大數(shù)據(jù)下數(shù)字化辦公在學(xué)籍管理中應(yīng)用

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摘要：大數(shù)據(jù)背景時代，信息化辦公與數(shù)字化辦公替代了原始的紙質(zhì)化辦公，但在高校的學(xué)籍管理中，仍存在大量紙質(zhì)檔，不利于存儲與查詢。文章對現(xiàn)有學(xué)籍管理模式的研究，提出了一種基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化學(xué)籍管理模式，三方協(xié)作、共同管理、及時反饋，能有效提高學(xué)籍管理效率。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；學(xué)籍管理；學(xué)籍管理模式；數(shù)字化辦公

0引言

隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和壯大，大數(shù)據(jù)技術(shù)已深入各個領(lǐng)域，無論是在教育領(lǐng)域還是在工業(yè)制造領(lǐng)域，大數(shù)據(jù)都是行業(yè)發(fā)展的重要支撐。而無紙化辦公則是信息化與網(wǎng)絡(luò)化時代的產(chǎn)物，利用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)無紙化線上辦公，是現(xiàn)代辦公方式的發(fā)展趨勢。結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)與無紙化辦公，給學(xué)籍管理迎來了機遇與便利，同時也帶來了技術(shù)的挑戰(zhàn)與觀念的破舊立新。

1大數(shù)據(jù)及數(shù)字化辦公在學(xué)籍管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

在學(xué)籍管理領(lǐng)域，數(shù)據(jù)是一項重要資源。隨著學(xué)生數(shù)量的累積與時間的推移，學(xué)籍信息的存儲、查詢、異動、更新等過程信息越積越多，紙質(zhì)辦公方式逐漸不能滿足學(xué)籍信息存儲的時限要求、質(zhì)量要求、容量要求[1]。而紙質(zhì)學(xué)籍管理方式在教育史上經(jīng)歷了長時間的沉淀，尤其是年齡稍長的學(xué)籍管理員，對計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的理解與使用僅僅局限于簡單的信息存儲的理念上，使得基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化辦公在學(xué)籍管理中起不到信息化普及在高校學(xué)籍管理中應(yīng)有的作用。不但沒有減少工作量、提高工作效率，反而增加了工作負(fù)擔(dān)，要把紙質(zhì)檔案錄進(jìn)系統(tǒng)存儲為電子檔案。為切實提高高校學(xué)籍管理的效率，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)下數(shù)字化辦公的學(xué)籍管理模式勢在必行。大數(shù)據(jù)時代就是對大量的、動態(tài)化的、能夠持續(xù)的數(shù)據(jù)通過新型的工具進(jìn)行分析，從而得出全新的、更具價值的信息。在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校學(xué)籍管理工作需要順應(yīng)時代、科技的發(fā)展進(jìn)行創(chuàng)新[2]。當(dāng)下，信息系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)的結(jié)合已經(jīng)代替了一部分人工管理，如利用信息技術(shù)手段將學(xué)生學(xué)籍信息存儲于足夠大容量的信息系統(tǒng)中，并實時記錄著學(xué)生的學(xué)籍狀態(tài)，使得學(xué)生學(xué)籍信息的查詢、移動更為便利[3]?，F(xiàn)階段，我國信息化教育水平不斷提高，高等教育蓬勃式發(fā)展，高校學(xué)生檔案爆發(fā)式增長，高校的學(xué)生學(xué)籍管理難度明顯增大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式存在的問題不斷凸顯，運用數(shù)字化管理模式對學(xué)生學(xué)籍信息進(jìn)行管理已經(jīng)成為必然趨勢[1]。

