴大到眾多的生活、學習領域，對于檔案管理人員的管理來說反而變得更加困難。除了管理人員難于管理之外，網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息管理方法及相關制度還不夠健全，在一定程度上也降低了檔案信息管理的安全性。盡管國家頒布了相關的管理規(guī)章制度，但是缺乏具體的實施方案，在一定程度上制約了網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理的科學性，使其安全性受到極大的威脅[4]。

3加強網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理安全的策略

3.1加強電子檔案的管理

由于目前我國網(wǎng)絡環(huán)境存在漏洞，為了提高網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理的安全性，需要加強對電子檔案的管理。①需要對電子檔案進行專項的同步式管理。在對相關技術文件進行整理的過程中需要加強對檔案的存儲和管理，在整理原件檔案信息的過程中需要對原件進行妥善的保管。②需要對同步管理加強控制。制定相關的制度，加大審核與研究的力度。③需要加大建設資金的投入。只有在保障資金充足的情況下，提高技術水平，改善網(wǎng)絡環(huán)境，才能有效的降低檔案信息管理的危險性。

3.2健全檔案信息管理的制度體系

由于檔案信息管理具有政治性的一面，因此在構建檔案信息管理安全方面，不僅需要檔案館（室）自身的努力，同時還需要政府的大力支持。在健全檔案信息管理制度體系的過程中，既需要從內(nèi)部進行建設，同時還需要外部建設的支持[5]。為了提供檔案室的工作效率，還需要對未來檔案室工作開展的管理方案及管理政策進行研究和制定。從外部政府方面來說，一方面需要在已經(jīng)制定的規(guī)章制度的基礎上，出臺具體的實施方案，增強規(guī)章制度的可操作性；另一方面需要結合網(wǎng)絡信息技術平臺自身的特點，制定具有針對性的條例制度，以規(guī)范我國網(wǎng)絡信息的發(fā)展和應用。

3.3提高防范能力

在檔案信息管理過程中，管理人員的素質起著重要的作用[6]，管理人員是否具備安全意識對于網(wǎng)絡安全的監(jiān)控至關重要。因此，檔案館（室）需要加強對檔案信息管理從業(yè)人員的培養(yǎng)，強化其安全意識，提高其防范能力。作為負責檔案信息管理安全的人員，需要明確自身的工作職責，必須要時刻保持冷靜，注意排查各種潛在的危險。另外，國家信息安全部門需要發(fā)揮自身的作用，協(xié)助檔案館（室）加強安保隊伍的建設，加大對檔案信息安全員的培訓力度，以促進檔案信息安全員個人素質和能力的不斷提高。

3.4克服系統(tǒng)的不足

檔案館（室）內(nèi)的檔案不僅有常規(guī)性的文件資料，還有一些檔案資料是秘密性質的。保護秘密資料不外泄，也是檔案信息管理的重要內(nèi)容之一。隨著科技的不斷發(fā)展，移動存儲設備應運而生，如U盤、移動硬盤、手機等。一旦存儲設備與檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)產(chǎn)生接觸，那么很容易造成檔案信息的損毀或者泄漏。如果是普通的檔案信息后果還能夠計算，但是如果是秘密資料被泄漏，后果將不堪設想。因此，在檔案信息管理的過程中一定要嚴格禁止移動存儲設備與檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)中的涉密系統(tǒng)接觸。

3.5嚴格把控涉密人員的范圍

為了提高秘密資料的安全性，除了需要嚴格控制移動存儲設備與檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的接觸外，還需要對涉密人員的范圍進行嚴格的把控。首先，需要減少接觸秘密資料的人員。秘密資料的保密性極強，接觸的人越多，被泄漏的可能性就越大，所以要從涉密人員的數(shù)量上進行把關。其次，加大對保護秘密資料措施的研究。一方面要加強基礎防范措施的應用；另一方面要對可能造成秘密資料外泄的環(huán)節(jié)加大控制力度，對于檔案信息的存儲、保管、銷毀、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)都應該加以重視。為了提高檔案信息的安全性，在檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)中還需要加強對安全防火墻的設計與應用，實現(xiàn)對檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的科學化監(jiān)控。

3.6加大研發(fā)軟硬件力度

在計算機硬件設備和軟件系統(tǒng)的共同作用下，網(wǎng)絡技術得以在各個領域發(fā)揮作用。然而，目前我國的計算機硬件核心技術卻依賴于進口，軟件系統(tǒng)中也存在諸多不足。為了提高我國網(wǎng)絡技術、完善我國的網(wǎng)絡環(huán)境，必須加大對軟硬件技術的研發(fā)力度。首先，需要加強對計算機人才的培養(yǎng)。各高校在開設計算機課程中，要注重對學生創(chuàng)意思維的培養(yǎng)及實踐能力的提高。其次，加大對國外技術的研究和學習。國外計算機技術起步較早，理論較為成熟，技術水平較高。我國在進行自主品牌的研發(fā)過程中，需要虛心向國外學習，借鑒其成熟的經(jīng)驗，有助于我國在研發(fā)的過程中少走彎路。我國只有擁有了自主品牌的軟硬件設備，檔案信息安全才能從根本上得到保障[8]。

3.7實施網(wǎng)絡安全測評

在檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)應用的過程中，難免會出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，為了能夠及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)漏洞，因此需要對檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)實施網(wǎng)絡安全測評。也就是說為了提高檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性，需要有計劃的開展針對檔案信息的內(nèi)容、數(shù)據(jù)技術、漏洞、惡意代碼、檔案網(wǎng)站等的技術檢測。通過開展有效的安全測評，不僅有利于提高檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全性，還有利于防止秘密資料的泄漏。

4結語

計算機網(wǎng)絡的應用提高了檔案信息管理的工作效率，這是值得肯定的，但是在多種因素的影響下，目前檔案信息管理過程中存在諸多的安全隱患。如何提高檔案信息管理的安全性，已經(jīng)成為檔案信息管理的重要內(nèi)容之一。在檔案信息管理安全建設過程中，既需要發(fā)揮檔案館（室）自身的作用，同時還需要政府發(fā)揮一定的作用。結合當下網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理中存在的安全隱患，本文提出了一些加強網(wǎng)絡環(huán)境下檔案信息管理安全的相關策略，希望能夠對促進我國檔案信息管理的發(fā)展起到一定的推動作用。

作者：王薏涵 單位：中國石油安全環(huán)保技術研究院