采購合同管理規(guī)范精選(九篇)
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第1篇：采購合同管理規(guī)范范文
關鍵詞：EPC工程；總承包合同；管理
中圖分類號：U455 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）6-0149-02
1 EPC工程總承包的概念及特點
在工程建設中所謂EPC工程總承包是指工程的承包商按照工程業(yè)主的委托，然后對工程承包合同中關于工程的設計。所需材料采購以及施工全過程的承包。它是一種以向業(yè)主交付最終產品和服務為目的，對整個工程項目實行整體構思、全面安排、協調運行、前后銜接緊密的承包體系。與傳統(tǒng)的工程承包方式相比，它有利于克服工程設計、設備采購、項目施工和開車等環(huán)節(jié)的相互脫節(jié)現象，能有效的控制工程的質量、工期、投資。
在工程總承包項目中，參與方涉及到業(yè)主、總承包商和分包商等，它們均以合同關系為紐帶相互協作，使得工程總承包合同的合同管理具有如下特點：
1.1 合同管理任務的雙重性
總承包商一方面需要以承包人的身份加強與項目業(yè)主之間的總承包合同的管理。另一方面需要以發(fā)包人的身份，加強對分包項目的分包合同管理。這使得工程總承人的合同管理具有雙重性。
1.2 合同參與方多，管理的風險大
在項目實施過程中，由于受資質與能力的限制，總承商需將自身資質與能力以外的項目分包給其它單位來實施，這就增加了項目的參與方，過多的參與方增加了項目實施過程中不可控性，使項目的管理風險也明顯提高。
1.3 合同的管理過程復雜
從總包項目合同的談判簽約到合同的履行結束，要經歷許多過程。除需加強對總包合同的管理外，還需要進行設計、采購和施工等分包合同的簽訂、實施與管理。
2 EPC總承包合同管理的重點
總承包合同簽訂后，總承包商為保證總承包項目目標的順利實現，并獲得相應的經濟效益，必加強總承包項目的合同管理。EPC總承包商的合同管理工作應重點做好以下幾方面的工作：一是關于合同的簽約管理工作，二是關于合同的履行工作。三是，關于合同的收尾管理工作。
2.1 關于合同的簽約管理工作
在EPC總承包合同的管理中，關于合同的簽約管理首先要做到簽訂合同時文字要嚴謹，這主要是因為，在合同簽訂時如果文字不嚴謹很容易造成合同出現誤解，進面影響了合同該履行的義務，引起不必要的爭議。所以，這就要求在簽訂合同時，文字一定要嚴謹，要依照法律規(guī)定來訂立有效的合同，以此來體現合同雙方的真實意圖。其次，對于合同中列到的條款一定要清晰完整，以此避免簽訂合同后出現合同不全面、不完整的現象，特別應注意各分包合同的接口關系，如設計、采購和施工合同的接口。在設備采購合同中應明確設備基礎圖提交設計的時間和設備交貨的時間。這樣設計不但能根據安排及時出具施工圖，而且施工合同條件也能與之對應，避免提前或延期交貨對工程的費用與進度產生影響。另外，供貨商是否提供設備的備品備件，以及提供的數量及規(guī)格類別，都應在合同中加以約定。
最后應合理選擇合同的計價模式。合同的計價模式分為單價合同、總價合同及成本加酬金合同，其中單價與總合同又可分為固定價與可調價合同。不同的計價模式有不同的特點，合同中所面臨的風險也不盡相同。固定總價合同把變更的風險從發(fā)包方轉移到了承包方，承包方在合同報價時應合理的考慮圖紙變更等風險因素，合同中應含有相應的風險費。固定單價合同中承包方承擔了價格的風險，而發(fā)包方則承擔了工程量的風險。在成本加酬金合同中，發(fā)包方則承擔合部的風險。對于可調價格合同，承包方承擔的風險相對較少。
2.2 合同的履約管理
在合同簽訂后，安排合同的執(zhí)行人把關于合同中提到的要求進行閱讀，然后，把整理好的合同讓項目部的所有人員都作一個了解，熟悉合同中的內容和要求，并根據合同要求明確自己的工作職責。另外，項目部還應根據合同要求制作工程管理流程，將合同中提到了共同目標進一步細化，分階段進行落實。重點做好如下工作：
2.2.1 合同的工作范圍與責任劃分管理
在合同執(zhí)行過程中為了避免發(fā)生對工程工作范圍的誤解，在工程建設前，合同雙方一定要將合同在進行明確，將合同中的要求進一步明確，然后將之貫穿在整個合同中，這一過程對于工程完工后的結算及工程的順利進行有著很大的作用，所以，在合同建立時一定要進行科學。合理的規(guī)范管理，保證合同的真實與完整。
①關于工程總承包合同。是指合同的總承包范圍，其總承包合同一般是指總價合同，對于合同中的額度一般是對應工作中的每項內容，這就要求在總承包合同中關于工作的范圍標準一定要明確，然后，將每項的價格表都要做好。另外，在工程項目施工前，工程合同的管理人員要與業(yè)主做好交流與溝通工作，以此來明確合同中的范圍，以此讓雙方在工程建設中能夠有效的履行合同中的要求及相關約定，以免因合同不完善造成不必要的損失，在工程施工過程中，對于業(yè)主提出的要求，要及時與業(yè)主做好溝通工作，然后對于要求做成書面形式的文字記錄，在規(guī)定的時間內請業(yè)主簽字確認要。對于合同范圍外的大額工作，可以與業(yè)主簽定協議后以書面的形式對合同進行變更。
②關于工程分包合同。工程分包合同一般出現在大型的總承包項目中，其在項目建設前，往往要進行多個的分包過程，在分包完成后，然后在進行合同的簽訂，比如，工程的設計、施工、咨詢等方面，由于這些分包在合同簽訂時，在時間和空間上都是相互聯系的，這也進一步形成了分包合同管理的問題，加大了其管理的難點，比如，在土建工程中對于安裝中基礎建設的移交。保管等工作.范圍和責任的劃分應與預算定額相對應，這樣有利于工程費用的核算.合同在執(zhí)行過程中經常會發(fā)生交叉施工的現象，交叉施工的現象造成了合同在分包方責任發(fā)生分歧的重要因素，這就要求在合同簽訂以后，工程項目部的合同管理人員要同分包方一起進行合同的交底工作，然后明確合同中的范圍及工程責任的劃分，比如，在施工過程中，由主要單位來負責工程中處理垃圾的問題。然后，對于合同中存在遺漏問題要及時做好變更工作。
③關于采購合同。關于采購合同，它是工程項目建設中最重要的合同項目，其主要特點是合同數目多。合同類型多，管理工作量大等。在采購合同范圍管理中設備配件及設備間的接口是管理中存在的主要問題。如果在合同簽訂中沒有對項目的價格表進行計列，造成了在工程施工中供應商拒絕提供配件的現象，造成了在施工中緊急采購的現象，同時也直接影響了工程工期的質量和期限。因此，在工程施工中，對于這種問題一定要注意在合同簽訂時的范圍制定，由其要做好設備的接口問題。
2.2.2 關于合同的工期管理工作
在總承包合同中，一般要對施工過程進行節(jié)點的控制，然后對完成的狀況再進行申請支付，，在支付完成后，相趕緊向業(yè)主申報相關證書。并作為總包進度款支付申請的直接依據。對于分包合同，應及時記錄工程各節(jié)點的完成時間。當影響工程進度的因素出現時，承包方應組織相關方面的專家對其進行書面形式的確認，對于那些在工程施工中的材料記錄要加以保存，對于施工中發(fā)生的一些問題要做好詳細的記錄，并作好保存工作，以免影響工程費用的結算管理。
2.2.3 關于合同費用管理工作
項目部要做好施工中費用的控制問題，這就要求項目部在工程施工中，一定要按期去結算總包款，形成進度款支付要以周期為節(jié)點，對于施工中的工作量要進行定期的核算，在核算的過程中一要注意不能讓進度款發(fā)生超付款現象，對于施工中的材料要進行定期的整理和歸檔，方便以后結算。
2.2.4 關于合同變更管理工作
在總承包施工過程中，關于合同會經常出現變更問題，這主要是因為合同簽訂的設計深度和管理水平所造成另外，在合同變更的過程中，一定要在一定的條件之下進行變更，這樣才能有法律效力，關于合同的變更問題一般包括兩個方面的內容一是約定變更，二是法定變更兩種。其主要容易發(fā)生變更內容是工程的范圍。工程質量的要求以及工程性能的要求等，而對分包合同而言其變更的主要內容有工程范圍。工程質量的標準以及工程項目中的單價；此外，在合同進行變更時，一定要按照相關程序和規(guī)定進行更改，以保證合同的有效性。
2.2.5 關于合同違約索賠管理的工作
在工程建設往往建設時間比較長、施工過程比較復雜，這就造成了在工程施工中容易發(fā)生違約現象，所以，這就要求我們在合同簽訂時一定要做好關于違約索賠及爭議處理的問題。總包單位在發(fā)生違約事件時，應立即收集相關證據，證據要以書面或圖片等形式為主，并盡量留有業(yè)主或在于監(jiān)理簽審的關于合同違約事實的相關意見。然后對其違約證據包括違約的時間、數量、費用等進行詳細的記錄，以此來承擔相應的責任，違約索賠應在合同規(guī)定的時間內處理，要其時效性。
3 合同的收尾管理
合同收尾管理包含兩個方面，即合同文檔資料的管理和合同管理工作的后評價。
合同文檔資料的管理包括文檔的收集、分類、整理、儲存、使用和移交等環(huán)節(jié)。合同文檔資料的管理，要符合公司內部的管理制度要求，符合檔案管理和項目驗收備案的要求，符合工程管理規(guī)范和文檔管理規(guī)范的要求。在總承包項目結束時，要按有關規(guī)定向有關單位移交。
合同管理工作的后評價是指合同執(zhí)行完畢后對合同執(zhí)行情況的評價，以總結合同管理的經驗，便于合同管理工作能力的提升。合同管理工作的后評價是項目部全員參與的活動，應重點對合同的分包方式、簽訂、相關方的責任劃分及執(zhí)行過程中出現的問題進行原因分析，對合同的管理工作進行全面的評審，并將評審中總結出的改進經驗運用到下一個項目的管理工作中。
4 結 語
工程總承包是工程發(fā)承包的一種管理模式，其合同管理的實踐與探索對提升總承商的項目管理水平和實現總承包商的管理目標具有重要的意義?？偝邪讨挥凶龊煤贤墓芾砉ぷ?，在合同簽訂前制定好相應的管理措施，只有這樣才能管理好總承包項目中的眾多合同，順利的實現項目的目標。
參考文獻：
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第2篇：采購合同管理規(guī)范范文
關鍵詞：醫(yī)療設備 合同檔案 管理
中圖分類號：C939 文獻標識碼：A
醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場經濟的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強合同檔案管理工作，已經成為醫(yī)院檔案工作中的一項重要內容。
