高校校友檔案管理現(xiàn)狀與思考探析

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摘要：在高校的日常管理工作當(dāng)中，檔案管理是一個(gè)很重要的組成部分，其中校友檔案管理工作有待進(jìn)一步提高與重視。在高?？沙掷m(xù)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，校友是其中重要的資源，校友檔案不僅是過(guò)往校友與母校之間的歷史記錄，更是未來(lái)加強(qiáng)聯(lián)系的紐帶，因此很有必要進(jìn)一步完成高校校友檔案的建立與完善。本文通過(guò)對(duì)校友檔案管理現(xiàn)狀的分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在收集、歸檔和開(kāi)發(fā)利用過(guò)程當(dāng)中存在的問(wèn)題，以期在今后的工作中能夠不斷重視校友檔案，提升檔案管理水平，努力搭建學(xué)校與校友之間的交流發(fā)展平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：高校；校友檔案；檔案管理；現(xiàn)狀

校友對(duì)于高校的發(fā)展是一筆不可多得的財(cái)富，很多優(yōu)秀的校友往往會(huì)為高校發(fā)展助力，包括設(shè)立獎(jiǎng)學(xué)金、捐贈(zèng)圖書(shū)、提升學(xué)校知名度等，并且一些在社會(huì)上有影響力的校友，其本身也是高校發(fā)展的一張名片，同時(shí)對(duì)于高?，F(xiàn)有的學(xué)生可以起到榜樣作用。因此校友檔案的建立和管理對(duì)于高校發(fā)展極為重要，不僅能夠加深校友和高校之間的聯(lián)系，而且還能夠?yàn)樾Ｊ返木幾峁┲匾馁Y料，從多角度展現(xiàn)一個(gè)高校自身的辦學(xué)、發(fā)展的歷史。因此科學(xué)高效地管理校友檔案，可以推動(dòng)高校自身的進(jìn)步，具有一定的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。但在現(xiàn)實(shí)工作中，高校校友檔案管理中存在著許多不盡人意的地方，本文從三個(gè)方面剖析了高校校友檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，并針對(duì)于當(dāng)前管理過(guò)程當(dāng)中存在的諸多問(wèn)題，提出有針對(duì)性的解決措施，確保校友檔案管理的有效性[1]。

1高校校友檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1起步較晚導(dǎo)致缺乏完善的管理制度

總體來(lái)看，在我國(guó)高校的檔案管理工作當(dāng)中，校友檔案管理和其他類型的檔案管理相比，存在著明顯的滯后性。一個(gè)完整的校友檔案包含著很多內(nèi)容的，包括教學(xué)、科研類的歸檔等，但是由于在之前的發(fā)展過(guò)程中，校友檔案的收集和管理工作一直都沒(méi)有得到重視，所以當(dāng)前在檔案收集、開(kāi)發(fā)和利用等一系列的過(guò)程當(dāng)中，都沒(méi)有完善的規(guī)章制度可以參照，需要在未來(lái)的實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中不斷加以完善。就檔案載體方面的問(wèn)題來(lái)看，校友檔案可以有學(xué)籍檔案這種文書(shū)形式的，同時(shí)也有圖片、視頻等類型的檔案形式，但是當(dāng)前由于在相關(guān)制度方面有所缺乏，所以對(duì)這些不同載體的檔案資源，無(wú)法合理有序地開(kāi)展管理和開(kāi)發(fā)利用工作，由此便直接導(dǎo)致了校友檔案自身的價(jià)值難以被開(kāi)發(fā)出來(lái)[2]。

