大數據分析技術檔案信息管理成本預測

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摘要：大數據分析技術是“互聯網＋”的重要組成部分，是能夠將互聯網創(chuàng)新技術與社會實際發(fā)展和經濟進步形成緊密聯系的紐帶，從目前的應用場景來分析，可適應多個領域的使用內容，并逐步進入到深度合作的范疇。運行時融合傳統(tǒng)技術和管理模式，推動新技術形成，提升原有體系內的工作效率和質量，實現組織變革，提升實體經濟的生產力和創(chuàng)新力，形成更加廣泛深入的以互聯網作為基礎設施的經濟社會發(fā)展形態(tài)。

關鍵詞：大數據；分析技術；檔案信息；成本預測

一、引言

企業(yè)在運行過程中不可避免會產生各種類型的成本，成本的產生雖然不可避免的，但是可以通過具體的措施來控制成本總量。管理成本是企業(yè)運行階段最常見的一種成本，要對管理成本進行預測就要有足量的對比數據來進行參考。

二、現階段檔案信息管理成本預測工作面臨的實際問題

隨著企業(yè)體量的增長，內部信息的產生速度和產生總量都會發(fā)生極大的變化。對于負責檔案信息管理成本預測的人員而言，這樣的變化速度對于工作效率和質量的影響幾乎是顯而易見的。我們重點分析一下兩者之間的關系以及此前在基于人工操作的邏輯進行的相關嘗試。

（一）總體情況當前檔案信息管理成本預測工作在實際操作過程中面臨的主要問題分別為檔案管理缺乏規(guī)劃，硬件設施配置較為落后，各部門之間缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，當前從業(yè)人員中專業(yè)學科畢業(yè)的人員數量嚴重不足，存在大量兼任情況。缺乏專業(yè)工作經驗和教育背景的管理人員，目前所使用的檔案管理模式不先進，落后于社會實際發(fā)展，檔案資源無法充分整合利用。檔案信息管理成本預測工作是保證企業(yè)各類信息內容能夠及時得到歸檔整理的工作，對于后續(xù)的信息調取、查看、共享工作有著重要的影響。目前大部分企業(yè)檔案信息管理成本預測工作都缺乏有力的抓手，工作重心缺失，缺乏有效手段控制效果。由于先前的認識不足和技術限制，導致很多部門在檔案信息收集整理環(huán)節(jié)中缺乏有效監(jiān)督管理，相對應的制度建立上尚未健全，難以獨立完成檔案信息管理工作。在事后查詢和日常檢查過程中，經常出現數據遺漏缺失的情況。1.檔案管理方法較為落后檔案管理基礎設施落后，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，同時目前投入使用的檔案管理模式較為落后，有嚴重是遲滯表現，內容更新速度低下，管理反饋緩慢。我國企業(yè)引入檔案信息管理成本預測工作的時間較晚，這使得很多企業(yè)對于這項工作的重要意義缺乏認識，沒有配置相關部門和專業(yè)人員。檔案信息管理成本的專業(yè)部門成立時間較晚，很多人員缺乏類似的工作經驗，也缺乏對未來發(fā)展的準確認識，因此，在涉及到系統(tǒng)構建基礎建設時缺乏前瞻性，無法做到結合企業(yè)實際情況和未來發(fā)展趨勢進行合理的規(guī)劃布局，導致系統(tǒng)上線后，兼容性、穩(wěn)定性、拓展性都受到影響。

