教學(xué)秘書工作在教育教學(xué)管理的特點(diǎn)

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1教學(xué)秘書工作的內(nèi)容和性質(zhì)

1.1內(nèi)容

教學(xué)秘書在高職院校日常教學(xué)管理起到上傳下達(dá)、聯(lián)系左右的重要的作用，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量關(guān)系到高職院校的教學(xué)管理質(zhì)量。通過教學(xué)秘書的服務(wù)工作，可以加強(qiáng)學(xué)校教育管理部門和班級(jí)以及教師和學(xué)生之間的聯(lián)系等。教學(xué)秘書擔(dān)任著信息傳遞員和加工員的工作，可以反饋教學(xué)狀況的信息，傳遞教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的信息。教學(xué)秘書工作從屬教務(wù)處和二級(jí)學(xué)院的雙重領(lǐng)導(dǎo)，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)管理日常教學(xué)活動(dòng)，主要包括：①向教學(xué)基層傳遞高職院校的教學(xué)管理信息，例如教學(xué)秘書需要及時(shí)向各個(gè)教師傳遞教學(xué)改革政策的內(nèi)容。②協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)，完善人才培養(yǎng)的具體計(jì)劃。③以高職院校人才培養(yǎng)計(jì)劃為基礎(chǔ)，安排各個(gè)專業(yè)的教學(xué)課程。④制定每個(gè)學(xué)期不同專業(yè)的教學(xué)課標(biāo)。⑤統(tǒng)計(jì)高職院系各種教學(xué)教材，有序落實(shí)教學(xué)工作。⑥負(fù)責(zé)安排和協(xié)調(diào)期末考試。⑦協(xié)調(diào)安排學(xué)生的補(bǔ)考和重修等。⑧審核畢業(yè)生。⑨日常評(píng)估和檢查高職院校的教學(xué)工作，進(jìn)一步發(fā)展教學(xué)工作。⑩面對(duì)各種校園突發(fā)事件，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作人員妥善處理?？傊呗毥虒W(xué)秘書的工作是非常復(fù)雜的。

1.2性質(zhì)

高職院校的教學(xué)秘書工作性質(zhì)就有個(gè)性化特征，第一方面具有輔助性，高職院校的教育目標(biāo)是培養(yǎng)應(yīng)用型人才，培養(yǎng)應(yīng)用型人才的過程中，需要統(tǒng)一聯(lián)系各種教學(xué)因素，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)聯(lián)系各種因素，對(duì)于高職教學(xué)工作起到輔助作用。第二方面具有從屬性，教學(xué)秘書的所有工作都要為教學(xué)提供服務(wù)，工作目標(biāo)是促進(jìn)教學(xué)運(yùn)行，提高教學(xué)秩序的穩(wěn)定性。第三方面具有服務(wù)性，教學(xué)秘書具有服務(wù)性，不僅要向高職院校領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，同時(shí)還要向高職院校的師生提供服務(wù)。

2高職教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)

2.1全面性

教學(xué)秘書是高職院校二級(jí)學(xué)院管理工作的重點(diǎn)，負(fù)責(zé)安排教學(xué)課程，同時(shí)還負(fù)責(zé)監(jiān)督和控制教學(xué)質(zhì)量，組織管理各種實(shí)踐教學(xué)，甚至也可以評(píng)定教師的工作成績，整理和保管學(xué)生的學(xué)籍檔案等。高職院校教學(xué)改革和教學(xué)研究等都需要教學(xué)秘書的參與，因此教學(xué)秘書是高職院校二級(jí)學(xué)院工作的重要一部分，與高職院校二級(jí)學(xué)院各個(gè)環(huán)節(jié)和部門都具有密切的聯(lián)系。

2.2服務(wù)性

高職院校二級(jí)學(xué)院教學(xué)管理工作關(guān)系到每個(gè)教師和學(xué)生的切身利益，對(duì)于學(xué)校二級(jí)學(xué)院教學(xué)工作的各個(gè)方面都具有較大的影響，教學(xué)秘書需要樹立服務(wù)意識(shí)，為廣大的師生提供服務(wù)。教學(xué)秘書是高職院校的基本單元，他們直接參與到教學(xué)一線工作，因此教學(xué)秘書涉及每個(gè)教師和每個(gè)班級(jí)以及每一堂課。同時(shí)高職院校工作的主體和核心就是教學(xué)秘書，教學(xué)秘書的教學(xué)工作和教學(xué)手段等關(guān)系到高職教研工作的質(zhì)量，高職院校的各個(gè)方面都和教學(xué)秘書工作具有密切的關(guān)系。

