費(fèi)用預(yù)算信息化管控的價(jià)值

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本文作者：閆瑞忠 單位：山西四建集團(tuán)有限公司

實(shí)施歷程

費(fèi)用管理是企業(yè)日常管理中不可或缺的重要組成部分。在信息化系統(tǒng)實(shí)施之前，山西四建已有兩年的費(fèi)用預(yù)算管理經(jīng)驗(yàn)及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累，為信息化實(shí)施打下了基礎(chǔ)。經(jīng)過(guò)與信息化實(shí)施小組的多次溝通，并結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際情況，山西四建提出了費(fèi)用預(yù)算信息化實(shí)施的總體框架。

在流程設(shè)計(jì)方面：結(jié)合本企業(yè)特點(diǎn)，分別制定了不同費(fèi)用類別的申請(qǐng)審批及報(bào)銷(xiāo)流程，經(jīng)過(guò)反復(fù)測(cè)試和修改，最終將其固化到了信息化平臺(tái)中。即先由主控部門(mén)將企業(yè)各項(xiàng)目標(biāo)進(jìn)行分解到各業(yè)務(wù)部門(mén)，各業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出費(fèi)用申請(qǐng)單，控制系統(tǒng)自動(dòng)獲取該業(yè)務(wù)的預(yù)算總金額，累計(jì)發(fā)生額及余額，并自動(dòng)提示各節(jié)點(diǎn)審批人員進(jìn)行審批及該項(xiàng)業(yè)務(wù)是否超出預(yù)算。系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置了強(qiáng)制性控制，對(duì)于發(fā)生額超出預(yù)算的業(yè)務(wù)單據(jù)禁止流到下一環(huán)節(jié)，從而使預(yù)算執(zhí)行的剛性大大加強(qiáng)。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)集成方面：在前兩年預(yù)算執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，山西四建對(duì)當(dāng)年的預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行了核定，并對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行了補(bǔ)錄，改變了以往手工操作工作量大，隨意性大，差錯(cuò)率高的狀態(tài)。月末通過(guò)軟件將各項(xiàng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，可供使用者從不同角度進(jìn)行分析和對(duì)完成情況進(jìn)行實(shí)時(shí)考核。

在預(yù)算管理及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)方面，為保證數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性，在各業(yè)務(wù)部門(mén)確定一名預(yù)算管理人員，負(fù)責(zé)預(yù)算目標(biāo)的錄入、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單的錄入及核對(duì)，同時(shí)規(guī)定各項(xiàng)費(fèi)用必須由預(yù)算關(guān)聯(lián)生成，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算目標(biāo)與實(shí)際費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的有效對(duì)接，保證了預(yù)算的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、可控性。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的試運(yùn)行，及時(shí)完善了運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的一些問(wèn)題，目前運(yùn)行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)輸出及時(shí)、分析準(zhǔn)確。

實(shí)施效果

實(shí)現(xiàn)了管理統(tǒng)一，目標(biāo)一致。各單位、各部門(mén)根據(jù)企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)對(duì)自身全年工作內(nèi)容制定更加細(xì)致的工作計(jì)劃，并按各個(gè)季度、各個(gè)月度進(jìn)行了詳細(xì)分解，從而實(shí)現(xiàn)了公司整體目標(biāo)與各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了公司戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)計(jì)劃及預(yù)算目標(biāo)的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，保證了公司戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。

實(shí)現(xiàn)了全員參與和動(dòng)態(tài)考核，加強(qiáng)了企業(yè)整體執(zhí)行力。費(fèi)用預(yù)算信息化的實(shí)施使得費(fèi)用預(yù)算管理的“全員、全過(guò)程”控制得以實(shí)現(xiàn)。每位員工按照管理權(quán)限參與本單位、本部門(mén)預(yù)算的編制、執(zhí)行、控制情況，可以隨時(shí)了解自己應(yīng)當(dāng)在什么時(shí)間完成何種業(yè)務(wù)，達(dá)到什么效果，從而推動(dòng)員工為實(shí)現(xiàn)公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)而共同奮斗。

