歷史檔案工作計劃精選(九篇)

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第1篇：歷史檔案工作計劃范文

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。

那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面一是檔號不規(guī)范沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多二是案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用四是許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進行工作。

1全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據(jù)這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經(jīng)起到了提高基礎(chǔ)工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。

4統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業(yè)較多我們就統(tǒng)一歸入“J”類然后再根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識加以區(qū)分。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關(guān)鍵詞項中的人名、地點、時間與機構(gòu)分別著錄為日后制作《人名目錄》等檢索工具打下了基礎(chǔ)。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計算機因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1分清輕重緩急，循序漸進

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

3分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可 以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

4用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率

第2篇：歷史檔案工作計劃范文

關(guān)鍵詞：新時期 信息化技 檔案管理

隨著信息科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進度中發(fā)揮了極其重要的作用。作為一個單位運行管理重要一環(huán)的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質(zhì)檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時代的要求及事業(yè)的發(fā)展之間存在較大的不適應(yīng)性。如何探索運用信息化技術(shù)強化檔案管理工作，對提升檔案管理工作科學(xué)化水平有著重要的意義。

1.當(dāng)前檔案信息化管理中存在的不足

檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務(wù)發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理手段是將記錄分門類別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊及日常管理等環(huán)節(jié)上。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已逐漸無法滿足事業(yè)發(fā)展需求，其不足之處正日漸顯現(xiàn)。

1.1工作任務(wù)與人力資源之間存在的矛盾

隨著事業(yè)的發(fā)展，檔案資料來源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊工作任務(wù)變得越來越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對信息化技術(shù)的應(yīng)用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。

1.2檔案數(shù)量與保存空間之間存在的矛盾

一個單位經(jīng)過幾十年的發(fā)展和積累，檔案數(shù)量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)上有著規(guī)范的要求，很多單位在建設(shè)檔案室時往往缺乏前瞻性，沒有預(yù)留足夠大的空間，對實體檔案的保存形成了較大的制約。

1.3檔案調(diào)閱與運用需求之間存在的矛盾

傳統(tǒng)檔案的調(diào)閱存在現(xiàn)場性、單一性等特征。調(diào)閱人員必須到檔案室現(xiàn)場，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調(diào)閱效率低下。此外，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無法查閱的問題以及外地工作人員無法遠程查閱的問題，對檔案的運用效率造成了較大的影響。

1.4長期保存與安全保障之間存在的矛盾

傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)記錄，雖然檔案室按照較高的規(guī)范建設(shè)而成，對檔案起到了較好的保護作用。但在借出過程中及保存過程中往往會出現(xiàn)一些不可預(yù)料的因素，使檔案的長期性保存存在隱患。

2.以信息化技術(shù)融入新形勢下的檔案管理工作

傳統(tǒng)檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進、予以破解。結(jié)合本人的思考和實踐，筆者認為，在運用信息化技術(shù)強化新形勢下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：

2.1立足規(guī)范性，建立規(guī)范的管理體系規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作是檔案管理信息化建設(shè)的前提。制定和實施檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，是提高工作質(zhì)量和效率的前提所在。由于現(xiàn)行的檔案學(xué)學(xué)科理論較為陳舊，使檔案信息化建設(shè)無現(xiàn)成可借鑒的管理規(guī)范。因此，在引入信息化技術(shù)管理檔案的前期，必須立足規(guī)范化建設(shè)，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實際、適應(yīng)單位事業(yè)發(fā)展需求的檔案信息化管理體系。在建設(shè)過程中，首先要解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范問題，按照各類紙質(zhì)檔案的不同需求，明確其轉(zhuǎn)化為電子文檔的方式、類型及參數(shù)等要求和操作規(guī)程；其次要解決電子文檔歸檔的規(guī)范問題，按照不同類型的電子文檔，明確其編制規(guī)范和歸檔流程；再次要解決數(shù)字化檔案日常管理的規(guī)范問題，在制定實施數(shù)字化檔案分類編號原則的基礎(chǔ)上，對收集、整理、調(diào)用等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的流程、記錄、權(quán)限和審批程序，實現(xiàn)檔案信息化管理的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展。

2.2保障安全性，落實可靠的防護措施信息化技術(shù)是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來便利的同時，也為檔案管理工作的安全帶來的極大的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理的先決條件就是真實和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應(yīng)該預(yù)見的是，檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還將在相當(dāng)長的一段時期內(nèi)并存，對檔案管理工作的真實性和安全性構(gòu)成“雙保險”。因此，在落實并加強傳統(tǒng)檔案管理安全防護措施的同時，要大力加強信息化技術(shù)引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發(fā)展提供安全保障。在強化安全防范過程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實相應(yīng)的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護能力，守住檔案信息化安全的第一道保護屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實施身份認證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護制度，消除網(wǎng)絡(luò)安全對檔案信息化管理的威脅。

第3篇：歷史檔案工作計劃范文

一、認證檢查簡介

目前，邵陽市直一、二級機構(gòu)有近200個單位檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標(biāo)準(zhǔn)，為促進這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級標(biāo)準(zhǔn)認證工作，納入全年工作計劃，并經(jīng)市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動一項重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號）中推出市級認證標(biāo)準(zhǔn)，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領(lǐng)導(dǎo)、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標(biāo)準(zhǔn)有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發(fā)展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實施情況進行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點”結(jié)合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，以認證的形式，重點檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規(guī)范化管理省二級標(biāo)準(zhǔn)以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責(zé)，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標(biāo)準(zhǔn)評分細則》的內(nèi)容全面檢查評估，集檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調(diào)必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責(zé)、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標(biāo)準(zhǔn)。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標(biāo)準(zhǔn)的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創(chuàng)省二級以上標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復(fù)查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機制。

2.促進平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數(shù)不少的單位沒有達到省二級標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達標(biāo)意識，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應(yīng)的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導(dǎo)方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標(biāo)準(zhǔn)合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標(biāo)輻射面的不足。省、市標(biāo)準(zhǔn)一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應(yīng)、剛?cè)嵯酀恼J證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規(guī)范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標(biāo)準(zhǔn)在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應(yīng)的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺規(guī)格高，執(zhí)行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區(qū)沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權(quán)，分期分批督促他們達到合格標(biāo)準(zhǔn)。對基層單位也要相應(yīng)開展以合格標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)容的專門培訓(xùn)、指導(dǎo)，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調(diào)整。如評估條款中涉及當(dāng)前檔案中心工作的，可隨時調(diào)整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當(dāng)前檔案工作”靈活設(shè)置考評欄目為宜。

第4篇：歷史檔案工作計劃范文

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復(fù)勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標(biāo)引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。

