中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善探究
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摘要：隨著相關部門對中職教育投入的增加，中職教育進入了一個快速發(fā)展的階段。在這樣的背景下，中職學校檔案管理工作完善的必要性逐漸凸顯，如何解決當前中職學校檔案管理中存在的問題，推動中職學校建設發(fā)展，成為新時期中職學校應重點研究的內容。本文就新時期中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀與完善措施進行分析，并提出相關建議，以期為中職學校今后的發(fā)展提供更為有效的檔案服務。
關鍵詞：中職學校；檔案管理；現(xiàn)狀；策略
檔案工作是推動學校教育發(fā)展的重要組成部分，同時也是教育事業(yè)改革的重要參考。檔案不僅記錄了中職學校的發(fā)展過程，同時還記錄了學校當前的各種情況。基于此，筆者認為中職學校應重視檔案管理工作的完善，結合學校檔案管理工作現(xiàn)狀，針對存在的短板落實相應的措施，借此來實現(xiàn)檔案內容的豐富性、可靠性，從而提升中職學校檔案管理工作的實效。
一、中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀
針對當前中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀分析，可以在很大程度上幫助我們及時采取有效的措施，加大對檔案管理工作的重視，確保檔案記錄內容的真實性，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況。
（一）相關人員對檔案管理工作不夠重視
為適應新時期的發(fā)展，中職學校領導應致力于校園硬件設施完善，但實際情況并不樂觀，相關檔案管理人員對檔案管理工作不夠重視。為推動中職學校檔案管理工作的開展，相關人員應具備良好的管理意識、創(chuàng)新的管理思維，并重視檔案管理工作。但根據相關調查資料來看，部分中職學校檔案管理人員的管理意識淡薄，對管理工作不夠重視，意識不到檔案管理在中職學校發(fā)展中的重要作用，難以實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化以及標準化。除此之外，在實際的檔案管理工作中，教學檔案管理是其中的重點內容，也因此受到更多關注，這也在一定程度上限制了學生檔案管理工作實效的發(fā)展，致使其無法進一步優(yōu)化管理體系。
（二）管理體系不完善
一套具有現(xiàn)實意義、較為完善的管理體系是中職學校檔案管理工作有效開展的重要保障。但根據現(xiàn)實情況來看，目前很多中職學校的檔案管理人員相對較少，多數(shù)由在校教師兼任，教師的工作重點在教學工作實效的提升上，很容易忽視檔案的管理，缺少專業(yè)管理人員是限制檔案管理工作發(fā)展的重要原因。除此之外，很多中職學校并沒有制訂一套行之有效的檔案管理體系，導致檔案管理工作缺乏科學的管理目標以及正確的引導，多個部門僅對本部門的檔案進行管理，這很容易造成檔案的缺失。
（三）信息化管理水平落后
在當前信息技術不斷發(fā)展的背景下，各類信息技術被應用于社會的各個領域，并表現(xiàn)出較強的優(yōu)勢，將其應用于檔案管理是時展的基本訴求，既可以簡化檔案管理工作的流程，還可以減輕相關管理人員的工作負擔，提升其工作效率。但以目前的實際情況來看，中職學校對檔案管理信息化不夠重視，而是將更多的注意力集中于招生、專業(yè)發(fā)展以及課程革新等幾方面，使得其他方面的管理內容被忽視。此外，一些學校對檔案工作發(fā)展的規(guī)劃指導不夠重視，很多學校存在資源配置不合理的現(xiàn)象，這在一定程度上限制了中職學校檔案管理信息化的發(fā)展。值得注意的是，學校在檔案管理人才培育、引入等方面也存在較大短板，并沒有重視校內信息化檔案管理團隊的建設，也沒有結合這一內容而制訂科學、有效的培訓與管理機制，這使得檔案管理人員的綜合素養(yǎng)、思維方式等方面存在問題，從而在一定程度上限制了檔案管理的有序發(fā)展。
二、中職學校提升檔案管理水平的策略
新時期為提升中職學校檔案管理的發(fā)展，提升工作人員工作效率，相關人員應結合當前檔案管理中存在的短板采取科學有效的措施，從而擺脫束縛，助力我國中職學校檔案管理的發(fā)展。筆者認為，相關人員可以從完善管理模式、強化制度建設、創(chuàng)新管理手段等幾方面入手。
（一）強化制度建設
筆者認為，為進一步推動中職學校檔案管理的有效發(fā)展，并解決當前檔案管理中的問題，中職學校以及相關管理人員要制訂并落實有效的管理機制與保障機制。首先，要提升學校檔案管理人員的工作質量與效率，其次，要保障其升級和轉型的必要支持。針對以上兩點內容，筆者認為中職學?？梢詮囊韵聨c入手，結合當前檔案管理工作發(fā)展的需要，制訂如下制度。第一，管理人員結合實際需求，建立切實可行的檔案管理制度。從整體角度來看，較為完善的檔案管理機制以及措施是保證中職學校檔案管理工作能夠有序進行的必要基礎，為提升檔案管理工作的實際效率，學校領導應樹立良好的檔案管理意識，規(guī)范檔案的分類情況以及歸檔情況，使中職學校檔案管理工作能夠有章可循。第二，建立檔案管理責任制，檔案資料的保存也是管理工作中的重要內容，為此，相關管理人員要對檔案進行統(tǒng)一的保存以及科學管理，有必要建立起檔案管理責任制，使管理人員能夠熟悉檔案管理工作，以積極的態(tài)度面對管理工作。除此之外，還要在責任制的前提下完善崗位職責、檔案資料保存制度，借此來為檔案管理工作的開展做好充分保障。第三，相關管理人員要根據當前學校檔案工作的具體內容與性質，建立具體、具有可實施性的策略，在這一過程中確定檔案管理工作發(fā)展的目標與重點任務，并規(guī)范管理方面的指導、運行和維護。第四，提高檔案管理制度建設的規(guī)范化，借助條例來明確相關管理人員的工作行為，還要建立行為標準平臺，如工作人員責任細化、網絡安全管理等，在具體的落實與實踐過程中不斷優(yōu)化、完善。
