物資采購內(nèi)部控制管理探思
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摘要：在我國綜合國力不斷提升，經(jīng)濟實力飛速發(fā)展的大趨勢中，國內(nèi)企業(yè)也應(yīng)順應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展不斷提升企業(yè)生產(chǎn)水平，擴大企業(yè)外部經(jīng)濟活動，制定規(guī)范的管理制度，貫徹企業(yè)目標(biāo)，構(gòu)建優(yōu)良的企業(yè)文化，減少成本開支，避免企業(yè)風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)最大利潤。物資采購是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的基礎(chǔ)，它不僅是企業(yè)的“實物流”和“資金流”的重要組成部分，還與企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展中的活動密切聯(lián)系。企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展中常常需要進行物資采購這項業(yè)務(wù)，該環(huán)節(jié)不僅交易金額龐大，涉及的管理工作也十分繁多，在物資采購中常常會出現(xiàn)管理漏洞的現(xiàn)象，這不但影響了企業(yè)的經(jīng)營管理，而且還提高了企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，對企業(yè)的發(fā)展具有消極作用。內(nèi)部控制作為企業(yè)提高經(jīng)營管理水平和預(yù)防經(jīng)營風(fēng)險的重要手段，加強企業(yè)內(nèi)部采購環(huán)節(jié)中的內(nèi)部控制，對物資采購內(nèi)部控制進行精細(xì)化的管理能夠有效地降低物資采購中所出現(xiàn)的風(fēng)險問題，增強企業(yè)的市場競爭力，促使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。
關(guān)鍵詞：物資采購；內(nèi)部控制；精細(xì)化管理
內(nèi)部控制作為確保企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和預(yù)防企業(yè)發(fā)展風(fēng)險的重要機制，同樣也是企業(yè)管理的重要組成部分。在企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的過程中對物資采購這一重要環(huán)節(jié)進行內(nèi)部控制，能夠有效地降低采購成本，提高企業(yè)盈利水平，避免采購風(fēng)險，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)，增強企業(yè)市場競爭力。內(nèi)部控制能夠從內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通、內(nèi)部監(jiān)督五個要素對企業(yè)物資采購這一項業(yè)務(wù)進行精細(xì)化管理與控制，使物資采購這一環(huán)節(jié)更加結(jié)構(gòu)化，從而為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。
一、企業(yè)物資采購特點
（一）物資需求多樣化
由于各種企業(yè)的生產(chǎn)與制造方法的多樣化，市場對產(chǎn)品的質(zhì)量也愈來愈嚴(yán)格，物資采購作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的起點與基礎(chǔ)，企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展與市場前景進行物資采購，但由于生產(chǎn)工藝方法和市場需求的不同，使企業(yè)在采購基礎(chǔ)物資時，也面臨著多樣化的選擇。（二）物資需求量大，管理難度高隨著企業(yè)實力不斷擴大和發(fā)展，對企業(yè)生產(chǎn)制造能力的要求也越來越高，為順應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)能力的提高和市場需求，企業(yè)所需采購的物資便日益增多。物資采購業(yè)務(wù)涉及了產(chǎn)品需求，供應(yīng)商選定，確定采購計劃，制定采購方式，采購驗收，采購付款等多個環(huán)節(jié)，物資量的增多便會增加管理難度，使物資管理變的更加復(fù)雜。
