工程項目檔案的管理精選(九篇)
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第1篇：工程項目檔案的管理范文
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
建設(shè)工程項目的管理，在經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展中已得到了相當?shù)闹匾暎鹘ㄔO(shè)單位的基建管理部門也積累了不少項目管理的先進經(jīng)驗，但對于建設(shè)工程項目管理中很重要的一個方面---建設(shè)工程項目檔案資料的管理還沒有得到應(yīng)有的重視。隨著建設(shè)工程檔案資料管理的相關(guān)規(guī)定出臺，各建設(shè)單位也開始逐步重視工程項目的檔案管理工作，只是許多建設(shè)單位這方面專業(yè)管理人員缺乏，經(jīng)驗不足，不知道如何做好建設(shè)工程的檔案管理工作。本文對建設(shè)工程項目檔案管理體制中存在的問題進行分析，并提出相應(yīng)措施。
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程 檔案 管理制度
一、現(xiàn)階段建設(shè)工程項目的檔案管理存在著以下一些問題：
1、在日常的建設(shè)工程檔案管理工作中，由于建設(shè)單位對工程檔案管理認識不足，沒有很好地履行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職能。建設(shè)工程項目存在著建設(shè)周期長、流程長、階段多、涉及單位（部門）多等原因，使工程檔案管理具有復(fù)雜的多樣性特點。在工程建設(shè)過程中，由于各種經(jīng)濟利益或趕工期等諸多原因，人們往往只重視工程項目建設(shè)的施工管理，忽視工程檔案資料的管理，給工程檔案資料的歸檔、保管帶來一定的影響。
2、許多工程建設(shè)單位，由于建設(shè)工程檔案管理體制不完善，檔案管理制度不夠健全，以及人員、經(jīng)費等諸多原因，沒有設(shè)立工程檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員，工程檔案管理工作由其他工程管理人員兼任，由于建設(shè)工程管理和工程檔案管理的職責(zé)、專業(yè)性不同，工程管理人員不了解工程檔案管理的專業(yè)技術(shù)知識和檔案管理工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，工程檔案資料往往沒有按要求妥善保存，使工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作不能及時、規(guī)范地做好，極易造成工程檔案資料的分散、遺失；且沒有專門的辦公場所，工程檔案資料的保管質(zhì)量、安全得不到保障。
3、工程項目建設(shè)中，由于參建單位多，各參建單位之間缺乏相互溝通和交流，參與建設(shè)的人員多且不穩(wěn)定，相關(guān)規(guī)章制度不健全，以及工程檔案管理意識不強，各自管理的標準相互不統(tǒng)一，沒有采取規(guī)范的管理方法和操作流程，使得工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作與工程建設(shè)不協(xié)調(diào)，工程的技術(shù)文件、資料存在分散、損壞、丟失等情況，收集的資料質(zhì)量不符合歸檔、保存的要求，影響了工程檔案管理工作。
二、充分認識工程檔案管理的重要性是做好工程檔案管理工作的前提和保障
建設(shè)部為加強建設(shè)工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案，會同國家有關(guān)部門共同制訂了《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB／T50328-2001)，自2002年5月1日起施行。
根據(jù)規(guī)范規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)工程項目檔案驗收或工程項目檔案驗收不合格的建設(shè)工程，不得進行或通過整個建設(shè)工程項目的竣工驗收。由此可以看出，工程項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了工程檔案資料在建設(shè)工程竣工驗收中的重要性。
建設(shè)工程檔案文件是指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括：1、工程準備階段文件即建設(shè)工程前期檔案。2、監(jiān)理文件即監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。3、施工文件即施工單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。4、竣工圖資料即工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣。5、竣工驗收文件即建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。
建設(shè)工程檔案文件，對工程建設(shè)前期及日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，工程項目檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全，都會影響工程建設(shè)項目的工程檔案驗收和工程項目的竣工驗收。
三、如何做好建設(shè)工程檔案管理工作
（一）要高度重視建設(shè)工程檔案管理工作
工程項目建設(shè)是百年大計，工程檔案管理同樣也相當重要，沒有工程檔案資料將后患無窮。建設(shè)工程由于涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，形成的各種工程檔案資料較多，所以要想把工程檔案管理工作做好，建設(shè)單位必須從工程項目立項開始，就要建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度，明確工程檔案管理崗位責(zé)任，指定專人負責(zé)工程項目的文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、歸檔工作。統(tǒng)一負責(zé)對本單位及設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位的工程檔案資料進行管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。確保工程項目檔案管理工作與項目建設(shè)同步進行。
（二）加強工程檔案管理，建立健全工程檔案管理制度
工程檔案管理是工程項目管理的重要環(huán)節(jié)，加強工程檔案的管理，能更好地為日常管理、使用、維護、改建、擴建、技改等工作提供參考。
1、強化工程檔案管理意識。我們要從思想上認識到工程檔案管理工作的重要性，增強工程檔案管理意識、市場服務(wù)意識。加強工程檔案管理人員的管理，增強工作責(zé)任性，遵循檔案職業(yè)道德，對待工作認真負責(zé)。
2、建立健全工程檔案管理制度并遵循以下三點要求：①建立起來的規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，必須符合工程檔案管理規(guī)范和建設(shè)單位檔案管理的需要。②簡明實用，制度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，發(fā)揮制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用。③堅持制度執(zhí)行的嚴肅性、權(quán)威性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有章可循，有賞有罰，規(guī)范操作。
（三）做好建設(shè)工程檔案資料收集、歸檔和保管工作
建設(shè)工程檔案是指：在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。加強對工程檔案的規(guī)范化管理，嚴格工程檔案管理程序，提高鑒別水平和處理能力。工程檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)，必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。
在實際工作中，工程檔案管理人員必須維護檔案資料的歷史真實面貌，了解檔案產(chǎn)生的背景和作用，實事求是，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔。在收集檔案材料過程中，要認真鑒別、核實，明辨是非，把真實可靠的檔案資料收入檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補工程檔案缺失材料并不斷完善工程檔案資料內(nèi)容，努力使工程檔案資料收集完整齊全、內(nèi)容真實可靠。要做好收集、整理、編目、著錄、標引、立卷、分盒存檔等工作。對由于歷史原因，確實收集不到的工程檔案材料，要查明原因，登記說明，為今后的查找工作提供方便。充分發(fā)揮好工程檔案信息資料的作用。
在工程檔案文件的整理、立卷、驗收、移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)在工程招標及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；建設(shè)單位要求勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位，將本單位在工程建設(shè)過程中形成的文件收集、匯總后，向建設(shè)單位檔案管理部門移交。
根據(jù)工程建設(shè)過程，按下列五部分做好工程檔案資料的管理工作：
