農(nóng)林單位電子會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

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摘要：隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案的建立與管理，已逐漸成為農(nóng)林單位財(cái)務(wù)管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案管理是諸多會(huì)計(jì)管理工作的一個(gè)重要分支，是農(nóng)林單位內(nèi)部管理的重要組成部分，是記錄和反映農(nóng)林單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和資金活動(dòng)情況的重要依據(jù)，是會(huì)計(jì)人員工作的成果。全面加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案管理工作，可以大幅度提高農(nóng)林單位的會(huì)計(jì)管理水平。針對(duì)農(nóng)林單位在實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，提出了完善和解決問(wèn)題的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：農(nóng)林單位；電子會(huì)計(jì)檔案；問(wèn)題；對(duì)策

引言

做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，是農(nóng)林單位管理工作中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，也是一切科研、生產(chǎn)工作有條不紊運(yùn)行的基礎(chǔ)[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化逐漸走入了企、事業(yè)單位的應(yīng)用范疇[2]。建立電子會(huì)計(jì)檔案管理也在財(cái)務(wù)管理工作中應(yīng)運(yùn)而生。電子會(huì)計(jì)檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)[3]。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、其他電子會(huì)計(jì)核算資料等。隨著電子會(huì)計(jì)檔案管理技術(shù)的普及和發(fā)展，對(duì)于每一個(gè)農(nóng)林單位財(cái)務(wù)管理工作來(lái)說(shuō)，單純保存?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案的弊端日益突顯出來(lái)，實(shí)行農(nóng)林會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化發(fā)展至關(guān)重要。

1農(nóng)林實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案存在的問(wèn)題

隨著科技的發(fā)展迅猛，會(huì)計(jì)制度改革的不斷深入，計(jì)算機(jī)技術(shù)已在各行各業(yè)得到全面的應(yīng)用。會(huì)計(jì)電子檔案內(nèi)容、信息量驟增，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式的局限性越來(lái)越明顯，已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展。電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展為會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展創(chuàng)造了良好的條件，會(huì)計(jì)電子檔案管理已經(jīng)逐漸滲透到會(huì)計(jì)檔案管理的全過(guò)程。由于會(huì)計(jì)電子檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理有著較大的差異性，因此在執(zhí)行過(guò)程中不可避免的遇到一些問(wèn)題，會(huì)計(jì)電子檔案的管理已成為當(dāng)今時(shí)代一個(gè)急需解決的問(wèn)題。

1.1認(rèn)識(shí)不足、思想意識(shí)薄弱

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式下，會(huì)計(jì)檔案管理主要依靠財(cái)務(wù)人員手工記賬對(duì)賬，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也相對(duì)較低。大部分在實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，農(nóng)林單位最主要的原因是領(lǐng)導(dǎo)層和具體從事、辦事人員對(duì)其認(rèn)識(shí)的不足，沒(méi)有從思想中深刻意識(shí)到實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案的重要性。單位內(nèi)部“所謂”的歸檔只是紙質(zhì)檔案的歸檔，而這無(wú)疑給會(huì)計(jì)檔案管理埋下了隱患[5]。尤其一些基層的農(nóng)林單位，數(shù)據(jù)保存的時(shí)效性和時(shí)間的長(zhǎng)久性都難以保證。電子檔案管理人員的法律意識(shí)淡薄，對(duì)檔案保管的重要性認(rèn)識(shí)不足，問(wèn)題一旦出現(xiàn)將損失諸多會(huì)計(jì)信息，危害個(gè)人及單位利益。

1.2檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊

實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)管理，歸根到底還是由人來(lái)完成，人員素質(zhì)的高低將決定著檔案管理工作的好壞。在農(nóng)林單位實(shí)際工作中，大多沒(méi)有相關(guān)財(cái)務(wù)專業(yè)的人員來(lái)從事這項(xiàng)工作，缺少相關(guān)專業(yè)知識(shí)，大部分電子檔案管理的工作人員是由其他行業(yè)非專業(yè)人員來(lái)從事，極容易因操作不當(dāng)?shù)葐?wèn)題影響會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)的管理效果，有可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息檔案不能及時(shí)更新，也就不能發(fā)現(xiàn)更多的問(wèn)題，嚴(yán)重影響單位的發(fā)展。

1.3電子會(huì)計(jì)檔案管理體系不夠健全

現(xiàn)階段我國(guó)很多單位缺乏完善的電子檔案管理制度，電子會(huì)計(jì)檔案的整理、利用、銷(xiāo)毀仍采用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法。在一些農(nóng)林單位中，特別是基層單位，沒(méi)有形成嚴(yán)格的規(guī)章制度，電子會(huì)計(jì)檔案管理制度亦不完善，這就造成無(wú)規(guī)章可循，不可避免的出現(xiàn)諸多問(wèn)題和錯(cuò)誤。還有部分單位存在著只需要一些基層檔案信息，大部分時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案利用率不高，會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)，盡管隨著時(shí)代的進(jìn)步，大部分農(nóng)林單位開(kāi)始使用電子會(huì)計(jì)檔案，但仍存在少數(shù)單位沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱方式仍是會(huì)計(jì)檔案管理的主要方式，這種慣例在一定程度上制約了電子會(huì)計(jì)檔案管理的發(fā)展。

