高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的提升

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摘要：提升高校干部檔案管理人員的數(shù)字素養(yǎng)對于推動檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型及實現(xiàn)檔案治理現(xiàn)代化具有重要意義。本文認為高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)包括數(shù)字技術(shù)、信息管理、協(xié)同合作、內(nèi)容創(chuàng)建、信息安全等五個維度內(nèi)容；提出了提升高校檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的五大策略。

關鍵詞：數(shù)字化轉(zhuǎn)型；干部檔案；數(shù)字素養(yǎng)；高校

1問題的提出

數(shù)字技術(shù)的應用與發(fā)展驅(qū)動各行業(yè)包括檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。2020年新修訂檔案法增設“檔案信息化建設”章節(jié)內(nèi)容，要求加強檔案信息化建設，保障檔案信息安全，且明確規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。加強檔案信息化建設、推進檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型對檔案管理人員提升自身數(shù)字素養(yǎng)提出了新要求。高校干部檔案是全面、真實反映高校教工和干部學習、工作等情況的原始記錄，是職稱評聘、人才選拔和崗位調(diào)配的關鍵性依據(jù)，提升高校干部檔案管理人員的數(shù)字素養(yǎng)是實現(xiàn)高校檔案工作和干部管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。然而，當前高校干部檔案管理人員仍存在以下方面問題：在年齡結(jié)構(gòu)方面，人員年齡偏大，人員的整體數(shù)字素養(yǎng)跟不上數(shù)字技術(shù)的日新月異；在知識結(jié)構(gòu)方面，既懂技術(shù)又懂管理的復合型專業(yè)人才嚴重不足；在學歷能力方面，碩博學歷占比較低，工作能力參差不齊，數(shù)字化應用水平較低。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷推進、高校用人機制逐步完善、干部檔案管理工作日益規(guī)范，高校應加緊打造一支知識結(jié)構(gòu)完備、數(shù)字素養(yǎng)較高、業(yè)務能力較強的干部人事檔案管理隊伍。

2高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的構(gòu)成內(nèi)容

明確高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的構(gòu)成內(nèi)容既是提出數(shù)字素養(yǎng)提升策略的前提，也是高校人力資源配置更加精準高效的基礎。目前一些國際組織，如美國圖書館協(xié)會（ALA）、英國聯(lián)合信息委員會（JISC）和歐盟等均為數(shù)字素養(yǎng)制定了執(zhí)行標準，指導如何把數(shù)字素養(yǎng)融入相關工作中，提升管理人員的數(shù)字化應用能力和水平，這些標準也為高校干部檔案管理人員的數(shù)字素養(yǎng)構(gòu)成提供參考框架。ALA認為數(shù)字素養(yǎng)包括：一是技術(shù)和理解能力，即能夠查找、評估和創(chuàng)建各式各樣的信息；二是信息管理能力，即通過一定數(shù)字技術(shù)方法進行信息的檢索并對檢索結(jié)果作出評判和分析；三是對信息管理、技術(shù)應用、終身學習與用戶隱私的關系有一定見解；四是數(shù)字協(xié)作能力，即通過所掌握的技術(shù)與他人進行有效溝通交流；五是數(shù)字化創(chuàng)建能力，利用相關技能為公民創(chuàng)造出和諧且互動性高的環(huán)境。歐盟從知識方面、技能方面和態(tài)度三方面對二十一種具體的數(shù)字素養(yǎng)進行了分析。JISC認為，數(shù)字素養(yǎng)包括媒介素養(yǎng)、問題解決和創(chuàng)新素養(yǎng)、 ICT素養(yǎng)、數(shù)字學習素養(yǎng)、數(shù)字身份素養(yǎng)、數(shù)字交流素養(yǎng)等六方面。新媒體聯(lián)盟將數(shù)字素養(yǎng)分為通識素養(yǎng)、創(chuàng)新素養(yǎng)和跨學科素養(yǎng)。學者Laar等認為數(shù)字素養(yǎng)評價體系應包括技術(shù)、信息管理、通信、協(xié)作和創(chuàng)作力等七方面。在參考以上框架與結(jié)合檔案管理特性的基礎上，本文提出干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)的構(gòu)成內(nèi)容應包括以下五個維度。一是數(shù)字技術(shù)維度。技術(shù)應用作為數(shù)字素養(yǎng)的基礎能力，主要是指檔案管理人員對數(shù)字化技術(shù)的認知及應用能力，包括數(shù)字設備認知、數(shù)字設備操作、數(shù)字設備維護以及電子郵件使用能力，是利用數(shù)字化工具開展檔案工作的技術(shù)儲備。隨著高校干部人事檔案的數(shù)字化工作逐步向縱深發(fā)展，需要具備一定的信息技術(shù)和數(shù)字化管理基礎知識，熟悉檔案管理系統(tǒng)的操作，能夠利用技術(shù)進行內(nèi)外部協(xié)作、在線處理信息等。二是信息管理維度。技術(shù)應用實操最重要的步驟是對信息進行管理，主要是指對信息的獲取、處理、評估與檢索能力。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，干部人事檔案可以分為干部履歷、自傳、學歷、黨團等十種材料，需要管理人員對不同的信息進行鑒別處理，分類管理，進而對不同的檔案進行分析處理，以挖掘信息價值。干部檔案管理人員應在實際工作中具備檔案信息的整理組織、檢索處理、歸納分析等能力。三是協(xié)同合作維度。數(shù)字化環(huán)境下，高校干部檔案管理人員與其他職能部門人員進行交流互動、相互協(xié)作等能力的總和，包括高校干部人事數(shù)字化互動能力和數(shù)字化協(xié)作能力。由于干部檔案“檔隨人走”的要求，具有流動性大的特點，要求干部檔案管理人員做好與人員及人事部門的充分配合，做好檔案資料的接收和傳遞工作。高校干部人事檔案管理需要多部門的協(xié)作，打破層級壁壘，暢通業(yè)務流程。四是內(nèi)容創(chuàng)建維度。根據(jù)工作需要和要求創(chuàng)建與整合檔案數(shù)字內(nèi)容的能力。干部檔案材料內(nèi)容比較豐富，管理人員不僅需要具有利用數(shù)字資源的能力，還需要創(chuàng)造性地輸出內(nèi)容。管理人員需要做好缺件的記錄和管理，提升信息整合能力，以便補齊檔案材料。同時，搭建和升級干部人事檔案管理系統(tǒng)，按照用戶不同的需求，在提供指令和系統(tǒng)完善中對管理人員的創(chuàng)新能力提出了一定的要求。五是信息安全維度。檔案管理人員安全、合法地使用數(shù)字系統(tǒng)及設施，包括確保設施安全、數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)保密的能力。網(wǎng)絡的開放性也帶來了頻繁出現(xiàn)的網(wǎng)絡安全問題，如果干部檔案的數(shù)據(jù)泄露或者是被盜取，會對高校人力資源的管理帶來重大損失，因此信息安全能力對干部檔案管理人說必不可少。信息安全維度著重要求檔案管理人員在使用數(shù)字系統(tǒng)管理時確保安全性和合法性。