1.2“全程管理”原則

根據(jù)電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應(yīng)該體現(xiàn)在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統(tǒng)的設(shè)計與運行、管理制度的內(nèi)容和執(zhí)行等方面。以電子檔案管理系統(tǒng)對文件流程， 各階段的管理和監(jiān)控為例：設(shè)計的系統(tǒng)應(yīng)對產(chǎn)生于機構(gòu)內(nèi)部各部門及其應(yīng)用系統(tǒng)上的電子文件進行統(tǒng)一的歸口登記、分類、鑒定，同時監(jiān)控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)等。

二、電子公文的真實性保障

判斷傳統(tǒng)文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內(nèi)容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發(fā)生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統(tǒng)文件真實性的準(zhǔn)則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統(tǒng)意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復(fù)制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內(nèi)容的真實性，主要是認定文件是否就是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，主要關(guān)注的是其本質(zhì)的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序?qū)﹄娮游募纳芷谶M行全過程管理，并通過技術(shù)措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數(shù)字信息的真實可靠性。在目前的技術(shù)條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統(tǒng)中設(shè)置安全防護技術(shù)措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權(quán)限的控制，防止非法侵入。

二是設(shè)置操作日志 自動記錄實施操作的人員、時間、內(nèi)容等。

三是對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識別技術(shù)

身份識別技術(shù)主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數(shù)字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當(dāng)合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統(tǒng)進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統(tǒng)進行訪問。

2.3防寫技術(shù)

將數(shù)字信息文件設(shè)置為“只讀狀態(tài)”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數(shù)字信息內(nèi)容，從而達到保護其真實性的目的。

三、電子公文的完整性保障

傳統(tǒng)文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內(nèi)容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據(jù)所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統(tǒng)文件完整性的判斷標(biāo)準(zhǔn)不再適用于電子文件。

四、電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的。其內(nèi)容格式及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不盡相同。這種差異必然導(dǎo)致在利用過程輸出時所使用的技術(shù)與方法的不同。又由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術(shù)不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數(shù)據(jù)，所以為保證數(shù)字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：

4.1采用通用技術(shù)

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統(tǒng)一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應(yīng)把屬于特殊格式的電子文件轉(zhuǎn)換成通用的文件格式；或?qū)㈦娮游募⒃谕ㄓ玫臄?shù)據(jù)平臺上，以消除由于技術(shù)不同或技術(shù)過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以ml文檔和rtf、tt為通用文件格式；圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式；影像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式；音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式；多媒體音像數(shù)據(jù)以mpeg、avi為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關(guān)的軟件及其應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統(tǒng)進行讀取。此法一般是針對那些無法轉(zhuǎn)換為通用文件格式的電子文件， 如用音頻設(shè)備獲得并經(jīng)過計算機處理的動態(tài)影像文件，應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術(shù)環(huán)境下，適時重寫信息數(shù)據(jù)，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應(yīng)用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。

五、電子文件的安全性保障

建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應(yīng)遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規(guī)范是保證數(shù)字信息安全的一項極為重要的措施。

5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓(xùn)等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學(xué)管理電子檔案的素質(zhì)，增強他們工作的責(zé)任感，并樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。

第5篇：歷史檔案工作計劃范文

1.1減輕了歷史檔案的損傷我國農(nóng)業(yè)科研工作起步較早，農(nóng)業(yè)科研檔案的保存工作也同時起步，因此檔案室內(nèi)的部分科研檔案具有一定的存儲歷史，有的檔案儲存時間已有50~60a，紙張的質(zhì)量與字跡都已經(jīng)發(fā)生了改變，每一次翻閱都可能會造成一定程度的損壞，但是又不能一味追求保存而不參與借閱，致使檔案失去存檔價值。檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用，在一定程度上減輕了對歷史檔案的損傷，將檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，既提高了查閱速度，又避免了對非目標(biāo)文件的翻閱，在一定程度上保護了檔案。

1.2防止丟失與排放混亂檔案管理工作自檔案材料交接到檔案工作者手中的時候就正式形成了，并在規(guī)定程序下對檔案進行移交、存檔，每一份檔案都有自己所在位置與范圍，錯放、丟失都會影響檔案管理工作。因此，檔案一經(jīng)存檔，就要確保其所在編目位置，盡量避免錯放，以減少混亂現(xiàn)象發(fā)生；在對檔案進行錄入后，只有成為目標(biāo)文件時才會被查閱，減少查閱該文件時與其他相似文件混淆。而利用計算機系統(tǒng)直接對電子檔案進行查檔，檢索系統(tǒng)直接生成文件內(nèi)容，可以有效防止檔案的混亂排放，減少丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

2提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理水平的主要措施

2.1建立健全各項規(guī)章制度農(nóng)業(yè)科研單位在遵照國家相應(yīng)法律法規(guī)規(guī)定的前提下，制定適合本單位實際情況的檔案管理制度。一方面，使檔案的收集、整理、立卷歸檔，保管、統(tǒng)計、借閱、利用以及安全、保密等各個環(huán)節(jié)有章可循，有力地促進檔案管理的規(guī)范化，方便檔案管理工作進行量化考核；另一方面，提高檔案管理的保密力度。進一步提高管理人員的責(zé)任意識，牢固樹立“保密工作無小事”的觀念，在實際執(zhí)行中，不斷完善規(guī)章制度，確保農(nóng)業(yè)檔案管理的規(guī)范化、制度化。

2.2加大投入力度，配備相應(yīng)的硬件設(shè)施傳統(tǒng)檔案基本上是以紙質(zhì)或照片的形式存在，需要通過錄入、掃描等工作進行數(shù)字化處理，才能生成數(shù)據(jù)庫資源進行儲備，最終實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。因此，現(xiàn)代化硬件設(shè)施、電子設(shè)備等資源是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)。要及時配備檔案管理所需的設(shè)備，并對老化的設(shè)備進行更換，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技在檔案管理中的作用。而對檔案管理的投入程度，直接反映出對此項工作的重視程度，這就需要農(nóng)業(yè)單位的重視，作為一項系統(tǒng)工作來抓。

第6篇：歷史檔案工作計劃范文

檔案綜合管理工作檢查中，我行領(lǐng)導(dǎo)為此特別組建了分管領(lǐng)導(dǎo)小組，并制定了《檔案綜合管理工作檢查考核標(biāo)準(zhǔn)》，主要從檔案保存狀況、歷史檔案保存、檔案保存環(huán)境、檔案存庫情況等方面進行考核，并對行政管理部、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、室?guī)旖ㄔO(shè)、開發(fā)利用四大部門，檔案管理工作進行了詳細的安排部署，成功制定計劃后，將考核標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)到各部門負責(zé)人。

