畢業(yè)生檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞:“學(xué)生類”檔案;高校;數(shù)字化

隨著教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》正式施行,學(xué)生檔案被納入到高校檔案歸檔范圍,把學(xué)生檔案與其他門類的檔案并列成為高校檔案的組成部分,形成高校檔案第十一大類――“學(xué)生類”檔案。高?！皩W(xué)生類”檔案能夠真實(shí)反映和記錄每個(gè)學(xué)生在校期間的活動(dòng)情況,有利于保證人事檔案齊全完整,并可在一定程度上防止人事檔案的弄虛作假行為。同時(shí),“學(xué)生類”檔案的歸檔也能更好地滿足學(xué)生在上學(xué)、就業(yè)和出國(guó)等活動(dòng)時(shí)的查檔需求。應(yīng)該說(shuō),在高校檔案中增設(shè)“學(xué)生類”檔案,是高校檔案管理實(shí)踐中的一個(gè)積極探索,對(duì)今后高校檔案工作的發(fā)展具有重要意義。

在高校檔案管理正朝數(shù)字化方向邁進(jìn)的大趨勢(shì)下,開(kāi)發(fā)數(shù)字化“學(xué)生類”檔案信息管理系統(tǒng)成為當(dāng)前高校檔案工作者的工作重點(diǎn)之一。通過(guò)建立“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理系統(tǒng),能夠快速、高效地進(jìn)行學(xué)生信息的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)、分析等管理功能。然而,在現(xiàn)今條件下實(shí)現(xiàn)高?！皩W(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,還存在不少難點(diǎn)。

一、 高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的難點(diǎn)

(一)管理部門不統(tǒng)一,從業(yè)人員整體素質(zhì)不高

目前,全國(guó)各高校對(duì)學(xué)生檔案的管理所采取的管理方法和方式存在明顯差異,檔案管理比較混亂。就管理部門而言,有的高校是由各院(系)負(fù)責(zé)管理;有的高校是由專門檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理;有的高校將研究生檔案和本科生檔案區(qū)別對(duì)待,研究生檔案由研究生院負(fù)責(zé)管理,本科生檔案由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理。我校則是由學(xué)生處同時(shí)負(fù)責(zé)管理研究生和本科生的檔案。而學(xué)生檔案的形成過(guò)程中,從新生入學(xué)到畢業(yè),各種檔案材料前后經(jīng)手的部門比較多,相關(guān)的管理人員大多不是檔案管理專業(yè)人員,所以很容易出現(xiàn)學(xué)生檔案收集不齊全或整理不規(guī)范的現(xiàn)象。

在高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化的發(fā)展過(guò)程中,人無(wú)疑是最關(guān)鍵的因素,各種軟、硬件技術(shù)及相關(guān)措施都必須通過(guò)檔案管理人員才能發(fā)揮效用。這對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求,管理人員不僅需要精通傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù),還必須熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、常用辦公軟件及專業(yè)檔案管理軟件等。然而,由于高校檔案管理機(jī)構(gòu)普遍存在人員變動(dòng)頻繁、專職人員偏少、人員不夠等情況,加之從業(yè)人員大多知識(shí)面較窄,計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)還達(dá)不到檔案數(shù)字化管理的技術(shù)要求,這些都給高?！皩W(xué)生類”檔案的數(shù)字化進(jìn)程增添了不少難度。

(二)檔案資料不規(guī)范齊全,歸檔范圍不統(tǒng)一

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定,對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的學(xué)生檔案,包括學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等,都應(yīng)納入歸檔范圍。然而目前全國(guó)高校大多只歸檔保存了學(xué)生在高校學(xué)習(xí)階段的學(xué)籍檔案,主要包括招生名錄、新生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績(jī)卡、畢業(yè)生登記表、學(xué)位名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)和獎(jiǎng)學(xué)金等獎(jiǎng)懲材料。學(xué)生的高中檔案、入學(xué)體檢表等資料隨著學(xué)生畢業(yè)被一并帶走,高校檔案管理部門并無(wú)備份。不僅如此,在實(shí)際工作過(guò)程中,由于學(xué)生檔案材料歸檔范圍沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),經(jīng)常發(fā)現(xiàn)部分畢業(yè)生的檔案材料不夠齊全,而高校檔案管理部門由于缺少必要的檔案資料支持,無(wú)法補(bǔ)檔,這在一定程度上都損害了學(xué)生的切身利益。

(三)檔案資料內(nèi)容缺乏有效監(jiān)督

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出,學(xué)生的高中檔案也應(yīng)納入高校“學(xué)生類”檔案的歸檔范疇。然而,由于客觀條件限制,高校檔案管理部門無(wú)法對(duì)這些材料的真實(shí)性做出正確判斷。即便是學(xué)生在高校就讀期間所形成的部分檔案材料,同樣很難對(duì)其進(jìn)行有效監(jiān)督。以學(xué)生入學(xué)登記表為例,其基本內(nèi)容都是由學(xué)生自行填寫。由于對(duì)自己檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足,沒(méi)有形成良好的檔案意識(shí),一些學(xué)生在填該表時(shí)態(tài)度不認(rèn)真,填寫不仔細(xì),造成歸檔材料質(zhì)量不符合歸檔要求,從而影響了學(xué)生檔案的規(guī)范化管理。更嚴(yán)重的是,某些學(xué)生為了實(shí)現(xiàn)某些個(gè)人利益,不惜在填寫個(gè)人檔案材料時(shí)弄虛作假,這樣會(huì)導(dǎo)致檔案信息與學(xué)生真實(shí)身份和情況不符。由于學(xué)生檔案是用人單位了解和使用人才的重要依據(jù),這些學(xué)生的舞弊行為可能反過(guò)來(lái)會(huì)給自己以后的就業(yè)乃至生活帶來(lái)不少麻煩。應(yīng)該說(shuō),這種行為是對(duì)高校學(xué)生檔案歸檔工作真實(shí)性和嚴(yán)肅性的嚴(yán)重挑戰(zhàn)。

(四)缺乏必要的經(jīng)費(fèi)支持

和高校在別的領(lǐng)域的資金投入相比,高校在檔案管理方面的投入很難在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效益。加之高校檔案管理部門對(duì)檔案工作重要性和檔案數(shù)字化建設(shè)緊迫性的宣傳力度不夠,不少高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理的了解不夠深入,對(duì)高校檔案工作缺乏足夠的重視。而且現(xiàn)今高校的財(cái)務(wù)狀況普遍比較吃緊,領(lǐng)導(dǎo)的不重視極易造成高校在“學(xué)生類”檔案數(shù)字化建設(shè)方面的經(jīng)費(fèi)投入不足。這必將大大延緩高校學(xué)生檔案管理朝數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展的進(jìn)程。

二、 高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的應(yīng)對(duì)之策

在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展且廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下,數(shù)字化是高?！皩W(xué)生類”檔案管理工作發(fā)展的必由之路。面對(duì)高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化進(jìn)程中存在的前述種種難點(diǎn),高校及其檔案管理部門要積極應(yīng)對(duì),對(duì)癥下藥。

(一)加大高校“學(xué)生類”檔案數(shù)字化工作的宣傳力度

高校檔案管理部門可采用網(wǎng)絡(luò)(學(xué)校主頁(yè)、學(xué)生論壇等)、海報(bào)、講座等多種方式大力宣傳高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的必要性和緊迫性。這種宣傳具有多種意義。首先,宣傳可使高校領(lǐng)導(dǎo)深入了解學(xué)生檔案數(shù)字化管理的重要性,切實(shí)提高對(duì)檔案工作的重視程度,增加對(duì)檔案工作的資金投入。其次,宣傳有助于提高廣大學(xué)生對(duì)學(xué)生檔案管理工作的了解,使他們意識(shí)到學(xué)生檔案管理工作關(guān)于他們每個(gè)人的切身利益,在填寫有關(guān)檔案材料時(shí)容不得絲毫馬虎。再次,宣傳有助于進(jìn)一步提高高校教師,尤其是檔案管理從業(yè)人員對(duì)學(xué)生檔案數(shù)字化管理緊迫性的認(rèn)識(shí),使他們以更加積極的態(tài)度努力地投入到高?！皩W(xué)生類”檔案數(shù)字化的建設(shè)工作中來(lái)。

(二)統(tǒng)一管理部門,規(guī)范“學(xué)生類”檔案管理

為確?！皩W(xué)生類”檔案信息的完整準(zhǔn)確,真正實(shí)現(xiàn)“學(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,高校應(yīng)首先從組織上和制度上對(duì)“學(xué)生類”檔案的管理工作加以明確。組織上,高校應(yīng)將所有的學(xué)生檔案交由檔案管理部門負(fù)責(zé)管理。高校檔案管理部門應(yīng)成立專門的“學(xué)生類”檔案工作小組,設(shè)專人專門負(fù)責(zé)“學(xué)生類”檔案的管理工作。制度上,高校檔案管理部門應(yīng)制定科學(xué)的“學(xué)生類”檔案數(shù)字化管理制度,并嚴(yán)格用這項(xiàng)制度來(lái)約束相關(guān)人員的工作行為。

其次,對(duì)于“學(xué)生類”檔案的數(shù)字化管理,可嘗試采取以下方式進(jìn)行。高校招生辦在新生入學(xué)時(shí),應(yīng)在高校檔案管理部門的指導(dǎo)下,將學(xué)生高考招生錄取信息輸入“學(xué)生類”檔案管理系統(tǒng)中,這部分信息作為“學(xué)生類”檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)信息。學(xué)生在高校就讀期間,高校檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)各學(xué)院(系)兼職檔案員,要求他們定期將學(xué)生的在校信息錄入“學(xué)生類”檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。學(xué)生處及各院(系)的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促和檢查各學(xué)院(系)在校學(xué)生的檔案信息錄入狀況,從而保證學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息的完整性和真實(shí)性。高校檔案管理部門則按年度審核該數(shù)據(jù)庫(kù),以保證檔案信息的完整、準(zhǔn)確。學(xué)生畢業(yè)時(shí),由高校檔案管理部門按照有關(guān)高校電子檔案歸檔辦法將“學(xué)生類”進(jìn)行歸檔保管。高校檔案管理部門在轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生紙質(zhì)檔案時(shí),也應(yīng)將畢業(yè)生的數(shù)字化檔案與下一個(gè)檔案管理部門分享。

(三)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

針對(duì)檔案管理人員在數(shù)字化和信息化領(lǐng)域整體素質(zhì)不高的狀況,應(yīng)該有針對(duì)性地加強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)域的技能培訓(xùn),切實(shí)提高從業(yè)人員在學(xué)生檔案數(shù)字化方面的業(yè)務(wù)能力。一方面,應(yīng)針對(duì)檔案數(shù)字化對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)水平要求較高的特點(diǎn),組織一些專門針對(duì)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)和常用外語(yǔ)詞匯的培訓(xùn),使從業(yè)人員具有較深的專業(yè)外語(yǔ)功底,同時(shí)熟悉常用計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)錄入,精通檔案信息的網(wǎng)絡(luò)搜索。另一方面,由于檔案數(shù)字化工作中需要經(jīng)常用到各種專業(yè)檔案管理軟件和excel、word等office辦公軟件,應(yīng)專門組織一些針對(duì)這些常用軟件的培訓(xùn)。培訓(xùn)結(jié)束后,要嚴(yán)格考核時(shí)度,確保培訓(xùn)達(dá)到預(yù)期效果。

綜上,數(shù)字化和信息化是檔案工作發(fā)展史上的一次革命,我們要抓住計(jì)算機(jī)科技和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的難得歷史機(jī)遇,充分依靠和利用現(xiàn)有的各種先進(jìn)科技成果,促進(jìn)高校“學(xué)生類”檔案管理工作朝著數(shù)字化、信息化的發(fā)展方向不斷前進(jìn)。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]李銀銀.對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》增設(shè)“學(xué)生類”檔案的思考[J]. 檔案與建設(shè) 2009 (7):15-16.

