網(wǎng)絡(luò)文檔管理全文(5篇)

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)以來，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的背景下，我國(guó)信息技術(shù)得到了較為快速的發(fā)展，并且信息技術(shù)在各行各業(yè)均具備廣泛的應(yīng)用價(jià)值。以基層工商行政管理工作為例，通過信息技術(shù)的融合，能夠提高行政管理的效率及質(zhì)量；與此同時(shí)，融合信息技術(shù)構(gòu)建基層工商行政管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、內(nèi)務(wù)數(shù)據(jù)、政務(wù)數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)匯總數(shù)據(jù)的有效處理，這樣便能夠使行政管理工作的效率及信息化水平得到大大的提升。鑒于此，本課題以基層工商行政管理工作現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，進(jìn)一步分析探討信息技術(shù)在其中的創(chuàng)新應(yīng)用，以期提高基層工商行政管理工作的效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；基層工商行政管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新應(yīng)用

一、基層工商行政管理工作現(xiàn)狀有待完善的問題分析

1.非結(jié)構(gòu)化文檔管理有待完善

在一些現(xiàn)代化技術(shù)越來越成熟，并且應(yīng)用范圍變得非常廣泛的基礎(chǔ)上，使得基層工商行政管理工作的非結(jié)構(gòu)化文檔管理問題得到了一定程度的解決，比如數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用等。但是，在多媒體信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用背景下，一些非結(jié)構(gòu)化文檔呈現(xiàn)激烈增長(zhǎng)的狀況，比如辦公文檔、音頻文檔、視頻文檔以及圖片信息文檔等等。在這樣的條件下，如果不能進(jìn)一步對(duì)非結(jié)構(gòu)化文檔管理工作進(jìn)行技術(shù)及系統(tǒng)層面的完善，則難以提高辦公的效率，從而使基層工商行政管理工作的能力水平將會(huì)受到質(zhì)疑。由此可見，現(xiàn)狀下非結(jié)構(gòu)文檔管理有待完善。

2.個(gè)體工商登記系統(tǒng)有待完善

社會(huì)的發(fā)展帶動(dòng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，從現(xiàn)狀來看每年個(gè)體工商戶登記數(shù)量急劇增長(zhǎng)，而且在個(gè)體工商登記工作過程中，涉及的環(huán)節(jié)非常多，包括了：登記管理、變更登記管理、增補(bǔ)證照管理以及注銷管理等。如果沒有信息技術(shù)作為支撐，完善個(gè)體工商登記系統(tǒng)，那么個(gè)體工商登記工作的管理效率及質(zhì)量將會(huì)大大降低。因此，現(xiàn)狀下需完善個(gè)體工商登記系統(tǒng)。

［摘要］電子文件管理在順應(yīng)時(shí)展的過程中逐漸形成一種新型文件檔案管理，即文檔一體化管理。筆者對(duì)高校文檔一體化管理體系建設(shè)過程中存在業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失、技術(shù)支撐力度不足、文檔管理人員素質(zhì)較低等問題進(jìn)行了深入的研究并針對(duì)這些問題提出具有針對(duì)性的解決對(duì)策，從而為高校文檔一體化管理模式的順利實(shí)施做出貢獻(xiàn)。

［關(guān)鍵詞］高校；文檔；一體化管理體系；建設(shè)研究

隨著現(xiàn)代科技水平的日新月異，高校作為高等教育的集中承載地和科學(xué)研究的主要力量，電子文件管理在校園信息化建設(shè)的潮流中應(yīng)運(yùn)而生并在順應(yīng)時(shí)展的趨勢(shì)下得以廣泛應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理模式，形成電子文檔和紙質(zhì)文檔共存的一種新型文件檔案管理方式，即文檔一體化管理。這不僅提高了高校檔案管理的工作效率而且還對(duì)檔案信息化的發(fā)展起到舉足輕重的作用。