專項工作中，行政部門為了更好落實檔案管理工作，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并確定了行領(lǐng)導(dǎo)分管，并確立了辦公室負責(zé)負責(zé)人管理工作。并積極幫助其他部門解決檔案管理工作中產(chǎn)生的問題，同時根據(jù)工作變動靈活調(diào)整檔案工作小組成員。為了保證各部門工作的有序進行，制定了檔案工作計劃，安排和總結(jié)了各階段工作情況。為了提升全體檔案員的專業(yè)知識，行政部門還開展了專業(yè)培訓(xùn)活動，組織開展業(yè)務(wù)活動，加強檔案員業(yè)務(wù)繼續(xù)再教育培訓(xùn)學(xué)習(xí)。在強化內(nèi)部管理的同時，建立了分行簡直檔案員網(wǎng)絡(luò)，并經(jīng)常對我行轄管機構(gòu)檔案工作進行監(jiān)督指導(dǎo)。

為了確保分行檔案工作正常開展，各分行均成立了分行檔案管理機構(gòu)，明確了各分行職責(zé)范圍，并且各司其職保證工作的有序開展，同時以此活動為契機，加強對內(nèi)部管理的綜合治理，使檔案綜合管理達到省級標(biāo)準(zhǔn)，并且盡一切可能的保證成績不滑坡。為了了解各行情況，總行及統(tǒng)計檔案局領(lǐng)導(dǎo)均進行了監(jiān)督指導(dǎo)工作，各行也積極與之建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，并且都較好的解決了業(yè)務(wù)上的各種問題。

“沒有規(guī)矩，不成方圓”為了更好的促進檔案工作的有效性，我行同時加強了對檔案制度的不斷完善，強化了對檔案員的約束工作，保證了檔案人員對工作的忠誠度。同時，完善了獎懲制度，對有突出成績的檔案部門或檔案人員都給予表彰或獎勵，帶動了員工的積極性，變被動為主動，更加有效的完成了檔案工作。

工作中，對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)版塊主要從文件保存質(zhì)量進行了詳細的考核工作，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的各部門都較好的完成了檔案管理工作，均按時完成了檔案資料的整理歸檔工作，未出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象，并且所保存的文件材料都能夠保持較好的質(zhì)量。并且均對各種門類、載體的全部檔案及檢索工具實行了集中統(tǒng)一的管理，全部文書檔案實體和主要專門檔案實體及各種檢索工作實行了集中統(tǒng)一管理。并且保證了各類檔案整理組卷準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件排列系統(tǒng)，編號符合要求，裝訂也非常整齊牢固。同時各分行均更具各行的實際情況，制定了適合他們的分類方案，案卷的排列編號也均符合要求。

工作中，為了保證室?guī)旖ㄔO(shè)符合檔案存放條件，我行對專用室?guī)爝M行了詳細的規(guī)劃，做好了庫房、辦公、閱覽三分開，合理布局，更加便于工作，并且建立了專用庫房，辦公、閱覽合為一體，以及庫房、辦公、閱覽三位一體的室?guī)?，更加確保了檔案存放條件的合理化。在加強建設(shè)規(guī)范化的同時，還對檔案庫房的清潔進行了檢查，做好了“八防”措施落實，并確保有庫房、箱柜指引圖。并對檔案箱柜的排列及規(guī)范進行了考核，同時對庫房配備空調(diào)、抽濕機、溫濕度計以及綜合檔案室的計算機、收錄機、刻錄機、照相機等設(shè)備進行了核查。設(shè)備進行了核查，保證庫房溫濕度達到國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。

第7篇：歷史檔案工作計劃范文

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 電子公文 業(yè)務(wù)素質(zhì) 規(guī)范化

數(shù)字檔案館應(yīng)組織對數(shù)據(jù)的有效訪問和查詢，使用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)字化檔案信息（包括目錄、索引和全文）進行查閱。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)是一個長期、艱巨、滾動發(fā)展、技術(shù)難度相對較高的系統(tǒng)化工程，并且需要采取總體規(guī)劃、分布實施的策略來開展。

一、數(shù)字檔案館目標(biāo)

從信息化建設(shè)的全局高度出發(fā)，針對檔案信息集成化管理的需求進行系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)開發(fā)和搭建數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)運行平臺等基礎(chǔ)性建設(shè)工作；目標(biāo)是整合各類檔案資源，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的集中、統(tǒng)一和規(guī)范化管理，實現(xiàn)電子公文的網(wǎng)絡(luò)化鑒定、歸檔、分類、接收、存儲并按照使用權(quán)限提供網(wǎng)上檢索利用，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、軟硬件平臺與系統(tǒng)、數(shù)字資源的開發(fā)、保存與利用等方面積累成熟的管理模式和工作方法，我數(shù)字檔案館的滾動發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

目標(biāo)是監(jiān)理穩(wěn)定可靠的支持數(shù)字檔案信息安全保存、方便管理和高效訪問的網(wǎng)絡(luò)安全服務(wù)平臺，包括不間斷電源、防火墻、隔離集線器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的購買、安裝、調(diào)試與配置，以及用于網(wǎng)絡(luò)安全管理網(wǎng)關(guān)軟件、入侵檢測系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)版防病毒軟件等基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的建設(shè)。

2、檔案資源接收處理、統(tǒng)一存儲與服務(wù)利用的集成化運行環(huán)境的建設(shè)。

包括應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件服務(wù)器、Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器（包括網(wǎng)絡(luò)在線存儲及備份、離線存儲與備份）以及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和部分應(yīng)用軟件系統(tǒng)等的購買、二次開發(fā)（集成接口和個性化開發(fā)）、實施、測試和運行維護等。

3、建設(shè)電子公文實施歸檔的系統(tǒng)。

初步形成文檔一體化歸檔模式和基礎(chǔ)運行體系，開展網(wǎng)絡(luò)歸檔方案設(shè)計，制定電子文檔一體化歸檔標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，確定電子檔案的保存格式及顯現(xiàn)方式，與辦公自動化系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)電子公文的網(wǎng)絡(luò)化鑒定、歸檔整理、移交接收、存檔保存目標(biāo)，通過開發(fā)必要的接口圓形系統(tǒng)，為實現(xiàn)電子文件的網(wǎng)絡(luò)一體化歸檔奠定基礎(chǔ)。

4、館藏檔案數(shù)字化加工機器資源的綜合管理。

結(jié)合學(xué)習(xí)檔案館現(xiàn)有的館藏情況，開展對重要的急需保護的和利用率較高檔案進行數(shù)字化，包括歷史檔案、需要搶救的紙質(zhì)檔案（自己模糊不清晰、圖紙等）、找平檔案、聲像檔案以及利用率較高的資料檔案等，建立館藏數(shù)字化加工的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范數(shù)字化過程的工作流程，實現(xiàn)館藏數(shù)字化形成的數(shù)字檔案與電子文件歸檔后形成的電子檔案的集成管理與統(tǒng)一存儲。

5、建立檔案館內(nèi)部的集成化信息管理平臺（檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)）。

整合館內(nèi)所有門類的檔案信息（包括黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、會計、聲像、人事等），實現(xiàn)館內(nèi)檔案信息的集成與共享，為檔案館內(nèi)部的集中、統(tǒng)一、規(guī)范化管理，為檔案工作人員開展檔案的收、管、用提供現(xiàn)代化管理手段和方法。