1.2對(duì)普通校友檔案建設(shè)的重視不足

由于各個(gè)高校每年畢業(yè)生的數(shù)量龐大，所以便直接導(dǎo)致了校友檔案的全面建立存在難度，很多高校往往是只注重知名校友的檔案開(kāi)發(fā)工作，但是對(duì)于普通校友的關(guān)注卻存在著很大的不足，很多高校都是利用知名校友檔案資源所產(chǎn)生的名人效應(yīng)，來(lái)提升高校自身的形象和影響力，對(duì)于這些知名校友的實(shí)物檔案、人物專訪聲像檔案等進(jìn)行收集，整合成為名人檔案之后在校史館進(jìn)行專題展出，以此來(lái)提升高校自身的影響力和競(jìng)爭(zhēng)力[3]。但是所收集到的這些檔案資源也大多是校友出名之后的內(nèi)容，但是對(duì)于知名校友本身的成長(zhǎng)記錄卻沒(méi)有進(jìn)行資料收集，當(dāng)前很多高校也并沒(méi)有建立起一個(gè)完善的檔案管理制度來(lái)對(duì)檔案開(kāi)展管理工作。此外還有一個(gè)重要的問(wèn)題是，對(duì)于普通校友的檔案收集管理工作并沒(méi)有加以重視，檔案信息資料的收集、開(kāi)發(fā)和能夠利用的內(nèi)容都比較少，因此說(shuō)以人物為主線的校友成長(zhǎng)檔案建立便有所忽視。在進(jìn)行校友檔案征集工作時(shí)，很多畢業(yè)年限比較久遠(yuǎn)的校友，并沒(méi)有完善的校友交流平臺(tái)，進(jìn)行檔案征集時(shí)一般是采取電話聯(lián)系和上門(mén)訪談等，信息收集的效率很低，并且準(zhǔn)確性也不高，這就使得很多普通校友檔案的完善程度不夠，檔案的全面性和覆蓋性存在不足，檔案的信息存儲(chǔ)價(jià)值便大大降低。

1.3校友檔案管理規(guī)則比較滯后

對(duì)于高校的發(fā)展來(lái)說(shuō)，它也需要打造出一定的形象，通過(guò)加強(qiáng)宣傳來(lái)提升自身的影響力，從這個(gè)層面來(lái)看，校友本身就是高校發(fā)展過(guò)程當(dāng)中的寶貴資源，很多高校會(huì)利用各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中有聲望的知名校友，來(lái)作為高校自身的宣傳資源，增強(qiáng)高校的影響力[4]?？梢哉f(shuō)當(dāng)前校友就是高校發(fā)展過(guò)程當(dāng)中很重要的教育資源和社會(huì)資源，但是雖然校友本身的能力比較出色，但是高校在進(jìn)行管理工作時(shí)，管理的手段比較落后，由此便直接導(dǎo)致了校友檔案的整體利用效率比較低，出現(xiàn)了一些管理問(wèn)題，比如說(shuō)歸檔意識(shí)比較差，沒(méi)有重視對(duì)校友檔案資源的全方面收集等，這使得高校內(nèi)部所館藏的校友檔案很多都是校友上學(xué)時(shí)期的學(xué)籍檔案，檔案內(nèi)容的整體利用價(jià)值不高，校友檔案管理工作的開(kāi)展，也并沒(méi)有被納入到高校自身發(fā)展的長(zhǎng)期規(guī)劃當(dāng)中，使得檔案無(wú)法成為溝通校友和高校之間信息交流的橋梁。

2高校校友檔案管理的提升策略

2.1對(duì)校友檔案管理的相關(guān)制度加以完善

管理制度的制定和完善，能夠?qū)πＳ褭n案管理工作的開(kāi)展起到一種依據(jù)性的作用，由于很多高校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有完善的制度來(lái)作為保障，所以便直接導(dǎo)致了校友檔案的收集、管理和開(kāi)發(fā)利用等各個(gè)方面的工作內(nèi)容都存在著很大的盲目性和隨意性，而當(dāng)前對(duì)管理的制度做出完善，那么便可以確保校友檔案的管理工作能夠更加有序地開(kāi)展[5]。高校需要積極地進(jìn)行校友檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，對(duì)于傳統(tǒng)管理模式中的不足之處也要及時(shí)采取措施來(lái)做出改進(jìn)，借助于現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，來(lái)構(gòu)建起校友檔案管理的信息化平臺(tái)，通過(guò)平臺(tái)建設(shè)，可以為校友和高校之間創(chuàng)建起一個(gè)進(jìn)行交流的平臺(tái)。高校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要成立專門(mén)的管理機(jī)構(gòu)來(lái)專門(mén)對(duì)校友檔案進(jìn)行管理，檔案部門(mén)要組建起專門(mén)的管理小組，對(duì)于多樣載體下的校友檔案資源進(jìn)一步做出探究，然后結(jié)合著高校當(dāng)前既有的校友管理方法來(lái)進(jìn)行管理制度的完善，對(duì)于校友檔案管理工作所涉及到的具體范圍和具體內(nèi)容，制定出實(shí)施細(xì)則，從而促進(jìn)校友檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)范化，只有規(guī)范化的管理，才能夠保障檔案內(nèi)容的細(xì)化和完整，從而促進(jìn)檔案價(jià)值的提高[6]。

2.2借助多方力量來(lái)共建校友檔案管理平臺(tái)