1高校文檔一體化管理體系存在的問題

目前，我國(guó)高校文檔一體化管理仍處于起步階段，在檔案信息化建設(shè)的道路上存在些許共性問題亟待探討，以下將逐一分析。

1.1業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)缺失

文檔管理體制的分離將導(dǎo)致文件管理和檔案管理這兩個(gè)重要環(huán)節(jié)在工作中缺乏規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，無法對(duì)二者進(jìn)行統(tǒng)一管理。在高校文檔一體化管理實(shí)踐過程中，文檔生命周期不同階段的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)出現(xiàn)不一樣的結(jié)果，無法被各部門進(jìn)行有效采用。因此，明確文件管理和檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌規(guī)劃文檔一體化管理將勢(shì)在必行。

摘要：過往石化工程資料一般由項(xiàng)目技術(shù)員、總工根據(jù)經(jīng)驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)工作情況及工程質(zhì)監(jiān)站、業(yè)主、監(jiān)理要求編制填寫。由于過去資料編制流程在實(shí)際操作中存在諸多不足，結(jié)合現(xiàn)代電子編程技術(shù)，研究使用一種令資料編制更規(guī)范、更高效的集約化[1]軟件來輔助資料、文檔的匯編不失為解決此類問題的最優(yōu)解。

關(guān)鍵詞：工程資料；編程；集約化軟件

目前國(guó)內(nèi)并無完整的工程資料匯編及軟件，過往石化工程資料一般由項(xiàng)目技術(shù)員、總工根據(jù)經(jīng)驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)工作情況及工程質(zhì)監(jiān)站、業(yè)主、監(jiān)理要求編制填寫。先通過各種途徑了解現(xiàn)場(chǎng)工作需要編制的資料，再找到相應(yīng)的過程、交工、驗(yàn)收資料表格，然后在表頭中填寫對(duì)應(yīng)情況，最后填寫正式內(nèi)容。該方法存在工作量大，重復(fù)的工作步驟多，容易漏做，忘做資料，編號(hào)錯(cuò)亂，檢索困難等問題，由于過去資料編制流程在實(shí)際操作中存在諸多不足[1]，結(jié)合現(xiàn)代電子編程技術(shù)，研究使用一種令資料編制更規(guī)范、更完整、更高效的集約化軟件來輔助資料、文檔的匯編不失為解決此類問題的最優(yōu)解。

1石油化工安裝工程實(shí)施文檔管理系統(tǒng)軟件技術(shù)原理

首先，基于SH/T3508的石化管理文件研究，通過國(guó)內(nèi)調(diào)研，采取網(wǎng)絡(luò)查詢，資料查閱，專家資訊等手段，收集有關(guān)信息，充分掌握技術(shù)現(xiàn)狀及進(jìn)展，初步確定系統(tǒng)制作大體方向和思路；再結(jié)合我公司多年在石化工程中積累的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與已完工項(xiàng)目的總結(jié)，進(jìn)一步精準(zhǔn)定位需要的文件及資料；接著通過對(duì)在建工程的策劃、分析和研究，對(duì)監(jiān)理、業(yè)主、質(zhì)監(jiān)站的多方問詢來解決資料編寫中遇到的問題，及時(shí)調(diào)整研發(fā)內(nèi)容；最后在掌握相當(dāng)部分的數(shù)據(jù)資料并成功完成相應(yīng)技術(shù)任務(wù)后，對(duì)技術(shù)資料加以總結(jié)提煉（以執(zhí)行《石油化工安裝工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》SH/T3508-2011為主線，同時(shí)依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》GB/T50328-2014、《工業(yè)安裝工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》GB50252-2010、《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件規(guī)定》SH/T3503-2017、《石油化工建設(shè)工程項(xiàng)目施工過程技術(shù)文件規(guī)定》SH/T3543-2017等相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為補(bǔ)充），形成最終的資料匯編及軟件。

