水利工程檔案管理問題與對策探析

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摘要：水利工程建設規(guī)模的逐漸擴大以及水利事業(yè)發(fā)展速度的加快，對新時期檔案管理工作提出了更高的要求。為進一步滿足有關管理工作高效開展的要求和提升檔案管理的潛在應用價值，有必要深入探討應用過程中這類體系存在的問題，在此基礎上找出符合適用性要求的對策，以保證水利工程建設時檔案管理的有效性。因此，文章闡述了水利工程檔案的內(nèi)容及其構(gòu)成，從管理職責、體系、意識等方面解析檔案管理存在的主要問題，為了實現(xiàn)最大化檔案管理利用價值提出主要問題的處理對策。

關鍵詞：檔案管理；主要問題；對策探析；水利工程

引言

我國經(jīng)濟社會的高速發(fā)展在一定程度上推動了水利行業(yè)建設水平的提升，同時對工程建設提出了越來越嚴格的要求，水利工程檔案管理工作逐漸引起人們的關注。依據(jù)檔案管理體系應用現(xiàn)狀及其功能特性，深入分析其存在的問題和對策，可以更加充分的發(fā)揮水利工程檔案管理的實際作用，為后續(xù)工程管理和質(zhì)量評價提供可靠依據(jù)，并為水利行業(yè)的長效發(fā)展奠定基礎。因此，為保證相關工作能夠有序落實及更加顯著的發(fā)揮檔案管理的價值，水利企業(yè)應完善管理體系、強化管理意識，將檔案管理工作安排專業(yè)人員負責[1-2]。為了提升水利工程檔案的應用效果和利用效率，有必要全面了解與之相關的內(nèi)容。一方面，水利工程檔案存在完整配套性、適用性、法制性、種類多、內(nèi)容廣等特點，可以紀錄與整理工程建設信息，拓展建設事業(yè)長效發(fā)展及促進水利建設處于良好狀態(tài)；另一方面，在竣工驗收、質(zhì)量評定、工程建設控制等環(huán)節(jié)均涉及到水利工程檔案，可為工程設計、科技技術創(chuàng)新研究、工程運營期的管理與維護等提供重要的參考依據(jù)。所以，為滿足水利工程安全運行要求應高度重視檔案存儲信息資源的高效利用，最大程度的發(fā)揮檔案材料的應用價值。研究分析水利工程檔案管理相關內(nèi)容時，必須先了解管理體系的基本構(gòu)成，組成工程檔案管理體系的要素有：檔案管理制度、管理機構(gòu)、管理技術、管理人員。1）檔案管理制度隸屬于水利工程的范疇，像行業(yè)標準、國家標準、國家強制性法律法規(guī)及地方性法規(guī)等。2）檔案管理機構(gòu)保證了制定與實施管理計劃的有效性，水利工程各參建單位檔案管理部門、國家檔案行政管理部門等機構(gòu)提供了專業(yè)保障。3）檔案管理技術為高效完成管理工作提供了技術支持，綜合考慮檔案利用、保管、整理、收集等內(nèi)容，豐富了檔案管理的工作方法。4）為進一步提升專業(yè)化檔案管理水平應重視管理人員綜合素質(zhì)，針對專業(yè)性強的工作充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢[3-4]。因此，水利工程檔案管理在項目建設過程中發(fā)揮著重要作用，通過加強施工現(xiàn)場管理、減少施工安全質(zhì)量事故、保證項目建設質(zhì)量和檔案管理的規(guī)范性，更好的推動水利事業(yè)的健康發(fā)展。

1水利工程檔案管理存在的問題

1.1管理意識方面

水利工程建設項目涉及到的工作內(nèi)容比較多，施工環(huán)節(jié)較為復雜，做好檔案管理工作可為后續(xù)質(zhì)量評價和工程管理提供精確依據(jù)。但是，部分人員在檔案管理過程中并未認識到該項工作的重要作用，缺乏專業(yè)的管理人才且檔案管理意識薄弱。工程實踐中，檔案管理存在的問題往往未能引起承包人員的重視，從而限制了檔案管理的時效性和管理水平的提升，對工程項目的順利實施造成極為不利的作用。