2大數(shù)據(jù)背景下高校學(xué)籍管理工作中存在的問題

2.1簡單地把人工+紙質(zhì)管理變成了信息系統(tǒng)+存儲管理

傳統(tǒng)的學(xué)籍管理是將學(xué)生學(xué)籍信息填入一張張學(xué)籍表中，再存入牛皮紙檔案袋中密封存儲，并把檔案袋存入專門的檔案室。當(dāng)學(xué)生有新的經(jīng)歷或?qū)W籍信息有變更時，再從檔案室找出檔案袋、拆封、更新、封裝、存入檔案室。隨著各高校信息化水平的提升，高校在學(xué)生入校時便為其建立電子檔案，把人工+紙質(zhì)管理變成了信息系統(tǒng)+存儲管理，當(dāng)學(xué)生學(xué)籍信息有變動時，先提交紙質(zhì)版，再把紙質(zhì)變更材料錄入信息系統(tǒng)，增加了學(xué)籍管理員的工作任務(wù)，實現(xiàn)了學(xué)籍信息的永久存儲。但在實時性與無紙化方面，并沒有實現(xiàn)真正的自動化辦公。

2.2未充分挖掘大數(shù)據(jù)應(yīng)用于學(xué)籍管理中的價值

大數(shù)據(jù)管理模式用于學(xué)籍管理，一方面能使學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出時更快捷，節(jié)省了裝袋、密封、郵寄等大量人力物力及時間，也使得調(diào)取學(xué)生檔案更方便，學(xué)生信息變更或找工作時，相關(guān)部門可直接通過授權(quán)對接的信息系統(tǒng)獲取學(xué)生學(xué)籍檔案。另一方面該模式下，海量的學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)匯聚到網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，相當(dāng)于建立了一個關(guān)于高校學(xué)生的龐大的數(shù)據(jù)庫，使得資源信息數(shù)字化[4]。學(xué)籍管理員可在這個龐大的數(shù)據(jù)庫中根據(jù)條件任意查找學(xué)生學(xué)籍信息、異動信息以及存檔過程信息，可避免在眾多檔案中花大量時間去尋找某個學(xué)生的檔案信息，使學(xué)籍管理數(shù)字化。利用信息技術(shù)提高管理效率，也在高效的管理中促進(jìn)高校信息化水平建設(shè)。

2.3紙質(zhì)檔案仍大量存在于學(xué)籍管理中

自有學(xué)籍檔案以來，紙質(zhì)檔案便一直跟隨著人類文明的發(fā)展而存在，每每提到檔案，我們的腦海中便不自覺地想到那一個油皮紙袋子，自己不能攜帶，不能查看，不能拆封，只能由專門的管理員進(jìn)行拆封。正因為這種根深蒂固的思想的存在，對信息化管理意識的欠缺。對學(xué)生學(xué)籍檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)與管理必要性認(rèn)知仍有欠缺，導(dǎo)致部分管理工作人員習(xí)慣于用紙質(zhì)介質(zhì)存儲學(xué)生檔案。甚至對于那些沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)、對計算機操作不熟練的管理員而言，紙質(zhì)檔案比電子檔案要方便。從數(shù)字化校園建設(shè)角度來看，學(xué)籍管理數(shù)字化程度低，不僅讓信息化系統(tǒng)成為擺設(shè)，不能快捷、高效地使用資源，也使得高校信息化建設(shè)得不到預(yù)期的效果。雖然高校已經(jīng)開始積極應(yīng)用數(shù)字化和信息化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，但是與國外先進(jìn)高校相比，國內(nèi)整體的學(xué)籍檔案管理工作的數(shù)字化程度還偏低[5]。在具體的檔案管理工作中，僅將書面檔案轉(zhuǎn)化為信息檔案，沒有充分認(rèn)識到大數(shù)據(jù)背景下無紙化辦公對學(xué)籍管理工作的重要意義。