2石油化工安裝工程實(shí)施文檔管理系統(tǒng)軟件操

作流程及要點(diǎn)本文以中建安裝一公司石化分公司河北丙烯酸項(xiàng)目為例，對(duì)石油化工安裝工程實(shí)施文檔管理系統(tǒng)軟件操作流程及要點(diǎn)進(jìn)行研究，驗(yàn)證了該軟件在實(shí)際施工過程中的可操作性。

本文作者：叢秋實(shí)、黃作明、柳巧玲 單位：南京審計(jì)學(xué)院

通過對(duì)面向服務(wù)架構(gòu)（SOA）的深入研究，我們將Webservices技術(shù)集成到智能Agent架構(gòu)中，提出面向Web服務(wù)的計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱WSCAS）。本文其余部分如下：第二部分闡述計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)（CAS）、面向服務(wù)構(gòu)架（SOA）以及本文研究動(dòng)機(jī)；第三部分提出WSCAS的體系架構(gòu)，包括基于Agents的Webservices系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、多智能體Agents的交互等；第四部分開發(fā)一個(gè)WSCAS系統(tǒng)原型；第五部分對(duì)WSCAS系統(tǒng)原型進(jìn)行討論；最后對(duì)全文進(jìn)行小結(jié)，并指出未來進(jìn)一步研究的方向。

相關(guān)問題的研究

（一）計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)（CAS）。隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理中的廣泛使用，尤其是ERP系統(tǒng)的實(shí)施，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、管理及核算越來越依賴于復(fù)雜而龐大的管理信息系統(tǒng)。審計(jì)的對(duì)象也發(fā)生了根本變化，由紙質(zhì)財(cái)務(wù)賬簿轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)庫(kù)中的電子數(shù)據(jù)（或稱電子賬）；同時(shí)，資本市場(chǎng)對(duì)審計(jì)報(bào)告真實(shí)性和及時(shí)性的要求也越來越高。無論是以加強(qiáng)內(nèi)部控制和企業(yè)管理增值為目的的內(nèi)部審計(jì)、以財(cái)務(wù)真實(shí)性和公允性鑒證為目的的社會(huì)審計(jì)，還是以真實(shí)性、合法性和效益性審查為目的的國(guó)家審計(jì)，都不可避免地會(huì)受到企業(yè)信息化的沖擊與挑戰(zhàn)。審計(jì)師必須運(yùn)用IT技術(shù)手段，掌握數(shù)字化審計(jì)證據(jù)收集方法，才能勝任信息化環(huán)境下的審計(jì)工作，降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，提高審計(jì)效率。定義1計(jì)算機(jī)審計(jì)：計(jì)算機(jī)審計(jì)也稱計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)，是審計(jì)人員運(yùn)用信息技術(shù)和審計(jì)知識(shí)，在被審計(jì)單位現(xiàn)場(chǎng)或者通過遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)，對(duì)被審計(jì)單位與財(cái)政財(cái)務(wù)收支和管理財(cái)政財(cái)務(wù)收支相關(guān)的電子賬目或財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審計(jì)?，F(xiàn)代審計(jì)的范圍正逐步延伸，跨越了財(cái)務(wù)模塊，計(jì)算機(jī)審計(jì)對(duì)象已經(jīng)發(fā)展為面向整個(gè)供應(yīng)鏈的信息系統(tǒng)審計(jì)，是對(duì)整個(gè)企業(yè)應(yīng)用的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)審計(jì)。定義2計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)（CAS）：計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)是在審計(jì)過程中所采用的能夠完成特定審計(jì)功能的各種應(yīng)用系統(tǒng)的總稱。計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)作為審計(jì)輔助工具，可以完成審計(jì)數(shù)據(jù)采集、整理、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、查詢和報(bào)表生成等工作，為審計(jì)人員實(shí)施各種審計(jì)檢查和收集審計(jì)證據(jù)提供幫助。

