圖書館外文期刊采購(gòu)招標(biāo)工作實(shí)踐思考

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【摘要】論文討論了地方高校圖書館外文期刊招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)際意義，論述了外文期刊招標(biāo)采購(gòu)的方法和步驟，詳細(xì)說明了外文期刊招標(biāo)的程序和流程，最后介紹了黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標(biāo)采購(gòu)情況。

【關(guān)鍵詞】地方高校圖書館；外文期刊；招標(biāo)采購(gòu)

1地方高校圖書館外文期刊招標(biāo)采購(gòu)的現(xiàn)狀

1.1招標(biāo)采購(gòu)是地方高校圖書館的大勢(shì)所趨

近年來，原版外文期刊價(jià)格成幾何級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)，有的原版外文期刊是影印期刊的10倍以上。各地方高校圖書館訂購(gòu)?fù)馕钠诳馁?gòu)置資金嚴(yán)重不足，不得不年年追加購(gòu)置經(jīng)費(fèi)。黃岡師范學(xué)院圖書館采購(gòu)?fù)馕钠诳慕?jīng)費(fèi)也逐年增加，由2010年的9萬(wàn)到2019年的60萬(wàn)，還是不能滿足學(xué)校教學(xué)和科研的需求。為了使圖書館在外文期刊采購(gòu)中用有限的資金購(gòu)得滿意的期刊，爭(zhēng)取合理的價(jià)格，享受更多優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，最大限度地發(fā)揮資金的使用效率，必須進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)[1]。

1.2政府采購(gòu)為外文期刊招標(biāo)采購(gòu)提供了保障

隨著會(huì)計(jì)事務(wù)的改革，報(bào)賬流程的規(guī)范，要求地方高校圖書館的資金支出一律由政府采購(gòu)。政府采購(gòu)實(shí)行集中采購(gòu)和分散采購(gòu)相結(jié)合的模式，其中公開招標(biāo)是政府采購(gòu)的主要采購(gòu)方式。政府采購(gòu)規(guī)范了地方高校圖書館的外文期刊招標(biāo)采購(gòu)的形式，形成了圖書館采招的方法和步驟。同時(shí)，黃岡師范學(xué)院也成立了采招處，負(fù)責(zé)全校的采購(gòu)招標(biāo)工作，指導(dǎo)圖書館的采購(gòu)招標(biāo)工作。外文期刊采購(gòu)行為可以有章可行，有法可依，保障了圖書館采購(gòu)招標(biāo)工作順利進(jìn)行。

2地方高校圖書館外文期刊招標(biāo)采購(gòu)的意義

2.1用有限的資金購(gòu)得更多更好的期刊，發(fā)揮文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)最大的效益

因?yàn)橥馕钠诳奶厥庑院途窒扌?，為了在外文期刊的采?gòu)購(gòu)置中處于有利地位，必須選好供應(yīng)商，保證期刊價(jià)格合理，做好規(guī)范售后服務(wù)。但很多期刊供應(yīng)商在制訂的訂刊合同中，只是單方面對(duì)作為采購(gòu)方的黃岡師范學(xué)院圖書館進(jìn)行約束，而供應(yīng)方違約則推卸責(zé)任，不認(rèn)真履行合同的內(nèi)容，需要提高地方高校圖書館在外文期刊采購(gòu)中的合法權(quán)益。招標(biāo)采購(gòu)無疑是一種有效途徑，有助于真正提高供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量，降低期刊價(jià)格，有利于發(fā)揮文獻(xiàn)購(gòu)置費(fèi)的最大效益[2]。

2.2在新形勢(shì)下有利于圖書館的形象建設(shè)

由于外文期刊價(jià)格昂貴，地方高校圖書館每年外文期刊采購(gòu)費(fèi)少則幾十萬(wàn)，多則幾百萬(wàn)，以往的采購(gòu)方式不完善，存在一些漏洞。招標(biāo)采購(gòu)方式的改變，使外文期刊采購(gòu)工作增加了透明度。有各職能部門共同參與，有關(guān)部門嚴(yán)格監(jiān)督，外文期刊采購(gòu)中拿到的價(jià)格優(yōu)惠就變得明明白白，一目了然，從源頭上杜絕了不正直之風(fēng)。

