高校檔案管理中信息資源共享模式

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摘要：在信息技術(shù)與國(guó)民經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)完全不能跟上高校教育體制的發(fā)展需求，這就需要高校樹(shù)立正確的高校檔案管理工作意識(shí)，引入先進(jìn)的檔案管理資源信息共享模式，改善傳統(tǒng)檔案管理模式嚴(yán)重滯后的現(xiàn)狀。本文對(duì)當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理模式中存在的重視程度不夠、信息化程度較低及信息隔離等問(wèn)題，在高校檔案管理基本理論基礎(chǔ)上，從現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下，提出檔案管理信息資源共享模式創(chuàng)新改革措施，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校檔案管理工作的高效合理化發(fā)展提供有力支持

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息資源共享

0引言

高校檔案管理工作本質(zhì)上是對(duì)高校學(xué)生從錄入學(xué)籍一直到畢業(yè)就業(yè)的所有在校信息的全面系統(tǒng)匯總，是將學(xué)生的在校實(shí)踐表現(xiàn)進(jìn)行全面的數(shù)據(jù)信息集中化管理的模式?，F(xiàn)代化社會(huì)背景下，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式并不符合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展需求，所以對(duì)高校檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)就成為了必然。因此，創(chuàng)建合理有效的高校檔案管理信息資源共享模式，對(duì)于實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的系統(tǒng)化、專業(yè)化、全面化具有非常重要的實(shí)踐意義與社會(huì)價(jià)值。

1檔案信息資源管理與信息資源共享基本理論

1.1檔案信息管理

檔案管理是指整個(gè)檔案從數(shù)據(jù)信息的挖掘、收集、記錄、利用與再生產(chǎn)的所有流程，通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行有計(jì)劃的管控協(xié)調(diào)來(lái)完成各項(xiàng)管理工作。檔案信息管理有異于傳統(tǒng)的檔案管理，主要是依據(jù)館藏?cái)?shù)據(jù)資源與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息，以客戶需求為導(dǎo)向，基于全面系統(tǒng)的檔案資源信息，為客戶搜索數(shù)據(jù)資源、制定戰(zhàn)略決策以及解決計(jì)劃等增值服務(wù)提供大量檔案信息支持[1]。而檔案信息管理方式是將檔案管理實(shí)現(xiàn)層次上的優(yōu)化升級(jí)，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的高度集成性管理。檔案信息管理是將數(shù)據(jù)信息從個(gè)體、行業(yè)、社會(huì)、地域等方面進(jìn)行規(guī)劃管理。高校檔案信息資源管理隸屬于社會(huì)層面的數(shù)據(jù)信息管理，涉及高校部門的不同層次的數(shù)據(jù)信息歸納管理。

1.2檔案信息資源共享

檔案信息資源管理主要是用于加強(qiáng)高校檔案系統(tǒng)的全面化、系統(tǒng)化，提高管理工作效率與服務(wù)質(zhì)量而采取的現(xiàn)代化管理模式，資源共享機(jī)制能幫助高校構(gòu)建更為成熟的信息資源實(shí)踐管理體系，所以信息資源管理的終極目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)收集數(shù)據(jù)信息的共享。信息資源共享通常包含數(shù)據(jù)資源、資源有效傳播以及使用客戶三部分，分別對(duì)應(yīng)著信息資源的物質(zhì)基礎(chǔ)、信息傳播媒介以及最終服務(wù)目標(biāo)三方面。另外，有效的信息資源共享機(jī)制必須要確保信息資源共建與共享的雙重保障。信息資源模塊化建設(shè)能最大限度避免出現(xiàn)信息資源的各自為政與重復(fù)性構(gòu)建等行為，降低高校檔案管理成本費(fèi)用。高校檔案管理信息資源共享就是在信息化建設(shè)基礎(chǔ)上，利用互聯(lián)網(wǎng)通訊技術(shù)、信息管理技術(shù)等將各種文字、聲音、圖片等檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)特定的方式進(jìn)行規(guī)整處理，為信息資源共享提供數(shù)據(jù)支持。信息資源共享雖然是構(gòu)建信息資源管理體系的主要目標(biāo)，但也要確保共享機(jī)制的科學(xué)合理性，不能盲目進(jìn)行超量信息共享，確保信息共享符合社會(huì)檔案信息共享規(guī)章制度，否則會(huì)給信息資源提供方造成較為嚴(yán)重的不良影響。