隨著許多高新技術醫(yī)療設備的引進，醫(yī)療服務質量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學、規(guī)范、標準的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經濟活動，真實地記錄了醫(yī)療設備購置的歷史，在整個醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。
一、醫(yī)療設備合同檔案管理的重要性
（一）現實憑證作用
分析研究《合同法》我們可以發(fā)現，合同檔案最突出也是重要的特點是要依據憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律后果[1]。醫(yī)療設備合同檔案是處理醫(yī)療設備糾紛的依據。醫(yī)療設備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術資料的丟失、購買后質量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設備或配件、經濟效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責任進行處理，就必須依據醫(yī)療設備檔案中的材料，按制度進行分析和落實責任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設備采購中，合同檔案不僅是對合同訂立雙方的憑據，也是醫(yī)院內部協調的憑據。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔相應的職責，在合同訂立和后期實施過程中，存在的各種矛盾和責任追究，就需要通過合同檔案來細化和評判。
（二）轉化參考作用
合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號醫(yī)療設備及領導決策提供歷史依據，將合同檔案轉化為重要的經濟信息，從而降低設備購置和維護的成本，爭取在采購談判中的有利地位。在采購招標過程中，經常能遇到供應商報價高的問題，而這時合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價格和配置，都是我們談判的有力依據，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價格購置需要的設備。
（三）潛在預備作用
當醫(yī)療設備突然出現故障時，為工程師判斷出現故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時間和費用。在醫(yī)療設備招標采購時，我們會依據設備的情況，在合同中訂立相關的補充條款，例如重要零配件的價格、相關的服務、后期維保的費用等，這些對于我們今后在設備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機器的正常運行和病人的正常診療。
二、合同檔案管理中存在的風險
（一）合同的規(guī)范化
合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現實的經濟活動或買賣過程中起到憑證作用?，F在的醫(yī)療設備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴謹，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設備采購活動中的強勢主體，在合同訂立時具有一定的主導作用，這往往會使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設備采購合同時可能會存在的問題。
（二）檔案資料收集的完整性
對于醫(yī)院醫(yī)療設備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設備的申請、審批，采購的調研論證，設備招標參數及與招標有關的一切資料，采購合同，驗收單，技術資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設備采購項目的合同檔案在收集方面比較重視，對于常規(guī)醫(yī)療設備合同和零星采購設備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設備采購合同列入當前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實際的管理范圍外，也導致了醫(yī)療設備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個問題是在審核、審批、簽署的過程中，因為類別和性質的不同，各種檔案在辦理的時候經過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。
（三）缺乏專職檔案管理人員
基于醫(yī)療設備合同檔案的復雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對于醫(yī)療設備合同檔案的保管和維護有一定的風險，長此以往可能會導致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。
（四）檔案管理信息化程度低
目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質文件的保存要求較高，需要有專門的保存場所。有些通過對紙質文件的掃描，將文檔進行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質文件的保存已經跟不上現代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。
三、關于醫(yī)療設備合同檔案管理的幾點建議
（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設備合同檔案管理
將醫(yī)療設備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設備合同檔案的特殊性，使它在整個醫(yī)院的運行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴格管理好醫(yī)療設備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
除此之外，制定完善的醫(yī)療設備合同管理制度，明確合同管理辦法和實施細則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設備合同的合理、合法及實現合同集中管理，才能實現合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。
（二）合同檔案資料的收集要全面、準確、及時
通過對合同檔案形式與內容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關的檔案材料， 能夠準確、有力地反映當事人的合法權益[3]。醫(yī)療設備合同檔案需要了解醫(yī)療設備的相關政策法規(guī)，收集相關的資質證明材料，以保證購買醫(yī)療設備的合法性、合理性?；踞t(yī)療設備資料有醫(yī)療器械注冊證、供應商及生產商的資質、授權，特殊醫(yī)療設備還需提供計量證明、壓力證明等相關資質，這是醫(yī)療設備合同資料的特別之處。及時性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時效性的，因此合同資料的收集也需要及時，及時收集資料，及時整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據和參考。此外，檔案管理員應當加強與相關職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動性，了解不同職能處室合同檔案資料的產生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。
（三）運用信息化手段管理醫(yī)療設備合同檔案
運用信息技術科學地管理醫(yī)療設備合同檔案，實現醫(yī)療設備合同檔案數據采集自動化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質合同檔案收集不完整、歸檔不及時的難點問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運行的合同管理系統(tǒng)，是針對合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內容、簽訂時間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質資料，更便于查詢、統(tǒng)計，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進行檔案管理。
合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是
醫(yī)院管理中的一項重要內容，是維護醫(yī)院合法權益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經營決策提供依據，有利于促進醫(yī)院的發(fā)展。隨著經濟生產和人們生活對醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內容不斷增多，管理工作變得越來越復雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學的管理措施，實現高效、完整、科學化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎。當前，新的時代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機遇?？傊?，機遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進步空間。我們在做好日常歸檔工作的同時，還應當積極思考，從提升檔案服務效率的角度出發(fā)，不斷地用實際行動去檢驗、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。