（三）采購方式多樣化
由于企業(yè)各部門的需求不同，企業(yè)在采購物資時常需要將集中采購與分散采購相結(jié)合的方式進行采購。在需求量大，金額較多的情況下使用集中采購；需求量較小，金額較少使用分散采購。
二、企業(yè)在物資采購中常出現(xiàn)的問題
（一）采購計劃不當(dāng)
企業(yè)物資采購部門人員在采購物資時，沒有制定嚴(yán)格規(guī)范的計劃與方案，使得采購環(huán)節(jié)盲目且隨意，物資管理人員往往忽略了“先利庫，后進料”的原則，導(dǎo)致企業(yè)物資庫存超儲或物資量無法滿足生產(chǎn)需求等現(xiàn)象，占用大量的企業(yè)現(xiàn)金流占比。
（二）管理人員內(nèi)部控制意識薄弱
國資委聯(lián)合財政部制定頒發(fā)了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《關(guān)于加快構(gòu)建中央企業(yè)內(nèi)部控體系有關(guān)事項的通知》等相關(guān)建設(shè)內(nèi)控規(guī)范體系的要求。但在企業(yè)實際發(fā)展與生產(chǎn)的過程中，大部分的企業(yè)管理人員很少能夠意識到內(nèi)控制度的建立與實施對企業(yè)發(fā)展的重要意義，在實際的行動上未能遵循內(nèi)部控制要求進行執(zhí)行，使得內(nèi)控制度變得形式化，沒有形成正確規(guī)范的內(nèi)控管理理念，導(dǎo)致企業(yè)無法在物資采購這一環(huán)節(jié)實施全員化、全過程、全方位的管理，采購人員的職業(yè)素養(yǎng)未能得到良好的提升，在采購過程中便會出現(xiàn)徇私舞弊，采購行為不端正等，加劇企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險。
（三）供應(yīng)商的選擇不合理
企業(yè)在選擇物資供應(yīng)商時沒有制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，往往只看重供應(yīng)商所提供的物資是否符合企業(yè)所生產(chǎn)產(chǎn)品的需求和供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照與稅務(wù)登記證，忽視供應(yīng)商的企業(yè)規(guī)模和經(jīng)營時長，對是否能夠長期合作與供應(yīng)商的物流運輸能力沒有明確要求，沒有評估供應(yīng)商的資信情況，常常導(dǎo)致企業(yè)在采購物資時與家庭式作坊的小規(guī)模廠家合作，使所采購的物資質(zhì)量無法得到保障，采購成本高昂。
（四）物資采購不按規(guī)定招標(biāo)或招標(biāo)采購不規(guī)范
企業(yè)在采購大宗材料時常采用招標(biāo)采購的方式進行采購，個別企業(yè)常會以生產(chǎn)急需等借口采用議標(biāo)采購的方式來規(guī)避招標(biāo)。除此之外，企業(yè)為獲取某種利益，以自由競爭為借口使資質(zhì)不全的潛在投標(biāo)人借用他人資質(zhì)或用他人名義參與投標(biāo)，從而出現(xiàn)“串標(biāo)”、“圍標(biāo)”等惡劣現(xiàn)象，擾亂了招標(biāo)市場的秩序，對企業(yè)經(jīng)營構(gòu)成風(fēng)險，企業(yè)在生產(chǎn)制造的過程中也會存在安全隱患。
（五）物資驗收管理制度不健全
由于企業(yè)生產(chǎn)制造過程中所需物資量龐大且多樣化，因此物資驗收管理工作的難度也將隨之增大。企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展的過程中常常重點關(guān)注生產(chǎn)效率和經(jīng)濟收益等直接因素，忽視了物資驗收的重要性，未能建立正確規(guī)范的物資驗收管理制度和要求、驗收標(biāo)準(zhǔn)松懈、驗收監(jiān)督不嚴(yán)格，常會出現(xiàn)物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)在生產(chǎn)中存在較大的風(fēng)險，生產(chǎn)產(chǎn)品無法達(dá)到市場需求，影響了企業(yè)的進步與發(fā)展。
（六）ERP系統(tǒng)應(yīng)用功能存在缺陷