2.3規(guī)范了采購(gòu)和供應(yīng)各自的責(zé)任，理清了采供的關(guān)系，有利于工作的開展

由于招標(biāo)采購(gòu)的招投標(biāo)文件規(guī)定了對(duì)參與競(jìng)爭(zhēng)的外文期刊供應(yīng)商提出配套服務(wù)方面的要求，供應(yīng)商必須提供的規(guī)定的服務(wù)。諸如館藏章的加蓋、貼磁條、UCMARC數(shù)據(jù)的免費(fèi)提供等，大大減輕了期刊工作人員的工作量，節(jié)省了人力物力，有更多的時(shí)間來研究圖書館的藏刊建設(shè)，更好地為讀者服務(wù)，有利于圖書館工作的開展。

3黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標(biāo)采購(gòu)的程序

3.1組建本館外文期刊采購(gòu)工作組

黃岡師范學(xué)院圖書館成立了工作組，由分管校長(zhǎng)任組長(zhǎng)，圖書館館長(zhǎng)和國(guó)有資產(chǎn)管理處處長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，以及審計(jì)處、財(cái)務(wù)處、圖書館工作委員會(huì)成員和圖書館的專業(yè)技術(shù)人員組成。工作組的主要職責(zé)是：在全校師生中征集訂購(gòu)及薦購(gòu)期刊，確定本館外文期刊采購(gòu)的刊名及訂購(gòu)數(shù)量，討論、制定招標(biāo)文件的基本要求和售后服務(wù)的規(guī)定。

3.2黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊采購(gòu)招標(biāo)的實(shí)施

圖書館外文期刊是館藏重要文獻(xiàn)，對(duì)接教學(xué)，服務(wù)科研。黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊的購(gòu)置費(fèi)年年增加。為了保證外文期刊資源建設(shè)質(zhì)量，圖書館在外文期刊采購(gòu)方面應(yīng)更加合理、更加規(guī)范，享受更全面的信息服務(wù)，以有限的資金購(gòu)得更多的文獻(xiàn)資源，最大限度的發(fā)揮資金的使用效率，從而為圖書館的文獻(xiàn)資源建設(shè)提供有力的保障[3]。外文期刊對(duì)于高校教學(xué)科研質(zhì)量具有舉足輕重的作用，長(zhǎng)期以來，由于外文期刊的特殊性和重要性，專業(yè)性和學(xué)術(shù)性較強(qiáng)。為了確保外文期刊采購(gòu)質(zhì)量，提高外文期刊的利用率。我們開展了全校范圍里師生進(jìn)行自薦和互薦，利用微信、QQ等平臺(tái)進(jìn)行薦購(gòu)。在充分薦購(gòu)的基礎(chǔ)上，黃岡師范學(xué)院圖書館分別就邀請(qǐng)函、投標(biāo)須知、招標(biāo)書、主要合同條款及售后服務(wù)情況和承諾開展工作，制定了招標(biāo)文件。

3.3確定本館外文期刊采購(gòu)招標(biāo)方式

政府采購(gòu)方式有公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購(gòu)詢價(jià)等，由于外文期刊的特殊性和局限性，湖北省和外省的同類學(xué)校在采購(gòu)招標(biāo)方式走了許多彎路，經(jīng)常流標(biāo)，只能走單一來源途徑，黃岡師范學(xué)院圖書館在時(shí)間緊、任務(wù)大的情況下，避免走彎路，采取單一來源。目前與黃岡師范學(xué)院圖書館長(zhǎng)期合作的世界圖書出版公司進(jìn)行招標(biāo)，其中世界圖書出版公司北京公司負(fù)責(zé)外文社科期刊，世界圖書出版公司上海有限公司負(fù)責(zé)外文自科期刊。黃岡師范學(xué)院圖書館采用了單一來源方式進(jìn)行外文期刊的采購(gòu)招標(biāo)。

4黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊招標(biāo)情況

4.1單一來源采購(gòu)邀請(qǐng)函

世界圖書出版公司是我國(guó)唯一一家經(jīng)國(guó)家新聞出版總署批準(zhǔn)可以從事購(gòu)權(quán)重印或與國(guó)外出版機(jī)構(gòu)合作出版外文期刊的出版社。世界圖書出版公司自2002年以來以一定優(yōu)惠價(jià)格購(gòu)權(quán)引進(jìn)數(shù)千種外文期刊，這些期刊在各自學(xué)科領(lǐng)域具有廣泛的代表性和權(quán)威性，系廣大專業(yè)人員經(jīng)常使用和利用的核心刊物。黃岡師范學(xué)院委托湖北保都招標(biāo)公司對(duì)外進(jìn)行外文期刊采購(gòu)招標(biāo)工作，根據(jù)要求邀請(qǐng)了中國(guó)圖書進(jìn)出口集團(tuán)北京公司和中國(guó)圖書進(jìn)出口集團(tuán)上海有限公司，分別進(jìn)行黃岡師范學(xué)院圖書館外文期刊中社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)項(xiàng)目的采購(gòu)。對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)要求、響應(yīng)文件的組成有相關(guān)的要求，對(duì)投標(biāo)人進(jìn)行了嚴(yán)格審查。

4.2項(xiàng)目實(shí)施要求

黃岡師范學(xué)院圖書館制定了采購(gòu)的內(nèi)容及基本要求。包括采購(gòu)目錄，要求供應(yīng)商提供訂購(gòu)當(dāng)年的外文期刊檢索，所有期刊必須是影印正版，規(guī)定所到期刊無任何質(zhì)量問題，無償提供標(biāo)準(zhǔn)的UCMARC數(shù)據(jù)，應(yīng)采取及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠、快速的發(fā)貨渠道，并辦理書面交接手續(xù)，提供所發(fā)期刊包裝內(nèi)應(yīng)附有發(fā)貨清單[4]。到貨期刊如有破損、裝訂問題、印刷質(zhì)量問題或嚴(yán)重污跡，應(yīng)負(fù)責(zé)退換服務(wù)。如遇期刊出版變化（?？⒎挚?、合刊、改變出版頻次等），及時(shí)通知甲方，以便甲方告知讀者。規(guī)定98%的到刊率，100%的投遞率，保證自出版日2月內(nèi)送到指定地點(diǎn)。

4.3洽談步驟及合同的簽訂

應(yīng)黃岡師范學(xué)院圖書館要求，保都公司組織了由黃岡師范學(xué)院圖書館專業(yè)人員和供應(yīng)商，就項(xiàng)目采購(gòu)的需求、質(zhì)量和服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行了洽談，各自就技術(shù)及服務(wù)承諾等主要內(nèi)容進(jìn)行闡述。同時(shí)要求招標(biāo)采購(gòu)合同中將服務(wù)承諾內(nèi)容和違約責(zé)任以書面合同條款的形式固定下來。在遵守政府采購(gòu)法與其他相關(guān)法令前提下，合同未盡事宜，雙方協(xié)商解決。本協(xié)議一式肆份，經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，雙方共同遵守，最后成交和簽訂合同。

【參考文獻(xiàn)】

【1】翁和永.我館圖書政府采購(gòu)工作實(shí)踐與思考[J].圖書館研究與工作,2005(4):29-30.

【2】顧江洪,闞應(yīng)波.高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)資源招標(biāo)和競(jìng)價(jià)采購(gòu)的利弊分析[J].華南熱帶農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),2006,12(1):92-94.

【3】劉航.高校圖書館外文期刊招標(biāo)采購(gòu)若干問題芻議[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2007,19(29):76-78.

【4】陳靜波.對(duì)高校圖書館期刊采購(gòu)招標(biāo)的思考[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2007,17(14):36-37.

作者：楊德初 楊琰 單位：黃岡師范學(xué)院圖書館