1.2管理體系方面

項目建設過程中涉及多個管理部門和專業(yè)技術人員，工程質(zhì)量在很大程度上取決于這些部門及人員的專業(yè)素養(yǎng)。在解決檔案管理存在的相關問題時，由于各個部門和人員綜合素質(zhì)的差異難以形成一個完整的檔案管理體系。此外，水利工程的施工環(huán)節(jié)較多、建設工期較長，缺乏能夠有效指導工程檔案管理工作的管理體系，無法保證檔案管理的順利實施和最終管理效果的實現(xiàn)[5]。1.3管理職責方面水利工程建設企業(yè)未設定專門的檔案管理機構(gòu)，日常的檔案管理工作一般由責任和施工部門設定的臨時機構(gòu)負責，由此導致各部門之間的權(quán)責不清、認識不全等問題。部門之間的交流不深且關系比較混亂，檔案管理鉸接不符合要求、檔案管理過程不規(guī)范。例如，在交接及撤銷部分檔案時，因臨時機構(gòu)未將其納入交接的范疇而出現(xiàn)重要信息丟失的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)丟失重要建設資料的問題。

1.4其它方面

由于管理人員綜合素質(zhì)有待提高、缺乏適用性的管理技術，從而使得水利工程檔案管理工作的技術含量不斷減少，這對進一步提升檔案管理水平產(chǎn)生明顯的制約，主要體現(xiàn)在以下方面：1）因檔案收集工作的開展不及時、缺乏深入的思考，無法充分發(fā)揮檔案管理體系的作用，檔案管理技術含量不斷減少。2）因綜合考慮檔案管理功能特性及其特點存在不足，導致檔案保管與整理不科學，這加大了檔案管理出現(xiàn)問題的概率，對提升管理水平產(chǎn)生制約作用。3）由于未能全面了解水利工程檔案高效利用的要求、自身特性，也會減少檔案管理的技術優(yōu)勢及其利用水平[6]。此外，由于部分管理人員基本素質(zhì)有待提高、專業(yè)能力存在不足，無法保障具體實施時檔案管理的專業(yè)性，由此降低其功能價值。

2水利工程檔案管理常規(guī)問題的對策

2.1強化檔案管理意識

檔案工作與檔案意識間存在相互促進、彼此制約的作用管理，檔案工作順利開展的關鍵與重要前提就是樹立牢固的檔案意識。為有效提升檔案管理水平必須做好檔案管理宣傳工作，通過宣傳教育讓全體職工認識到水利工程檔案管理的重要地位，從思想上提升管理人員的重視程度，由此保證后續(xù)項目的順利實施。建議水利部門將檔案管理納入水利工程建設管理體系，真正做到工程施工與檔案形成同步、工程進度監(jiān)督與檔案建設同步、項目立項與檔案收集同步、工程驗收與檔案驗同步的四同步目標。從根本上保證檔案管理與項目建設各個時期的同步實施，在工程建設、設計、監(jiān)理、施工和驗收等環(huán)節(jié)始終貫穿檔案管理工作，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性，為項目竣工驗收及檔案再利用提供依據(jù)。此外，按時紀錄工程建設情況以保證檔案資源的完整性，注重保護重要資源以防止丟失；針對管理失誤或檔案丟失等問題制定完善的獎懲制度，對有關人員追究相應的責任；制定職責體系強化檔案管理意識，落實水利工程檔案管理工作以提升整體管理水平[7]。

2.2擴充檔案采集方式

當前，水利項目建設工期短則半年、長則2-3年，建設過程中檔案管理涉及到的內(nèi)容較多，對此可以適當擴充檔案采集渠道和方式以保證工程檔案的完整性。對于工期較短的水利項目，應對工程建設進度及時跟蹤并有針對性的采集檔案資料，在確保檔案管理質(zhì)量的情況下減少工作量；對于工期較長的水利項目，應結(jié)合工程施工進度采取其他收集方式，依據(jù)檔案采集體系整理水利工程檔案信息，在保證檔案信息真實性、完整性的情況下提升檔案管理效率。項目建設時，施工人員和設計人員為全面了解工程信息的主要對象。因此，在不影響施工進度的條件下可以引導施工及設計人員，參與檔案采集活動中以獲取相關的信息數(shù)據(jù)，這樣可以保證檔案管理質(zhì)量以及提升檔案信息的精準性、真實性。

