園林綠化檔案的管理路徑思考
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要建設(shè)“以綠為美、以水為源、以人為本”的園林城市，就要在保護園林綠化植被的前提下，參考有關(guān)檔案，做出城市園林發(fā)展規(guī)劃，提高綠地覆蓋率，使園林宜居城市名副其實。株洲神農(nóng)城的建設(shè)，就是根據(jù)檔案中記載園林苗木品種和土質(zhì)等等，選擇適合株洲地區(qū)的苗木品種。栽種了100多種樹木，其中喬木類樹木就栽種了一萬多棵。一步到位，為株洲市綠化、美化提供了多種優(yōu)質(zhì)苗木。利用有關(guān)檔案資料編寫風景點的解說詞、人物傳記、文化名人與景點的關(guān)系等等，向游客推介。通過天然的風光和充滿人文知識的旅游介紹，打造名山、名人等旅游品牌，提高城市知名度，發(fā)展城市旅游經(jīng)濟。
當前園林綠化檔案工作亟待解決的問題
（一）建設(shè)單位對園林綠化檔案缺乏足夠的重視，無明確職責部門進行管理，導致園林綠化檔案遺漏問題嚴重利用效果低。
（二）園林綠化檔案收集歸檔渠道狹窄，工作方法有待改變。
（三）檔案資料不符合相關(guān)的規(guī)范和要求。在項目建設(shè)過程中，有些材料沒有審核批準簽名、不是原始記錄，有些檔案立卷時著錄項填寫不規(guī)范；有些單位檔案保護意識弱、保護方法少、保護手段滯后，導致檔案較早被損壞，難以恢復原貌；項目前期文件、設(shè)計文件和監(jiān)理文件的收集不完整、不系統(tǒng)，多數(shù)單位沒有收集項目施工前的原建筑舊貌、開工儀式、施工過程、隱蔽工程、施工工藝等聲像資料。
（四）一些建設(shè)單位在項目檔案管理方面知之甚少，不清楚建設(shè)項目檔案工作有哪些要求，更不清楚項目檔案工作的具體做法；項目建設(shè)單位本來就沒有編制相關(guān)的檔案管理標準，或者存在不完善、可操作性不強的問題；建設(shè)單位對各參建單位的指導、監(jiān)督、檢查、考核力度不夠，管理處在松散狀態(tài)；相當多的項目在實施過程中，檔案管理明顯滯后，對項目實施全程控制管理的同時，未將項目檔案工作的有關(guān)要求列入控制管理內(nèi)容。
（五）從事園林綠化的檔案收集人員缺乏檔案管理知識，最終導致綠化項目檔案管理的不規(guī)范。
破解園林綠化檔案工作難題之道
園林檔案能否發(fā)揮作用，關(guān)鍵還是要看其收集的資料是否真實準確，與工程施工中的情況是否一致。主要應(yīng)從以下幾點來抓：
（一）加強工程開工前檔案資料的及時收集
工程項目一開工，就應(yīng)該確定分管檔案工作的工程負責人，并協(xié)調(diào)好專、兼職檔案人員與相關(guān)部門的關(guān)系。認真執(zhí)行“一書兩證一表”制度，主動將建設(shè)工程檔案融入到報建報批程序中，把簽訂《報送建設(shè)工程竣工檔案責任書》和報送《建設(shè)工程檔案終身責任人登記表》納入施工報建程序。在開工前對建設(shè)單位，施工企業(yè)等技術(shù)負責人進行建設(shè)工程檔案交底，對辦事流程、工程檔案編制要求進行講解，告知甲方經(jīng)辦人員要及時收集前期文件如立項文件、設(shè)計文件、招投標文件及開工審批等文件，并告知業(yè)務(wù)指導聯(lián)系方式，便于及時解決收集工作中出現(xiàn)的新情況、新問題。
（二）加強過程控制，保證園林工程資料真實有效
一是重視工程質(zhì)量保證資料。包括綠化工程所需苗木、原材料、成品、半成品廠家資質(zhì)證明書、檢驗報告及見證取樣委托書現(xiàn)場抽樣復檢試驗報告；苗木清單及檢疫證明；回填土土方分布數(shù)量及土質(zhì)檢驗報告；基肥出廠質(zhì)量證明及質(zhì)量抽檢檢驗報告；澆灌及排水系統(tǒng)中管材、閥門、噴頭、井蓋等材料出廠質(zhì)量合格證、出廠檢驗報告及抽檢檢驗報告；亮化設(shè)施中的管材、電纜、燈桿、燈具等材料出廠質(zhì)量合格證及抽檢檢驗報告等；這些資料不僅是材料進場的前提，還必須附在分項工程資料上，否則監(jiān)理方有權(quán)不與簽證。建設(shè)行政主管部門、監(jiān)理單位在對施工項目進行監(jiān)督檢查時，不僅要檢查質(zhì)量和安全，也要檢查資料真實性和可靠性。對在檢查中發(fā)現(xiàn)有做假資料、出具假試驗報告、不履行監(jiān)督職責的行為要及時制止，并采取相應(yīng)處罰措施，以確保資料真實性。二是注重完整及時收集好工程施工管理資料。