參考文獻：
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第3篇：采購合同管理規(guī)范范文
【關鍵詞】EPC項目；工程變更；簽證
一、引言
自國家發(fā)展改革委員會等九部委聯合的2012版《標準設計施工總承包招標文件》于2012年5月1日正式實行以來，我國工程總承包市場的管理又有了更詳細的規(guī)范依據。EPC項目作為工程總承包的一種重要方式，以其獨特的管理模式和運營方式廣受建設領域的關注，其合同結構簡單、便于管理及項目整體效果好這些特點對發(fā)包方來說更具吸引力，但同時這些特點對總承包方的管理提出了更高要求。實際上總承包方在對項目的管理過程中確實容易遇到較一般的項目管理更多樣的問題，其中涉及到工程變更的管理更是缺乏系統(tǒng)成熟的經驗可借鑒。筆者以親身參與某化工企業(yè)某產品生產線建設的EPC項目的經歷，提出在此類項目中有關工程變更管理的幾個方面問題及其改進建議，希望對今后此類項目的實施有所思考和借鑒。
二、EPC項目工程變更的特點
EPC項目就是設計-采購-施工總承包項目，即工程總承包企業(yè)受發(fā)包人委托，按照合同約定，承擔工程項目的設計、采購、施工（含竣工試驗）、試運行服務等階段工作，并對承包工程的質量、安全、工期、造價全面負責。EPC項目的變更比一般工程項目的變更所指范圍更廣，種類很多，按變更種類有設計變更、采購變更、施工變更及發(fā)包方指示的趕工等；按變更影響有項目工作范圍的變更、施工條件的變更、工程量的變更、質量要求的變更、進度計劃的變更等。產生變更的原因也很多， 如建設單位提出的變更、開挖地基后發(fā)現原來勘探時未查明的新地質狀況、施工環(huán)境出現新的變化、由于原設計失誤或者因又有了更好的設計方案而對原來的設計方案進行修改、因新技術和知識而需改變的設計和實施方案或計劃、法律法規(guī)的修改或政府對工程項目提出新的要求等等。任何一種原因導致的對工程本身工作量、質量或工程工期進度等施工過程中產生的對工程的竣工驗收或工程價款結算產生的改變，最終都可以表現為工程變更。工程變更幾乎貫穿建設項目的自始至終，而且基本上所有的變更都會影響工程成本。EPC項目的工程變更有如下特點：
1.EPC項目較一般工程項目更容易發(fā)生變更且變更情況更復雜。這主要是因為總包合同從招標到簽合同對總包方來說大都時間非常緊迫，對潛在承包方來說能從發(fā)包人那里獲得的資料可能非常少，沒有任何圖紙和現成的方案，只有進度和建設成果要求。直到中標簽定總包合同時總承包方也只有一個簡單的建設方案和粗略的實施計劃，還沒有完整詳細的設計圖，也沒有較詳細的工程造價計算依據。這不僅使得總包合同在簽訂時甲乙雙方都要冒很大的風險，而且這種在前期資料缺少情況下簽訂的合同不可避免在日后設計施工過程中會有各種可能導致工程變更的事件發(fā)生。減少這些風險的唯一方法就是盡可能多的了解待建項目各種信息，了解市場上同類或相近項目的建設指標和造價信息等，作為總包方還應盡可能掌握設計關鍵工藝指標、主要設備的選型采購和主要建材的成本價及主要施工工藝的施工資源等，全面的進行風險識別和制定風險應對計劃。
2.無論發(fā)包方還是總承包方都會非常慎重對待工程變更的發(fā)生。工程總承包合同一般采用固定總價合同的形式，除發(fā)包人確認的工程變更、價格調整和索賠款項外，簽約合同價是不做調整的。發(fā)包方不希望導致調增總包價的變更出現，而總承包方在面對一個個可能發(fā)生的工程變更時也要先考慮好怎樣變更才能盡量做到雙贏。
3.并非所有的變更都能影響項目結算時的總包價。變更按照是否影響總包價可分為能改變總包價的變更和不改變總包價的變更，比方說如果總包方在施工過程中發(fā)現前面的某些設計不完善或者有了更佳的設計方案，想修改，在發(fā)包方批準變更的情況下，若產生更多成本，都由總承包方承擔，不涉及總包價的改變；同樣如果該變更在不影響交付工程成果質量和工期前提下能為總承包方節(jié)約成本，發(fā)包方也不因此減少總包價。但如果發(fā)包方為了提高項目的質量標準而改變總包合同中約定的施工材料材質要求或者提出壓縮工期等在總包合同約定外的要求，總承包方就可以要求在總包價上增加結算工程價款。
三、EPC項目中總承包方在進行工程變更管理時應注意的幾個問題
1.總承包項目總包合同價款的相關條款的約定務必要精細。對于任一工程項目而言變更都是難以避免的，尤其是在大型復雜項目中，由于項目前期的調研總無法全面預測日后可能發(fā)生的各種環(huán)境變化，而發(fā)包方也無法保證自己不會在項目較長的實施過程中提出新的要求，所以除了小規(guī)模的、比較成熟的總包項目，一般的EPC項目在雙方簽訂合同時都應當遵照《建設施工合同條款》或合同法的相關規(guī)定，在專門的條款中對關于總包價的工作范圍和質量標準等必須明確約定，而且對總包價的調整范圍和方式也要明確約定，約定什么范圍內不對總包價調整，多少范圍之外可以調整總包價款，依據什么調整，怎樣調整等。總之，起草一套技術要求明確、責任劃分清晰、工作范圍準確、條款嚴密完整的商務合同和相應的技術規(guī)范書是一個EPC項目是否能順利開展的基礎和關鍵。
2.各分包合同在涉及變更時要注意專業(yè)交叉部分是否分工有變化，避免模糊簽證甚至重復簽證現象發(fā)生。一般的EPC總承包合同都包括設計合同、采購合同、施工合同等，作為總包方來說這些合同對上都是一個發(fā)包方，合同管理相對不難，對下卻可能面對許多不同的分包商，分包合同可能有交叉，這就使得各個分包合同之間交叉部分的管理尤為重要。比如在某化工企業(yè)某產品生產線建設的EPC項目中的總承包項目經理總管整個項目的控制和協調，總承包項目經理下轄設計經理、施工項目經理、材料采購經理和設備采購經理等專業(yè)分管崗位，但出于總包項目商務合同的嚴格保密要求，這幾位分管經理不能看到自己分管專業(yè)之外的其他專業(yè)的商務合同，只有總承包項目經理一人能接觸到總包和分包所有的商務合同，這種權限分配對總承包項目經理個人能力素質的要求特別高，對其項目管理團隊成員之間的溝通要求也很高。該總包項目分包隊伍較多，交叉作業(yè)較多，有的專業(yè)施工分包方同時也是設備制作分包方，但由于施工和設備采購分屬施工項目經理和設備采購項目經理管理，當項目中部分設備支架的制安要根據現場實際情況發(fā)生變更時，施工項目經理對該施工分包隊伍下達了變更指示并簽證認可，但他不了解該設備支架的制安費用已經包含在另一份設備采購合同中。由于施工項目經理下達變更指示時該設備支架的制安尚未進行，所以按照另一份設備采購合同條款，該制安費可以從其設備采購合同中相應扣減，而設備采購經理不知道施工項目經理在施工現場臨時下達的變更指示及對簽證的認可，只知分包方完成了對設備采購合同所要求內容的履行并順利交付安裝現場，沒有對該設備采購合同的完成出具內容調減的施工說明。于是出現該施工單位在施工分包合同結算中依據變更簽證單提出對其設備制作合同中已經包括的部分設備支架的制安費的重復結算要求的現象。
3.發(fā)生變更總包方要按照變更內容是否對總包價產生影響進行區(qū)分。這就是說發(fā)生變更時總包方首先要分清楚哪些變更帶來的造價變化是總包方應在總包價中承擔的，哪些是發(fā)包方可以對總包價進行調增或者調減的，可以調增總包價的要盡力爭取，要及時獲得發(fā)包方總價調增認可并明確簽證，及時提出調增價款的結算明細和計算說明，爭取盡早把調增數額以雙方都無異議的甲方簽證或補充合同形式確定下來，避免日久生變；可能導致總包價被調減的情況要盡量避免，或權衡利弊后綜合考慮。比如在上述EPC項目中的某設備鋼平臺制安合同明確約定鋼平臺外包覆不銹鋼板的厚度是0.4mm，實際施工時發(fā)包方為了達到更好的包覆效果提出把不銹鋼板厚度由0.4mm全部變更為1.2mm，并雙方項目經理口頭商定多出的0.8mm由發(fā)包方承擔。結算時不銹鋼材料費的分擔雙方沒有異議，但其安裝費由于不銹鋼板厚度的增加按安裝工程定額計價規(guī)定可以調增，此部分費用當時發(fā)包方并未預計到，而且變更時只有雙方項目經理口頭約定，并無雙方簽字認可的書面變更或簽證單，也無往來郵件、會議紀要等可供結算參考的依據，成為結算工作的爭議之一。
4.總承包與發(fā)包方之間對于工作量變更的溝通要及時坦誠有效。由于EPC項目的設計工作在總承包方承包范圍內，不像一般工程項目的設計方獨立于施工方之外，這容易導致發(fā)包方對設計的權威性和可信任性降低，更不用說由于設計的原因導致的工程變更的可信任性。而EPC項目在總包合同簽訂時還沒有出詳細設計圖，也沒有可供施工圖預算的工作量，這就又使得發(fā)包方會格外注意日后的施工圖和設計變更中的工作量變化。而總承包方在總包價已簽定的情況下出于利潤最大化的本能也會想方設法在滿足項目質量要求的前提下優(yōu)化設計，力爭在不降低總包價的基礎上減少成本。為了總包項目承發(fā)包雙方的互利共贏，總承包方一定要本著坦誠相待的原則，不僅施工圖交底、工藝技術交底工作要細致誠懇，對由于設計或其他原因等需做的設計變更更要跟發(fā)包方項目經理或現場代表從項目最優(yōu)化的角度說明變更的必要性和變更后對項目工期、質量、工藝優(yōu)化方面的具體影響。如果設計變更會帶來總承包成本的增加，該總包方承擔的總包方不能推諉；如果是出于優(yōu)化設計而減少工作量的變更，總包方一定要向發(fā)包方說明此變更不能單從數量上看減少了工作量總數，而從項目本身和日后長遠的使用效益上看也能為發(fā)包方帶來實際的經濟效益。總之雙方坦誠良好的溝通是彼此相互信任取得合作共贏的基礎。
四、研究結論與不足
