檔案整理知識精選(九篇)

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第1篇：檔案整理知識范文

本規(guī)則規(guī)定了歸檔實物檔案的整理原則和方法。

本規(guī)則適用于**各級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的實物檔案整理。

2定義

本規(guī)則采用下列定義

2.1歸檔實物

立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠(yuǎn)保存利用價值的歷史記錄。

2.2歸檔實物整理

將歸檔實物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。

2.3件

歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。

3收集

3.1收集范圍

3.1.1本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?/p>

3.1.2本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實物,包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)隆⒓o(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機構(gòu)印章等。

3.1.3本單位在國內(nèi)外活動中獲贈的具有保存價值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。

3.1.4本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）。

3.1.5其它有重要保存利用價值的實物。

3.2收集要求

3.2.1歸檔實物應(yīng)在形成或獲得實物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

3.2.2收集的實物沒有明確標(biāo)明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實物的主題和時間進(jìn)行說明。

3.2.3歸檔的實物應(yīng)保持整潔、無破損。

3.2.4歸檔的實物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

3.2.5本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應(yīng)拍照歸檔。

3.2.6歸檔實物的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。

3.3收集時間

對具有歸檔保存價值的實物，單位或個人應(yīng)及時整理，交檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。

4整理

4.1整理原則

實物檔案的整理應(yīng)遵循保持實物檔案的有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則。

4.2整理要求

4.2.1歸檔實物應(yīng)齊全完整。凡是本單位在公務(wù)活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無損，整理歸檔。

4.2.2每件歸檔實物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

4.3整理方法

4.3.1鑒定

4.3.1.1根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件實物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。

4.3.1.2對存有真?zhèn)我闪x的實物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。

4.3.1.3歸檔實物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。

4.3.2分類

歸檔實物應(yīng)在其全宗—實物類別內(nèi)，按照年度或類別——年度進(jìn)行分類。歸檔實物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進(jìn)行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。

4.3.2.1按年度分類

將歸檔實物按形成或獲得年度分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識，如“2006”。

4.3.2.2按類別分類

將歸檔實物按問題進(jìn)行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。

榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?/p>

紀(jì)念品（禮品）類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。

4.3.3排列

根據(jù)分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內(nèi)按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：

格式①：全宗號—實物—件號。

格式②：全宗號—實物—年度—件號。

格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。

實物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。

4.3.4編號

根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章粘貼在實物正面右下方，立體實物將歸檔章粘貼在實物底座。歸檔章項目包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。

4.3.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替。

4.3.4.2實物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標(biāo)識，即“SW”。

4.3.4.3年度：見4.3.2.1

4.3.4.4類別：見4.3.2.2

4.3.4.5件號:歸檔實物的排列順序號。

在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按歸檔實物排列順序從“1”開始標(biāo)注。

4.3.4.6參見號：指與本件實物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號。

4.3.5著錄

每件實物都應(yīng)按分類方案，在相關(guān)的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。

4.3.5.1件號：見4.3.4.5

4.3.5.2題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內(nèi)容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。

4.3.5.3材質(zhì)：實物的制成材料。

4.3.5.4型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。

4.3.5.5年度：見4.3.2.1

4.3.5.6類別：見4.3.2.2

4.3.5.7參見號：見4.3.4.6

4.3.5.8備注：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。

4.3.5.9實物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬=279mm×210mm）。

4.3.5.10目錄封面

實物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面。封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

4.3.6上架

實物檔案應(yīng)按分類方案排列順序上架。

5保管

5.1實物檔案應(yīng)專柜保管。

對貴重的實物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。

5.2存放實物檔案的庫房和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。

第2篇：檔案整理知識范文

一、當(dāng)前我國高校人事制度改革的趨勢

我國高校人事制度改革的核心內(nèi)容是用人制度改革和分配制度改革,改革的總體趨勢具有以下五個方面的特點:

1.用人制度從行政任用關(guān)系向協(xié)商聘用關(guān)系轉(zhuǎn)變。高等學(xué)校的用人制度從行政任用制轉(zhuǎn)變?yōu)槠赣?聘任)制,這種聘用(聘任)制度將在高校全面推行。學(xué)校和教職工在平等自愿的基礎(chǔ)上,通過簽訂聘用(聘任)合同確立新的人事關(guān)系。

2.人事管理從身份管理向崗位管理轉(zhuǎn)變。高校的崗位設(shè)置和崗位聘用制度要實行核準(zhǔn)制度,管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤技能人員都要納入崗位設(shè)置管理。

3.用人期限從職務(wù)終身制向合同管理制轉(zhuǎn)變。按照相對穩(wěn)定、合理流動、專兼結(jié)合、資源共享的原則,鼓勵校際之間互聘、聯(lián)聘教師,健全考核制度,加強聘后管理。經(jīng)考核不能勝任本職工作的,可以通過解聘、辭聘等方式解除聘用合同,終止聘用關(guān)系。

4.職工與學(xué)校之間的關(guān)系從行政依附關(guān)系向平等人事主體之間關(guān)系轉(zhuǎn)變。實行聘任制度后,高校的教職工由“單位人”逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕?學(xué)校對聘用人員有聘用和解聘權(quán),教職工對學(xué)校有應(yīng)聘和辭聘權(quán)。這樣,在高校中延續(xù)了幾十年的教職工對單位的行政依附將逐漸淡化直至最終完全消除。

5.職工退休養(yǎng)老由退休工資制度向社會保險制度轉(zhuǎn)變。2009年國家人力資源和社會保障部已將《事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革方案》下發(fā)到五個省市進(jìn)行試點,推行退休工資制度為養(yǎng)老保險制度勢在必行。

二、改革形勢下高校人事檔案制度的調(diào)整

人事制度改革要求人事檔案工作者必須及時做好改革的跟進(jìn)工作,提高認(rèn)識,轉(zhuǎn)變觀念,對傳統(tǒng)的檔案制度進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

1.對工作職能和管理方式的調(diào)整。傳統(tǒng)人事檔案管理的一個重要職能是檔案管理為干部管理服務(wù),現(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)該樹立人才資源是第一資源的觀念,應(yīng)該強調(diào)檔案管理中的公共服務(wù)屬性和信息服務(wù)屬性。從這個觀念出發(fā),將人事檔案的管理職能和管理方式由簡單的封閉性管理轉(zhuǎn)變成動態(tài)的開放性管理,由單純的為組織、人事部門服務(wù)轉(zhuǎn)變成為高校人才資源市場服務(wù),這應(yīng)該是人事檔案制度調(diào)整的一個重要任務(wù)。

2.對檔案材料收集和歸檔的調(diào)整。根據(jù)高校人事制度改革要求用人機制由單位任用關(guān)系向聘用關(guān)系轉(zhuǎn)變,鼓勵高校之間的人才流動和人才資源共享的特點,人事檔案材料的收集和歸檔應(yīng)當(dāng)扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)人事檔案管理中的重政治、輕業(yè)務(wù)傾向,要從忠實記錄人才資源綜合素質(zhì)的角度出發(fā),重視反映教職工個人專業(yè)特長、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、個性特點的材料,使人事檔案材料真正具有全面性、真實性、寫實性和跟進(jìn)性特征。

