校園一卡通的高校財務管理影響

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摘要：文章基于校園一卡通的主要功能，從會計核算、資金運作、收費管理、財務信息查詢和內(nèi)部控制等方面闡述了校園一卡通對高校財務管理的影響，剖析了信息化環(huán)境下校園一卡通發(fā)展過程中存在的問題，進而提出了合理確定校園一卡通運行模式，加強會計人員的技能培訓，確保一卡通系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定運行，加強資金集中管理等對策建議。

關鍵詞：校園一卡通;財務管理;信息化

隨著網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，信息化逐漸成為高校財務管理的發(fā)展方向，校園一卡通系統(tǒng)的應用與發(fā)展逐漸對高校信息化建設提出新的挑戰(zhàn)，校園一卡通系統(tǒng)逐漸成為校園數(shù)字化和信息化的主要發(fā)展平臺。校園一卡通系統(tǒng)經(jīng)過不斷更新與發(fā)展，幾經(jīng)變遷成為校園信息化管理的一個重要平臺。校園一卡通系統(tǒng)經(jīng)過不斷應用和發(fā)展，技術更加成熟，功能更加完善，服務更加人性化，逐漸發(fā)展成為基于電子支付、身份識別、校務管理和金融服務為一體的綜合服務平臺，實現(xiàn)了多功能的整合。校園一卡通系統(tǒng)作為智慧校園的有機組成部分，是校園信息化建設的基礎性工程，為高校財務管理信息化建設提供了一個良好的發(fā)展契機。因此，正確認識校園一卡通系統(tǒng)對高校財務管理的影響，對提高高校財務管理水平，促進財務管理工作規(guī)范化、精細化、科學化具有一定借鑒意義。

一、校園一卡通的主要功能

（一）電子支付功能

校園一卡通廣泛應用于食堂就餐、打開水、洗浴等消費結(jié)算，圖書館圖書借閱、電子閱覽室上機費用結(jié)算，體育館等場所的費用結(jié)算以及校內(nèi)購物消費結(jié)算。

（二）多證合一的身份證功能

目前校園一卡通項目已經(jīng)建成基于電子支付、身份識別、校務管理和金融服務為一體的綜合服務平臺，實現(xiàn)了校園一卡通多項功能的全面整合，使得“一卡在手，走遍校園”的設想得以實現(xiàn)。

（三）資金結(jié)算功能

校園一卡通系統(tǒng)的應用實現(xiàn)了結(jié)算中心對校內(nèi)各商戶賬戶資金的統(tǒng)一結(jié)算及管理，這樣既節(jié)約了人力、物力和財力，又有效地規(guī)避了“小金庫”等現(xiàn)象的發(fā)生。

（四）費用的定向發(fā)放功能

學生的水費、獎學金及勤工助學學生的工資都可由校園一卡通統(tǒng)一發(fā)放。

（五）金融功能

校園一卡通系統(tǒng)實現(xiàn)了與銀行金融系統(tǒng)的對接，有助于結(jié)算中心實施財務核算的集中管理。

（六）與其他系統(tǒng)互通擴展功能

校園一卡通系統(tǒng)通過預留的擴展接口，可以與收費管理系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)、后勤管理系統(tǒng)等系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)校園一卡通數(shù)據(jù)與資源的共享。