1、工程準備階段文件指工程開工以前的立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計及工程準備過程中形成的文件材料。是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料，是一個工程主體單位永久保存的法律原始性憑證。這部分資料包括：①立項文件；②建設(shè)用地文件(建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等)；③勘察、測繪文件（地質(zhì)勘察報告、施工圖審查意見）；④合同（勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等）；⑤開工審批文件（工程規(guī)劃許可證、施工許可證）；⑥建設(shè)、設(shè)計、勘測、施工、監(jiān)理等單位的信息資料。
只有規(guī)范工程前期檔案資料管理，明確歸檔范圍，才能保證工程檔案資料的齊全、完整，確保工程按時開工，為主體工程的建設(shè)和工程檔案資料管理打下良好的基礎(chǔ)。建設(shè)單位的檔案管理人員要負責(zé)收集、保存好工程立項文件、建設(shè)用地文件、各種報批文件、招投標文件、各類合同及建設(shè)單位召開的有關(guān)工程會議紀要等檔案資料?？辈?、設(shè)計等單位應(yīng)在本單位任務(wù)完成時，將各自形成的有關(guān)工程檔案資料向建設(shè)單位移交歸檔。
2、監(jiān)理文件包括：監(jiān)理規(guī)劃、月報、會議紀要、進度、質(zhì)量和造價控制、其他管理事項。
監(jiān)理是監(jiān)理單位依據(jù)工程建設(shè)項目施工合同，對工程建設(shè)承包商的生產(chǎn)(進度、質(zhì)量和投資)，采取組織、協(xié)調(diào)、控制、措施，進行監(jiān)督和管理工作。項目監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位對工程項目的質(zhì)量、進度和建設(shè)資金使用等，進行相關(guān)風(fēng)險控制的一整套組織管理文件。這部分資料在工程項目推進過程中，要求建設(shè)單位及時與監(jiān)理單位溝通、聯(lián)系，由監(jiān)理單位負責(zé)，按《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》（GB503129－2000）編制有關(guān)工程檔案，在工程竣工驗收前，向建設(shè)單位移交、歸檔。
3、施工文件:是施工單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。（如：開、竣工報告，施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄等）。包括：①建筑與結(jié)構(gòu)工程，含：地基基礎(chǔ)，主體結(jié)構(gòu)，建筑裝飾裝修，建筑屋面等；②安裝工程，含：給排水，電氣，空調(diào)，電梯，建筑智能等；③室外工程；④施工驗收。
施工文件包括工程施工技術(shù)管理資料，質(zhì)量控制資料，施工質(zhì)量驗收資料。是建設(shè)工程施工全過程中的真實記錄，在工程項目實施期間，根據(jù)施工文件歸檔要求，由施工單位按各省有關(guān)規(guī)定，根據(jù)各實施階段，按分項工程的進程，編制有關(guān)工程檔案，并在工程竣工驗收前，向建設(shè)單位移交、歸檔。
工程項目實行總承包的，總包單位負責(zé)收集、匯總各分包單位形成的工程檔案資料，并在竣工驗收前向建設(shè)單位移交。建設(shè)工程項目如有幾個單位承包的，各承包單位負責(zé)收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并在竣工驗收前向建設(shè)單位移交。
4、竣工圖資料:是工程竣工驗收后，真實、準確、完整反映和記錄工程項目各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等施工詳細情況的技術(shù)文件。包括：①綜合圖（含：總平面布置圖、給排水、電氣管網(wǎng)等）；②室外專業(yè)圖；③專業(yè)竣工圖(含：結(jié)構(gòu)、建筑、裝修裝飾、電氣、電梯、給排水、消防工程、空調(diào)等)。它是驗收或交付使用后進行維修、擴建、改建的依據(jù)，也是建設(shè)單位必須長期妥善保存和進行備案的重要工程檔案資料。這部分資料在工程竣工階段，由施工單位按國家建委1982年[建發(fā)施字50號]《關(guān)于編制基本建設(shè)竣工圖的幾項暫行規(guī)定》執(zhí)行，并負責(zé)與設(shè)計單位合作，根據(jù)工程檔案資料歸檔要求，做好各種竣工圖的繪制并按時提供給建設(shè)單位歸檔。
5、竣工驗收文件：竣工驗收是指工程項目全部建成，具備投產(chǎn)運行條件，正式辦理固定資產(chǎn)交付使用手續(xù)時，建設(shè)單位會同設(shè)計、施工、設(shè)備供應(yīng)單位及工程質(zhì)量監(jiān)督等有關(guān)職能部門，對該項目是否符合規(guī)劃設(shè)計要求以及建筑施工和設(shè)備安裝質(zhì)量進行專項驗收和全面的工程檢驗和驗收，取得竣工合格資料、數(shù)據(jù)和憑證。包括：①竣工總結(jié)；②竣工驗收記錄（含各職能部門專項驗收文件）；③決算文件；④各種電子檔案。
工程建設(shè)項目完成后，建設(shè)單位要與各工程參建單位要相互協(xié)作，做好工程建設(shè)項目的竣工總結(jié)和工程項目的決算工作；運用計算機管理，建立工程檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，熟悉和掌握復(fù)印、縮微、音像、計算機等現(xiàn)代化工作設(shè)備，完成工程項目的電子檔案資料的歸檔工作。利用現(xiàn)代化技術(shù)和科學(xué)管理手段，適應(yīng)工程檔案管理工作發(fā)展的需要。
在上述工程檔案文件收集、整理、立卷并裝訂成冊后，建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)對工程檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后，按相關(guān)程序辦理工程檔案交接手續(xù)，向城建檔案館和建設(shè)單位移交、存檔并做好備案手續(xù)。
第2篇：工程項目檔案的管理范文
對檔案專業(yè)人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點的不同，造成檔案專業(yè)人員在進入工程項目檔案管理這個行業(yè)時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業(yè)人員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足。在工程建設(shè)項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對紙張、字跡的要求上，對施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項目的基本知識，對工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）
第3篇：工程項目檔案的管理范文
關(guān)鍵詞：基建工程；檔案；監(jiān)控
一、基建工程項目檔案資料監(jiān)控以及管理中的不足
（一）檔案資源利用率不高
長期以來，企業(yè)檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案實體的收集，始終未能擺脫"重藏輕用"的局面：即重視檔案部門內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測本企業(yè)及部門對庫藏信息的需求；重視庫藏服務(wù)方式，輕視深層次的信息服務(wù)；重視庫藏檔案信息的政治性和保密性，輕視庫藏檔案信息的社會性和文化性；重視以實體為中心的"保管模式"，忽視以信息整合為中心的"后保管模式"。
（二）檔案資源收集不夠全面
某些工程上的設(shè)計有變動，在編制資料的時候，只將變更通知書進行記錄，卻未對相應(yīng)的施工進行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認手續(xù)等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理與動態(tài)控制高度結(jié)合的工作，必須以實事求是、科學(xué)嚴謹?shù)膽B(tài)度嚴格執(zhí)行。
（三）檔案資料欠缺精準性
資料上的隨意性比較嚴重：對相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)；引起不必要的麻煩；有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可，便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準確性的檔案是體現(xiàn)出自身價值的關(guān)鍵所在，必須本著嚴謹、負責(zé)任的態(tài)度來認真落實。
（四）收集與整理不夠及時
對工程對應(yīng)的檔案資料進行管理應(yīng)當從合同簽訂完成后準備開工時就著手，如圖紙會審紀要以及開工報告等，對于施工過程，根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄，努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標準，每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當及時、到位。實際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補"回憶錄"的現(xiàn)象較為普遍。