2.3溝通協(xié)調(diào)性

教學(xué)秘書負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)高職院校各個(gè)部門的工作，配合各項(xiàng)工作的時(shí)間，配合行動(dòng)和數(shù)量。教學(xué)秘書協(xié)調(diào)處理多個(gè)部門和成員，使其可以相互配合，提高高職院校教學(xué)管理工作的效率。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)溝通協(xié)調(diào)院系部和教務(wù)處以及各個(gè)職能部門，為了巧妙處理各個(gè)部門的工作，需要提高教學(xué)秘書溝通協(xié)調(diào)能力，準(zhǔn)確處理部門之間的工作。

3教學(xué)秘書在高職教育教學(xué)管理當(dāng)中的作用

3.1促進(jìn)教學(xué)常態(tài)化發(fā)展

高職教育不斷發(fā)生變化，注重提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，因此高職院校需要?jiǎng)?chuàng)新人才培養(yǎng)模式，而教學(xué)秘書需要協(xié)助和執(zhí)行高職院校的教學(xué)管理工作，提升高職教育教學(xué)工作的可持續(xù)性，實(shí)現(xiàn)常態(tài)化發(fā)展。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，高職教學(xué)工作也面臨著轉(zhuǎn)型機(jī)遇，教學(xué)秘書提升自身素質(zhì)，有利于規(guī)劃高職教學(xué)工作，建立成熟的教學(xué)方案，落實(shí)互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)模式。例如構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)+教學(xué)模式的過程中，教學(xué)秘書需要提供準(zhǔn)確的教學(xué)信息，利用調(diào)查反饋制定互聯(lián)網(wǎng)教學(xué)平臺(tái)。通過教學(xué)秘書工作，可以加強(qiáng)高職教學(xué)工作和社會(huì)實(shí)踐的聯(lián)系，高職院校的教學(xué)目標(biāo)是培養(yǎng)應(yīng)用型人才，高職院校需要根據(jù)社會(huì)發(fā)展情況調(diào)整教學(xué)方案，教學(xué)秘書負(fù)責(zé)調(diào)整教學(xué)方案，因此教學(xué)秘書可以提高高職教育的社會(huì)性。

3.2提高教學(xué)質(zhì)量

教學(xué)秘書需要承擔(dān)教學(xué)管理職能，利用教學(xué)秘書保障高職教學(xué)質(zhì)量。首先教學(xué)秘書需要全過程監(jiān)督和控制高職教學(xué)的整個(gè)過程，根據(jù)教學(xué)過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。教學(xué)秘書屬于教學(xué)管理人員，需要及時(shí)掌握教學(xué)過程的缺陷，接受學(xué)生和教師對(duì)于教學(xué)過程的反饋，教學(xué)秘書向領(lǐng)導(dǎo)反映建設(shè)性的建議，最終提高高職教學(xué)水平。教學(xué)秘書需要為教學(xué)工作提供服務(wù)，可以增強(qiáng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)溝通學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師以及學(xué)生，教學(xué)秘書直接面對(duì)著學(xué)生，和學(xué)生具有密切的聯(lián)系，教學(xué)秘書需要參與到課程調(diào)整和教學(xué)活動(dòng)當(dāng)中，這樣有利于幫助學(xué)生學(xué)習(xí)。開展教學(xué)秘書工作有利于提高學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性，增強(qiáng)學(xué)生的學(xué)習(xí)激情。

3.3協(xié)調(diào)上下級(jí)

教學(xué)秘書負(fù)責(zé)溝通各個(gè)職能部門，通過教學(xué)秘書和教研室以及教師學(xué)生的溝通，落實(shí)學(xué)校下達(dá)的任務(wù)和工作。教學(xué)秘書不僅需要檢查評(píng)價(jià)各位教師的教學(xué)成果，同時(shí)又要接受學(xué)校的監(jiān)督，通過院系的競爭考評(píng)。教學(xué)秘書在高職院校當(dāng)中發(fā)揮著橋梁和紐帶的作用，可以溝通上下級(jí)，暢通各個(gè)職能部門的關(guān)系，教學(xué)秘書需要保證工作的靈活性和應(yīng)變性，充滿熱情地完成相關(guān)工作。

