檔案管理分類方案精選(九篇)

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第1篇：檔案管理分類方案范文

一、加強(qiáng)對檔案管理整改

檔案是開展業(yè)務(wù)活動的原始記錄，目前，在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題，如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題及檔號不規(guī)范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié)，我們首先做到加強(qiáng)工作力度，認(rèn)真梳理管理存在的問題，認(rèn)真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計(jì)算機(jī)輸入三個重點(diǎn)，花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實(shí)；其次，制定達(dá)標(biāo)方案，落實(shí)責(zé)任人，我們要在對照檢查的基礎(chǔ)上，對需要改進(jìn)和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實(shí)責(zé)任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進(jìn)長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn)，移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強(qiáng)對達(dá)標(biāo)方案落實(shí)情況的檢查，督促有關(guān)科室及時完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。

二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

首先，要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源，具有獨(dú)特的應(yīng)用價值。同時，綜合性檔案館在推行計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)的進(jìn)程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進(jìn)展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。

三、高標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)化檔案管理工作

首先，檔案管理是我國各項(xiàng)事業(yè)管理工作的重要組成部分，是做好各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強(qiáng)化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。其次，隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程，文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)，工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。第三，當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時代，辦公自動化已經(jīng)成為不可爭議的現(xiàn)實(shí)。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域，數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應(yīng)時展需要，使我國檔案管理工作與各項(xiàng)工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標(biāo)，并制定了詳細(xì)的工作方案，為最終實(shí)現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準(zhǔn)備。

第2篇：檔案管理分類方案范文

1健全制度,落實(shí)責(zé)任制

健全管理制度,實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,貫徹執(zhí)行國家《檔案法》,樹立全員責(zé)任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學(xué)所在項(xiàng)目實(shí)施過程中,嚴(yán)格執(zhí)行《中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項(xiàng)資金管理辦法》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項(xiàng)資金管理實(shí)施細(xì)則》、《農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項(xiàng)資金儀器設(shè)備項(xiàng)目驗(yàn)收辦法(試行)》、《中國農(nóng)科院修繕購置專項(xiàng)資金管理辦法》、《中國農(nóng)科院修繕購置專項(xiàng)資金檔案管理辦法(試行)》。同時,結(jié)合自身的實(shí)際情況制定了該所的《中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項(xiàng)管理辦法》、《中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項(xiàng)資金管理辦法》、《作物科學(xué)研究所儀器設(shè)備檔案管理辦法》,并根據(jù)每個項(xiàng)目的具體情況制定符合項(xiàng)目實(shí)際的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和儀器設(shè)備采購方案。在項(xiàng)目管理方面,堅(jiān)持項(xiàng)目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項(xiàng)目的順利實(shí)施,根據(jù)項(xiàng)目內(nèi)容成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組和實(shí)施小組。領(lǐng)導(dǎo)小組為項(xiàng)目的決策機(jī)構(gòu),組長由法人代表擔(dān)任,所領(lǐng)導(dǎo)班子成員和相關(guān)專家為領(lǐng)導(dǎo)小組成員,主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施方案制定、項(xiàng)目招投標(biāo)和人、財(cái)、物協(xié)調(diào)及項(xiàng)目驗(yàn)收等重要事項(xiàng)決定。儀器設(shè)備實(shí)施小組組長由熟悉儀器設(shè)備的專家擔(dān)任,成員由綜合辦公室和相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)設(shè)備具體采購事宜。檔案管理實(shí)施小組組長由分管條件建設(shè)工作的辦公室副主任擔(dān)任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目執(zhí)行過程中檔案資料的收集整理。財(cái)務(wù)管理實(shí)施小組組長由主管財(cái)務(wù)的所長擔(dān)任,成員由計(jì)財(cái)處和設(shè)備小組相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)管理。

在檔案管理方面,采取領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)總責(zé)、檔案組長督察審查、實(shí)施小組落實(shí)、專職檔案員指導(dǎo)的四級分級負(fù)責(zé)制,從而落實(shí)檔案管理體系。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協(xié)調(diào)管理。檔案小組組長,負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期報(bào)批階段形成的檔案資料的收集整理,在項(xiàng)目實(shí)施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督檢查,對整個項(xiàng)目形成檔案資料的完整性審查,負(fù)責(zé)與招標(biāo)單位聯(lián)系落實(shí)收集檔案資料,其在項(xiàng)目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設(shè)備小組,負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調(diào)試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負(fù)責(zé)檔案資料的組卷、分類、編號的指導(dǎo)檢查和完整性復(fù)合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責(zé)任落實(shí)到人,才能使檔案資料的負(fù)責(zé)人、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé),樹立責(zé)任心和法制意識,從管理制度上保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),做到項(xiàng)目檔案管理工作有法可依,有章可循。

2注重收集,資料完整化

在實(shí)際工作中,該所總結(jié)了儀器設(shè)備采購的基本流程,即實(shí)施方案批復(fù)后,制定設(shè)備采購、招標(biāo)方案,申請?jiān)O(shè)備進(jìn)口財(cái)政審批,委托中介公司進(jìn)行儀器招標(biāo),簽訂儀器設(shè)備采購合同,進(jìn)口設(shè)備辦理進(jìn)口免稅,機(jī)電審批自動進(jìn)口許可,進(jìn)口報(bào)關(guān)法檢,到貨安裝調(diào)試驗(yàn)收,資料收集檔案整理,項(xiàng)目驗(yàn)收。屬于政府直采設(shè)備,簽訂政府采購協(xié)議,電子驗(yàn)收單,項(xiàng)目驗(yàn)收。國產(chǎn)設(shè)備公開招標(biāo)后簽訂合同,直接到貨安裝驗(yàn)收。根據(jù)上述基本流程,在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段,形成不同材料,責(zé)任落實(shí)到各相關(guān)單位人員,其中,招標(biāo)單位檔案管理機(jī)構(gòu)針對招標(biāo)項(xiàng)目配備專人負(fù)責(zé)收集、反饋項(xiàng)目資料。項(xiàng)目實(shí)施管理單位按照檔案管理要求,設(shè)備落實(shí)到課題組,設(shè)置兼職檔案員,指定專人負(fù)責(zé)。進(jìn)而抓好項(xiàng)目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準(zhǔn)確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項(xiàng)目實(shí)施前對新參與項(xiàng)目的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn),使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項(xiàng)目實(shí)施中能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標(biāo)單位項(xiàng)目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過程中實(shí)行“一同步”、“三納入”和“四參加”,即資料收集與設(shè)備采購進(jìn)程同步;檔案收集工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入項(xiàng)目有關(guān)人員的職責(zé)范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培訓(xùn),參加設(shè)備開箱驗(yàn)收,參加設(shè)備安裝調(diào)試,參加項(xiàng)目驗(yàn)收活動。