第2篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高等院校學(xué)歷檔案檔案管理

學(xué)歷檔案是隨著學(xué)生畢業(yè)由高校轉(zhuǎn)遞至各大用人單位的，是用人單位核定工資、評(píng)定職稱的重要依據(jù)，用人單位作為學(xué)歷檔案的接收與使用方，對(duì)學(xué)歷檔案具有真實(shí)客觀的評(píng)價(jià)基礎(chǔ)。從用人單位看，目前從高校轉(zhuǎn)來(lái)的學(xué)歷檔案存在不少問(wèn)題亟待解決，針對(duì)這些問(wèn)題，站在用人單位的角度，筆者認(rèn)為：一方面，有必要將關(guān)口前移，探尋根源，從行政管理和信息化建設(shè)角度找到突破性方法；另一方面，建立“學(xué)生電子檔案”并推廣至用人單位。

一、學(xué)歷檔案存在的主要問(wèn)題

學(xué)歷檔案存在的主要問(wèn)題有五個(gè)：

（一）學(xué)歷檔案失真

部分學(xué)歷材料失真，如：因?yàn)樯龑W(xué)或就業(yè)的需要，對(duì)某學(xué)科成績(jī)篡改過(guò)甚至對(duì)整份成績(jī)單進(jìn)行篡改；授予學(xué)位和畢業(yè)學(xué)歷等方面存在造假現(xiàn)象。比如，我們?cè)?jīng)發(fā)現(xiàn)沒(méi)有獲得學(xué)士學(xué)位的學(xué)生檔案中出現(xiàn)學(xué)位材料或把登記表中“不授予學(xué)士學(xué)位”標(biāo)記中的“不”字刮掉的情況；還有的學(xué)生大專和大本的入學(xué)時(shí)間相同，大本材料造假。在職學(xué)習(xí)材料的情況更為嚴(yán)重：有些干部初始學(xué)歷為本科畢業(yè)，卻在晉升職務(wù)、申報(bào)職稱之前突然提交了其他省份高校的博士研究生學(xué)歷、學(xué)位材料……這些虛假學(xué)歷材料已不能真實(shí)反映干部本身的學(xué)歷和水平。

（二）學(xué)歷檔案短缺

一方面是學(xué)歷檔案中缺少部分必要材料，2012年中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院干部檔案自查工作中發(fā)現(xiàn)，有八成左右的干部檔案中缺少學(xué)生登記表，三成左右的檔案中缺少畢業(yè)生登記表和授予學(xué)位的材料；另一方面是某份檔案缺少相關(guān)要素，如缺少意見(jiàn)、蓋章、本人簽字和時(shí)間等。

（三）學(xué)歷檔案無(wú)序

學(xué)歷檔案的整理沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，如：一些檔案排列無(wú)序，隨便裝在檔案袋中；一些檔案沒(méi)有規(guī)范的卷內(nèi)目錄；一些檔案沒(méi)有系統(tǒng)的編頁(yè)。從中國(guó)中醫(yī)科學(xué)院廣安門醫(yī)院近些年來(lái)接收的應(yīng)屆畢業(yè)生檔案情況看，九成以上的學(xué)生檔案未進(jìn)行過(guò)規(guī)范的整理裝訂，通常是一摞沒(méi)有經(jīng)過(guò)鑒別、分類、剪裁、裝訂的散材料。一些轉(zhuǎn)遞次數(shù)較多的學(xué)生檔案會(huì)出現(xiàn)檔案套疊的現(xiàn)象，即一個(gè)檔案袋套一個(gè)未開(kāi)封的檔案袋和一摞散材料，未開(kāi)封的檔案袋里再套另一個(gè)未開(kāi)封的檔案袋和一摞散材料。

（四）檔案分裝失誤

在學(xué)歷檔案的整理中，由于粗心或者其他原因分裝錯(cuò)誤，導(dǎo)致某份學(xué)歷檔案的材料裝在另一份中甚至導(dǎo)致丟失。特別是同姓同名、同音異字的兩個(gè)人的材料更容易混淆，而此種情況暴露出來(lái)時(shí)經(jīng)常是該干部已經(jīng)畢業(yè)若干年后，失誤已經(jīng)難以彌補(bǔ)。

（五）人檔分離或轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、規(guī)范

由于目前就業(yè)形式多樣，除了一些進(jìn)入國(guó)家機(jī)構(gòu)或事業(yè)單位的學(xué)生，還有很多學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)單位為私企等單位，這些單位并不具有人事檔案的權(quán)限，導(dǎo)致人檔分離，很多學(xué)生沒(méi)有檔案意識(shí)，把學(xué)歷檔案棄之不顧，當(dāng)需要檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)無(wú)從查找；還有一些學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)校沒(méi)有及時(shí)把檔案轉(zhuǎn)遞至用人單位，或者轉(zhuǎn)遞的途徑不規(guī)范，如由學(xué)生本人攜帶檔案至用人單位。

二、問(wèn)題成因與根源追溯

（一）高校檔案工作的特點(diǎn)是主因

學(xué)生檔案存在的問(wèn)題很大一部分原因是由高校檔案工作的特點(diǎn)決定的，歸納有五：一是擴(kuò)招導(dǎo)致學(xué)生檔案大幅增加，相應(yīng)工作量成倍增長(zhǎng)；二是招生渠道不同及學(xué)生來(lái)源不同導(dǎo)致學(xué)生檔案日益復(fù)雜化；三是碩博學(xué)歷人才比例快速增加，這些人學(xué)習(xí)經(jīng)歷豐富，其中不乏工作經(jīng)歷，檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)較多，形成的檔案不規(guī)范；四是在職教育渠道繁多，但是管理水平卻參差不齊，教育部門又缺乏監(jiān)督指導(dǎo)，直接導(dǎo)致形成的檔案材料千差萬(wàn)別；五是學(xué)生檔案具有暫時(shí)性、流動(dòng)性的特點(diǎn)，高校檔案管理人員普遍認(rèn)為保管時(shí)間較短，不必花費(fèi)過(guò)多時(shí)間管理，從而導(dǎo)致檔案材料散落、排放無(wú)序。

（二）學(xué)生檔案管理辦法不詳盡且缺少相應(yīng)的監(jiān)管措施

教育部曾于2008年頒布最新的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》），但全文針對(duì)學(xué)生檔案管理的內(nèi)容卻非常少，缺乏對(duì)學(xué)生類檔案工作的指導(dǎo)性，不詳盡、缺乏統(tǒng)一性的要求，使得目前各個(gè)學(xué)校的學(xué)歷材料歸檔要求不同，不齊備、手續(xù)不完善。另一方面教育部針對(duì)各學(xué)校檔案管理的落實(shí)情況監(jiān)管不夠，遠(yuǎn)未實(shí)現(xiàn)其制定《辦法》的既定目標(biāo)。

（三）學(xué)歷證書網(wǎng)上查詢共享程度不夠

目前教育部在中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)網(wǎng)站開(kāi)通了學(xué)歷證書電子注冊(cè)網(wǎng)上查詢，但是并未給各組織人事部門建立專門的網(wǎng)上信息免費(fèi)共享渠道，致使學(xué)歷公開(kāi)透明力度大打折扣，公眾監(jiān)督與制約機(jī)制難以形成。

（四）高校檔案管理人員配備不足，素養(yǎng)不夠

高校檔案管理人員數(shù)量不足是較為普遍的現(xiàn)象，學(xué)生檔案數(shù)量龐大，進(jìn)出檔頻繁，使得檔案管理工作任務(wù)繁重，現(xiàn)有人員數(shù)量只能完成最基本的分裝工作。素養(yǎng)不夠主要體現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、責(zé)任心以及對(duì)信息技術(shù)的掌握不足等方面，而這些恰恰直接影響了學(xué)生檔案的質(zhì)量，從而延伸至學(xué)生檔案的有效利用方面。

三、建議與改進(jìn)設(shè)想

（一）規(guī)范辦學(xué)秩序，從源頭上杜絕學(xué)歷材料造假教育部每年對(duì)具有招生資格的院校有明確的審核和公布，違規(guī)招生的單位國(guó)家均不予承認(rèn)其頒發(fā)的畢業(yè)證書。在教育部徹底清理并停止不具備辦學(xué)資格的學(xué)校擅自辦學(xué)、擅自頒發(fā)學(xué)歷證書行為的同時(shí)，檔案工作人員應(yīng)熟練掌握要領(lǐng)，學(xué)會(huì)鑒別不具備辦學(xué)資質(zhì)學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書的能力。

（二）制定管理辦法，從細(xì)節(jié)上規(guī)范學(xué)歷檔案管理

教育部應(yīng)制訂專門的學(xué)生檔案管理辦法，增強(qiáng)辦法的可操作性、指導(dǎo)性，各學(xué)校也應(yīng)該根據(jù)本校學(xué)生檔案的特點(diǎn)，制定出適合本校的學(xué)歷檔案管理措施，特別要注重完善現(xiàn)有學(xué)歷檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，使高校學(xué)歷檔案更加規(guī)范化，如：規(guī)范學(xué)歷檔案的裝訂順序、卷內(nèi)目錄和編頁(yè)；完善必要的簽字、蓋章手續(xù)；材料形成時(shí)間要準(zhǔn)確，填寫要規(guī)范等；與此同時(shí)，還應(yīng)保證學(xué)歷檔案的真實(shí)性、完整性；保持轉(zhuǎn)遞渠道的暢通；確保檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確、及時(shí)。

（三）通過(guò)聘用檔案專業(yè)人員和培訓(xùn)、自學(xué)等措施提高高校檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

一方面，高校應(yīng)盡量聘用檔案專業(yè)畢業(yè)的人員開(kāi)展學(xué)歷檔案管理工作；另一方面，對(duì)現(xiàn)有檔案人員應(yīng)定期開(kāi)展職業(yè)培訓(xùn)，提升其檔案素養(yǎng)和對(duì)新技術(shù)、新趨勢(shì)的掌握和認(rèn)識(shí)；第三，檔案人員也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新技能，使自己滿足行業(yè)發(fā)展的需要。

（四）教育部應(yīng)有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制并跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制