二、校園一卡通對高校財務管理的影響

（一）會計核算

1.現(xiàn)金充值核算。校園卡持卡人辦理現(xiàn)金充值業(yè)務，需到校園卡管理中心辦理，校園卡管理中心的工作人員根據(jù)持卡人的現(xiàn)金充值情況，填寫現(xiàn)金交款單，由相關工作人員定期到銀行辦理交款手續(xù)。出納人員每日對校園卡的充值款進行盤點，會計人員以業(yè)務統(tǒng)計報表和操作員業(yè)務操作匯總報表為依據(jù)，對各人工服務點現(xiàn)金充值的存款單進行核對，核對相符后編制記賬憑證，借記“現(xiàn)金”科目，貸記“持卡人存款”科目。2.銀行圈存核算。圈存管理系統(tǒng)是校園一卡通的主要子系統(tǒng)之一，其功能是實現(xiàn)持卡人銀行賬戶和持卡人電子錢包之間自動式和自助式的實時圈存轉(zhuǎn)賬，在校內(nèi)圈存機查詢銀行賬戶余額，以及掛失、解掛、修改密碼等自助業(yè)務。校園卡管理中心根據(jù)銀行轉(zhuǎn)賬匯總統(tǒng)計表和銀行轉(zhuǎn)賬單進行財務核算。每天校園卡管理中心工作人員要對銀行圈存轉(zhuǎn)賬金額進行核對，如果本地轉(zhuǎn)賬對賬相符，則借記“銀行存款”科目，貸記“持卡人存款”科目。如果出現(xiàn)對賬不符，則通過查詢對賬清單，銀行轉(zhuǎn)賬流水等信息，進行核對確認，記入“應付及暫存款—應付轉(zhuǎn)賬款”科目。以后校園卡管理中心以發(fā)放補助的形式進行補轉(zhuǎn)，會計人員以業(yè)務統(tǒng)計表為依據(jù)，用銀行對賬清單和補助交易流水進行核對，核對無誤后編制記賬憑證，借記“應付及暫存款—應付轉(zhuǎn)賬款”科目，貸記“持卡人存款”科目。3.商戶結(jié)算核算。校內(nèi)的各商戶無需通過相關管理部門進行結(jié)算，而是結(jié)算中心根據(jù)校園一卡通綜合業(yè)務系統(tǒng)的商戶清算匯總表，定期與各商戶進行結(jié)算。刷卡消費時，持卡人一卡通賬戶中的資金流入校園一卡通系統(tǒng)中各商戶賬戶。會計人員定期根據(jù)校園一卡通系統(tǒng)中提供的商戶清算匯總表編制相應的記賬憑證。借記“持卡人存款”科目，貸記“商戶存款”科目，同時將商戶應繳的管理費收入記入“收入—商戶管理費收入”科目。每月下旬，校園卡管理中心以商戶清算匯總表為依據(jù)，將資金定期劃撥進入商戶賬戶，會計人員經(jīng)核對無誤后，根據(jù)結(jié)算收據(jù)、銀行轉(zhuǎn)賬回單、校園卡轉(zhuǎn)賬明細表以及商戶清算匯總表編制記賬憑證，借記“商戶存款”科目，貸記“銀行存款”科目。4.補辦校園卡的核算。因為各種原因，學生時有發(fā)生遺失校園卡的情況，所以補辦校園卡是一卡通工作人員的常態(tài)工作之一。校園卡管理中心的工作人員定期對校園卡進行盤點，核對無誤后，以業(yè)務統(tǒng)計表和操作匯總報表為依據(jù)編制記賬憑證，借記“持卡人存款”科目，貸記“收入—校園卡工本費收入”科目。5.其他核算工作。校園一卡通的會計人員需每日根據(jù)業(yè)務統(tǒng)計表、操作員匯總表以及交易流水核對前一日的賬務，如果發(fā)現(xiàn)賬實不符，須立刻查找原因并進行錯賬更正；月末會計人員對本月所有會計憑證進行重新核對，保證記賬憑證的完整性和準確性；每季度對校園一卡通銀行賬戶的利息收入等其他收入進行賬務處理等。

（二）資金運作

校園一卡通系統(tǒng)的流入資金是校園一卡通持卡人的校園卡增值類交易之和，主要包括圈存充值金額、現(xiàn)金充值金額以及發(fā)放的補助補貼金額。流出資金是校園一卡通持卡人的校園卡減值類交易之和，主要是持卡人刷卡消費的金額。校園一卡通專戶的結(jié)余資金是系統(tǒng)內(nèi)流入資金與流出資金的差額。刷卡消費時，持卡人一卡通賬戶中的資金流入校園一卡通系統(tǒng)中各商戶賬戶，校園卡管理中心以校園一卡通綜合業(yè)務系統(tǒng)提供的商戶清算匯總報表為依據(jù)，將資金定期轉(zhuǎn)賬給各商戶，校園卡管理中心的賬務結(jié)算存在一定的時間差，因此短期內(nèi)就形成了大量的沉淀資金，為高校的資金運作提供了一定的條件。

