新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作者職業(yè)素養(yǎng)
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一、引言
隨著我國社會(huì)的不斷發(fā)展以及全球經(jīng)濟(jì)一體化的逐漸深入，市場競爭愈發(fā)激烈，企業(yè)發(fā)展的外部環(huán)境日益復(fù)雜，這在提供了發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也存在許多不可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)。尤其是新冠疫情發(fā)生以后，世界經(jīng)濟(jì)的整體形勢非常嚴(yán)峻，多個(gè)國家出現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)大幅下滑的情況，我國雖然實(shí)現(xiàn)了經(jīng)濟(jì)上的正增長，但疫情的持續(xù)以及中小微企業(yè)的生產(chǎn)困難等現(xiàn)狀使得我國經(jīng)濟(jì)下行的壓力依舊很大。為了在這種艱難的環(huán)境中生存和發(fā)展，企業(yè)必須不斷完善管理體制，尤其做好補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項(xiàng)的工作，確保各項(xiàng)管理協(xié)調(diào)發(fā)展。企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)離不開各個(gè)部門的密切配合，而辦公室作為聯(lián)系企業(yè)管理層和基層的紐帶，集行政、文字、公文管理、信息傳遞等工作于一體，被稱為企業(yè)的窗日，是工作最為繁雜的部門。辦公室具體工作的承擔(dān)者一文秘工作人員，則需要完成辦公室的各項(xiàng)任務(wù)，其對于辦公室以及整個(gè)企業(yè)運(yùn)行的作用不言而喻。然而，在許多企業(yè)，文秘工作并未受到足夠的重視，其主要原因可能來自兩個(gè)方面:首先，相當(dāng)一部分人對文秘工作的認(rèn)識(shí)不夠充分，還停留在跑腿打雜、處理瑣事的層面上;其次，領(lǐng)導(dǎo)對于文秘工作人員的信任度有限，僅僅將一些相對簡單的任務(wù)分配給他們，沒有為其提供充分發(fā)揮自身才能的空間，這也在一定程度上導(dǎo)致了人才資源的流失和浪費(fèi)。為了改變?nèi)藗儗τ?a href="http://www.mug-factory.cn/lunwen/zysyjy/188187.html" target="_blank">新時(shí)期企業(yè)辦公室文秘工作人員的看法，讓文秘工作得到更多的重視，從文秘工作者的工作任務(wù)、特點(diǎn)以及所需要具備的職業(yè)素養(yǎng)幾個(gè)方面進(jìn)行分析討論，希望人們能夠?qū)Υ擞行碌恼J(rèn)識(shí)。
二、新時(shí)期文秘工作的任務(wù)及特點(diǎn)
在許多人的傳統(tǒng)觀念中，認(rèn)為文秘人員的工作就是負(fù)責(zé)接打電話、收發(fā)郵件、打印文件以及處理一些辦公室的雜事。然而，隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)的管理體制與之前出現(xiàn)了很大不同，辦公室的工作不僅僅局限在一些簡單的事務(wù)性問題上，而是充滿了綜合性和挑戰(zhàn)性的任務(wù)，這就對文秘工作人員提出了更高要求。文秘工作者是聯(lián)系企業(yè)管理層與基層、單位領(lǐng)導(dǎo)與基層員工間至關(guān)重要的一環(huán)，因此文秘崗位在任何企業(yè)的運(yùn)行中都占據(jù)著十分重要的地位。文秘人員的工作內(nèi)容也不僅僅局限在收發(fā)文件、安排會(huì)議等基礎(chǔ)性事務(wù)上，而是涉及了企業(yè)運(yùn)行的方方面面，主要包括上傳下達(dá)、輔助決策、公文寫作、綜合管理等。
1.上傳下達(dá)。文秘人員最主要的任務(wù)是負(fù)責(zé)上傳下達(dá)。文秘人員要及時(shí)、準(zhǔn)確地向下級部門傳達(dá)上級部門的決策和命令，落實(shí)相關(guān)要求，督促下級部門及時(shí)完成和執(zhí)行命令，而且，還要全方位了解基層部門的完成情況，及時(shí)將其工作進(jìn)度反饋給上級，實(shí)現(xiàn)上下級部門之間的良好溝通，從而確保企業(yè)活動(dòng)的順利開展。這項(xiàng)工作聽上去很簡單，但實(shí)際操作過程中任務(wù)量非常大，有很多細(xì)節(jié)之處需要關(guān)注，不能有絲毫的閃失，否則會(huì)對領(lǐng)導(dǎo)的決策和企業(yè)的發(fā)展造成重大影響。文秘工作的專業(yè)水平及其完成情況，將直接影響企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的推進(jìn)和落實(shí)。
