檔案管理信息化科學發(fā)展研究
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摘要：現如今，我國的經濟建設得到進一步發(fā)展，同時也推進了市場經濟建設的蓬勃發(fā)展，各企事業(yè)單位、政府機關也越來越重視檔案的管理工作。在當前信息時代背景下，檔案管理信息化建設已成為我國檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，積極應用高科技設備與技術，最終有效提升我國檔案管理工作的質量和效果。本文主要分析檔案管理信息化科學發(fā)展的必要性，對現階段我國檔案管理中所存在的問題進行剖析，并提出切實可行的解決對策。
關鍵詞：檔案管理；信息化；科學發(fā)展；問題；對策
近年來，隨著社會的進一步發(fā)展，我國已經進入到信息時代，各個領域都逐漸注重信息技術的應用，檔案管理領域也不例外。檔案在社會中起著關鍵的作用和意義，其直接關系到企事業(yè)單位、政府機關的正常運行。同時，隨著社會的進一步發(fā)展，我國檔案管理的水平也得到了進一步提升，但成效并不理想，加上電子政務的進一步發(fā)展，也讓檔案管理從業(yè)者更加注重信息化發(fā)展?；诖?，在檔案管理中必須緊隨時展的步伐，將先進科學技術和信息技術應用到具體實踐之中，強化檔案管理信息化建設，從而不斷提升我國檔案管理工作的水平。
一、檔案管理信息化科學發(fā)展的重要意義
1.有利于提高檔案管理效率當前，我國科學技術和互聯網技術得到迅速發(fā)展，我國的檔案管理工作已開始廣泛應用信息化技術手段，力求在極大程度上提高檔案管理的成效。通過實現檔案管理信息化，能夠較好地提高檔案信息的收集速度，也能夠進一步優(yōu)化檔案管理工作，從而全面提高我國檔案管理的工作質量和效率。在以往的檔案管理工作中往往受到多種因素的限制，而實現信息化后，這一問題就得到了有效處理，人們可以隨時隨地查閱和傳送檔案信息，也可以有效利用網絡來高效且迅速傳送檔案文件。同時，在檔案管理中引入計算機技術，可提高檔案管理工作的效率，還能夠減輕工作人員的工作負擔，大大提升檔案信息的管理和查閱速度，實現檔案管理的存檔和分類，最終有效提升檔案的利用率。
2.有利于實現檔案管理信息資源的共享在檔案管理過程中，通過對計算機信息技術加以有效運用，有利于更加有序地開展檔案管理工作，實現檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網絡共享相關數據庫，達到檔案目錄共享的目的，也有利于相關人員隨時隨地調閱檔案卷宗。同時，通過將信息化技術手段檢索功能引入到檔案管理中，可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度，僅需輸入關鍵詞就能夠迅速檢索到相關信息，這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數據庫信息的提取速度，以此來更加高效且科學地存儲和運用檔案信息。除此之外，通過將信息技術手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度，對信息傳送流程進行簡化，實現檔案使用效率的最大化，最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問題。
3.滿足檔案管理的多元化需求在我國以往的檔案管理中存在管理方式單一、受限于時間和空間不足等問題，并且這一管理方式也無法滿足當前社會迅速發(fā)展下不斷豐富的檔案管理需求，也很難有效提升檔案信息的利用率。針對這一問題，檔案管理從業(yè)者需要積極實現管理的信息化科學發(fā)展，以此來更好地滿足檔案管理多元化的需求，也就是立足于信息技術，在互聯網技術、計算機技術的輔助下，促使檔案信息收集、處理及存儲更具高效性和安全性，還能夠實現對檔案信息進行加密處理，在極大程度上提高了檔案信息管理的安全性及檔案信息的利用率。
二、當前我國檔案管理中存在的問題
1.檔案管理的安全意識阻礙了其創(chuàng)新性不管是處于何時何地，檔案管理對社會發(fā)展都起著重要的作用和意義，只是不同時期具備不同的作用。在當今時代背景下，各領域已不再使用以往的檔案管理模式，開始逐漸廣泛使用現代化檔案管理模式。同時，隨著信息化的發(fā)展，也給我國檔案管理事業(yè)帶來了極大沖擊，然而我國檔案管理體系依然具有諸多問題，無法跟上社會發(fā)展的步伐。盡管我國檔案管理事業(yè)已經進入到信息化發(fā)展階段，然而依然有很多問題亟待解決。從而可知，實現檔案管理信息化的過程是十分復雜的，以往的檔案管理與管理創(chuàng)新之間具有一定的矛盾，應該應用切實可行的措施進行有效解決。