在資料收集分類方面,根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度,將檔案資料分為前期資料、安裝調(diào)試驗(yàn)收階段形成的資料和項(xiàng)目驗(yàn)收階段形成的資料。前期資料包括:申報(bào)書、項(xiàng)目批復(fù)文件、實(shí)施方案、預(yù)算批復(fù)文件、進(jìn)口產(chǎn)品審批文件、會議紀(jì)要、來往函件等;招標(biāo)合同、招標(biāo)公告、技術(shù)指標(biāo)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、購置合同、自動進(jìn)口許可證(商務(wù)部機(jī)電辦)、免稅證明、報(bào)關(guān)單等;政府采購供貨協(xié)議、電子驗(yàn)收單等。安裝驗(yàn)收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質(zhì)量保證書、設(shè)備認(rèn)證、產(chǎn)品標(biāo)識、配件目錄、安裝調(diào)試報(bào)告、大型設(shè)備試運(yùn)行報(bào)告、測試記錄、培訓(xùn)確認(rèn)、驗(yàn)收報(bào)告證明、技術(shù)及質(zhì)量上的異議處理結(jié)果、開箱驗(yàn)收記錄、軟件、光盤等。項(xiàng)目驗(yàn)收階段包括:財(cái)務(wù)決算專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告。特別提醒,項(xiàng)目前期管理文件缺失后不易補(bǔ)齊,注意收集。項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生調(diào)整和變更,研討論證材料及領(lǐng)導(dǎo)班子決策等會議及時寫紀(jì)要及時做保存。

3分類整理,歸存精細(xì)化

項(xiàng)目完成后,首先要求儀器設(shè)備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進(jìn)行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復(fù)核把關(guān);專職檔案員按照項(xiàng)目檔案管理規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真復(fù)審提出整改意見,并指導(dǎo)項(xiàng)目檔案管理人員進(jìn)行整改。項(xiàng)目檔案管理人員在所專職檔案員的指導(dǎo)下做好以下5方面的工作:

3•1清理文件資料

從立項(xiàng)審批、招投標(biāo)、設(shè)備到貨、安裝調(diào)試、驗(yàn)收等全過程形成的具有保存價值的文字、圖表和光盤等各種載體的文件材料進(jìn)行清理、剔除重復(fù)后,分類組卷。

3•2排序分類整理

排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,按照文件材料性質(zhì)區(qū)分不同價值,調(diào)整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復(fù)在前,請示在后,批轉(zhuǎn)在前,報(bào)告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后,紙質(zhì)性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復(fù),招標(biāo)文件資料,投標(biāo)文件資料,評標(biāo)文件資料,項(xiàng)目驗(yàn)收資料,設(shè)備按單機(jī)分類組卷,說明書單獨(dú)組卷,采購合同、裝箱單、安裝調(diào)試報(bào)告等單獨(dú)組卷。整理,根據(jù)國家檔案管理要求結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以“件”為歸檔文件的整理單位。清點(diǎn)卷內(nèi)文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補(bǔ)齊。

3•3文件質(zhì)量要求

原件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確;已破損的文件應(yīng)予修整;字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標(biāo)準(zhǔn)A4幅面;說明書遵循原貌。

3•4頁碼編寫

按自然頁數(shù)編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側(cè)右下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫,避免空號和重號。

3•5編寫目錄擬寫標(biāo)題

按文件題名編寫卷內(nèi)目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,沒有題名的材料要根據(jù)內(nèi)容自擬標(biāo)題后再編寫目錄。擬寫案卷標(biāo)題時,將該卷的主要文件內(nèi)容概括提煉,使其綜合反映卷內(nèi)內(nèi)容。案卷編號依據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行,最后填寫備考表。項(xiàng)目檔案管理小組人員完成上述工作后,將全部檔案資料交所檔案室。由所檔案員對檔案資料的分類、立卷、卷內(nèi)目錄及備考表等進(jìn)行全面復(fù)核無誤后,填寫封皮內(nèi)容,打印案卷封面,裝訂成冊,編制檢索工具,裝盒上架排列,便于查找和檢索利用。

4檔案管理工作的幾點(diǎn)體會

4•1領(lǐng)導(dǎo)重視,建立健全檔案管理體系

俗話說,搞好搞不好關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo),任何工作只要領(lǐng)導(dǎo)重視,認(rèn)真去抓去管,做好督促檢查,同時明確各個階段的管理人員,落實(shí)好分工和崗位責(zé)任制,確保每個環(huán)節(jié)不出漏洞,檔案工作抓出成效。

4•2抓好崗前培訓(xùn),資料收集“三勤”

在項(xiàng)目實(shí)施前,抓好檔案管理人員的崗前培訓(xùn),要讓檔案管理人員上崗之前就懂得在哪個環(huán)節(jié)收集哪些資料,以及如何進(jìn)行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”,即“勤收集、勤督促、勤檢查”,是保證檔案資料完整和真實(shí)有效的有力對策。

4•3制定收集檔案資料的保證措施

在簽訂招標(biāo)、儀器設(shè)備的采購合同時,既要在合同條款中明確對方提交的檔案資料范圍、質(zhì)量水平和移交時間,又要明確違約責(zé)任,以保證檔案資料的真實(shí)完整。

第3篇：檔案管理分類方案范文

（一）區(qū)分不同價值

檔案提供利用是以館（室）藏檔案信息資源為基礎(chǔ)，通過一定的方式、方法直接提供檔案為利用者服務(wù)的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。實(shí)現(xiàn)檔案價值的邏輯起點(diǎn)是指檔案在滿足人們需要，體現(xiàn)其使用價值的具體實(shí)踐的邏輯行程中所經(jīng)歷的首要環(huán)節(jié)。因此，我們要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價值，劃定不同保管期限。通過將不同價值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時間，同時不同價值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便。由此可見，檔案客體一經(jīng)形成，就與未來的檔案用戶之間存在著一種潛在的價值關(guān)系。而檔案的價值只有當(dāng)檔案客體獲得檔案用戶的實(shí)際利用時，其與檔案用戶主體所構(gòu)成的潛在價值關(guān)系才能轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的價值關(guān)系，檔案價值才得以真正實(shí)現(xiàn)

（二）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。因此，保存檔案并非是檔案工作的目的，而只是檔案工作的開始，遵循文件的形成規(guī)律，提供檔案為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，并產(chǎn)生良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益是一切檔案管理工作的最終目的。所以，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

（三）要便于保管利用

這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。從根本上說，保管和利用是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時間或文號對歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個檔案盒中，從長遠(yuǎn)看，特別是對檔案移交進(jìn)館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。

二、不斷規(guī)范文書檔案管理途徑

（一）做好分類，嚴(yán)格登記

對歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對將來館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。首先，在一年度下進(jìn)行歸檔文件分類。這是以“件”為單位進(jìn)行分類。歸檔文件的分類是整理工作中的一個非常重要的環(huán)節(jié)，分類工作的好壞直接關(guān)系到歸檔文件整理的質(zhì)量。各單位要根據(jù)自身的特點(diǎn)，按照科學(xué)、適用的原則，選擇分類方法，制定分類方案。其次，按“年度―保管期限”方案分類。按這種方案分類的單位，就是將一年度應(yīng)歸檔的文件材料按永久、長期和短期三種保管期限分開。但在這一階段因還未對文件進(jìn)行劃分保管期限，所以，按這種方案整理的單位，在此只按確定“件”的原則，將一“件”的文件材料分在一起。等到歸檔文件劃分保管期限時，再按保管期限分開。另外，要嚴(yán)格登記。對本單位的收發(fā)文件進(jìn)行登記，保證本單位主要文件的系統(tǒng)齊全。本單位發(fā)文，應(yīng)編號發(fā)出，單位收文應(yīng)先登記后使用。通過登記，對來往行文、機(jī)關(guān)內(nèi)部文件、會議文件等逐件建帳，做到家底清楚，有據(jù)可查。