就校友檔案本身來(lái)說(shuō)，它不僅包含著多方面的內(nèi)容，而且還有多種載體形式，這些檔案資料都是珍貴的歷史記錄，在高校內(nèi)部會(huì)在檔案館內(nèi)進(jìn)行永久保存。但是這些檔案本身的教學(xué)科研管理工作卻是屬于高校內(nèi)部不同的管理部門(mén)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)也往往根據(jù)本部門(mén)的職責(zé)和流程來(lái)進(jìn)行，這種做法是直接將校友檔案和校友資源之間的聯(lián)系加以割裂，由此便導(dǎo)致同一個(gè)校友的檔案卻是處于零散的狀態(tài)當(dāng)中，甚至還會(huì)導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)流失的狀況，這個(gè)狀況是不利于校友檔案作用和價(jià)值發(fā)揮的[7]。針對(duì)于這樣的發(fā)展?fàn)顩r，高校檔案館可以聯(lián)合高校內(nèi)部多個(gè)部門(mén)，來(lái)共建共享校友檔案管理平臺(tái)，包括高校人事處、教務(wù)處、學(xué)校管理部門(mén)等，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化平臺(tái)的構(gòu)建，以此在更大程度上擴(kuò)大校友檔案的范圍和內(nèi)容深度，聯(lián)合校友會(huì)等的形式來(lái)多方對(duì)校友檔案進(jìn)行收集，邀請(qǐng)校友回校進(jìn)行參觀，組織校友聚會(huì)等，通過(guò)這些多樣化的活動(dòng)形式，可以有效強(qiáng)化校友檔案歸檔的宣傳力度，并且相應(yīng)提升校友主動(dòng)歸檔的積極性。

2.3構(gòu)建校友之間交流合作平臺(tái)

就當(dāng)前校友檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校在開(kāi)展管理工作時(shí)，往往是進(jìn)行簡(jiǎn)單的記錄，并沒(méi)有重視檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，在對(duì)校友檔案信息進(jìn)行整合處理時(shí)，也并沒(méi)有對(duì)當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)加以利用，所以總體來(lái)看進(jìn)行檔案信息管理的方式，并不能很好地契合為校友進(jìn)行服務(wù)的發(fā)展理念。為此當(dāng)前高校在進(jìn)行校友檔案管理工作時(shí)，需要積極轉(zhuǎn)變觀念，不再是單純地進(jìn)行檔案的管理，而是要切實(shí)地為廣大校友進(jìn)行服務(wù)，強(qiáng)化對(duì)于校友檔案的開(kāi)發(fā)利用，進(jìn)而更好地契合當(dāng)前時(shí)展變化需求。借助于信息技術(shù)，來(lái)構(gòu)建起校友之間的交流合作平臺(tái)，這樣一來(lái)便能夠使得校友之間的交流更加便利，檔案系統(tǒng)的功能也可以更好地得到發(fā)揮[8]。

2.4依托檔案資源建立校友網(wǎng)站

高校校友檔案的建立和管理不能只是面對(duì)知名校友，對(duì)于普通校友的檔案，也要做出搜集，這對(duì)于整個(gè)校友檔案體系的豐富和完善來(lái)說(shuō)無(wú)疑會(huì)起到積極作用。當(dāng)前很多高校都在依托著檔案資源建立校友網(wǎng)站，校友們便可以借助于網(wǎng)站來(lái)查詢信息，也給校友和高校之間的交流提供一個(gè)渠道。校友還可以借助于網(wǎng)站對(duì)于自身的資料進(jìn)行填寫(xiě)，這些資料也將會(huì)成為高校進(jìn)行檔案管理的重要依據(jù)，增強(qiáng)學(xué)校校友工作的宣傳效果。

3結(jié)束語(yǔ)

綜上，進(jìn)行校友檔案管理的重要性是很顯著的，但是在高校內(nèi)部的檔案管理工作當(dāng)中，這又是一個(gè)薄弱之處，還有一些高校并沒(méi)有重視校友檔案的建立，并未看到校友對(duì)于高校發(fā)展建設(shè)的積極作用。但是校友檔案本身可以說(shuō)是校園文化的一個(gè)重要組成部分，所以在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中必須要進(jìn)一步對(duì)校友檔案的建設(shè)加以完善，高校不僅要有重視的意識(shí)，而且需要切實(shí)地提供物質(zhì)方面的保障，并且加強(qiáng)對(duì)校友檔案管理工作開(kāi)展的宣傳，繼而得以有效地實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部所有工作人員檔案意識(shí)的提高。

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作者：付煜 單位：海南醫(yī)學(xué)院