3.對人事檔案保密制度的調(diào)整。人事制度改革后,職工與學(xué)校之間的關(guān)系由單位依附關(guān)系轉(zhuǎn)變?yōu)槠降热耸轮黧w的關(guān)系,這種關(guān)系是一種“契約關(guān)系”,強調(diào)關(guān)系雙方權(quán)利和義務(wù)的對稱。改革后的人事檔案制度必須堅持以人為本和保障職工權(quán)益的思想,檔案的建立、保管、調(diào)閱和傳遞必須保障職工的參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)。傳統(tǒng)人事檔案管理的保密制度應(yīng)該予以調(diào)整,非屬國家規(guī)定的保密內(nèi)容,作為人事主體之一的教職工應(yīng)該享有對自己檔案內(nèi)容的知情權(quán)和對檔案內(nèi)容披露、公布的監(jiān)督權(quán)和限制權(quán)。

4.對人事檔案管理辦法的調(diào)整。高校人事制度改革將打破高校傳統(tǒng)的由事業(yè)編制控制的用人格局,人事構(gòu)成與檔案管理將出現(xiàn)多元化的局面。在未來高校人員有可能全部實行人事制和全部實行社會養(yǎng)老保險制之前,高校人事檔案的管理急需建立起一套適應(yīng)人事制度改革逐步深化的新的管理辦法。

參考文獻(xiàn):

第3篇：檔案整理知識范文

一、完整記錄城市發(fā)展的歷史沿革具有重要作用。

歷史是一面鏡子，回顧歷史可以更好地把握現(xiàn)在，預(yù)測未來。了解和掌握一個城市發(fā)展的歷史沿革情況，對于認(rèn)識一個城市發(fā)展的歷史淵源，搞好城市發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)城市更好更快地發(fā)展，具有重要作用。

1、如實記錄城市發(fā)展的歷史沿革情況，可以深刻認(rèn)識城市發(fā)展的歷史淵源，增加城市的文化底蘊。就拿我們秦皇島市來說，它為什么能成為全國唯一一座以皇帝名稱命名的城市?它為什么擁有全國最大的煤炭輸出港口――秦皇島港?它為什么具有百年開埠的歷史?它為什么擁有舉世聞名的北戴河旅游圣地和“夏都”?它為什么成為全國首批15個沿海開放城市之一?等等這些問題，只有在對秦皇島的由來、歷史淵源、歷史沿革情況及其現(xiàn)狀和發(fā)展?jié)摿τ辛巳嫔羁痰牧私夂桶盐罩?，才能做出全面而正確的回答。而這些答案無疑都進(jìn)一步增強了秦皇島的文化底蘊和歷史厚重感，從而使人們更加向往、熱愛這個城市，更好地建設(shè)這個城市。

2、如實記錄城市發(fā)展的歷史沿革情況，可以幫助我們科學(xué)地制訂整個城市發(fā)展的總體規(guī)劃。一個城市的發(fā)展規(guī)劃，是對整個城市總體發(fā)展目標(biāo)和結(jié)構(gòu)布局的科學(xué)預(yù)測，是對整個城市發(fā)展前景的形象描繪，是促進(jìn)整個城市和諧發(fā)展的科學(xué)依據(jù)。因此，制訂好科學(xué)的城市發(fā)展總體規(guī)劃至關(guān)重要。而做好這一規(guī)劃的一個重要前提，就是要全面而準(zhǔn)確地了解和把握整個城市發(fā)展的歷史淵源，歷史沿革情況及其現(xiàn)狀和發(fā)展?jié)摿ΑＶ挥性谶@個基礎(chǔ)上才能對城市的未來發(fā)展做出科學(xué)規(guī)劃。這就有賴于城市建設(shè)檔案館完整準(zhǔn)確地記錄下整個城市發(fā)展的歷史沿革情況。

3、如實記錄城市發(fā)展的歷史沿革情況，可以促進(jìn)整個城市更好更快地發(fā)展。如前所述，只有完整準(zhǔn)確地了解和把握整個城市發(fā)展的歷史沿革情況和風(fēng)貌，才能科學(xué)地制訂整個城市發(fā)展的總體規(guī)劃。只有制訂了科學(xué)的城市總體發(fā)展規(guī)劃，并加以實施，才能促進(jìn)整個城市沿著現(xiàn)代化方向更好更快地發(fā)展。正是由于我們秦皇島市領(lǐng)導(dǎo)及其城市建設(shè)檔案部門高度重視并深入細(xì)致地做好了如實記錄城市發(fā)展的歷史沿革工作，積累了豐富生動的歷史資料，才促進(jìn)了我市的飛速發(fā)展，才使我市主城區(qū)由30年前面積不足現(xiàn)在的三分之一，城市人口只有十二、三萬，只有海陽路和文化路兩條馬路、一條公交線的“一個公園一個猴，一個警察管兩頭”、“火車跑市里，汽車跑城外”的舊日景象，一躍而成為現(xiàn)在的“宜居宜業(yè)宜游、富庶文明和諧”的新秦皇島。

二、如何完整準(zhǔn)確地做好記錄城市發(fā)展的歷史沿革工作。

既然完整準(zhǔn)確地記錄城市發(fā)展的歷史沿革情況具有如此重要的作用，那么，我們城市建設(shè)檔案館應(yīng)當(dāng)怎樣做好這項工作呢?筆者認(rèn)為，主要應(yīng)做到以下幾點：

1、提高認(rèn)識，切實將這項工作作為城市建設(shè)檔案館的重要職責(zé)，列入工作日程。重視不重視，關(guān)鍵在認(rèn)識，做好做不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)。只有城市建設(shè)部門領(lǐng)導(dǎo)、特別是城建檔案館領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識真正上了位，切實加以重視，并把其列入重要工作議程，常抓不懈，才能保證這項工作落到實處。我們秦皇島市之所以能夠成功舉辦《秦皇島市老街區(qū)歷史圖片展》，之所以能夠把這么多的珍貴歷史資料展現(xiàn)在全體市民面前，一個重要原因就是市領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門以及檔案館領(lǐng)導(dǎo)一貫重視這項工作，真抓實干，及時地、如實地記錄下了這些歷史資料。通過圖片展，使全體市民進(jìn)一步了解了秦皇島市解放以來、特別是改革開放30年以來發(fā)生的翻天覆地的變化，深刻感受到了秦皇島市悠久的歷史和厚重的文化底蘊，激發(fā)了他們愛市建市的熱情。

2、安排專職人員隨時記錄城市的發(fā)展變化。要做好這項工作，最重要的是培養(yǎng)一批責(zé)任心強、具有相關(guān)專業(yè)技術(shù)知識、工作扎實的工作人員。他們要了解、熟悉整個城市發(fā)展的歷史和現(xiàn)狀，及時記錄城市的發(fā)展變化。特別是在城市擴建、改造、拆遷等工作中，要及時趕到現(xiàn)場，對擴建、改造、拆遷前后的城市面貌記錄下真實的影像、文字資料。

3、利用多種技術(shù)手段，全方位、多角度地記錄城市發(fā)展變化的歷史資料。隨著現(xiàn)代影像技術(shù)的快速發(fā)展，記錄城市面貌及其發(fā)展變化的手段越來越豐富多彩。除了原始的文字、圖片、攝影技術(shù)外，還有錄音、錄像、視頻等多種現(xiàn)代化技術(shù)手段。各級城建檔案館應(yīng)充分利用這些技術(shù)手段，全方位、多角度地記錄好城市發(fā)展變化的歷史進(jìn)程，為城市發(fā)展留下完整準(zhǔn)確、豐富多彩的歷史資料。這樣，就能為城市的發(fā)展、保護提供真實而全面的依據(jù)。如我們秦皇島市山海關(guān)古城保護工作，之所以通過幾年來的努力，做得如此之好，就是由于相關(guān)專家、學(xué)者和檔案工作人員長期以來做了大量深入細(xì)微的工作，利用各種技術(shù)手段為我們留下了全面、真實的歷史資料，才保證了我們能夠按照歷史原貌恢復(fù)了山海關(guān)古城的雄姿。此外，如北京市前門大街和大柵欄修復(fù)工作，也是借助于完整真實的珍貴歷史資料而成功完成的。