（二）提高檔案管理人員的綜合服務(wù)能力

檔案人員要練就過硬的業(yè)務(wù)技能，檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使檔案服務(wù)成為一項(xiàng)面向大眾的服務(wù)，讓越來越多的人能正確認(rèn)識和利用檔案。

（三）要提前布置、完善機(jī)制

首先，要提前布置。檔案是反映專員辦業(yè)務(wù)工作的重要載體。因此，我們必須要求將檔案建設(shè)作為深化本單位工作、推進(jìn)業(yè)務(wù)機(jī)制建設(shè)和全面提升內(nèi)部管理水平的基礎(chǔ)工作，做好整理歸檔。其次，要完善機(jī)制。重點(diǎn)是要按照《檔案法》規(guī)定做好文書檔案保管期限表，結(jié)合實(shí)際完善本單位的文書檔案管理規(guī)定，確保文書檔案管理規(guī)范有序。本單位檔案管理部門要及時對各檔案員進(jìn)行輔導(dǎo)，并按照新要求做好文書檔案的整理歸檔工作，確保檔案資料歸檔及時完整、保管規(guī)范有序、調(diào)閱快捷方便。第三，注重規(guī)范整理方面。落實(shí)專人負(fù)責(zé)檔案工作，嚴(yán)格按檔案歸檔整理的要求進(jìn)行歸檔和整理，并結(jié)合電子設(shè)備進(jìn)行操作，確保檔案規(guī)范化、信息化；在注重檔案“收、管、用”方面。按檔案保管要求，進(jìn)行專柜保管，并明確檔案管理、保管、利用、借閱等各項(xiàng)制度，確保檔案保密性和借閱的規(guī)范性。

第4篇：檔案管理分類方案范文

1.新形勢背景下水利工程檔案管理的現(xiàn)狀分析

新形勢背景下的檔案管理工作調(diào)整與落實(shí)，其側(cè)重點(diǎn)是對現(xiàn)有文件進(jìn)行收集與整理，并沒有從信息化技術(shù)應(yīng)用、專業(yè)化管理、信息資源分類的角度進(jìn)行維度化管理，進(jìn)而出現(xiàn)水利工程檔案管理不全面、文件信息丟失的情況?，F(xiàn)有水利工程檔案管理仍然存在資料分類劃分不明確、檔案存儲安全系數(shù)不高的情況。雖然承包單位注意到新形勢背景下的信息資源利用，但是，水利工程檔案的信息收集、整理、采集及存儲等方面仍然缺少相應(yīng)的配套管理方案，直接影響水利工程的資料信息應(yīng)用。例如，水利工程的方案設(shè)計(jì)、施工技術(shù)及材料應(yīng)用、竣工后的質(zhì)量檢驗(yàn)都需要工藝參數(shù)、設(shè)計(jì)圖紙、維修技術(shù)、施工技術(shù)等資料作為依據(jù)，但是，部分水利工程的檔案資料管理以紙化文件為主，信息技術(shù)并沒有獲得廣泛的應(yīng)用，進(jìn)而影響后續(xù)的水利工程維護(hù)、驗(yàn)收、財(cái)務(wù)核算工作的落實(shí)[2]。

2.水利工程檔案管理創(chuàng)新的弊端分析

2.1管理體亟待完善

新形勢背景下的水利工程檔案管理逐漸向信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，但是，其信息化管理體系仍需進(jìn)一步完善，進(jìn)而影響水利工程檔案應(yīng)用的及時性及全面性[3]。一方面，水利工程項(xiàng)目本身的環(huán)節(jié)、施工所需技術(shù)、材料、設(shè)備等方面具有復(fù)雜性，這相對增加了檔案信息資源收集、整理、存儲的難度，而部分承包單位在對檔案信息進(jìn)行處理與管理的過程中，缺少層次性劃分，其文件收集及存儲缺少系統(tǒng)性，極容易出現(xiàn)檔案資料不完整、信息利用率降低的情況。另一方面，承包單位在構(gòu)建檔案管理制度的過程中，其制度并沒有從檔案信息收集、存儲、計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫安全性等相關(guān)細(xì)節(jié)的角度進(jìn)行構(gòu)建，嚴(yán)重影響水利工程檔案管理質(zhì)量的提升。

2.2管理標(biāo)準(zhǔn)仍需調(diào)整

之所以出現(xiàn)檔案資料信息利用率降低的情況，其關(guān)鍵性的問題是水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不完善，并沒有針對檔案信息的不同環(huán)節(jié)、信息不同存在方式、應(yīng)用方式等方面進(jìn)行專項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)制定，直接影響水利工程檔案信息的管理質(zhì)量。部分水利工程檔案信息管理工作的開展，其過于籠統(tǒng)化，并沒有針對不同的文件進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，嚴(yán)重影響信息資料的嚴(yán)謹(jǐn)性、全面性。例如，在對工程量計(jì)價清單進(jìn)行信息收集與整理時，工作人員只是針對工程量計(jì)價清單的基礎(chǔ)信息進(jìn)行整理，并沒有結(jié)合工程變動、材料替換等方面進(jìn)行信息收集，其最終收集的工程量計(jì)價清單就會存在失真現(xiàn)象，這是水利工程檔案管理缺少標(biāo)準(zhǔn)制定的基本表現(xiàn)形式。

2.3管理張弛失度，人性化融入不足

首先，部分承包單位在構(gòu)建針對工程檔案的管理制度時，其管理理念仍然以傳統(tǒng)檔案管理為主，并沒有對信息化技術(shù)的應(yīng)用、信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)用等方面進(jìn)行專項(xiàng)落實(shí)，進(jìn)而影響數(shù)據(jù)資源的錄入及應(yīng)用。其次，在管理張弛失度的情況下，檔案數(shù)據(jù)庫的信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，忽略檔案管理人員本身的技能、工作方式及專業(yè)能力，直接影響檔案管理制度的專項(xiàng)落實(shí)。例如，檔案管理人員在對檔案信息進(jìn)行收集、整理、存儲的過程中，其管理層過于注重信息資源的及時性，并沒有從實(shí)際的信息工作量進(jìn)行入手，進(jìn)而出現(xiàn)檔案信息收集過于隨意，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的情況，影響水利工程檔案信息的有效利用率。最后，管理方式及檔案管理理念的欠缺，嚴(yán)重阻礙檔案信息無紙化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，也降低了信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與構(gòu)建。

3.優(yōu)化水利工程檔案管理工作的可行性措施

3.1完善水利工程檔案管理體系

檔案信息管理制度注重紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存檔、信息篩查等方面進(jìn)行綜合籌劃，這對水利工程的檔案信息整理、應(yīng)用等方面的優(yōu)化有積極作用。在注重水利工程檔案管理體系構(gòu)建及完善的過程中，其管理體系需要圍繞水利工程的不同環(huán)節(jié)、不同信息資料進(jìn)行針對性管理，注重檔案管理體系的層次化、系統(tǒng)化構(gòu)建，是提高資源利用率、信息資源應(yīng)用價值的基礎(chǔ)性工作，其管理體系的構(gòu)建如下所示：