2.輔助決策。文秘人員要輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策。文秘人員作為聯(lián)結(jié)企業(yè)上下層的橋梁和紐帶，既與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有密切接觸，又需要深入一線，掌握企業(yè)運(yùn)行的許多第一手資料。因此，其對于企業(yè)的整體運(yùn)行狀況以及未來發(fā)展都有較深入的認(rèn)識(shí)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策提供具有重要參考價(jià)值曠意見。文秘工作人員需要收集企業(yè)運(yùn)營的信息并進(jìn)行初步篩選、甄別和評估，將重要內(nèi)容及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)，轅助領(lǐng)導(dǎo)做出最有利于企業(yè)發(fā)展的決策。這項(xiàng)工作既保證了領(lǐng)導(dǎo)對企業(yè)運(yùn)行的把握，又能在一定程度上減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作量。決策的做出是為了企業(yè)更好地發(fā)展，其本質(zhì)是發(fā)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題并提供解決方案，在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議的過程中，文秘工作人員發(fā)現(xiàn)問題、分析問題以及解決問題的能力也會(huì)得到長足進(jìn)步。
3.公文寫作。文秘人員還要完成企業(yè)各項(xiàng)公文的寫作任務(wù)，包括但不限于會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、工作曾結(jié)、調(diào)研報(bào)告等。公文記錄了企業(yè)曠商業(yè)活動(dòng)、發(fā)展規(guī)劃、合作伙伴等重要的商業(yè)信息，記載了企業(yè)的成立私發(fā)展過程，能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營發(fā)展以及管理改進(jìn)提供基礎(chǔ)和依據(jù)，而這些公文從撰寫、修改到后期的整理，者{要經(jīng)過文秘人員之手，也是一項(xiàng)非常繁雜的工作。
4.綜合管理。除上述內(nèi)容之外，文秘工作者還要協(xié)助做好公司綜合管理和后勤服務(wù)的許多工作，L匕如會(huì)議籌備、會(huì)議服務(wù)以及會(huì)后的整理工作、業(yè)務(wù)招待、組織企業(yè)間技術(shù)交流以及辦公室的其他日常事務(wù)。從以上文秘人員的工作任務(wù)，結(jié)合新時(shí)代企業(yè)發(fā)展的方向，可以看出，文秘工作具有綜合性、服務(wù)性以及創(chuàng)新性的特點(diǎn)。首先是綜合性。文秘工作內(nèi)容繁雜，既需要做好上下級之間的聯(lián)動(dòng)，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出決策，整理撰寫公文，還需要參與其他各項(xiàng)日常事務(wù)，比如對外溝通、后勤保障等，是一項(xiàng)綜合性非常強(qiáng)的工作。其次是服務(wù)性。文秘工作者雖然與領(lǐng)導(dǎo)接觸較多，但其服務(wù)對象不僅限于領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，而要從企業(yè)全局出發(fā)，協(xié)調(diào)好企業(yè)上下級以及各個(gè)部門之間的關(guān)系，既服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，做領(lǐng)導(dǎo)的好參謀、好助手，又處理好與其他員工之間的關(guān)系，化解企業(yè)內(nèi)部矛盾，為企業(yè)發(fā)展提供良好的工作氛圍。最后是創(chuàng)新性。當(dāng)今時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，企業(yè)要想在激烈的競爭中脫穎而出，不僅要進(jìn)行技術(shù)的創(chuàng)新，還要進(jìn)行管理制度的創(chuàng)新。這就要求企業(yè)摒棄傳統(tǒng)的思維方式，充分發(fā)揮每一位員工的創(chuàng)新創(chuàng)造能力。文秘人員除了常規(guī)事務(wù)性工作的處理之外，也要積極配合領(lǐng)導(dǎo)拓寬發(fā)展思路，激發(fā)創(chuàng)新思維，以做出更有利于企業(yè)發(fā)展的決策。由此可以看出，新時(shí)期的文秘工作對從業(yè)人員提出了更高要求，只有具備強(qiáng)大綜合素質(zhì)的人才能夠更好地勝任這份工作。