第4篇：檔案整理知識范文

【關(guān)鍵詞】高職院校行政辦公室 電子文件 紙質(zhì)檔案 檔案管理

【中圖分類號】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01―0325―01

隨著信息化的不斷發(fā)展，我們一直作為信息主要記錄方式的檔案存儲介質(zhì)發(fā)生了巨大變化，主要表現(xiàn)為由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案正逐步向以光盤、磁盤等形式為介質(zhì)的電子檔案過渡。不過，由于當(dāng)前技術(shù)力量、設(shè)備配置、法律保障等問題不能得到同步發(fā)展，因此，從現(xiàn)在開始的相當(dāng)長的時期內(nèi)，檔案工作將處于紙質(zhì)檔案與電子文件并存階段。那么，怎樣把這一過渡時期的檔案管理工作做好，完成手工檔案管理向現(xiàn)代化檔案管理的過渡，是我們檔案工作者所面臨的嶄新課題。

一、紙質(zhì)檔案與電子文件管理的共存

從電子文件產(chǎn)生起，直至最終取代紙質(zhì)檔案是一個相當(dāng)長的歷史時期。“以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案和以新型載體材料為介質(zhì)的電子檔案，是檔案信息存儲的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化標(biāo)志，前者以其強有力的生命力作為檔案信息主要存儲介質(zhì)至今仍然行使著歷史使命，得到檔案工作者的廣泛認(rèn)同；后者是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志，是電子計算機在檔案管理中應(yīng)用的產(chǎn)物，預(yù)示著檔案管理工作未來的發(fā)展方向，日益為檔案界所關(guān)注?！蔽覀冋J(rèn)識和掌握各自的特點和存儲的規(guī)律，可以開拓我們的管理思維，改進(jìn)檔案管理模式，促進(jìn)檔案管理多方面發(fā)展，具有一定的指導(dǎo)意義。在這段時期內(nèi)，電子文件和紙質(zhì)檔案將、優(yōu)勢互補、共同發(fā)揮“歷史記憶”的作用?，F(xiàn)在，很多高職院校在同時保存電子和紙質(zhì)兩種文件的同時，對二者的處置力方法也是不一樣的。一是按照傳統(tǒng)的做法把紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行處理；二是將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件稱為檔案，電子文件成為資料；三是將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案。建立新型的兩套制，即將計算機生成的電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，用以“生效”，履行文件功能或是用以保存，在現(xiàn)階段是必要的。作為一名檔案工作者，必須對歷史負(fù)責(zé)，盡最大努力保存、反映歷史真實面貌的可靠記錄。因為電子文件有其技術(shù)方面的特性，并且受當(dāng)前技術(shù)、法律的制約，很難保證電子文件安全可靠，很難保證讓社會特別是司法界承認(rèn)電子文件的法律效力。所以，電子文件與紙質(zhì)檔案的共存發(fā)展是復(fù)雜的。就目前而言，完全有必要建立電子文件與紙質(zhì)檔案的“雙套制”?！半p套制”管理，即我國在電子文件的保管、整理方面仍采用輸出紙質(zhì)拷貝，在紙質(zhì)檔案保存系統(tǒng)內(nèi)管理的方式。

“雙套制”是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個時期。隨著技術(shù)的逐漸成熟、法律的不斷完備和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。在這個時期內(nèi)，怎樣處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案互相依存，共同發(fā)展的關(guān)系，深入研究并存時期檔案管理的新策略、新方法，這是時代賦予檔案工作者的歷史使命。

二、高職院校行政辦公室的檔案管理在并存時期的模式、流程

目前，在檔案管理技術(shù)和管理條件下，紙質(zhì)檔案與電子檔案各以其自身特點和用途并存于檔案各個領(lǐng)域，只不過在不同的部門側(cè)重有所不同。從檔案管理現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)利用，提高工作效率等方面考慮，大力發(fā)展電子檔案，推行計算機信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，是十分必要的。因為，電子檔案在信息傳輸、處理及開發(fā)利用等方面的高效、快捷，以及各種媒體集成性帶來的直觀、全面等特點，都是紙質(zhì)檔案無法比擬的。但是“無紙化”的實現(xiàn)過程畢竟是一個漫長的過程，在此階段電子文件和紙質(zhì)檔案管理的并存是消極被動的，而是在相互學(xué)習(xí)、互相借鑒中互為條件、互補長短。在作用和相互影響中，各自經(jīng)歷著改造與被改造、同化與被同化以及調(diào)整定位的過程，兩種管理方法逐漸融合為一套綜合管理各類文件的管理方法和管理系統(tǒng)。我們應(yīng)該認(rèn)識到紙質(zhì)檔案作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因為不同的立卷方式而使檔案文件散失，紙質(zhì)文件不僅要歸檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，進(jìn)行統(tǒng)一編號，以便與電子文件相呼應(yīng)，更好地保管和利用。

隨著現(xiàn)代電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的開展，各機關(guān)、系統(tǒng)和企事業(yè)單位也相應(yīng)建立了系統(tǒng)辦公網(wǎng)絡(luò)平臺，在這種辦公狀態(tài)下自然形成電子文件和紙質(zhì)文件的并存，優(yōu)勢互補。我們目前使用的《用友辦公》軟件，就是一個很好的例證。它可以將電子文件與紙質(zhì)檔案一―對應(yīng)。首先經(jīng)過鑒定決定哪些紙質(zhì)檔案需要形成電子文件，哪些電子文件需要備份紙質(zhì)檔案，在試點單位中要求將每份電子文件的責(zé)任者、文題頁數(shù)、日期保存錄入計算機，同時給出順序號，并將順序號同時定為紙質(zhì)檔案歸檔的文件號，這就在電子文件與紙質(zhì)檔案中建立了有機的聯(lián)系，移交時將電子文件形成備份與紙質(zhì)檔案一起移交，檔案館工作人員再將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)入檔案館的微機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的移交。這種紙質(zhì)檔案與電子拷貝雙重管理的方式，能夠確保歸檔電子文件的安全，而且對并存階段的各地檔案工作有一定的借鑒。

文件管理流程是指在整個文件生命周期中一系列有聯(lián)系的文件管理活動，包括鑒定、歸檔、整理、保護、檢索、提供利用等業(yè)務(wù)。高職院校行政辦公室的文件主要由外部來的電子文件、機關(guān)發(fā)文和內(nèi)部文件紙質(zhì)檔案及電子文件。行政辦公室所管理的對象既包括電子文件又包括紙質(zhì)檔案，因此現(xiàn)代文件管理流程區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理流程。那么對電子文件和紙質(zhì)檔案的管理就要實行同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。

1.同步歸檔。改變以往定時歸檔的方式，將制發(fā)的、收到的以未經(jīng)公文處理的紙質(zhì)文件核對完整齊全后即時歸檔；電子文件確符合歸檔要求后，保存到指定的計算機硬盤上或檔案數(shù)據(jù)庫中加上歸檔標(biāo)志。

2.同步鑒定。對于電子文件的鑒定最理想的情況是由計算機動鑒定，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計的調(diào)查階段，指定保管期限并納入管理系統(tǒng)，文件一旦形成，系統(tǒng)便依照預(yù)定的保管期限提醒或判斷保管期限；而紙質(zhì)檔案的鑒定工作也不必像傳統(tǒng)鑒定作那樣集中進(jìn)行，而是即時鑒定以便即時歸檔。

