公路工程的檔案管理淺談
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摘要:新時(shí)期的公路工程檔案管理工作如何適應(yīng)新形勢(shì)的需要，并為公路工程項(xiàng)目建設(shè)提供有力的信息資料保證是公路工程檔案管理工作的主要任務(wù)。闡述了公路工程檔案管理的重要意義，指出了公路工程建設(shè)檔案管理中出現(xiàn)的問題，并對(duì)公路工程檔案管理創(chuàng)新提出設(shè)想。
關(guān)鍵詞:公路工程;檔案管理;創(chuàng)新
1公路工程檔案管理的重要意義
1.1為公路建設(shè)工作決策提供有力的資料支撐
公路工程建設(shè)在竣工驗(yàn)收后，仍要做長(zhǎng)期和持續(xù)的工作，在整個(gè)過程中，需要做出許多決策部署，而這些決策部署對(duì)公路工程建設(shè)的發(fā)展非常有利。公路工程檔案管理工作是對(duì)公路工程建設(shè)各個(gè)階段信息資料的匯總和收集，并做出有針對(duì)性的研究和決策。通過一系列的技術(shù)手段和應(yīng)用措施，進(jìn)一步保證公路工程的安全可靠。
1.2及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)各環(huán)節(jié)發(fā)生的問題
公路工程是一個(gè)龐大的工程體系，各個(gè)環(huán)節(jié)都非常重要，如發(fā)生任何問題都要及時(shí)加以解決。在公路工程設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工及竣工等各個(gè)環(huán)節(jié)中，都要加強(qiáng)掌控和監(jiān)督，避免相關(guān)問題的發(fā)生。然而，有許多問題都不是浮于表面的，而是要通過各方面的信息整合，對(duì)資料長(zhǎng)時(shí)間的觀察和積累，對(duì)一些問題隱患進(jìn)行分析研究，從中找到潛在的問題或發(fā)生問題的真正原因，再制定出科學(xué)合理的解決方案和措施，避免問題的擴(kuò)大化和造成不必要的損失。
1.3進(jìn)一步提高公路工程管理水平
公路工程管理包括施工工程管理、成本預(yù)算管理、安全工作管理等，這些都是公路工程管理的重要組成部分，這些管理工作制度非常嚴(yán)格，為了達(dá)到管理目標(biāo)，必須設(shè)有責(zé)任制度和考核評(píng)價(jià)等方式來檢驗(yàn)管理成果。然而，這些管理工作也是連續(xù)動(dòng)態(tài)的一個(gè)過程，在不同的階段，用不同的考核形式來檢驗(yàn)管理的效果，這是非常必要的。如果單獨(dú)定期對(duì)每次考核進(jìn)行單純的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)，勢(shì)必會(huì)造成人力、物力和財(cái)力上的浪費(fèi)。定期的考核制度會(huì)略顯僵化，極可能造成準(zhǔn)確性無法得到有效保證。為避免這一后果的發(fā)生，又不用耗費(fèi)很多的精力，就得通過檔案管理工作把這些信息收集和積累好，為公路建設(shè)隨時(shí)提供準(zhǔn)確詳實(shí)的參考，進(jìn)一步提升公路工程建設(shè)管理水平。
2公路工程建設(shè)檔案管理中出現(xiàn)的問題
近些年來，公路管理部門加大了對(duì)公路工程管理檔案的建設(shè)力度，各種細(xì)則和規(guī)定不斷出臺(tái)或?qū)徍送ㄟ^，使公路工程管理檔案工作質(zhì)量得到了進(jìn)一步的加強(qiáng)和提升。然而，從效果上來看，公路工程管理檔案工作仍然存在著一些突出的問題和矛盾。
2.1思想上對(duì)公路工程管理檔案工作不重視
一些建設(shè)工程單位、施工監(jiān)理單位及施工驗(yàn)收審核部門在對(duì)公路工程項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，對(duì)公路工程檔案的整理、收集及管理不夠重視，主要表現(xiàn)為:在一些施工工程項(xiàng)目的建設(shè)過程中，施工單位的領(lǐng)導(dǎo)者只關(guān)注工程質(zhì)量、工程投資建設(shè)、工程進(jìn)度完成情況及安全施工建設(shè)方面，并能在工作中建立起一整套的質(zhì)量安全管理制度和體制，而對(duì)工程檔案工作僅是在各種例會(huì)時(shí)順便提到或強(qiáng)調(diào)一下，重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。在具體落實(shí)工程檔案工作時(shí)，也只是不在檢查的時(shí)候不布置工作，不到竣工時(shí)不歸檔，這種思想還比較嚴(yán)重。這種現(xiàn)象造成了工程檔案的收集整理不夠及時(shí)有效，影響了工程施工檔案的建設(shè)和質(zhì)量的提高。