首先，教育部應(yīng)建立監(jiān)督檢查工作組，形成監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)生檔案管理的定期監(jiān)督檢查，促進(jìn)并提高各高校對(duì)學(xué)歷檔案管理工作的重視程度。與此同時(shí)，教育部應(yīng)跟用人單位形成良好的溝通機(jī)制，了解用人單位在接收和利用學(xué)歷檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，積累的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，如總結(jié)分享各種鑒別檔案材料的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)可疑材料，及時(shí)前往調(diào)查，守住學(xué)歷材料進(jìn)入干部檔案的最后關(guān)口，杜絕假履歷、假學(xué)歷的發(fā)生，一經(jīng)查實(shí)造假應(yīng)嚴(yán)肅懲罰，切實(shí)維護(hù)學(xué)歷材料真實(shí)性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

（五）強(qiáng)化電子注冊(cè)，提供并推廣網(wǎng)上查詢學(xué)生學(xué)歷認(rèn)定

強(qiáng)化要求高校學(xué)歷證書電子注冊(cè)工作，根據(jù)《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，符合資質(zhì)的各高校應(yīng)將本校全日制、成人以及自考的畢業(yè)生學(xué)歷信息進(jìn)行電子注冊(cè)，嚴(yán)厲打擊學(xué)歷造假行為。教育部門應(yīng)與各組織人事部門之間建立溝通渠道，對(duì)符合資質(zhì)的各組織人事部門提供免費(fèi)注冊(cè)資格，提供網(wǎng)上信息查詢，推廣學(xué)歷認(rèn)定查詢，整治學(xué)歷造假現(xiàn)象，規(guī)范教育渠道，嚴(yán)把學(xué)歷教育的出口。

（六）建立學(xué)生電子檔案并利用信息技術(shù)管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和OA系統(tǒng)的普及，現(xiàn)在產(chǎn)生的學(xué)生檔案越來(lái)越多是電子文件形式，應(yīng)該建立電子檔案，一方面有利于查閱利用，另一方面以后也不用再次數(shù)字化，可以節(jié)約人力、物力、財(cái)力。筆者認(rèn)為建立學(xué)生電子檔案應(yīng)注意幾個(gè)問(wèn)題：

1.規(guī)范工作，關(guān)注細(xì)節(jié)

在建立學(xué)生電子檔案時(shí)工作人員應(yīng)善于運(yùn)用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，從細(xì)節(jié)處強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范化。檔案原始材料的產(chǎn)生、收集、篩選、整理、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)如有一個(gè)細(xì)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都可能影響檔案，使學(xué)生利益受損。電子檔案的建立，并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案，而是把紙質(zhì)檔案作為原始材料，作為對(duì)電子檔案的補(bǔ)充和備份，若對(duì)電子檔案的信息有異議，還可查閱紙質(zhì)檔案，并作為最后的依據(jù)。

2.高校學(xué)生電子檔案的保管維護(hù)

學(xué)生電子檔案作為一種電子數(shù)據(jù)除了需要注意物理安全性外，還要注意設(shè)置檔案的只讀性，即維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性和完整性，避免發(fā)生人為誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。同時(shí)還應(yīng)注意進(jìn)行定期檢測(cè)和異地備份、更換密碼等措施以保證檔案的可讀性和安全性。

3.高校學(xué)生電子檔案的傳遞

檔案?jìng)鬟f的形式采用郵寄紙質(zhì)檔案的同時(shí)將電子檔案封裝打包發(fā)送至用人單位，實(shí)現(xiàn)電子檔案功能的延伸，如果由教育部門牽頭開(kāi)發(fā)高校電子檔案系統(tǒng)平臺(tái)的話，不僅各高校統(tǒng)一使用，而且延伸至各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)高校與用人單位之間報(bào)送、接收電子個(gè)人檔案的無(wú)縫鏈接。

綜上所述，學(xué)歷檔案在人才晉升提拔勞資方面發(fā)揮著非常重要的作用，只有加強(qiáng)多部門協(xié)作，開(kāi)發(fā)利用高科技手段，才能更加地充分發(fā)揮各類學(xué)歷教育的根本作用，提高全民素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)強(qiáng)國(guó)之路。

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第3篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生類檔案；檔案管理

2008年，教育部與國(guó)家檔案局聯(lián)合制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令），與1989年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》相比，在文件材料的歸檔范圍內(nèi)增設(shè)了“學(xué)生類”檔案，這一變化強(qiáng)調(diào)了“學(xué)生”這一主體，充分體現(xiàn)了“以人為本”的理念和與時(shí)俱進(jìn)的原則。在社會(huì)環(huán)境十分復(fù)雜、就業(yè)壓力越來(lái)越大的今天，做好學(xué)生類檔案管理和利用工作對(duì)促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)顯得尤為重要。然而，目前高校學(xué)生類檔案的管理和利用存在不少問(wèn)題，需要我們認(rèn)真思考并加以解決，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

一、高校學(xué)生類檔案的管理和利用存在的問(wèn)題

1.檔案材料不完整、不規(guī)范。學(xué)生檔案材料的形成、收集、歸檔涉及很多部門的領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生，覆蓋面廣，材料多。而大部分高校都沒(méi)有一個(gè)嚴(yán)格的監(jiān)管制度，致使材料歸檔不及時(shí)、不完整。那么多學(xué)生的檔案材料最后都集中交給輔導(dǎo)員整理，時(shí)間短、任務(wù)重，輔導(dǎo)員怎么辦呢？只有請(qǐng)學(xué)生幫忙。由于學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，又缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能，致使錯(cuò)放、漏放、丟失、篡改、抽調(diào)處分材料等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的完整性，從而影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。另外，由于檔案意識(shí)薄弱，學(xué)生沒(méi)有認(rèn)識(shí)到自己檔案的重要性，在填寫各種材料時(shí)隨意性太強(qiáng)，致使檔案材料很不規(guī)范。

2.信息含量不足，無(wú)法滿足社會(huì)需要。高校學(xué)生檔案原有的功能是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下設(shè)置的，內(nèi)容包括高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績(jī)表、入黨入團(tuán)材料、體檢表、畢業(yè)登記表等，其中許多內(nèi)容現(xiàn)在已失去意義，而用人單位需要全面了解的大學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷、個(gè)性特征、實(shí)踐動(dòng)手能力、創(chuàng)新能力、誠(chéng)實(shí)守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上學(xué)生檔案形成者包括學(xué)生本人、輔導(dǎo)員、班主任及檔案管理人員檔案意識(shí)薄弱、責(zé)任心不強(qiáng)，致使學(xué)生檔案內(nèi)容單一、空洞，政治術(shù)語(yǔ)多，呈公式化、口號(hào)化特征，無(wú)法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需求。

3.信息可信度不高，失去了檔案的參考作用。自1999年高校擴(kuò)招以來(lái)，大學(xué)生就業(yè)壓力越來(lái)越大。有些學(xué)生為了謀求一份好的職業(yè)不惜弄虛作假；有些高校目光短淺，為使自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，以贏得“生源素質(zhì)好，就業(yè)率高”的口碑，普遍提高學(xué)生專業(yè)成績(jī)，擴(kuò)大學(xué)生干部的比例及獲獎(jiǎng)比例，降低考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)，撤銷處分材料；班主任給學(xué)生寫評(píng)語(yǔ)也是報(bào)喜不報(bào)憂。這樣，學(xué)生檔案的真實(shí)性大打折扣，嚴(yán)重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng)，而且不利于用人單位選拔和甄別人才，也不利于學(xué)生自身今后的發(fā)展。

4.歸檔滯后，影響了檔案信息的利用。學(xué)生檔案材料生成的管理部門較多，平時(shí)各職能部門對(duì)學(xué)生檔案材料實(shí)行分散管理，學(xué)生畢業(yè)前才交由輔導(dǎo)員集中整理，最后交學(xué)校學(xué)生檔案管理部門統(tǒng)一密封并轉(zhuǎn)遞。而大多數(shù)高校都要在每年春季舉辦人才招聘會(huì)，而此時(shí)學(xué)生檔案仍處于分散狀態(tài)，無(wú)法為用人單位選拔人才提供信息服務(wù)，影響了畢業(yè)生就業(yè)。

5.管理手段落后，不能為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。目前許多高校學(xué)生檔案仍是紙質(zhì)檔案，沒(méi)將學(xué)生檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，查閱檔案仍是手工操作，查閱速度慢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，不利于用人單位快速準(zhǔn)確查閱畢業(yè)生信息。

二、加強(qiáng)學(xué)生類檔案的管理和利用工作建設(shè)，為促進(jìn)學(xué)生就業(yè)服務(wù)

1.增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理制度。教育部第27號(hào)令的頒布實(shí)施，已經(jīng)將學(xué)生檔案管理納入高校檔案管理的重要組成部分。因此，每一位教育管理工作者都要認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是關(guān)系到學(xué)校加強(qiáng)學(xué)生素質(zhì)教育以及學(xué)生順利就業(yè)的大事，學(xué)校應(yīng)提高學(xué)生檔案管理工作的地位，將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校的綜合管理，制定和完善檔案管理工作的相關(guān)制度；對(duì)檔案管理人員提出明確的、具體的工作要求，進(jìn)一步明確檔案管理工作責(zé)任，使之按照檔案管理規(guī)范進(jìn)行檔案的收集和管理，以保證學(xué)生檔案材料的完整性和規(guī)范性；制定相應(yīng)的監(jiān)督和激勵(lì)機(jī)制。這樣，才能保證學(xué)生檔案管理工作正常、有序、可持續(xù)發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案意識(shí)教育，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。第一，培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識(shí)，引導(dǎo)學(xué)生關(guān)注自己的檔案。新生入學(xué)后，學(xué)校就要對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案宣傳，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。在學(xué)生移交高中檔案及填寫各類有保存價(jià)值的材料時(shí)，要求學(xué)生按檔案整理保管要求認(rèn)真規(guī)范填寫。同時(shí)告訴學(xué)生大學(xué)四年的學(xué)習(xí)生活期間哪些材料需要裝進(jìn)檔案袋及其作用。學(xué)生了解了檔案的重要性，就會(huì)在學(xué)習(xí)和生活中規(guī)范自己的行為，約束自己，努力學(xué)習(xí)，積極表現(xiàn)，為自己留下閃光的檔案。第二，強(qiáng)化輔導(dǎo)員的檔案意識(shí)，增強(qiáng)其責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，認(rèn)真做好學(xué)生評(píng)語(yǔ)工作。

3.擴(kuò)大歸檔范圍，滿足用人單位的需求。一方面，隨著社會(huì)的發(fā)展，用人單位對(duì)人才素質(zhì)的要求越來(lái)越高，不僅注重知識(shí)技能，更關(guān)注其思想品德和心理健康。因此，除傳統(tǒng)的檔案材料外，還應(yīng)擴(kuò)大歸檔范圍，增加一些能反映學(xué)生綜合素質(zhì)的內(nèi)容，如人際交往能力、社會(huì)實(shí)踐能力、組織管理能力、誠(chéng)信和心理健康等，尤其是誠(chéng)信和心理健康，更受用人單位重視。另一方面，由于社會(huì)環(huán)境復(fù)雜，就業(yè)壓力越來(lái)越大，學(xué)生心理疾病日漸凸顯。因此，建立學(xué)生心理健康檔案，關(guān)注學(xué)生的心理健康，及時(shí)給予引導(dǎo)和干預(yù)，促進(jìn)學(xué)生健康發(fā)展，是廣大教育工作者應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。近年，“富士康職工跳樓”事件對(duì)企業(yè)界影響很大，企業(yè)在招聘人才時(shí)更加注重學(xué)生的心理健康問(wèn)題。因此，把能反映學(xué)生誠(chéng)信品質(zhì)和心理健康的材料納入學(xué)生檔案歸檔范圍，不僅有利于促進(jìn)學(xué)生健康成長(zhǎng)，為國(guó)家培養(yǎng)合格人才，也有利于用人單位選拔、甄別人才，從而促進(jìn)學(xué)生就業(yè)。