針對水利工程的不同階段、不同文件資料進(jìn)行分類處理，是實(shí)現(xiàn)檔案管理落實(shí)及創(chuàng)新的基礎(chǔ)性工作。水利工程立項(xiàng)注重的檔案資料管理，需要針對工程評估書、財(cái)務(wù)預(yù)算等相關(guān)文件資料進(jìn)行管理，圖紙?jiān)O(shè)計(jì)及施工階段，其檔案信息管理需要從技術(shù)參數(shù)、工程規(guī)格、工程量計(jì)價清單等多項(xiàng)資料入手，以此提高檔案信息資源收集、存儲的全面性。工程驗(yàn)收及維護(hù)需要從質(zhì)量評估、維修方式、驗(yàn)收報(bào)告等多角度進(jìn)行分析，以注重資料歸檔的方式，完善信息化檔案管理體系的構(gòu)建。注重檔案信息管理體系構(gòu)建，是從檔案資源收集方向的角度，為后續(xù)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、管理方式落實(shí)等方面提供依據(jù)。充分考慮水利工程檔案信息的復(fù)雜性，并從信息分類、采集、整理、存儲等環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)管理，可以相對提高水利工程檔案管理的規(guī)范性及系統(tǒng)性。最后，針對不同的施工環(huán)節(jié)進(jìn)行信息資源分類與整理，并明確信息化檔案庫的管理方向，對推動檔案信息管理及資料信息應(yīng)用有積極作用。

3.2完善水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在注重水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善的過程中，需要針對水利工程本身的環(huán)節(jié)、工作流程、文件性質(zhì)等方面進(jìn)行專項(xiàng)處理，注重維度化工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，是推動信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)站安全防護(hù)的關(guān)鍵，其各項(xiàng)檔案信息的管理標(biāo)準(zhǔn)如下：

結(jié)合水利工程的財(cái)務(wù)收益、各環(huán)節(jié)特性及信息化數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)，其檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要一全面、準(zhǔn)確、及時、安全、科學(xué)、規(guī)范為主，這對實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的細(xì)節(jié)化、工作人員的培訓(xùn)教育方向明確，有積極作用。在注重檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建的基礎(chǔ)上，需要注重各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)，可以采用培訓(xùn)與宣傳的方式，對檔案管理人員的資質(zhì)、信息技術(shù)應(yīng)用能力及檔案管理理念等方面進(jìn)行針對性優(yōu)化，這對水利工程的檔案信息分類、資料安全性提升有積極作用。此外，在注重檔案管理指標(biāo)明確的過程中，還需要從應(yīng)急預(yù)案、工程糾紛、第三方監(jiān)管平臺信息查閱等角度進(jìn)行調(diào)整，利用檔案管理標(biāo)準(zhǔn)完善水利工程的檔案信息，對承包單位給的工程業(yè)務(wù)拓展、工程項(xiàng)目開發(fā)等方面有推動作用。由于部分工作人員自身對水利工程檔案的功能及價值分析等方面存在技術(shù)差距，其信息資料的收集與整理等方面也會存在明顯差異，所以，注重針對水利工程各環(huán)節(jié)文件的檔案存儲管理標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整，可以進(jìn)一步推動影響數(shù)據(jù)庫建設(shè)及管理制度的落實(shí)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)需要細(xì)節(jié)化、全面化、科學(xué)化、維度化調(diào)整，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)信息、工程方案、工藝參數(shù)等相關(guān)信息資源的有效應(yīng)用價值。

3.3人性化與約束化的管理落實(shí)

水利工程檔案管理工作的落實(shí)仍然存在張弛失度、缺少人性化設(shè)計(jì)的問題，管理人員與檔案工作人員之間無法形成有效溝通，嚴(yán)重影響水利工程檔案信息的管理與應(yīng)用。基于此問題，在完善水利工程檔案管理體系及明確管理標(biāo)準(zhǔn)的前提下，需要注重人性化與約束化的管理理念落實(shí)，這是優(yōu)化檔案管理方法的必然需求。首先，利用培訓(xùn)體系的構(gòu)建，對檔案管理人員的工作態(tài)度、工作方式、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面進(jìn)行培訓(xùn)，以提高檔案管理人員本身工作能力的方式，推動信息化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其次，利用獎勵機(jī)制與約束制度，對檔案管理人員的信息收集方式、信息整理速度、信息化技術(shù)應(yīng)用質(zhì)量等方面進(jìn)行專項(xiàng)管理，例如，對電子文件進(jìn)行單機(jī)管理，這對提高水利工程檔案信息的真實(shí)性及有效利用率有積極作用。再次，人性化與約束化的管理落實(shí)，需要對不同的檔案信息進(jìn)行針對性分析，充分考慮檔案信息整理、存儲的工作量，以此實(shí)現(xiàn)人性化管理的落實(shí)。最后，水利工程檔案信息的管理工作，需要根據(jù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫構(gòu)建、工作特性進(jìn)行制度落實(shí)，以此確保檔案信息資源全面、準(zhǔn)確及有效。

第5篇：檔案管理分類方案范文

摘要檔案管理是功夫在當(dāng)下、受益在未來的工作。如何結(jié)合自身特點(diǎn)與條件，利用信息技術(shù)因需制宜地制定出企業(yè)檔案管理體系是企業(yè)檔案工作的首要任務(wù)，而檔案分類是其核心內(nèi)容。

關(guān)鍵詞檔案 大流水分類 實(shí)踐

一、檔案分類概述

（一）檔案分類的基本要求、標(biāo)準(zhǔn)

全宗內(nèi)檔案的分類要根據(jù)每一個立檔單位檔案的形成規(guī)律，選擇適合的分類方法，合理設(shè)置類目，準(zhǔn)確歸類。所設(shè)置類別的總和要覆蓋全部檔案，既不能出現(xiàn)無實(shí)際檔案的“虛類”，也不允許存在未納入任何類別的“多余”檔案。分類標(biāo)準(zhǔn)的選用是檔案分類的關(guān)鍵步驟，要根據(jù)檔案的數(shù)量、內(nèi)容、分類層次、實(shí)際工作需要、檔案管理的原基礎(chǔ)等進(jìn)行具體分析、比較，選擇恰當(dāng)?shù)姆诸悩?biāo)準(zhǔn)。

（二）傳統(tǒng)分類

傳統(tǒng)的檔案分類一般將檔案逐級劃分為幾級類目，存在一級、二級、三級、四級或更多層級，檔案流水號小，在紙質(zhì)版目錄中查找信息快。有時，為體現(xiàn)檔案的保管期限，還在分類號中增加永久和長期的代碼，此種分類可以在檔案分類號（檔號）中直觀地反映出本年度的收檔數(shù)量，以及永久保管期限檔案的數(shù)量等信息。