2高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建重要性

2.1社會(huì)信息化建設(shè)發(fā)展需求

隨著社會(huì)信息化建設(shè)與城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，社會(huì)信息資源已經(jīng)與傳統(tǒng)的物質(zhì)資源等成為當(dāng)前促進(jìn)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵性資源，其自身特有的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值備受社會(huì)各界的關(guān)注。信息資源的開(kāi)發(fā)與高效利用特性，能夠?qū)Y源的能源搜集、原材料加工生產(chǎn)等起到降低成本提高增值價(jià)值等作用，真正做到利用信息資源帶動(dòng)工業(yè)化發(fā)展。但當(dāng)前我國(guó)高校信息資源開(kāi)發(fā)共享機(jī)制遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于國(guó)際發(fā)展水平，所以充分利用挖掘高校檔案資源開(kāi)發(fā)深入與廣度，是實(shí)現(xiàn)高校的長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展的重要渠道。

2.2社會(huì)公眾服務(wù)知情權(quán)要求

檔案管理機(jī)構(gòu)是社會(huì)數(shù)據(jù)信息的最大集中管理者，在發(fā)展初級(jí)主要是為了滿足相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層的決策需求，逐漸轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代社會(huì)的民眾受托機(jī)構(gòu)，所以檔案管理機(jī)構(gòu)本身就承擔(dān)著公眾數(shù)據(jù)信息的公開(kāi)責(zé)任，這是對(duì)公眾檔案信息資源的知情權(quán)的一種強(qiáng)制性保護(hù)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使人們對(duì)于數(shù)據(jù)信息的需求量急劇增加，涉及人們生活工作的方方面面，所以在檔案管理中引入信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案信息資源的共享服務(wù)機(jī)制，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.3高校教育發(fā)展的改革需要

一方面，高校檔案是教師與科研成員的教學(xué)研發(fā)成果，能對(duì)高?？蒲薪逃Y源的共享與高效利用，提升高校教學(xué)層次，實(shí)現(xiàn)各高校間優(yōu)勢(shì)信息資源的互補(bǔ)互用，有利于高校的協(xié)調(diào)共進(jìn)。另一方面，能有效提高高校教育資源信息化程度，促進(jìn)高校檔案管理建設(shè)的發(fā)展。高校信息資源作為公共信息服務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分，能夠滿足當(dāng)前社會(huì)對(duì)大量高校數(shù)據(jù)信息的需求。所以深入挖掘高校檔案信息的潛在實(shí)踐價(jià)值，引入現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，創(chuàng)建更為系統(tǒng)完善的高校檔案管理模式，是高校教育發(fā)展改革的必然需求。

3高校檔案管理中信息資源共享模式構(gòu)建存在的主要問(wèn)題

3.1缺乏對(duì)檔案管理的重視程度

由于檔案管理工作并不是顯著性管理工作，不會(huì)對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)能力與教師的教學(xué)研發(fā)能力造成一定程度的影響，所以極易受到高校管理層與教師的忽視。但是檔案管理信息資源共享模式的創(chuàng)建本身就需要高校中各個(gè)部門的協(xié)調(diào)配合，如果管理層與教師并沒(méi)有給予應(yīng)有的重視，會(huì)造成數(shù)據(jù)信息搜集不完全或不能及時(shí)進(jìn)行更新[2]。另外，在信息管理資源共享機(jī)制創(chuàng)建過(guò)程中，前期準(zhǔn)備工作需要投入更多的社會(huì)資源與資金，而高校則需要承擔(dān)很大一部分的專項(xiàng)資源，如果重視度不夠，會(huì)使創(chuàng)建工作很難真正有效開(kāi)展。

3.2檔案管理信息化程度過(guò)低

雖然大部分高校將數(shù)據(jù)信息技術(shù)引入到檔案信息化管理工作中，但從實(shí)踐創(chuàng)建結(jié)果來(lái)看，管理工作仍舊存在服務(wù)管理系統(tǒng)信息化程度過(guò)低、模式單一等問(wèn)題，如信息化檔案管理機(jī)制應(yīng)用單純用于對(duì)學(xué)生檔案的更新替換或查詢搜索等管理工作，對(duì)于挖掘整理更深層次的數(shù)據(jù)信息共享機(jī)制欠缺必須的信息技術(shù)支撐。另外，學(xué)生數(shù)據(jù)信息共享中的資料包含學(xué)生就職規(guī)劃等在內(nèi)，但這些十分重要的應(yīng)用價(jià)值欠缺高層次的信息化技術(shù)，不能深入挖掘更為有價(jià)值的檔案信息，導(dǎo)致高校檔案管理工作實(shí)踐效率不能得到有效提高。