4.及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案材料，提升檔案的就業(yè)服務(wù)功能。有些學(xué)校在舉辦人才招聘會(huì)時(shí)，畢業(yè)生檔案仍然分散在各職能部門，沒(méi)有集中統(tǒng)一整理，無(wú)法為用人單位選拔人才和學(xué)生就業(yè)提供幫助。因此，學(xué)校要從大學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，并根據(jù)其專業(yè)、班組群體性，隨時(shí)按照新的歸檔范圍和要求，及時(shí)收集、整理有關(guān)材料，保證學(xué)生各個(gè)階段的各種檔案材料及時(shí)歸檔，以避免學(xué)生畢業(yè)時(shí)突擊整理造成的錯(cuò)裝、漏裝、檔案轉(zhuǎn)遞不準(zhǔn)確等人為錯(cuò)誤，提升學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)。

5.加快檔案信息化建設(shè)，為促進(jìn)學(xué)生就業(yè)服務(wù)。當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能適應(yīng)高效管理和為學(xué)生就業(yè)服務(wù)的需要。電子檔案管理以其檢索速度快、存儲(chǔ)量大、壽命長(zhǎng)、成本低等優(yōu)勢(shì)成為現(xiàn)代檔案管理的新趨勢(shì)。學(xué)生檔案電子化管理一是減輕了管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度；二是有利于用人單位快速、準(zhǔn)確地查找畢業(yè)生信息，為選拔任用人才提供依據(jù)，進(jìn)而增加畢業(yè)生就業(yè)的機(jī)會(huì)；三是可以充分利用電子檔案管理系統(tǒng)跟蹤畢業(yè)生就業(yè)信息，通過(guò)對(duì)畢業(yè)生就業(yè)狀況進(jìn)行分析，了解市場(chǎng)對(duì)人才的需求狀況，進(jìn)而改進(jìn)人才培養(yǎng)模式，及時(shí)調(diào)整教學(xué)計(jì)劃，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

總之，高校學(xué)生檔案管理是高校的一項(xiàng)重要工作，學(xué)生檔案是學(xué)校或用人單位培養(yǎng)人、使用人的可靠憑證，有著不可替代的作用。為使學(xué)生檔案管理跟上時(shí)代的步伐，必須進(jìn)一步改革學(xué)生檔案管理制度，使學(xué)生檔案更有利于學(xué)生就業(yè)，更有利于學(xué)生今后的發(fā)展，更好地發(fā)揮其服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人才的作用。

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第4篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

根據(jù)學(xué)校體制管理現(xiàn)狀和教學(xué)發(fā)展的需要，在教學(xué)檔案管理實(shí)踐中，本文對(duì)本科教學(xué)檔案歸檔范圍和管理做了進(jìn)一步的分析和思考，以期對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理有現(xiàn)實(shí)意義。

一、編制教學(xué)檔案歸檔范圍的依據(jù)

我校在2010年提出了“黨委領(lǐng)導(dǎo)、行政負(fù)責(zé)、民主管理、教授治學(xué)”新的管理體制并實(shí)施。在新的管理模式下，教學(xué)管理的重心下移到二級(jí)學(xué)院，使之在教育教學(xué)管理上有了更大的自主權(quán)，能夠根據(jù)學(xué)院發(fā)展在教學(xué)計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)等各個(gè)方面充分發(fā)揮管理職能，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案從具體內(nèi)容、歸檔范圍及管理的職責(zé)等發(fā)生了變化，在教學(xué)改革發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生了大量的具有保存價(jià)值的文件資料，需要統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步加工整理歸檔。

明確教學(xué)檔案的歸檔范圍是做好教學(xué)檔案工作的基礎(chǔ)。鑒于目前教育部和國(guó)家檔案局對(duì)教學(xué)檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)和要求尚未統(tǒng)一規(guī)定，使得各高等院校教學(xué)檔案工作也明顯呈現(xiàn)多樣狀，且從《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》的內(nèi)容來(lái)看，其中涉及教學(xué)檔案的歸檔部門不僅限于教學(xué)管理部門，還涉及學(xué)生工作部、人事處、招生就業(yè)處等相關(guān)部門，即使有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也難以準(zhǔn)確執(zhí)行。因此，高等院校在實(shí)際工作中亟需編制符合自身教學(xué)檔案工作特點(diǎn)的歸檔范圍及管理辦法。

在2008年教育部與國(guó)家檔案局聯(lián)合的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中，第三章第三十五條指出“高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實(shí)際情況確定歸檔范圍”，也明確了高校具有編制教學(xué)歸檔范圍的自主權(quán)。

二、高校教學(xué)檔案的特征

高校教學(xué)檔案是高校教師和學(xué)生在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的最直接且具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等載體材料，它是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志之一。教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié)，除具有一般檔案的屬性外還有自身的特征，表現(xiàn)為以下幾方面：

1.廣泛性

隨著高等教育的發(fā)展，相繼出現(xiàn)了很多新的學(xué)科門類，在此基礎(chǔ)上高校專業(yè)規(guī)模也迅速增加，如我校目前有60個(gè)本科專業(yè)，涵蓋理、工、文、經(jīng)、管、法、藝術(shù)等學(xué)科門類。這使得教學(xué)檔案的數(shù)量增加、管理規(guī)模擴(kuò)大，各學(xué)科專業(yè)在人才培養(yǎng)方案、培養(yǎng)計(jì)劃、課程設(shè)置、教學(xué)管理等方面也各具特色，多學(xué)科相互交叉、滲透，使得教學(xué)檔案內(nèi)容越來(lái)越多樣化。

2.周期性

高校的教學(xué)活動(dòng)一般是以每年的九月至次年的六月為一個(gè)學(xué)年度，學(xué)歷教育以四年或者五年為培養(yǎng)周期。因此高校教學(xué)檔案材料有的以學(xué)年劃分，也有會(huì)以自然年度劃分，使得教學(xué)檔案的產(chǎn)生具有了不同的周期特點(diǎn)。

3.通用性

高等院校的學(xué)科專業(yè)設(shè)置都必須以教育部制訂的《普通高等學(xué)校本科專業(yè)目錄》為依據(jù)。各高等院校會(huì)在專業(yè)設(shè)置上具有相同性，隨之所產(chǎn)生的教學(xué)檔案具有一定的通用性。

4.特色性

各高等院校因地域特點(diǎn)、辦學(xué)定位、辦學(xué)規(guī)模及辦學(xué)層次的不同，在人才培養(yǎng)目標(biāo)上也有差異，根據(jù)本科教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中專門設(shè)有一個(gè)特色指標(biāo)，各高校在辦學(xué)過(guò)程中逐步形成自身的特色，各高等院校產(chǎn)生的教學(xué)檔案又會(huì)具備與其他高校不同的特點(diǎn)。

三、新體制下教學(xué)檔案的歸檔范圍與管理

1.教學(xué)檔案的分級(jí)制管理模式

根據(jù)我校新體制下教學(xué)管理的實(shí)際情況，教學(xué)檔案可采用四級(jí)管理模式，即校級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)（檔案館）教學(xué)管理部門及相關(guān)教學(xué)檔案管理部門（教務(wù)處、人事處、學(xué)生部、招就處）、各教學(xué)單位（學(xué)院、部、實(shí)訓(xùn)中心）教研室（系）和實(shí)驗(yàn)室。學(xué)校檔案館主要?dú)w檔管理宏觀的教學(xué)檔案：如上級(jí)部門和學(xué)校產(chǎn)生的相關(guān)文件及規(guī)章制度、教學(xué)評(píng)估材料、課程建設(shè)和專業(yè)設(shè)置、招生及學(xué)籍等方面的檔案材料，以及教師和學(xué)生比較重要的記錄和登記表格等。學(xué)院及系（部）保管學(xué)校和本部門產(chǎn)生的教學(xué)文件及教學(xué)活動(dòng)檔案：如教學(xué)課程檔案、學(xué)生記分冊(cè)、試卷及畢業(yè)論文等數(shù)量較大且又比較微觀的教學(xué)資料，這樣就會(huì)既有利于各單位查詢，又緩解了學(xué)校檔案館的館藏壓力。教務(wù)處教學(xué)檔案資料的保管范圍介于兩者之間，教務(wù)處作為教學(xué)的組織和綜合管理部門，既要管理好宏觀的資料，也要保存微觀的資料：如教務(wù)處要保管相應(yīng)的教學(xué)檢查紀(jì)錄，而教師上課的記分冊(cè)則由系部保管，而檢查紀(jì)錄會(huì)反映了全校記分冊(cè)的填寫情況，這樣就避免大量的微觀資料占有學(xué)校檔案館的存儲(chǔ)空間。

2.教學(xué)檔案的歸檔范圍

根據(jù)這樣的管理模式，學(xué)校及教學(xué)管理部門就可以逐級(jí)制定相應(yīng)的歸檔范圍。

（1）學(xué)校檔案館教學(xué)檔案歸檔范圍：主要包括上級(jí)各管理部門下達(dá)的有關(guān)教育、教學(xué)管理的文件，學(xué)校管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、學(xué)生成績(jī)報(bào)告單、畢業(yè)生登記表和成績(jī)單、學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)材料、畢業(yè)資格以及學(xué)位資格的審核材料等等。

（2）教學(xué)管理及相關(guān)部門教學(xué)檔案歸檔范圍：教務(wù)處主要?dú)w檔包括上級(jí)主管部門下達(dá)的教育、教學(xué)管理文件、教學(xué)管理規(guī)章制度、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃和專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程計(jì)劃總表、教學(xué)進(jìn)程表、課程表、校歷表、學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生質(zhì)量的調(diào)查計(jì)劃和總結(jié)、調(diào)查畢業(yè)生質(zhì)量評(píng)價(jià)意見(jiàn)相關(guān)材料等等。人事處主要?dú)w檔教師隊(duì)伍建設(shè)材料：新教師崗前培訓(xùn)、教師年度總結(jié)和考核，教師國(guó)內(nèi)外進(jìn)修記錄、對(duì)學(xué)校骨干教師國(guó)家培訓(xùn)班等方面的文件及形成的材料。學(xué)生部主要?dú)w檔學(xué)生紀(jì)律和獎(jiǎng)懲材料：如學(xué)生各類違紀(jì)處分文件、學(xué)生的各種競(jìng)賽活動(dòng)、校園文化活動(dòng)和課外科技活動(dòng)等獲獎(jiǎng)情況。招就處主要?dú)w檔學(xué)生招生就業(yè)工作材料：如學(xué)校年度招生計(jì)劃，錄新生取名冊(cè)，應(yīng)屆畢業(yè)生就業(yè)方案，往屆畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計(jì)等材料。