3高校干部檔案管理人員數(shù)字素養(yǎng)提升策略

根據(jù)上文所述數(shù)字素養(yǎng)的五方面維度及其具體構(gòu)成內(nèi)容，可以著重從以下幾個方面去提升高校干部檔案管理人員的數(shù)字素養(yǎng)。第一，調(diào)整自身知識結(jié)構(gòu)，增強技術(shù)應用能力。對高校干部檔案管理人員來說，要對自身知識體系進行豐富與調(diào)整,積極更新理論知識結(jié)構(gòu)，以便能夠適應數(shù)字化轉(zhuǎn)型新形勢新要求。要積極學習相關其他領域的知識，提升使用數(shù)字化應用的能力，熟練掌握與應用新型管理技術(shù)，積極學習各類數(shù)字系統(tǒng)的操作并能準確提供需求和及時反饋。第二，強化信息管理能力，培養(yǎng)數(shù)字化意識。高校干部檔案管理人員需注重信息處理、信息檢索、信息應用能力的提升，要敏銳地識別檔案信息，對信息進分析和加工處理。在收集檔案時對檔案的歸檔范圍應做出可靠性和權(quán)威性的判斷，對檔案內(nèi)容做出科學的鑒定, 正確理解用戶需求。利用數(shù)字化工具，快速準確查詢定位，評估信息對檔案工作的應用價值。此外，高校應根據(jù)干部人事檔案管理隊伍的現(xiàn)狀，加強數(shù)字化管理宣傳，培養(yǎng)干部檔案管理人員的數(shù)字化意識，加強觀念引導。第三，促進多部門協(xié)調(diào)配合，加強崗位培訓。高校干部管理人員應加強與相關業(yè)務部門的協(xié)調(diào)合作能力，明確干部檔案管理人員的各項分工協(xié)作，形成科學規(guī)范的機制。同時，定期舉行相關的培訓交流會議，促進不同部門人員的經(jīng)驗交流。應對檔案管理人員定期進行培訓，組建結(jié)構(gòu)合理、有事互補、年富力強的工作團隊，形成集體學習和終身學習的團隊氛圍，穩(wěn)步提升相關工作人員的數(shù)字素養(yǎng)。第四，積極尋求創(chuàng)新與發(fā)展，全面增強干部素養(yǎng)。對信息的獲取和利用有助于干部檔案管理人員發(fā)掘信息價值，因此高校干部檔案管理人員要根據(jù)數(shù)字平臺創(chuàng)建、整合干部檔案信息的需求，完善檔案內(nèi)容，發(fā)掘檔案價值。同時要重視思維創(chuàng)新，增強創(chuàng)新能力，具體來說即需要結(jié)合工作經(jīng)驗，積極探索、創(chuàng)建科學的檔案管理模式，加強檔案管理人員在不同的平臺系統(tǒng)上創(chuàng)建整合內(nèi)容的能力。第五，增強安全觀念和保密意識，維護檔案資源可靠性。應提高管理人員的數(shù)字化技術(shù)水平，確保系統(tǒng)異常時，管理人員可以第一時間修復系統(tǒng)，保障數(shù)字化設施與網(wǎng)絡的安全。要增強管理人員對信息/數(shù)據(jù)安全的認識和重視。另外，工作人員加強對數(shù)據(jù)安全保護的法律政策和相關知識的學習，確保用戶的隱私安全。

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作者：何山 單位：吉林大學黨委組織部