3.4規(guī)范化管理教學(xué)檔案

高職院校在長期發(fā)展過程中形成了教學(xué)檔案，教學(xué)檔案記錄高職院校的教學(xué)過程。教學(xué)秘書負(fù)責(zé)整理和收集教學(xué)檔案。因?yàn)榻虒W(xué)秘書長期處于教育管理的一線，他們熟悉各種基層教育活動(dòng)，同時(shí)又負(fù)責(zé)溝通上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，因此在教學(xué)檔案管理當(dāng)中，教學(xué)秘書也發(fā)揮著重要的作用。一方面，教學(xué)秘書可以接觸各種教學(xué)資源，確定教學(xué)信息資源的價(jià)值，使教學(xué)檔案信息的準(zhǔn)確性不斷提升。例如教學(xué)秘書可以利用崗位優(yōu)勢，在檔案當(dāng)中納入教學(xué)政策調(diào)整，及時(shí)保護(hù)各種教學(xué)信息。另一方面，因?yàn)榻虒W(xué)秘書工作面非常廣，涉及很多工作崗位，因此他們非常熟悉各種教學(xué)信息資源，這樣有利于教學(xué)秘書整合教學(xué)信息資源，極大地提升高職檔案管理工作的科學(xué)性。

4高職教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)過程中存在的問題

4.1領(lǐng)導(dǎo)不夠重視

在高職教育教學(xué)管理工作當(dāng)中，教學(xué)秘書發(fā)揮著不可替代的作用，教學(xué)秘書可以保證高職教學(xué)的質(zhì)量和效率。當(dāng)前很多高職院校都設(shè)置了教學(xué)秘書的崗位，但是卻不夠重視教學(xué)秘書隊(duì)伍的素質(zhì)提升，因?yàn)楦呗氃盒Ｗ⒅嘏囵B(yǎng)高素質(zhì)的教學(xué)隊(duì)伍，輕視管理工作。很多高職院校領(lǐng)導(dǎo)不夠了解教學(xué)秘書的重要性，片面地認(rèn)為教學(xué)秘書只需處理一些日常工作，這種錯(cuò)誤的思想不利于高職教學(xué)秘書工作隊(duì)伍的發(fā)展。高職院校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視教學(xué)秘書崗位的人員配備和考核管理以及學(xué)習(xí)培訓(xùn)等方面，這樣極大地降低了高職教學(xué)秘書的工作積極性，導(dǎo)致他們?nèi)狈ぷ鲃?dòng)力，不利于順利開展高職教學(xué)管理工作。

4.2教學(xué)秘書素質(zhì)有待提升

高職教學(xué)秘書素質(zhì)參差不齊，高職教學(xué)秘書很少是畢業(yè)于秘書專業(yè)，這樣降低了高職教學(xué)秘書隊(duì)伍的專業(yè)性。針對(duì)教學(xué)秘書的人員配備，一方面是從事多年的老員工，另一方面是剛剛畢業(yè)上崗的年輕人員，此外還包括身兼兩職的專業(yè)教師。教學(xué)秘書來源廣泛，人員流動(dòng)性也比較大，很多人還沒有熟悉工作環(huán)境就開始轉(zhuǎn)崗，降低了整個(gè)高職教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性。因?yàn)楦呗毥虒W(xué)秘書崗位人員配備不充足，無法深入落實(shí)各項(xiàng)教學(xué)工作，教學(xué)秘書工作常常流于表面，不利于順利開展其他教學(xué)管理工作。

4.3管理水平比較低

高職院校近些年不斷擴(kuò)大生源，學(xué)生人數(shù)越來越多，這也增加了教學(xué)秘書的工作量。教學(xué)秘書不僅需要管理教學(xué)工作，還要輔助其他行政事務(wù)。教學(xué)秘書需要深入了解教學(xué)工作流程，協(xié)調(diào)處理學(xué)校各部門和師生的關(guān)系，合理安排各種事務(wù)。因此教學(xué)秘書還要具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，需要熟練使用各種現(xiàn)代化的辦公軟件，這樣才可以落實(shí)教學(xué)管理工作。因?yàn)榻虒W(xué)秘書的工作強(qiáng)度非常大，又缺乏培訓(xùn)機(jī)會(huì)，導(dǎo)致教學(xué)秘書管理水平不斷降低，在日常工作當(dāng)中很容易出現(xiàn)疏漏。