（3）各學(xué)院（部、實(shí)訓(xùn)中心）教學(xué)檔案歸檔范圍：如學(xué)校及教學(xué)管理部門下發(fā)的文件、本單位在教學(xué)管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的相關(guān)文件；單位的師資情況、教師課堂教學(xué)質(zhì)量評(píng)估材料、教師任課安排表、教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)工作總結(jié)、考試命題及題庫(kù)、試卷；省、（校）級(jí)重點(diǎn)課程、精品課程立項(xiàng)建設(shè)及成果材料，主編教材各專業(yè)教材目錄等相關(guān)材料。

第5篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；管理模式；管理體制；規(guī)律

我國(guó)高校檔案館大多是在綜合檔案室的基礎(chǔ)上組建而來(lái)，高校檔案管理體制雖然經(jīng)歷了分散到分管，分管到集中，但是作為高校檔案管理重要內(nèi)容之一的學(xué)生檔案仍然游離在高校檔案管理體制之外。教育部27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于目前缺乏學(xué)生檔案管理體制方面的具體操作性規(guī)定，各高校學(xué)生檔案管理模式也不盡相同，鑒于此，本文將在分析各高校學(xué)生檔案管理模式優(yōu)劣的基礎(chǔ)上，探討如何構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的學(xué)生檔案管理模式，以促進(jìn)學(xué)生檔案規(guī)范管理，服務(wù)高校教育事業(yè)。

一、高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律

高校學(xué)生檔案是高校檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容，也是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，是高校學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映在校期間學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、家庭狀況、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特長(zhǎng)、獎(jiǎng)懲情況、身心健康狀態(tài)等信息的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律主要有以下特點(diǎn)：

（一）學(xué)生檔案數(shù)量大。自1999年擴(kuò)招以來(lái)，普通高等學(xué)校規(guī)模擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)大幅增長(zhǎng)，由此產(chǎn)生的學(xué)生檔案量也大大增加。根據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，1998年全國(guó)普通高等學(xué)校1022所，僅19%的普通高等學(xué)校的學(xué)生人數(shù)超過(guò)5000人，50%的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)集中在1000人～3000人。[1]而2009年全國(guó)普通高等學(xué)校達(dá)2305所，70%以上的普通高等學(xué)校學(xué)生人數(shù)超過(guò)了5000人，32%的普通高等學(xué)校學(xué)生規(guī)模集中在10000人～30000人。[2]

（二）學(xué)生檔案材料形成時(shí)間長(zhǎng)。由于學(xué)校辦學(xué)層次的提升，?？圃盒Ｉ駷楸究圃盒?、博士點(diǎn)、碩士點(diǎn)在各高校紛紛設(shè)立，學(xué)制的改變也使得學(xué)生檔案材料形成時(shí)間發(fā)生改變。學(xué)生檔案材料的形成貫穿學(xué)生整個(gè)在校學(xué)習(xí)年限，?？粕⒀芯可枰?年，本科生需要4年，而本碩博連讀甚至需要10年，時(shí)間跨度長(zhǎng)。這期間不間斷的有新的檔案材料形成，需要及時(shí)歸檔，否則容易丟失，影響檔案材料的完整性。

（三）學(xué)生檔案材料形成部門多。學(xué)生檔案材料來(lái)源比較分散，涉及學(xué)校招生辦、教務(wù)處、學(xué)工處、保衛(wèi)處、組織部、團(tuán)委、學(xué)生所在的院系等多個(gè)部門，需要溝通協(xié)調(diào)部門間的關(guān)系以保證檔案材料收集的原始性、真實(shí)性、完整性。

（四）學(xué)生檔案材料內(nèi)容豐富。主要有：一是入學(xué)類材料：各類入學(xué)通知書、各類學(xué)生登記表。二是鑒定類材料：學(xué)生學(xué)年鑒定表。三是學(xué)習(xí)成績(jī)材料：學(xué)生成績(jī)登記冊(cè)、研究生個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃及其執(zhí)行情況表。四是畢業(yè)類材料：研究生論文答辯決議、各類畢業(yè)生登記表、學(xué)位證明材料。五是黨、團(tuán)組織材料：入團(tuán)志愿書、入黨志愿書、申請(qǐng)材料，綜合考核材料、外調(diào)證明材料。六是獎(jiǎng)勵(lì)材料：三好學(xué)生登記表、優(yōu)秀學(xué)生干部登記表及各類獎(jiǎng)勵(lì)審批材料。七是處分類材料：處分決定及個(gè)人檢查交代材料。八是其他：體檢表、畢業(yè)生就業(yè)派遣通知書。高校學(xué)生檔案材料形成規(guī)律的特點(diǎn)體現(xiàn)出了高校學(xué)生檔案管理的復(fù)雜性、過(guò)程性、動(dòng)態(tài)性。高校學(xué)生檔案管理由學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、利用、轉(zhuǎn)遞、保管等一系列環(huán)節(jié)構(gòu)成，不再是檔案材料的簡(jiǎn)單收集，過(guò)去兼職管理的模式已然不適應(yīng)學(xué)生檔案管理的需要，必須交由專門的檔案部門進(jìn)行管理。

二、高校學(xué)生檔案管理模式分析

《高等學(xué)校檔案管理辦法》已經(jīng)明確將學(xué)生檔案納入高校檔案管理的范疇。但由于到目前為止仍然缺乏學(xué)生檔案管理體制相關(guān)方面具體操作性的規(guī)定，因而在實(shí)際的學(xué)生檔案管理工作中，各高校管理模式也不盡相同，只有少數(shù)高校按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定將學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，其余的還是實(shí)行分散管理，有的歸口招生辦、有的歸口各院系、有的歸口學(xué)生工作處管理。那么集中與分散的管理模式優(yōu)劣在哪里呢？總的說(shuō)來(lái)，學(xué)生檔案不歸學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，而分散其它一個(gè)部門或多個(gè)部門管理的這種分散多頭的管理體制造成了在一個(gè)學(xué)校有多個(gè)檔案管理部門，同時(shí)對(duì)相同或相近的檔案管理事項(xiàng)進(jìn)行管理，造成了部門職能交叉，最終導(dǎo)致檔案資源的重復(fù)建設(shè)，不符合高校檔案資源整合的需要和精簡(jiǎn)高效的機(jī)構(gòu)改革原則。[3]而且這種分散多頭管理由于沒(méi)有一個(gè)管理中心、沒(méi)有一個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)生檔案管理負(fù)總責(zé)，容易造成部門間相互扯皮，降低效率，影響學(xué)生檔案管理的效果。具體來(lái)看，由于不是專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，學(xué)生檔案管理工作往往不受重視，被部門其他工作擠占，在資源有限的情況下，人員、經(jīng)費(fèi)往往得不到保障。具體表現(xiàn)為：一是無(wú)法配備專職檔案管理人員。無(wú)論是學(xué)工處還是院系，檔案管理工作都不可能成為中心工作，管理學(xué)生檔案的工作人員多為兼職，兼管學(xué)生檔案管理工作?，F(xiàn)今檔案管理越來(lái)越專業(yè)化、現(xiàn)代化、信息化，這種兼職管理的模式無(wú)論是檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、時(shí)間、精力的投入已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的需要。二是檔案保管條件難以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。自高校學(xué)生檔案形成之日起算高校保管學(xué)生檔案的時(shí)間本?？粕?、研究生一般為3年～4年，本碩博連讀生長(zhǎng)達(dá)10年，另外還可以在畢業(yè)后再托管2年。這期間檔案的保管也是學(xué)生檔案管理的一個(gè)重要方面。無(wú)論是學(xué)工處還是院系，檔案保管的條件往往比不上專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，無(wú)法配備專門的檔案庫(kù)房和基本的檔案防護(hù)設(shè)施，將檔案存放在普通的辦公室，容易造成檔案丟失或檔案損壞。三是檔案管理專業(yè)化程度低。主要體現(xiàn)在學(xué)生檔案的收集歸檔和利用服務(wù)的不規(guī)范。檔案整理沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案的整理規(guī)范進(jìn)行整理，還停留在簡(jiǎn)單的收集上，沒(méi)有編制頁(yè)號(hào)和檔號(hào)。只能提供簡(jiǎn)單的檔案查詢、轉(zhuǎn)遞等服務(wù)，學(xué)生檔案信息化程度不高，無(wú)法為學(xué)校提供學(xué)生管理決策服務(wù)。學(xué)生檔案歸口學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)管理，那么學(xué)生檔案管理工作理所當(dāng)然的成為檔案機(jī)構(gòu)的中心工作，具有非專門檔案管理部門不具備的優(yōu)勢(shì)，更加能夠體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性，在檔案人員配備、保管條件、檔案現(xiàn)代化、專業(yè)化管理等方面更勝一籌。

三、高校學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)

高校檔案機(jī)構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確把學(xué)生檔案列入了高校檔案管理的范圍。因此，高校學(xué)生檔案的主管部門無(wú)疑是高校檔案機(jī)構(gòu)。根據(jù)高校學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律，通過(guò)對(duì)高校學(xué)生檔案集中與分散管理模式優(yōu)劣的比較分析，高校學(xué)生檔案歸口檔案部門，實(shí)行集中統(tǒng)一的管理模式是最優(yōu)的。那么集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制的建構(gòu)可以從以下幾個(gè)方面展開(kāi)：

（一）明確學(xué)生檔案管理的主管部門是高校檔案機(jī)構(gòu)，由高校檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理全校的學(xué)生檔案工作。由高校檔案機(jī)構(gòu)對(duì)各學(xué)生檔案材料形成部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要求他們按照檔案整理的規(guī)范做好檔案材料的收集、整理、歸檔工作，并對(duì)收集歸檔后的學(xué)生檔案進(jìn)行提供利用服務(wù)以及做好檔案的轉(zhuǎn)遞、保管等工作。要實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的管理體制，必然要將學(xué)生檔案管理的職能同原有的部門相剝離，這將面臨著高校部門職責(zé)權(quán)限再分配的阻力。改革必然要有陣痛，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從檔案職能科學(xué)配置的高度來(lái)看高校學(xué)生檔案管理體制的變革，將對(duì)相同或相近的檔案管理事項(xiàng)的管理職能整合到一起，實(shí)現(xiàn)資源的共享和利用。

（二）合理的人員配備和經(jīng)費(fèi)保障。集中統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理體制必須要有合理的人員配備，應(yīng)當(dāng)根據(jù)學(xué)校規(guī)模，配備一定數(shù)量的專職學(xué)生檔案管理人員，以保證工作的正常開(kāi)展。同時(shí)還應(yīng)該有專項(xiàng)學(xué)生檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，保障學(xué)生檔案基礎(chǔ)設(shè)施和防護(hù)設(shè)施的配備到位，支持學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)。

（三）建立健全學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。學(xué)生檔案管理劃歸檔案部門管理之后，檔案管理部門要按照學(xué)生檔案材料形成的規(guī)律重新制定學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。明確各部門和人員的學(xué)生檔案管理職責(zé)，包括明確檔案館、各歸檔部門職責(zé)，明確檔案館專職檔案管理人員、各歸檔部門兼職檔案管理人員職責(zé)。明確學(xué)生檔案業(yè)務(wù)規(guī)范。包括學(xué)生檔案歸檔范圍、程序、要求；檔案整理的規(guī)范；檔案查閱利用、轉(zhuǎn)遞、投遞等方面的規(guī)定。

