互聯(lián)網(wǎng)+視高校學(xué)籍檔案管理工作探討

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摘要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，針對高校的學(xué)籍檔案管理工作而言，也需要進一步與時俱進，更有效地適應(yīng)時展趨勢和檔案管理要求，確保學(xué)籍檔案管理工作取得更加良好的成效，為高校的學(xué)生管理工作提供必要的支持。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，網(wǎng)絡(luò)化和信息化技術(shù)得到進一步廣泛應(yīng)用和普及，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已經(jīng)成為引領(lǐng)這個時代的潮流，所以高校學(xué)籍檔案管理工作也要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級，通過信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，使傳統(tǒng)管理方式得到有效改進創(chuàng)新，成為全新檔案管理工作的引擎，為打造智慧社會、智慧檔案管理提供巨大的助力?；诖?，本文重點分析在互聯(lián)網(wǎng)的時代背景下，高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題和應(yīng)對策略等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；高校；學(xué)籍檔案；管理工作

一、引言

在高校的各項經(jīng)營管理工作中，學(xué)籍檔案管理工作是其中至關(guān)重要的工作內(nèi)容。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，要針對學(xué)籍檔案管理的工作模式和手段進行不斷的改進和創(chuàng)新，進一步提升管理效率和管理質(zhì)量，以此為學(xué)籍檔案的保管和科學(xué)利用提供必要的保障。同時，有效節(jié)省時間成本，更有效地適應(yīng)現(xiàn)代化的高效管理要求。然而值得關(guān)注的是，在現(xiàn)階段的高校學(xué)籍檔案管理工作中仍然存在一定的問題或者不足。對此，需要充分運用互聯(lián)網(wǎng)新理念和新思維，針對當(dāng)前管理過程中存在的問題進行深入分析，并進行根本上的解決，落實“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的學(xué)籍檔案管理對策，以此從根本上提升高校的檔案信息化管理水平[1]。

二、高校學(xué)籍檔案概述

高校學(xué)籍檔案主要指的是高校學(xué)生在高校就讀期間所呈現(xiàn)出的個人信息，主要包括學(xué)生的姓名，家庭住址，身份證號等相關(guān)方面的個人基本資料和信息，以及相對應(yīng)的入學(xué)時間、學(xué)號、學(xué)籍情況等等，同時對于學(xué)生在校期間的各類表現(xiàn)也進行記錄，包括學(xué)生的成績獎懲、現(xiàn)實表現(xiàn)以及黨團關(guān)系等等，這是一種對學(xué)生、對學(xué)校和社會都有保存價值的真實記錄的材料。國家和社會在針對相關(guān)人才進行選聘的過程中，可以把學(xué)籍檔案當(dāng)做直觀的依據(jù)，對于人才選聘有著比較重要的參考價值。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理

過程中存在的主要問題目前，從整體來看，高校方面對于學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作進一步加大重視程度，同時也有效實現(xiàn)與時俱進，針對傳統(tǒng)的管理模式進行不斷的改進和創(chuàng)新，有了一定程度的進步和成效。然而從具體情況來看，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的視域下，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作仍然存在一定的問題或者不足，具體來說，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

(一)歸檔內(nèi)容比較陳舊、簡單，不能充分滿足社會的選才要求學(xué)生的學(xué)籍檔案有著至關(guān)重要的作用，檔案歸檔范圍一般涉及高校招生錄取材料、軍訓(xùn)鑒定表、學(xué)籍成績、黨（團）材料、獎懲文件、學(xué)年鑒定和畢業(yè)生鑒定等相關(guān)材料，此類材料能夠為社會方面的人才選擇提供重要的憑證。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，學(xué)生的學(xué)籍檔案信息要充分滿足多樣化的要求。然而從具體情況來看，在檔案內(nèi)容方面所承載的信息相對來說比較簡單陳舊，并沒有全面性和系統(tǒng)性，不能對學(xué)生在校的具體表現(xiàn)進行客觀全面的呈現(xiàn)，因此導(dǎo)致社會和用人單位的人才選擇往往缺乏應(yīng)有的憑證，不能通過對學(xué)生學(xué)籍檔案的查詢來了解學(xué)生的專業(yè)技能、綜合素質(zhì)、綜合能力以及誠信觀念和學(xué)習(xí)成績等方面的內(nèi)容，學(xué)籍檔案中缺乏綜合性的材料，由此導(dǎo)致學(xué)籍內(nèi)容本身缺乏應(yīng)有的針對性和可用性。

(二)歸檔工作比較滯后、不夠及時高校學(xué)生的學(xué)籍檔案材料具有比較典型的原生性特征，學(xué)生受到應(yīng)有的獎勵或者懲罰所呈現(xiàn)出的資料內(nèi)容，要在檔案歸檔過程中進行及時有效的融入，及時做好歸檔工作，這樣才能充分體現(xiàn)其時效性和針對性。然而從實際情況來看，高校的檔案管理單位往往在學(xué)生畢業(yè)離校之后，才突擊性地對檔案進行整理，對于學(xué)生在校期間所呈現(xiàn)出的鑒定材料或者獎懲材料等等，往往分散在輔導(dǎo)員、教務(wù)員或者班主任手中。學(xué)生離校的時候才集中進行整理，此類情況呈現(xiàn)出比較明顯的滯后性，很可能導(dǎo)致檔案材料的丟失，不能呈現(xiàn)出歸檔工作的價值和作用，同時也不能為就業(yè)單位全方位、多角度地了解畢業(yè)生而提供必要的前提。同時，由于沒有對轉(zhuǎn)專業(yè)、降級學(xué)生的學(xué)籍檔案資料進行及時有效的調(diào)整和更新，在這樣的情況下就會使學(xué)生在畢業(yè)的時候可能存在找不到檔案的現(xiàn)象，而這對于畢業(yè)生的檔案轉(zhuǎn)遞工作會造成很大影響，使學(xué)生十分被動，對其就業(yè)和順利工作會造成很大阻礙。