（三）收費管理

目前，一些高校在預算外資金的管理上不規(guī)范，私設小金庫等現(xiàn)象時有發(fā)生。校園一卡通系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)了與收費子系統(tǒng)、消費子系統(tǒng)的對接，盡可能地避免了現(xiàn)金支付，校園一卡通的電子支付和結(jié)算功能的應用明顯減少了校園內(nèi)的現(xiàn)金流，實現(xiàn)了校內(nèi)各類收費與消費的統(tǒng)一管理，如學校的餐飲、校內(nèi)購物、電子閱覽室上機消費、洗浴、體育場館健身等各類消費均可通過校園一卡通來結(jié)算，校園一卡通的應用使得原有的現(xiàn)金消費模式發(fā)生了根本性的變化，實現(xiàn)了校內(nèi)無現(xiàn)金消費，同時對學校財務管理的內(nèi)部控制起到了強有力的作用，使小金庫等現(xiàn)象得以有效的規(guī)避，促使各類收費向規(guī)范化和透明化方向發(fā)展。

（四）財務信息查詢

基于安全性的要求，校園一卡通系統(tǒng)在身份認證功能的基礎上建立了校園網(wǎng)支撐的高校財務信息查詢系統(tǒng)。通過與其它子系統(tǒng)的對接，可以實現(xiàn)校園一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享，可以實現(xiàn)各類綜合信息的查詢，例如學生繳費情況、科研經(jīng)費的使用情況、圖書借閱情況、學籍注冊情況、教學資源的使用情況以及學會公寓生活設施的管理情況等。此外，通過一卡通系統(tǒng)可以實現(xiàn)學生助學金和獎學金等各種補助發(fā)放，并且個人可以網(wǎng)上完成相關業(yè)務的查詢。

（五）內(nèi)部控制

高校校園一卡通系統(tǒng)不但給高校傳統(tǒng)財務管理模式帶來了新的變革，而且對高校內(nèi)部控制制度提出了新的要求。校園一卡通系統(tǒng)的應用使得實時查詢和實時反饋財務信息得以實現(xiàn)，加強了不同部門之間財務信息的溝通與交流，有利于相互監(jiān)督，大大提高了財務信息的透明度。因此，在網(wǎng)絡信息化快速發(fā)展的今天，高校財務管理的內(nèi)部控制模式也要不斷改進與完善，針對業(yè)務處理過程中的關鍵控制點，合理劃分職責權限，確保不相容職務相互分離。

三、校園一卡通存在的問題

（一）高校一卡通的管理部門不統(tǒng)一

校園一卡通有的是財務部門管理，有的是網(wǎng)教部門管理，有的是后勤部門管理，還有校辦部門管理的。因此，需要立足于學校的實際情況，采用合理的管理模式，實現(xiàn)一卡通各管理部門的統(tǒng)一領導，合理劃分職責權限，充分發(fā)揮各部門的資源優(yōu)勢，從而確保校園一卡通系統(tǒng)的健康有序運行。

（二）圈存機圈存和消費時的資金，有時不能及時到位

由于網(wǎng)絡不穩(wěn)定或者系統(tǒng)設備發(fā)生故障，持卡人的銀行卡向一卡通賬戶圈存時有時會發(fā)生兩種特殊情況：校園一卡通已存入記賬而綁定的銀行卡沒有支付記賬，或者是綁定的銀行卡已支付入賬而校園一卡通沒有存入記賬。由于系統(tǒng)允許脫機消費，系統(tǒng)設定的平賬時間為5天，流水上傳時間間隔有時會大于系統(tǒng)平賬時間，所以會出現(xiàn)當日消費流水上傳不及時，入賬時間較晚的情況。

（三）網(wǎng)絡安全與系統(tǒng)穩(wěn)定性的問題

盡管目前的網(wǎng)絡技術相對較為成熟，但是由于校園一卡通的使用頻率較高，一卡通系統(tǒng)涉及范圍之廣，資金流量之大，網(wǎng)絡接點之多，加之在校園一卡通系統(tǒng)應用的開發(fā)建設過程中，受財力、系統(tǒng)設計以及系統(tǒng)維護管理等因素的影響，使得校園一卡通系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性受到了極大的挑戰(zhàn)。因此，網(wǎng)絡的安全性和系統(tǒng)的穩(wěn)定性是校園一卡通系統(tǒng)正常穩(wěn)定運行的前提與保障。

（四）圈存資金的使用問題

圈存資金就是校園一卡通持卡人通過圈存機將銀行賬戶的資金圈存到校園一卡通賬戶中實現(xiàn)校園一卡通的圈存充值，充值完成之后，方可進行消費。校園一卡通的先圈存充值后消費的圈存方式，使得校園一卡通系統(tǒng)形成一筆金額較大的圈存資金。如何合理管理和使用這筆資金，也是十分重要的問題。校內(nèi)圈存機的使用，實現(xiàn)了銀行系統(tǒng)與校園一卡通系統(tǒng)的互聯(lián)，持卡人銀行卡與校園卡關聯(lián)之后，持卡人就可以在圈存機上完成校園卡的圈存充值操作，充值成功后，方可持校園卡在校園內(nèi)進行刷卡消費。

