醫(yī)院管理中的檔案管理發(fā)揮新作用分析
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[摘要]伴隨我國醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理模式也面臨全新發(fā)展契機。在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理方式當(dāng)中，其所存有的諸多不足已逐漸顯現(xiàn)，并對醫(yī)院高效率運作造成一定影響?；诖耍疚膶⒅饕槍υ谛聲r代背景之下，如何在醫(yī)院管理當(dāng)中促使檔案管理自身作用充分發(fā)揮與創(chuàng)新展開探討。
[關(guān)鍵詞]新時代；醫(yī)院管理；檔案管理
在醫(yī)院整體管理工作當(dāng)中，檔案管理工作有著不可或缺的重要性，其是醫(yī)院信息基礎(chǔ)資源。在醫(yī)院發(fā)展過程中，應(yīng)對不同類型文化內(nèi)容加以詳細記錄，從而促使醫(yī)院文化軟文化實力作用得到充分發(fā)揮，同時，加大檔案管理工作改進力度，促進檔案管理質(zhì)量得到全方位提升。因此，在現(xiàn)階段新時代背景之下，醫(yī)院需對自身檔案管理工作展開更深層次研究，這對于醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展而言有著極為重要的實現(xiàn)意義。
1.新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作重要性
黨的告指出，中國特色社會主義正式步入一個全新時代。在這一背景之下，黨和國家對各行業(yè)領(lǐng)域相關(guān)工作也提出全新要求。為能夠促使醫(yī)院檔案管理工作得到進一步創(chuàng)新，促使檔案管理關(guān)注能夠令新時展需要得到充分滿足，便需令醫(yī)院檔案管理工作實效性得到更加充分發(fā)揮。在通常情況下，檔案管理工作是一項具有較強政策性與專業(yè)性的工作，只有保證醫(yī)院各部門之間協(xié)調(diào)發(fā)揮，才能夠為醫(yī)院檔案管理工作順利開展打下堅實基礎(chǔ)。故而在現(xiàn)階段，需加大醫(yī)院檔案管理工作注重力度，在社會科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)型的同時克服檔案管理問題，與時俱進，更深層次應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而促使醫(yī)院檔案管理工作有機轉(zhuǎn)變。另外，在新時代背景之下，應(yīng)加大醫(yī)院檔案管理力度，促使時展需要得到充分滿足，由于醫(yī)院檔案主要負責(zé)記錄醫(yī)院整體發(fā)展建設(shè)的關(guān)鍵構(gòu)成部分，同時也是各部門有序展開日常工作重要保障，因此，在新時代背景下，醫(yī)院檔案管理形式不應(yīng)局限于傳統(tǒng)文字與音視頻上，同時也應(yīng)囊括電子數(shù)據(jù)。除此之外，縣級階段醫(yī)院檔案管理形式應(yīng)朝向多元化方向發(fā)展，從而為醫(yī)院日后可持續(xù)發(fā)展奠定扎實基礎(chǔ)。當(dāng)前，在全新醫(yī)改的背景之下，特別是在科學(xué)技術(shù)的推動之下，需增大醫(yī)院檔案管理力度，促進醫(yī)院檔案管理的快速建設(shè)和發(fā)展，為醫(yī)院平穩(wěn)行駛獲取關(guān)鍵基石，也是醫(yī)院穩(wěn)定運行的前提。
2.新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作征
醫(yī)院檔案種類多樣，主要在諸如文件信息、科研信息、醫(yī)療工作信息、病案信息、人事信息、會計信息、醫(yī)療器械信息、黨務(wù)信息等醫(yī)院日常經(jīng)營方面所產(chǎn)生信息當(dāng)中得以體現(xiàn)，此類檔案信息具有較強專業(yè)性、真實性、完整性、系統(tǒng)性、保密性等特點，在醫(yī)院日常運行之中，檔案有效性和實用性與收集有效性與完備性有著最為直接的關(guān)聯(lián)。另外，醫(yī)院檔案也具有較強專業(yè)性，大部分檔案對于醫(yī)院工作內(nèi)容有著直接反映作用，而且，醫(yī)院檔案也具有極強保密性，在通常情況下，非內(nèi)部人員不能間接查看有關(guān)檔案[1]。
3.新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作所存有問題
3.1管理體制不完善