2.3完善檔案管理體系

1）為確保檔案管理質(zhì)量必須增強管理人員的綜合實力和專業(yè)水平，這就要求管理人員認真學習水利工程檔案管理知識，不斷提升自身主觀能動性以及樹立良好的創(chuàng)新與安全意識，強化思想意識以更好的滿足檔案管理工作要求；此外，檔案管理人員還要掌握一定的計算機操作技能，定期參與學習活動以提升檔案管理水平，增強自身綜合實例和管理能力。2）完善的檔案管理體系為保證管理工作順利實施的重要基礎，結(jié)合自身實際狀況有關部門定期組織學習檔案管理知識，不斷探索新的方式提升檔案管理的時效性。同時，為了滿足水利工程發(fā)展要求和進一步提升工程建設管理水平，各參建方應積極建設信息化檔案管理體系，綜合應用各類信息技術充分連接各個工作環(huán)節(jié)。3）檔案的利用與查找利用傳統(tǒng)的方法難以實現(xiàn)時，考慮到檔案數(shù)量多、查找過程復雜的實際情況，可以引入先進的現(xiàn)代化管理設備，充分發(fā)揮計算機功能對檔案資料編號、整理，采用索引功能實現(xiàn)檔案的快速調(diào)閱及減少管理工作量；計算機技術的網(wǎng)絡連接功能顯著提升了檔案的交流與共享水平，有助于最大程度的發(fā)揮檔案功能，屬于實現(xiàn)現(xiàn)代化、自動化檔案管理和系統(tǒng)、科學、快速管理檔案的有效方法。總體而言，通過完善的管理體系為實現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化檔案管理的重要依據(jù)，為保證水利工程順利實施提供支持。

2.4加強各部門合作

1）明確檔案管理的重要地位。采用現(xiàn)代化宣傳手段和技術提升全體職工管檔用檔的意識，將檔案管理的重要性利用微信、微博等現(xiàn)代化手段傳遞至各個部門，采用現(xiàn)代化技術積極宣傳檔案管理方法和方案，提升宣傳的實用性和趣味性。2）制定職責體系明確檔案管理工作職責[8]。各個部門配合、支持水利工程檔案管理工作，通過完善協(xié)調(diào)配合體系和檔案管理規(guī)章制度，實施總負責人明確、上級部門科學領導的職責機制，各參建部門及全體人員全面認識自身職責，向總負責人按照規(guī)定的時間要求匯報相應的工作。針對檔案移交及管理過程中出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象，嚴格按照職責追究制度給予相應的處罰，對于表現(xiàn)良好的人員進行相應的獎勵，采取這種方式可以有效提升檔案管理水平和職工的工作積極性。水利工程建設的各個環(huán)節(jié)均會形成工程檔案，建設初期應整合檔案管理、信息采集流程及明確職責體系，施工質(zhì)量及進度檢查階段應核查施工管理、檔案采集等內(nèi)容，結(jié)合工程建設要求發(fā)現(xiàn)存在的問題，及時處理有關問題以保證管理目標的實現(xiàn)。

3結(jié)論

綜上分析，為推動水利事業(yè)的發(fā)展與建設必須全面落實檔案管理工作，針對管理過程中存在的問題實施一系列的管理對策，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率，并為順利實施管理工作提供專業(yè)技術支持。為保證檔案管理質(zhì)量就要構(gòu)建科學的檔案管理體系，高度重視檔案管理工作，強化管理人員思想意識以及明確各部門的管理職責，通過加強各部門間的交流與合作，為促進我國水利事業(yè)長效發(fā)展以及水利工程檔案管理工作順利實施提供重要保障。

參考文獻:

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作者：李建立 單位：沈陽市勝豐水利建筑工程有限公司