（三）大流水分類

在信息化條件下，可以充分借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對檔案分類予以簡化，只分一級類目即文書檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案等，或分到二級類目后不再往下細(xì)分。這種分類以計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)為基本平臺，流水號明顯偏大，檔案管理者與使用者不能從直觀的檔號中得到太多信息?？梢酝ㄟ^歸檔年份檢索出當(dāng)年歸檔的檔案數(shù)量并形成目錄，從而快速查看年度收檔情況，也可通過多條件檢索，找出具體某一年永久保管檔案的全部檔案目錄信息，完成傳統(tǒng)分類中三級、四級下檔案分類中可以獲得的相關(guān)信息。

二、大流水分類的實(shí)踐及優(yōu)點(diǎn)

盡管檔案大流水分類不違背檔案分類的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，但它卻與傳統(tǒng)的檔案分類差別較大，在實(shí)踐中并不多見。始建于2005年5月的某公司即采用了大流水分類方式和某檔案管理軟件，應(yīng)用已達(dá)10年，館藏突破了10萬卷（件），并于2013年11月順利通過了國家檔案局的專項(xiàng)驗(yàn)收，檔案大流水分類由此得到了國家權(quán)威部門的首肯。對比傳統(tǒng)的分類方案，大流水分類方案有下列優(yōu)點(diǎn)。

（一）可用較少的人員完成大量繁瑣的工作

檔案管理人員從庫房整理中解放出來，僅用傳統(tǒng)分類模式下1/5左右的人員就可完成同規(guī)模的檔案管理工作；同時，可快速檢索，為一人多崗、精兵簡政的新型管理機(jī)制提供支撐。比如設(shè)備試壓記錄的原件（包括實(shí)體及程序）就是在網(wǎng)絡(luò)管理平臺中產(chǎn)生，并未走紙質(zhì)版審批流程，這既能保證檔案的全面、及時、高質(zhì)量地應(yīng)歸盡歸，又能幫助技術(shù)人員直觀、方便、快捷、全面地獲取信息，并且在其管理范圍擴(kuò)大時，也可以在一級類目內(nèi)查找到所需信息，不會在檔案檢索時產(chǎn)生跨類檢索的麻煩。

（二）可用較小的庫房面積，保管更多的檔案

檔案是逐漸積累而不斷增加的，與其相適應(yīng)的檔案存儲空間就要求越來越大。在傳統(tǒng)檔案分類方式下，要求檔案室在建設(shè)之初就要預(yù)留足夠的空間，投資較大。隨著檔案的積累，檔案庫房會出現(xiàn)空間不足的問題，檔案人員即使不停地通過倒架來調(diào)整預(yù)留空間，也無法滿足歸檔的需求。采用分類大流水后可杜絕倒架工作，最大限度地利用檔案空間，同時也滿足多部門同時歸檔，或同部門歸檔多個裝置的技術(shù)檔案的要求，保證隨時可完成歸檔工作。

（三）可應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件支撐檔案管理工作

大流水分類為中油檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用提供了條件，而中油檔案管理軟件的應(yīng)用，又彌補(bǔ)了大流水不利于查找等方面的不足。中油檔案管理系統(tǒng)的推行使用，使中油檔案管理水平整體大幅提高，經(jīng)過幾年的運(yùn)行，在檔案檢索及各部門間工作分工明確等優(yōu)勢體現(xiàn)得非常明顯，特別是通過系統(tǒng)可以制定各種報(bào)表及分類檢查目錄，并打印出相關(guān)企業(yè)檔案目錄則是以往檔案管理軟件無法做到的，為檔案查找提供了方便。

三、大流水分類的不足及應(yīng)對措施

（一）影響檔案的連續(xù)性，破壞檔案的內(nèi)在聯(lián)系

檔案按事件收集或按項(xiàng)目歸檔，有一定的內(nèi)在連續(xù)性，而大流水分類盡管做到了隨時歸檔，但卻分類不細(xì)，導(dǎo)致檔案的連續(xù)性較差，破壞了部分檔案的內(nèi)存聯(lián)系。

（二）檔案檢索對計(jì)算機(jī)的依賴較大

使用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)與大流水分類后，檔案室的館藏檔案只有通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檢索出檔案號后方可查找利用，如果有朝一日網(wǎng)絡(luò)故障，則將無法正常工作。

（三）對管理環(huán)境要求較高

第6篇：檔案管理分類方案范文

1.1為加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作，提高歸檔電子文件的整理質(zhì)量，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

1.2本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔電子文件整理的原則和方法。

1.3本標(biāo)準(zhǔn)適用于我區(qū)各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體。企事業(yè)單位和其它社會組織可參照執(zhí)行。

2.定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義

2.1電子文件

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

2.2歸檔電子文件

指立檔單位在職能活動中產(chǎn)生的，具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，主要包括文本文件、背景信息和元素?fù)?jù)。

2.2.1文本文件：一般用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動中形成的公文、報(bào)表和軟件說明等。

2.2.2背景信息：指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結(jié)果、上下關(guān)系以及對其產(chǎn)生明顯影響的歷史環(huán)境等信息。

2.2.3元數(shù)據(jù)――指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

2.3歸檔電子文件整理

將歸檔電子文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、著錄、編號、編目，使之有序化的過程。

2.4件

歸檔電子文件的整理單位。每份歸檔電子文件為一件。

3.整理原則

遵循電子文件的形成規(guī)律，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

4.質(zhì)量要求

4.1歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，特別是相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的齊全完整。

4.2歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)有效，歸檔電子文件的文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件應(yīng)包括形成記錄和最新版本，各種文件的草稿、定稿依據(jù)需要?dú)w檔。有條件的單位應(yīng)采用電子文件簽章技術(shù)或認(rèn)證體系等確認(rèn)電子文件的有效性。

4.3歸檔的電子文件應(yīng)采用國家規(guī)定的規(guī)范格式，以保證電子文件的長期可讀性。

4.4歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過整理和編輯。

5.整理方法

邏輯歸檔的電子文件一般不要進(jìn)行整理。物理歸檔的電子文件必須進(jìn)行整理。

5.1分類

同一單位的電子文件應(yīng)在其全總內(nèi)按：

（1）檔案類別――年度――保管期限

（2）檔案類別――保管期限――年度

（3）檔案類別――年度――保管期限――機(jī)構(gòu)（問題）

（4）檔案類別――保管期限――年度――年度――機(jī)構(gòu)（問題）

等分類方案中的一種進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

5.1.1按年度分類

將電子文件按其形成年度分類。

5.1.2按保管期限分類

將電子文件按劃定保管期限分類。

5.1.3按機(jī)構(gòu)（問題）分類

將電子文件按其形成或承辦結(jié)構(gòu)（問題）分類。

指導(dǎo)性分類方案如下：

（1）所有單位都可按檔案類別――年度――保管期限分類方案進(jìn)行分類。區(qū)直單位一般按檔案類別――年度――保管期限――結(jié)構(gòu)分類方案進(jìn)行分類。

（2）市縣級單位一般按檔案類別――年度――保管期限――問題分類方案進(jìn)行分類。問題類包括黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類三大類。

（3）自治區(qū)各級黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（室）可按自治區(qū)檔案局制定的分類方案進(jìn)行分類。(詳見文書檔案分類方案)

