醫(yī)院項目數(shù)字化辦公實踐淺議

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【摘要】本文結(jié)合綜合性三甲醫(yī)院信息化改革中的工作實踐，從多角度對電子檔案的優(yōu)勢和面臨的挑戰(zhàn)進行探討，重點就數(shù)字化管理在基建項目檔案中的實踐創(chuàng)新提出若干思考，并提出了相對應(yīng)的管理建議，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；項目檔案；電子化；數(shù)字化辦公

大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能、5G等新興技術(shù)快速發(fā)展，數(shù)字技術(shù)正以前所未有的速度融入人類的生產(chǎn)、生活之中，給人類生活帶來廣泛而深刻的影響。我國數(shù)字技術(shù)發(fā)展日益蓬勃，為各行各業(yè)注入更多活力，加快助力行業(yè)發(fā)展。與此同時，為更好應(yīng)對疫情等公共衛(wèi)生突發(fā)事件，各級政府多渠道進一步加強了對公立醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的支持力度。尤其對于綜合性三甲醫(yī)院而言，新建及改、擴建項目不斷上馬，隨之產(chǎn)生大量項目資料。基建檔案是一個項目從立項批復(fù)、前期報批報建、招投標(biāo)、開工建設(shè)，最后到竣工驗收所有環(huán)節(jié)的真實記錄，其為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和日后基礎(chǔ)設(shè)施維護提供了重要依據(jù)。如何利用電子化、信息化等新興數(shù)字技術(shù)讓檔案資源“活起來”，既是醫(yī)院提質(zhì)增效的內(nèi)在需求，也是時代發(fā)展帶給醫(yī)務(wù)工作者的“必修課”。

一、項目電子檔案的概念

（一）國家法律法規(guī)對項目電子檔案的界定。新修訂的《中華人民共和國檔案法》已于2021年1月1日正式生效實施，其明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。首次設(shè)立檔案信息化建設(shè)專章，要求機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）中明確，電子文件是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和儲存的數(shù)字格式的各種信息記錄?！督ㄔO(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T28—2018）對項目電子檔案予以進一步明確，是指項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過程信息的集合。項目電子文件在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，記錄和反映項目建設(shè)和管理各項活動的文件。電子文件一經(jīng)正式歸檔即為電子檔案。

（二）醫(yī)院項目電子檔案。醫(yī)院項目檔案是指醫(yī)院實施的各類項目形成的檔案，有著復(fù)雜的內(nèi)涵。首先，醫(yī)院項目內(nèi)容涵蓋廣，比如：基本建設(shè)項目、設(shè)備采購和安裝項目、技術(shù)改造項目、使用財政資金建設(shè)的社會發(fā)展項目、經(jīng)濟發(fā)展項目等；其次，類別較多，比如：新建、改建、擴建以及裝飾裝修；最后，項目的規(guī)模大小、建設(shè)周期、實施方法各不相同。醫(yī)院項目檔案就是在項目推進全過程中形成的醫(yī)療、科研、檢測、圖片、音頻、視頻等電子文件。醫(yī)院若能將龐大的電子文件與數(shù)字化辦公相結(jié)合，深挖資料背后所蘊藏的價值，將大大節(jié)省人力、物力成本，提升醫(yī)院管理效率。

二、檔案電子化和數(shù)字化辦公優(yōu)勢

（一）儲存空間要求低。在儲存技術(shù)日益發(fā)達的今天，硬盤、光盤、磁帶等大容量儲存設(shè)備已經(jīng)普及。以市面上常見的5T移動硬盤為例，其重量不足0.5kg，厚度僅2cm，卻可以儲存上百萬張高清圖片和工程圖紙。按照一個檔案盒內(nèi)約有100頁資料估算，一個移動硬盤可儲存上萬卷項目檔案，為醫(yī)院節(jié)省出更多空間用于醫(yī)療業(yè)務(wù)，同時也降低了傳統(tǒng)檔案資料的日常維護成本。 

（二）信息處理效率高。首先，電子化辦公能提升工作效率。傳統(tǒng)檔案管理信息查找時，由人員從龐大的資料內(nèi)尋找出所需要的資料，通常要花費很多時間。而采用大數(shù)據(jù)存儲之后，只需要將相關(guān)詞匯錄入計算機內(nèi)，即可在短時間內(nèi)搜索出相關(guān)資料；其次，數(shù)據(jù)遷移速度極快，移動硬盤等儲存設(shè)備的傳輸速度是按秒計算，范圍在每秒20～90MB/s之間，這為海量檔案內(nèi)容的共享和使用創(chuàng)造了良好條件，避免了紙質(zhì)檔案只能一對一，難搬運、易損壞的缺點。