本文針對筆者在參與某EPC項目管理過程中遇到的幾個變更管理問題提出探討，但由于EPC項目的變更管理根據具體每個項目環(huán)境的復雜和多變，在實際的應用中都可能有意想不到的新情況出現，制度的完善才是優(yōu)化管理的根本，EPC項目的變更管理只有在一個制度逐步健全完善的前提下才能規(guī)范發(fā)展，以不變應萬變，漸漸形成自己完整規(guī)范的管理操作體系。
參考文獻
[1]《建設項目工程總承包管理規(guī)范》GB/T 50358-2005
第4篇：采購合同管理規(guī)范范文
關鍵詞；施工企業(yè) 風險 有效措施
中圖分類號：C29 文獻標識碼：A 文章編號：
近幾年，許多施工企業(yè)在持續(xù)運行質量環(huán)境職業(yè)健康安全三個管理體系的基礎上，又開展了管理提升推進精細化管理活動，建立了風險內控體系等。通過這些活動，不僅公司層面的管理制度得到了健全，而且一些企業(yè)對項目的管理制度也進行了系統(tǒng)規(guī)范，有的還推行了工廠化建設模式，但是，施工企業(yè)的項目管理還有太多的不近人意，仍然存在許多風險，稍不小心這些風險就會導致管理人員出問題、企業(yè)成本出問題。本文重點對施工項目物資管理、設備管理中的問題和風險，以及如何規(guī)避物資和設備管理方面的風險作一些探討。
一、應充分識別物資和設備管理風險
1、什么是風險？
風險（risk），是指在某一特定環(huán)境下，在某一特定時間段內，某種損失發(fā)生的可能性。風險是由風險因素、風險事故和風險損失等要素組成。GB/T28001-2011標準從職業(yè)健康安全的角度給出了定義：風險是“發(fā)生危險事件或有害暴露的可能性，與隨之引發(fā)的人身傷害或健康損害的嚴重性的組合”。從廣義來理解，可以說，是在某一個特定時間段里，人們所期望達到的目標與實際出現的結果之間產生的距離稱之為風險。
根據這些定義，施工企業(yè)在所承擔的工程項目施工過程中會有施工安全和質量的風險、勞務分包的風險、業(yè)主資金不到位或墊付資金的風險、成本失控導致的項目虧損的風險，等等。
2、施工企業(yè)在項目物資管理方面主要有四大風險：一是材料由項目自行采購易出現從不合格供方處采購了質次價高的物資的風險或不能及時供貨的風險和采購量大造成物資剩余不能工完料清成本增大的風險；二是進貨驗收把關不嚴導致的質量風險和接收假發(fā)票導致的稅務及審計風險；三是材料發(fā)出和使用過程中控制不好、盤點核算不及時等導致材料成本過高的風險；四是物資在裝卸、倉儲和使用等活動中的安全風險。
3、施工企業(yè)在項目設備管理方面主要有五大風險：一是設備安裝和拆除過程中的安全風險；二是設備使用過程中出現故障，影響產品質量、影響工期、影響企業(yè)信譽的風險。如軌道板的生產，對生產線的依賴性非常大；搬運機對制梁裝梁的影響等；三是來自設備采購和租賃管理方面的風險――主要是項目私自選型采購非標設備、合同簽訂不規(guī)范和設備進場不評估不驗收方面的風險；四是工裝設備管理不善維修保養(yǎng)工作不到位而導致的質量差和成本大的風險。
二、如何規(guī)避這些風險
風險是客觀存在的，是不以人的意志為轉移的。風險是由風險因素、風險事故和損失三者構成的統(tǒng)一體，三者的關系為：
風險因素是指引起或增加風險事故發(fā)生的機會或擴大損失幅度的條件，是風險事故發(fā)生的潛在原因；風險事故是造成生命財產損失的偶發(fā)事件，是造成損失的直接的或外在的原因，是損失的媒介；損失是指非故意的、非預期的和非計劃的經濟價值的減少。
因此我們控制施工項目物資和設備管理的風險，關鍵是要在一定的范圍內改變其風險形成和發(fā)展的條件，從源頭控制風險因素，使其避免發(fā)生風險事故。我以為在物資和設備管理過程中對以下重大風險因素，必須加以嚴格控制。
首先，從管理制度方面進行規(guī)避，建立風險控制機制。
一要明確物資和設備的管理職責，解決責任不清問題；目前一些大型鐵路建設項目搞標準化建設都配專業(yè)的物資和設備管理人員，責任明確并且落實到位，相對物資和設備管理比較規(guī)范；而一些小項目往往存在人員參差不齊，有的是材料人員代管設備，或設備主要由外協隊伍管理等等，這樣的項目物資設備管理就比較隨意，現場管理比較亂，特別是臨時用電、工裝設備的管理問題較多，風險也大。項目管理規(guī)范化，就必須明確落實管理責任，做到事事有人管。
二是要扎實抓落實，解決執(zhí)行力問題。近幾年施工領域的機械事故呈現出增加的趨勢，分析研究事故的原因，重要的是執(zhí)行力弱化，有制度不落實，有規(guī)章不遵守，違規(guī)操作。因此，要加上監(jiān)管，定期開展檢查活動，解決管理中出現的偏差問題。從而達到系統(tǒng)管理風險的效果和目的。
其次，規(guī)避物資設備管理方面的風險。關鍵要做好四件事：一是采購集約化和專業(yè)化。二是正確做好對物資和設備供方的評價；三是嚴格按規(guī)定程序簽訂合同；四是認真做好物資和設備的進場驗收，確保不合格物資不用于工程，不使用存在缺陷或未評審的非標設備。
（一）堅持采購集約化和專業(yè)化。在項目管理系統(tǒng)工程中，物資采購供應是一個十分重要的子系統(tǒng)。在工程總造價中，材料費通常要占60―70%；材料不虧損、不浪費是工程盈利的重要原因之一。目前，許多項目的物資設備仍然各自運作，這樣會有四點風險：一是因需求量少不能享受生產廠的最大優(yōu)惠，采購價格高帶來的成本風險；二是對市場的波動把握不住，在高價位采購；三是低價位簽訂了合同，但當市場價格上揚時又不能控制合同如期履行。
（二）做好對物資設備供方評價。施工所需材料設備不僅直接影響著工程實體質量和施工質量安全，其中所蘊含的巨大經濟利益也導致了采購過程存在較高的違規(guī)風險。確保采購質量是施工過程質量控制的重點之一。而對供應方的評價、選擇和再評價又是采購過程質量控制的一項關鍵環(huán)節(jié)。施工企業(yè)可通過以下幾方面實施對供方的評價：(1)建立對供應方的評價、選擇和再評價實施過程的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查的職責、方法和內容。(2)建立供應方評價選擇的內部分級授權管理體系，評價選擇結果實行雙崗聯簽制審批；(3)通過合理的工作流程設計，規(guī)范評價選擇活動，提高可控度；(4)借助信息化手段，加強對項目現場評價選擇過程的監(jiān)控力度，提高供應方評價選擇的透明度。特別是施工機具在使用一定時間后，還應對施工機具穩(wěn)定性、可靠性、能耗指標及服務水平等進行再評價，以保持合格供應方名錄的有效性。
（三）嚴格按規(guī)定程序簽訂合同。主要材料由于質量要求高、數量大、交付期緊，必須通過簽訂采購合同來規(guī)避風險。設備的采購亦應如此。施工企業(yè)應嚴格遵守合同管理規(guī)定，確保采購合同完整、正確地體現采購策劃所確定的采購要求，并通過采購合同的約定，確保采購的產品滿足施工要求。如材料（構配件）采購合同的主要內容應包括：(1)標的（名稱、品牌、商標、品種、型號、規(guī)格、等級、花色、技術標準或質量要求等）；(2)數量；(3)包裝：(4)交付及運輸方式；(5)驗收：(6)交貨期限；(7)價格；(8)結算；(9)違約責任；(10)特殊條款等。在簽約過程中還應特別注重――查看對方授權委托書應有身份、簽章、權限、期限等內容，主體合法、證照齊全，謹防受騙；簽合同爭取起草文本、當面交換，正文不留空格，每頁必須小簽，盡量不用對方提供的格式合同；合同價款要確定明晰、無歧義，變更、調價約定清晰，權利、責任等內容具體并可執(zhí)行，確保合同合法有效；實施項目物資采購禁忌壟斷獨供；鎖死單價、控制成本。
（四）嚴格把好物資和設備進場驗收關。施工項目的物資設備驗證人員應對進場的物資、構配件和設備逐一準確核查各類憑證，包括產品合格證、質量證明文件（出廠檢驗、試驗報告等），確認其是否齊全、有效、相符，按照合同要求檢查數量、規(guī)格、型號、產品標識、產品包裝、外觀質量。確保沒有經過驗收或驗收不合格的建筑材料、構配件和設備不投入使用。
對于特定的建筑材料、構配件和設備（如鍋爐、電梯等）還應到供應方的現場進行驗證。驗收的過程、記錄和標識應符合有關規(guī)定。
施工項目應高度重視現場租賃設備和分包方自帶設備的驗收。項目部對租賃的設備和分包隊伍進場機械設備應進行造冊登記，驗證權屬、檢驗、使用手續(xù)；對設備的完好情況、技術狀態(tài)、新舊程度、資產凈值進行評估并雙方簽認；對其性能、安全防護裝置等進行嚴格驗收，以確保使用安全；對隨行操作人員的資格證明等是否符合法律、法規(guī)、租賃合同的要求。對于安裝試運行出現問題或驗收不合格的施工機具，施工企業(yè)應按照租賃合同的約定予以處理。
第5篇：采購合同管理規(guī)范范文
1健全制度,落實責任制
健全管理制度,實行領導負責制,貫徹執(zhí)行國家《檔案法》,樹立全員責任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實、完整、準確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學所在項目實施過程中,嚴格執(zhí)行《中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法》、《農業(yè)部科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理實施細則》、《農業(yè)部科學事業(yè)單位修繕購置專項資金儀器設備項目驗收辦法(試行)》、《中國農科院修繕購置專項資金管理辦法》、《中國農科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結合自身的實際情況制定了該所的《中國農業(yè)科學院作物科學研究所中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項管理辦法》、《中國農業(yè)科學院作物科學研究所中央級科學事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法》、《作物科學研究所儀器設備檔案管理辦法》,并根據每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責任制、招投標制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據項目內容成立項目領導小組和實施小組。領導小組為項目的決策機構,組長由法人代表擔任,所領導班子成員和相關專家為領導小組成員,主要負責項目實施方案制定、項目招投標和人、財、物協調及項目驗收等重要事項決定。儀器設備實施小組組長由熟悉儀器設備的專家擔任,成員由綜合辦公室和相關人員組成,負責設備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設工作的辦公室副主任擔任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關人員組成,負責項目執(zhí)行過程中檔案資料的收集整理。財務管理實施小組組長由主管財務的所長擔任,成員由計財處和設備小組相關人員組成,負責項目的經費管理。