3大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化辦公的學(xué)籍管理模式

3.1大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化辦公的學(xué)籍管理模式

大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化辦公的學(xué)籍管理模式是一種集成學(xué)生端、家長端與學(xué)院端的管理模式，學(xué)生端進(jìn)行異動申請，家長端同意后，轉(zhuǎn)入學(xué)院端，學(xué)院端審核同意后，由學(xué)籍管理員在系統(tǒng)中操作、發(fā)文、存檔并反饋。（1）學(xué)生端：由學(xué)生在學(xué)生端提出異動申請，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等，提交后信息傳入家長端，并短信提醒家長登錄家長端進(jìn)行信息確認(rèn)。家長簽署意見后，信息轉(zhuǎn)入學(xué)院端，如果家長簽署的是同意，則學(xué)院端進(jìn)行下一步簽字流程，如果家長不同意，直接反饋給學(xué)生端，并取消此次異動申請。異動申請流程如圖1所示。圖1異動申請流程（2）學(xué)院端：學(xué)院端在收到家長端提交的同意申請信息后，經(jīng)由輔導(dǎo)員、二級學(xué)院、教務(wù)處審核同意并確認(rèn)后，轉(zhuǎn)至學(xué)籍管理員進(jìn)行操作。若任何一個環(huán)節(jié)有不同意意見，則結(jié)束審核流程并返回審核不通過意見。學(xué)院端審核流程如圖2所示。（3）學(xué)籍管理員端：管理員在接收到異動申請后，按審核結(jié)論進(jìn)行處理，如形成正式文件、會簽并派發(fā)、完成系統(tǒng)操作、電子歸檔及將結(jié)論反饋學(xué)生、家長與二級學(xué)院相關(guān)人員。

3.2大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化辦公的學(xué)籍管理模式特點與優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化辦公的學(xué)籍管理模式采用閉環(huán)管理、三方協(xié)作、及時反饋等技術(shù)手段，較傳統(tǒng)學(xué)籍管理模式具有明顯優(yōu)勢。（1）可避免學(xué)生手持各種表格，貫穿于各棟辦公樓，找各個領(lǐng)導(dǎo)簽字。如休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、修改信息、轉(zhuǎn)專業(yè)等，學(xué)生不僅要到處跑，簽字審核的領(lǐng)導(dǎo)也不知道什么時候辦公室就會冒出一個學(xué)生來找簽字。（2）可充分利用信息化平臺及大數(shù)據(jù)，將紙質(zhì)檔案使用率減至最低，提高管理水平與管理質(zhì)量。減少紙質(zhì)檔案存檔壓力，提高管理效率與存檔質(zhì)量。（3）通過反饋渠道，及時將學(xué)生在校異動情況反反饋給學(xué)生本人、家長及輔導(dǎo)員，以便學(xué)生能及時獲得正確信息，家長能及時了解學(xué)生在校信息，輔導(dǎo)員能高效掌握學(xué)生信息。（4）能實現(xiàn)辦公自動化與學(xué)籍管理的無縫對接。學(xué)生進(jìn)校時就為每名學(xué)生建立電子檔案，學(xué)生學(xué)籍異動均由學(xué)生在網(wǎng)上進(jìn)行申請，并將信息與學(xué)生電子檔案相關(guān)聯(lián)。輔導(dǎo)員或?qū)W生工作處把學(xué)生在校期間表現(xiàn)信息及獎懲過程信息錄入并存儲于數(shù)據(jù)庫中，待學(xué)生畢業(yè)時，能快捷地調(diào)出每位畢業(yè)生的檔案信息，可打印，可授權(quán)交換，可加密傳遞，真正實現(xiàn)信息化學(xué)籍管理。

4結(jié)語

高校的學(xué)籍管理模式要跟上信息時代與大數(shù)據(jù)時展的步伐，高校必須積極轉(zhuǎn)變學(xué)籍管理理念，注重培養(yǎng)學(xué)籍管理創(chuàng)新思維，積極提升學(xué)籍管理水平以及持續(xù)加強對高校學(xué)籍管理系統(tǒng)的集成開發(fā)[6]。信息化辦公與數(shù)字化辦公是一種趨勢，也是信息技術(shù)時展的產(chǎn)物，不僅能有效地提高學(xué)生學(xué)籍檔案管理的效率，優(yōu)化學(xué)生學(xué)籍檔案管理的流程，減少高校對學(xué)籍檔案管理的人力物力支出，有利于高校學(xué)生學(xué)籍的管理，也是校園信息化建設(shè)水平的體現(xiàn)、是智慧校園建設(shè)的內(nèi)在要求。

作者:黃麗君 單位:廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院