6、建立檔案信息服務(wù)網(wǎng)站（檔案館對外服務(wù)系統(tǒng)）。

通過對現(xiàn)有網(wǎng)站系統(tǒng)進行改造，將開放檔案信息、檔案編研成果等進行綜合整理，按主題進行系統(tǒng)化整合并與檔案信息服務(wù)網(wǎng)，為各部門檢索查詢開放檔案信息提供網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；將各部門需要經(jīng)常查閱的檔案信息按權(quán)限分為立檔單位提供網(wǎng)上查詢系統(tǒng)。

7、綜合數(shù)字檔案館項目的開展，培養(yǎng)檔案館的開展現(xiàn)代化管理的擁有綜合能力的高素質(zhì)人才隊伍。

通過項目實施、應(yīng)用培訓(xùn)等調(diào)動檔案館內(nèi)部業(yè)務(wù)管理人員和計算機應(yīng)用與維護人員主動學(xué)習(xí)的積極性，提高檔案館現(xiàn)有人員的計算機應(yīng)用水平和現(xiàn)代化管理水平，為檔案館未來開展現(xiàn)代化管理積累技能更全面、業(yè)務(wù)素養(yǎng)更高的人才資源；通過理論學(xué)習(xí)和實踐操作，總結(jié)現(xiàn)代檔案管理的思路和方法，在國內(nèi)檔案期刊和重要學(xué)術(shù)會議上發(fā)表高水平的學(xué)術(shù)論文。

二、系統(tǒng)范圍與任務(wù)

數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器基礎(chǔ)設(shè)施及信息系統(tǒng)的建設(shè)方案與系統(tǒng)實施的范圍有密切的關(guān)系，因此首先應(yīng)根據(jù)項目目標(biāo)與經(jīng)費等確定數(shù)字檔案館的實施范圍。

1、系統(tǒng)建設(shè)范圍、

（1）業(yè)務(wù)范圍。數(shù)字檔案館中檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)將支持檔案業(yè)務(wù)工作的信息化方式開展，包括電子檔案收集、整理、移交、接收、歸檔、管理、查詢、借閱、利用、轉(zhuǎn)檔、銷毀等覆蓋檔案工作全過程的業(yè)務(wù)活動；支持各業(yè)務(wù)部門辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間的業(yè)務(wù)流程集成、信息共享與數(shù)據(jù)同步的自動化處理。

（2）檔案信息范圍。檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案信息應(yīng)包括檔案館接收和保存的各門類檔案的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄同步的自動化處理。

（3）接口信息范圍。實現(xiàn)檔案工作與各歸檔單位之間的業(yè)務(wù)集成與共享信息一次錄入多次使用及交叉信息的同步更新。

（4）系統(tǒng)日志信息（系統(tǒng)使用過程信息）范圍。包括各類用戶使用檔案管理信息系統(tǒng)過程中詳細跟蹤記錄，并根據(jù)需要提供對信息系統(tǒng)使用過程中的日志信息進行分析、統(tǒng)計，提供輔助管理。

（5）系統(tǒng)用戶范圍。支持檔案館各部門業(yè)務(wù)工作者開展檔案館內(nèi)部的各項業(yè)務(wù)工作，包括檔案數(shù)據(jù)的增、刪、查、改、統(tǒng)計、打印、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等；支持檔案館領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息系統(tǒng)中檔案信息和日志信息的綜合查詢和統(tǒng)計等。支持其他部門工作人員通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息；至此后檔案館的技術(shù)支持與服務(wù)人員通過網(wǎng)絡(luò)對系統(tǒng)進行安裝、配置、運行、維護、數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)備份與恢復(fù)、用戶授權(quán)等。

（6）系統(tǒng)功能范圍。的哪敢管開展需求分析提出的系統(tǒng)功能作為約束系統(tǒng)的功能范圍。系統(tǒng)建設(shè)的某一階段需要在鎖定需求的前提下，規(guī)劃系統(tǒng)功能。

2、系統(tǒng)建設(shè)的任務(wù)。

（1）確定系統(tǒng)目標(biāo)。明確系統(tǒng)建設(shè)的任務(wù)、范圍和總體需求，制定項目工作計劃。

（2）需求分析工作。對現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進行現(xiàn)狀分析，進一步將檔案管理的詳細業(yè)務(wù)流程、信息管理需求、接口需求等進行明確，由開發(fā)方與需求方密切合作、碎石溝通，鎖定檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的需求。

（3）詳細設(shè)計工作。在需求分析結(jié)果的基礎(chǔ)上，開展檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的詳細設(shè)計工作，主要由開發(fā)方完成，需求方確認。

（4）系統(tǒng)開發(fā)與測試工作。

（5）用戶測試與系統(tǒng)試用。

（6）系統(tǒng)實施工作。

（7）系統(tǒng)運行維護、升級和改進。

第8篇：歷史檔案工作計劃范文

關(guān)鍵詞：臨床教學(xué)；教學(xué)檔案；教學(xué)管理

【中圖分類號】G647 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-7526（2012）12-0434-02

教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)研究、教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子文本等不同形式的文件材料或信息載體，它是教學(xué)活動過程中的真實記錄。狹義上，教學(xué)檔案包括教學(xué)文件、課件、教案、試卷、試題、論文、輔助教材、圖書等；廣義而論，除上述資料以外，還包括“教師”、“學(xué)生”、“專題性網(wǎng)絡(luò)課程”、“專題輔導(dǎo)”、“問答”、“作品”等資源。教學(xué)檔案管理不只是為了收集、整理、借、存、管理教學(xué)過程形成的有價值的文件材料，更主要的是給教學(xué)決策、教學(xué)管理、教學(xué)科研提供良好的服務(wù)。在臨床教學(xué)中，教學(xué)檔案對臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)工作的影響不可估量，值得臨床醫(yī)學(xué)教學(xué)工作者高度重視。

1 教學(xué)檔案在臨床教學(xué)中的作用

1.1 提高臨床教學(xué)質(zhì)量與水平：教學(xué)質(zhì)量好壞的評價形式主要以學(xué)生、同行及專家的評價為依據(jù)，是在教師教學(xué)質(zhì)量檔案（如教案、課件、問卷表格等）的某礎(chǔ)之上，加上同行評教、學(xué)生抽樣調(diào)查、考核等手段實施的。教學(xué)水平的提高也要依據(jù)教學(xué)檔案，尤其是對既往教學(xué)成功經(jīng)驗和失敗教訓(xùn)進行分析總結(jié)。因此，教學(xué)檔案的質(zhì)量，并可反映臨床教學(xué)質(zhì)量.并可為教學(xué)水平的提高提供重要參考依據(jù)。