（4）有檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的單位可按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

5.2排列

歸檔電子文件應(yīng)在分類方案最低一級類目內(nèi)，按電子文件成文時間先后順序排列。

5.3編號

歸檔電子文件應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編號。

5.4著錄標(biāo)引

歸檔電子文件使用《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》，按照《檔案著錄規(guī)則》著錄標(biāo)引，著錄項(xiàng)目依照《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》設(shè)置項(xiàng)目進(jìn)行。

5.4.1檔案類別

電子文件檔案的一級類目名稱。

5.4.2類目

作為電子文件分類方案類目的結(jié)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

5.4.3保管期限

歸檔電子文件額保管期限的簡稱。

5.4.4年度

歸檔電子文件的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如2005。

5.4.5全宗號

檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.6盒號

兩套制歸檔電子文件相對的紙質(zhì)檔案盒的排列順序。

5.4.7件號

電子文件的排列順序號。編制方法位：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按電子文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。

5.4.8題名

電子文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，要自擬標(biāo)題，外加“[]”號。

5.4.9文號

電子文件的發(fā)文字號。

5.4.10責(zé)任者

制發(fā)電子文件的組織或個人。即電子文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

5.4.11頁數(shù)

每一件歸檔電子文件的頁數(shù)。

5.4.12密級

電子文件保密程度的等級。

5.4.13備注

注釋電子文件需說明的情況。

5.4.14主題詞

在標(biāo)引盒檢索中用以表達(dá)電子文件主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

5.4.15成文時間

電子文件的形成時間。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20050303。

5.4.16稿本

電子文件的文稿。文本盒版本。

5.4.17載體類型

歸檔電子文件存儲載體類型的名稱。

5.4.18載體數(shù)量

采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

5.4.19載體單位

電子文件存儲載體的統(tǒng)計(jì)單位。采用“張”、“盒”、“個”標(biāo)注。

5.4.20載體規(guī)格

電子文件存儲載體的尺寸及型號等。

5.4.21電子文檔號

電子文件編號。各單位賦予每份電子文件的代碼。

5.4.22信息類型

電子文件的信息存在形式分類名稱。

5.4.23全文標(biāo)識

對特別重要的電子文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識加以區(qū)別。

5.4.24電子文件背景信息

指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結(jié)果、上下關(guān)系以及對其產(chǎn)生明顯影響的歷史環(huán)境等信息。

5.4.25原文位置

描述機(jī)讀的電子文件全文位置及文件名、文件類型的一組字符串

5.5編目

歸檔電子文件應(yīng)依據(jù)分類方案盒件號順序歸檔電子文件機(jī)讀目錄。

5.5.1歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。編目在《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行。

第7篇：檔案管理分類方案范文

【關(guān)鍵詞】新時期；機(jī)構(gòu)編制；檔案管理

引言

檔案的記錄是真實(shí)事件和信息的反映，對于機(jī)構(gòu)編制管理其實(shí)就是指在機(jī)構(gòu)或者企業(yè)內(nèi)部的人力資源配置、部門配置、工作人員數(shù)量結(jié)果上面的配置以及組織形式的管理，其中機(jī)構(gòu)編制的檔案管理就是要對機(jī)構(gòu)內(nèi)的工作記錄和信息進(jìn)行管理。

一、新時期機(jī)構(gòu)編制的檔案管理的現(xiàn)狀

目前許多機(jī)構(gòu)編制的檔案管理還一直沿用以前的管理方式，因?yàn)闄n案的數(shù)量比較多并且內(nèi)容也十分豐富，時間跨度也比較大，而且以前的檔案管理是一直處于密不透風(fēng)的狀態(tài)，所以難免有些檔案管理會出現(xiàn)受潮的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致了部分檔案因?yàn)楣芾聿簧频脑蚨鴣G失。以前傳統(tǒng)的檔案大多都是用紙質(zhì)的，所以保存性就不是很好。目前機(jī)構(gòu)編制的檔案主要存在的問題在于：1.檔案編號存在不完整的現(xiàn)象。因?yàn)闄n案涉及的資料比較多，這就要求在機(jī)構(gòu)編制中的工作人員要對其進(jìn)行分類處理并且編上序號，這是為了以后查找起來更加方便。2.分類時標(biāo)題模糊不清，有些檔案沒有歸結(jié)于檔案的具體內(nèi)容，張冠李戴亂用標(biāo)題，有些標(biāo)題還不能夠反映檔案內(nèi)容。3.大部分檔案都缺乏卷內(nèi)目錄，這樣查找起來就比較困難。4.檔案沒有標(biāo)注頁碼，即使出現(xiàn)文章不連貫掉頁碼的現(xiàn)象也都不知道。5.在分類檔案時，情況太混亂，有些是按照時間年限，有些是按照職能部門管轄范圍分類。

二、新時期機(jī)構(gòu)編制的檔案管理策略

（一）提高方案管理人員的自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)

一個企業(yè)的機(jī)構(gòu)編制的檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)類也是一項(xiàng)具有業(yè)務(wù)性質(zhì)的工作，這就要要求機(jī)構(gòu)編制檔案管理的在崗人員首先自身要有較強(qiáng)的分類的能力，能夠規(guī)范清晰地將檔案歸類，同時還需要有比較強(qiáng)的管理意識，能夠比較專業(yè)和先進(jìn)的服務(wù)理念，要明確檔案管理工作人員不再是倉庫管理人員。實(shí)施一定的競爭機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理人員之間的競爭，壯大管理人員隊(duì)伍。因?yàn)槠毡榈墓芾砣藛T的素質(zhì)都比較低，并且在這個崗位上一些優(yōu)秀的人才認(rèn)為此崗位沒有太大的晉升空間所以大多不愿意承擔(dān)這個任務(wù)，所以就導(dǎo)致了現(xiàn)在在崗的工作人員整體的能力不強(qiáng)，這樣會牽制整個機(jī)構(gòu)編制的方案管理水平的提高。相關(guān)部門也要重視檔案管理工作人員的能力培訓(xùn)，經(jīng)過培訓(xùn)之后工作人員的能力就有所提高，定期開展一定的培訓(xùn)課程在增加工作人員自身能力的同時，也能做好管理工作。也可以選擇到一些先進(jìn)檔案管理工作的示范區(qū)參觀工作，借鑒其他地區(qū)的檔案管理理念，從而豐富自己的管理經(jīng)驗(yàn)，還可以邀請經(jīng)驗(yàn)特別豐富的工作人員或者領(lǐng)導(dǎo)對本地區(qū)的工作提出意見或建議。定期開展相關(guān)理論知識的考核，檢驗(yàn)工作人員掌握關(guān)于機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的知識情況。還要實(shí)時了解檔案工作的最新狀況和未來可能發(fā)展的方向，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)來指導(dǎo)管理工作。在實(shí)際探索中不斷改變管理方式來順應(yīng)時展。制定一套關(guān)于工作人員之間的激勵和獎懲制度，鼓勵工作人員投身和熱衷于檔案管理工作中，每個月或者每個年度要及時總結(jié)工作和員工的工作表現(xiàn)，對于表現(xiàn)好的員工要給予獎勵，對于表現(xiàn)不好的員工給予一定的懲罰，有了獎懲制度的管束相關(guān)工作人員會克制一些不好的行為并且能夠努力好好工作。