（三）內(nèi)容利用不受限?！霸苾Υ妗弊寵n案的管理和利用擺脫了時間、空間的制約，電腦端、平板端、手機端等多端口切入讓使用者無論何時何地都可以建立和使用電子資料。借助“云計算”，能避免人工統(tǒng)計帶來的誤差和低效，由系統(tǒng)自動生成數(shù)字化統(tǒng)計報告，多口徑、多角度進行分析，實時分享給使用者。醫(yī)院管理人員有了多維基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的參考，能更好地發(fā)現(xiàn)工作的薄弱點，制定應(yīng)對策略，提高管理效率。

三、檔案電子化和數(shù)字化辦公面臨的挑戰(zhàn)

（一）從管理角度出發(fā)。首先，醫(yī)院往往對項目檔案管理重視不夠，重物輕人、重事輕人的觀念仍然存在。目前醫(yī)院存在以下問題：文書檔案多，科技檔案、專門檔案少；紙質(zhì)檔案多，音像檔案、電子檔案少；管理有待進一步規(guī)范。其次，紙質(zhì)檔案進行電子化是借助掃描儀等設(shè)備將其制作為電子文檔，再由專人上傳信息系統(tǒng)之中。但以工程圖紙為例，其掃描往往需要大型專業(yè)設(shè)備，在本單位難以獨自操作完成。醫(yī)院項目檔案管理人員往往身兼數(shù)職，舊檔案基數(shù)龐大，新檔案與日俱增，難免出現(xiàn)心有余而力不足的情況。

（二）從資料收集的角度出發(fā)。信息化辦公系統(tǒng)的搭建和數(shù)據(jù)更新維護需多方參與。醫(yī)院內(nèi)部，基建部門常為項目建設(shè)主要實施和管理部門，但項目建設(shè)還涉及信息、設(shè)備、后勤、宣傳等多部門參與，可能存在收集盲區(qū)，資料收集難免出現(xiàn)大而不全的情況。醫(yī)院外部，需要勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位的配合，而對新系統(tǒng)使用方式方法的學(xué)習(xí)以及項目日常情況的更新均會增加相應(yīng)工作人員的額外工作量，在具體推進時難免遭遇抵觸情緒，從而影響信息系統(tǒng)的使用效果。

（三）從儲存介質(zhì)角度出發(fā)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案一樣，其保存期限并非永久。理論上固態(tài)硬盤、移動硬盤、光盤等存儲介質(zhì)均具有較強穩(wěn)定性，只要環(huán)境條件適合，均能長期保存海量數(shù)據(jù)。但實際情況中，要保證儲存環(huán)境長期恒定并非易事，酸堿度、溫濕度、強磁場的變化，都能引起盤面的涂料變化，扇區(qū)損壞。同時移動硬盤抗摔打、抗震性能較差，都有可能造成儲存數(shù)據(jù)丟失的可能。

（四）從風(fēng)險管控的角度出發(fā)。電子檔案也存在安全風(fēng)險管理的問題，表現(xiàn)為在開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，數(shù)據(jù)資源容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的攻擊。盡管當(dāng)下一些企業(yè)開始使用殺毒軟件，對網(wǎng)絡(luò)安全起到一定的保護作用，但是這種維護系統(tǒng)需要及時更新和升級，需要花費大量的資金。另外，部分企業(yè)管理者不重視技術(shù)安全更新和換代，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案資源面臨較大的風(fēng)險隱患。

四、面對挑戰(zhàn)的應(yīng)對策略

（一）完善制度明確責(zé)任。一是進一步完善電子檔案和信息化系統(tǒng)管理制度。明確收集范圍，解決哪些應(yīng)收、誰來收、如何收的問題，并把相關(guān)工作納入年度考核內(nèi)容；二是明確責(zé)任。明確對接單位主要負(fù)責(zé)部門，主要對接人，將責(zé)任落實到人頭，落到實處；三是注意多部門聯(lián)動，增強工作的主動性。主動對接醫(yī)院相關(guān)部門，同一項目多角度分析收集，尤其是各類協(xié)調(diào)會議、圖紙會審、設(shè)計變更等需多方參與的情況，確保檔案的全面性、完整性。