新華粵石化是石化產(chǎn)品深加工和后加工基地，是粵西地區(qū)最大的煉化企業(yè)之一。近年來，公司投產(chǎn)建設(shè)的苯乙烯抽提項目，在建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量的竣工歸檔資料，這些資料幾乎是由工程項目的施工、監(jiān)理及設(shè)計等單位整理立卷后形成歸到檔案室。因為立卷質(zhì)量的好壞直接影響到了該項工程竣工資料的案卷質(zhì)量，所以檔案部門對施工、監(jiān)理及設(shè)計等單位的竣工資料進行監(jiān)控管理就顯得尤其重要了。在工程施工整個過程，檔案部門對涉及到的相關(guān)資料進行收集、指導(dǎo)、跟蹤歸檔以及保管是不可缺少的。但整個過程中存在著各種各樣的問題：有些工程施工工期較長，所以資料的形成也需要較長時間；有些工程項目較多，并且分散面廣，由于是動態(tài)管理而人員的不確定性，造成相關(guān)責(zé)任較難落實。
二、如何加強對基建工程項目檔案資料的監(jiān)控及管理
（一）抓住重點，把握好關(guān)鍵，確保檔案資料齊全完整
檔案資料管理部門視工程建設(shè)階段不同，著手布置下一階段的檔案資料工作，抓住工程建設(shè)不同階段的工作重點，及時協(xié)調(diào)好相關(guān)管理部門，理順工作關(guān)系，為檔案資料工作的開展鋪好路。在籌備時期重點抓好前期資料如項目批復(fù)、合同、可研報告等管理，重點部門為文書處理部門、技術(shù)部門或工程管理部門，施工準備階段則為工藝包、初步設(shè)計、詳細設(shè)計等，重點保證施工、監(jiān)理、設(shè)計、生產(chǎn)的需要，由于監(jiān)理單位工程完畢將撤退，監(jiān)理單位手上的資料工程完工后可進行回收。施工安裝階段的資料管理重點則是施工圖與變更單、外文資料與開箱資料的發(fā)放，應(yīng)復(fù)印后及時發(fā)放給供應(yīng)、施工等單位，要不會影響工程進度。工程進入生產(chǎn)準備與中交階段時，資料發(fā)放重點是設(shè)備資料、試車方案、操作手冊等，同時要逐步將工作重點轉(zhuǎn)移到竣工檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，與施工管理部門、監(jiān)理單位一起做好竣工驗收階段的竣工檔案驗收。在基建項目資料管理過程中，須對工程合同、工程中形成的資料、應(yīng)收集的檔案資料種類要有一個明確的認知，新華粵石化公司編制的《建設(shè)項目竣工文件編制及檔案整理規(guī)范》中對有關(guān)文件材料的歸檔范圍有詳細的闡述，對反映項目立項、施工過程、施工現(xiàn)狀，有利于生產(chǎn)、維護的相關(guān)資料都應(yīng)進行收集。同時結(jié)合工程分階段進行的質(zhì)量檢查，督促各有關(guān)單位做好施工記錄及資料管理。工程有總包單位的由總包單位負責(zé)對各分包單位交工技術(shù)文件的匯總，工程項目由幾個單位承包的，由各承包單位負責(zé)收集整理其承包項目交工技術(shù)文件。
（二）做好驗收指導(dǎo)工作
工程進入中交階段后，檔案管理部門的工作重點則對竣工檔案驗收的業(yè)務(wù)進行指導(dǎo)，由于工程項目多、參建單位多且水平參差不齊，要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用，檔案部門也要抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干大膽主動地抓好各項管理工作，嚴格把好驗收關(guān)。重點做好幾項工作：一是主動積極對各施工單位進行指導(dǎo)；二是創(chuàng)建直觀樣板，讓施工單位統(tǒng)一整理標準；三是業(yè)務(wù)指導(dǎo)或預(yù)驗收時必須認真細心，特別是竣工圖章簽署欄，電子版要進行相關(guān)項的檢測；四是履行職責(zé)，做好各部門會審復(fù)核工作。
（三）建立健全檔案管理制度
檔案資料管理部門要實行資料管理與工程建設(shè)同步，就得主動出擊，以其為求其位，在工程項目建設(shè)開始召開資料管理專題會，明確各方資料發(fā)放、移交及保密管理的職責(zé)與分工，須簽訂協(xié)議的必須與其簽訂協(xié)議，如保密協(xié)議，建立健全檔案資料管理制度，及早制定檔案材料歸檔范圍及歸檔程序，統(tǒng)一檔案整理標準，在建設(shè)單位、各參建單位中建立檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)，按項目分階段、分單位做好資料監(jiān)管工作，為竣工檔案驗收奠定基礎(chǔ)。檔案資料部門如不主動提前做工作，當工程進入土建、設(shè)備安裝階段后，各方領(lǐng)導(dǎo)的工作重點將放在施工現(xiàn)場，緊趕工程進度，那時資料管理工作就會處于被動狀態(tài)。為避免扯皮，檔案資料的管理臺帳須每周按項目匯總，各單位聯(lián)絡(luò)員領(lǐng)取資料也須手續(xù)明確。 在對施工監(jiān)理單位進行交工文件編制培訓(xùn)時明確各自職責(zé)及所需收集整理的檔案資料，明確施工單位交工技術(shù)文件的歸檔范圍、歸檔要求及整理標準。建設(shè)單位成立一個工程驗收小組，提前對工程驗收資料準備工作，監(jiān)理單位是代表業(yè)主對工程投資、質(zhì)量、進度進行監(jiān)控的，在竣工檔案整理時對業(yè)務(wù)指導(dǎo)、預(yù)驗收應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用， DA/T-28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中規(guī)定了監(jiān)理單位對工程竣工檔案的責(zé)任。
（四）提前做好施工單位的培訓(xùn)
工程合同對工程檔案資料都有移交規(guī)定，各施工單位都希望能及時了解建設(shè)單位的交工技術(shù)文件整理歸檔要求，作為建設(shè)單位檔案資料管理部門，及早聯(lián)合施工管理部門組織有關(guān)交工技術(shù)文件整理培訓(xùn)班，對工程檔案資料歸檔的整理標準、收集范圍、歸檔要求等做出明確規(guī)定。重點建設(shè)項目涉及項目多、分包情況多，有的大型建設(shè)項目承包商多卻沒有整個工程的總包單位，這種情況就要抓好建設(shè)單位控制工程質(zhì)量、進度的職責(zé)。提前對施工單位監(jiān)理單位進行培訓(xùn)，增強他們的檔案意識，督促施工單位在施工過程中及時做好施工記錄，明確施工單位、監(jiān)理單位的責(zé)任，也向施工單位明確驗收程序、歸檔審核程序，有利于施工單位按建設(shè)單位的要求做好檔案資料工作，同時減少檔案竣工驗收時問題積重難返。
參考文獻：
[1] 田冬梅. 淺談地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與對策[J]. 吉林地質(zhì)， 2009；01
第4篇：工程項目檔案的管理范文
關(guān)鍵詞：項目管理；工程檔案管理；工程質(zhì)量
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：
引言：我國經(jīng)濟體制改革不斷深入，為建筑業(yè)的發(fā)展帶來了機遇與挑戰(zhàn)，但是隨著越來越多的建筑企業(yè)的不斷加入，也出現(xiàn)了不少質(zhì)量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質(zhì)量是所有建筑企業(yè)應(yīng)該放在首位的要素。而工程檔案能否真實地記載工程建設(shè)的整個過程，直接關(guān)系著工程質(zhì)量是否值得人們信賴，也關(guān)系著企業(yè)的信譽以及收益。一個合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關(guān)鍵的作用，一個完備詳盡的工程檔案就是一項工程的成長記錄，也是一份良心的見證。
1.工程檔案管理與項目管理的概述和關(guān)系
1.1工程檔案管理與項目管理的概述
通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內(nèi)容是否可靠，分析檔案的信息，以總結(jié)工程進程；還有就是搜集并整理文件，建立相關(guān)的鑒定方案，統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，最后存檔保管。二項目管理當然就是對整個工程項目的宏觀控制，通過臨時組建一個組織機構(gòu)，針對特定的工程項目進行有計劃的組織領(lǐng)導(dǎo)，掌控整個工程活動的全過程，以便進行及時進行動態(tài)指導(dǎo)。
1.2工程檔案管理和項目管理的關(guān)系
在一個工程中，我們可以認為檔案管理就是一個項目，對它進行有規(guī)劃的、系統(tǒng)的管理。工程檔案的建立時間就是工程開工的的時間，也就是此時開始對工程項目進行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項目管理相輔相成，共同作用于工程建設(shè)之中。只有二者之間有機配合，才能達到整個工程的預(yù)期目標。這就需要建立一個管理體系，制定相關(guān)管理規(guī)劃，并且定期進行整理分析，以確保工程保質(zhì)保量完成，同時也可以提高工程檔案的管理水平。
2. 工程檔案管理存在的問題分析
2.1工程檔案管理機制有問題
主要就是現(xiàn)在運行的工程檔案管理機制已經(jīng)落伍，不符合當前社會主義市場經(jīng)濟體制，時代在發(fā)展，而工程檔案管理機制卻沒有創(chuàng)新，必然導(dǎo)致管理模式的落后。沒有及時建立檔案管理的新的網(wǎng)絡(luò)體系和辦事機構(gòu)，沒有意識到檔案管理在新時代的工程建設(shè)中的新內(nèi)涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設(shè)進度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應(yīng)該對檔案管理方面的具體要求做出詳細的說明和規(guī)定，但是這些內(nèi)容在現(xiàn)行的制度中未曾體現(xiàn)，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動來進行體制的創(chuàng)新，以致領(lǐng)導(dǎo)和崗位責(zé)任制度得不到落實。