在新時代背景下，由于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理制度已無法令時展需求得到充分滿足，導(dǎo)致其管理體制不具備較強完善性，并且，部分醫(yī)院檔案管理方法相對而言較為滯后，同時，也有部分醫(yī)院不具備以時代、自身發(fā)展相匹配的檔案管理技術(shù)與設(shè)備這一情況，仍然需要沿用傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理相關(guān)規(guī)定展開檔案管理工作。因此，現(xiàn)階段，醫(yī)院需強化自身監(jiān)管工作力度，有針對性地采取措施，建立健全完善檔案管理制度，促使檔案管理工作在方式、內(nèi)容、標準等諸多方面切實實現(xiàn)統(tǒng)一發(fā)展。尤其是在現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)信息時代中，計算機與大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸普及化，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作相結(jié)合，能夠大幅度節(jié)約醫(yī)院在檔案管理方面所之處成本。但是，在實際當(dāng)中，大部分醫(yī)院仍在沿用傳統(tǒng)人工檔案工作實施，這使在無形的過程之中很增加錯誤信息收集率，并且導(dǎo)致檔案信息真實性受到加大制約，而這一情況不僅與新時展趨勢不匹配，同時對于醫(yī)院自身可持續(xù)健康發(fā)展也有著極大負面影響。
3.2相關(guān)工作人員缺乏管理意識
通常，站在大部分醫(yī)院檔案管理工作角度上來看，由于相關(guān)工作人員尚未對檔案管理工作重要性形成明確認識，導(dǎo)致檔案管理工作受到嚴重削弱。在一些醫(yī)院，淺層次上很多人對檔案管理工作認識不夠準確。他們認為檔案管理工作只是專職檔案工作者的工作，相關(guān)的檔案意識只是人們認識和理解的一個淺薄的概念，因此一些醫(yī)院的檔案管理意識相對薄弱。并且，由于部分相關(guān)工作人員不具備較強檔案管理意識，管理方式過于落后，檔案信息潛在價值無法得到更深層次的發(fā)揮。除此之外，也有部分相關(guān)工作人員對于相關(guān)規(guī)章內(nèi)容過于死板遵循，許多科室認為檔案的作用不明顯，忽視了檔案管理的重要性和必要性，導(dǎo)致醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展受到極大影響。另外，大部分檔案管理人員綜合素質(zhì)較為低下，而人員素質(zhì)是醫(yī)院檔案管理工作的重要部分。在這樣的行為意識下，很多醫(yī)院為了方便起見，都隨意存放在自己的科室柜子里，造成檔案材料的丟失和損壞。這些問題的出現(xiàn)說明檔案管理人員在相關(guān)的人員意識上還沒有形成固定的認識，使醫(yī)院工作人員在檔案管理和資源保護方面沒有承擔(dān)起應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)。因此，在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，醫(yī)院需增大檔案管理工作力度，為檔案管理相關(guān)工作人員提供適宜培訓(xùn)。然而，在實際之中，很難有醫(yī)院著重對檔案管理工作人員加以培養(yǎng)，將主要精力放置于醫(yī)療技術(shù)水平的提高和醫(yī)務(wù)人員技能培訓(xùn)之上，對檔案管理相關(guān)人員的培訓(xùn)有所忽略，其在開展自身工作過程中欠缺積極性，導(dǎo)致檔案管理水平受到嚴重削弱[2]。
3.3信息化管理水平滯后
在新時代背景之下，不同類型科學(xué)和信息技術(shù)如雨后春筍般層出不窮。在知識信息社會中，醫(yī)院應(yīng)強化檔案管理信息化力度。在實行檔案管理工作過程之中，醫(yī)院需整合現(xiàn)代化信息技術(shù)，促進檔案信息管理和檔案管理服務(wù)質(zhì)量，從而令檔案管理工作能夠可持續(xù)健康發(fā)展。但是，站在醫(yī)院檔案管理工作角度上來看，其在信息化建設(shè)過程之中面對著各種問題，由于醫(yī)院交付資金不足、設(shè)備龐大、不具備強力科學(xué)技術(shù)作為支撐，在這一條件下之下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的難度逐漸增大，并且，由于部分管理人員欠缺信息化技術(shù)專業(yè)性，對于數(shù)字化信息技術(shù)也不具備更深層次掌握，在這種情況之下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作信息化受到嚴重制約[3]。
4.新時代背景下醫(yī)院檔案管理工作有效應(yīng)用與創(chuàng)新措施
4.1建設(shè)完善檔案管理工作體系