很多企業(yè)的檔案信息管理成本預測工作甚至還處在部門、人員、系統(tǒng)、規(guī)劃都缺失的狀態(tài)，嚴重影響到預測工作的推進。由于企業(yè)領導對該項工作的重要性缺乏而那時，導致必要的運行經費不足，檔案管理的專門檔案室條件簡陋，缺乏專業(yè)設備，無法確保檔案存放外部環(huán)境，也不符合檔案存放標準，檔案管理工作相應工作流程人員篩選和具體操作流程的規(guī)范制定存在較大的遺漏，容易造成過程中檔案數據的遺失損壞。由于我國企業(yè)大部分開展檔案信息管理成本預測工作都是在最近五年，先前我國并沒有大量相應的成功管理案例能夠借鑒，導致前期規(guī)劃工作難以在一個準確的標準下進行。參與檔案信息管理成本預測工作的人員中有很大一部分是缺乏類似工作經驗沒有掌握必要工作技能的，無法完成準確的信息系統(tǒng)建設和運行。即或如此，目前很多企業(yè)甚至連起碼的人員數量都無法保證。大部分檔案管理人員都是從其他崗位臨時委派或兼職而來他們在先前的工作過程中缺乏對檔案管理的專業(yè)知識學習和相應工作經驗積累，只能應對簡單的管理工作，而計算機技術雖然能夠提高檔案管理工作的效率和質量，實現檔案信息數字化管理，但是對于操作者的專業(yè)技術要求更高，目前的工作人員組成上不能實現在計算機上完成全部的檔案管理工作，因此，使得檔案管理過程的價值和作用一直被限制住，無法發(fā)揮更多的用處，難以達到預想的信息管理狀態(tài)。2.檔案管理模式落后大部分企業(yè)目前使用的檔案管理模式并不先進，企業(yè)內部各部門之間無法形成統(tǒng)一標準，也沒有相應專門的檔案管理機構，檔案工作人員一般只負責檔案文件的歸檔整理收集工作，而調動使用則是由其他科室負責的，各部門之間缺乏信息共享，難以在實際工作時統(tǒng)籌規(guī)劃，導致很多明明處于系統(tǒng)關鍵環(huán)節(jié)的工作人員，但是對于檔案管理工作的重要性缺乏認識，整個檔案管理和成本預測工作沒有一套統(tǒng)一的考核標準和相應的糾偏制度，過程中缺乏監(jiān)管。目前由于專門從事檔案信息整理和成本預測的工作人員數量較少，所以在人員數量限制情況下，大部分檔案信息管理部門都沒有配備相應的檔案管理制度，由于缺乏相應的檔案管理工作任務和機構設置，所以這部分工作人員在日常工作時無法進行檔案管理的熟悉和訓練，導致整個檔案管理系統(tǒng)中能夠真正明確檔案管理工作重要性和具體工作內容的人員數量始終維持在一個較低的水平，能夠發(fā)揮的作用長期被限制。并且各科室工作人員缺乏信息共享意識和相應的技術能力，導致各部門之間信息阻隔較嚴重，難以讓信息在部門之間自由流通，實現一定的信息阻塞情況。缺乏規(guī)范化管理制度建立也讓體系內工作人員無法正確定位自己的工作職責，在日常工作中會引發(fā)工作人員工作積極性下降，責任意識降低，久而久之檔案管理工作體系中工作人員的隨意性增加，不利于長久的管理和團隊進步。為未來跨區(qū)域檔案信息調動和遠程合作造成了阻礙。3.檔案資源無法充分利用目前檔案信息管理成本預測工作所需要的原始信息都是分攤給各有關部門各自負責的，由于缺乏管理經驗，提前也無法做出相應的標準把握，每一個部門依照自己的工作性質和認識進行數據收集和初步整理，很有可能因為標準不同導致出現大量的廢案，影響下一階段的資料使用。不同部門之間檔案無法對接的情況非常常見。而且由于企業(yè)配置的專門的檔案室軟硬設備都無法承接較大規(guī)模的檔案資源管理工作，因此，造成檔案資源中的關鍵信息無法被及時提取整合，造成了檔案資源的浪費。