沒有大力推行相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
2.2工程檔案的質(zhì)量不過關(guān)
有些工程資料由于沒有及時收集和整理，導(dǎo)致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關(guān)施工管理的相關(guān)文件和質(zhì)量驗收時的簽證資料。之所以會出現(xiàn)這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設(shè)的腳步，呈現(xiàn)在書面上就是在合同上沒有注明對工程檔案方面相關(guān)要求，還有一方面就是在工程建設(shè)中偶爾也會出現(xiàn)施工或者監(jiān)理等一些單位沒有遵從工程建設(shè)的計劃書，擅自推進工程進程，但是也沒載入工程檔案文件中，導(dǎo)致檔案資料的缺失。有時候一些建設(shè)單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個究竟，就按照原始的資料進行檔案整理，最后造成檔案資料的不規(guī)范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關(guān)的專業(yè)知識掌握的不夠精準，以致資料的書寫不規(guī)格，與實際情況有很大出入，不注重細節(jié)等都會造成質(zhì)量問題。有一些監(jiān)理不負責(zé)任，現(xiàn)場工作不充足，造成原始的資料不準確，還有就是他們沒有盡職盡責(zé)，而對一些失誤問題不予理會，有些建立甚至收受賄賂而對一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現(xiàn)漏洞。
2.3工程檔案管理人員專業(yè)水平低
一些有經(jīng)驗的專業(yè)檔案管理人員，由于其對工作的熟悉度會很少犯錯誤。但是某一個工程項目的工程隊伍往往是臨時組建的，由于時間問題，施工單位為了方便，同時也是對檔案管理不夠重視，會臨時找來一些沒有經(jīng)驗或者水平較低的人員來進行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因為管理上的不科學(xué)，檔案管理人員的專業(yè)技能不過關(guān)就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業(yè)不會重視檔案部門，就會忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導(dǎo)致大量的高素質(zhì)的專業(yè)人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對檔案的繼續(xù)整理也是不利的。
3.加強檔案管理的對策
3.1完善檔案管理制度
隨著時代的進步，建筑業(yè)也在蓬勃發(fā)展，過去的檔案管理方案已經(jīng)不能適應(yīng)其發(fā)展變化的速度了，應(yīng)該建立一整套的科學(xué)合理的檔案管理體系，專門成立一個檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，改善現(xiàn)有管理模式，進行分系統(tǒng)、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規(guī)范化。達到員工各司其職，制度完善合理，機構(gòu)有效運作，監(jiān)督作用強化。同時行政管理部門應(yīng)該嚴格考核參建部門，絕不放過任何投機取巧的行為，項目法人切實起到監(jiān)督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設(shè)中的每一個環(huán)節(jié)，促使工程質(zhì)量的提高。檔案中記錄著工程建設(shè)的相關(guān)資料，在驗收施工單位的歸檔文件時，要仔細檢查檔案的完整度及準確度。嚴格要求施工單位檔案的構(gòu)建，仔細對檔案資料進行驗收。檔案資料的驗收是工程竣工驗收之前的一項重要內(nèi)容，每一個工程完成之前都要檢驗它的檔案資料是否完備，這也是檢驗工程質(zhì)量的一個參考標準。
3.2檔案管理部門充分發(fā)揮自身職能
檔案管理部門應(yīng)該加強監(jiān)督管理職能，不定期的進行突擊檢查，形成一個完善的檢查體系，并制定相關(guān)的懲處制度，將每次檢查的結(jié)果記錄在案，這樣有助于企業(yè)提高對檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構(gòu)建專項的檔案驗收機構(gòu)，嚴格檢查檔案資料是否真實、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個部門的職能以及檔案權(quán)益保護方案，有利于檔案功能的充分發(fā)揮。
3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
企業(yè)在挑選檔案管理人員時，要嚴把質(zhì)量關(guān)，進行專業(yè)知識的考核，以免有人濫竽充數(shù)。同時上崗后也不要放松警惕，定期的進行考試，有助于員工更加盡職盡責(zé)。還要開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進行檔案業(yè)務(wù)知識教育，可以聯(lián)合其他公司的檔案管理人員進行工作經(jīng)驗交流，促進員工間工作質(zhì)量以及效率的提高?？梢砸宰劦男问交蛘呱祥T培訓(xùn)的方法，提高員工的業(yè)務(wù)水平。教授的內(nèi)容可以是有關(guān)政策法規(guī)的，也可以是檔案專業(yè)知識相關(guān)的，企業(yè)可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實現(xiàn)自動化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、標準化，提高檔案管理的工作效率。
結(jié)語
工程檔案是建筑工程施工全過程的真實記錄，但是現(xiàn)在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實踐中逐漸的改革創(chuàng)新。創(chuàng)建新的檔案管理模式，樹立先進的檔案管理理念，創(chuàng)建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進工程建設(shè)的快速發(fā)展。
參考文獻：
第5篇：工程項目檔案的管理范文
關(guān)鍵字：電網(wǎng)；項目；檔案；管理
中圖分類號： G271 文獻標識碼： A
1.電網(wǎng)工程建設(shè)項目檔案管理現(xiàn)狀
500kV及以上電壓等級的項目和部分220kV項目由各地電力超高壓建設(shè)管理公司和運檢公司建設(shè)維護管理工作。220kV及以下電壓等級的項目由各地區(qū)局承擔(dān)建設(shè)管理工作。各建管單位成立業(yè)主項目部，具體承擔(dān)工程項目的建設(shè)管理工作。項目運行維護單位代表業(yè)主對全套項目檔案行使接收、保管、使用權(quán)。電網(wǎng)公司辦公室作為公司檔案主管部門，對各單位貫徹落實檔案工作責(zé)任制情況進行監(jiān)督指導(dǎo)，原則上不接收保管具體工程項目檔案。各工程項目建設(shè)管理單位負責(zé)項目檔案移交的組織和協(xié)調(diào)工作，監(jiān)理單位負責(zé)檔案初步審核把關(guān)工作，運行單位負責(zé)項目檔案的驗收和保管工作。在建設(shè)過程中對工程資料實施同步管理。認真貫徹執(zhí)行檔案工作與工程建設(shè)同步布置、同步檢查、同步驗收的“三同步”原則。
2.如何做好電網(wǎng)工程建設(shè)項目檔案管理工作
2.1建管單位、運行單位以及參建單位三者獨立工作又相互配合
2.1.1建管單位
在正式開工時應(yīng)及時組織參建單位和運行單位開展檔案培訓(xùn)交底工作，明確檔案工作要求，落實檔案責(zé)任人員，發(fā)放檔案離線客戶端軟件。在交底培訓(xùn)前，建設(shè)管理單位應(yīng)將完整的項目參建單位信息提供給運行單位，以便運行單位根據(jù)此信息導(dǎo)出檔案離線客戶端軟件。
2.1.2運行單位
運行單位應(yīng)主動介入今后擬接收運行的項目，要全程參與項目建設(shè)的檔案管理工作。要向參建單位提供項目文件材料收集、整理、編目等方面的指導(dǎo)和幫助。
2.1.3參建單位
參建單位應(yīng)在項目檔案日常管理工作充分發(fā)揮檔案離線客戶端軟件的作用，按照項目建設(shè)進度，及時收集整理錄入項目文件材料。最好能夠做到文件辦理完畢即歸檔，在離線客戶端軟件中錄入對應(yīng)信息。這樣做的有幾個好處：一是文件材料及時歸集，不容易遺失；二是文件隨辦隨歸，減少后期工作量；三是可以檢索錄入系統(tǒng)的文件材料，方便管理。在項目文件材料正式移交歸檔前，建管單位應(yīng)組織參建單位對收集整理的文件材料進行自檢，及時消除文件材料中存在的問題。運行單位應(yīng)積極予以配合，提供相應(yīng)的指導(dǎo)和幫助，同時也是對項目文件材料情況的預(yù)檢。
2.2加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視