1.2 為改革教學(xué)手段和方法提供素材：教學(xué)手段與方法的優(yōu)劣，直接影響教師的教學(xué)質(zhì)量與學(xué)生學(xué)習(xí)積極性。現(xiàn)代電子信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用使我們積累豐富的電子教學(xué)檔案成為可能，包括紙質(zhì)、電子、實物等形式在內(nèi)的完整的教學(xué)檔案，可以為教學(xué)手段與方法的多樣性、形象性、生動性改革提供豐富、便捷的素材；豐富的電子教學(xué)檔案可以通過電子網(wǎng)絡(luò)成為共享資源。教學(xué)檔案為教學(xué)改革、教學(xué)活動提供了必要的依據(jù)和豐富的經(jīng)驗。因為檔案記載了歷年教學(xué)工作積累下來的寶貴經(jīng)驗，更是進行現(xiàn)代化教學(xué)、規(guī)范化管理的重要根據(jù)。充分利用教學(xué)檔案，是促進提高教學(xué)管理水平的重要手段之一。

1.3 為教學(xué)管理與評估提供依據(jù)：教學(xué)檔案對教學(xué)管理的作用是眾所周知的；評估是管理的重要方式，在教學(xué)評估中，評估的大部分材料來源于教學(xué)檔案，教學(xué)檔案資料的充足與完善與否對評估的結(jié)論有很大的影響。根據(jù)教學(xué)計劃書、教學(xué)大綱、學(xué)生人數(shù)來制定教學(xué)工作計劃和教學(xué)計劃，合理地安排教學(xué)內(nèi)容與師資力量，抽出合適的臨床醫(yī)師進行脫產(chǎn)帶教是教研室教學(xué)管理的主要任務(wù)，而這一切都離不開教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。科學(xué)就是對某一現(xiàn)象的學(xué)科領(lǐng)域所特有的某一矛盾的研究，一切科學(xué)都是研究事物發(fā)展客觀規(guī)律現(xiàn)象。無論是研究哪一領(lǐng)域，首先者必須只有材料，這是不可缺少的重要條件。那么，檔案是原始記錄，它就是為進行醫(yī)學(xué)教育研究，繼承教學(xué)研究的成果，吸收有益的經(jīng)驗教訓(xùn)提供原始資料，以便管理工作人員從檔案資料中熟悉和掌握各項工作的關(guān)系和來龍去脈，為我們更進一步研討教學(xué)工作中的規(guī)律，使教學(xué)管理工作逐步向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的推進提供有效依據(jù)。

1.4 為編寫教材、撰寫論文和教育名人事跡提：供原始材料教學(xué)檔案真實的記載了教學(xué)和科研發(fā)生、發(fā)展的全過程，為撰寫論文提供真實而很有價值的參考文獻資料。教學(xué)圖片、照片、錄像、課件、圖書等資料不但為教師備課、制作教學(xué)課件提供了豐富的素材，而且可為編寫教材、撰寫論文提供重要的參考資料。教學(xué)檔案也是編寫教育名人先進事跡的第一手史料，它詳細記載著“名師”的教學(xué)理念、教學(xué)方法、學(xué)術(shù)成果、先進事跡等。

2 臨床教學(xué)醫(yī)院在教學(xué)檔案管理中存在的問題

盡管教學(xué)檔案在教學(xué)工作的各方面起著很大的作用，但在實際教學(xué)活動過程中，教學(xué)檔案的作用仍沒有得到充分的發(fā)揮。臨床教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理存在下列問題。

2.1 教學(xué)檔案管理設(shè)備陳舊：現(xiàn)代化的教學(xué)手段要求現(xiàn)代化的工具收集和管理教學(xué)檔案，以往將教學(xué)檔案資料用手工進行處理、以紙質(zhì)形式保存不符合現(xiàn)代化教學(xué)的要求。臨床教學(xué)檔案資料絕大部分來源于臨床教學(xué)過程，許多授課教師同時又是臨床一線的醫(yī)師，雖平時在臨床工作中他們遇到許許多多典型的教學(xué)病例或可用于教學(xué)的標(biāo)本素材，但要收集這些教學(xué)素材，往往苦于找不到相應(yīng)的工具（如數(shù)碼相機或攝像機）而流失。

2.2 教學(xué)檔案資料收集不及時，影響教學(xué)檔案的完整性、連續(xù)性：臨床教學(xué)檔案絕大部分來源于從事臨床教學(xué)工作的教師和在院學(xué)生。一方面，由于擔(dān)任臨床教學(xué)的教師還肩負著繁重的醫(yī)療、科研任務(wù)，醫(yī)學(xué)學(xué)生由于醫(yī)學(xué)課程設(shè)置量大，同時兼有基礎(chǔ)課程學(xué)習(xí)和臨床生產(chǎn)實習(xí)任務(wù)，常常導(dǎo)致教師和學(xué)生本人撰寫的文件材料只有單份，在沒有收集之前，長期保存在教師和學(xué)生個人手中極易丟失。同時，擔(dān)任臨床教學(xué)的教師大多是從臨床醫(yī)療一線臨時脫產(chǎn)進行教學(xué)，生產(chǎn)實習(xí)的在院學(xué)生也是輪科實習(xí)，導(dǎo)致了他們流動的頻繁性，如不及時收集，將容易引起流失和各學(xué)年教學(xué)檔案的不連貫。

3 加強臨床教學(xué)醫(yī)院教學(xué)檔案管理的建議

3.1 強化教學(xué)檔案管理意識，健全教學(xué)管理制度：加大檔案管理的宣傳，對教學(xué)工作人員強化檔案信息的保密、傳播和更新轉(zhuǎn)換意識，使教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)或教學(xué)工作人員對重要的文件資料及時歸檔。在人員調(diào)離崗位時，應(yīng)進行交接手續(xù)，使這些寶貴教學(xué)檔案資料不遺失或被隨意處理。

3.2 做到定期收集和隨時收集相結(jié)合，確保相關(guān)材料的齊全完整：對教學(xué)指導(dǎo)性的文件、各種教學(xué)規(guī)章制度性文件、教學(xué)通知、教學(xué)計劃、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)周歷、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學(xué)活動記錄、作業(yè)、成績表、病歷書寫記錄、教學(xué)素材等資料做到隨時收集，對教學(xué)課題申報原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學(xué)生管理等材料定時收集。對一些重要教學(xué)工作和重大教學(xué)活動及時保存完整材料并整理相關(guān)記錄。

3.3 檢查遺缺，及時補漏：定期檢查檔案材料，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)有而缺少的教學(xué)檔案資料，應(yīng)及時通過各種形式收集補齊，使之齊全完整。