5建設(shè)高職教學(xué)秘書隊(duì)伍的建議

我國高等教育近些年高速發(fā)展，帶動(dòng)了教育功能和教育觀念等方面的轉(zhuǎn)變，因此我們需要重新審視高職院校教育管理工作，在最大程度上滿足社會(huì)需求和學(xué)生需要，把握當(dāng)前教學(xué)工作的新形勢，因?yàn)閷W(xué)生數(shù)量增多，工作量也驟增，教學(xué)事務(wù)變得越來越復(fù)雜，因此高職教學(xué)秘書需要充分發(fā)揮出工作的主動(dòng)性和能動(dòng)性，在實(shí)踐工作當(dāng)中不斷實(shí)踐和創(chuàng)造，探索出新的教學(xué)管理方式，促進(jìn)教學(xué)改革，增強(qiáng)自身的服務(wù)意識(shí)，提高自身素質(zhì)，為高職院校日常工作有序的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

5.1提高教學(xué)秘書的自身水平

（1）提高教學(xué)秘書的信息資源處理能力：教學(xué)秘書的工作內(nèi)容非常復(fù)雜，每天需要處理很多文件和資料等，這些信息資料涉及教學(xué)工作的落實(shí)情況。而不同資料的時(shí)效性和指導(dǎo)性都是不同的，教學(xué)秘書需要迅速處理這些資料，分門別類地收藏存檔材料，及時(shí)向院系領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并且要及時(shí)通知有關(guān)教師。與此同時(shí)，教學(xué)秘書需要全面地采集基層反饋信息，及時(shí)整理之后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，對(duì)于教學(xué)管理決策作進(jìn)一步調(diào)整和補(bǔ)充，最大程度地滿足教學(xué)需求。（2）提高教學(xué)秘書的溝通能力：教學(xué)秘書經(jīng)常參加各種高職院校的會(huì)議，需要和各種人員交流信息，因此教學(xué)秘書需要具備良好的溝通能力，教學(xué)秘書總是和各方面人員溝通和交流，為了暢通地溝通，教學(xué)秘書需要提高溝通的靈活性和應(yīng)變性，準(zhǔn)確地傳遞各種信息。（3）提高教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)合作能力：教學(xué)秘書需要協(xié)調(diào)多個(gè)部門和多個(gè)成員，需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)，因此教學(xué)秘書需要提前做好準(zhǔn)備，應(yīng)對(duì)各種應(yīng)急情況，避免發(fā)生意外。教學(xué)秘書幫助領(lǐng)導(dǎo)處理好各種事務(wù)，才可以順利落實(shí)院系工作。（4）提高計(jì)算機(jī)操作能力：當(dāng)前各個(gè)學(xué)校的各個(gè)部門都開始利用計(jì)算機(jī)辦公，逐步實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化綜合學(xué)科管理目標(biāo)。因此教學(xué)秘書需要熟練使用計(jì)算機(jī)，教學(xué)秘書處理日常事務(wù)的過程中需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，例如可以利用計(jì)算機(jī)完成教學(xué)工作的電子歸檔、管理學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、設(shè)置試題庫等。

5.2科學(xué)配備教學(xué)秘書隊(duì)伍

教學(xué)秘書在高職院校當(dāng)中發(fā)揮著重要的作用，再加上教學(xué)秘書工作量比較大，因此需要注重教學(xué)秘書的能力修養(yǎng)，高職領(lǐng)導(dǎo)需要重視教學(xué)秘書工作，給予教學(xué)秘書工作更多的人文關(guān)懷，促進(jìn)教學(xué)秘書隊(duì)伍穩(wěn)定發(fā)展。高職院校需要優(yōu)化教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，科學(xué)配置教學(xué)秘書任務(wù)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書工作的量化考核，制定科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)。高職院?？梢愿鶕?jù)學(xué)生比例配備教學(xué)秘書數(shù)量，通過科學(xué)的設(shè)置教學(xué)秘書崗位，才可以有序高效地落實(shí)教學(xué)秘書工作。高職院校可以引進(jìn)高素質(zhì)的人才，提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的工作水平，保障高職院校的教學(xué)質(zhì)量。