3.同步整理。即是指歸檔的紙質(zhì)文件與電子文件采用“合二一”的整理方法，兩者擁有相同的檔號和著錄信息，所以在整理歸檔紙質(zhì)檔案時，歸檔電子文件也就整理完成了。

第5篇：檔案整理知識范文

一、建立科學(xué)的支出體系

近年來，各級地方政府的財政收入都有了較快增長，相應(yīng)的財政投入也不斷增加。但是財政支出結(jié)構(gòu)卻存在不合理甚至異化的現(xiàn)象。如何加強和規(guī)范地方財政支出，建立科學(xué)的支出體系，成為擺在各級地方政府財政部門面前的一個新任務(wù)。

筆者認(rèn)為濟南市歷下區(qū)在這方面的探索值得思考和借鑒。歷下區(qū)實行區(qū)街財政體制改革以前，由于街道辦事處原來沒有實行綜合預(yù)算，存在自定政策、自我管理、自己監(jiān)督的“三自”現(xiàn)象，預(yù)算支出剛性不足，預(yù)算執(zhí)行監(jiān)督乏力，人為因素影響大，急需建立綜合預(yù)算管理制度，用制度來制約、管理。為此，2008年年初，歷下區(qū)提出要在辦事處中推行綜合預(yù)算，4月初區(qū)政府下發(fā)《關(guān)于下發(fā)歷下區(qū)街道辦事處財政性資金管理規(guī)定的通知》文件，文件規(guī)定：將街道辦事處及其所屬事業(yè)單位的各項財政性資金，全部納入財政監(jiān)管范圍，實行收支兩條線，由財政統(tǒng)一管理，開設(shè)的帳號必須經(jīng)財政批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私設(shè)“小金庫”。并參照《預(yù)算法》的規(guī)定，實行部門綜合預(yù)算，嚴(yán)格按照編制的年度預(yù)算執(zhí)行。

辦事處綜合預(yù)算編制按照“收入有計劃、支出有標(biāo)準(zhǔn)、重點有保障、鼓勵有結(jié)余”的原則安排，支出保工資，保社會穩(wěn)定、民政、計生、城建城管、社會公共事業(yè)等項目，有財力的辦事處逐步加強自身建設(shè)，公用經(jīng)費控制在限額以內(nèi)。通過對辦事處的綜合預(yù)算管理，使其收支更加科學(xué)、規(guī)范、透明，并逐步引導(dǎo)辦事處對社會公共事業(yè)的投入。編制范圍包括：辦事處所有機關(guān)、全額、自收自支事業(yè)單位全部編制綜合預(yù)算。

二、建立了社會公共事業(yè)支出審批制度

按照歷下區(qū)提出的關(guān)于構(gòu)建“繁榮、和諧、現(xiàn)代化新歷下”的工作目標(biāo)，為進(jìn)一步加大基層社會公共事業(yè)投入力度，切實保障全區(qū)各項社會公共事業(yè)和國民經(jīng)濟協(xié)調(diào)發(fā)展，規(guī)范社會公共事業(yè)支出范圍和審批標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)財政制定了《歷下區(qū)社會公共事業(yè)項目審批程序》，規(guī)定辦事處使用年初預(yù)算預(yù)留的自有資金，在各自行政區(qū)域內(nèi)開展城市公益建設(shè)、就業(yè)再就業(yè)服務(wù)、社區(qū)教育、社區(qū)服務(wù)設(shè)施、公共安全和公共交通等領(lǐng)域的公益活動產(chǎn)生的支出，應(yīng)納入社會公共事業(yè)支出范圍。具體是：辦事處進(jìn)行社會公共事業(yè)支出于項目計劃開始前一個月填報項目，財政初步審核后轉(zhuǎn)至區(qū)政府有關(guān)職能部門審核，通過后報區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，區(qū)財政再綜合考慮項目計劃的輕重緩急和資金情況，會同有關(guān)部門提出建議，上報區(qū)政府審批。經(jīng)區(qū)政府研究同意后，由財政于3日內(nèi)批復(fù)到申報辦事處，并按時足額將項目資金撥付到有關(guān)單位。若此項經(jīng)費當(dāng)年未使用，可結(jié)轉(zhuǎn)下年并于下一年度專項經(jīng)費合并使用。同時制定了綜合預(yù)算監(jiān)督審核辦法，監(jiān)督檢查各辦事處管好用好預(yù)算資金。辦法要求各辦事處必須按照有關(guān)法律、法規(guī)，積極組織各項收入。為保證辦事處的用款計劃及時撥付，各辦事處必須計劃安排好下一步工作，提前做好資金使用計劃，及時于財政相關(guān)職能科室溝通，確保辦事處資金的正常運轉(zhuǎn)。各辦事處應(yīng)嚴(yán)格按照年初編制的年度預(yù)算執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)、違背預(yù)算安排的資金支出，依法依紀(jì)追究有關(guān)人員責(zé)任，并由財政扣減其撥款額度，直至整改后，再恢復(fù)正常資金撥付。通過將綜合預(yù)算編制下達(dá)到街道一級，歷下區(qū)實現(xiàn)了財政資金從撥付源頭到使用終點的全過程預(yù)算管理，推動了基層在科學(xué)合理編制預(yù)算的基礎(chǔ)上，將財政資金更多地用于轄區(qū)內(nèi)公共服務(wù)和管理上，用在改善居民生產(chǎn)生活條件上，取得了顯著成效，從基層財政財務(wù)管理的角度，為各級地方政府建立科學(xué)的財政支出體系提供了經(jīng)驗。

三、建立轉(zhuǎn)移支付和激勵政策，進(jìn)一步理順地方財政體制

地方財政體制的不合理，特別是上級財政對下級財政抽血式的向上集中財力的財政體制，必須逐步改變?yōu)楦骷壺斦鞔_收入來源，由上級財政建立對下級財政的轉(zhuǎn)移支付和激勵政策，促進(jìn)基層財政的穩(wěn)步增收和良性循環(huán)。以歷下區(qū)為例，歷下區(qū)目前有13個街道辦事處，由于體制上各種原因的存在，多年來，各辦事處財政收支矛盾不斷加劇，基本保障能力脆弱，大部分街道辦事處財政支出對財政轉(zhuǎn)移支付的依存度越來越高，有些辦事處甚至保工資都存在困難。

第6篇：檔案整理知識范文

一、 得到上級管理部門的指導(dǎo)

教育局檔案室的陳秀芳老師在我校檔案整理、歸檔方面給予了很大的幫助。她好幾次親自到學(xué)?，F(xiàn)場指導(dǎo)，指導(dǎo)過程中耐心、詳細(xì)地講解。關(guān)心我校檔案整理工作，常常詢問有沒有遇到什么問題以及檔案整理的進(jìn)度。()。

二、 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視

1、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一貫重視檔案工作的開展。學(xué)校的檔案工作納入了學(xué)校年度計劃和總結(jié)，并成立了檔案歸檔整理小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)帶頭，并直接參與檔案的整理。

2、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)十分重視。校長和行政處主任親自參加了專門的培訓(xùn)。回校后向相關(guān)人員做了講解，并組織人員去兄弟學(xué)校觀摩學(xué)習(xí)。

3、學(xué)校投入部分資金，為學(xué)校的檔案室配備了檔案箱柜、空調(diào)等新的設(shè)備。

三、 學(xué)校老師的大力支持

學(xué)校每一位老師大力支持、積極配合學(xué)校檔案室工作。黨、團員老師參與檔案的整理歸檔工作，他們利用晚上及雙休日加班工作，大家齊心協(xié)力，沒有報酬，沒有怨言，有幾個星期大家都是每天連續(xù)工作15個小時，這就是無私的奉獻(xiàn)精神。