3.4 充分利用現(xiàn)代檔案收集管理器材，確保檔案收集的完整：文獻檢索主要依據(jù)書目、索引、文摘、傳記資料和專題綜述及工具書、復(fù)印稿件、網(wǎng)絡(luò)資源等工具來完成。檢索的文獻通過拷貝、復(fù)印、專題索引等方法來整理、分析，并不斷的加以積累進行歸檔處理。臨床教學(xué)活動中有如集體備課、授課預(yù)講、專家示范性教學(xué)、課外輔導(dǎo)、臨床見習(xí)帶教的示范演示及生產(chǎn)實習(xí)臨床基本技能操作示范操作，除有教學(xué)活動記錄外，還應(yīng)對教學(xué)活動過程中教師的教學(xué)行為、學(xué)生參與教學(xué)的狀態(tài)及師生互動的狀況進行攝影、錄音、錄像，制成圖片、影像、錄音帶作為教學(xué)歷史檔案資料保存。醫(yī)學(xué)院校的教師隨時將平時適合于臨床教學(xué)的文獻資料、圖片、影像等進行及時整理并不斷的積累保存，為日后的教學(xué)備課、編寫教材、撰寫論文提供素材。

3.5 嚴(yán)格把關(guān)，確保教學(xué)檔案質(zhì)量：教學(xué)檔案文件應(yīng)定時檢查質(zhì)量，對所有規(guī)范的文件統(tǒng)一格式，如時間、文章標(biāo)頭、文尾的落款等。并對檢查出來的質(zhì)量問題及時解決。

3.6 合理歸檔，系統(tǒng)排列：教學(xué)檔案應(yīng)按學(xué)年度與年度進行分別歸檔，以利于檔案的立卷和卷寫目錄。對紙質(zhì)的教學(xué)檔案（照片、書籍等）應(yīng)防蟲防潮保管，非紙質(zhì)的（光盤、軟盤錄像帶）應(yīng)妥善防磁防濕保存。

3.7 高校教學(xué)檔案收集四法則

3.7.1 常規(guī)收集法：是通過教學(xué)管理部門和教學(xué)業(yè)務(wù)機構(gòu)，將教學(xué)工作活動中產(chǎn)生和處理完畢的檔案材料，由產(chǎn)生與形成的單位或個人，按照學(xué)校檔案部門的歸檔要求，在規(guī)定的時間內(nèi)向檔案館（室）移交。完成這種方法，要具備以下具體的完整的配套實施方法：指定各類檔案材料的歸檔范圍和要求；規(guī)定歸檔的工作程序和手續(xù)；建立教學(xué)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確直接向檔案館（室）歸檔的單位或部門負責(zé)人名單和職責(zé)范圍；規(guī)定立卷（件）的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與要求；規(guī)定歸檔的時間。這種方法是教學(xué)檔案收集中的主渠道。

3.7.2 零星收集法：是對教學(xué)工作網(wǎng)絡(luò)中規(guī)定的單位與部門不能按時完成或遺漏的檔案材料的收集。這是對屬于歸檔的教學(xué)檔案材料的一種隨機收集方法。一般適用情形有：教學(xué)管理部門組織的臨時性大型的、重要的中心工作及重要活動；撤銷的機構(gòu)，職能沒有機構(gòu)代替，其工作活動中產(chǎn)生和形成的教學(xué)檔案材料的收集；高校教學(xué)活動中典型事件和重大教學(xué)事故。

3.7.3 積極主動收集法：即教學(xué)檔案工作機構(gòu)（館、室）認真履行職責(zé)，積極主動開展收集活動和機關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作，并以優(yōu)質(zhì)、高效的工作信譽，贏得全校教職員工的信賴和支持，增強他們的檔案意識，力爭獲得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切機會，采用多種形式和方法，宣傳《檔案法》和檔案工作在高校教學(xué)活動中的意義和作用，宣傳教學(xué)檔案工作的基本知識；在校內(nèi)定期舉辦檔案工作講座或培訓(xùn)班，培訓(xùn)學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)中具體負責(zé)積累、收集、立卷歸檔的專職或兼職檔案工作人員，不斷提高他們的檔案工作理論水平和操作技能；定期召開工作會議，交流經(jīng)驗，提出解決工作中存在的一些問題，表彰檔案工作中有突出成績者；高校檔案館（室）要主動開展服務(wù)，積極為教學(xué)科研等各項工作提供利用，以完整、系統(tǒng)、全面的館（室）藏為他們排憂解難，幫助利用者解決問題，使他們認識到在工作中離不開教學(xué)檔案，做好檔案資料歸檔工作是他們的需要。

3.7.4 激勵協(xié)作收集法：通常采用一些做法是通過成立教學(xué)檔案管理委員會，把學(xué)校的一些主要教學(xué)管理職能部門和教學(xué)人員吸收過來，明確他們的責(zé)任和義務(wù)，使其主動地配合校檔案機構(gòu)做好教學(xué)檔案工作，并將各部門教學(xué)檔案收集列入歸檔計劃，年終做通報，把平時立卷與歸檔工作作為高校教學(xué)管理部門負責(zé)人和專、兼職檔案員年終考核依據(jù)，以此激發(fā)他們的工作積極性、協(xié)作性，更好地服務(wù)于教學(xué)檔案工作。

總之，教學(xué)檔案來源于教學(xué)過程不斷積累，并能反饋到教學(xué)過程，使廣大師生受益。因此，我們要不斷加強教學(xué)檔案的收集與管理，使之充分的為教學(xué)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻

[1] 劉濤先.曾益慈.肖自安.淺談教學(xué)檔案在臨床學(xué)科教學(xué)管理中的作用.醫(yī)學(xué)教育，2004（醫(yī)院管理版）53

第9篇：歷史檔案工作計劃范文

關(guān)鍵詞:審計檔案;信息化;系統(tǒng)管理

隨著計算機和通訊技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)深入人類社會各個方面，人們越來越重視信息技術(shù)對現(xiàn)有世界的改造，以及對信息資源的開發(fā)和利用。在內(nèi)部審計領(lǐng)域尤其是工程審計方面，審計信息化水平逐漸提高，智能審計軟件和審計項目管理軟件在高校內(nèi)審部門得到廣泛應(yīng)用，作為審計活動載體的工程審計檔案信息化建設(shè)也提上工作日程。

一、審計檔案信息化建設(shè)的必要性

1.審計檔案信息化是審計工作發(fā)展的需要。近年來，隨著高校教學(xué)和科研事業(yè)的發(fā)展，基本建設(shè)投資大幅增加，高校建設(shè)工程具有復(fù)雜性多樣性的特點，從項目類型上看既有基本建設(shè)項目，也有維修改造項目；既有教學(xué)樓、實驗室等公用建筑，也有學(xué)生宿舍、教職工住宅等民用建筑。同時基建工程施工工藝復(fù)雜，建設(shè)周期長，很多工程需要跨年度施工。基建工程這些特點，導(dǎo)致工程審計檔案數(shù)量多、內(nèi)容繁雜、收集時間長，傳統(tǒng)的手工檔案操作系統(tǒng)，在檔案的收集、整理、保管和利用過程中，在保證檔案的及時性、準(zhǔn)確性和完整性方面存在很大困難，尤其是目前很多高校普遍開展了建設(shè)項目跟蹤審計，需要進行歸檔的資料除審計報告、工作底稿和工程造價技術(shù)檔案外，還包括跟蹤審計實施方案、階段性跟蹤審計報告、審計咨詢意見等。檔案載體類型也呈現(xiàn)多樣性特點，除文字記錄外，還包括圖紙、照片和相關(guān)影像資料。面對如此復(fù)雜的工程審計檔案,手工系統(tǒng)已不能適應(yīng)審計發(fā)展的要求。