1.4電子會(huì)計(jì)檔案保管的安全性問(wèn)題

電子會(huì)計(jì)檔案保管的機(jī)密性，在一定程度上影響著單位的生存和發(fā)展。在實(shí)際工作中存在著安全性、保密性的重視度不高。主要表現(xiàn)在檔案維護(hù)和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題上。在維護(hù)方面如果維護(hù)不當(dāng)易造成數(shù)據(jù)損失。在安全方面存在著易篡改、易泄密、易感染病毒等幾種情況，會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)發(fā)生意外事故會(huì)使數(shù)據(jù)混亂或丟失，一旦出現(xiàn)問(wèn)題將對(duì)單位造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

2農(nóng)林實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案解決問(wèn)題的對(duì)策

針對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案工作中出現(xiàn)的上述問(wèn)題，應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行解決：

2.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高意識(shí)

由于會(huì)計(jì)檔案管理與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理存在著較大的差異，因此在執(zhí)行過(guò)程中不可避免的會(huì)遇到一些問(wèn)題，提高會(huì)計(jì)電子檔案管理的質(zhì)量已成為當(dāng)務(wù)之急。首先，在農(nóng)林單位中，為了適應(yīng)時(shí)展的需要，從領(lǐng)導(dǎo)到具體辦事管理的人員都要從根本上轉(zhuǎn)變觀念，提升自我意識(shí)，用發(fā)展的眼光看待電子會(huì)計(jì)檔案管理，使軟件得到充分利用。檔案管理人員必須要增強(qiáng)法律意識(shí)，依法辦事，不違法，不違規(guī)。增強(qiáng)檔案管理人員的道德意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)

只有提高農(nóng)林單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，才能提高其工作效率，更有效的管理電子會(huì)計(jì)檔案。農(nóng)林單位可以指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電子檔案管理工作，培養(yǎng)專業(yè)的會(huì)計(jì)電子檔案管理人員。管理人員要跟上時(shí)代的步伐，就是要定期的對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)水平。也可以培養(yǎng)一些高端的專業(yè)人才。如既擁有檔案管理和財(cái)務(wù)管理相關(guān)知識(shí)，又懂計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)的專門(mén)人才。定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行再次培養(yǎng)，確保人才能夠與時(shí)俱進(jìn)，緊跟先進(jìn)的管理理念。

2.3完善電子會(huì)計(jì)檔案的管理體系

在農(nóng)林單位中，需要不斷加強(qiáng)和完善電子會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)規(guī)章制度。形成自己獨(dú)有的管理制度，建立健全適應(yīng)會(huì)計(jì)電子檔案管理工作環(huán)境的制度體系，建立會(huì)計(jì)電子檔案的備份制度，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案建立完善的索引體系[6]。做到有章可循，可以建立檔案管理小組，由領(lǐng)導(dǎo)帶頭，建立相應(yīng)的歸檔、保管、借閱和備份管理流程。建立審批制度，做到誰(shuí)借閱誰(shuí)負(fù)責(zé)，有底可查。提高電子會(huì)計(jì)檔案的利用效率，掌握最新的工作動(dòng)態(tài)，提高更新速度，這樣才能使檔案更好的為大家所利用。對(duì)單位的發(fā)展幫助很大。

2.4加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案的安全和維護(hù)

必須提高農(nóng)林單位檔案人員對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案的維護(hù)，要做到定時(shí)、有序。在單位進(jìn)行電子檔案保存的同時(shí)，可以有選擇性保存紙質(zhì)資料。對(duì)相關(guān)軟件和數(shù)據(jù)做好備份，可以由農(nóng)林主管部門(mén)出面制定專業(yè)統(tǒng)一的軟件，對(duì)軟件的開(kāi)發(fā)商和銷(xiāo)售商進(jìn)行規(guī)范化的控制，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，對(duì)所傳輸?shù)奈募M(jìn)行加密，要充分顧及電子設(shè)備的防磁防雷電等安全要求。對(duì)會(huì)計(jì)檔案建立保密等級(jí)，設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，設(shè)置防篡改多層校驗(yàn)。保管部分紙質(zhì)檔案，作為會(huì)計(jì)電子檔案的輔助和補(bǔ)充。考慮到基層農(nóng)林單位人員軟件應(yīng)用能力問(wèn)題，應(yīng)對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)單化處理并配備完善的售后服務(wù)。只有這樣才能及時(shí)進(jìn)行信息反饋，對(duì)軟件不足的地方進(jìn)行及時(shí)修改。

3結(jié)語(yǔ)

隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子會(huì)計(jì)檔案的應(yīng)用也得到了很大程度的提升，其發(fā)展模式也更加的科學(xué)化和精細(xì)化。雖然電子會(huì)計(jì)檔案在基層農(nóng)林單位的實(shí)行還存在著一些問(wèn)題，但由電子會(huì)計(jì)檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案已成為必然趨勢(shì)。農(nóng)林單位實(shí)行電子檔案管理，積極推進(jìn)會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，能夠使農(nóng)林單位在未來(lái)的會(huì)計(jì)檔案管理工作中更加高效、規(guī)范，在會(huì)計(jì)信息共享方面能夠有更大的提升，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作、無(wú)紙化辦公、智能化處理、自動(dòng)化分析等先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理模式，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)管理效率，更符合新形式下會(huì)計(jì)電子檔案發(fā)展的需要。因此，我們要完善這一工作，發(fā)揮其特有的功能，更好為單位財(cái)務(wù)管理工作做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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作者：李紅 單位：遼寧省沙地治理與利用研究所