四、 檔案管理老師的努力

檔案歸檔看似簡單，其實是一項復(fù)雜而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要很強的專業(yè)知識，馬虎不得。

作為學(xué)校的檔案管理老師。之前，這對我來說是一項完全陌生的工作。于是在整理歸檔的過程中邊整理邊摸索，不懂的地方打電話虛心向有專業(yè)知識的老師請教。整理好以后反復(fù)地檢查，并請陳秀芳老師修改，指正。并且把打印好的檔案目錄清單一次次地送過去請老師指導(dǎo)，回來以后再認(rèn)真地進(jìn)行修改。經(jīng)過老師的耐心指導(dǎo)和自己認(rèn)真學(xué)習(xí)、鉆研 ，很快地就進(jìn)入了角色，能較熟練地對檔案進(jìn)行歸檔整理。并不時地改進(jìn)方式、方法，來提高檔案整理的效率。

例如：在文書檔案整理過程中，首先把歷年來的文件按年份、上級發(fā)放部門分類，然后逐年整理。把一年所有的檔案文件邊用回行針固定邊按要求分成：永久、長期和短期;再進(jìn)行目錄的打印，(這樣做可以進(jìn)行二次核對文件，避免出錯，保證檔案的有序，完整);然后用鉛筆對每一份文件編號 ;最后進(jìn)行裝訂、包角和編號。這樣做比較有序，能及時地發(fā)現(xiàn)問題，把錯誤率降到最低，來提高檔案整理的效果和效率。除此之外，學(xué)校教育、教學(xué)工作的檔案是最多的，我們都要細(xì)心地分類，有序地整理。()。

學(xué)校的檔案整理工作在這一年中取得了一定的成績。首先是學(xué)校的每一位教師對于檔案歸檔的意識加強了。其次，為了更好地做好每類檔案，我分工到人，除文書檔案外，我另請了4位中層分別負(fù)責(zé)財務(wù)檔案、個人業(yè)務(wù)檔案、特種載體檔案、科技檔案的歸檔檢查工作。

經(jīng)過一學(xué)期的努力，學(xué)校二十多年的文書教學(xué)檔案、照片檔案、基建檔案、實物檔案、光盤檔案、設(shè)備檔案、財務(wù)檔案都已經(jīng)整理歸檔。教師個人業(yè)務(wù)檔案，也正在整理、歸檔。

第7篇：檔案整理知識范文

【文章編號】0450-9889（2017）04B-0014-02

學(xué)生資助是國家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在開展中小學(xué)學(xué)生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學(xué)生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強社會建設(shè)的有力見證。隨著國家學(xué)生資助工作的深入開展，學(xué)生資助檔案已然成為中小學(xué)檔案中新的組成部分，同時也是重要的組成部分。對中小學(xué)學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化的研究和探索已成為檔案工作者新的研究任務(wù)之一。

一、南寧市中小學(xué)（含中職學(xué)校）學(xué)生資助檔案管理現(xiàn)狀

我們設(shè)計了“南寧市學(xué)生資助檔案管理情況調(diào)查問卷”，并面向南寧市各縣（區(qū)）資助管理人員、縣（區(qū)）教育局及各學(xué)校的檔案員、兼職檔案員開展問卷調(diào)查。通過對調(diào)查結(jié)果的統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)南寧市中小學(xué)（含中職學(xué)校）學(xué)生資助檔案管理有以下幾個亟待解決的問題。

（一）缺乏學(xué)生資助檔案專職管理人員。經(jīng)調(diào)查統(tǒng)計，資助工作中各學(xué)段配備專職檔案員的占 12.2%，資助工作人員占 53.1%，兼職檔案員占 18.6%，其他占16.1%，其中幼兒園沒有配備檔案員及資助人員。在南寧市，大部分中小學(xué)（含中職學(xué)校）的資助辦設(shè)在政教處（學(xué)工科）或教務(wù)處（科），僅配備 1 名資助工作人員，沒有配備專職的資助檔案管理人員。資助工作人員只負(fù)責(zé)資助業(yè)務(wù)工作，不負(fù)責(zé)資助檔案的整理，將資助檔案以散材料的形式移交給檔案室，增加了檔案室的工作量和工作難度。

（二）缺乏學(xué)生資助檔案管理意識。主要表現(xiàn)為：學(xué)生資助業(yè)務(wù)工作完成以后，沒有將形成的資助檔案資料整理后移交檔案室。調(diào)查結(jié)果顯示：按年度（學(xué)年）整理，次年主動移交的占 34.6%；按年度（學(xué)年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在資助辦的占 6.2%；未整理，堆放在雜物間的占 5.2%。

由此可見，超過 60% 的中小學(xué)在完成資助業(yè)務(wù)工作后，把學(xué)生資助工作材料僅視為“材料”，而不認(rèn)為是“檔案”。通常只是把資助工作材料按照評估迎檢的方法和要求進(jìn)行匯總整理，形成備檢材料，以備上級資助辦、審計部門驗收檢查。

（三）缺乏學(xué)生資助檔案管理專業(yè)知識。學(xué)生資助檔案在形成和管理的過程中一般經(jīng)由兩類人員管理。一是資助工作人員?，F(xiàn)有的大部分資助工作人員存在重資助業(yè)務(wù)、輕檔案管理的思想，忽視檔案工作。他們多次接受資助工作的培訓(xùn)，熟悉、精通資助業(yè)務(wù)，但沒有經(jīng)過專門的檔案培訓(xùn)，缺乏資助檔案管理的專業(yè)知識，導(dǎo)致資助檔案收集不齊全、整理不規(guī)范。二是檔案工作人員。檔案工作人員具有豐富的檔案管理專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，但對資助業(yè)務(wù)工作不熟悉甚至不了解。在資助檔案管理工作中不能準(zhǔn)確鑒定資助業(yè)務(wù)工作資料是否具備歸檔價值，不能準(zhǔn)確劃分資助檔案保管期限。同時，由于資助檔案出現(xiàn)的時間短，上級檔案部門和教育行政主管部門尚未出臺專門的資助檔案管理細(xì)則，在近幾年的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，并未涉及資助檔案管理的內(nèi)容。

（四）缺乏統(tǒng)一的學(xué)生資助檔案管理細(xì)則。學(xué)生資助檔案是學(xué)校檔案的新類別，出現(xiàn)的時間較短，廣西尚未制定統(tǒng)一的管理細(xì)則。各中小學(xué)校學(xué)生資助檔案的歸檔范圍及保管期限不一致，整理方法和要求不統(tǒng)一，容易造成檔案材料收集不齊全、遺漏，保管期限劃分不科學(xué)、不規(guī)范、雜亂無章，破壞了資助檔案材料之間的有機聯(lián)系，嚴(yán)重阻礙了檔案整理工作的順利開展。

二、學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化對策

（一）加強學(xué)生資助檔案管理工作隊伍建設(shè)。一個完整的學(xué)生資助檔案管理工作隊伍應(yīng)該由三類人員構(gòu)成。一是學(xué)生資助業(yè)務(wù)工作人員。隸屬于學(xué)校資助辦。負(fù)責(zé)完成資助業(yè)務(wù)工作后，按照資助業(yè)務(wù)工作的流程和要求收集資助檔案材料，為資助檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。并在資助檔案管理工作中對檔案工作人員提出合理化的建議，如確定分類、保管期限、卷內(nèi)文件排序等。二是兼職資助檔案管理人員。隸屬于學(xué)校資助辦。負(fù)責(zé)按照?n案整理的工作要求對資助檔案進(jìn)行初步整理，并按年度（學(xué)年）向?qū)W校綜合檔案移交資助檔案，保證資助檔案完整齊全、歸檔及時，做好資助業(yè)務(wù)工作人員和學(xué)校綜合檔案員的助手。三是綜合檔案員。即學(xué)校綜合檔案室的工作人員。主要職責(zé)是按照檔案管理工作的原則和要求，接收資助檔案，并編入學(xué)校綜合檔案，做好資助檔案的整理、保管和提供利用工作，充分發(fā)揮資助檔案的作用。