（二）嚴(yán)格要求檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

機(jī)構(gòu)編制中的檔案管理要求所管理的資料要齊全和完整，要求分類的質(zhì)量高。這是檢驗(yàn)一個機(jī)構(gòu)編制的檔案管理水平的高低標(biāo)準(zhǔn)，那么針對于目前檔案管理中的材料不完整的現(xiàn)狀，相關(guān)部門要重點(diǎn)把握這些問題存在的源頭。一些領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)施新規(guī)定前期要參與干涉管理工作，讓管理工作人員可以有個標(biāo)準(zhǔn)參考。對材料的管理除了要完整之外還要求要精益求精，排除一些用處不大的資料，將檔案中的重點(diǎn)記錄下來做好分類。對于沒有形成完整的資料要采用“記事”的方法，通過相關(guān)部門的允許下，最大限度做好記錄工作。

（三）采取現(xiàn)代化管理方式，促進(jìn)管理方式的轉(zhuǎn)變

雖然一些管理方式加入了一些現(xiàn)代管理的理念并且得到了廣泛應(yīng)用，但是有些基于檔案的數(shù)量比較大，因此工作就比較繁雜。所以目前最主要的任務(wù)就是要加強(qiáng)現(xiàn)代管理的模式。比如：完整檔案管理的流程、采用先進(jìn)的科技技術(shù)管理、與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合等。1.完整檔案管理的流程。就是要在管理過程中每項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)明確，有一套完整的流程并且要嚴(yán)格按照流程完成工作，采用機(jī)構(gòu)編制檔案管理的相關(guān)流程和程序，這樣就可以減少一些工作，并且提高工作效率。2.引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)完成管理工作，使整個工作更加智能化，人們只是起到輔助作用，引進(jìn)可以對檔案管理室進(jìn)行殺菌、控制濕度和溫度的環(huán)境，這樣檔案就減少受潮的機(jī)率。3.可以利用聯(lián)網(wǎng)將需要?dú)w檔的資料保存到網(wǎng)絡(luò)中，如果有相關(guān)人員要提取或者查看資料可以登錄查看，這樣就可以減輕工作人員的工作量，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化，能夠大大提高工作效率。

結(jié)束語

綜上所述，新時期的機(jī)構(gòu)編制中的檔案管理工作雖然存在一些問題，我們首先要重視這些問題的存在，才能夠針對這些問題提出一些解決辦法，從而能夠提高管理工作的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[3]楊小梅.以實(shí)名制管理促機(jī)構(gòu)編制檔案管理信息化[J].城市建設(shè)理論研究(電子版),2013,1(6).

[4]張予宏.基于關(guān)鍵詞的檔案局(館)人員編制、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)與職能配置文獻(xiàn)分析[J].檔案管理,2015,11(5):58-59.

第8篇：檔案管理分類方案范文

關(guān)鍵詞：林權(quán)；檔案；管理；鎮(zhèn)巴縣

1　 林權(quán)檔案的重要性

林權(quán)檔案是在集體林權(quán)制度改革過程中形成的具有保存價值的文件、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式的原始記錄；是林權(quán)發(fā)證的前提和成果資料，更是林權(quán)權(quán)利人擁有各項(xiàng)林權(quán)權(quán)利的原始材料；是依法管理林權(quán)的基礎(chǔ)，也是發(fā)展現(xiàn)代林業(yè)要求。

完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的林權(quán)檔案，是林改工作的客觀反映和重要?dú)v史憑證，對鞏固集體林權(quán)制度改革成果、維護(hù)林權(quán)權(quán)利人擁有合法權(quán)益、穩(wěn)定農(nóng)村土地承包關(guān)系都具有重大意義。

2　 林權(quán)檔案的分類

2.1 綜合類

（1）機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員調(diào)配、人事任免、啟用印章等文件。（2）會議文件，包括通知、名單、議程、報(bào)告、講話、決議、紀(jì)要重要的影像資料等。（3）林權(quán)制度改革政策性文件，國家、省市主管部門和各級政府下發(fā)的文件。（4）宣傳和培訓(xùn)資料，重要的影像資料等。（5）林改進(jìn)行過程中形成的文件材料、請示和批復(fù)。（6）上級領(lǐng)導(dǎo)檢查林改工作時形成的材料，階段性驗(yàn)收材料。

2.2 資源調(diào)查類

（1）鄉(xiāng)鎮(zhèn)資源調(diào)查摸底表。（2）調(diào)查匯總表。（3）資源調(diào)查結(jié)果公示表、公示記錄。（4）對公示的異議及處理記錄。

2.3 承包合同類

（1）林地承包小組成立記錄、林地承包方案、林地承包方案討論記錄及“四簽”記錄、公示記錄。（2）村組林地承包方案的審批文件。（3）林地承包合同。（4）外業(yè)形成的村組林地宗地圖。（5）聯(lián)戶發(fā)證委托材料。（6）集體山林股份制章程。（7）集體林地拍賣公告、拍賣協(xié)議書等。

2.4 林權(quán)登記類

（1）經(jīng)縣級以上人民政府批準(zhǔn)生效的林權(quán)登記申請表及其附圖。（2）林權(quán)登記人申請林權(quán)登記的權(quán)屬證明材料。（3）林權(quán)登記人的人身證明材料。（4）涉及的異議材料和登記機(jī)關(guān)的調(diào)查材料和審查意見。（5）林權(quán)發(fā)證登記表。（6）林權(quán)發(fā)放登記臺帳。（7）林權(quán)登記發(fā)證前公示表。（8）林權(quán)證管理信息系統(tǒng)林權(quán)發(fā)證數(shù)據(jù)備份。

2.5 糾紛調(diào)處類

（1）群眾來信來訪材料。（2）糾紛調(diào)處記錄。（3）糾紛調(diào)處協(xié)議。（4）上級批轉(zhuǎn)的糾紛材料及調(diào)處結(jié)果。

3 林權(quán)檔案的管理

3.1 建章立制

制定林權(quán)檔案收集、保密、保管和利用的規(guī)范化制度，建立健全包括庫房管理制度、檔案查閱利用制度、管理人員工作職責(zé)等一系列規(guī)章制度，做到用制度來辦好事、管好人，為檔案的永久保存和利用提供有效的制度保障機(jī)制。

3.2 規(guī)范整理

林權(quán)檔案作為文書檔案整理。按照林權(quán)檔案歸檔分類的要求，以村（組）為單位立卷整理，一村（組）一卷或數(shù)卷。林權(quán)檔案按專門檔案單獨(dú)排列，單獨(dú)編號，單獨(dú)編制歸檔文件目錄或案卷目錄。整理檔案使用的檔案盒、卷皮必須符合相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)。對于以電子載體的林權(quán)檔案，要做到雙備份，確保電子林權(quán)檔案數(shù)據(jù)不得丟失。