2.檔案資料管理制度不夠完善我國對各領域的檔案資料均做出了明確的管理規(guī)范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現為：（1）缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實際工作中無章可循，這就大大降低了工作效率；（2）領導者忽視檔案管理工作，這就導致檔案管理制度無法落到實處；（3）檔案信息化的保護不到位，相關人員未對檔案資料的存儲和保管引起足夠的重視，這就導致檔案信息發(fā)生丟失、損壞等情況。
3.檔案信息化管理尚未實現規(guī)范化和法治化當前，我國檔案管理逐漸實現信息化發(fā)展，但在這一過程中依然存在信息化程度不足的問題，檔案使用范圍存在一定局限性，未能夠實現資源共享，造成這些問題的主要原因在于：（1）因為受到管理方式和體系的影響，不同的檔案管理部門之間并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范，以政府部門為例，其當前并沒有形成標準化的檔案管理體系，這項工作的開展依然處于分散狀態(tài)，在檔案管理過程中各部門之間所需執(zhí)行的政策、法規(guī)還存在一定的差異，甚至存在矛盾和沖突；（2）在信息時代環(huán)境下，我國檔案管理處于動態(tài)變化中，這就要求其具備更強的時效性。
4.電子政務對我國檔案管理提出了更高的要求現如今，正是我國電子檔案建設的重要階段，這項工作的特點是較高的復雜性和鮮明的時代性。盡管相關人員已充分認識到辦公自動化等的關鍵性，然而并不只是局限于此，具體表現為：我國電子檔案系統(tǒng)不是獨立存在的，其與國際互聯網接軌，具有很強的功能性，可以較好地滿足社會大眾的需求，并且履行著政府職能；電子檔案立足于計算機網絡，它是我國檔案管理系統(tǒng)中必不可少的關鍵環(huán)節(jié)，可以說，要想有效構建檔案管理信息化系統(tǒng)，首先要加強電子檔案建設。在這一過程中，目前亟需解決的內容在于：（1）安全系統(tǒng)，需要增加一定的功能，最為關鍵的是信任模塊和可授權；（2）構建自動備份系統(tǒng)，通過對電子檔案中全部的檔案信息進行備份，從而確保在遇到網絡或是數據庫故障時，信息也不會丟失。
三、我國檔案管理信息化科學發(fā)展的具體對策
1.構建數字化檔案信息數據庫在檔案信息化管理過程中，為了能夠更好地實現相關人員在海量的檔案資料信息數據中簡便、快速地查詢和獲取自己想要的檔案，必須積極構建數字化檔案信息數據庫，具體做到以下幾點：（1）檔案管理工作人員需對計算機技術、互聯網技術等先進技術進行充分利用，將所有的紙質檔案轉變和錄入成數字化檔案；（2）依據科學的規(guī)范和要求，進一步優(yōu)化處理經數字化與信息化處理的檔案信息、資料，構建起數字化檔案的基本目錄數據庫，使得檔案信息能夠一清二楚，確保使用者可以明確查找方向，從而更加簡便和迅速地查找所需資料，還能夠在極大程度上減少辦公系統(tǒng)使用過程中對內存的需求；（3）結合數字化檔案的實際內容來進行科學分類，可劃分成多個不同的專題，然后構建起檔案信息數據庫，確保該數據庫具有一定的開放性，從而有效實現各部門之間的檔案共享和互通，使得檔案資料得到最大化的利用。例如，檔案管理人員通過構建數字化檔案信息數據庫，借助相關電子設備來完整地掃描紙質檔案，并且將全部檔案文件錄入到數據庫之中，然后結合檔案的類型、時間及任務來對全部檔案文件進行合理劃分，使用者只需輸入關鍵詞即可獲得相關內容，從而不斷完善我國信息化檔案管理工作。