資助檔案管理工作隊伍可結(jié)合學(xué)校的實際進(jìn)行配備。按照資助工作的內(nèi)容和特點，學(xué)校資助辦可設(shè)在政教處（學(xué)工科）或教務(wù)處（科），按照在校生人數(shù)配備 1 至 2 名資助業(yè)務(wù)工作人員。資助種類少、業(yè)務(wù)工作量小的，可由資助業(yè)務(wù)工作人員兼任資助檔案管理員，同時負(fù)責(zé)資助業(yè)務(wù)和資助檔案的初步整理工作，如普通中小學(xué)等；資助種類多、業(yè)務(wù)工作量大的，可專設(shè) 1 名資助檔案管理員，負(fù)責(zé)對資助檔案進(jìn)行初步整理，協(xié)助資助業(yè)務(wù)工作人員和學(xué)校綜合檔案員的工作。

（二）加強資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)。普及和強化資助檔案管理專業(yè)知識的有效方法是加強資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，增強資助檔案管理意識，強化資助檔案管理專業(yè)知識，提升資助檔案管理水平。

資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的最好方法是由上級檔案部門和資助業(yè)務(wù)部門聯(lián)合舉辦，如南寧市檔案局和南寧市中小學(xué)資助管理辦公室聯(lián)合舉辦，也可以由南寧市教育局主辦，邀請南寧市檔案局的專家做講座和指導(dǎo)。

培訓(xùn)內(nèi)容要以資助檔案管理專業(yè)知識為主，輔以資助業(yè)務(wù)知識。通過介紹資助業(yè)務(wù)知識，幫助檔案工作人員理清思路，理解領(lǐng)會資助檔案管理專業(yè)知識。培訓(xùn)要把理論知識培訓(xùn)和實地參觀交流結(jié)合在一起，每次培訓(xùn)可安排一次優(yōu)秀檔案館（室）的參觀交流，邀請優(yōu)秀檔案館（室）的館員來進(jìn)行交流，傳授經(jīng)驗，以提高檔案工作人員的實踐操作水平。

培訓(xùn)時間應(yīng)保持每學(xué)年（年度）一次，這樣既能保證資助檔案管理專業(yè)知識隨時更新，又能解決資助檔案管理工作隊伍因更換人員引起的業(yè)務(wù)交接不到位問題。

（三）制定統(tǒng)一的?Y助檔案管理細(xì)則。具體如下：

1.確定收集范圍。學(xué)生資助有免學(xué)費、國家助學(xué)金、自治區(qū)政府教育獎學(xué)金、南寧市政府教育獎學(xué)金、大學(xué)新生資助、師范生生活補助等幾類，不同的資助形成的檔案材料不同。學(xué)生資助檔案的收集范圍應(yīng)該根據(jù)資助種類確定，不同的資助項目確定不同的收集范圍。收集范圍主要有各項學(xué)生資助業(yè)務(wù)的政策文件、學(xué)生申請及各種證明材料、公示材料、審批文件、資助業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)的報表、賬冊等。

2.劃分保管期限。學(xué)生資助工作是國家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及國家財政資金的使用和管理，因此，學(xué)生資助檔案的保管期限應(yīng)設(shè)定為永久和 30 年兩種。在對資助檔案材料劃分保管期限的過程中，應(yīng)結(jié)合學(xué)生資助工作的要求，根據(jù)資助工作環(huán)節(jié)來劃分。學(xué)生申請及各種證明材料、審批文件、各種報表、賬冊等重要的資助檔案劃分為永久；公示材料劃分為 30 年；上級下達(dá)的政策文件因是普發(fā)性文件，建議劃分為 30 年。

3.明確整理要求。學(xué)生資助檔案每學(xué)年（年度）移交一次，應(yīng)在本學(xué)年（年度）結(jié)束后 3 個月內(nèi)歸檔。

采用“學(xué)年度（年度）―資助業(yè)務(wù)種類”分類法進(jìn)行分類、整理。每一類資助業(yè)務(wù)檔案的卷內(nèi)文件按照“業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)―材料形成時間”方式進(jìn)行排序。

以件為單位進(jìn)行整理，一份文件、材料為一件。每件檔案的裝訂順序、裝訂方法和要求與文書檔案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前、復(fù)印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文種版本在后（特殊規(guī)定除外）。使用棉線裝訂，卷內(nèi)材料裝訂時要去掉金屬物。采用“三孔一線”的裝訂方法。

第8篇：檔案整理知識范文

一、檔案收集

檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑，是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段，是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，是決定檔案工作存在和發(fā)展的前提條件，對促進(jìn)檔案學(xué)理論發(fā)展、推動檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)有重要作用。收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業(yè)務(wù)首要環(huán)節(jié)，是檔案室工作的起點。檔案收集工作，就是把分散在各部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。其內(nèi)容主要是檔案室對本單位需要歸檔的檔案的接收；其指導(dǎo)思想是：歸檔檔案應(yīng)齊全完整；加強室外調(diào)查和指導(dǎo)；推行入室檔案的材料化；保持全宗和全宗群的不可分散性；把一個機關(guān)、單位的檔案全部收集完整。要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責(zé)是依法進(jìn)行的，使他們認(rèn)識到檔案收集工作是檔案工作中一個重要環(huán)節(jié)。讓他們了解相關(guān)知識，從而提高檔案歸檔的質(zhì)量，增強各有關(guān)部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識提高了，檔案工作得到重視和支持，那么檔案收集工作中所遇到一切問題就好解決。為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質(zhì)量，各室、科可明確一人負(fù)責(zé)本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作，到來年歸檔時，由各部門的檔案負(fù)責(zé)人統(tǒng)一交檔案室歸檔保管，從而確保檔案收集的完整。

二、檔案管理

檔案管理，就是按照一定的原則和方法，對零散和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使檔案系統(tǒng)化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統(tǒng)、由無序到有序的問題。檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。檔案整理是發(fā)揮檔案作用的重要條件。檔案數(shù)量龐大，成分復(fù)雜，如不經(jīng)過系統(tǒng)整理，處于零亂狀態(tài)的檔案，查找起來如同“大海撈針”。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能使保存的檔案條理化、系統(tǒng)化，為檔案的管理和提供利用創(chuàng)造良好條件。檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。通過整理，可以全面了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，促進(jìn)其改善和提高，并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎(chǔ)；同時又為檔案的保管、統(tǒng)計和查找提供了單位和完整體系，有利于保護檔案的完整與安全。檔案整理與檔案工作的各個環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系，是檔案利用、開發(fā)、發(fā)揮檔案作用的一個前提條件，是檔案室和檔案館重要的基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)建設(shè)，它為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案整理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接、廣泛的影響。