3.3 完善設(shè)施設(shè)備

林權(quán)檔案作為重要的歷史依據(jù)，這就要求對檔案管理設(shè)施設(shè)備加大投入。必須建立專用檔案庫房和專用檔案柜等設(shè)施和設(shè)備，采取各種防范措施來做好防火、防盜、防潮、防污染、防鼠、防蟲、防高溫等工作，以確保林權(quán)檔案的安全。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)

林權(quán)檔案管理工作是一專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求我們檔案管理人員必須非常熟悉集體林權(quán)制度改革的全過程和常規(guī)檔案管理的專業(yè)知識。這就要求檔案管理人員對集體林權(quán)制度改革的內(nèi)容和工作程序進(jìn)行認(rèn)真地學(xué)習(xí)，掌握集體林權(quán)制度改革各階段所產(chǎn)的相關(guān)林權(quán)檔案和檔案歸案范圍及有效期。并對常規(guī)檔案管理的專業(yè)知識也要進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，來提高檔案管理的業(yè)務(wù)技能。

3.5 社會化服務(wù)

檔案的管理最終落腳點(diǎn)是為社會服務(wù)。林權(quán)檔案在確保保密的情況下，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)章制度，為人們的生產(chǎn)、生活服務(wù)。林權(quán)改革檔案，不得借出檔案室外，檔案管理人員對借閱林權(quán)檔案人員的身份證明要認(rèn)真核實(shí)登記，并對歸還的林權(quán)改革檔案在借閱者面前進(jìn)行認(rèn)真查驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)案卷有被拆、卷內(nèi)文件材料有被抽取、涂改、勾畫、增刪、污損或短缺的應(yīng)及時向上級主管部門匯報(bào)，追究查閱者的法律責(zé)任。

第9篇：檔案管理分類方案范文

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；城市規(guī)劃；項(xiàng)目生命周期理論

一個城市規(guī)劃項(xiàng)目從立項(xiàng)到完成所經(jīng)過的各個階段，由于項(xiàng)目的側(cè)重點(diǎn)發(fā)生改變，對應(yīng)的檔案管理工作也會發(fā)生變化。基于項(xiàng)目生命周期理論，城市規(guī)劃項(xiàng)目可以分為四個階段，分別是立項(xiàng)期、啟動期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準(zhǔn)確、高效地做好檔案管理工作，客觀地記錄項(xiàng)目編制過程的真實(shí)情況，更好地服務(wù)后續(xù)其他規(guī)劃項(xiàng)目，具有重要的意義?；陧?xiàng)目生命周期理論的城市規(guī)劃檔案的信息化管理是未來主流的管理模式。本文以增城市城市規(guī)劃設(shè)計(jì)室（以下簡稱設(shè)計(jì)院）的協(xié)同辦公系統(tǒng)為例，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目管理模塊在實(shí)際工作中運(yùn)行情況進(jìn)行分析。

一、城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段特征

隨著城市規(guī)劃檔案管理工作制度的日趨完善，對檔案的準(zhǔn)確化、規(guī)范化、信息化、精細(xì)化、安全化的要求更加明晰，城市規(guī)劃管理工作大致可以分為三個發(fā)展階段。第一階段，以項(xiàng)目結(jié)題、歸檔為導(dǎo)向。檔案管理主要工作是收集規(guī)劃最終成果，包括紙質(zhì)成果和最終電子文檔。管理流程簡單，只需按年份、按類型歸檔即可，多數(shù)設(shè)計(jì)院在初期發(fā)展時期都采用這一模式。設(shè)計(jì)師根據(jù)新的項(xiàng)目需求，自行搜索設(shè)計(jì)院的檔案庫，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學(xué)習(xí)設(shè)計(jì)院已經(jīng)完成的規(guī)劃成果。第二階段，以項(xiàng)目回溯為導(dǎo)向。在第一階段收集最終成果的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)項(xiàng)目立項(xiàng)和項(xiàng)目編制中間成果的收集歸檔。項(xiàng)目立項(xiàng)包括項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目招標(biāo)文件、項(xiàng)目投標(biāo)文件、項(xiàng)目開題報(bào)告等等項(xiàng)目在立項(xiàng)期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見等項(xiàng)目在啟動期、成熟期的主要資料。隨著設(shè)計(jì)院規(guī)模變大，業(yè)務(wù)量上升，對檔案管理的要求更加規(guī)范化，檔案管理工作在項(xiàng)目立項(xiàng)期就已經(jīng)開始介入，跟蹤管理項(xiàng)目編制全過程。第三階段，以項(xiàng)目流程、品牌延伸為導(dǎo)向。隨著信息化技術(shù)手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細(xì)化，由最初的成果管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿鞒痰墓芾恚罱K成果也不再是檔案管理的最后一個步驟，評獎材料、成果的可視化宣傳展示等后續(xù)品牌管理成為新的任務(wù)。這一階段，檔案管理的內(nèi)容包括項(xiàng)目立項(xiàng)、基礎(chǔ)資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評獎材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項(xiàng)目生命周期所涉及的四個時期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過時間流的方式，利用移動平臺的新一代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，詳細(xì)記錄項(xiàng)目編制過程與甲方的交流過程，記錄每一個重要節(jié)點(diǎn)對方案提出的修改意見，輸出方案的時間節(jié)點(diǎn)，甚至是項(xiàng)目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現(xiàn)，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問題，也為工程師的工作交接產(chǎn)圖1城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段生積極作用，讓工程師快速了解項(xiàng)目的全過程。評獎材料、科研論文、成果展示三個模塊主要針對項(xiàng)目的品牌管理，打破以往項(xiàng)目管理的最終目標(biāo)是一份份厚厚的紙質(zhì)文檔，而是將報(bào)獎材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規(guī)劃方案檔案管理的范疇。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目管理模塊設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)院的協(xié)同辦公系統(tǒng)中集成了項(xiàng)目管理模塊。項(xiàng)目管理模塊是基于項(xiàng)目生命周期四個時期來進(jìn)行設(shè)計(jì)的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項(xiàng)目的全過程。項(xiàng)目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項(xiàng)目完成、退件、一覽、統(tǒng)計(jì)六個子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設(shè)計(jì)人員協(xié)同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項(xiàng)目信息、項(xiàng)目參與人、項(xiàng)目工作日志、項(xiàng)目文檔、付款方式等五個功能。以《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項(xiàng)目檔案管理為例，項(xiàng)目信息的字段包括了：項(xiàng)目編號、項(xiàng)目年份、歷史編號、項(xiàng)目名稱、保密日期、項(xiàng)目來源、項(xiàng)目類型、合作項(xiàng)目、委托單位、承接單位、地址、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目規(guī)模、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等信息。項(xiàng)目信息的每一個字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項(xiàng)目啟動期主要完成該子模塊的信息內(nèi)容。《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項(xiàng)目工作日志，詳細(xì)記錄了該項(xiàng)目工作每個節(jié)點(diǎn)所面臨的問題和完成工作，項(xiàng)目工作日志的文字內(nèi)容可以實(shí)現(xiàn)超鏈接，直接鏈接到文字內(nèi)容所提及相關(guān)規(guī)范文件、基礎(chǔ)資料、階段成果等，從根本上實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒坦芾怼?/p>

三、目前協(xié)同辦公系統(tǒng)存在的主要問題