為能夠促進醫(yī)院檔案管理工作在新時代背景下高效、有序地開展，首先便需促進檔案管理工作體系完善度。醫(yī)院檔案管理不僅是醫(yī)院的內(nèi)部工作，還涉及法律層面。由于患者病歷覆蓋了患者的個人信息，為了防止個人信息泄露的嚴重后果，有必要建立保障機制，為今后醫(yī)患糾紛提供直接的證據(jù)支持?；颊叩牟v包括患者的個人信息，甚至隱私，必須建立相關(guān)的保障機制，通過建立保障機制，確保醫(yī)院病案管理的合法性[4-6]。在開展檔案管理工作時，由于其所牽涉內(nèi)容非常諸多，因此需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式。而若想建設(shè)完善制度，便需促進檔案管理工作向規(guī)劃規(guī)范化、標準化方向轉(zhuǎn)型，增大檔案管理工作力度，讓全體員工具備集體意識，構(gòu)建濃厚檔案管理氛圍。同時，在開展在醫(yī)院管理過程之中，需將檔案管理工作納入到日常事務(wù)當(dāng)中，定期展開檔案管理工作報告，實時掌控檔案管理情況，在發(fā)現(xiàn)管理問題時進行集中探討。通過建設(shè)完善醫(yī)院檔案管理制度，能夠促使檔案管理更加便捷，更有效地開展日常領(lǐng)導(dǎo)工作，同時也具備一定的約束力，確保相關(guān)管理工作人員在日常管理與控制過程之中規(guī)范自身行為，保證檔案管理工作準確性。
4.2有效開展培訓(xùn)工作
在全新的時代背景之下，醫(yī)院需增大對檔案管理相關(guān)工作人員素質(zhì)教育與培訓(xùn)力度。由于檔案管理工作涉及內(nèi)容較為廣泛，并且具有較大工作量，其不僅要求檔案管理人員具有堅實的基礎(chǔ)知識，而且還需具有一定的業(yè)務(wù)技能。若想全方位提高檔案管理質(zhì)量，便需與檔案管理人員實際情況相結(jié)合，定期展開各種教育培訓(xùn)活動。在知識和技能提升后，檔案管理人員才能更高效地應(yīng)對新時展形勢，同時也需參考渠道、相關(guān)工作要求，對檔案管理人員展開全方位教育培訓(xùn)。令其能夠人明確檔案管理工作的重要性，并運用所學(xué)知識，掌控檔案管理工作，保證檔案管理不斷向規(guī)范化方向轉(zhuǎn)型。同時，要對相關(guān)人員展開信息化教育。在網(wǎng)絡(luò)信息時代，無論是檔案管理人員還是社會各界人士，都應(yīng)當(dāng)掌控基本的信息技術(shù)，從而促使自身綜合素質(zhì)得到進一步提升，通過計算機軟件的應(yīng)用，可為檔案管理現(xiàn)代化注入全新活力。
4.3實現(xiàn)信息化建設(shè)
醫(yī)院管理部門要加大資金投入，購置一批先進的檔案管理硬件設(shè)備，建立專門的現(xiàn)代化檔案室，配置專用計算機、打印機、掃描儀、電子文件和紙質(zhì)文件，使檔案易于存儲和分發(fā)。作為醫(yī)院病案管理最基本的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施之一，醫(yī)院必須考慮醫(yī)院病案管理的特點，加強防火墻的安全建設(shè)，選擇適合醫(yī)院病案管理的防火墻軟件。該系統(tǒng)的建立需要專門的硬件設(shè)施來保證病人信息的安全，增強檢驗檢測系統(tǒng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)，有效地保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性。現(xiàn)階段，若想全方位深層次落實檔案管理工作，便需通過現(xiàn)代化信息技術(shù)為檔案管理工作提供支撐。在信息化技術(shù)的推動之下，醫(yī)院應(yīng)通過大數(shù)據(jù)、計算機等技術(shù)，促使紙質(zhì)檔案朝著電子檔案過渡，同時加大信息化檔案建設(shè)力度，才能為服務(wù)國民、醫(yī)院提供更高質(zhì)量服務(wù)。因此可以使用計算機、掃描儀等技術(shù)建立數(shù)字檔案室，為后續(xù)工作活動開展提供強有力的基礎(chǔ)，做好檔案文件修改、擬定，以及在網(wǎng)上及時管理動態(tài)，為更多的人員提供一站式服務(wù)，全面提升管理服務(wù)質(zhì)量[7]。
5.結(jié)語
醫(yī)院檔案管理不僅代表了醫(yī)院本身的形象，更體現(xiàn)了現(xiàn)階段最基本的制度管理體系。通過對醫(yī)院檔案管理中存在的問題的認識，提出了一些改進措施。比如在人的因素方面，要特別注意對相關(guān)人員的選拔和考核，提高素質(zhì)是最重要、最關(guān)鍵的[8]。現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，特別是在檔案管理方面格外明顯，因此從這個角度來更好地闡明其規(guī)范化、標準化的重要發(fā)展方向。綜合上文所述，在醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，需通過有效方式完善管理體系、加大工作人員培訓(xùn)工作注重力度，全方位建設(shè)信息化檔案管理，促使醫(yī)院在實際檔案管理工作當(dāng)中存有問題得到有效解決，全方位提升檔案管理工作質(zhì)量。
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作者：吳正榮 單位：云南省臨滄市中醫(yī)醫(yī)院