四、對策與建議

（一）統(tǒng)一領導，分工合作，提高整體運行效率

現(xiàn)行的校園一卡通運行模式，有的是網(wǎng)絡中心領導，有的歸屬于財務部門，有的由后勤管理等等。不同的部門優(yōu)勢明顯，網(wǎng)絡中心具有網(wǎng)絡技術優(yōu)勢，財務部門專注于對校園一卡通系統(tǒng)的資金進行財務核算與監(jiān)督，而后勤部門更注重持卡人的消費數(shù)據(jù)的挖掘。所以他們都無法站在全局的高點上定位，也沒辦法有效順暢地和各部門溝通配合，加之他們本部門的工作的復雜性，使得他們對于校園一卡通這樣一個大規(guī)模的系統(tǒng)性信息工程顯得有些力不從心。所以建立一個由校長辦公室為主導的校園一卡通管理中心是非常有必要的。校園一卡通管理中心的日常業(yè)務由校園卡管理中心人員負責，其他工作可以從財務、網(wǎng)絡、后勤等部門調(diào)派人員。這種模式一方面有利于明確職責劃分，在一定程度上避免部門權力過于集中而導致內(nèi)部控制缺失；另一方面，能充分發(fā)揮各部門的資源優(yōu)勢，提高一卡通系統(tǒng)整體的運行效率。

（二）加強會計人員的技能培訓，提升整體業(yè)務素質(zhì)

新形勢下隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展和數(shù)字化校園的建設，會計人員不僅要具有良好的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)，而且要全面了解并掌握校園一卡通系統(tǒng)的操作流程和系統(tǒng)運維等方面的知識、相關的計算機操作技能以及相關的法律法規(guī)。學樣應經(jīng)常性地開展一些培訓活動，提供一些外出學習交流的機會，以確保工作人員對一卡通系統(tǒng)的有效操作管理。

（三）優(yōu)化網(wǎng)絡環(huán)境，確保校園一卡通系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行

建立健全校園一卡通系統(tǒng)是非常有必要的，高校應采用有效的硬件與軟件技術，加強系統(tǒng)的運行維護，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。同時，針對系統(tǒng)功能選擇合適的設備，以保證系統(tǒng)及時有效地運行。高校還應基于自身的財力狀況，適當加大對財務殺毒軟件的投入力度，防止各類病毒的侵入，規(guī)避網(wǎng)絡安全風險的發(fā)生。與此同時，高校要定期對系統(tǒng)軟件和硬件設備進行維護，及時做好數(shù)據(jù)的備份工作，確保校園一卡通系統(tǒng)安全健康穩(wěn)定運行。最后，做到嚴格的制度規(guī)范，認真執(zhí)行服務器專人管理，發(fā)現(xiàn)問題及時修復，努力使損失降到最低。

（四）加強沉淀資金的集中管理，提高資金的使用效率

校園一卡通的電子支付與結(jié)算功能，改變了校園消費的原有模式，校園一卡通實現(xiàn)了對校內(nèi)各類服務性收費的資金的預先集中管理，因此，短期內(nèi)就形成了大量的沉淀資金，如果高校能合理利用這部分沉淀資金，必定促進學校的長遠發(fā)展，提高高校資金運作的能力和資金的使用效率。這筆資金可供校方用于資金周轉(zhuǎn)，大大節(jié)約了籌資成本，從實質(zhì)上而言強化了高校對資金的調(diào)控能力。同時，為加強高校校園一卡通的資金管理，規(guī)范會計核算行為，需要結(jié)合高校的實際，制定校園一卡通內(nèi)部控制管理制度以及校園一卡通資金管理辦法來加以規(guī)范，有效地避免亂收費等小金庫現(xiàn)象的發(fā)生。總之，隨著信息技術的不斷發(fā)展，校園一卡通技術的應用逐漸成為校園信息化管理的新方向，也為高校財務管理提出了新的要求。因此，作為高校財務工作者應立足于學校的實際情況，適應時代的發(fā)展，不斷提高財務管理水平。

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作者:王梅