三、新時(shí)期文秘工作者需要的職業(yè)素養(yǎng)
職業(yè)素養(yǎng)是指個(gè)體在職場上所需要遵守的行為規(guī)范，個(gè)人行為的總和構(gòu)成了自身的職業(yè)素養(yǎng)，具體包括職業(yè)信念、職業(yè)知識(shí)技能和職業(yè)行為習(xí)J慣。為了更好地適應(yīng)新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的要求，文秘工作者需要不斷提升自己的綜合能力，完善自己的職業(yè)素養(yǎng)，主要包括以下幾點(diǎn)。
1.堅(jiān)定的政治品格。企業(yè)，尤其是大型國有企業(yè)的發(fā)展離不開國家政策的支持和引導(dǎo)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，特別是國有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，一般都具有堅(jiān)定的政治立場和政治敏感性。辦公室的文秘工作者，是離領(lǐng)導(dǎo)最近的人群，需要向領(lǐng)導(dǎo)看齊，具備較強(qiáng)的政治意識(shí)和大局意識(shí)。國家政策往往對行業(yè)發(fā)展起到?jīng)Q定性作用，從而深刻地改變企業(yè)的發(fā)展軌跡。例如近些年，由于國家對環(huán)境保護(hù)的重視以及“雙碳”目標(biāo)的提出，新能源企業(yè)取得了前所未有的巨大發(fā)展機(jī)遇。具備堅(jiān)定的政治品格能夠更好地理解和把握國家的大政方針，從而可以在做判斷的時(shí)候，根據(jù)政策導(dǎo)向提出更好意見和建議，從而為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。
2.良好的理解能力。良好的理解能力是文秘工作中不可或缺的重要素質(zhì)。文秘工作主要是將上級領(lǐng)導(dǎo)的決策傳遞給下級部門和員工，之后再將指令的落實(shí)情況準(zhǔn)確及時(shí)地反饋給領(lǐng)導(dǎo)，這中間就涉及對于信息的理解和消化。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)往往關(guān)注宏觀的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略問題，因而其做出的決定有時(shí)并不夠具體，下級部門在執(zhí)行時(shí)就會(huì)存在“好心辦壞事”的可能。這時(shí)就需要文秘工作人員對信息進(jìn)行適度加工，既要做到充分理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明自領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，又能準(zhǔn)確地傳達(dá)給下級部門。此外，還要對下級部門的落實(shí)情況了如指掌，以便如實(shí)將工作進(jìn)展回饋給領(lǐng)導(dǎo)，從而方便下一步計(jì)劃的制訂。有時(shí)候工作內(nèi)容過多、難以一一匯報(bào)時(shí)，如何選擇領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注的核心問題，急領(lǐng)導(dǎo)所急，想領(lǐng)導(dǎo)所想，也是文秘工作者需要具備的職業(yè)素養(yǎng)。因此文秘人員自身的理解能力將直接影響到工作的實(shí)際效果，良好的理解能力可以有效促進(jìn)信息在企業(yè)間的正常流動(dòng)，提高企業(yè)的工作效率;相反，如果不能準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的思想，則可能會(huì)錯(cuò)誤傳達(dá)相關(guān)指示，阻礙企業(yè)的發(fā)展。