2.審計檔案信息化是審計信息技術(shù)發(fā)展的需要。目前，個人計算機在內(nèi)部審計部門已經(jīng)普及，計算機的應(yīng)用改變了審計技術(shù)手段和方式，審核軟件和審計文檔自動化系統(tǒng)的使用，在提高審計工作效率和質(zhì)量的同時，也使得審計檔案存儲介質(zhì)多樣化。內(nèi)審部門現(xiàn)有的檔案管理規(guī)范都是針對手工操作系統(tǒng)制定的，在手工操作已經(jīng)跟不上審計信息化水平發(fā)展形勢下，內(nèi)審部門必須加快審計檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，才能適應(yīng)現(xiàn)代審計技術(shù)發(fā)展的需要。3.審計檔案信息化是提高審計檔案利用效率的需要。審計檔案是記錄審計過程和成果的重要歷史資料，是審計活動的真實反映，為總結(jié)以往的工作經(jīng)驗、制定審計工作計劃、加強審計業(yè)務(wù)管理，進行科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的參考依據(jù)。高校基建工程大多是教學(xué)樓、食堂、學(xué)生宿舍等建筑，具有很高的相似性和重復(fù)性，審計過程中，往往需要參考以前的審計資料，進行對比分析，核算工程造價的準(zhǔn)確性，并通過造價指標(biāo)分析，評價建設(shè)項目的經(jīng)濟效益情況。此外，工程審計檔案包含了工程建設(shè)過程中相互關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)資料，具有很強的完整性和連續(xù)性，學(xué)校相關(guān)部門還可以通過查閱工程審計檔案，獲得工程管理方面的的重要信息。雖然工程審計檔案利用價值很高，但在實務(wù)中，審計檔案的利用效率低下依然是內(nèi)審部門面臨的嚴(yán)重問題。在手工條件下，在大量的審計文件中查閱審計資料，統(tǒng)計審計數(shù)據(jù)，分析統(tǒng)計結(jié)果都很繁瑣，給檔案利用工作帶來很大難度，造成審計檔案利用率低閑置浪費嚴(yán)重。

二、審計檔案信息化建設(shè)的基本原則

審計檔案信息化建設(shè)主要是開發(fā)用于審計檔案管理的信息系統(tǒng)，以及圍繞信息系統(tǒng)建設(shè)制定一系列制度和規(guī)范。管理信息系統(tǒng)一般包含四個基本要素，分別是人、信息處理器、信息存儲器和信息源。其中人的因素是指與信息系統(tǒng)運行有關(guān)的所有人員，包括內(nèi)審部門領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理員，系統(tǒng)操作員和用戶。信息處理器包括信息系統(tǒng)所需的計算機硬件、系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、掃描儀等等軟硬件設(shè)備，信息存儲器包括計算機硬盤、打印設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)等，需要歸檔保存的檔案資料則構(gòu)成了信息源要素。進行檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)必須從這四個基本要素出發(fā)，遵循系統(tǒng)建設(shè)的基本原則，才能保證信息系統(tǒng)建設(shè)順利進行。

1.信息系統(tǒng)建設(shè)首先需要審計部門領(lǐng)導(dǎo)的支持。信息系統(tǒng)建設(shè)需要投入大量的資金、人力和物力資源，系統(tǒng)建成后對審計部門組織結(jié)構(gòu)和管理方式還將會產(chǎn)生重大影響，因此信息系統(tǒng)建設(shè)最重要的不是技術(shù)上的問題，而是管理問題。審計部門領(lǐng)導(dǎo)必須真正認識到信息技術(shù)對審計檔案管理工作的促進作用，把信息系統(tǒng)建設(shè)作為部門戰(zhàn)略和長遠發(fā)展目標(biāo)，提供系統(tǒng)建設(shè)所需的各種資源，在人員配備、項目資金、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施配置上予以充分保證。審計部門領(lǐng)導(dǎo)要統(tǒng)籌考慮并親自參與到系統(tǒng)開發(fā)工作中來，監(jiān)督系統(tǒng)開發(fā)過程，并對系統(tǒng)的運行維護進行持續(xù)監(jiān)督。

2.對審計人員進行系統(tǒng)知識的培訓(xùn)。內(nèi)部審計人員的專業(yè)優(yōu)勢主要集中于審計、會計、工程等相關(guān)專業(yè)方面，在計算機和檔案方面的知識往往比較欠缺。在實務(wù)中，審計人員長期以來習(xí)慣于手工檔案操作，新的系統(tǒng)會改變審計人員熟悉的工作方式，迫使審計人員學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)知識。有些審計人員不適應(yīng)這種變化，在系統(tǒng)建設(shè)和實施過程中，會出現(xiàn)消極被動甚至抵制情緒。在這種情況下，審計部門領(lǐng)導(dǎo)要堅持信息系統(tǒng)建設(shè)，并制定必要的人才培養(yǎng)計劃。要在信息意識、信息知識、信息能力和信息道德等方面對審計人員進行培訓(xùn)，培養(yǎng)既懂審計知識，又懂計算機和檔案管理相關(guān)知識的復(fù)合型人才。審計人員要充分認識到系統(tǒng)建設(shè)是技術(shù)進步的體現(xiàn)，不斷更新知識，熟悉與信息技術(shù)有關(guān)的法律、法規(guī)，了解計算機硬件軟件的配置情況，能夠熟練操作信息系統(tǒng)，并掌握對信息系統(tǒng)安全維護的技能。

3.設(shè)備配置要講求效益原則。計算機、掃描儀、打印機和網(wǎng)絡(luò)等設(shè)施為檔案信息化提供了基本條件。信息系統(tǒng)建設(shè)要結(jié)合審計檔案管理目標(biāo)和內(nèi)審部門實際情況，制定經(jīng)濟適用的系統(tǒng)配置方案。在硬件設(shè)備的選擇上，除了要考慮技術(shù)先進性外，還要把經(jīng)濟性作為重要參考指標(biāo)。在滿足系統(tǒng)要求的前提下，避免單純追求高價高性能，過于復(fù)雜的設(shè)備一方面會加大資金投入，同時也會增加審計人員的操作難度，阻礙系統(tǒng)正常的運行和維護。

