高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理分析

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實(shí)驗(yàn)室是高校教學(xué)的重要組成部分，是培養(yǎng)綜合型、復(fù)合型人才的重要基地。高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作是做好實(shí)驗(yàn)室工作、全面提高實(shí)驗(yàn)室管理水平和實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平的重要保證，是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)重要工作。抓好實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)，理順實(shí)驗(yàn)室檔案管理模式，會(huì)促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室綜合管理水平的提高，從而更好地發(fā)揮實(shí)驗(yàn)室在實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科學(xué)研究中的作用。建立一套健全的高校實(shí)驗(yàn)室檔案管理體系，建設(shè)科學(xué)規(guī)范的文檔資料，可以為各種評估提供準(zhǔn)確、全面、及時(shí)和實(shí)用的實(shí)踐教學(xué)檔案信息，對推動(dòng)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量，實(shí)施科學(xué)決策、開展科學(xué)研究，都發(fā)揮著重大的作用，是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的一個(gè)不可或缺的工作重點(diǎn)［1］。

1實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)的內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)室檔案是指在實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、管理、教學(xué)、科研及社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、影片、錄音帶、錄像帶等文件與圖片材料［2］。實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)內(nèi)容主要包括以下五個(gè)部分。

1.1實(shí)驗(yàn)室建設(shè)檔案

實(shí)驗(yàn)室建設(shè)檔案主要包括:上級部門批復(fù)的實(shí)驗(yàn)室專項(xiàng)資金建設(shè)文件;實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)設(shè)施圖紙、房屋使用面積的大小、裝修和驗(yàn)收情況說明等資料;實(shí)驗(yàn)室各種水電路的布線圖;儀器設(shè)備的合格證、使用說明書等;儀器設(shè)備驗(yàn)收記錄;大型儀器設(shè)備專用檔案。

1.2實(shí)驗(yàn)室管理檔案

實(shí)驗(yàn)室管理檔案主要包括:國家、省、市有關(guān)部門相關(guān)的法律法規(guī);實(shí)驗(yàn)室建立、改建和撤銷的文件［3］;學(xué)校與各實(shí)驗(yàn)中心的各項(xiàng)規(guī)章制度;學(xué)校與本實(shí)驗(yàn)中心的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃;歷年的實(shí)驗(yàn)室工作計(jì)劃與年終工作總結(jié);實(shí)驗(yàn)室使用記錄，實(shí)驗(yàn)室課外借用申請;歷年的實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)資料;儀器設(shè)備的使用、維修、借用、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等記錄;低值設(shè)備和低值材料的進(jìn)賬與領(lǐng)用記錄;實(shí)驗(yàn)室開放情況統(tǒng)計(jì)表等。

1.3實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案

實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案主要包括:自編實(shí)驗(yàn)教材及指導(dǎo)書;實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃和大綱;實(shí)驗(yàn)室安排表、實(shí)驗(yàn)課表與學(xué)生分組情況;實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表，驗(yàn)證性、設(shè)計(jì)性實(shí)驗(yàn)比例表;各實(shí)驗(yàn)實(shí)際開出記錄、開出成功率，實(shí)驗(yàn)室使用人時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)等;學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告及與實(shí)驗(yàn)教學(xué)考核的相關(guān)資料。

1.4實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍管理檔案

實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍建設(shè)與管理檔案主要包括:實(shí)驗(yàn)室工作人員匯總表;實(shí)驗(yàn)室工作人員個(gè)人履歷表;實(shí)驗(yàn)室崗位責(zé)任制、分工細(xì)則;實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施情況、培訓(xùn)總結(jié)等;晉級晉職、職稱評聘資料記錄［4］;實(shí)驗(yàn)室人員值班安排、值班記錄等;實(shí)驗(yàn)室會(huì)議資料。

1.5科研與社會(huì)服務(wù)檔案

實(shí)驗(yàn)室科研檔案包括:歷年縱向、橫向科研項(xiàng)目和教改項(xiàng)目的申報(bào)書、上級批準(zhǔn)文件、合同等;科研任務(wù)書和成果鑒定材料;發(fā)明專利;實(shí)驗(yàn)研究論文與出版專著等。社會(huì)服務(wù)檔案包括:實(shí)驗(yàn)室社會(huì)服務(wù)安排，儀器設(shè)備的社會(huì)服務(wù)統(tǒng)計(jì)、記錄等。

2實(shí)驗(yàn)室檔案管理模式實(shí)踐

高校的實(shí)驗(yàn)室檔案工作存在著種類多、內(nèi)容雜、涉及范圍廣的特點(diǎn)，建立實(shí)驗(yàn)室檔案的工作量是很大的［5］。在實(shí)驗(yàn)室檔案管理中，將集成思想應(yīng)用于實(shí)驗(yàn)室檔案管理實(shí)踐的全過程。通過集成管理，對檔案管理要素、管理結(jié)構(gòu)及其內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行重構(gòu)，使各個(gè)要素依據(jù)檔案自身的內(nèi)在規(guī)律，組合成一個(gè)有機(jī)整體［6］。按照檔案保存的形式來分，實(shí)驗(yàn)室檔案可分為實(shí)物檔案和電子檔案兩種。