各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息集成，即時(shí)共享。通過(guò)費(fèi)用預(yù)算管理信息化平臺(tái)的建立，將企業(yè)的業(yè)務(wù)流、資金流、信息流有效地融合在一起，費(fèi)用預(yù)算從事前計(jì)劃、事中控制、事后統(tǒng)計(jì)分析得以全過(guò)程體現(xiàn)在信息管理平臺(tái)中。每位信息使用者可根據(jù)需要在授權(quán)范圍內(nèi)即時(shí)了解已完或未完事項(xiàng)，為下一步的工作計(jì)劃及目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供了便捷而準(zhǔn)確的信息。

費(fèi)用合理控制，經(jīng)濟(jì)效益凸顯。由于信息化平臺(tái)的建立，管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)隨時(shí)關(guān)注其預(yù)算指標(biāo)的完成情況，從而更加合理地安排各項(xiàng)業(yè)務(wù)，有效地避免了一些不必要支出和隨意性支出。同時(shí)通過(guò)對(duì)管理人員預(yù)算意識(shí)的培養(yǎng)，節(jié)約意識(shí)已深入人心，實(shí)現(xiàn)了費(fèi)用的有效控制，近三年來(lái)產(chǎn)值費(fèi)用率呈現(xiàn)逐年下降趨勢(shì)。

結(jié)論與啟示

各個(gè)業(yè)務(wù)模塊的信息要高度集成，避免信息孤島的出現(xiàn)。信息管理要從總體出發(fā)，全面考慮，保證各職能部門(mén)數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)的冗余度，保證數(shù)據(jù)的兼容性和一致性。信息依靠管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)收集、分析、應(yīng)用、共享；只有集中統(tǒng)一化，才能成為企業(yè)的可用資源。管理信息系統(tǒng)不只是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)只是工具、是硬件，關(guān)鍵是靠各類信息數(shù)據(jù)的支持。管理信息系統(tǒng)也不是計(jì)算機(jī)輔助企業(yè)管理，它是企業(yè)的神經(jīng)系統(tǒng)，是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，其重要職能是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息的規(guī)范和即時(shí)共享。

結(jié)合自身需求，選擇合適的軟件，開(kāi)發(fā)信息化軟件的利用效率?！斑m合自己的才是最好的”。雖然目前各種軟件功能都比較成熟，但不同的軟件有不同的長(zhǎng)處。企業(yè)在構(gòu)建本單位信息化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)首先對(duì)自身業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分析，然后再結(jié)合自身實(shí)際需求選擇服務(wù)提供商，考慮軟件可實(shí)現(xiàn)功能是否與自身需求相穩(wěn)合，與已經(jīng)運(yùn)行的其他系統(tǒng)能否對(duì)接，同時(shí)要對(duì)其曾實(shí)施過(guò)的客戶進(jìn)行實(shí)地考察。選定服務(wù)供應(yīng)商后，必須與供應(yīng)商一起對(duì)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行梳理，提出對(duì)軟件功能模塊的需求方案，決不能照搬其他單位模式。

培養(yǎng)員工預(yù)算管理理念，建立合理的預(yù)算組織體系及內(nèi)控授權(quán)體系。員工是預(yù)算執(zhí)行的主體，因此員工對(duì)預(yù)算的認(rèn)同程度決定了一個(gè)企業(yè)預(yù)算執(zhí)行的進(jìn)度和力度。企業(yè)應(yīng)倡導(dǎo)“人治”而非“治人”，調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性，并建立與公司組織架構(gòu)相適應(yīng)的預(yù)算管理組織，通過(guò)合理的授權(quán)程序，調(diào)節(jié)預(yù)算編制及執(zhí)行中局部利益與企業(yè)整體利益的沖突，以達(dá)到企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。