4.推進檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。要規(guī)范管理首先要統(tǒng)一信息源的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范審計檔案資料如審計報告、工作底稿、咨詢意見書等內(nèi)部資料的格式，便于錄入和信息系統(tǒng)識別和處理。同時要建立信息系統(tǒng)應(yīng)用的相關(guān)制度，不僅要遵循《檔案法》《審計準(zhǔn)則》和國家有關(guān)電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，內(nèi)審部門還要結(jié)合實際情況，制定本部門檔案信息系統(tǒng)運行、維護方面的規(guī)定，對電子檔案的收集、數(shù)據(jù)的錄入、處理、輸出、檢索利用、銷毀，以及系統(tǒng)的安全維護制定嚴(yán)格的操作規(guī)范。

三、檔案信息系統(tǒng)的管理

要對信息系統(tǒng)開發(fā)和運行過程進行全面、科學(xué)的管理，才能保證信息系統(tǒng)的質(zhì)量和效益，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

1.系統(tǒng)開發(fā)管理。信息系統(tǒng)建設(shè)首先要明確系統(tǒng)開發(fā)目標(biāo)，選擇合適的系統(tǒng)開發(fā)方式，這是系統(tǒng)成功的重要因素。系統(tǒng)開發(fā)一般有自行開發(fā)、委托開發(fā)、合作開發(fā)和購買軟件包等幾種方式。各種開發(fā)方式都有各自的優(yōu)缺點，審計部門要結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點，選擇適合于本部門的組織文化、業(yè)務(wù)分工和組織規(guī)模的開發(fā)方式以及技術(shù)服務(wù)方式。在開發(fā)過程中，內(nèi)審人員必須認識到，系統(tǒng)開發(fā)不僅是軟件技術(shù)人員的事情，要滿足審計部門的實際需要，部門內(nèi)所有與系統(tǒng)有關(guān)的人員都要參與開發(fā)過程，在需求分析、系統(tǒng)定義、系統(tǒng)目標(biāo)等方面提出充分意見，并參與系統(tǒng)測試和驗收等環(huán)節(jié)，對系統(tǒng)運行過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出合理的修改建議。

2.系統(tǒng)運行管理。在信息系統(tǒng)模式下，審計檔案管理實行雙軌制，即紙質(zhì)檔案和電子檔案同時歸檔，因此手工處理檔案應(yīng)遵循的規(guī)則同樣適用于電子環(huán)境。審計檔案按照審計流程同步收集，以每個審計項目為單位，實行誰審計誰立卷，邊審計邊收集，審結(jié)卷成的原則。審計人員應(yīng)及時收集所審項目的文件材料，審計檔案收集要做到及時、準(zhǔn)確、相關(guān)和完整。在項目終結(jié)時，要對形成的全部材料進行整理和鑒別，按立卷規(guī)則進行組卷編目，同時將有關(guān)資料的紙質(zhì)文件和電子文件移交檔案管理人員進行保管。（1）項目審計檔案的收集。審計過程中內(nèi)部生成的審計報告、工作底稿等資料，在自動化模式下一般以word或excel形式生成，這些電子文檔可以直接錄入到檔案管理信息系統(tǒng)。外來的送審結(jié)算文件，包括工程結(jié)算書、施工合同、施工圖、設(shè)計變更、現(xiàn)場簽證和隱蔽工程記錄等資料，可要求相關(guān)部門在報送資料時，隨同紙質(zhì)文件同時報送電子文件，對于無法提供電子文件的，或需要保留公章的紙質(zhì)文件，要使用掃描儀等設(shè)備，將文件轉(zhuǎn)化成電子形式，存儲在系統(tǒng)中。（2）館藏檔案的處理。內(nèi)部審計部門留有大量的歷史館藏檔案，對于這部分檔案要根據(jù)實際情況進行數(shù)字化處理。數(shù)字化要充分考慮成本效益原則，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是一項耗資巨大的工程，在目前內(nèi)審部門普遍人力、物力和財力緊缺的情況下，要有選擇的對歷史檔案進行數(shù)字化。要對利用率高，需要長久保存的重點工程的審計檔案進行數(shù)字化，采用掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成計算機可讀的數(shù)字信息進行保存。

3.系統(tǒng)安全管理。信息系統(tǒng)通過計算機和網(wǎng)絡(luò)對審計檔案進行管理，存在著先天的脆弱性，最常見的威脅是對數(shù)據(jù)的非法訪問和修改，在電子環(huán)境下對文件的修改不會留下紙質(zhì)文件經(jīng)修改后可辨認的痕跡，增加了文件被修改后無法發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險。同時，意外事故、操作失誤都有可能導(dǎo)致檔案信息的毀壞和丟失。（1）保證信息系統(tǒng)安全，首先要保證系統(tǒng)良好的運行環(huán)境。系統(tǒng)環(huán)境包括兩方面，一是包括管理、制度和人員在內(nèi)的工作環(huán)境，二是技術(shù)環(huán)境，與機房、設(shè)備配置、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和通訊系統(tǒng)有關(guān)。審計部門要制定嚴(yán)格的系統(tǒng)運行和維護的相關(guān)制度，加強審計人員的系統(tǒng)安全知識教育，強化審計人員的系統(tǒng)安全意識，落實安全責(zé)任認定，加強對系統(tǒng)安全的管理。同時，還要在軟件硬件的技術(shù)性能，以及網(wǎng)絡(luò)的速度和安全性方面加強建設(shè)，提供高性能的系統(tǒng)技術(shù)運行環(huán)境。（2）物理安全控制。電子審計檔案存儲在計算機中，除保證計算機設(shè)備的安全外，還要定期對文件進行備份。備份的介質(zhì)一般是光盤，日常環(huán)境對光盤的壽命形象很大，光盤要求在無灰、恒溫的環(huán)境下保存，要防潮防高溫，防止表面劃痕，要定期檢查光盤里的內(nèi)容，對其中毀損的部分要進行修復(fù)。（3）邏輯安全控制。電子檔案的真實性和完整性存在著固有風(fēng)險，對技術(shù)的依賴性比較大，目前影響信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全最主要是的病毒、黑客攻擊和非授權(quán)用戶對系統(tǒng)進行非法訪問和越權(quán)訪問。保證信息系統(tǒng)安全，在系統(tǒng)設(shè)計時要考慮系統(tǒng)安全配置，通過口令設(shè)置來限制用戶的資格和權(quán)限，防止非法訪問，同時對數(shù)據(jù)傳輸和存儲進行加密，防止非法盜取數(shù)據(jù)。在審計部門內(nèi)部，要明確相關(guān)人員職責(zé)，對部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、普通用戶按照工作權(quán)限不同，授予不同的操作權(quán)限，使用不同的身份識別。審計檔案信息化建設(shè)是高校審計部門檔案管理工作的重要組成部分，是檔案管理模式的重大變革。高校內(nèi)部審計部門必須加快審計檔案信息化建設(shè)進程，提高審計檔案信息的管理效率和服務(wù)質(zhì)量，改善檔案信息的安全和控制水平，使審計檔案管理工作向高度和深度發(fā)展。

作者:王立新 單位:東北大學(xué)審計處

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