（二）加強人才隊伍建設(shè)。加強對醫(yī)院電子檔案和系統(tǒng)管理人才的培養(yǎng)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理部門對從業(yè)人員的要求也越來越高。一方面，需要從業(yè)人員自身具有較強的信息識別意識；另一方面，需要從業(yè)人員擁有較強的電子信息技術(shù)運用能力，醫(yī)院應(yīng)加強對綜合型電子檔案管理人才的培養(yǎng)。醫(yī)院應(yīng)為檔案管理人員參與更多培訓(xùn)課程提供條件，拓展其視野，提高其綜合業(yè)務(wù)能力。

（三）加強安全風(fēng)險管控。保障項目相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的安全性。通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸加密、認(rèn)證、密鑰等安全措施實現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的安全傳輸和存儲。尤其是信息化系統(tǒng)，針對不同層次的用戶，設(shè)定不同級別的用戶權(quán)限，保證系統(tǒng)安全性及數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。可借助專業(yè)力量對系統(tǒng)和服務(wù)器進行定期維護、升級，查殺病毒木馬，保障安全性。對于儲存的檔案應(yīng)多處備份、異地備份，應(yīng)定期對磁性載體進行抽樣檢測，對照目錄查看文件是否殘缺、損壞，必要時擴大抽檢范圍。

（四）在實踐中檢驗檔案管理質(zhì)量。注重提升電子檔案的利用率，建立信息系統(tǒng)，為檔案內(nèi)容的查詢和使用提供便利。常用常新，用實踐來指導(dǎo)和檢驗檔案管理工作是否滿足現(xiàn)實需求，也通過項目檔案作用的發(fā)揮來增強單位項目檔案意識?；诖耍椖啃畔⒒到y(tǒng)平臺的建立已成為許多綜合性三甲醫(yī)院志在必行的選擇。

五、信息系統(tǒng)電子化辦公實踐探索

（一）開展的意義。綜合性三甲醫(yī)院項目管理主要面臨多項目、多參建方的建設(shè)現(xiàn)狀，建設(shè)規(guī)模大、周期長、資金量大、成本控制嚴(yán)格、審批手續(xù)繁瑣。醫(yī)院要實現(xiàn)對項目全過程的有效控制和管理，面臨職責(zé)多、任務(wù)重、難度大的挑戰(zhàn)。在此背景下，德陽市人民醫(yī)院開始計劃搭建一個實用、信息共享的管理信息系統(tǒng)，其能夠提高基建管理工作質(zhì)量和效率，強化建設(shè)過程規(guī)范性，加強廉政建設(shè)，強調(diào)基建工作的全盤性、計劃性，實現(xiàn)工作的流程化、信息化、痕跡化，對提高基建工作效率和管理水平具有重大意義。同時，現(xiàn)今國內(nèi)新冠疫情仍然存在零星散發(fā)態(tài)勢，在常態(tài)化做好疫情防控的今天，數(shù)字化辦公大幅減少了人員面對面交流的需要，其優(yōu)勢同樣得以體現(xiàn)。

（二）予以基礎(chǔ)保障。醫(yī)院為保障信息系統(tǒng)和電子化辦公工作的順利開展，應(yīng)給予兩方面的基礎(chǔ)保障：一是予以資金保障。檔案資料信息化具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性，尤其在建設(shè)初期，對軟、硬件均有一定要求，后期服務(wù)器、系統(tǒng)的維護也需借助第三方專業(yè)團隊的協(xié)助。因此，醫(yī)院可將相關(guān)費用納入年度預(yù)算，投入一筆長期、穩(wěn)定的資金，為檔案資料的電子化及信息化運用奠定扎實的基礎(chǔ)。二是予以制度保障。沒有規(guī)矩，不成方圓，特別是針對信息化運用的工作細則，應(yīng)凸顯其特點，如訪問權(quán)限規(guī)定、安全維護規(guī)定、服務(wù)器管理規(guī)定等，并將責(zé)任層層分解，落實到人，以此確保醫(yī)院電子檔案管理和應(yīng)用的制度化和規(guī)范化。