（二）信息化水平存在短板由于相關工作的開展時間較短，缺乏現成的經驗，管理制度不健全，部分企業(yè)的領導對檔案管理與成本預測之間的關系缺乏準確的認識，針對檔案管理和成本預測工作的信息化過度面臨立足不穩(wěn)的局面。想要完成一個中等規(guī)模企業(yè)的檔案信息管理成本預測工作就需要一個健全的網絡信息平臺來維持。從前文分析中已經可知傳統(tǒng)管理模式不適應這種檔案管理工作的需求，在實踐過程中一定會遇到很多問題，只能在信息平臺上進行才能完成相關工作。但是系統(tǒng)建設的前期是需要投入大量人力資源和時間成本的，目前企業(yè)進行檔案信息管理的人員數量本來就很有限，在這樣的情況下還要求其同時負責兩份工作且第二個工作在操作邏輯上完成與熟悉的流程模式不同，這對于相關人員而言壓力太大。檔案管理系統(tǒng)人員的精力和時間有限無法快速推動相關系統(tǒng)的落地，無法在承接更多向信息化平臺轉變的工作，因此，導致檔案信息化水平較低，并且在短時間內如果不能解決人員補充和標準化制度建立那么信息化，水平較低的現狀，還會維持很長的一段時間。另一方面是各部門之間信息共享程度較低，即使檔案管理部門完成了檔案信息數字化工作，由于部門之間缺乏統(tǒng)一的檔案整理標準，在實際部門合作過程中也會由于不同部門之間的格式流程影響到信息，在平臺上的共享和遠程操作。

三、推進檔案信息管理成本預測工作優(yōu)化的策略

（一）活用大數據技術減少工作阻力大數據技術的一大優(yōu)勢就是能夠直面海量信息內容，從中進行操作。要對著一個特點進行持續(xù)的發(fā)掘，試圖以新的方式來減少工作中遇到的阻力。首先要實現一個基本的信息化操作平臺的搭建，這部分工作完全是由專業(yè)人員進行的，檔案管理人員不會介入其中，也不會對其工作內容造成影響，實現初步的數據共享和流通之后就可以嘗試改變過去的工作流程和邏輯。通過實驗性質的操作來呈現各部門現行檔案標準制度和區(qū)別，進行整體性整合。另一方面要從基層工作人員處著手，首先要讓其能夠正確認識到大數據能夠對工作效率帶來的影響，讓其能夠對其有一個大致的概念。在實際系統(tǒng)搭建時也要注意區(qū)分“互聯網＋”與“＋互聯網”的區(qū)別。所謂的“＋互聯網”可以理解為傳統(tǒng)信息檔案管理工作與線上網絡的基礎延伸，它是將一些基礎工作，由線下操作簡單的移植到互聯網平臺中，而“互聯網＋”則是通過互聯網大數據平臺對信息進行處理分析，獨立完成其改進完善和創(chuàng)新工作，只有后者能夠從根本上改善檔案管理工作的效率。

（二）提高標準化和規(guī)范化水平針對目前各部門之間關于檔案管理制度建立的區(qū)別，吸取不同信息來源的特點和側重點，根據信息數據特點和規(guī)律進行分類管理，準確合理科學的檔案管理制度，該管理制度不能照搬過去傳統(tǒng)的檔案制度，而是應該結合成本預測的實際需求來進行信息篩選。在信息采集和格式確立時從實際出發(fā)著眼于如何提升數據信息處理效率和工作質量，達成更高效的工作狀態(tài)。并能夠在調查程度上貼合當前大部分部門關于檔案管理工作制度建立的先例，既不閉門造車，也不完全推倒重來，節(jié)約制度建立的時間，同時也減少新制度推行過程中對各部門進行接軌熟悉所需花費的時間和過程中要消耗的資源。

四、結束語

為了提高檔案信息管理成本預測精度引進大數據技術進行深度參與，從實際效果來看確實有效，但目前基于大數據分析技術進行檔案信息管理工作企業(yè)數量還是很少，本文通過分析原因給出相關策略的方式希望能夠對這一情況產生一些良性推動。

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作者：王秀軍 單位：梁山縣發(fā)展和改革局