在檔案管理方面,采取領導小組負總責、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導的四級分級負責制,從而落實檔案管理體系。項目領導小組,負責總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協調管理。檔案小組組長,負責項目前期報批階段形成的檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導監(jiān)督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負責與招標單位聯系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設備小組,負責儀器設備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負責檔案資料的組卷、分類、編號的指導檢查和完整性復合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責任落實到人,才能使檔案資料的負責人、技術和管理人員明確各自的職責,樹立責任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng),做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。
2注重收集,資料完整化
在實際工作中,該所總結了儀器設備采購的基本流程,即實施方案批復后,制定設備采購、招標方案,申請設備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標,簽訂儀器設備采購合同,進口設備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關法檢,到貨安裝調試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設備,簽訂政府采購協議,電子驗收單,項目驗收。國產設備公開招標后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責任落實到各相關單位人員,其中,招標單位檔案管理機構針對招標項目配備專人負責收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設備落實到課題組,設置兼職檔案員,指定專人負責。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓,使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認真負責地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過程中實行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設備采購進程同步;檔案收集工作納入領導議事日程,納入項目有關人員的職責范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓,參加設備開箱驗收,參加設備安裝調試,參加項目驗收活動。
在資料收集分類方面,根據項目執(zhí)行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復文件、實施方案、預算批復文件、進口產品審批文件、會議紀要、來往函件等;招標合同、招標公告、技術指標、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、購置合同、自動進口許可證(商務部機電辦)、免稅證明、報關單等;政府采購供貨協議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質量保證書、設備認證、產品標識、配件目錄、安裝調試報告、大型設備試運行報告、測試記錄、培訓確認、驗收報告證明、技術及質量上的異議處理結果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務決算專項審計報告、項目總結、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發(fā)生調整和變更,研討論證材料及領導班子決策等會議及時寫紀要及時做保存。
3分類整理,歸存精細化
項目完成后,首先要求儀器設備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復核把關;專職檔案員按照項目檔案管理規(guī)定進行認真復審提出整改意見,并指導項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導下做好以下5方面的工作:
3•1清理文件資料
從立項審批、招投標、設備到貨、安裝調試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復后,分類組卷。
3•2排序分類整理
排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯系,按照文件材料性質區(qū)分不同價值,調整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復在前,請示在后,批轉在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結論性材料在前,依據性材料在后,紙質性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復,招標文件資料,投標文件資料,評標文件資料,項目驗收資料,設備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,采購合同、裝箱單、安裝調試報告等單獨組卷。整理,根據國家檔案管理要求結合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點卷內文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準確性、系統(tǒng)性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。
3•3文件質量要求
原件內容真實、準確;已破損的文件應予修整;字跡模糊或易退變的文件應予復制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標準A4幅面;說明書遵循原貌。
3•4頁碼編寫
按自然頁數編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側右下角,用阿拉伯數字編寫,避免空號和重號。
3•5編寫目錄擬寫標題
按文件題名編寫卷內目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據內容自擬標題后再編寫目錄。擬寫案卷標題時,將該卷的主要文件內容概括提煉,使其綜合反映卷內內容。案卷編號依據檔案管理規(guī)范進行,最后填寫備考表。項目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內目錄及備考表等進行全面復核無誤后,填寫封皮內容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。
4檔案管理工作的幾點體會
4•1領導重視,建立健全檔案管理體系
俗話說,搞好搞不好關鍵在領導,任何工作只要領導重視,認真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實好分工和崗位責任制,確保每個環(huán)節(jié)不出漏洞,檔案工作抓出成效。
4•2抓好崗前培訓,資料收集“三勤”
在項目實施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓,要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環(huán)節(jié)收集哪些資料,以及如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實有效的有力對策。
4•3制定收集檔案資料的保證措施
在簽訂招標、儀器設備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質量水平和移交時間,又要明確違約責任,以保證檔案資料的真實完整。
第6篇：采購合同管理規(guī)范范文
關鍵詞：公立醫(yī)院固定資產管理綜合管理
一、固定資產管理的重要性
公立醫(yī)院的固定資產不僅數量多而且金額大，固定資產占總資產的比重不斷增大，有些醫(yī)院的比重已經達到了70%，隨著新醫(yī)改的不斷深入，公立醫(yī)院面臨新的挑戰(zhàn)，不能僅僅停留在傳統(tǒng)的固定資產的管理模式下，事業(yè)單位的固定資產是國有的，有的單位對固定資產的使用和管理不夠重視，固定資產雖然是資產，但購進資產后，還會產生大量的折舊費和維保費等費用，如果對資產使用不當，不及時維保，致使固定資產提前報廢，也會造成醫(yī)院經濟上的損失。隨著衛(wèi)生經濟體制改革，各級地方財政資產管理政策不斷推出，政府對公立醫(yī)院的固定資產監(jiān)管也越來越嚴格。所以，改變醫(yī)院傳統(tǒng)的固定資產管理模式已迫在眉睫，使固定資產管理由分散、孤立的管理向全面管理轉變，實現價值管理、實物管理和信息管理的一體化管理。固定資產管理與成本管理，預算管理、績效管理有效結合，可以降低醫(yī)院的運營成本，提高經濟效益，實現國有資產的保值增值。