2.2對(duì)工程檔案管理工作支持和投入不到位
在一些工程項(xiàng)目建設(shè)管理中，不少單位對(duì)于工程管理檔案工作不設(shè)置相關(guān)的職能部門，甚至不安排專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)，僅使用一些兼職人員，導(dǎo)致檔案整理工作不夠及時(shí)或前后不一致等現(xiàn)象和問題的發(fā)生。如果沒有建立一整套正規(guī)的工程檔案管理體制，工程檔案管理會(huì)處于一種少人管理和問津的狀態(tài)，這對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)及工程檔案管理、收集和整理等工作非常不利，其結(jié)果必然會(huì)影響工程施工的質(zhì)量建設(shè)。
2.3檔案管理人員的工作積極性不高
檔案管理工作是一件日常性的管理工作。從工作性質(zhì)和任務(wù)來看，工程檔案管理工作呈現(xiàn)任務(wù)量較多、工作頭緒繁瑣等。因?yàn)楣こ虣n案管理工作并不產(chǎn)生任何經(jīng)濟(jì)效益，所以，許多單位盡量壓縮這項(xiàng)工作的開支。對(duì)于一些專業(yè)技術(shù)人員，檔案管理工作意味著工作量大，枯燥乏味，對(duì)專業(yè)技術(shù)水平能力提高沒有幫助，所以，造成專業(yè)技術(shù)人員兼職檔案管理崗位的積極性和工作熱情不高。
2.4工程檔案管理工作中缺失補(bǔ)辦資料問題時(shí)有發(fā)生
在工程檔案管理過程中，由于檔案管理的特殊性，一道工序所需要的資料可能有數(shù)十張紙的內(nèi)容。隨著施工工程的開展，所需資料會(huì)越來越多，數(shù)量種類又多又雜，不少的項(xiàng)目資料并不是跟著工程的進(jìn)度同步完成的，許多資料是在工程施工完成后進(jìn)行的，所以，就可能人為地造成資料的缺失或補(bǔ)辦等問題，出現(xiàn)工程數(shù)據(jù)與實(shí)際情況不符等現(xiàn)象。有些工程檔案的建立只是為了工程竣工驗(yàn)收，并沒有任何的實(shí)際價(jià)值和意義，更不能作為以后的維修和養(yǎng)護(hù)參考依據(jù)。
3對(duì)公路工程檔案管理的創(chuàng)新設(shè)想
在認(rèn)真研究工程施工建設(shè)項(xiàng)目的管理體系后，對(duì)于在公路工程檔案管理問題上出現(xiàn)的新問題和新情況合理地摸索出一套既符合公路工程實(shí)際，又符合公路工程檔案管理工作現(xiàn)實(shí)需求的解決措施及方案，確保運(yùn)行工程檔案管理工作的規(guī)范、系統(tǒng)。
3.1把規(guī)范檔案工作納入單位發(fā)展規(guī)劃
把工程項(xiàng)目各類人員的職責(zé)都列入工程建設(shè)的計(jì)劃之內(nèi)，把每項(xiàng)公路工程建設(shè)的規(guī)劃都完整地記錄保存下來，建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)檔案工作程序，設(shè)立項(xiàng)目管理部門負(fù)責(zé)檔案資料的保存及管理工作，把檔案管理列入各項(xiàng)工程建設(shè)體系的重要管理內(nèi)容。
3.2審核規(guī)范程序
施工單位要對(duì)每項(xiàng)工程的施工檔案進(jìn)行自檢。單位主管領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對(duì)工程檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行嚴(yán)密的審查、審核，并簽署意見，確保檔案資料的真實(shí)與完整，并能夠反映工程的全貌。而工程項(xiàng)目的法人必須對(duì)檔案管理的全部資料進(jìn)行嚴(yán)格審核把關(guān)，發(fā)現(xiàn)有不合格的文件資料要及時(shí)責(zé)令有關(guān)部門進(jìn)行完善和修正，確保承包單位向項(xiàng)目法人單位及時(shí)送交完整和系統(tǒng)的檔案信息文件。這些審核把關(guān)措施，可保證項(xiàng)目建設(shè)中檔案文件的收集及整理工作，促使各個(gè)項(xiàng)目建設(shè)有序進(jìn)行，最大限度地避免項(xiàng)目完工后再進(jìn)行突擊完成所帶來的不便。
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作者：朱紅 單位：甘南縣農(nóng)村公路管理站