加強領(lǐng)導(dǎo)對依法制定企業(yè)檔案管理制度，在各種相關(guān)的會議上都對檔案工作制度的落實提出嚴格的要求，使檔案管理工作能夠在順利開展。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)及時了解和協(xié)調(diào)各參建單位在工程達標投產(chǎn)和創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程檔案歸檔工作中存在的問題，確保了檔案工作的順利開展。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，可以給檔案專業(yè)人員干好檔案工作增強信心和決心，在工作中充分發(fā)揮檔案的管理職能。一方面檔案管理人員加強學(xué)習(xí)，與時俱進，不斷提高管理的能力和水平；另一方面樹立了有為才有位的思想觀念，強化過硬的業(yè)務(wù)管理能力，對如何加強工程項目檔案管理提出合理化意見或見解，使檔案管理職能得到有效發(fā)揮。
2.3加強檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)
為適應(yīng)電力建設(shè)的飛躍式發(fā)展的需要，應(yīng)加快檔案隊伍建設(shè)素質(zhì)培養(yǎng)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是提升檔案事業(yè)發(fā)展水平的關(guān)鍵。隨著電網(wǎng)建設(shè)先進技術(shù)和先進設(shè)備的投入，檔案管理人員要不斷更新觀念，掌握新技能、補充新知識、提高管理能力。應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求加強對檔案人員隊伍的培訓(xùn)與管理，提高檔案管理的能力和水平。在注重提高檔案人員業(yè)務(wù)水平的同時，在企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)加強對工程管理人員的培訓(xùn)，定期或者不定期的舉辦歸檔知識講座，從而使工程管理人員和兼職檔案人員增強檔案意識，不斷掌握歸檔工作技能。
2.4制度建設(shè)和激勵機制相結(jié)合
依照相關(guān)法律法規(guī)，制定企業(yè)工程建設(shè)檔案管理辦法、實施細則等，各種制定的規(guī)范文件，以此來強化工程項目資料的及時歸檔工作。在管理制度中要突出激勵機制，明確檔案管理的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)，同時制定了經(jīng)濟責(zé)任制考核，通過“同業(yè)對標”對工程及檔案管理進行考核。將制度管理與機制相結(jié)合，使檔案管理工作進入良性循環(huán)的軌道，保證重點建設(shè)工程項目檔案的及時歸檔，確保檔案的齊全、完整、準確。
2.5加大投入新技術(shù)、新科技
以檔案管理的要求為基礎(chǔ)，加大科技投入，不斷引入新技術(shù)、新知識、新軟件。充分利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高工效，還能使檔案管理能統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標準、使檔案的歸檔、檢索、利用達到科學(xué)、便利、快捷，并能和設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位通過網(wǎng)絡(luò)達到資源共享，可以為現(xiàn)場對檔案的科學(xué)使用、規(guī)范管理提供可靠的服務(wù)。
2.6堅持兩種職能，指導(dǎo)與監(jiān)督相結(jié)合
在電網(wǎng)建設(shè)工程項目檔案的形成和歸檔過程中，可以采取全過程管理的模式，從工程立項開始，建設(shè)單位檔案管理人員就加大對建設(shè)項目檔案的監(jiān)管力度和指導(dǎo)，把好建設(shè)項目檔案質(zhì)量關(guān)，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)。在歸檔過程中、強調(diào)完善全過程管理模式，檔案人員主動參與管理，從工程立項到工程竣工每一個環(huán)節(jié)嚴格把關(guān)，幫助、指導(dǎo)各參建單位和工程建設(shè)管理部門，依法將工程過程中形成的全部資料，按歸檔標準及時整理歸檔。
3.電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理主要做法
3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)規(guī)范
重大電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理工作認真落實國家檔案局關(guān)于重大建設(shè)項目檔案管理要求，嚴格執(zhí)行《國家電網(wǎng)公司檔案管理辦法(試行)》。具體工程項目中，由建設(shè)項目檔案管理單位(國網(wǎng)直流公司、交流公司)負責(zé)制定實施細則并組織實施，做到標準一致、規(guī)范統(tǒng)一。
3.2統(tǒng)一質(zhì)量標準
公司委托建設(shè)項目檔案管理單位統(tǒng)一實施項目檔案業(yè)務(wù)管理，負責(zé)電網(wǎng)建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)交底培訓(xùn)、過程檢查、整體質(zhì)量控制與把關(guān)，形成自始至終的同一標準控制。
3.3統(tǒng)一驗收迎檢
貫徹項目檔案成套性、系統(tǒng)化的要求，項目檔案由建設(shè)項目檔案管理單位統(tǒng)一匯集，經(jīng)自查自檢整改后，由辦公廳統(tǒng)一組織預(yù)驗收和申請國家檔案局驗收。
3.4統(tǒng)一保障措施
為確保各項管理要求落實到位，堅持實施經(jīng)濟手段和立體考核。在經(jīng)濟方面，明確一定數(shù)額檔案保證金寫入工程合同條款，保證項目檔案管理的順利實施。在考核方面，公司將項目檔案管理納入檔案工作年度考評內(nèi)容，同時作為電網(wǎng)建設(shè)管理的一部分納入專業(yè)建設(shè)公司和省公司領(lǐng)導(dǎo)班子業(yè)績考核指標。
3.5集中保管
A．成套整理，公司重大電網(wǎng)建設(shè)項目檔案由建設(shè)項目檔案管理單位負責(zé)匯總整理，形成一套完整項目檔案。
B．原件歸檔，堅持檔案的原始憑證要求，歸檔的建設(shè)項目文件材料須為原件，特殊情況可歸集復(fù)制件，但需注明原件保管檔號。
結(jié)語
在今后的檔案管理工作中，應(yīng)弘揚“努力超越、追求卓越”的企業(yè)精神。為適應(yīng)社會的發(fā)展需要，電網(wǎng)應(yīng)加大投資、加快建設(shè)，建成國內(nèi)領(lǐng)先、國際先進的電網(wǎng)，面臨大量輸變電設(shè)備的投產(chǎn)和新技術(shù)的投入，這對我們檔案管理和檔案人員既是挑戰(zhàn)、又是機遇，應(yīng)把握這一電力大發(fā)展的大好時機，把電網(wǎng)建設(shè)的工程項目檔案、管理得更加規(guī)范、更加完善，爭取使每一項工程達到“優(yōu)質(zhì)工程”標準的同時，項目檔案管理工作達到優(yōu)質(zhì)、一流的水平。
參考文獻:
［1］陳寧釗.吳鴻超.智能化變電站資料管理系統(tǒng)的設(shè)計及應(yīng)用[J].供用電.2008年06期.22-24.
第6篇：工程項目檔案的管理范文
1.項目檔案管理是工程管理的重要組成部分
一個電網(wǎng)建設(shè)工程項目竣工投運后，建設(shè)管理單位不僅要向項目法人單位或運行單位移交質(zhì)量合格、運行正常的實體工程，同時，還要移交全套記錄工程建設(shè)全過程的完整項目檔案。項目檔案的歸檔、移交、審查是工程竣工交付使用、達標投產(chǎn)以及創(chuàng)優(yōu)的必備條件，是工程竣工投運后運行維護，以及改建和擴建的原始依據(jù)。項目檔案管理貫穿于項目建設(shè)的全過程，既依托于項目建設(shè)管理，又是工程建設(shè)管理的重要組成部分。
2.項目檔案是工程建設(shè)管理水平的真實寫照
項目檔案是工程立項審批、施工準備、施工管理、竣工驗收、投產(chǎn)試運、后評估、評優(yōu)檢查等工程建設(shè)全過的真實記錄。全面反映工程建設(shè)各項質(zhì)量指標和管理過程。項目檔案不僅記錄著建設(shè)者的辛勤汗水和智慧以及工程建設(shè)的亮點、優(yōu)點、特點等，同時工程建設(shè)的很多問題也會通過項目檔案記錄下來。比如，施工記錄的失真、文件材料時間邏輯問題、簽認手續(xù)不全、施工文件未使用規(guī)范表式、未履行報審手續(xù)等工程管理方面的缺陷和不足都會記錄在項目檔案中。因此，項目檔案是工程建設(shè)管理水平的真實寫照。
3.加強項目檔案管理，助推工程管理整體水平提升
3.1全面收集整理工程前期文件，為工程項目順利開工建設(shè)打下良好基礎(chǔ)
工程前期批文不僅決定工程項目實施建設(shè)，同時也體現(xiàn)工程項目建設(shè)初期的詳細情況。因此多方位齊全完整的收集工程項目建設(shè)前期文件，是工程項目順利實施建設(shè)的保障基石。
電網(wǎng)建設(shè)項目前期文件的收集整理主要包括三個方面：
在項目立項階段，建設(shè)管理單位需積極辦理項目立項文件、投資管理文件、工程建設(shè)許可、用地審批手續(xù)、征地及補償協(xié)議以及付款憑證、環(huán)評及水保招投標文件、設(shè)計、監(jiān)理、施工、設(shè)備材料等招投標文件。相關(guān)人員應(yīng)積極辦理以上文件，及時將相關(guān)手續(xù)或文件交到資料人員手中，資料人員嚴把文件質(zhì)量關(guān)，確認文件請示批復(fù)以及簽章手續(xù)齊全、有效。
項目的可行性研究階段需要收集包括項目的可研、選址及審批、預(yù)初步設(shè)計、環(huán)境保護、水土保持、地質(zhì)災(zāi)害、地震安全、壓覆礦產(chǎn)、河道防洪、文物勘探、接入系統(tǒng)設(shè)計、對外咨詢、可研論證以及初步設(shè)計等文件。建設(shè)管理單位在完成以上工作任務(wù)和取得文件許可，建設(shè)項目方可進入施工圖設(shè)計和施工技術(shù)管理階段。