3.扎實(shí)的寫作功底。扎實(shí)的寫作功底是文秘工作者最基本的技能要求。寫作能力是職場中的一項(xiàng)極其重要的能力，這種能力雖然存在自然享賦的差異，但更多的來自于后天的磨礪，是一項(xiàng)可以習(xí)得的技能，只要肯下功夫、腳踏實(shí)地地鉆研和練習(xí)，寫作能力可以得到顯著提高。企業(yè)的日常工作離不開各式各樣的公文，這些內(nèi)容記錄了企業(yè)的活動(dòng)軌跡，也為企業(yè)未來的發(fā)展提供了可以參考的依據(jù)。如何準(zhǔn)確、完整地記錄這些信息是文秘工作人員的重要職責(zé)。文秘人員需要撰寫工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要以及各種報(bào)告等材料，而這些東西沒有平時(shí)的積累和鉆研是很難完成的。因此，文秘工作者要打好基礎(chǔ)，腳踏實(shí)地夯實(shí)寫作功底，平時(shí)在工作中潛心鉆研，留意國家的大政方針，領(lǐng)會(huì)其中包含的精神;多多關(guān)注行業(yè)的最新動(dòng)態(tài)、企業(yè)的業(yè)務(wù)概況和領(lǐng)導(dǎo)訓(xùn)話，思考不同因素在企業(yè)發(fā)展中的影響，形成自己獨(dú)到的見解;此外，充分利用自己可以接觸到的第一手文件材料，通過反復(fù)閱讀和思考，豐富自己的知識(shí)儲(chǔ)備，不斷提升自己的寫作水平。
4.高度的責(zé)任意識(shí)。文秘工作看似瑣碎繁雜，實(shí)則對企業(yè)的運(yùn)行和發(fā)展具有重要影響，需要工作人員具有高度的責(zé)任感和主人翁意識(shí)才能完成。例如辦公室經(jīng)常會(huì)有臨時(shí)的加班寫稿改稿、準(zhǔn)備會(huì)議以及業(yè)務(wù)招待等事務(wù)工作，沒有耐心和任勞任怨的態(tài)度是很難處理這些事情的。此外，文秘工作還會(huì)涉及到企業(yè)的許多重要決策，這就需要文秘人員具有高度的責(zé)任意識(shí)，做好相關(guān)保密工作，保障各項(xiàng)工作的順利開展和實(shí)施。這種責(zé)任意識(shí)更多來源于內(nèi)心的自我驅(qū)動(dòng)，是甘于奉獻(xiàn)、吃苦耐勞的良好品格在工作崗位上的體現(xiàn)，而非外部條件的約束。責(zé)任意識(shí)能夠持續(xù)提醒員工盡心盡力地完成領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，并從企業(yè)發(fā)展的角度出發(fā)，為領(lǐng)導(dǎo)提出合理意見和建議。如果缺乏責(zé)任意識(shí)，則會(huì)在繁雜的日常事務(wù)中喪失工作熱情，對待工作流于機(jī)械化和程序化，加重職業(yè)倦怠。因此，無論從企業(yè)角度，還是從個(gè)人發(fā)展角度，責(zé)任意識(shí)都是不可或缺的。
5.有效的換位思考能力。企業(yè)中的任何工作都不是憑借一人之力完成的，而是同事們合作的成果，有事甚至需要幾個(gè)部門之間協(xié)作完成。身處不同位置的人從不同的角度出發(fā)，往往會(huì)產(chǎn)生不同的行為方式，而文秘工作人員在與各類人群接觸的過程中，只有具備換位思考的能力才能夠?qū)崿F(xiàn)有效溝通。在與領(lǐng)導(dǎo)的接觸過程中，受到批評時(shí)不要急于解釋，而是從領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)思考受評批的原因，進(jìn)而改進(jìn)自己的工作方式;在進(jìn)行訓(xùn)話稿等公文寫作時(shí)，站在領(lǐng)導(dǎo)的位置上，從行業(yè)、企業(yè)以及部門等角度全面考慮工作進(jìn)展，這樣更容易與領(lǐng)導(dǎo)的想法不謀而合。在與同事交流時(shí)，能夠站在不同部門以及個(gè)人的角度上，分析他們行為的出發(fā)點(diǎn)以及觀點(diǎn)中的可取之處，可以有效化解矛盾，并提升工作效率。
6.良好的人際溝通能力。作為聯(lián)系企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層員工之間的紐帶，文秘工作人員每天需要與不同的人打交道，這就需要其具備良好的人際溝通能力。在與領(lǐng)導(dǎo)的溝通過程中，應(yīng)根據(jù)不同領(lǐng)導(dǎo)的性格和工作方式適時(shí)調(diào)整自己的行為，做到有效針對性溝通，既能夠充分理解并傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又做到不過度干涉領(lǐng)導(dǎo)的私生活，避免擅自處理超出自己職責(zé)范圍的事情，最大限度地提升工作效率。在與同事溝通的過程中，做好自身的合理定位，不要有優(yōu)越感，而是抱著平等的心態(tài)進(jìn)行信息傳遞以及工作交流，這樣才能與員工建立良好的人際關(guān)系，也更容易被信賴。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工之間存在矛盾時(shí)，文秘工作人員也要積極地進(jìn)行調(diào)解，通過真心溝通和交流消除誤會(huì)、化解矛盾，使企業(yè)內(nèi)部上下一心，更加團(tuán)結(jié)。