2.建立并優(yōu)化檔案管理機制為了促進我國檔案管理信息化實現現代化和科學化的發(fā)展，需要建立且優(yōu)化檔案管理機制，具體做到以下幾點：（1）完善檔案信息化管理制度。無論是何種管理，完善的管理制度都是其重要的支撐條件，而檔案管理信息化建設也必須積極建立完善的相關管理制度，清晰地劃分相關人員的工作職責，確保工作人員的工作能夠有章可循、有據可依，以此來提高工作效率，強化檔案管理的信息化水平；領導者應提高對檔案管理工作的重視程度，并建立科學合理的監(jiān)督制度，以此來確保相關管理制度能夠落到實處，最終有效提高檔案信息化管理。（2）完善檔案管理系統(tǒng)。需確保檔案管理方面具備足夠的資金投入，并結合自身具體的情況和工作需求，對檔案管理的硬件建設進行科學地規(guī)劃和實施，配備適合企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的相關設備，如專門的計算機、掃描儀、數碼照相機、錄像機、打印機等，還需配備符合檔案防蟲、防潮、防塵、防火、防盜、防污染等規(guī)范化庫房；同時，應加強檔案管理信息系統(tǒng)的建設，涉及到智能分類系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)及檔案管理軟件等建設，盡可能符合檔案管理收集、識別、分別、存儲及檢索等功能需求，從而有效實現檔案管理的信息化、數字化及網絡化建設。（3）運用多樣化的檔案信息服務形式。隨著大數據技術的迅速發(fā)展，檔案管理服務應緊跟時展的趨勢，積極建設檔案管理信息化，將大數據技術有效引入到檔案管理服務之中，進一步優(yōu)化檔案信息資源，讓檔案信息服務形式更加多樣化。第一，借助微縮技術服務。由于檔案管理中往往會涉及到很多十分珍貴和重要的檔案資料，工作人員必須非常謹慎地保管這類資料，不僅要避免其受到損壞，還要避免其被盜或是丟失，這就需要借助微縮技術來縮減資料，從而更加妥善地保管；第二，借助信息技術。由于檔案管理中往往涵蓋著極多的資料信息，并且非常繁雜，故而必須強化信息化建設，充分發(fā)揮信息技術的強大優(yōu)勢，從而更加高效、科學地處理檔案信息。（4）加強對電子檔案的保護。由于電子檔案很難從表面辨別出文件有沒有被篡改，所以工作人員必須保證在具體工作中不會隨意修改相關資料，確保電子檔案資料的原始性，并且在檔案資料收集時應把文件設置成只讀模式，防止他人在閱讀時修改檔案資料；同時，由于電子檔案保管是以硬盤為介質，極易受到溫濕度的影響，嚴重情況下則會導致其完全無法識別，故而相關工作人員必須高度重視電子檔案資料的保管工作，為其提供合適的物理環(huán)境，還應定期對硬盤進行嚴格檢測，及時發(fā)現潛在的危險并加以有效處理，從而更加妥善地保管電子檔案。
3.有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)為了能夠有效促進檔案管理信息化的科學發(fā)展，相關部門必須高度重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，具體做到以下幾點：（1）加強檔案管理信息化培訓。積極轉變檔案管理人員的思想觀念，調整其服務態(tài)度，提高其應變能力，使之樹立主動的服務意識，還需讓其更加充分地掌握檔案管理知識和先進科學技術，具備較強的信息整合能力和較高的時事熱點信息搜索能力，從而有效提升其專業(yè)能力和業(yè)務水平；（2）加大人才的選拔力度。通過制定出科學、規(guī)范的考核體系，定期對檔案管理人員的工作情況和表現等進行綜合考核，從而篩選出滿足檔案管理工作崗位職責和技術能力要求的專業(yè)性人才，然后進一步強化這類人才的培訓，從而顯著提升其崗位的適應能力。
4.不斷改革檔案部門的職能隨著社會的不斷發(fā)展，促使檔案部門的職能處于動態(tài)變化之中，為了能夠更好地適應社會發(fā)展的需求，工作人員需要及時調整和更新檔案部門中的很多環(huán)節(jié)，如機構設置的調整、新功能定位的更新等。同時，在檔案部門創(chuàng)新改革中需要對人員調整問題進行恰當處理，創(chuàng)造出功能更為健全的工作平臺，以便工作人員可以借助這一平臺為社會和大眾提供更加優(yōu)質的檔案服務。
四、結語
綜上所述，在信息時代背景下企業(yè)必須積極建設檔案管理信息化，以此來不斷提高檔案管理效率，實現檔案管理信息資源的共享，更好地滿足當前我國檔案管理的多元化需求。然而在建設過程中依然存在一些問題，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化的科學發(fā)展，故而需要結合自身的實際情況，構建數字化檔案信息數據庫，建立并優(yōu)化檔案管理機制，有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)，并不斷改革檔案部門的職能，最終推動我國檔案管理工作向信息化和數字化的方向發(fā)展。
作者：姜紅 單位：撫順市市民權益保障服務中心