（二）面向服務(wù)構(gòu)架（SOA）。面向服務(wù)構(gòu)架（簡(jiǎn)稱SOA）是一種軟件架構(gòu)思想，這一思想認(rèn)為軟件即服務(wù)，是將企業(yè)內(nèi)部與外部的每一個(gè)業(yè)務(wù)功能單元封裝成服務(wù)。SOA將這些服務(wù)從復(fù)雜的環(huán)境中獨(dú)立出來，進(jìn)行組件化封裝，不同的服務(wù)之間通過標(biāo)準(zhǔn)接口相互調(diào)用。作為企業(yè)應(yīng)用解決方案的基本元素，服務(wù)可以被描述、、發(fā)現(xiàn)及綁定，其平臺(tái)是獨(dú)立的、自治的，并且可以用XML編程的大型分布式互操作應(yīng)用系統(tǒng)。圖1說明了Web服務(wù)能夠執(zhí)行面向服務(wù)架構(gòu)的模型。圖1描述了Web服務(wù)的基本組成。該架構(gòu)由三個(gè)參與者和三個(gè)基本操作構(gòu)成。三個(gè)參與者即服務(wù)提供者（Serviceprovider）、服務(wù)請(qǐng)求者（Servicerequester）和服務(wù)（Servicebroker）；三個(gè)基本操作即服務(wù)（Publish）、服務(wù)查找（Find）和服務(wù)綁定（Bind）。

（三）研究動(dòng)機(jī)。計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)解決了數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)預(yù)處理、數(shù)據(jù)分析、疑點(diǎn)管理、審計(jì)底稿撰寫、審計(jì)報(bào)告生成等難題，提高了審計(jì)效率和效果，在實(shí)際工作中發(fā)揮著重要的作用。許多學(xué)者致力于將新的信息技術(shù)應(yīng)用到計(jì)算機(jī)審計(jì)中，并開始探索新的計(jì)算機(jī)審計(jì)模式。廖志芳等提出了聯(lián)網(wǎng)審計(jì)實(shí)際的三種審計(jì)組網(wǎng)模式，即集中式、分布式以及點(diǎn)到點(diǎn)式組網(wǎng)模式［2］。李世新在對(duì)XBRL和Web服務(wù)進(jìn)行介紹的基礎(chǔ)上，提出了一種基于XBRL和Web服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化審計(jì)取證模式［3］。李湘蓉在研究了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)應(yīng)具有特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提出了一個(gè)基于本體的計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)［4］。還有學(xué)者論述了計(jì)算機(jī)審計(jì)模式及風(fēng)險(xiǎn)防范［512］。一些學(xué)者對(duì)Internet環(huán)境下的審計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行了研究，Chen和Sun通過對(duì)面向服務(wù)架構(gòu)環(huán)境進(jìn)行研究，提出了一個(gè)內(nèi)部控制持續(xù)審計(jì)模型，稱為協(xié)同持續(xù)性審計(jì)模型，通過對(duì)企業(yè)資源計(jì)劃數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換組件進(jìn)行封裝，軟件提供商可以為企業(yè)提供模式匹配服務(wù)來實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)換業(yè)務(wù)交易數(shù)據(jù)［13］。Ye和He運(yùn)用Web服務(wù)的一系列組件，提出了基于Web服務(wù)的持續(xù)審計(jì)業(yè)務(wù)流程模型，用于提供有關(guān)特定業(yè)務(wù)的鑒證［14］。Internet環(huán)境下的動(dòng)態(tài)信息系統(tǒng)具有共享資源的多樣性，無統(tǒng)一控制的“真”分布性，基礎(chǔ)平臺(tái)的開放性和動(dòng)態(tài)性，人、設(shè)備和軟件的多重異構(gòu)性，節(jié)點(diǎn)的高度自治性，鏈接方式的動(dòng)態(tài)開放性，網(wǎng)絡(luò)連接的多樣性，使用方式的靈活性和個(gè)性化，實(shí)體行為的不可預(yù)測(cè)性。我們認(rèn)為在新的動(dòng)態(tài)企業(yè)信息環(huán)境下，迫切需要與之相適應(yīng)的審計(jì)模式和計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)。