7.強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識(shí)。學(xué)習(xí)使人進(jìn)步，無論身處什么行業(yè)和領(lǐng)域，只有不斷學(xué)習(xí)才能跟上時(shí)代的步伐，尤其是當(dāng)今科技飛速發(fā)展的信息時(shí)代，技術(shù)迭代越來越快，一項(xiàng)新技術(shù)可能還沒有得到推]’一就被更新的技術(shù)取代。在這種情況下，不努力提升自己的學(xué)習(xí)能力，掌握行業(yè)的前沿信息和動(dòng)態(tài)，是難以跟上領(lǐng)導(dǎo)思路、輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策的。領(lǐng)導(dǎo)的許多重要決策深刻地影響著企業(yè)的發(fā)展方向，如果沒有深厚的知識(shí)積累和]’一闊的看待問題的視野，是很難提出有效建議的。因此，文秘工作者在平時(shí)要通過網(wǎng)絡(luò)、書籍、雜志以及報(bào)刊等渠道深入廠解行業(yè)政策以及法規(guī)，對本行業(yè)的發(fā)展形成自己獨(dú)到的見解，除關(guān)注企業(yè)技術(shù)以及行業(yè)動(dòng)態(tài)之外，還要學(xué)習(xí)管理、財(cái)務(wù)以及法律等方面的知識(shí)，從不同角度綜合考慮企業(yè)發(fā)展中遇到的問題，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供合理有效建議。此外，企業(yè)的管理體制等也處在動(dòng)態(tài)變化過程中，不積極學(xué)習(xí)最新的制度體系和文化體系等內(nèi)容，便無法提高在部門中的工作效率，從而影響自己在職業(yè)生涯中的進(jìn)步。
8.堅(jiān)決的執(zhí)行能力。由于辦公室在企業(yè)中起著聯(lián)系基層和管理層的橋梁作用，因而辦公室的工作效率往往決定廠企業(yè)整體的運(yùn)行效率。文秘人員需要具備快速堅(jiān)決的執(zhí)行能力，在接到領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)后及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)到下級部門，下級部門在執(zhí)行過程中有了進(jìn)展或出現(xiàn)了問題也要及時(shí)反應(yīng)給領(lǐng)導(dǎo)，做好上下級之間的溝通與協(xié)調(diào)。工作中積極主動(dòng)，凡事往前趕，而不是等領(lǐng)導(dǎo)催促了再去做，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，由被動(dòng)接受工作安排轉(zhuǎn)為主動(dòng)提出協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作任務(wù)。多經(jīng)歷、多試錯(cuò)，在做事中不斷提高自己的執(zhí)行能力和辦事能力。此外，還要遵循重大問題按原則辦、日常工作按制度辦、綜合工作按分工辦、請示報(bào)告按程序辦的基本辦事規(guī)則，堅(jiān)持原則性與靈活性相統(tǒng)一，認(rèn)真把份內(nèi)的工作、領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)完成好。
四、總結(jié)
在新的經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式下，企業(yè)辦公室文秘工作者的作用更加凸顯，其對于企業(yè)的運(yùn)行效率和發(fā)展穩(wěn)定具有重要意義。而文秘工作又具有綜合性、服務(wù)性以及創(chuàng)新性等特點(diǎn)，因此，對文秘工作者的職業(yè)素養(yǎng)也提出了較高要求。文秘人員需要不斷提高自己的政治品格、理解能力、寫作功底、換位思考能力、溝通能力以及執(zhí)行能力，精進(jìn)自己的責(zé)任意識(shí)和學(xué)習(xí)意識(shí)，才能夠更好地勝任自己的工作。
作者:徐又同 單位:中交資本控股有限公司