5.3加強(qiáng)培訓(xùn)

高職院校需要制定配套的制度體系，完善教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，科學(xué)規(guī)劃教學(xué)秘書的職業(yè)目標(biāo)。確定了工作制度之后，教學(xué)秘書可以根據(jù)崗位內(nèi)容和職責(zé)完成工作，并且可以獲得合理的待遇。此外需要重視績效考評(píng)這一方面，恰當(dāng)?shù)乩眠@一因素，有利于提高教學(xué)秘書的工作積極性，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況建立降級(jí)離職，慎重對(duì)待教學(xué)秘書的特性。同時(shí)需要充分尊重每個(gè)教學(xué)秘書的需求，完善崗位需求，在職稱評(píng)定和職務(wù)晉升方面，要保證教學(xué)秘書和其他崗位的工作人員擁有同樣的待遇，甚至可以向教學(xué)秘書崗位傾斜。例如高職院校應(yīng)該優(yōu)先考慮評(píng)聘業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的教學(xué)秘書，對(duì)待在教學(xué)秘書崗位達(dá)到一年并且有意向轉(zhuǎn)崗的教學(xué)秘書，應(yīng)該優(yōu)先安排轉(zhuǎn)崗，在政策上鼓勵(lì)教學(xué)秘書工作發(fā)展。此外高職院校要鼓勵(lì)教學(xué)秘書進(jìn)行學(xué)歷進(jìn)修，為他們提供良好的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，利用各種制度保障吸引更多的人才從事教學(xué)秘書工作。此外可以利用培訓(xùn)活動(dòng)等，促使教學(xué)秘書接觸更多的相關(guān)人員，這樣有利于高職教學(xué)秘書積極學(xué)習(xí)他人的先進(jìn)工作經(jīng)驗(yàn)，使自身管理水平不斷提升。

5.4完善評(píng)估和獎(jiǎng)勵(lì)制度

當(dāng)前很多教學(xué)秘書的工資待遇都比較低，在職務(wù)晉升等方面面臨著很多阻礙，這樣增加了教學(xué)秘書隊(duì)伍的不穩(wěn)定性，降低了教學(xué)秘書的工作積極性，無法提高教學(xué)秘書的工作效率。近些年高職院校不斷擴(kuò)招，這樣也大規(guī)模地調(diào)換了教學(xué)管理人員職位，導(dǎo)致教學(xué)管理隊(duì)伍非常不穩(wěn)定。教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性關(guān)系到高職院校整體的工作水平，穩(wěn)定教學(xué)秘書隊(duì)伍，才可以實(shí)現(xiàn)高職院校培養(yǎng)應(yīng)用型人才的目標(biāo)。因此高職院校需要建立科學(xué)的評(píng)估和獎(jiǎng)勵(lì)制度，鼓勵(lì)教學(xué)秘書的工作，使其可以在日常工作當(dāng)中投入充分的熱情，發(fā)揮出教學(xué)秘書的工作積極性和創(chuàng)造性。高職教學(xué)秘書工作比較繁雜，他們每天承受著較大的工作壓力，因此高職院校要肯定教學(xué)秘書的工作業(yè)績，以高職院校的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，量化教學(xué)秘書的工作，制定科學(xué)的薪資標(biāo)準(zhǔn)，利用多勞多得的方式提升教學(xué)秘書的工作積極性，保證教學(xué)秘書所得報(bào)酬符合他們的工作貢獻(xiàn)。

6結(jié)語

在教育改革的背景下，高職院校需要重視教學(xué)秘書的工作，拓展教學(xué)秘書的服務(wù)職能，滿足高職新常態(tài)發(fā)展的需求。高職教學(xué)秘書人員需要應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，提高自身綜合素質(zhì)，在工作崗位上獲得更大的發(fā)展，輔助高職教育系統(tǒng)培養(yǎng)更多的應(yīng)用型人才，為祖國的繁榮發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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作者：錢麗云 單位：江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院