3.3無(wú)法打破高校檔案信息共享屏蔽

這種信息屏蔽是造成高校間、高校各部門間檔案信息互相隔絕，不能進(jìn)行有效共享的主要壁壘。在現(xiàn)代化社會(huì)中，各種信息資料根本社會(huì)價(jià)值是交流共享，實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值的最大化。但在實(shí)踐管理中，高校檔案管理的封閉性導(dǎo)致高校學(xué)生與教師個(gè)體很難真正進(jìn)行資源查閱，更不用說(shuō)社會(huì)上其余人員。這就導(dǎo)致各個(gè)高校間無(wú)法建立有效的信息檔案共享機(jī)制，嚴(yán)重限制了學(xué)生就職途徑，影響學(xué)生的就業(yè)成長(zhǎng)。

4高校檔案信息資源共享模式構(gòu)建對(duì)策意見(jiàn)

4.1給予高校檔案信息資源共享構(gòu)建應(yīng)有的重視

高校檔案信息資源共享模式建設(shè)需要大量的資金、技術(shù)以及設(shè)備支持，特別是對(duì)構(gòu)建初期的基礎(chǔ)設(shè)施引進(jìn)、系統(tǒng)優(yōu)化調(diào)整等工作，需要高校管理層與相關(guān)部門給予足夠的重視與支持。另外，要充分重視高校檔案信息資源共享模式后期維護(hù)工作，不僅要配備專職檔案管理技術(shù)人員，對(duì)高校支持資源進(jìn)行合理分配，并且對(duì)管理系統(tǒng)配備設(shè)施軟件等定期進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，為信息共享管理系統(tǒng)的高效化開(kāi)展提供有力保障。

4.2創(chuàng)新優(yōu)化高校檔案信息管理共享服務(wù)機(jī)制

信息共享服務(wù)機(jī)制從本質(zhì)上講是為了實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的公開(kāi)化、透明化，使大量檔案信息資源能夠?yàn)楦咝熒c社會(huì)公眾提供有效服務(wù)，擴(kuò)大服務(wù)管理范圍。同時(shí)由于檔案信息服務(wù)機(jī)制包含信息資源的整理、保管與服務(wù)三方面，所以需要逐步完善檔案工作整體程序，確保檔案管理服務(wù)工作的實(shí)效性與開(kāi)放性，使其能更好地滿足社會(huì)不同層次、不同領(lǐng)域人群的個(gè)性化需求[3]。

4.3創(chuàng)建高校檔案信息資源集成體系

高校檔案信息資源共享機(jī)制需要為包含全校師生與社會(huì)公眾在內(nèi)的所有人提供及時(shí)有效的資源信息共享服務(wù)，雖然當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)高校已經(jīng)進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)，但受高校資金、設(shè)備以及技術(shù)等方面因素限制，在建設(shè)過(guò)程中暴露出越來(lái)越多的問(wèn)題。同時(shí)為了滿足學(xué)校自身發(fā)展需求，高校間的檔案信息共享管理機(jī)制的建設(shè)往往各自為政，在管理系統(tǒng)創(chuàng)建過(guò)程中采用的軟件設(shè)施與信息技術(shù)平臺(tái)等均存在一定的差異性，導(dǎo)致高校檔案信息資源出現(xiàn)共享屏蔽狀況，很多有價(jià)值的資源只能在高校自身內(nèi)進(jìn)行使用，無(wú)法形成有效的信息交互共享機(jī)制，針對(duì)這種情況，各高校應(yīng)該進(jìn)行聯(lián)合協(xié)作，創(chuàng)建內(nèi)容更為豐富化、專業(yè)化的檔案信息管理資源庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享體系的系統(tǒng)化、開(kāi)放化提供有力的物質(zhì)支撐。

5結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與教育體制改革優(yōu)化，高校的檔案管理數(shù)量規(guī)模迅速擴(kuò)大，社會(huì)對(duì)高校方案信息的需求量日益增加，在傳統(tǒng)的檔案管理模式中引入信息資源共享機(jī)制，降低管理工作成本耗費(fèi)，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的公開(kāi)化、個(gè)性化，已經(jīng)成為高?，F(xiàn)代化管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

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作者：錢俊 單位：海南大學(xué)