（四）建立行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制。學(xué)生檔案來(lái)源分散，涉及到很多的部門，如何保證檔案材料的真實(shí)性、完整性，必然要建立一個(gè)行之有效的學(xué)生檔案管理橫向機(jī)制，對(duì)各學(xué)生檔案歸檔部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。這一機(jī)制一方面要求各歸檔部門按照學(xué)生檔案歸檔范圍進(jìn)行檔案材料的收集，保證收集的完整性，避免各部門間相互扯皮，同時(shí)要求各歸檔部門嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定的“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”的要求對(duì)學(xué)生檔案材料按照學(xué)生檔案整理要求整理后移交歸檔。要建立這一機(jī)制，首先要明確各歸檔部門的責(zé)任人，在各歸檔部門確立一名分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位的學(xué)生檔案工作。其次要確定各歸檔部門的職責(zé)，包括分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員的職責(zé)。再其次實(shí)行各歸檔部門檔案工作考核制度。把各歸檔部門檔案工作納入學(xué)?？?jī)效考核的指標(biāo)，工作業(yè)績(jī)與獎(jiǎng)懲掛鉤。最后檔案部門要積極主動(dòng)與各個(gè)檔案歸檔部門聯(lián)系，對(duì)各個(gè)檔案部門工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)，對(duì)檔案材料收集的真實(shí)性、完整性以及檔案整理的規(guī)范性嚴(yán)格把關(guān)。

第6篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；高校學(xué)生檔案；管理模式

隨著全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的展開(kāi)，全國(guó)各高校的學(xué)籍學(xué)歷管理部門和檔案管理部門開(kāi)始了查證工作，在查證過(guò)程中較為突出和共性的問(wèn)題――檔案中的學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料不齊全、不規(guī)范，如缺少高考報(bào)名表、新生入學(xué)登記表、學(xué)生（學(xué)籍）登記表等，或填寫的出生日期與本人信息不符等。證據(jù)材料必須到學(xué)校歷史檔案中查找，如果能夠查找到相關(guān)記載，就給學(xué)生出具相關(guān)證明材料。如果查找不到相關(guān)記載，就會(huì)給學(xué)生個(gè)人造成不必要的麻煩。如何避免這些因管理不規(guī)范和不嚴(yán)格造成的“后遺癥”，做好高校學(xué)生檔案管理工作，是值得人們深深思考和積極探索的。

一、從高校學(xué)生檔案管理主體著手

當(dāng)前，中國(guó)高校都比較重視教學(xué)管理工作，對(duì)于學(xué)生檔案管理卻認(rèn)識(shí)不到位，沒(méi)有形成統(tǒng)一的管理機(jī)制，不論是教育部還是國(guó)家檔案局，對(duì)學(xué)生檔案管理主體部門都沒(méi)有作出明確規(guī)定，而是由各高校視本校情況來(lái)確定，可能是高校檔案館，也可能是學(xué)生處、就業(yè)處、教務(wù)處、團(tuán)委，還有可能是各個(gè)院系，這樣就容易造成管理機(jī)制不夠健全、管理程序不夠規(guī)范、管理方式不夠完善等問(wèn)題，無(wú)法保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性和完整性。檔案管理機(jī)構(gòu)作為高校學(xué)生檔案管理的主體，優(yōu)勢(shì)是毋庸置疑的。其一，建國(guó)以來(lái)中國(guó)檔案管理的基本原則就是集中統(tǒng)一管理，高校學(xué)生檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，也應(yīng)按照國(guó)家要求由學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理。2008 年9 月1 日實(shí)施的《高等教育檔案管理辦法》（簡(jiǎn)稱27 號(hào)令）在文件材料的歸檔范圍內(nèi)中增設(shè)“學(xué)生類”檔案，首次將學(xué)生檔案納入高校檔案管理體系，從根本上解決了管理體制問(wèn)題，為高校學(xué)生檔案管理工作的依法開(kāi)展奠定了重要基礎(chǔ)。其二，高校檔案管理機(jī)構(gòu)是專業(yè)的檔案管理部T，不僅擁有專用檔案庫(kù)房，還配備檔案管理專業(yè)人員，這為實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案專業(yè)化管理提供了有力保障。但是，在實(shí)際操作中也存在著檔案管理專業(yè)人員較少，學(xué)生檔案數(shù)量龐大的問(wèn)題。怎樣解決這個(gè)無(wú)法避免的矛盾呢，可采用檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一安排布置工作，檔案產(chǎn)生部門按照檔案材料生成時(shí)間、類別進(jìn)行整理和移交，檔案專業(yè)管理人員完成歸檔和管理工作。同時(shí)，在《高等學(xué)校檔案管理辦法》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上，制定符合本校實(shí)際情況和特點(diǎn)的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，明確管理職責(zé)、歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔要求、歸檔渠道和歸檔時(shí)間。各學(xué)生檔案生成部門根據(jù)管理制度開(kāi)展工作，確保歸檔內(nèi)容及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、合法。

二、從高校學(xué)生檔案管理客體改進(jìn)

由于宏觀層面規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的缺失，高校學(xué)生檔案歸檔范圍和內(nèi)容并沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定，而由各高校自行規(guī)定，這就造成了歸檔內(nèi)容、形式五花八門，應(yīng)該歸檔的材料沒(méi)有歸檔，沒(méi)有必要?dú)w檔的卻歸檔了。這是在此次干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中，凸顯出來(lái)的最大問(wèn)題。怎樣解決這個(gè)問(wèn)題，是下一步高校學(xué)生檔案管理工作的重點(diǎn)。高校學(xué)生檔案與干部人事檔案是連續(xù)的關(guān)系，高校學(xué)生檔案隨著學(xué)生畢業(yè)后身份的改變直接轉(zhuǎn)換為干部人事檔案或其他類型檔案。如何做好高校學(xué)生檔案與干部人事檔案的銜接，避免產(chǎn)生“后遺癥”呢？高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當(dāng)在參照《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細(xì)則》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校具體情況和特點(diǎn)，確定本校學(xué)生檔案歸檔范圍。歸檔材料不僅能反映學(xué)生個(gè)人履歷、學(xué)習(xí)情況、思想狀況、獎(jiǎng)懲情況等內(nèi)容，還要充實(shí)具有利用價(jià)值的材料，如社會(huì)實(shí)踐、綜合素質(zhì)、職業(yè)技能、專業(yè)輔修、心理健康、資格證書及考級(jí)證書等個(gè)性化的東西，盡量準(zhǔn)確、全面、客觀地記錄學(xué)生在校情況，為檔案利用單位提供可靠的參考依據(jù)。

三、從高校學(xué)生檔案管理手段實(shí)施

搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化。由于高校學(xué)生檔案的實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，在實(shí)際操作中，要將學(xué)生檔案工作平臺(tái)覆蓋到產(chǎn)生學(xué)生檔案的各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)時(shí)段。學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)要與學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、心理健康數(shù)據(jù)等對(duì)接，形成一個(gè)完整的學(xué)生電子檔案。學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建立，便于班主任、任課教師及家長(zhǎng)及時(shí)了解學(xué)生情況，便于教學(xué)和學(xué)生管理工作更有目的地開(kāi)展，便于各部門之間協(xié)調(diào)配合，同時(shí)，也為用人單位提供可靠參考依據(jù)。當(dāng)前，中國(guó)高等教育最權(quán)威的網(wǎng)站――中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)（以下簡(jiǎn)稱：學(xué)信網(wǎng)）的學(xué)籍學(xué)歷信息最具權(quán)威性，其中的“全國(guó)高等教育學(xué)歷證書電子檔案”是中國(guó)目前唯一全國(guó)性人才數(shù)據(jù)庫(kù)，也是社會(huì)利用率最高的，能夠查詢到高校在校生學(xué)籍信息和歷屆畢業(yè)生學(xué)歷信息（1991 年以后），內(nèi)容包括：姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)、專業(yè)、入學(xué)日期、畢業(yè)日期、學(xué)制、學(xué)習(xí)形式、畢業(yè)證編號(hào)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，但對(duì)于用人單位在擇才方面的參考價(jià)值較低。如能在此基礎(chǔ)上搭建高校學(xué)生檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并入高校學(xué)生檔案內(nèi)容，如個(gè)人履歷、專業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐、身體狀況、心理狀況、職業(yè)技能、特長(zhǎng)、誠(chéng)信等方面的信息，從而形成全面的學(xué)生電子檔案。這樣的電子檔案無(wú)疑是真實(shí)的、完整的、權(quán)威的，使用人單位更加方便、快捷地查詢到學(xué)生在校期間全面、真實(shí)的情況，參考價(jià)值將大大提高，從而實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案利用價(jià)值的最大化。

【參考文獻(xiàn)】

第7篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

2.需辦理《心理健康教育基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)證書》、《物流管理證書》等證書的考生，請(qǐng)于6月1日－2日兩天到原金華理工學(xué)院（賓虹路1195號(hào)）12號(hào)樓南樓一樓申請(qǐng)。

3.如有考生還沒(méi)有參加2008年10月份考試報(bào)名的，請(qǐng)務(wù)必在5月25日前到市考辦教材供應(yīng)處報(bào)名（星期一休息）。地點(diǎn)：金華市丹溪路517號(hào)。

4.2008年上半年申請(qǐng)畢業(yè)的考生請(qǐng)于5月26日－28日到市政府北大門西側(cè)二樓辦理相關(guān)手續(xù)。

附：辦理畢業(yè)登記須知：

一、取號(hào)、領(lǐng)表，按約定時(shí)間辦理畢業(yè)登記。

二、考生領(lǐng)取申請(qǐng)表必須用黑色簽字筆或藍(lán)黑、黑色墨水鋼筆認(rèn)真填寫。

三、考生按老計(jì)劃畢業(yè)的專業(yè)代碼填老代碼，按新計(jì)劃畢業(yè)的填寫新代碼。

四、畢業(yè)證書的照片可以延用報(bào)名時(shí)采集的頭像信息，不符合全國(guó)電子注冊(cè)要求的，考生須持準(zhǔn)考證在現(xiàn)場(chǎng)由凱帝照相館攝像。先攝像，后輸入信息。作好單位鑒定提交畢業(yè)生材料的同時(shí)收繳照片一張。

五、帶全部準(zhǔn)考證、合格證，身份證原件及復(fù)印件一份。準(zhǔn)考證、合格證上的準(zhǔn)考號(hào)必須一致；身份證、準(zhǔn)考證、合格證上的姓名必須一致，原報(bào)名時(shí)的身份證號(hào)碼與申請(qǐng)畢業(yè)時(shí)的身份證號(hào)不符時(shí)，以申請(qǐng)畢業(yè)時(shí)考生手持的身份證號(hào)碼為準(zhǔn)，如有不符需要由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）以上派出所出具的有本人照片且加蓋戶籍專用章的戶籍證明，必須注明?！啊痢痢僚c×××系同一人或原身份證號(hào)×××與現(xiàn)身份證號(hào)×××系同一人字樣”。（除身份證號(hào)自然升位外）。