三、檔案保管

檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，通過經(jīng)常性的工作，采取專門的技術(shù)措施，最大限度地防止檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的物質(zhì)安全。檔案保管工作的具體內(nèi)容主要包括：（1）檔案庫房管理，包括庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作；（2）檔案傳遞、流動過程的保護，即檔案在各個管理環(huán)節(jié)和利用過程的安全防護；（3）保護檔案的具體措施，即為延長檔案的壽命而采取諸如復(fù)制、數(shù)字化和修補等各種專門的技術(shù)處理，這三個方面的工作，有的要與收集、整理和利用等工作的有關(guān)業(yè)務(wù)項目同時結(jié)合進(jìn)行，有的則須單獨組織進(jìn)行。因此，檔案的保管，既是整個檔案管理業(yè)務(wù)的一個方面，又是一個相對獨立環(huán)節(jié)。

四、檔案利用

檔案利用就是檔案信息資源的開發(fā)利用即將集中統(tǒng)一管理本單位各種門類和載體的檔案，積極提供利用。檔案室應(yīng)該集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案。因此，要創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和物質(zhì)條件，確保檔案的完整與安全。管理是手段，利用是目的。檔案室工作的根本目的，就是充分發(fā)揮檔案的作用，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項工作服務(wù)。檔案室工作是否有效，是從利用工作表現(xiàn)出來的。利用工作的好壞，直接影響檔案室的發(fā)展，影響單位工作效益的提高。如果檔案室內(nèi)只起“一把鎖”的作用，就得不到領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的重視與支持。檔案室要根據(jù)本單位的工作利用檔案的特點，編制各種檢索工具和參考資料，開展各種利用工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。要做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，健全和熟悉檔案資料是開發(fā)利用檔案信息資源的的必備條件。檔案信息資源開發(fā)與利用，既要堅持按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。

第9篇：檔案整理知識范文

本文以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論為基礎(chǔ)，結(jié)合文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)和檔案管理職業(yè)技能發(fā)展特點，重構(gòu)了檔案管理課程的內(nèi)容。重構(gòu)的課程內(nèi)容以工作任務(wù)為載體，圍繞企事業(yè)檔案管理工作重點，按照職業(yè)技能發(fā)展的邏輯順序組織內(nèi)容。突出課程學(xué)習(xí)的情境性、能力發(fā)展的遞進(jìn)性和職業(yè)要求的切合性。

關(guān)鍵詞

建構(gòu)主義；高職文秘；檔案管理；課程內(nèi)容設(shè)計

檔案管理課程是高職文秘專業(yè)的必修課程，隨著高職教育改革的深入，檔案管理課程改革也逐漸成為熱門話題，并且主要集中在課程內(nèi)容的改革上。在課程內(nèi)容體系上，有老師提出要擺脫本科為黨政檔案部門培養(yǎng)專職檔案管理人員的學(xué)科知識體系，而建立符合高職文秘專業(yè)培養(yǎng)企業(yè)行政辦公文員的檔案管理知識體系，強調(diào)必須圍繞基層企事業(yè)單位對檔案管理人員的要求，重點培養(yǎng)學(xué)生檔案收集、鑒定和整理能力，其次培養(yǎng)學(xué)生的保管與利用能力，而檔案管理檢索、編研和統(tǒng)計能力只做一般性訓(xùn)[1]66。在課程內(nèi)容的組織上，有老師提出檔案管理課程的內(nèi)容要緊貼檔案管理的工作過程。樓淑君認(rèn)為課程內(nèi)容應(yīng)根據(jù)企事業(yè)單位檔案管理工作任務(wù)來組織課程內(nèi)容，每個任務(wù)作為一個學(xué)習(xí)項目，從而構(gòu)建起以工作任務(wù)項目為主體的課程內(nèi)容，即以工作任務(wù)來組織課程內(nèi)容[2]21。林蘇則將檔案管理整個流程劃分為幾個工作環(huán)節(jié)，然后為每個工作環(huán)節(jié)歸納或創(chuàng)設(shè)出典型工作任務(wù)，最后通過“序化”來組織課程內(nèi)容，即以工作過程來組織課程內(nèi)容[3]10。以上對課程內(nèi)容的改革無疑對高職檔案管理課程發(fā)展起到積極作用，打開了建構(gòu)符合文秘專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的檔案管理課程內(nèi)容的思路，但是這些改革也存在著重“工作”而忽視“學(xué)生”的問題，即當(dāng)前的檔案管理課程內(nèi)容改革只注意了依據(jù)企事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容與流程來設(shè)計內(nèi)容，而沒有考慮課程的學(xué)習(xí)主體—學(xué)生這一重要變量。學(xué)習(xí)心理學(xué)認(rèn)為，學(xué)生的學(xué)習(xí)過程是一個心理變化的過程，要讓學(xué)生進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)必須讓學(xué)習(xí)對象、學(xué)習(xí)過程和學(xué)習(xí)方法符合學(xué)生的學(xué)習(xí)心理。因此檔案管理課程內(nèi)容的改革除了要依據(jù)檔案管理的工作任務(wù)與工作過程外，還要考慮學(xué)生學(xué)習(xí)心理規(guī)律。建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論是21世紀(jì)教育改革的重要指導(dǎo)理論，被譽為“當(dāng)代教學(xué)心理學(xué)的一場革命”。在職業(yè)課程領(lǐng)域，建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論多次被列入教育部組織精品課程評審指標(biāo)當(dāng)中，尤其是在2008年精品課程評審指標(biāo)中，明確提出，職業(yè)課程要基于專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，以典型工作任務(wù)來展開，要求對課程內(nèi)容進(jìn)行宏觀、中觀和微觀設(shè)計。其中微觀設(shè)計就是指課程內(nèi)容的組織與教學(xué)要符合學(xué)生認(rèn)知建構(gòu)特點，教學(xué)設(shè)計要以行動導(dǎo)向展開。下列以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論為基礎(chǔ)闡述檔案管理課程的內(nèi)容重構(gòu)與設(shè)計。

一、建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論與課程內(nèi)容的篩

建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論認(rèn)為學(xué)生不是憑空進(jìn)入學(xué)習(xí)活動，學(xué)生在進(jìn)入學(xué)習(xí)時，他已經(jīng)獲得的知識與經(jīng)驗會參與到新知識的學(xué)習(xí)過程中，即使有些問題他以前從來沒有遇到過，或者沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗，當(dāng)問題呈現(xiàn)在他們面前時，他們也會用已有的知識與經(jīng)驗，依靠推理與判斷，對其做出某種解釋。所以建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論認(rèn)為教師教學(xué)時不能無視學(xué)生已有的經(jīng)驗，簡單地從外部將知識灌輸給學(xué)生，而是要把學(xué)生原有的經(jīng)驗和知識作為新知識的生長點。依據(jù)這個理論，我們在篩選課程的內(nèi)容時要與學(xué)生已有的經(jīng)驗保持一定的聯(lián)系。當(dāng)前文秘專業(yè)的學(xué)生普遍認(rèn)為檔案課程枯燥又抽象，其中主要原因是教師對課程內(nèi)容的選擇，沒有考慮到學(xué)生已有的經(jīng)驗。高職學(xué)生多數(shù)是從高中直接升學(xué)而來的，對檔案管理工作多是一無所知。再者，很多教師開發(fā)課程時，直接搬用或創(chuàng)設(shè)工作項目作為學(xué)生學(xué)習(xí)與訓(xùn)練的任務(wù)。這些項目對于一個沒有工作經(jīng)驗的學(xué)生來說，肯定無法產(chǎn)生“共鳴”。因此，檔案管理的課程內(nèi)容不宜一開始就采用企業(yè)真實任務(wù)。高職教育要求課程內(nèi)容與企業(yè)的工作任務(wù)相匹配，而建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論要求學(xué)生的學(xué)習(xí)建立在他已有的經(jīng)驗與知識基礎(chǔ)上，我們可以通過以下兩條路徑將兩者協(xié)調(diào)起來。一是在學(xué)習(xí)之初讓學(xué)生獲得某些檔案管理工作經(jīng)驗，一是利用學(xué)生已有的與檔案管理相關(guān)的生活經(jīng)驗。對于前者，可以讓學(xué)生參觀校內(nèi)檔案室或企業(yè)的檔案資料室；對于后者，充分挖掘?qū)W生與檔案管理核心工作能力相似的生活經(jīng)驗。比如學(xué)生對自己電子文件的整理、學(xué)生對自己照片的歸類和利用、學(xué)生對自己作業(yè)的收集、整理和利用等生活經(jīng)歷，都包含了檔案管理的成分，只是與真實的檔案管理相比顯得不夠規(guī)范、不夠科學(xué)罷了，但是這些經(jīng)驗可以作為學(xué)生學(xué)習(xí)新知識的基礎(chǔ)。因此我們在篩選檔案管理課程內(nèi)容時，可以將圖像檔案管理、電子文本檔案管理和紙質(zhì)文件檔案管理作為課程的主要學(xué)習(xí)內(nèi)容。有人會擔(dān)心，學(xué)生只學(xué)這些內(nèi)容，無法“接軌”文秘職業(yè)崗位。其實這種提心是多余的，一方面，學(xué)生掌握了這些檔案管理知識與技能，可以觸類旁通了；另一方面，文秘職業(yè)崗位在各行各業(yè)都有，學(xué)生畢業(yè)后負(fù)責(zé)的檔案管理任務(wù)也不盡相同，要在有限的教學(xué)時間內(nèi)（多是周課時2—4節(jié)或全學(xué)期70學(xué)時），學(xué)習(xí)所有類型檔案任務(wù)，是不現(xiàn)實的，也沒有必要。