這是施工單位項目管理的原始資料，它包括測量數(shù)據(jù)、測量復核數(shù)據(jù)；土建、亮化、管線工程要按照規(guī)范要求放線和施工過程中的測量和復核；圖紙會審（技術(shù)交底）記錄；施工組織設(shè)計（施工方案）、審批表及開工報告；栽植數(shù)據(jù)；隱蔽工程記錄資料、設(shè)計變更、洽商記錄等。及時做好工程資料記錄、收集工作。各種資料必須按照施工進度及其自然形成規(guī)律及時記錄、逐項跟蹤收集和管理。特別要做好設(shè)計變更文件材料與該工程技術(shù)文件材料的配套整理，使工程設(shè)計檔案既反映工程設(shè)計活動的歷史狀況，又反映施工安裝過程中變更修改的現(xiàn)實狀況，確保檔案的準確完整。三是確保隱蔽工程資料和評定資料的完整性。凡被下道工序部位所隱蔽的，在隱蔽前必須進行質(zhì)量檢查，并填寫《隱蔽工程檢查記錄》。綠化工程中配套的土建、管線、燈桿基礎(chǔ)等工程中要填寫隱蔽工程檢查記錄，并檢查各隱蔽工程施工的影像資料是否齊全。工序評定時，綠化工程統(tǒng)一使用《中間驗收記錄表》。市政、土建、亮化和管線等工程使用《工序質(zhì)量評定表》，建筑工程按照分部、分項、檢驗批的要求進行質(zhì)量評定。評定每一個階段確保檢查內(nèi)容到位。四是保證圖紙、技術(shù)資料真實性。施工技術(shù)圖紙和技術(shù)資料是整個工程項目非常重要一項原始資料，對于后期管線維護、隱蔽工程及工程改造具有重要價值，要確?？⒐D紙與實際現(xiàn)場情況一致及參建責任單位人員簽字的真實性。第五、完善竣工驗收資料。包括認真填寫工程竣工報告，功能性試驗記錄、工程竣工驗收報告，竣工驗收申請報告等驗收資料，簽字、蓋章均應(yīng)齊全，不能敷衍了事。
（三）把住園林綠化工程竣工驗收關(guān)口
目前園林綠化工程由多部門建設(shè)、投資和管理，致使園林綠化工程檔案分散在多個建設(shè)單位和部門，使園林綠化檔案收集歸檔涉及部門多、環(huán)節(jié)多，各施工單位、各建設(shè)項目協(xié)調(diào)聯(lián)動工作難度大，難以集中統(tǒng)一管理，加之現(xiàn)實管理工作中還存在許多問題，如有的部門和重點項目指揮部負責一項園林工程建設(shè)，往往建設(shè)完之后，所有園林檔案也沒有按照規(guī)定移交，而是自行管理，一旦有人員和機構(gòu)變動就可能使園林檔案資料遺失或缺失。因此，拓寬園林收集渠道，應(yīng)采取如下措施：一是要加大宣傳力度，充分利用電視、廣播、板報、簡報等多種形式對園林綠化檔案收集、保管和利用工作進行宣傳，增強全民園林綠化檔案管理意識。二是要進一步將園林綠化檔案管理走上法制化、制度化，進一步完善相應(yīng)的法律法規(guī)，將所有工程，產(chǎn)生的園林綠化檔案，集中到城建檔案館歸檔、保管，提供利用。園林綠化檔案主管部門應(yīng)參照建設(shè)工程檔案、市政工程檔案等專業(yè)檔案管理，制定簽訂責任書制度、指導檢查制度，竣工驗收制度等。出臺《園林綠化檔案歸檔范圍和檔案移交要求》，是園林綠化檔案管理有章可循。三是城建檔案館與園林綠化主管部門要密切合作，形成合力。城建檔案部門要加強工作的主動性，積極與園林部門溝通協(xié)調(diào)，深入現(xiàn)場指導檢查，幫助建設(shè)單位建立檔案工作流程，健全管理制度，為他們提供檔案工作各項服務(wù)。只有各部門通力合作才能使園林綠化檔案徹底改變其被動薄弱的局面。四是城建檔案館應(yīng)針對園林綠化檔案收集難等問題，加強對各工程項目部、建設(shè)單位進行實地調(diào)研和考察論證。廣泛聽取各參建單位反饋的意見和工作中遇到的難題，提出解決辦法。
（四）加強園林綠化檔案行業(yè)隊伍建設(shè)
建設(shè)、施工單位要配備具有相應(yīng)工程管理知識和工作責任心強的資料管理人員，以確保資料能夠及時、按要求進行收集、歸檔。按照省住建廳要求，每年集中一到二次業(yè)務(wù)培訓。尤其對新上崗人員必須要經(jīng)過省市級檔案人員從業(yè)培訓。使他們?nèi)嬲莆蘸脠@林綠化工程檔案歸檔和移交程序、竣工驗收備案制度、園林綠化工程整理規(guī)范、國家部級、省市法律法規(guī)、園林綠化施工影像資料收集等內(nèi)容后再上崗執(zhí)業(yè)。園林綠化工程檔案的管理是一項系統(tǒng)工程，與園林綠化工程建設(shè)全過程環(huán)環(huán)相扣，作為園林綠化主管部門和建設(shè)單位應(yīng)加強管理和督促，結(jié)束園林綠化工程檔案資料長期接收難的歷史，為今后園林綠化工程建設(shè)積累大量資料和技術(shù)，為城市園林綠化工程建設(shè)再譜新篇奠定基礎(chǔ)。（本文作者：吳召艷 單位：湖南省株洲市城建檔案館）