六、檔案代碼的填寫必須正確無(wú)誤，否則將影響到考生戶口的農(nóng)轉(zhuǎn)非、畢業(yè)就業(yè)等切身利益?？忌氉屑?xì)核對(duì)畢業(yè)生登記表內(nèi)容。

七、申報(bào)材料要齊全，免、轉(zhuǎn)考材料須由省考辦批復(fù)簽章后方可驗(yàn)收。外省轉(zhuǎn)入考生在我省所考課程?？粕儆?門、本科少于4門合格成績(jī)的，需提供戶口遷移、軍人或國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員工作變動(dòng)，被普通高校及中等學(xué)校錄取的相關(guān)證明材料。

八、使用已取得自學(xué)考試畢業(yè)專業(yè)的課程成績(jī)，本省的畢業(yè)生只需出具已取得自學(xué)考試畢業(yè)證書及畢業(yè)生登記表的課程成績(jī)欄復(fù)印件，復(fù)印件須由考生單位組織人事部門或檔案管理部門簽署“該材料復(fù)自×××同志檔案”并加蓋公章。外省的自考畢業(yè)生按照免考執(zhí)行。

九、辦理本科畢業(yè)的需帶?？飘厴I(yè)文憑正本及復(fù)印件、?？瞥煽?jī)復(fù)印件，并由所在單位人事部門簽字蓋章、證明。復(fù)自“×××同志檔案”。2005年以后頒發(fā)的CET證書不再免考英語(yǔ)（二）。

十、學(xué)習(xí)培訓(xùn)簡(jiǎn)歷從初中開(kāi)始填寫至自考。

十一、自我鑒定與單位鑒定內(nèi)容：思想覺(jué)悟、道德品質(zhì)及工作表現(xiàn)等方面。單位鑒定由考生所在單位或街道辦事處、鄉(xiāng)人民政府按人事檔案管理辦法和規(guī)定負(fù)責(zé)作出。全日制自考助學(xué)班或全日制普通院校的在校生其單位鑒定由就讀院校負(fù)責(zé)，自我鑒定80字與單位鑒定不能少于50字。

十二、辦理高護(hù)畢業(yè)手續(xù)需中專畢業(yè)文憑原件及復(fù)印件。

第8篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】開(kāi)放大學(xué);學(xué)籍檔案;信息化

當(dāng)前，無(wú)論是基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍管理人員，還是開(kāi)放教育學(xué)生或用人單位，學(xué)籍檔案的個(gè)性化需求日趨旺盛。如:學(xué)校要求學(xué)籍管理人員提供某年各專業(yè)的畢業(yè)人數(shù)和畢業(yè)率、學(xué)生學(xué)籍檔案不見(jiàn)了或檔案袋拆開(kāi)了需要補(bǔ)辦、用人單位需要學(xué)籍檔案中的某些材料等。學(xué)籍檔案一旦實(shí)現(xiàn)信息化，這些問(wèn)題都將迎刃而解。實(shí)際上，基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化，不僅能提高工作效率、降低出錯(cuò)率，而且有利于學(xué)校對(duì)教學(xué)各環(huán)節(jié)實(shí)行監(jiān)督、進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為教學(xué)改革與教育評(píng)估等提供參考依據(jù);同時(shí)，也能為用人單位對(duì)人才的選拔、聘任、學(xué)歷鑒定及學(xué)生辦理出國(guó)留學(xué)等提供更好的服務(wù);并且，紙質(zhì)檔案的信息化處理能有效解決檔案?jìng)浞輪?wèn)題。

一、番禺電大學(xué)籍檔案工作現(xiàn)狀

(一)學(xué)籍檔案管理沿用傳統(tǒng)模式。當(dāng)前，番禺電大學(xué)籍檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的整理紙質(zhì)檔案手工管理方式，以“保存”或“保管”工作模式為主，工作效率較低且易出現(xiàn)錯(cuò)漏。檔案資料的收集、交接、歸檔、保密等流程執(zhí)行不夠嚴(yán)格，加上部分管理人員對(duì)檔案重視不夠，檔案偶會(huì)出現(xiàn)泄密、遺失等情況。多年的積累，紙質(zhì)檔案越積越多，給學(xué)校的保存與管理造成壓力。(二)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)滯后。已有的國(guó)家開(kāi)放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)，可以處理日常的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，但沒(méi)有畢業(yè)生管理模塊，不能直接對(duì)畢業(yè)生數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，只能通過(guò)導(dǎo)出歷年數(shù)據(jù)篩選處理后再進(jìn)行人工統(tǒng)計(jì)。教務(wù)管理系統(tǒng)中只有使用該系統(tǒng)以來(lái)的學(xué)生數(shù)據(jù)，而沒(méi)有使用該系統(tǒng)之前的學(xué)生數(shù)據(jù)，導(dǎo)致使用該系統(tǒng)前的學(xué)生數(shù)據(jù)只能根據(jù)學(xué)校內(nèi)部保留的數(shù)據(jù)自行處理。中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)也未盡完善，在該網(wǎng)中可以查詢畢業(yè)生信息，包括學(xué)籍信息及畢業(yè)信息，但信息單一，沒(méi)有學(xué)生成績(jī)、學(xué)籍異動(dòng)等記錄。(三)學(xué)籍檔案管理制度欠缺、團(tuán)隊(duì)建設(shè)落后。學(xué)籍檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范和管理制度建設(shè)很不完善，對(duì)學(xué)籍檔案的收集、歸檔、整理、保管等的要求可能因人而異或因時(shí)而異。相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)落后，無(wú)專門的檔案管理人員，相應(yīng)工作主要由學(xué)籍管理人員和班主任承擔(dān)。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案工作不太重視，管理人員從未參加檔案培訓(xùn)，也極少有學(xué)習(xí)檔案信息化等方面的機(jī)會(huì)。

二、番禺電大學(xué)籍檔案信息化的可行性分析

當(dāng)前，建立國(guó)家開(kāi)放大學(xué)全系統(tǒng)統(tǒng)一的學(xué)籍檔案管理平臺(tái)條件還不成熟，而基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化相對(duì)容易。如何高效、準(zhǔn)確地將文字、圖片變成有效的數(shù)字化信息，提供快捷有效、安全性強(qiáng)的查詢等服務(wù)，是基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)。這就需要購(gòu)買高速掃描儀等設(shè)備、構(gòu)建學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)、建立和完善相關(guān)制度并對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)等。高速掃描儀價(jià)格不高、操作簡(jiǎn)單便捷。要構(gòu)建的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)是在原有的校園網(wǎng)上運(yùn)行，有現(xiàn)成的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，并且對(duì)服務(wù)器硬件要求不高，成本相對(duì)低廉;至于該系統(tǒng)軟件方面，可以組織計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員開(kāi)發(fā)或者直接購(gòu)買適合番禺電大的學(xué)籍檔案管理軟件。可見(jiàn)，學(xué)籍檔案信息化無(wú)論在技術(shù)上還是經(jīng)濟(jì)上都是可行的。隨著形勢(shì)的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)的需要，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)將進(jìn)一步重視學(xué)籍檔案管理及其信息化，他們對(duì)系統(tǒng)軟硬件的采購(gòu)、建立健全相關(guān)管理制度以及對(duì)學(xué)籍檔案管理人員的培訓(xùn)也將順勢(shì)而為。

三、番禺電大學(xué)籍檔案信息化建設(shè)展望

完善學(xué)籍檔案管理，要從多方面進(jìn)行改革與創(chuàng)新，包括學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、管理制度建設(shè)和管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)等。針對(duì)番禺電大學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，就其信息化建設(shè)做出如下展望。(一)構(gòu)建合適的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是學(xué)籍檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。將海量的學(xué)籍檔案信息(包括紙質(zhì)檔案和教務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等)變成規(guī)范化的數(shù)字信息、將學(xué)籍檔案信息實(shí)行統(tǒng)一的數(shù)字化管理，是當(dāng)前信息化建設(shè)的首要問(wèn)題。因此，一是要組織人力(主要是班主任)用高速掃描儀將應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)證書、學(xué)位證書、畢業(yè)檔案材料(包括入學(xué)報(bào)名登記資料、畢業(yè)生登記表、學(xué)士學(xué)位申報(bào)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等)及其他重要材料(如英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試證書等)掃描成規(guī)范的圖片文件，并逐步將保留在學(xué)校的往屆生重要材料掃描成規(guī)范的圖片文件。二是學(xué)校計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和學(xué)籍管理人員參與開(kāi)發(fā)或購(gòu)買適合當(dāng)前實(shí)際的學(xué)籍檔案管理軟件，該軟件系統(tǒng)能提供標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案和數(shù)據(jù)接口;管理人員充分利用校園網(wǎng)高效、便捷地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、共享、查詢、統(tǒng)計(jì)等服務(wù)。三是學(xué)籍管理人員要充分利用上級(jí)開(kāi)放大學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)或拓展系統(tǒng)收集各個(gè)時(shí)期各類學(xué)生、不同系統(tǒng)的學(xué)生基本信息、成績(jī)數(shù)據(jù)、學(xué)籍情況變化數(shù)據(jù)等，把這些數(shù)據(jù)和學(xué)生畢業(yè)檔案及其他重要材料的掃描數(shù)據(jù)等進(jìn)行處理并導(dǎo)入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng);管理人員還要按時(shí)維護(hù)、更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和與上級(jí)開(kāi)放大學(xué)及學(xué)信網(wǎng)數(shù)據(jù)的一致性。另外，技術(shù)人員要設(shè)法加強(qiáng)校園網(wǎng)的安全，保證系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性。(二)建立和完善管理制度，規(guī)范管理流程。制度決定行動(dòng)，學(xué)校應(yīng)根據(jù)有關(guān)法規(guī)并結(jié)合學(xué)校開(kāi)放教育的實(shí)際情況，建立和完善學(xué)籍檔案管理制度和規(guī)范。如建立《開(kāi)放教育學(xué)生學(xué)籍檔案管理辦法》《學(xué)籍檔案歸檔制度》《學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)信息更新制度》等，規(guī)范學(xué)籍檔案信息的采集、分類、保存、傳遞和查詢等管理流程，保證學(xué)籍檔案信息的有效性和安全性，從而明確管理人員崗位職責(zé)，強(qiáng)化管理人員責(zé)任意識(shí)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和信息化，進(jìn)一步改善學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。(三)打造一支高素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍。推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化就要加強(qiáng)管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)。業(yè)務(wù)素質(zhì)水平是做好學(xué)籍檔案管理和保證服務(wù)質(zhì)量的決定性因素，故學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)提高自身的思想政治素質(zhì)，包括提升政治素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)和法律意識(shí)等;也要提高自身的業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理工作的流程。對(duì)學(xué)校來(lái)說(shuō)，就應(yīng)大力提高檔案管理人員的信息化水平，對(duì)他們多加以業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓他們能充分利用信息技術(shù)與管理知識(shí)建立和完善學(xué)籍檔案信息化管理體系。隨著學(xué)籍檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，他們就能提供更加多樣化的服務(wù)，如提供自動(dòng)化查詢服務(wù)等，從而使檔案資源服務(wù)信息化。