二、固定資產管理過程中發(fā)現的問題
（一）固定資產管理部門職責不清
對固定資產管理沒有明確歸口管理部門，資產的使用和保管責任不清，使用部門人員對資產管理缺乏專業(yè)知識，對資產管理不重視，導致資產毀損、流失或被盜。
（二）不嚴格執(zhí)行固定資產管理制度
1.設備購置申請審批環(huán)節(jié)管理不到位。設備購置申請由使用科室提出，各個職能處室共同審批并簽署意見，往往職能處室意見被忽視,從而不能達到全面、科學的論證。2.設備采購合同管理欠規(guī)范。單位簽訂的設備采購合同欠規(guī)范管理，不規(guī)范的情況包括：有些政府采購合同無合同簽署日期，則無法確定合同生效日期。審批時間滯后于合同簽訂時間，合同簽訂時間滯后于經濟事項發(fā)生時間。未按照合同約定履行合同條款，如合同約定交貨時間為合同生效后30日內,但設備驗收和開箱時間已經超過30天，實際交貨時間滯后于合同約定交貨時間，已造成延遲交貨，但合同當事人沒有履行合同約定的違約賠償條款。3.設備驗收入庫及轉固周期長。設備驗收入庫的時間往往被忽視，驗收和入庫的時間過長會導致財政資金使用效率較低，對固定資產從論證、決策、構建、安裝、交付使用到清理的全過程進行管理，需要提高資產使用效率。
（三）資產的調撥、租借、對外投資、處置、捐贈等業(yè)務未按照資產管理規(guī)定執(zhí)行
1.贈送設備未入賬。如有些科室接收社會捐助的資產，未辦理資產入庫手續(xù)，不利于固定資產有效的管理，造成賬實不相符，會導致資產的流失。醫(yī)院接受社會捐贈資助應納入醫(yī)院統(tǒng)一管理使用。單位接受的社會捐贈資助的設備等實物資產，需辦理入庫手續(xù)，登記相關賬目，領用時必須履行審批程序，并辦理出庫手續(xù)，達到固定資產核算起點的，要按照固定資產有關規(guī)定進行管理，達到報廢期后，根據相關規(guī)定辦理報廢手續(xù)。2.設備借用無手續(xù)?？剖蚁嗷ラg的設備借用，無借用手續(xù)。出于醫(yī)療需要，跨科借用，經雙方科室負責人同意，醫(yī)療設備可以跨科室臨時借用。借出方需由固定資產管理員填寫《醫(yī)療設備跨科借用登記表》，對借出設備的名稱、固定資產編碼、完好狀況、借出日期、歸還日期等進行記錄，借出及歸還后均需有借入方固定資產管理員確認簽字。借出設備原值超過3萬元需報醫(yī)學工程處進行備案，跨科借用時間不得超過3個月，長期借用需辦理資產轉科手續(xù)。3.資產報廢過程欠規(guī)范。使用科室部分資產已達報廢條件但未及時履行報批手續(xù)，造成不能使用的資產長期堆砌。使用科室已經辦理資產報廢手續(xù)，實物資產已經轉移到資產管理部門作為待報廢資產，但雙方未辦理資產交接手續(xù)。資產報廢審批流程已經結束，資產已由回收公司接收，單位財務與資產管理部門應及時銷賬，若不及時銷賬會造成賬務核對困難。4.不重視固定資產標簽的管理。部分設備未貼固定資產標簽或設備辦理轉科后標簽未更新，對盤點工作增加難度，不利于固定資產的管理，不利于對賬工作。使用部門資產管理人員和資產管理部門應當及時補貼上正確信息的標簽。對沒有標簽或標簽信息不正確的情況嚴格檢查，并與績效掛鉤，使資產管理人員重視資產的管理。以上情況會導致資產流失、資產信息失真、賬賬、賬卡、賬實不符。固定資產管理部門要對固定資產采取電子信息化管理，定期與財務部門核對，做到賬賬相符、賬卡相符、賬實相符。
（四）資產日常維護不當、長期閑置
資產使用人員沒有專業(yè)系統(tǒng)的知識，簡單培訓后就上崗操作，導致專用設備使用不當，不重視日常資產的維護保養(yǎng)，導致資產使用年限減少、使用效率低下等。醫(yī)院應當提高資產使用效率，建立資產共享、共用制度。有些資產購入時技術先進，金額巨大，但實際操作人員技術有限，不能使其發(fā)揮應有的作用，其折舊費、維保費等費用高于此設備帶來的收益。應積極提高使用人員的專業(yè)技術，使資產真正發(fā)揮出應有的作用，增加醫(yī)院經營收益。還有些資產購入時沒有經過科學論證，買來后長期閑置。使用率低或閑置的資產，科室沒有及時報送資產管理部門進行調撥使用的意識，不利于全院資產的合理調配，沒有做到物盡其用，造成資源浪費。
（五）資產管理內控制度不健全不完善
有些醫(yī)院對內部控制制度不夠重視，使得內控制度執(zhí)行力不強。沒有設置不相容職務相互分離，缺乏相互制約和相互制衡。沒有建立資產管理內部控制關鍵崗位定期輪崗制度，資產管理內控制度不夠完善，單位應當合理設置內部控制關鍵崗位，明確劃分職責權限，實施相應的分離措施，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機制。
三、固定資產管理的措施和建議
(一）醫(yī)院固定資產管理各部門應職責明確，實行分級核算、分級管理
醫(yī)院設備資產實行院級專門委員會、資產管理部門和使用部門三級管理制度。院級專門委員會統(tǒng)一領導固定資產的管理工作，院級專門委員會主要由院領導、資產管理部門、財務部門、審計部門及其他相關部門負責人組成，負責對醫(yī)學裝備發(fā)展規(guī)劃、年度裝備計劃、采購活動等重大事項進行評估、論證和咨詢，確?？茖W決策和民主決策；資產管理部門包括醫(yī)學工程處和總務處后勤組，醫(yī)學工程處承擔醫(yī)學裝備計劃、購置、驗收、質控、維護、修理、應用分析、處置、檔案等職能；總務處后勤組負責后勤物資、設備的申購、計劃、采購、入庫、保管、出庫、供應、使用、質控、回收、報廢等各個環(huán)節(jié)的管理工作；使用部門為實際使用設備資產的具體科室。設備資產各級管理部門各司其職，協同履行其在資產管理過程中的職責，合理配置、安全與有效利用設備資產，充分發(fā)揮使用效益。資產管理職責清晰，明確歸口管理部門，有利于資產的使用和保管。固定資產管理實行分級核算、分級管理。財務部門負責總賬和一級分類明細賬（金額賬），負責資產的價值管理和預算管理。資產管理部門負責二級分類明細賬（數量、金額賬），記載資產金額、數量、存放地點、管理單元等，資產管理部門負責資產的實務管理，核查資產使用部門資產使用情況，制定具體的業(yè)務管理規(guī)范并指導資產使用部門的固定資產管理，定期培訓資產使用部門的資產管理人員，定期清點資產并與財務部門對賬。對于盤點差異要及時查找原因，并追究相關責任人的責任。盤虧的資產，對相關責任人下達歸還資產通知書，盡快歸還固定資產，確保國有資產不流失。資產使用部門負責三級分類明細賬（臺賬）、記載資產的名稱、規(guī)格、數量、資產編號、存放地點等，每個科室設置專門人員管理資產，定期盤點資產，如固定資產管理員可以每月末對本科室的固定資產進行盤點，對于盤盈或盤虧的資產及時查明原因，并以書面的形勢及時上報給資產管理部門，資產管理部門需查明原因，制定解決方案。
（二）全生命周期優(yōu)化管理
1.設備采購。科室根據預算和工作需要提出申請，重大固定資產申購需要進行可行性論證分析并由院級專門委員會審批。2.驗收。設備到貨、安裝、調試使用，設備管理部門應組織使用部門、供貨方依據合同約定進行驗收。驗收過程中應重視使用部門專業(yè)人員的參與，可以從專業(yè)技術上及時發(fā)現設備運轉中是否會有后續(xù)問題，避免只看外表的驗收方式。合同簽訂日期等要素應齊全，避免執(zhí)行在前，簽訂在后的情況。全面履行合同約定條款，切實保護合同當事人的合法權益，避免經濟糾紛。3.入庫、出庫。驗收完成后應當填寫驗收報告、固定資產入庫單和固定資產出庫單，并由各方簽字確認。設備驗收后，驗收人員將固定資產入庫單一聯傳給財務部門入賬，確保資產安全完整。加強設備采購、驗收入庫、出庫過程管理，縮短采購驗收入庫周期，提高固定資產投資的社會效益和經濟效益，使固定資產充分發(fā)揮作用。4.維修。資產管理部門要實地檢查設備，排查原因，確定是人為事故，應追究相關人員責任。醫(yī)院應當建立固定資產的日常維保制度，保證固定資產的正常運行，提高固定資產的使用效率。5.設備報廢。設備報廢由使用科室提出申請，使用科室需詳細說明報廢理由，專業(yè)設備的報廢申請還須附相關技術專家簽署的技術鑒定報告。然后科室主任審核通過后提交至資產管理部門維修組進行實地核查，核實具體情況。核實無誤審批后將設備送至資產管理部門統(tǒng)一管理，由資產管理部門上報至主管院長審批。使用科室按照資產管理部門安排，將已批準報廢的設備資產，經由院辦公會同意后，由財務處統(tǒng)一向市醫(yī)管局報批。經上級機關批準后，由政府指定公司對報廢設備統(tǒng)一回收處理。根據回收公司開據的回收文件，資產管理部門核銷二級分類明細賬，財務部門核銷總賬和一級分類明細賬務。
（三）固定資產應當全方位綜合管理
全方位綜合管理是指固定資產管理與預算管理、成本管理、績效管理、價值管理的有效結合。第一，從固定資產的購置到報廢全過程進行預算控制。第二，固定資產管理需結合成本管理。在滿足安全、效能的前提下追求成本最優(yōu)，實現系統(tǒng)優(yōu)化。合理降低設備的維修成本，使用成本。第三，固定資產管理需結合績效管理。將科室資產管理使用狀況與科室績效掛鉤，作為科室績效考核的一個因素，加強對實物資產的有效管理和合理利用，提高使用效率。在資產購置充分論證的基礎上，重點對已經配置的資產使用效率進行評價與考評，避免資金浪費，資產損失。通過固定資產使用率，固定資產保值增值率，固定資產醫(yī)療收入比率等比值和資產的完好率、維修率、收益率等指標與科室的考核掛鉤，完成好的給與獎勵，否則給與處罰。嚴格執(zhí)行固定資產管理制度，將固定資產賬賬、賬卡、賬實核對工作落實到位，嚴格執(zhí)行醫(yī)院資產捐贈管理制度、跨科借用管理制度，固定資產發(fā)生報廢或者毀損時，按照相關規(guī)定及時履行國有資產報廢審批手續(xù)。固定資產管理部門應當建立資產共享、共用制度，盤活閑置資產，優(yōu)化資源配置，提高資產使用效率，充分發(fā)揮效能。