（二）重視檔案管理人員素質的提升
新時期背景下，為進一步推動檔案管理工作的開展，中職學校需要在檔案管理部門構建一支專業(yè)、綜合素養(yǎng)強的人才隊伍，借此來提升綜合管理水平。這就需要結合新時期檔案管理崗位的需求，對相關人員進行理論知識培訓。筆者認為，中職學校可以從以下幾個方面入手，進一步提升檔案管理人員的綜合素質：第一，進一步提高中職學校檔案管理人員的綜合素質，使其擁有更強的檔案管理意識，這樣他們可以在規(guī)定的范圍內及時更新自身思想、落實行動。中職學?？梢匝垯n案管理專業(yè)領域人才，由他們作為領軍人物開展相關的檔案管理培訓活動，從而增強檔案管理人員的責任感，提升他們的綜合管理能力。這樣，能夠全面調動工作人員的積極性，以更強的責任心投入到管理工作中。第二，招聘優(yōu)秀人才，優(yōu)化校內檔案管理人員隊伍。在檔案管理方面，為滿足新時期檔案管理工作的開展需求，中職學校需要具有信息化能力、檔案管理知識、計算機操作能力的綜合型人才，可以將這些內容納入招聘環(huán)節(jié)，通過相關考核篩選優(yōu)秀人員參與檔案管理工作。第三，中職學校應根據學校的實際情況，定期培訓工作人員的計算機操作能力，借助培訓豐富其檔案管理專業(yè)知識，提高計算機操作水平，促使整體人員的信息技術素養(yǎng)得到提升，以滿足當今學生檔案管理要求。還可以落實獎勵機制，鼓勵管理人員及時提升自身的業(yè)務能力以及管理水平。這樣，通過強化檔案管理隊伍的建設，可以確保檔案管理人員凝聚成一支具有較強服務能力、業(yè)務能力、專業(yè)水平的新型團隊。
（三）引入信息化管理的策略
在當前的社會背景下，信息技術被應用于社會的各個領域，并帶來較大的工作成效，將其應用于中職學校的檔案管理工作，不僅可以提升相關部門的管理效率，還可以進一步推動工作的發(fā)展。基于此，為改善傳統(tǒng)紙質化檔案無法滿足中職學校發(fā)展的現(xiàn)狀，檔案管理部門要充分發(fā)揮信息技術的能效，避免檔案在保存的過程中出現(xiàn)丟失的情況。筆者認為，中職學校檔案管理部門可以從以下幾點入手，通過檔案管理信息化來推動工作發(fā)展。第一，重視檔案管理信息源的建設，實現(xiàn)數(shù)字化管理?；谛畔⒒臋n案管理平臺，應設立不同的管理權限，學校各部門可以通過登錄平臺，根據相關需要上傳管理文件。這樣一來，不僅可以調整各部門的工作，使其按照類目有序整理，還可以有效提升檔案管理人員的工作效率，進一步推動檔案管理工作的開展，滿足新時期發(fā)展的需求。第二，學校應借助信息技術效率高、性能強的特點，有力推動檔案管理工作的開展。首先，要發(fā)揮信息技術的智能化作用，可以設立線上檢索目錄，相關人員在進行檔案管理工作時，僅須輸入相關關鍵詞、年份等即可對檔案進行管理，這樣可以在檔案應用時更加便捷，有效提升檔案管理工作的效率。其次，創(chuàng)設線上檔案數(shù)據庫，通過建立大數(shù)據分析系統(tǒng)，對管理人員上傳的各項數(shù)據進行分析、整合，借此來發(fā)現(xiàn)當前學校檔案建設中存在的不足之處，結合存在的短板落實針對性措施。不僅如此，還應進一步優(yōu)化信息技術的軟件與程序應用，進一步降低管理成本，壓縮管理時間，提升管理效率，建立更高效便捷的檔案管理工作體系。第三，借助信息技術實現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新。在新時期背景下，中職學校檔案管理人員在進行檔案管理工作時，要對當前的信息化環(huán)境特點進行分析，集合目前社會的發(fā)展形勢，通過運用信息技術實現(xiàn)管理方式的革新。特別是在當前大數(shù)據的普及，借助數(shù)據技術對檔案進行管理，能夠為學校的發(fā)展提供切實依據。如，結合學生的實際情況（生源地、家庭現(xiàn)狀等）對貧困生進行更為明確的認定，并結合學生的情況落實相應的補助策略；結合學生的發(fā)展需求以及專業(yè)志愿，對課程教學內容、方向等進行重新規(guī)劃，從而滿足學生發(fā)展需求，為其未來發(fā)展做好充分保障。
三、結語
綜上所述，在新時期背景下，通過研究中職學校檔案管理中存在的不足之處，并落實針對性策略，可以進一步推動中職學校檔案管理工作的開展?；诖?，中職學校要意識到檔案管理對學校發(fā)展的重要性，并結合當前工作發(fā)展中存在的短板，通過落實相關制度、培養(yǎng)專業(yè)人員、發(fā)揮信息技術實效，來有力推動管理工作的發(fā)展。
參考文獻：
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[2]鄭青.中職學校檔案管理的信息化及科學化建設探討[J].蘭臺內外,2019(29):8-9.
作者:湯濤 單位:龍口市高級技工學校