ERP系統(tǒng)能夠?qū)ξ锪喜少徍晚椖窟M行集成管理，是企業(yè)管理過程中不可或缺的重要手段。但在實際的企業(yè)管理過程中，管理模塊常會出現(xiàn)缺失，如，物資采購業(yè)務(wù)中沒有報表統(tǒng)計功能便會出現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)缺失或滯后等現(xiàn)象，便會限制企業(yè)經(jīng)營管理。除此之外，ERP系統(tǒng)中打印功能僅能打印采購訂單明細(xì)，無法打印標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，也會加劇企業(yè)物資采購的工作難度。
三、加強物資采購內(nèi)部控制精細(xì)化管理的有效措施
（一）建立良好的內(nèi)部環(huán)境
內(nèi)部環(huán)境的建設(shè)是企業(yè)對物資采購環(huán)節(jié)實施內(nèi)部控制的首要措施，它能夠影響著全體企業(yè)員工實施和履行內(nèi)控制度的態(tài)度、行為和認(rèn)識，與企業(yè)核心價值觀一樣是企業(yè)文化建設(shè)的核心，決定了企業(yè)的基調(diào)與企業(yè)員工工作氛圍。建設(shè)良好的內(nèi)部環(huán)境能夠使企業(yè)管理人員與基層員工對內(nèi)控制度形成正確的認(rèn)識，建立更加規(guī)范的內(nèi)控制度，促進企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的市場競爭力。建立良好的內(nèi)部環(huán)境需要強化內(nèi)部控制制度建設(shè)，以被集團集約式所管控的上市公司舉例，其內(nèi)部環(huán)境和內(nèi)控制度能夠配合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，物資采購管理制度、人力資源、風(fēng)險管控等方面也在不斷地強化與創(chuàng)新。管理層對大宗物資及設(shè)備采購能夠遵守內(nèi)控制度有意識地控制，但對于一些需要分散采購的三類零星物資常常不能合理按照相關(guān)內(nèi)控制度進行約束與控制。企業(yè)員工在采購物資完畢對物資進行驗收時便會繞過內(nèi)控制度，對物資的質(zhì)量問題不嚴(yán)格追究，為獲取某種私利，收取供應(yīng)商的好處費，對物資缺斤少兩的現(xiàn)象充耳不聞，嚴(yán)重影響了企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量，直接造成企業(yè)損失，阻礙了企業(yè)發(fā)展。因此，要在企業(yè)內(nèi)部建立全面的內(nèi)部控制制度，提高物資采購部門員工的職業(yè)素養(yǎng)，使企業(yè)員工樹立風(fēng)險控制至上的管理理念，將“軟約束”與“硬制度”有機結(jié)合，定期對員工進行內(nèi)控制度培訓(xùn)，使企業(yè)員工對自身崗位制度和操作規(guī)程有更加明確的認(rèn)識，擴大企業(yè)員工的參與度，提高員工實行內(nèi)部控制制度的自覺性，構(gòu)建完善的企業(yè)文化體系與內(nèi)部環(huán)境，提升企業(yè)的管理與控制能力。
（二）重視物資采購的風(fēng)險評估
風(fēng)險評估能夠科學(xué)分析與評價影響內(nèi)控目標(biāo)實現(xiàn)的因素并及時給出相應(yīng)策略，是企業(yè)進行內(nèi)部控制管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是企業(yè)持續(xù)發(fā)展過程中制定適應(yīng)市場需求和自身發(fā)展戰(zhàn)略方針的有效手段。在企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展中進行風(fēng)險評估能夠有效地規(guī)避對企業(yè)發(fā)展的不利因素，并對未能實現(xiàn)的目標(biāo)進行分析與應(yīng)對。因此，企業(yè)應(yīng)重視風(fēng)險評估的重要性，有針對性地建立內(nèi)控制度。企業(yè)在開展物資采購工作中所面臨的風(fēng)險問題具體表現(xiàn)在以下三點：首先，采購計劃不合理，無法準(zhǔn)確判斷市場變化，使企業(yè)物資庫存積壓或缺失，導(dǎo)致企業(yè)無法滿足市場需求或造成資源浪費現(xiàn)象；其次，供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招標(biāo)機制不科學(xué)，導(dǎo)致企業(yè)所采購的物資質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，物資成本高，出現(xiàn)徇私舞弊受騙等現(xiàn)象；最后，物資驗收不規(guī)范，采購物資的付款方式不嚴(yán)格，導(dǎo)致企業(yè)信譽和資金受損。