二、建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論與課程內(nèi)容的組

建構(gòu)主義認(rèn)為個體對世界的理解是基于個體學(xué)習(xí)者自身經(jīng)驗背景建構(gòu)起來的，建構(gòu)主義提出學(xué)習(xí)應(yīng)與情境化社會實踐活動結(jié)合起來，學(xué)習(xí)者通過參與社會實踐來掌握社會規(guī)則、工具和活動程序，即所學(xué)必須與所從事活動結(jié)合起來。職業(yè)教育理論專業(yè)斯克萊本納對牛奶加工廠300名雇員關(guān)于知識的工作結(jié)構(gòu)表征研究也印證這個觀點[4]232。依此，檔案管理課程學(xué)習(xí)應(yīng)是讓學(xué)生置于檔案管理工作情境中，引導(dǎo)學(xué)生建構(gòu)知識與工作任務(wù)的聯(lián)系，通過完成具體的檔案管理工作，形成檔案管理所需要的知識和技能。建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論代表人物皮亞杰認(rèn)為，學(xué)習(xí)過程是學(xué)習(xí)者通過同化與順應(yīng)來達(dá)到與周圍環(huán)境平衡的過程。當(dāng)學(xué)習(xí)者能用現(xiàn)有認(rèn)知結(jié)構(gòu)去同化新信息時，他處于一種平衡的認(rèn)知狀態(tài)；而當(dāng)現(xiàn)有認(rèn)知結(jié)構(gòu)不能同化新信息時，平衡即被破壞，為了獲得新的平衡，需要修改或創(chuàng)造新圖式（順應(yīng)）。學(xué)習(xí)者的認(rèn)知結(jié)構(gòu)就是通過同化—順應(yīng)—同化—順應(yīng)……循環(huán)往復(fù)，從平衡－不平衡－平衡—不平衡相互交替中螺旋性發(fā)展起來的，并且每一種已經(jīng)達(dá)到相對平衡狀態(tài)認(rèn)知結(jié)構(gòu)都會為新的不平衡創(chuàng)造前提，提供可能。因此，檔案管理課程的內(nèi)容排列應(yīng)按照從易到難，從簡單到復(fù)雜順序來排列。

三、一種基于建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論的課程內(nèi)容設(shè)計

1.課程內(nèi)容設(shè)計。

依據(jù)上述建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論，結(jié)合高職教育的特點以及文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，檔案管理課程的內(nèi)容安排如下：

2.課程內(nèi)容安排說明。

（1）檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案工作環(huán)節(jié)作為學(xué)習(xí)重點。高職文秘專業(yè)主要培養(yǎng)企事業(yè)單位的行政辦公人員，他們的檔案管理工作職責(zé)主要是收集、整理、歸檔和保管單位檔案，并為需要檔案的部門提供支持。本課程內(nèi)容設(shè)計中緊緊圍繞收集、整理、歸檔、保管和利用等檔案管理工作環(huán)節(jié)來訓(xùn)練。（2）本課程依據(jù)建構(gòu)主義學(xué)習(xí)理論，強調(diào)已有經(jīng)驗對新學(xué)內(nèi)容的“支架”作用。項目一安排學(xué)生參觀檔案室以及采訪檔案人員，其目的是讓學(xué)生對檔案管理工作有初步認(rèn)識，為學(xué)習(xí)后面的檔案管理內(nèi)容“儲備”前知識。項目二沒有直接使用企業(yè)的紙質(zhì)文書檔案而是讓學(xué)生整理個人相片，其主要原因是90后的學(xué)生喜歡拍照，在電腦和手機中有大量沒有整理或整理不規(guī)范的照片，讓學(xué)生收集整理照片一方面可以激發(fā)他們興趣，另一方面可以充分利用學(xué)生已有的經(jīng)驗。在項目三中，選擇“整理工學(xué)結(jié)合材料”這一訓(xùn)練載體，也是考慮這些材料有相當(dāng)一部分就是出自學(xué)生本人（如實訓(xùn)總結(jié)、實訓(xùn)成果等）。學(xué)生在完成這些任務(wù)時不會感到完全陌生。（3）本課程內(nèi)容設(shè)計強調(diào)在“做中學(xué)”。整個課程內(nèi)容以工作任務(wù)作為學(xué)習(xí)載體，將知識的學(xué)習(xí)安排在訓(xùn)練過程中。其用意是為學(xué)生創(chuàng)設(shè)一個良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，以便于學(xué)生進(jìn)行“情境學(xué)習(xí)”，另外讓學(xué)生在“做中學(xué)”，容易調(diào)動學(xué)習(xí)的積極性。（4）按螺旋式上升安排檔案管理技能的訓(xùn)練。職業(yè)技能是職業(yè)教育的發(fā)展核心之一，技能需要通過多次反復(fù)訓(xùn)練才能獲得。因此本課程內(nèi)容通過完成照片收集、整理、編目、保管和利用，紙質(zhì)檔案的收集、整理、編目、保管和利用，企業(yè)客戶檔案的收集、整理和利用等工作子任務(wù)，來訓(xùn)練學(xué)生職業(yè)能力，讓學(xué)生在反復(fù)訓(xùn)練中獲得檔案管理的職業(yè)能力。（5）本課程安排了40學(xué)時課內(nèi)學(xué)習(xí)，比較符合當(dāng)前大多數(shù)文秘專業(yè)檔案管理課程周時2學(xué)時的現(xiàn)實，另外安排一周獨立生產(chǎn)性實訓(xùn)，也體現(xiàn)了檔案管理課程作為文秘專業(yè)核心課程的地位。

作者：焦名海 單位：深圳信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)

[1]王曉紅等《.文書檔案管理》課程教學(xué)模式構(gòu)建研究[J].蘭臺世界，2013（6）.

[2]樓淑君.高職《檔案管理實務(wù)》課程內(nèi)容設(shè)計[J].職業(yè)技術(shù)教育，2009（29）.