四、結(jié)語(yǔ)

構(gòu)建好學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，就能實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為載體的學(xué)籍檔案信息管理和資源共享，從而提高工作效率和改善服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，在信息化過(guò)程中，不僅要重視學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，也要重視信息安全和管理人員的信息化技能提升，還要研究如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息的利用價(jià)值。基層開(kāi)放大學(xué)學(xué)籍檔案管理信息化不僅能滿足自身的實(shí)際需要，還可為國(guó)家開(kāi)放大學(xué)將來(lái)開(kāi)發(fā)全系統(tǒng)的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

【參考文獻(xiàn)】

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［2］沈玲．高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)探究［J］．資源信息與工程，2019，8:164～165，168

［3］熊焰焰，潘曉璐．加強(qiáng)高等教育學(xué)籍管理信息化建設(shè)的重要性［J］．當(dāng)代教育實(shí)踐與教學(xué)研究，2018，9:37～38

第9篇：畢業(yè)生檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理工作 思考

隨著我國(guó)高等教育大眾化進(jìn)度的加速和高校教育體制改革的不斷深化，高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長(zhǎng)，辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，辦學(xué)檔次在不斷提升，高校學(xué)籍檔案管理作為高校教學(xué)管理、學(xué)生管理和檔案管理的重要組成部分，如何加強(qiáng)和完善，使其制度化、規(guī)范化，科學(xué)化，是當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理工作面臨的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。

1.學(xué)籍檔案管理工作的內(nèi)涵

學(xué)籍檔案管理工作是以學(xué)籍為中心所開(kāi)展的檔案管理工作，貫穿在學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)期間，是對(duì)學(xué)生的入學(xué)資格、在校學(xué)習(xí)情況及畢業(yè)資格的審核與管理；是對(duì)學(xué)生在校期間直接形成的不同載體的學(xué)籍檔案材料收集、整理、錄入、立卷歸檔。學(xué)籍檔案是保存利用價(jià)值的歷史記錄，具有原始性、真實(shí)性、信息準(zhǔn)確性、可靠性等特點(diǎn)，具有重要的參考價(jià)值和憑證作用，它是學(xué)生在校期間全過(guò)程形成和積累真實(shí)地反映，有利于學(xué)校、個(gè)人及社會(huì)了解學(xué)生、掌握相關(guān)信息。同時(shí)也反映了學(xué)校各機(jī)關(guān)、系的教學(xué)、科學(xué)實(shí)驗(yàn)和管理情況，為學(xué)校人才培養(yǎng)、接受上級(jí)各類評(píng)估檢查提供了可靠的材料。主要包括：1.學(xué)生學(xué)籍信息檔案的管理，如：新生錄取名冊(cè)、新生入學(xué)登記表、學(xué)生名冊(cè)、學(xué)籍管理卡片及新生電子注冊(cè)、學(xué)生學(xué)年注冊(cè)、學(xué)歷電子注冊(cè)等。2.學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)處理和考核違紀(jì)處理的管理，如：學(xué)籍變更材料(休學(xué)、保留學(xué)籍、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、開(kāi)除等)。3.學(xué)生在校期間成績(jī)的管理，如：學(xué)生成績(jī)單、外語(yǔ)四、六級(jí)統(tǒng)考成績(jī)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試成績(jī)、職業(yè)技能鑒定考試成績(jī)等。4.學(xué)生畢業(yè)信息檔案的管理，如：學(xué)歷電子圖像信息采集、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證號(hào)、證書發(fā)放及補(bǔ)辦畢業(yè)證明書等。5.學(xué)籍管理制度的建設(shè)及校風(fēng)、學(xué)風(fēng)建設(shè)活動(dòng)等，如：各種獎(jiǎng)懲、獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、心理健康教育、社會(huì)實(shí)踐、黨團(tuán)組織等材料。

2.學(xué)籍檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)問(wèn)題。多數(shù)高校各系由兼職檔案人員負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理工作，由于兼職檔案人員工作雜，任務(wù)重，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)崗位培訓(xùn) , 檔案意識(shí)不強(qiáng)，僅靠自身學(xué)習(xí)、實(shí)踐摸索，沒(méi)有過(guò)硬的專業(yè)能力和管理素質(zhì)，因而在對(duì)學(xué)生檔案處理和評(píng)價(jià)時(shí)，兼職檔案管理人員自身也認(rèn)為檔案管理并不是很重要，使檔案管理工作的開(kāi)展受到一定的影響。

2.2檔案信息儲(chǔ)存分散、各部門缺乏溝通。由于部分高校招生就業(yè)處掌握著新生錄取的基礎(chǔ)信息，系擁有學(xué)生成績(jī)的原始記錄，學(xué)生處記錄學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分等信息，形成多頭管理，使得檔案管理的整體性發(fā)揮有限。這些部門缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，信息管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，而且各自的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，造成學(xué)籍管理就難以準(zhǔn)確快速地建立學(xué)籍信息庫(kù)，使學(xué)生的信息資源不能共享。另外，學(xué)生的許多檔案材料都來(lái)源于各部門，由于各部門對(duì)檔案工作重視程度上的不同，致使學(xué)籍檔案材料不能及時(shí)地按照檔案工作的要求進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔，導(dǎo)致學(xué)生信息材料不完全，檔案內(nèi)容單一，并且對(duì)檔案資料真實(shí)度核審以及監(jiān)管難度加大。

2.3學(xué)籍檔案管理手段落后。當(dāng)前很多高校學(xué)籍檔案管理方式大部分以手工為主，工作量大，效率低，重復(fù)勞動(dòng)多，準(zhǔn)確性不高。計(jì)算機(jī)管理也僅限于學(xué)生基本信息及簡(jiǎn)單的檢索查詢，檔案信息資源涵蓋不全，沒(méi)有真正對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，不能從根本上改變檔案利用低等問(wèn)題。此種管理手段已滿足不了學(xué)籍檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。

2.4學(xué)籍檔案管理制度宣傳力度不夠。學(xué)籍檔案管理是針對(duì)每個(gè)取得學(xué)籍的學(xué)生進(jìn)行的各方面管理，可以說(shuō)關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的切身利益。因?yàn)樾麄髦贫鹊墓ぷ髁Χ炔粔?，可能?dǎo)致許多在校學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案管理制度的不重視或一知半解，甚至一些管理人員和教師也認(rèn)識(shí)不夠，給學(xué)籍檔案管理帶來(lái)了一些不必要的麻煩，例如：新生學(xué)籍信息學(xué)生本人確認(rèn)和班主任（輔導(dǎo)員）核查的隨意，導(dǎo)致到學(xué)生畢業(yè)前進(jìn)行畢業(yè)基本信息校對(duì)時(shí)才發(fā)現(xiàn)信息不準(zhǔn)確，才開(kāi)始辦理修改信息的佐證材料，給辦理畢業(yè)手續(xù)帶來(lái)麻煩。

3.切實(shí)加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理工作

3.1健全規(guī)章管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度

學(xué)籍檔案管理關(guān)系到學(xué)生切身利益，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，是開(kāi)展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。高校學(xué)籍檔案涉及面廣，因此必須嚴(yán)格制定各項(xiàng)工作程序，細(xì)化工作流程，各相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，做好建檔、歸檔、查閱、利用各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接工作；要建立健全收集整理、檢查審核、歸檔轉(zhuǎn)交、保管保密與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，克服各行其是。如果學(xué)籍檔案管理制度不健全，移交手續(xù)不嚴(yán)格，各部門之間的工作銜接不好，就會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料的遺失，不齊全不完整。所以，嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度不僅要“有規(guī)可循，有規(guī)必循”，而且要做到“循規(guī)必嚴(yán)，違規(guī)必究”，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的制度化。

3.2加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

高校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)的高低、能力的大小，直接影響著學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性，而各系兼職檔案人員其檔案業(yè)務(wù)水平將直接影響到檔案收集的質(zhì)量。因此，為了避免造成工作上的脫節(jié)和混亂，學(xué)校要定期舉辦各系兼職檔案人員培訓(xùn)班，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，熟悉學(xué)籍管理工作的整個(gè)流程，遵照檔案立卷歸檔的原則，從檔案材料形成的源頭抓起，規(guī)范學(xué)籍信息采集途徑，確立明確、標(biāo)準(zhǔn)的指標(biāo)和項(xiàng)目，信息流通代碼要一致，做到信息共享，為做好電子學(xué)籍檔案鋪平道路，避免更多的重復(fù)勞動(dòng)。指導(dǎo)他們明確歸檔范圍，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，努力做到即收即歸。充分調(diào)動(dòng)他們的積極性，使其在工作中更主動(dòng)、更自如，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化。

3.3互動(dòng)式檔案管理體系的建立

《中華人民共和國(guó)檔案法》確定了檔案工作的基本原則是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，加強(qiáng)各部門及人員之間的協(xié)調(diào)與配合，做到資源共享，是做好學(xué)籍檔案管理工作的基本保證。學(xué)院各職能部門應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生在校期間的資料收集、歸類歸檔、鑒別核對(duì)、轉(zhuǎn)遞送交等各項(xiàng)管理工作，建立統(tǒng)一的信息資源庫(kù)，使學(xué)籍管理信息能夠準(zhǔn)確、及時(shí)，最終實(shí)現(xiàn)資源共享。

在高校學(xué)籍檔案管理中，要充分利用現(xiàn)代辦公技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。學(xué)籍檔案的內(nèi)容和數(shù)量不斷增加，如果仍沿用傳統(tǒng)的手工方式去處理管理檔案已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將紙質(zhì)檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實(shí)現(xiàn)學(xué)生、班主任（輔導(dǎo)員）、檔案部門管理人員等多方信息增補(bǔ)和修正，提高檔案管理工作的效率。

當(dāng)然，在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，學(xué)籍檔案的檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱與現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳遞檔案信息，但保密問(wèn)題也不容忽視，鑒于檔案的多功能性，各種信息和數(shù)據(jù)都需要得到妥善的保護(hù)，只有確保檔案資源的安全性，才能真正發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的科學(xué)化。

4.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理宣傳

學(xué)院可以在新生入學(xué)教育時(shí)組織班主任（輔導(dǎo)員）及學(xué)生進(jìn)行《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的專場(chǎng)教育，并通過(guò)宣傳欄、網(wǎng)上查詢等途徑讓師生了解學(xué)籍檔案管理制度 、“高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知”、“應(yīng)征入伍大學(xué)生學(xué)籍管理辦法”及其他有關(guān)的法規(guī)政策等，只有讓每位師生都了解，才能切實(shí)配合做好相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作，有利于實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)化。

總之，高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要在探索中求發(fā)展、求完善。為此，學(xué)籍檔案管理部門及管理人員應(yīng)始終把握學(xué)籍管理為育人服務(wù)的方向，關(guān)注有關(guān)檔案管理新技術(shù)，探索新規(guī)律，不斷更新管理理念、管理手段，做好高校學(xué)籍檔案管理工作，使其成為學(xué)校人才培養(yǎng)工作的需要，成為服務(wù)于學(xué)生的需要，成為服務(wù)于社會(huì)的需要。