信息化建設(shè)下檔案管理論文

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1影響檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)重要因素

1.1檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知因素

在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息管理的不夠重視，主要體現(xiàn)在檔案管理部門沒有一套完整的檔案信息管理體系，對檔案信息建設(shè)的認(rèn)識及管理嚴(yán)重不到位，在檔案管理過程中，檔案工作人員受傳統(tǒng)管理理念的影響，只對檔案信息進(jìn)行了收集，沒有對其進(jìn)行充分的分析與利用，沒有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值，嚴(yán)重的浪費(fèi)檔案的存在價值。

1.2檔案信息化建設(shè)的觀念因素

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒有任何任務(wù)了。但是，隨著城市人民群眾對信息資料的不斷提升，對存儲的檔案信息利用已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了信息本身的價值。所以，檔案管理工作人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的管理理念，重視檔案信息化建設(shè)，學(xué)會如何利用檔案的價值。但是，到目前為止，大部門檔案管理人員仍然沒有意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，對檔案管理難以達(dá)到要求。

2在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意把握的幾個問題

2.1數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不等于信息化

檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的有效利用、信息資源開發(fā)利用的法律法規(guī)及人才隊(duì)伍的建設(shè)等。所以，檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)不單單只是信息的建設(shè)，應(yīng)該從多個方面入手，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

2.2立足現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案信息技術(shù)處理，既有地域上的差異性，又有業(yè)務(wù)上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨(dú)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開發(fā)，無論是經(jīng)濟(jì)性、通用性都不利于協(xié)調(diào)統(tǒng)一。當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)檔案館之間的橫向聯(lián)系，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，把計(jì)算機(jī)應(yīng)用及適合共性特點(diǎn)的軟件開發(fā)作為信息化建設(shè)的切入點(diǎn)。要力求軟件功能設(shè)計(jì)既具有相對的統(tǒng)一性，又具有一定的靈活性和較強(qiáng)的應(yīng)用性，爭取在最大范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，整合檔案信息資源，以整體優(yōu)勢最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

2.3注重質(zhì)量，加強(qiáng)特色建設(shè)

信息化不應(yīng)流于表面和形式，而是要注重由信息技術(shù)支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和最大優(yōu)化。如果傳輸?shù)臋n案信息及相關(guān)的數(shù)據(jù)不被利用或者接受，那么檔案信息化建設(shè)就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設(shè)工作必須與社會廣泛聯(lián)系，了解社會需求，掌握信息利用規(guī)律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設(shè)，在檔案信息服務(wù)方面充分體現(xiàn)吸引用戶的魅力。

2.4著重用戶的實(shí)際與需求

不同方面的用戶是信息化建設(shè)成果的直接受用者，但由于受計(jì)算機(jī)知識等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設(shè)一種便捷的、更加適應(yīng)用戶需求的新型檔案信息服務(wù)關(guān)系，充分滿足用戶需求的信息，與社會共同發(fā)展，共同進(jìn)步。

2.5以人為本，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

在檔案管理工作中應(yīng)廣泛使用電子設(shè)備，使傳統(tǒng)的檔案管理方式從根本上發(fā)生變化。著力培養(yǎng)一支復(fù)合型的人才隊(duì)伍，對完成信息化建設(shè)任務(wù)至關(guān)重要。首先，要重視對現(xiàn)有管理人員和專業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，為大家創(chuàng)造學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)知識與先進(jìn)技術(shù)的機(jī)會。其次，有計(jì)劃、有針對性地招聘信息化建設(shè)專業(yè)人才。招聘信息化專業(yè)人才要長期、中期、短期相結(jié)合，實(shí)行用人制度上的社會化運(yùn)作。通過實(shí)行培養(yǎng)現(xiàn)有人員和引進(jìn)專業(yè)人員的辦法，不斷提高信息化建設(shè)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力，保證在完成信息化建設(shè)任務(wù)時得心應(yīng)手。

3檔案管理信息化發(fā)展策略

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立信息化管理意識

在我國現(xiàn)階段，檔案管理工作得到了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，檔案信息化建設(shè)成為了檔案管理工作的必然趨勢。為了與時代同步，檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理理念及模式，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能有效的促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

3.2制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行

在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發(fā)，將近期目標(biāo)與長遠(yuǎn)目標(biāo)進(jìn)行有效的結(jié)合，堅(jiān)持一定的原則，既適用性、實(shí)用性、科學(xué)性。在檔案管理工作制定長遠(yuǎn)目標(biāo)時應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行深入的分析與研究，使制定的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，為全局統(tǒng)一發(fā)展而努力，充分的考慮檔案信息化建設(shè)未來發(fā)展的需求，留下兼容、擴(kuò)充剩余空間，避免有效的資源浪費(fèi)。在制定檔案管理工作的近期目標(biāo)，檔案管理工作近期目標(biāo)的重點(diǎn)在于其可行性和實(shí)用性。在檔案信息化建設(shè)的初級階段，需要對現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行整理，這項(xiàng)工作必須仔細(xì)、認(rèn)真、不能出現(xiàn)任何紕漏和差錯，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時必須保證其準(zhǔn)確性，并且按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在對檔案館進(jìn)行整理時，首先要對重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，對于沒有價值的資料進(jìn)行銷毀，避免浪費(fèi)資源和時間，這是對檔案管理實(shí)行信息化的一個基本要求。

3.3信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理

現(xiàn)階段，檔案管理的各個部門缺乏有效的溝通和統(tǒng)一管理，各個部門所采取的信息化手段及設(shè)備都不相同，嚴(yán)重影響檔案信息數(shù)據(jù)之間的兼容性，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。為解決檔案信息化建設(shè)存在的問題，必須與檔案管理工作的實(shí)際情況相結(jié)合，使檔案管理工作數(shù)字化設(shè)備得到統(tǒng)一，并使檔案管理的工作人員具有專業(yè)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)設(shè)備的文字識別功能，以及自動的轉(zhuǎn)化、編目、檢索功能，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中自動標(biāo)引、上載以及輔助立卷、全文存儲等功能。在檔案管理工作中，使計(jì)算機(jī)設(shè)備的規(guī)格及型號得到統(tǒng)一，這是檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。

4結(jié)束語

檔案信息化建設(shè)可以有效的促使檔案資源得到有效的開發(fā)和利用，還為社會提供更多的服務(wù)和資源，在檔案管理工作中，加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

作者：趙辛 單位：吉林省疾病預(yù)防控制中心