第7篇：采購合同管理規(guī)范范文
【關鍵詞】信息技術；施工；管理；應用
伴隨著建筑業(yè)的迅猛發(fā)展，建筑的規(guī)模、容量和質量水平、進度等方面都得到了前所未有的發(fā)展，信息技術已成為建筑企業(yè)發(fā)展路上不可缺少的重要資本。特別是進入WTO后，建筑企業(yè)所要面臨的挑戰(zhàn)更大，競爭更激烈，建筑施工企業(yè)只有有效掌握了建筑數據信息，才能在信息技術的協助下修正常規(guī)項目運營管理模式，并確保在建筑市場中贏得一席之地。所以，建筑施工企業(yè)要想更好的發(fā)展，必須整合企業(yè)內部資源，并結合信息技術提升企業(yè)自身的競爭力。
1.建筑施工企業(yè)管理特點及信息技術應用的必要性
建筑施工是一項需要耗費很多人力和物力工作，工作強度也相當大。而要有效統(tǒng)一的管理這些復雜的人力和物力，就需要在詳細的統(tǒng)計后，進行細致的籌劃，這項工作傳統(tǒng)的管理手段很難實現；再者，因為建筑施工管理會涉及到很多其他部門和方面，要統(tǒng)一籌劃和管理這些部門，必須要有統(tǒng)一有效的手段；還有建筑施工企業(yè)的施工管理中信息多而復雜，需要建筑施工各個部門科學的分工協作，而各個施工環(huán)節(jié)是緊密聯系的，建筑企業(yè)用傳統(tǒng)的方法無法做到有效管理。所以，在這些因素的促成下，信息技術就被運用在了施工管理中，解決了上述問題。信息技術在施工管理中的應用推動了建筑企業(yè)的發(fā)展，意義重大。
1.1提高企業(yè)管理水平
在施工單位建立計算機網絡信息系統(tǒng)為構建信息與共享信息平臺。建筑施工分布廣、流動性強，傳統(tǒng)的信息傳遞方式不能很好地串聯企業(yè)的信息。而信息技術的出現就很好的打破了時間、空間和地域的限制，能幫助管理人員及時掌握內外部信息，方便企業(yè)的管理。
1.2提高施工技術的水平
信息技術在施工管理中的應用，加快了工程進度，確保了準確度和安全性，提高了工作效率，也減少了生產成本，讓施工技術上一個新的臺階。
1.3幫助管理者公平決策
隨著建筑市場競爭的日益激烈，很多建筑企業(yè)為了更好發(fā)展，常常借助大企業(yè)來強大自己，而在行政管理部門，因為長期缺乏以信息為核心的科學有效的管理手段，就引起了建筑市場不良競爭行為的出現。而信息化管理就很好地監(jiān)控了建筑市場，為施工企業(yè)創(chuàng)造了一個公平的生存發(fā)展空間。
1.4降低了信息的風險性
信息技術實現了各個建筑施工單位的有效串聯，讓它們能協同作業(yè)。在實際施工的過程中，每一天都會出現很多信息，這些信息需要及時匯總和溝通交流。只有全面準確地將這些信息反饋到有關部門，才能利用好人力和物力，促進企業(yè)的發(fā)展。所以，科學的全程化信息管理能夠加速信息的流通、提高企業(yè)反饋機制的效率，也降低了施工成本和風險，提高了工程的施工質量。
2.信息技術在建筑施工管理中的應用
2.1在工程進度上的應用
建筑行業(yè)中普遍存在拖延工期及工程進度停滯不前等現象，這不僅加大了建筑行業(yè)的成本、阻礙了生產效率，還增加了管理難度，在這種情況下，以先進的信息技術來促進各方面的進度是必須、有效的措施，這種技術促進了建筑企業(yè)的順利發(fā)展，降低了施工管理的難度。例如：以承包商為例，對于監(jiān)督這方面的工程來說，可以利用網絡信息技術的分解方式對工作任務及項目進行分工與分層，這項網絡信息技術不僅要將承包商的工程項目的規(guī)劃現狀、及工程的完成現狀與實際情況放入到該系統(tǒng)中，還要密切聯系結合該工程的實際情況與進度情況，再將此做出實際的統(tǒng)計。只有將這樣的信息技術有機地放入承包商的工作實踐中，才能提高該項目的工作進度、才能降低建筑行業(yè)的管理壓力及在這個競爭壓力相對較強的新時代下提高各方面的管理水平。
2.2在材料和機械設備管理中的應用
首先，在建筑行業(yè)施工管理材料方面，信息技術起著尤為重要的作用，只有加強施工材料的管理才能促進建筑行業(yè)又好又快的發(fā)展。做好施工材料管理這方面的工作，必須做好：在啟動項目之前，按照信息技術的引導來創(chuàng)建項目的方案與思路，然后再通過這種計劃的要求來規(guī)劃需要的資金。再者，就需要根據信息技術的自身材料與自身特點，及工程的需求情況與實施方向，來制定其所需要的機器設備等具體材料。再之，就需要利用信息技術相關的軟件對上述需求進行統(tǒng)計與計算，并分析出該項目應該選用的機器及該項目應該具備的材料等。以此分析出該工程所需求的材料，并將這樣的實際信息反饋到建筑工程的工作實踐中，真正提高項目施工的管理水平，減少工程的風險。
其次，就需要將信息技術合理、科學的應用到機器設備的使用及采購管理實踐中。只有在機器設備方面做好管理，才能減少建筑項目施工方面的壓力及才能促進建筑行業(yè)的發(fā)展。其中機器設備的管理重點在于計劃該項目所需要的設備及如何對這些設備進行有效的管理，這方面的管理對建筑行業(yè)來說是不可忽視的部分，只有做好這些步驟，才會盡可能的在施工中減少不必要的麻煩及才能讓該項目準時的施工、監(jiān)工及完工。對機器設備的計劃管理主要是分析該項目需要多少機器、該項目需要采購多少機器及該項目需要更換多少機器等方面的管理工作，只有將這些管理運用到建筑行業(yè)的施工實踐中，才能讓其項目井然有序的進行及高效且多益的完一。再者，就需要運用信息技術對機器的維修、檢查、保養(yǎng)等方面進行管理，這是降低施工風險的重要舉措之一。于是，應該采用信息技術的先進特點及新穎方式來摒棄壞的及舊的機器、摒棄更換過時的機器，并在建筑行業(yè)的施工實踐中管理好這些機器，才能降低施工風險，才能確保工作人員及項目的安全。
2.3在質量和安全控制方面的應用
2.3.1信息技術在質量方面的應用
工程項目在安全方面有著嚴格的要求，所以就根據工程施工的質量管理規(guī)范和標準，對每一個工程單元進行質量控制。質量檢測標準、工程項目劃分、工序檢測管理、質量缺陷、事故登記和處理、質量驗收和評估等部分來組成工程項目的信息化管理。根據ISO9000標準對質量進行檢驗，嚴把質量關，建筑優(yōu)質工程。信息技術還可以通過收集資料對工程質量進行評優(yōu)，對于可能出現的問題及時制定預防措施.記錄事故處理等。
2.3.2信息技術在安全控制方面的應用
通過收集施工安全的相關信息對安全進行控制，主要包括安全措施、安全操作規(guī)程、安全檢查、安全事故處理、傷亡事故、安全會議、安全培訓等內容。
2.4在合同管理和資料管理的應用
2.4.1信息技術在合同管理中的應用
通過對考察總合包同和分包合同，以及材料采購合同的執(zhí)行情況，做到合同建檔、分類和變更。項目合同管理提供相應的制作、查詢和監(jiān)控等功能，方便用戶掌握合同的執(zhí)行情況。
2.4.2信息技術在施工資料管理中的應用
在施工過程中有大量復雜的施工資料，通過信息技術隊資料進行排序分類，將這些按一定的順序進行歸檔，滿足《建筑工程施工資料管理規(guī)程》、監(jiān)理規(guī)定以及城建檔案館的要求和規(guī)定等，為以后提供參考和查詢的可能。
3.信息技術在施工管理中的發(fā)展前景
信息技術在施工管理中的應用越來越多，一些企業(yè)已開始探索應用信息技術進行施工組織管理、工程概預算以及材料和人工管理，有效地提高了建筑施工的工作效率、技術水平和安全水平。特別是在一些專業(yè)施工中應用了計算機信息處理和自動化控制等先進技術，不僅降低了成本，減輕了工作強度，而且克服了傳統(tǒng)施工方法難以解決的復雜問題，使一些高難度的施工項目得以完成。 [科]
【參考文獻】
[1]余春波.芻議信息技術在建筑施工管理中的應用[J].中華民居，2011（5）.
第8篇：采購合同管理規(guī)范范文
（一）基礎設施建設1．服務器和存儲系統(tǒng)
按照相關的應用配置了7臺服務器，供信息管理系統(tǒng)、網絡版殺毒軟件、網站和數據備份等使用，盡量避免多個應用占用一臺服務器，以確保系統(tǒng)的不間斷運行。
2．交換機
根據實際使用需要，配備了1臺核心交換機，嚴格劃分vlan,分割出辦公網絡、財務安全網絡和服務器隔離區(qū)，5臺匯聚交換機構成公司信息化基礎網絡。
3．網絡及系統(tǒng)安全
網絡出口配備了帶路由功能并集成上網行為管理軟件的硬件防火墻，對防火墻配置安全策略，啟用了IPS阻斷不必要的端口和服務，并對上網行為進行了有效的管理，為防止計算機病毒對系統(tǒng)的影響，服務器安裝了防病毒軟件，客戶端亦安裝了防病毒軟件，并及時更新病毒碼。
4．網絡建設
公司于2008年12月將網絡出口線路升級為光纖10M，2011年又增加了一條與集團連接、用于數據交換的SDH數據專線，保證了信息傳輸的安全性和機密性。
5．其它建設
機房配備了4組UPS，用于保護核心設備，并解決在突然斷電情況下的應急處理，機房中設置了恒溫設備和防火設備，以保證核心設備的安全。
2009年4月，我公司終止使用于2006年開發(fā)使用的老網站，全面改版為新網站，并使用至今。
（二）制度保障體系建設信息化保障制度和系統(tǒng)管理制度是通過公司規(guī)章的形式，以保障信息系統(tǒng)穩(wěn)定、有效運行。
公司的信息化制度保障體系建設包括信息化保障制度和系統(tǒng)管理制度，信息化保障制度主要包括組織機構設置、資金使用預算、中心機房管理制度、網絡管理制度、計算機設備管理制度、信息安全管理制度、軟件管理制度、信息系統(tǒng)應用考核辦法、信息化技術資料管理制度等，系統(tǒng)管理制度主要包括公文管理辦法、人力資源管理信息化辦法、財務管理信息化辦法、綜合項目管理辦法、檔案管理辦法等。
（三）安全保障體系建設隨著信息化建設的不斷深入，信息系統(tǒng)中將會有越來越多的企業(yè)重要數據和敏感信息，因此，公司把信息系統(tǒng)的安全保障放到了一個很重要的位置。安全保障主要從信息系統(tǒng)的全方位進行考慮，采取有效措施進行防范，啟用內部系統(tǒng)入侵檢測（IDS）和入侵防御（IPS），設置防火墻策略，有效控制系統(tǒng)服務和端口的訪問規(guī)則。
做好設備相關記錄的保存工作，硬件方案文檔、設備配置文檔、核心設備的系統(tǒng)日志定期妥為保管，視同機密。