四、“互聯(lián)網(wǎng)”+視域下高校學(xué)籍檔案管理工作對策

(一)針對學(xué)習(xí)檔案管理工作進行有效規(guī)范，建立健全更系統(tǒng)完善的管理機制和制度。從當(dāng)前的高校學(xué)籍檔案管理工作情況來看，比較突出的問題就是檔案管理制度和機制比較陳舊落后，與互聯(lián)網(wǎng)時代背景下的檔案管理要求不能充分適應(yīng)。針對這樣的情況，高校相關(guān)方面就需要充分結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》的具體內(nèi)容，從高校自身檔案管理的實際出發(fā)，制定出系統(tǒng)完善的檔案管理制度和機制，進一步明確相應(yīng)的管理細則和工作措施，以此確保學(xué)生的檔案管理質(zhì)量能夠得到顯著提升。只有在管理程序、歸檔時間等方面都有具體的規(guī)定和要求，才能促進各項工作有序推進并完成既定的工作目標(biāo)[2]。除此之外，也要更有效地融入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在制度中要進行明確的要求和規(guī)定，通過信息化技術(shù)手段的有效應(yīng)用，為各項檔案管理工作的規(guī)范有序發(fā)展提供必要的保障，在管理效率方面進一步提升，這樣才能為進一步深入推進信息化技術(shù)的有效應(yīng)用提供制度支持。

(二)利用信息化技術(shù)，通過互聯(lián)網(wǎng)加模式，對于檔案管理工作進行更有效的規(guī)范在當(dāng)前的高校學(xué)籍檔案管理工作中，還有一部分學(xué)校仍然沿用紙質(zhì)檔案管理模式，針對這樣的情況，就需要引導(dǎo)各類學(xué)校不斷的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，進一步充分應(yīng)用信息化技術(shù)，確?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式能夠得到進一步的有效應(yīng)用和融合，充分構(gòu)建紙質(zhì)檔案和電子檔案有效融合的綜合性學(xué)籍檔案管理模式，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的有效應(yīng)用，在互聯(lián)網(wǎng)平臺上進行學(xué)籍檔案信息的登記、流轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)遞等相關(guān)操作，以此確保學(xué)生的學(xué)籍檔案管理質(zhì)量和效率能夠得到根本上的提升。高校相關(guān)方面也要針對紙質(zhì)檔案進行電子化處理，使其成為電子檔案，這樣能夠在更大程度上確保檔案的完整性、客觀性和真實性，以此更全面客觀的呈現(xiàn)出學(xué)生在德、智、體、美、勞等各個方面的客觀情況。同時，要確保此類資料能夠在互聯(lián)網(wǎng)平臺進行資源共享，使學(xué)生的查詢更加及時有效，這樣可以突破時間和空間的限制，學(xué)生畢業(yè)之后可以在任何地點查閱相關(guān)的資料內(nèi)容，相關(guān)用人單位也可以更及時有效地掌握學(xué)生的客觀情況，從而為人才的引進和任用等等提供必要的數(shù)據(jù)支持和參考。高校方面也可以開通往屆畢業(yè)生的檔案網(wǎng)上自助查詢系統(tǒng)，這樣能夠充分體現(xiàn)出自動化、高效化的查詢效果，以此更有效地緩解檔案資料管理員對于往屆畢業(yè)生檔案進行查詢的壓力[3]。同時，檔案管理人員要通過信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，及時有效地進行學(xué)籍檔案的歸檔，對于電子檔案信息進行更有效的維護，對掃描的電子檔案，進行存儲和錄入，同時在線上和線下共同維護檔案資料，以此確保學(xué)生各個階段的檔案資料能夠體現(xiàn)出歸檔的及時性和應(yīng)用的高效性，避免人為錯誤。

結(jié)束語

通過上面的分析，我們能夠充分看出，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代背景下，高校學(xué)籍檔案管理工作顯得更為重要。需要關(guān)注的是，在具體的檔案管理工作中也存在一定的問題或者不足，如：歸檔內(nèi)容比較陳舊、簡單，不能充分滿足社會的選才要求，歸檔工作比較滯后、不夠及時，電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要進一步提高和規(guī)范等。對此，應(yīng)該切實提出和落實應(yīng)有的解決對策，實現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，保證高校人才的培養(yǎng)。

參考文獻：

[1]朱芙蓉.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高校學(xué)生檔案管理探析[J].陜西教育(高教),2016,(09):61.

[2]胡娟.關(guān)于高校檔案管理工作策略探析[J].蘭臺內(nèi)外,2019,(11):5859.

[3]王磊.高校學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理模式研究[J].山西檔案,2019,(06):7478.

作者：黃林 單位：湖南吉首大學(xué)師范學(xué)院