（三）醫(yī)院基建項目信息化系統(tǒng)開發(fā)運用。1.前期系統(tǒng)部署。該工作是一個千頭萬緒、逐步探索的過程，醫(yī)院可尋求第三方專業(yè)單位參與系統(tǒng)平臺和組織構(gòu)架搭建工作。數(shù)據(jù)庫的搭建應(yīng)穩(wěn)扎穩(wěn)打，逐步實施。醫(yī)院可先行挑選較大或典型的基建項目，將項目立項數(shù)據(jù)、報批報建標(biāo)準(zhǔn)流程、項目概算數(shù)據(jù)、合同簽約金額、總控進度計劃數(shù)據(jù)、會議紀(jì)要、項目施工關(guān)鍵節(jié)點資料等數(shù)據(jù)維護到系統(tǒng)。2.系統(tǒng)模塊建立。按照基建推進順序和主要內(nèi)容進行全方位梳理，系統(tǒng)平臺可分為11個模塊：項目前期管理、設(shè)計管理、項目投資管理、項目采購管理、合同管理、洽商變更、施工管理、溝通聯(lián)系管理、項目進度管理、質(zhì)量安全管理、驗收管理。根據(jù)實際需要，每個模塊向下再形成子項，如洽商變更還可以再細分為設(shè)計變更、經(jīng)濟簽證單、技術(shù)核定單等。確保所有重點環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點均納入模塊，從而保障后續(xù)項目檔案資料錄入的完整性和全面性。3.賬號權(quán)限分配。醫(yī)院可根據(jù)項目管理組織成員構(gòu)架，賦予人員對應(yīng)權(quán)限，發(fā)放賬號和密碼。外部參建單位人員基數(shù)大且流動性強，有勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等各參建方，建議每個單位發(fā)放一個賬號，由各單位指定的負(fù)責(zé)人管理，統(tǒng)一協(xié)調(diào)資料的錄入和使用工作。同時，結(jié)合人員的職位、職權(quán)，不同人員在不同模塊具有不同權(quán)限，可分為：不可看、可新建、可查看與己相關(guān)、可查看所在部門所有數(shù)據(jù)、可查看與己相關(guān)項目數(shù)據(jù)、可查看所有。4.多場景應(yīng)用和反饋機制。項目數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用空間得以拓展，包含電腦端、手機端、平板端，對項目情況的掌握和管理不再局限于現(xiàn)場。發(fā)起流程、申請批復(fù)、現(xiàn)場情況檢查、設(shè)備和材料檢驗單、數(shù)字化簡報等均可在系統(tǒng)中完成，實現(xiàn)無紙化辦公。參建各方能及時通過文字、圖片、影像資料等方式上傳項目最新成果文件和現(xiàn)場情況。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、臨床使用科室、后勤管理部門可通過系統(tǒng)實時掌握項目推進進度。針對院方發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)方也可以第一時間作出調(diào)整或解決，并通過系統(tǒng)予以即時反饋。以上所有工作均通過系統(tǒng)自動留痕，真正做到了項目資料有記錄、好查找、可追溯。5.長效機制建設(shè)。信息化平臺的運用還可延伸到項目運營、維護階段。單位應(yīng)讓數(shù)字化內(nèi)容的建立、使用、維護形成長效機制，讓數(shù)據(jù)庫的價值得以持續(xù)發(fā)揮。項目結(jié)束后，建設(shè)單位將項目電子檔案數(shù)據(jù)作為數(shù)字化資產(chǎn)移交給運營單位，為建成后的項目運維提供參考與決策性數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了“建養(yǎng)一體化”。后期運營中，基于電子檔案大數(shù)據(jù)建立病害分析模型，指導(dǎo)后續(xù)中修大修，并且反向驗證設(shè)計情況，為其他改擴建項目優(yōu)化設(shè)計方案提供借鑒，從而進一步發(fā)揮數(shù)字資源輔助決策和參考的價值。詳情見圖1。醫(yī)院項目信息化系統(tǒng)開發(fā)運用是一個逐步探索的過程，目前相關(guān)工作仍在不斷完善之中，雖不能全面總結(jié)系統(tǒng)實施情況，但從目前來看，已經(jīng)起到了管理信息化、規(guī)范化、流程化的示范作用，對于新項目的開展具有一定借鑒意義。

六、結(jié)語

檔案資源建設(shè)管理既是黨和國家對檔案部門和檔案人的職責(zé)要求，也是單位開展工作時參考和決策的重要依據(jù)，更是人民群眾的現(xiàn)實需要，豐富、完整、高效、安全的檔案資源系統(tǒng)將惠及社會發(fā)展的方方面面。開展電子檔案信息化系統(tǒng)平臺工作是推動全流程電子檔案體系建設(shè)的基礎(chǔ)和前提，也是打通全流程數(shù)字化辦公的關(guān)鍵之舉，對于促進檔案資源工作全面、可持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展具有重要的意義。

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作者:陳俊杰 單位:德陽市人民醫(yī)院