面向Web服務(wù)的計(jì)算機(jī)審計(jì)系統(tǒng)（WSCAS）體系結(jié)構(gòu)

1電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)種類劃分

根據(jù)電子文檔的生命周期劃分，可以將電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)劃分為產(chǎn)生階段的風(fēng)險(xiǎn)、使用階段的風(fēng)險(xiǎn)和保管階段的風(fēng)險(xiǎn)。電子文檔在產(chǎn)生階段的風(fēng)險(xiǎn)，主要體現(xiàn)在電子文檔形成階段，內(nèi)容不全面不客觀，不真實(shí)不準(zhǔn)確等。在對(duì)電子文檔進(jìn)行保存或者修改時(shí)，可能因某些操作方法不當(dāng)，造成電子文檔格式不準(zhǔn)確，從而引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。在電子文檔的使用階段，因電子文檔自身的特性，所以導(dǎo)致可以進(jìn)行隨意修改，卻難以留下修改的痕跡，或者在電子文檔使用過程中，存在保護(hù)不當(dāng)，被人為復(fù)制傳播，造成泄密。在電子文檔的保管階段，保管人員責(zé)任性不強(qiáng)，或因某些技術(shù)漏洞等，會(huì)給這一階段的電子文檔帶來安全隱患。

2電子文檔風(fēng)險(xiǎn)管理方面存在的問題

2.1電子文檔缺乏科學(xué)管理方法

電子文檔如何有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，長(zhǎng)期以來，并沒有統(tǒng)一的科學(xué)管理方法，仍然采用紙質(zhì)文檔的管理方法，這種落后的文檔管理方法，很難有效地運(yùn)用在電子文檔的管理過程中。對(duì)電子文檔的管理缺乏系統(tǒng)的科學(xué)論證，缺乏科學(xué)的管理手段，都容易給電子文檔帶來風(fēng)險(xiǎn)。另外在電子文檔的管理過程中，對(duì)于其安全管理工作存在很嚴(yán)重的偏差。在電子文檔的管理人員看來，為了確保電子文檔的絕對(duì)安全，可以采用任何極端措施，但其實(shí)電子文檔的安全是相對(duì)的，風(fēng)險(xiǎn)是絕對(duì)的，這種次序顛倒的認(rèn)知，使得實(shí)踐中的方法很難有效地運(yùn)用到電子文檔的管理過程中。另外部分電子文檔的管理人員缺乏安全管理意識(shí)，對(duì)電子文檔的保管依賴于網(wǎng)絡(luò)密碼和計(jì)算機(jī)密碼等初級(jí)技術(shù)等，都可能給電子文檔的保管帶來安全隱患。

2.2電子文檔的管理環(huán)節(jié)不連貫

電子文檔的重要性不僅僅在于它的隱私內(nèi)容、更重要得是，電子文檔其實(shí)是企業(yè)的一種隱形資產(chǎn)。在對(duì)電子文檔的管理工作中，應(yīng)該將各個(gè)環(huán)節(jié)連貫起來，形成對(duì)電子文檔的一種系統(tǒng)管理。但現(xiàn)實(shí)中，對(duì)電子文檔的管理工作存在很大的漏洞。電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等是一個(gè)系統(tǒng)化的管理過程中，缺乏任何一個(gè)環(huán)節(jié)，都可能造成電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)。但人們往往忽略電子文檔的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)，憑借著經(jīng)驗(yàn)或者“他山之石”進(jìn)行粗略地風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，一旦確定自身風(fēng)險(xiǎn)后，在風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方面也存在著很大的漏洞，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)不徹底不科學(xué)，在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控環(huán)節(jié)中，往往僅僅停留在電子文檔產(chǎn)生和使用階段，對(duì)其傳輸階段的監(jiān)控意識(shí)和監(jiān)控能力不到位。