成人教育學(xué)籍檔案管理論文

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一、成人教育學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

(一)成人教育學(xué)籍檔案管理受重視度低

成人教育作為高校的附屬，在檔案管理上受重視程度低，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并未對(duì)成人教育的學(xué)籍檔案管理安排專(zhuān)人管理，而是和全日制學(xué)生檔案一起交由教務(wù)處管理，但教務(wù)處在檔案管理的重心都放在了全日制學(xué)生上，忽略了成人教育檔案管理，這就導(dǎo)致了畢業(yè)時(shí)學(xué)生檔案信息的缺失和不全面，同時(shí)信息化的檔案整理手段并未普及到成人教育中，基本是由手工完成的，此種情況對(duì)成人教育的檔案管理是有不利影響的。

(二)成人教育學(xué)籍檔案完整性不足

入學(xué)通知書(shū)、考生信息表、學(xué)生登記表、成績(jī)單、學(xué)籍卡、畢業(yè)實(shí)習(xí)考核鑒定表和畢業(yè)生登記表，這些是成人教育檔案的組成部分。在檔案管理中，這些內(nèi)容缺一不可，這是學(xué)生檔案有效性的保障。但是在目前各高校成人教育檔案管理中，檔案缺失的現(xiàn)象嚴(yán)重，其中檔案缺失嚴(yán)重的為入學(xué)通知書(shū)與檔案照片，入學(xué)通知書(shū)是學(xué)生入學(xué)的有效憑證，但在學(xué)生注冊(cè)后，大多檔案管理人員并未對(duì)其進(jìn)行回收與歸檔;成人高考報(bào)名時(shí)需要考生信息表，但由于檔案中缺失照片，在考生信息表里不會(huì)顯示照片信息，這就降低了學(xué)生學(xué)籍檔案的可信度，對(duì)學(xué)生進(jìn)入社會(huì)參與崗位競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)生不利影響。

(三)成人教育學(xué)籍檔案管理模式落后

現(xiàn)在信息化應(yīng)用到了各行各業(yè)，各高校也開(kāi)始采用信息化管理，以往的成人教育學(xué)籍檔案管理模式不適于信息化的發(fā)展，隨著教育改革的步伐，成人教育相對(duì)于以前也有了很大的進(jìn)步，此時(shí)對(duì)檔案管理有了新的要求。檔案管理方式的改變迫在眉睫。信息化的檔案管理是成人教育學(xué)籍檔案質(zhì)量和完整性的保障，可以有效提升學(xué)籍檔案的利用價(jià)值。以往檔案被他人拆檔、泄密的現(xiàn)象發(fā)生就是管理模式落后造成的，這都是亟待解決的問(wèn)題。

二、加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案管理工作的有效措施

(一)提高檔案重視度，建立管理體系

提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與檔案工作人員對(duì)成人教育學(xué)籍檔案的重視度是加強(qiáng)檔案管理工作的前提。需要安排專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行管理，管理人員上崗前需對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，要求完全掌握檔案管理的重要性，并定期對(duì)管理人員開(kāi)展培訓(xùn)工作。跟隨教育改革和社會(huì)的發(fā)展，不斷地更新學(xué)籍檔案管理工作內(nèi)容與方式，通過(guò)系統(tǒng)的管理讓檔案管理工作得以有序地進(jìn)行。檔案管理還需要學(xué)生自身參與，在以往的檔案管理中，學(xué)生都處于被動(dòng)的狀態(tài)，沒(méi)有掌握自己檔案的完整度，在填寫(xiě)資料時(shí)也沒(méi)有保持謹(jǐn)慎的態(tài)度，這對(duì)其未來(lái)的發(fā)展是有一定影響的。所以新的檔案管理模式下，需要先提升學(xué)生對(duì)自己檔案的重視度，其次引導(dǎo)他們正確、謹(jǐn)慎地填寫(xiě)檔案相關(guān)表格。

(二)強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理意識(shí)與管理水平

學(xué)籍檔案是學(xué)生參加工作的基本資料，是學(xué)生的綜合能力與素質(zhì)的體現(xiàn)，同時(shí)是用人單位錄取人才的依據(jù)，這就要求檔案管理人員在完全掌握《檔案法》的前提下開(kāi)展檔案的管理工作。在檔案管理部門(mén)普及相關(guān)法規(guī)，樹(shù)立員工檔案意識(shí)，使其從根本上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。在檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題需要及時(shí)地解決，有效地提高檔案的管理水平，并利用檔案的有效管理來(lái)推進(jìn)成人教育的開(kāi)展以及普及。檔案管理需要在完善的管理體系下進(jìn)行，這是提高管理水平的前提。

(三)將信息化技術(shù)運(yùn)用于成人教育學(xué)籍檔案管理中

成人教育的學(xué)生覆蓋面廣，由此形成了學(xué)籍檔案種類(lèi)多、資料數(shù)量龐大的特點(diǎn)，信息化技術(shù)隨著教育改革的發(fā)展已經(jīng)在高校中得到廣泛的應(yīng)用，因此在成人教育學(xué)籍檔案管理中使用信息技術(shù)管理是發(fā)展的需要，且信息化技術(shù)可以提升學(xué)籍檔案管理工作的效率。檔案管理系統(tǒng)的使用，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案的完整性起到了保障作用，學(xué)校或者用人單位查詢(xún)學(xué)生檔案時(shí)可以直接通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，這不僅節(jié)省了時(shí)間也提高了效率。

(四)加強(qiáng)檔案管理，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性

真實(shí)性是檔案的基本性質(zhì)，學(xué)生學(xué)籍檔案最終要交由用人單位保管，這就提升了用人單位對(duì)檔案的重視度。因此教師在對(duì)學(xué)生做評(píng)價(jià)時(shí)需要保證真實(shí)性，杜絕空話、虛話，這對(duì)學(xué)生的發(fā)展是毫無(wú)作用的。檔案要求對(duì)學(xué)生各方面的能力進(jìn)行真實(shí)的評(píng)價(jià)，因此要檔案管理部門(mén)對(duì)檔案的填寫(xiě)進(jìn)行有效監(jiān)督，防止學(xué)生自己填寫(xiě)檔案的鑒定欄，嚴(yán)格地保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性。

三、結(jié)束語(yǔ)

成人教育學(xué)籍檔案的管理涉及到多方面的服務(wù)工作，在學(xué)生的發(fā)展過(guò)程中也起到了重要作用，因此需要運(yùn)用信息化的技術(shù)和現(xiàn)代化的手段對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，這是社會(huì)發(fā)展與教育改革的需要。

作者：陳鎖金 單位：揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院