施工圖設(shè)計和施工準備階段。根據(jù)設(shè)計院提供的施工圖，建設(shè)管理單位委托監(jiān)理單位組織各參建單位進行施工圖設(shè)計交底會議，并做好相關(guān)記錄；建設(shè)管理單位需編制《建設(shè)項目管理大綱》、《安全文明總體策劃》、《創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃》、《達標投產(chǎn)規(guī)劃》等工程前期管理文件，提出工程建設(shè)管理目標，各參建單位需編制相關(guān)的項目管理規(guī)劃（施工組織設(shè)計）、二次策劃、實施細則以及施工進度總體規(guī)劃；施工方案，經(jīng)過監(jiān)理審批合格后，進行技術(shù)交底；同時主要機械設(shè)備、施工（安全）工器具、特殊工種人員資質(zhì)需報審監(jiān)理審批合格后進場。以上施工準備完成后，施工單位向建設(shè)管理單位遞交開工報告，經(jīng)批準，工程正式開工。
前期文件不僅是工程建設(shè)的重要憑證，并且加強前期文件的深度、質(zhì)量、齊全、完整性對工程前期有效管理起著密不可分的制約作用。
3.2加強施工過程資料整理，將項目檔案管理與工程形象進度同步進行
工程施工過程資料是項目檔案的關(guān)鍵組成部分，必須按照建設(shè)施工的進度及時編制、整理。資料員負責(zé)管理工程技術(shù)資料，對工程資料逐項跟蹤收集，確保資料的整理與工程形象進度同步，內(nèi)容連貫、工序吻合。
電網(wǎng)建設(shè)工程項目施工階段資料收集主要包括以下幾個方面：
工程開工伊始，在監(jiān)理人員審核指導(dǎo)下，施工單位根據(jù)設(shè)計圖紙編制《施工質(zhì)量檢驗及評定范圍》，將施工任務(wù)劃分準確的檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程。施工技術(shù)人員根據(jù)范圍表明確作業(yè)項目，編制進度計劃，規(guī)劃工程原材料及設(shè)備需求，建立施工機械設(shè)備臺賬。
在原材料管理方面，及時收集和檢查原材料出廠質(zhì)量證明和試驗報告，同時將原材料供應(yīng)商資質(zhì)報監(jiān)理審批，以保證材料合格。砂、石、水泥、混凝土、砂漿等材料需在資質(zhì)合格的試驗室進行復(fù)試檢驗合格后方可使用（采用商品混凝土的要向供應(yīng)單位要配合比通知單，且要進行驗證，確?；炷恋燃夁_到要求）。另外，須建立包括鋼筋在內(nèi)的各類原材料跟蹤使用臺賬，明確每批材料用在工程各個部位。
在設(shè)備管理方面，檔案人員應(yīng)參加主要設(shè)備開箱活動，及時收集設(shè)備出廠技術(shù)文件，做好進場和開箱檢查記錄。
檢驗批、分項工程、分部工程、單位工程的測量記錄、隱蔽工程檢查記錄和施工驗收評級記錄是對現(xiàn)場施工情況的真實反映，記錄應(yīng)與施工進度保持同步，嚴格執(zhí)行評級標準，各項內(nèi)容填寫及時、真實、準確、有效。
設(shè)計變更是竣工圖編制、工程結(jié)算工作的重要依據(jù)，因此在及時收集設(shè)計變更單的前提下，還需有建設(shè)或監(jiān)理單位、設(shè)計單位專業(yè)人員簽認，以確保變更內(nèi)容的真實性及準確性。
3.3加強竣工階段資料整理，實現(xiàn)項目檔案與工程竣工同步驗收
電網(wǎng)建設(shè)項目在完成全部施工任務(wù)后，進入初步竣工驗收階段時，施工單位完成專項自檢，向監(jiān)理和建設(shè)單位提交工程竣工報告。監(jiān)理和建設(shè)單位分別組織人員對工程進行初步竣工驗收檢查，并申請質(zhì)量檢驗部門對工程進行質(zhì)量監(jiān)督檢查。各項檢查和驗收項目整改完成后，工程建設(shè)管理單位組織各參建單位對工程進行啟動竣工驗收，電網(wǎng)建設(shè)項目的第一條線路成功投運標志著工程正式竣工。
在項目竣工驗收過程中，除對實體工程進行質(zhì)量檢查，項目檔案的驗收也是一項重要檢查內(nèi)容。項目檔案的整理歸檔工作由建設(shè)管理單位牽頭組織開展，檔案人員按照檔案歸檔范圍以及相關(guān)要求對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面清查、審核，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改，務(wù)必做到竣工文件整理及時、真實、準確、完整，符合竣工圖編制方法以及檔案管理要求，能夠完全反映工程建設(shè)的全過程。按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的相關(guān)要求，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步進行，為工程達標投產(chǎn)以及創(chuàng)優(yōu)工作做準備。
電網(wǎng)建設(shè)工程檔案管理在工程建設(shè)過程中是一項系統(tǒng)全面的工作，貫穿工程開工至竣工的各個階段，一套完整、準確、系統(tǒng)、齊全的電網(wǎng)建設(shè)工程項目檔案體現(xiàn)了該工程的原始記錄和真實形象，因此，項目檔案管理在電網(wǎng)建設(shè)工作中意義深遠。今后工作中，不斷提升項目檔案管理水平，規(guī)范項目文件編制要求，緊抓過程記錄管理環(huán)節(jié)，嚴把驗收審查關(guān)口，將項目檔案與工程建設(shè)實現(xiàn)“四同步”管理，為電網(wǎng)建設(shè)項目更高、更快發(fā)展保駕護航。
參考文獻：
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第7篇：工程項目檔案的管理范文
關(guān)鍵詞：公路工程；建設(shè)項目；檔案管理
Abstract: This paper analyzes the highway engineering archives management problems, on how to improve the highway construction project archives management to put forward several proposals.
Key words: Highway Engineering; construction project; file management
中圖分類號：F540.3文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
公路工程檔案是公路規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中形成的具有保存價值的文字材料、圖紙照片、聲像制品等檔案資料，它是公路建設(shè)等各項管理活動中直接產(chǎn)生和形成的原始記錄，同時又是真實記錄公路建設(shè)發(fā)展過程的第一手資料，它即維護著公路歷史發(fā)展歷程的真實性，又對公路的規(guī)劃建設(shè)，對工程質(zhì)量起著重要的指導(dǎo) 、監(jiān)督、保證作用，而且還是今后道路規(guī)劃、維修及改擴建等不可缺少的科學(xué)依據(jù)。做好公路工程檔案管理工作是公路管理的一項重要內(nèi)容，我們必須千方百計采取各種積極措施，使工程檔案的管理納入法制化、規(guī)范化的管理軌道，使公路工程檔案管理形成一套完整、準確、便于使用的檔案系統(tǒng)，才能更好的為社會為大眾服務(wù)。
公路工程檔案管理中存在的問題
公路工程檔案管理意識薄弱
有些建設(shè)項目單位雖然有專門的檔案管理人員，但針對性不強，不能提出合理的指導(dǎo)意見。項目檔案類別很多且相互之間沒有統(tǒng)一的格式導(dǎo)致出現(xiàn)各部門按照各自的想法組卷的混亂現(xiàn)象。
長期以來，許多參加公路建設(shè)的建設(shè)單位和管理單位對工程檔案工作都缺乏應(yīng)有的重視，首先是建設(shè)單位在施工階段，由于施工任務(wù)重，項目多，同時還有許多具體的工作需要協(xié)調(diào)解決，因而忽視了檔案工作，等到工程完工要辦理竣工驗收時，施工單位才不得不投入大量的人力、物力突擊補充檔案資料，以應(yīng)付工程竣工驗收之用，致使工程竣工檔案資料質(zhì)量較差。而有些公路建設(shè)管理單位又沒有很好地實行集中統(tǒng)一管理，造成了不少檔案散失嚴重，即使保存下來的也不完整，或因保管不當，致使現(xiàn)有的圖紙不清，紙張變質(zhì)。這些都將嚴重地影響到公路工程將來的改、擴建和正常的養(yǎng)護維修工作。從而影響到公路檔案資源，使之無法為公路建設(shè)和管理提供有效服務(wù)，為國家?guī)頁p失。
公路工程檔案管理中常出現(xiàn)的技術(shù)性問題
在公路工程檔案的管理中常出現(xiàn)一些技術(shù)性問題，一是檔案的收集不齊全。收集齊全是做好檔案工作的基礎(chǔ)。但由于公路工程建設(shè)項目建設(shè)周期長、參建單位多，各方的集訓(xùn)不一，常致使一些檔案得不到妥善保管，收集也有不齊全現(xiàn)象；二是有些檔案資料缺乏真實性。檔案資料是公路工程施工全過程的真實記錄。但有些少數(shù)施工企業(yè)對工程項目檔案資料的記錄和收集缺乏責(zé)任心，只重施工，不重檔案，形成的檔案不是在具體工作中隨時隨地的記錄，而是過后隨意編造，欲求蒙混過關(guān)；三是書寫材料不規(guī)范。公路工程檔案內(nèi)容豐富，形成主體復(fù)雜，編制人員素質(zhì)參差不同，因此檔案的編制質(zhì)量也就高低有別，有些檔案中文字用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙書寫，也用的用傳真紙復(fù)印存檔 等，這些不符合規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生，必將為以后的保管和利用帶來隱患。
公路工程檔案管理人員素質(zhì)亟待提高