通過集團SDH專線信道加密來進行數據傳輸，防止數據被竊取或篡改等，確保公司管理信息系統(tǒng)的信息安全。
備份工作在信息化應用過程中是不可缺少的安全保障環(huán)節(jié)，是對信息系統(tǒng)的可恢復性提供的保障。公司指定專人執(zhí)行，定期完全備份和實時差異備份；制定相關的信息系統(tǒng)備份管理規(guī)則，并定期檢查和考核備份工作的執(zhí)行情況。
防止病毒的侵害，檢測和清除已經入侵的病毒，是保證所有系統(tǒng)正常運行的重要措施之一。在管理上制定行之有效的制度，提高操作人員防范計算機病毒的知識和意識；在信息系統(tǒng)中部署防病毒軟件，以提供對病毒的檢測、清除和防御能力。
（四）資金保障按信息化建設資金預算，近兩年公司已先后投入了550多萬元資金對原有的網絡和硬件等基礎設施進行改造和升級，同時引進國內知名的軟件供應集成商進行合作，對系統(tǒng)重新進行了全面的優(yōu)化設計。在今后的信息化建設中，公司將確保信息化建設資金的保障和持續(xù)投入。
（五）信息系統(tǒng)建設在集團公司的指導幫助下，公司與軟件供應集成商通力合作，以滿足公司現行管控模式、適應公司未來發(fā)展為前提，對系統(tǒng)重新進行了全面的優(yōu)化設計，按照“以需求為導向、以流程為線索、以業(yè)務為中心、以數據標準化為重點、以效益為驅動力”的指導思想，按照“統(tǒng)一規(guī)劃、重點突破、分步實施”的原則，建立了滿足公司現行管控模式并適應公司未來發(fā)展的，集協同辦公系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、綜合項目管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、NC財務管理系統(tǒng)為一體的信息化管理系統(tǒng)平臺。
1. OA辦公自動化系統(tǒng)
OA辦公自動化系統(tǒng)目前我公司已經實現了日常的協同工作，公文收發(fā)、業(yè)務表單審批、公共新聞以及知識管理等功能，公司企業(yè)郵箱也與OA辦公自動化系統(tǒng)集成。
2. 人力資源系統(tǒng)
人力資源系統(tǒng)目前我公司已經實現了組織機構管理、人員檔案管理、勞動合同管理、薪酬福利管理、招聘培訓管理以及績效管理等功能，并且能夠為OA系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)提供人員引用。
3. 財務管理系統(tǒng)
財務管理系統(tǒng)目前我公司已經實現總賬管理、現金管理、固定資產管理、會計報表統(tǒng)計以及財務分析等功能，公司對每個在建項目均建立有獨立的帳套進行核算，實行一個項目一套帳。
4. 綜合項目管理系統(tǒng)
綜合項目管理系統(tǒng)目前我公司已經實現了從招投標、合同簽訂一直到竣工驗收的全過程管理，目前公司60個3000萬合同金額的在建項目正式上線，取得了一定的成果，比如資料文件，業(yè)務單據能夠可靠保存，隨時備查；進度執(zhí)行情況報表、承建合同情況報表、合同明細臺賬、物資收發(fā)存匯總表、分包結算臺賬、設備租賃費用臺賬、質量隱患一覽表、安全隱患一覽表、創(chuàng)優(yōu)情況一覽表、安全事故一覽表等統(tǒng)計報表能夠自動生成，減少工作量，增加準確度；收入支出、成本盈虧情況能夠自動分析；集團客商、存貨、成本科目等定義和管理全部一體化；
5. 檔案管理系統(tǒng)
檔案管理系統(tǒng)目前我公司實現了在建項目竣工資料的過程收集（預歸檔），OA公文文書歸檔、竣工項目資料歸檔等功能。
二、存在問題
按照集團公司和用友公司對信息化建設做出的總體規(guī)劃，云南建設總承包公司在近1年的實施過程中有以下幾個應用上的問題需要用友公司配合解決和優(yōu)化，情況如下：
1、NC系統(tǒng)收入管理模塊的清單分析表中的預算清單不能夠按結構碼排序，大大增加了預算員信息錄入和復查難度，應待NC 5.7版本解決。
2、NC系統(tǒng)進度管理模塊存在當月實際進度不能統(tǒng)計下一月提前完成的工作項的問題，也應待NC 5.7版本解決。
3、NC系統(tǒng)物資管理模塊存在項目出入庫不能參照物資采購合同簽訂的物資清單的問題，這使物資采購合同不在物資管理業(yè)務流之中得到體現，信息相對孤立，不能查詢合同的執(zhí)行和結算情況，這是系統(tǒng)功能設計上的一大不足。
4、NC系統(tǒng)供應鏈模塊存在入庫單和出庫單不能聯查的問題，即不能通過入庫單查詢出庫單，或者通過出庫單查詢入庫單，只能通過批次號或人工查詢，無法及時準確地定位跟蹤到某種物資的出入庫情況。
5、NC系統(tǒng)物資管理模塊存在周轉材料租賃過程中租金價格改變后，在租金結算的時候仍然按照原租金結算的問題，目前解決的辦法只有讓租金改變的周轉材料先退場，然后重新進場，結算出的金額才正確。這是系統(tǒng)功能的缺陷，希望盡快得到解決。
6、NC系統(tǒng)成本管理模塊的成本盈虧分析表，即三算對比表，僅能反應合同產值和實際成本的對比分析，不能反應目標成本與二者的對比分析，希望用友公司能夠在報表當中加入分析字段。
7、NC系統(tǒng)風險管理模塊對于成本風險預警，有且僅有目標成本的風險預警，意義不大，不能滿足我公司要求，希望能夠增加預算收入和實際成本的預警機制。
8、目前NC系統(tǒng)很多關鍵功能節(jié)點，如預算書導入、目標成本調整、分包變更審批單、實際進度維護、進度計劃修訂、合同修訂等，均未設立棄審和修改功能，只能通知用友軟件工程師到數據庫后臺刪除數據，這給業(yè)務操作人員修正和補充信息帶來很大麻煩，應由NC 5.7版本解決。
三、信息化應用的效果及綜合收益
1、提高了數據采集的及時性和準確性。
隨著信息化建設的推進，按系統(tǒng)操作的要求，項目管理的各類初始數據在各種業(yè)務實施時就要及時進行采集和錄入，對數據源的真實性和及時性能可靠保證，通過對數據的分析和歸集，為項目級和企業(yè)級的決策與風險控制提供了依據。
2、進一步提高了各項管理工作的規(guī)范性與合規(guī)性。
借助信息化建設，通過對主要基礎管理表單的統(tǒng)一設定，不同核算體系的分類對接，歸集方法和標準的確定，各核心業(yè)務流程的梳理和再造等環(huán)節(jié)管理，流程管理和標準化管理得到了固化，避免了過去業(yè)務管理的隨意性，各項管理工作的規(guī)范性和合規(guī)性有了很大的提高，有利于公司考核評價體系的進一步完善。
3、企業(yè)的標準化管理體系得到進一步推進，成本管理和財務管理的能力有了顯著提高，項目的過程控制得到加強。
在信息化建設過程中，公司統(tǒng)一了物資材料編碼、機械設備編碼、客商編碼、成本科目、費用拆分項、收發(fā)類別等，企業(yè)標準管理體系得到進一步完善，通過基礎單據的錄入，成本能夠自動歸集、分攤、攤銷，使公司具備在對項目的成本管控過程中，能及時對項目進行分階段、分節(jié)點的成本核算和成本過程分析。同時，成本管理有了評價基準，對同類項目的評價有了可對比性。成本管理和效益得到了提升。
綜合項目管理模塊所提供的項目收入、付款、成本結算數據可自動傳到財務模塊的會計平臺，公司和集團均能夠及時準確地提取各種報表數據，對合并及匯總報表的處理，系統(tǒng)可以直接進行匯總、合并，快捷構建報表匯總體系。統(tǒng)一的客商編碼規(guī)則、客商名稱規(guī)則為保持客商的唯一性奠定了基礎，有利于業(yè)務結算、財務對賬及支付業(yè)務的順利進行。
4、傳統(tǒng)項目管理向“精細化”管理邁進的基礎得到了進一步夯實。
公司的信息化建設，明顯加快了推進公司各項基礎管理的進程，公司在流程梳理、再造，標準化體系的完善，業(yè)務與財務核算的對接等諸多方面有了實質性的進展。綜合項目管理、OA、HR、財務模塊實現了數據共享，各個相匹配的管理流程和各類制度得以完善，績效考核體系有了檢查對比的基本量化標準，項目“精細化”管理水平不斷得到提高。
5、數據資源初步實現共享，數據保存的可靠性和安全性得到提高和保障，查詢檢索更加便捷，工作效率明顯提高。
項目管理所涉及到的人、材、機、專業(yè)分包、收入、支付等各類信息及數據在系統(tǒng)中都有實時和直觀的反映，數據之間通過系統(tǒng)自動的生成及合并功能，實現了彼此關聯和可對比分析，提高了數據資源的利用率，綜合項目管理、OA、HR、財務模塊實現數據共享。
公司使用集團公司建立的SDH網絡專線，避免信息系統(tǒng)的數據在傳輸過程中被竊取和篡改；在信息系統(tǒng)服務器上安裝防病毒軟件保證操作系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)的正常運行；對于在服務器數據庫存儲的數據，使用專業(yè)備份軟件進行實時的增量備份和定時的完全備份，在發(fā)生系統(tǒng)故障和數據丟失時能夠及時有效地進行數據恢復。
6、建立了公司及集團“大審計”工作的有力支撐平臺。
借助信息化管理平臺，公司及集團對各職能部門和項目部的工作效能、管理規(guī)范性、成本控制能力、質量安全管控水平、項目各類經濟指標評價等綜合“大審計”工作有了全面的支撐，有力地監(jiān)督和促進了各項管理工作的改進和提升。
7、企業(yè)形象和綜合競爭力得到提高。
在競爭日益激烈的市場經濟環(huán)境下，企業(yè)的生存與發(fā)展依靠的是企業(yè)管理的創(chuàng)新。信息化建設的全面開展標志著公司的管理實現了真正意義上的由“粗放分散型”向“精細集約型”的根本性轉變，公司在市場中的企業(yè)形象和綜合競爭力也有了進一步的提高。
8、推進了企業(yè)人才隊伍建設及各級管理人員業(yè)務素質的提高。
在一個知識化、信息化的時代，企業(yè)的發(fā)展離不開人才隊伍的建設，公司推行信息化建設，實質上是促進管理人員業(yè)務素質的提高。各級管理人員特別是項目管理層管理人員通過信息化管理要求，對日常管理工作的職責是日清月結，數據的實時采集和輸送能保證其及時性和真實性。通過對系統(tǒng)的逐漸熟悉以及對操作的日臻熟練，人員的綜合素質也會有較大程度的提高。
9、隨著信息化建設的不斷推進與深入，不僅項目管理水平有了可喜的提升，公司的盈利能力也有了明顯的提高。