物資采購這項業(yè)務(wù)與眾多環(huán)節(jié)緊密相連，管理工作繁多，面臨著不同程度的風(fēng)險問題，因此企業(yè)應(yīng)加強對物資采購的風(fēng)險防范，使物資采購人員嚴(yán)格遵守內(nèi)控制度，對物資采購進行精細(xì)化管理，將物資采購活動細(xì)化分解，建立關(guān)鍵的風(fēng)險控制點，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展將物資采購風(fēng)險分成不同等級，并針對不同風(fēng)險設(shè)置相關(guān)解決方案，更加系統(tǒng)與細(xì)致化地管理物資采購工作，有針對性地對物資采購進行內(nèi)控管理，有效地規(guī)避風(fēng)險，提高采購效率。
（三）有效地開展控制活動
控制活動能夠有效地幫助企業(yè)管理層將相關(guān)的政策與程序?qū)嵤┑骄唧w的工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，在物資采購業(yè)務(wù)中，有效地開展控制活動能夠通過預(yù)防性和發(fā)現(xiàn)性的控制方法提供相應(yīng)的控制措施控制和預(yù)防風(fēng)險的發(fā)生。在物資采購過程中應(yīng)遵循權(quán)利分散化和公開化的原則，將采購的物資劃分等級，分權(quán)管理，使決策程序公開化、民主化?？刂脐P(guān)鍵點可分為以下四點：第一，采購物資環(huán)節(jié)職責(zé)要分工，要分設(shè)詢價、比價、審核、采購、驗收等職責(zé)，使各職責(zé)之間相互制衡與約束，對各職責(zé)間的權(quán)限范圍和審批程序進行規(guī)范的管理，合理配備員工；第二，請購事項與依據(jù)要合理充分；第三，采購行為要合法規(guī)范，驗收流程及措施應(yīng)具體；第四，付款方式與供應(yīng)商對賬要清楚，并建立相關(guān)規(guī)定。
（四）信息溝通要高效
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計算機為核心的信息技術(shù)也不斷應(yīng)用于各個領(lǐng)域，在企業(yè)運行與發(fā)展中使用信息技術(shù)能夠更加高效與便捷地掌握市場趨勢，企業(yè)在物資采購的過程中也應(yīng)使用更加先進的方式為企業(yè)提供具有前瞻性的服務(wù)，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程。強化與完善ERP系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，增加報表實時查詢功能，完善合同文本的打印功能，提高企業(yè)的管理水平。
（五）持續(xù)內(nèi)部監(jiān)督
內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)實施內(nèi)控管理的保障，能夠有效地提高內(nèi)控質(zhì)量和效率，促使企業(yè)員工形成完善的內(nèi)控意識，構(gòu)建良好的內(nèi)部環(huán)境，避免在物資采購環(huán)節(jié)企業(yè)人員所出現(xiàn)的不規(guī)范行為對企業(yè)造成的風(fēng)險。因此，企業(yè)應(yīng)建立規(guī)范的物資采購內(nèi)部監(jiān)督制度，對物資需求計劃、采購計劃、采購渠道、采購人員、采購成本、物資質(zhì)量等進行評估與分析，針對薄弱環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，建立健全采購人員的評價與獎懲制度，發(fā)生防范物資采購風(fēng)險，將采購環(huán)節(jié)與生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)有效地銜接，提高采購物資質(zhì)量，降低采購成本，加大采購效率。
四、結(jié)語
總之，物資采購是企業(yè)經(jīng)營的起點與基礎(chǔ)，強化物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理制度，能夠有效地減少企業(yè)生產(chǎn)成本，提高企業(yè)經(jīng)濟收益，預(yù)防企業(yè)經(jīng)營中所發(fā)生的風(fēng)險，對企業(yè)發(fā)展百利而無一害。企業(yè)應(yīng)從自身發(fā)展與實際情況出發(fā)，對物資采購進行內(nèi)部控制的精細(xì)化管理，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，提高企業(yè)的市場競爭力。
作者:鐘媛 單位:自貢市委會議服務(wù)中心