目前檔案管理施工單位為降低成本，有的兼職檔案管理，有的找個未從事過施工的人員代替，這些人員根本未對檔案組卷要求和工程相關(guān)知識進行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，檔案管理就無從談起。公路工程檔案工作是一項綜合性的管理工作，在工程建設(shè)過程中，隨時都涉及到施工技術(shù)表格的填寫、施工材料的保存、竣工圖紙的整理及資料的專業(yè)分類組卷、往來文件的歸檔等它需要從事公路工程檔案工作的人員，既要懂工程建設(shè)專業(yè)技術(shù)知識，又要懂檔案專業(yè)技術(shù)知識，還應(yīng)熟知各級主管部門制定的各項公路工程檔案法規(guī)，而許多檔案管理人員有些有公路建設(shè)方面的專業(yè)特長，卻缺少檔案技術(shù)知識，有些有檔案技術(shù)知識，又缺少公路建設(shè)方面的知識，無法滿足公路工程檔案管理工作的需要。
二、提高公路建設(shè)項目檔案的管理的建議
強化管理
為了確保公路建設(shè)工程竣工檔案的系統(tǒng)與完整，保證重點公路建設(shè)工程專業(yè)檔案質(zhì)量，檔案行政管理部門和重點建設(shè)項目主管部門，日益把項目檔案管理工作放在突出位置上。但是，由于建設(shè)周期長、參建單位多、各方的認識不一，致使一些建設(shè)檔案得不到妥善保管，檔案的質(zhì)量得不到保障，時間一長，也容易散失，另外，檔案管理水平較差，沒有達到標準化、制度化、規(guī)范化管理。從筆者參與的重點公路工程項目的驗收情況來看，許多單位檔案管理體制不健全，檔案規(guī)章制度形同虛設(shè)，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。因此應(yīng)進一步提高認識，無論是制度的制定者還是執(zhí)行者，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是具體技術(shù)人員.都應(yīng)充分認識到檔案管理的重要性.從項目的開始階段就把建設(shè)檔案工作統(tǒng)一起來，嚴格依法治檔。檔案的行政管理部門，應(yīng)主動介入.加強與項目相關(guān)單位的溝通，統(tǒng)一行業(yè)項目檔案管理規(guī)范，爭取與項目主管部門達到共識，建立一個切實可行的重點建設(shè)項目檔案工作監(jiān)督體系，明確項目參與各方的職責(zé)，齊抓共管，搞好重點建設(shè)項目的檔案工作。
堅持跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)，深入監(jiān)督檢查指導(dǎo)
眾所周知，在諸多建設(shè)工程中，高速公路工程建設(shè)規(guī)模大、周期長、參建單位多，建設(shè)、監(jiān)理、施工、安裝等單位的檔案管理人員，有工程建設(shè)方面的專業(yè)特長，卻缺少檔案技術(shù)知識，有的具有檔案技術(shù)知識，卻缺少建設(shè)方面的專業(yè)知識。同時，建設(shè)過程中資料形成了不一定就是檔案，還要按照國家法律和省檔案局下發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)劃》及相關(guān)要求，認真做好分類、歸檔、裝訂、編號、編目等各個環(huán)節(jié)的工作。這就需要檔案主管部門加強檔案業(yè)務(wù)跟蹤技術(shù)咨詢服務(wù)，建立深入監(jiān)督指導(dǎo)服務(wù)的機制，把監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作貫穿于建設(shè)工程的全過程，才能有效提高建檔歸檔質(zhì)量。
3、提高公路工程檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
加大檔案人才的培養(yǎng)，努力提高公路建設(shè)檔案人員的素質(zhì)。面對經(jīng)濟和科技的發(fā)展，檔案人員的素質(zhì)必須提高，以業(yè)務(wù)素質(zhì)提高為重點，對檔案專業(yè)知識進行學(xué)習(xí)，對現(xiàn)有的檔案人員，可以通過委培、進修、培訓(xùn)，不斷拓寬知識面，加強與公路建設(shè)相關(guān)學(xué)科的學(xué)習(xí)，掌握管理項目檔案所需要的相關(guān)知識和計算機管理檔案的技能及一定外語水平，使檔案工作者能更好地為重點公路建設(shè)項目服務(wù)。
4、檔案管理部門經(jīng)常性深入監(jiān)督檢查指導(dǎo)
公路工程檔案管理中常出現(xiàn)的一些問題，除了增強公路工程檔案管理意識和提高公路工程檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)之外，還需要檔案管理部門組織力量深入到建單位和施工工地進行監(jiān)督檢查指導(dǎo)服務(wù)，把監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作貫穿于建設(shè)工程的全過程，及時糾正檔案資料收集不齊全，書寫材料不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生，把好檔案管理質(zhì)量關(guān)，才能有效的提高建檔歸檔質(zhì)量。
5、加快檔案管理現(xiàn)代化步伐
時代在快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)飛速進步，按《檔案法》規(guī)定，“采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”。計算機技術(shù)的出現(xiàn)和普及給檔案管理工作帶來了深刻的影響，傳統(tǒng)的檔案保存及管理技術(shù)正面臨著挑戰(zhàn)。各級檔案部門聯(lián)合科技部門積極開展了檔案管理現(xiàn)代化的試驗工作。計算機的應(yīng)用、檔案縮微、電視錄像等都有待公路工程檔案工作者在實踐中進一步探索。
6、重視檔案的開發(fā)利用
工程檔案管理的最終目的在于檔案的開發(fā)利用。要做好檔案利用工作，發(fā)揮檔案的利用效果，就需要編制好檢索工具，完整、簡便的檔案檢索工具是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。只有做好檔案的開發(fā)利用工作，才能很好滿足日常檔案管理和提供利用的需要。
第8篇：工程項目檔案的管理范文
工程項目檔案是企業(yè)工程項目建設(shè)過程中所有步驟和環(huán)節(jié)的全面記錄文件或資料，能夠準確的反應(yīng)工程進展與完成的真實狀況，在維護企業(yè)合法權(quán)益方面發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，因此工程項目檔案管理工作是企業(yè)基本管理的重要組成部分，具有突出的作用。針對工程項目的特征而言，工程項目檔案管理具有三方面的基本內(nèi)容，即綜合文件資料類檔案的管理、工程施工及水電、設(shè)備安裝文件資料檔案的管理、工程竣工驗收文件檔案的管理。
2工程項目檔案管理中存在問題
2.1市場經(jīng)濟體制下的工程項目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究
無論是從我國經(jīng)濟發(fā)展形勢還是從國際市場經(jīng)濟發(fā)展形勢來看，市場經(jīng)濟體制已經(jīng)成為我國各行各業(yè)從事經(jīng)濟活動的基本依據(jù)。對于工程建設(shè)領(lǐng)域而言，工程項目建設(shè)所涉及的工程招投標制度、監(jiān)理制度、工程竣工驗收備案制度、市場稽查制度等正在逐漸向市場經(jīng)濟體制靠攏，并在市場經(jīng)濟發(fā)展的推動下日趨完善，進而使得有形建筑市場正在加強，以及與政府監(jiān)管機構(gòu)的智能分離。雖然工程項目檔案內(nèi)容、形式、載體等都相應(yīng)的發(fā)生了變化，但與之對應(yīng)的檔案管理制度、法律法規(guī)、管理機制等方面還為與之改變，這使得在實際的工程項目檔案管理工作中，缺乏依托市場經(jīng)濟的系統(tǒng)研究。
2.2缺乏有效的檔案管理組織
工程項目建設(shè)具有一定的特征，對于多數(shù)工程項目而言其施工點較多，并且持續(xù)時間較長，施工隊伍的流動性也強，這對工程項目檔案建設(shè)提出了一系列的難題。并且多數(shù)工程項目并沒有專門的檔案建設(shè)、管理及組織機構(gòu)，國內(nèi)市場上也沒有與之配套的專業(yè)檔案管理組織，這使得工程項目檔案管理過程中缺乏組織性、規(guī)范性。工程項目檔案管理缺乏有效的檔案管理組織主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案資料流向制度不健全，導(dǎo)致在整個工程期間，檔案人員流動造成檔案失去管理，交接不暢；二是工程項目的檔案工作人員流動性較大，沒有固定的檔案管理人員，檔案管理人員的職責(zé)不清。
2.3工程項目檔案管理意識及工作不到位
在整個工程施工過程中，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理工作人員，對工程項目檔案管理工作重要程度的認知不高，缺乏思想上的普遍認識，使得工程項目檔案管理缺乏應(yīng)用的重視，造成檔案管理工作的不到位。工程項目檔案管理工作不到位的主要表現(xiàn)為：一是工程項目檔案管理工作人員不能按時完成工程竣工檔案，進而使得工程無法向城建部門報備；二是工程檔案資料缺失、數(shù)據(jù)失真，工程項目的復(fù)雜性、多樣性、真實性等特點，要求工程檔案建設(shè)及管理過程必須非常專業(yè)和嚴禁，而管理意識的不到位就容易造成檔案失誤現(xiàn)象，進而造成檔案材料失真、工程檔案與實施不符等問題，最終導(dǎo)致工程不能通過審查驗收。
2.4缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍
從我國工程項目建設(shè)上來看，并沒有專業(yè)的檔案管理工作人員，在工程項目中從事檔案管理工作的多為知識層次較低、工作經(jīng)驗較少或者工程技術(shù)人員兼職等形式，檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的檔案管理知識和技能，對工程檔案管理工作較為陌生，甚至不熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度與程序，這使得工程項目檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，影響了工程最后的竣工驗收。
3提高工程項目檔案管理工作水平的建議
3.1加強工程項目檔案立法及監(jiān)督指導(dǎo)，健全管理工作體制
隨著國家與社會對檔案價值認知的提高，國家逐漸重視檔案管理工作，并頒布了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，使得檔案管理體制也日趨完善。從國家宏觀層面看，工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)、制度體制等已經(jīng)逐步得到完善，使工程項目檔案管理工作有法可依、有制可循，但從目前的工程項目檔案管理工作來看，最大的問題時檔案管理制度的貫徹實施，因此需要加強工程項目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，一方面可加大宣傳力度，使建筑企業(yè)真正認識到工程項目檔案管理的重要性，進而認真開展檔案工作，另一方面從政府相關(guān)部門開始提高重視，認真、嚴謹?shù)募訌姽こ添椖繖n案的依法治檔，使工程項目檔案管理法制化、規(guī)范化。
3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念加強檔案過程管理
從領(lǐng)導(dǎo)層到工作層轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強檔案管理人員的崗位責(zé)任與考核，實施相應(yīng)的獎懲制度，將檔案管理制度納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、項目法人責(zé)任制。工程項目檔案管理過程的具體實施可采取以下措施：1）每項工程開始前即介入檔案工作，并制定嚴格檔案管理職責(zé)，做到檔案管理工作與工程建設(shè)同步進行；2）在工程項目建設(shè)的進程中，工程技術(shù)人員對工程進行質(zhì)量檢測的同時，要求檔案管理人員必須隨同并做檔案記錄和驗收檔案；3）每個工程項目驗收時，做到項目驗收與檔案驗收的同步進行。
3.3強化工程檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè)
從目前的工程項目檔案管理情況來看，多由工程技術(shù)人員從事檔案工作，他們對檔案管理缺乏認知與業(yè)務(wù)技能，這就需要對其進行專業(yè)的培訓(xùn)。具體實施的話，可通過多種渠道，采取多種方式實現(xiàn)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，包括檔案管理的法律法規(guī)、管理制度、業(yè)務(wù)流程、檔案整編知識與技能、檔案材料收集、整編要求、檔案移交、竣工檔案驗收等內(nèi)容進行專業(yè)的培訓(xùn)。
3.4加強工程檔案的現(xiàn)代化與信息化管理
第9篇：工程項目檔案的管理范文
關(guān)鍵詞：工程項目檔案工作優(yōu)化探究
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
近年來，隨著工業(yè)化的不斷深入發(fā)展，社會經(jīng)濟建設(shè)和城市建設(shè)也在迅速發(fā)展?；A(chǔ)設(shè)施項目和建設(shè)項目對推進社會發(fā)展起著非常重要的作用，建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目的真實記錄，對建設(shè)項目的記錄、檢查、管理、驗收起著指導(dǎo)作用，是項目建設(shè)的重要資產(chǎn)。
一、工程項目檔案的特點
（一）復(fù)雜性
工程項目檔案的特點是由工程項目的特點決定的。因此，圍繞一個工程項目的基本活動就形成了一個密切聯(lián)系的工程項目檔案的整體，反映工程項目過程的全貌。工程項目建設(shè)并不是一個部門所能及的事，而是多部門、多專業(yè)、多地區(qū)進行合作的結(jié)果。這種特點就決定了在項目過程中產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)涉及面廣、分散、復(fù)雜。另外，除了材料外，還有一些照片、模型等其他載體的材料，這就給工程項目檔案管理工作提出了更高的要求。
（二）廣泛性和多樣性
企業(yè)一個工程項目從開始到竣工要涉及決策、設(shè)計、施工、驗收等許多部門和專業(yè)，有些甚至?xí)婕巴鈬?、廠商和諸多的科研部門，在這過程中會會產(chǎn)生大量的文件材料，在收集材料上有一定難度。并且有些工程項目優(yōu)勢會需要借鑒其他國家的經(jīng)驗，出國考察，引進外資和技術(shù)，優(yōu)勢還可能聘請外國專家進行指導(dǎo)，這樣會產(chǎn)生大量外文資料，這也就要求檔案工作人員有一定外語水平。
（三）延續(xù)性和階段性
工程項目檔案材料的形成具有階段性特點。一般為準備階段、工程設(shè)計階段、驗收階段和維護階段。其階段性特點的掌握，對工程項目檔案的收集和整理有指導(dǎo)作用。企業(yè)工程項目投資大，時間長，有時要經(jīng)過數(shù)年時間，其文件資料也是隨著工程的過程而逐步產(chǎn)生，并且會一直延續(xù)到竣工后和維護階段。因此，工程項目檔案工作具有延續(xù)性的特點。
二、檔案工作存在的主要問題
（一）管理體系不完善
建設(shè)工程單反資料保存在國家建設(shè)檔案部門。資料表明國外在一個多世紀前就進行了系統(tǒng)、規(guī)范的工程檔案管理工作。并且我國的各個行業(yè)工程檔案起步都比較晚。工程檔案管理工作的相關(guān)法律法規(guī)制度建設(shè)也比較晚，目前還未形成完整的管理體系。
（二）對工程項目管理重視不夠
企業(yè)的工程項目大部分工程線都比較長，一個項目大都分成好幾個標段，施工隊伍比較雜，素質(zhì)也不盡相同。工程項目不是固定常設(shè)的編制單位，因此領(lǐng)導(dǎo)階層的檔案意識就比較薄弱，只注重工程二不注重檔案建設(shè)。并且一般不設(shè)專門工作人員，職責(zé)不清，工作質(zhì)量低下。
（三）相關(guān)制度不健全
一些企業(yè)沒有建立健全檔案管理制度，在對工程的驗收中沒有注重檔案管理的考察，僅僅對工程時間、進度、質(zhì)量比較重視，忽視了對檔案的考察。有些企業(yè)工程項目沒有檔案建設(shè)單位和專職人員，僅僅是臨時抽調(diào)一些工作人員進行整理，造成檔案質(zhì)量比較低。有些檔案還需重新拆卷，浪費了人力、物力、財力，降低工作人員效率，影響了其他工作。
三、優(yōu)化工程項目檔案的途徑
（一）健全管理體系
在進行工程項目是要建立相應(yīng)的工程建設(shè)指揮部，指揮部也應(yīng)設(shè)立相關(guān)的檔案管理部門，并配備相應(yīng)的專職人員。檔案工作人員應(yīng)保管好指揮內(nèi)部形成的文件材料等。各單位檔案員應(yīng)與指揮部檔案室保持密切聯(lián)系，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，加強業(yè)務(wù)上的溝通和交流，促進檔案管理體系的完善。
（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理部門的專業(yè)技術(shù)人員主要任務(wù)是在施工過程中對各個單位的檔案管理工作進行指導(dǎo)。企業(yè)工程項目施工單位數(shù)量比較多，地區(qū)和水平都有差異。為了確保工程歸檔質(zhì)量，檔案管理人員不僅要經(jīng)常進行檢查、指導(dǎo)，幫助解決問題，而且要定期對相關(guān)人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。使工作人員可以學(xué)習(xí)相關(guān)知識，解決工作中的問題，提高工作人員素質(zhì)。
（三）重視工程檔案的同步管理工作
在收集相關(guān)資料的過程中，還應(yīng)注重各項手續(xù)。一般情況下，施工完成后，施工企業(yè)即撤離到其他地方施工。因此，如果檔案管理人員不及時對資料進行審查，找出并解決相關(guān)問題，施工單位撤離后，請相關(guān)技術(shù)人員進行簽字就成了難題，補辦相關(guān)手續(xù)，會造成不必要的人力、物力的浪費。因此，為了進行完整準確的歸檔，就必須做好工程檔案管理的同步管理，保證工作的順利高效完成。
（四）做好工程檔案的專項驗收工作
為了保證工程資料的完整、準確，根據(jù)相關(guān)法令，在進行竣工驗收前，城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)對建設(shè)單位工程檔案進行驗收，這是工程驗收的一部分，通過加強驗收工作來優(yōu)化企業(yè)工程項目管理，加強對檔案管理工作的監(jiān)督。驗收內(nèi)容應(yīng)包括：工程檔案齊全、完整；檔案真實準確的反映實際情況；工程檔案符合相關(guān)規(guī)定；制圖方法、規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求并且蓋有公章；工程檔案手續(xù)完備等。保證工程檔案的規(guī)范化、標準化。
隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，對企業(yè)工程項目進行檔案管理已經(jīng)越來越重要，因此，要從各個方面不斷優(yōu)化檔案管理工作，促進檔案管理工作趨于完善。
參考文獻
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