2.1實(shí)驗(yàn)室實(shí)物檔案管理

實(shí)物檔案包括紙質(zhì)文件、圖紙、磁帶、光盤等，可以按照傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案搜索方式，使使用者能及時(shí)找到所需信息。實(shí)驗(yàn)室實(shí)物檔案主要包括實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室開放等過程中積累的各種直接的、有意義的、具有保存價(jià)值的紙質(zhì)材料。按照檔案編目(archivalcataloging)的基本原理，采用漢語拼音的方式，按實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)內(nèi)容將實(shí)驗(yàn)室實(shí)物檔案分為6大類，其中JS代表實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、GL代表實(shí)驗(yàn)室管理、JX代表實(shí)驗(yàn)教學(xué)、DW代表實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍管理、KY代表實(shí)驗(yàn)室科研、QT代表社會(huì)服務(wù)和其他有保存價(jià)值的檔案。所有實(shí)驗(yàn)室檔案材料按類進(jìn)行歸檔，每類都有一個(gè)固定的位置，類下面根據(jù)需要建立二級類目，每件檔案都有唯一的編號。使用檔案管理軟件進(jìn)行目錄管理，方便檔案的查詢和利用，也可編制案卷目錄，方便人工查詢。

2.2實(shí)驗(yàn)室檔案信息化管理

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)與管理也逐漸采用信息化的方式。檔案信息化可理解為是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源化為主導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的推動(dòng)檔案工作發(fā)展的進(jìn)步過程［7］。實(shí)驗(yàn)室電子檔案包括兩個(gè)部分:(1)可供全校查閱的檔案信息化集成的基本要素。包括實(shí)驗(yàn)室檔案的編目情況、實(shí)驗(yàn)室檔案存儲(chǔ)位置等，可供有需要的人員簡單地查找相應(yīng)檔案所在位置并能迅速得到所需檔案。(2)結(jié)合信息化的手段進(jìn)行編目、整理和保存的電子類檔案。主要包括上級文件的電子公文、電子圖紙、文檔(電子版實(shí)驗(yàn)教材等)圖片、視頻、教學(xué)軟件等內(nèi)容，并把紙質(zhì)文檔中重要的內(nèi)容進(jìn)行掃描與電子化，保存在檔案數(shù)據(jù)庫中。(3)通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)中心平臺(tái)，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)室開放預(yù)約系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教學(xué)資源庫等信息化平臺(tái)，將所有實(shí)驗(yàn)室的檔案信息進(jìn)行集成。實(shí)驗(yàn)室檔案信息化集成的目的是將實(shí)驗(yàn)室檔案作為一種社會(huì)資源加以開發(fā)和利用，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室檔案的信息共享。

2.3檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)，提高實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平，需要訓(xùn)練有素的實(shí)驗(yàn)室人員來配合。在實(shí)驗(yàn)室日常管理和實(shí)驗(yàn)教學(xué)的開展中要注意不斷積累、豐富實(shí)驗(yàn)室檔案。要加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室人員檔案管理方面的知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高實(shí)驗(yàn)室人員在檔案管理方面的素質(zhì)［8］。為提高實(shí)驗(yàn)室檔案工作的有效性，校檔案室聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室管理部門對全校的實(shí)驗(yàn)員進(jìn)行檔案知識(shí)的培訓(xùn)，并聘任實(shí)驗(yàn)員作為兼職實(shí)驗(yàn)室檔案員。學(xué)校為實(shí)驗(yàn)室兼職檔案員定期開設(shè)檔案知識(shí)講座與培訓(xùn)，講解實(shí)驗(yàn)室檔案的歸檔要求，并在實(shí)驗(yàn)室檔案歸檔時(shí)幫助、檢查、指導(dǎo)具體檔案整理工作。近年來，各實(shí)驗(yàn)室對檔案歸檔工作的越來越重視，加之在實(shí)驗(yàn)員中對檔案基本知識(shí)的普及，各實(shí)驗(yàn)室檔案的歸檔水平逐步提高，有效地保證了正常實(shí)驗(yàn)教學(xué)的進(jìn)行，保證了實(shí)驗(yàn)室可持續(xù)發(fā)展。

3結(jié)束語

高校實(shí)驗(yàn)室檔案工作是實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化、程序化的重要標(biāo)志之一［9］。實(shí)驗(yàn)室檔案建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、持續(xù)性的工作，實(shí)驗(yàn)室檔案管理水平的高低直接影響實(shí)驗(yàn)教學(xué)與其他各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)室在工作的正常開展，以及實(shí)驗(yàn)室長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。因此，要重視高校實(shí)驗(yàn)室檔案的建設(shè)。檔案學(xué)的基本要求是體現(xiàn)存檔內(nèi)容的原始屬性，所以實(shí)驗(yàn)室檔案應(yīng)該是在實(shí)驗(yàn)教學(xué)與研究的過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的真實(shí)記錄。只有保證了記錄的直接性和真實(shí)性，才能保證歸檔材料的可信度和其真正的利用價(jià)值［10］。高校實(shí)驗(yàn)室檔案日積月累，檔案整理與管理的工作量越來越大，紙質(zhì)檔案越來越不能滿足當(dāng)前實(shí)驗(yàn)室管理的需要。隨著信息化手段的普遍使用，檔案的信息化管理是實(shí)驗(yàn)室檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

作者：王衛(wèi)芳 單位：浙江外國語學(xué)院檔案室