檔案管理現(xiàn)代化水平探析
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1檔案管理工作中存在的問題
1.1部分檔案歸檔工作沒有建立起一個完整的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)
在較長時間以來，我國檔案工作普遍存在著檔案管理部門與基層單位在檔案管理上聯(lián)系的比較少，檔案的歸檔工作不及時、不規(guī)范的情況，這在一方面影響了檔案管理工作的有效性，另一方面也造成各部門之間檔案共享不及時，形不成一個完整的業(yè)務(wù)鏈，阻礙了檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展。
1.2檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必要條件之一就是檔案標(biāo)準(zhǔn)化。我國從檔案管理工作開始初期就大力地推廣檔案標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則，明確檔案管理工作的重要性和地位，雖然在以后的較長時間里，檔案管理工作形成了初步的標(biāo)準(zhǔn)化體系，但是由于在推廣檔案標(biāo)準(zhǔn)度初期存留下來的歷史問題比較多，例如管理的分散性、標(biāo)準(zhǔn)化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化水平等，所以到了現(xiàn)階段，我國檔案管理工作面臨著管理設(shè)備不齊全、不統(tǒng)一，軟件研發(fā)也沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)的問題。在這種情況下，檔案管理工作的發(fā)展就會出現(xiàn)很大的盲目性，就會導(dǎo)致在發(fā)展的道路上多走很多冤枉路，這樣既浪費(fèi)了很多人力、物力、財力，又阻礙了檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
1.3高級專業(yè)管理人員缺乏
任何工作都是需要專業(yè)人士的，目前我國的高級檔案管理專業(yè)人員是非常缺乏的。所謂的高級檔案管理專業(yè)人員是具有非常高的政治理論能力和政策水平的，另外，這類人員還要具備較高的文化素質(zhì)和掌握現(xiàn)代化管理檔案的工作技術(shù)，能夠?yàn)闄n案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展之路出謀劃策。但是實(shí)際上，我國的檔案管理人員卻是恰恰相反，在這類人員中普遍都存在著文化水平低、缺乏專業(yè)的管理知識和專業(yè)水平，掌握不了現(xiàn)代化技術(shù)的問題。隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，這對于檔案管理工作也在不斷提出新的要求，這更是對檔案管理人員提出了挑戰(zhàn)，但是對于目前我國檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)來說，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。這些在管理人員身上的缺點(diǎn)同樣會反映到檔案管理工作上，更是影響了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)展。
1.4經(jīng)費(fèi)投入不足
就目前我國檔案管理工作來看，很多單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作都不夠重視，對其重要性也意識不到，這就導(dǎo)致了領(lǐng)導(dǎo)人在調(diào)配資源時自然而然地疏忽了檔案管理這一領(lǐng)域，造成只有少量的資金投入到檔案管理部門，這種情況造成的最直接的結(jié)果就是檔案管理工作在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中缺少足夠的資金來配備專業(yè)的硬件設(shè)備，特別是眾多的基層單位，檔案管理部門的設(shè)施更是落后，完全達(dá)不到規(guī)范化、現(xiàn)代化的要求，現(xiàn)代化建設(shè)最終成為一個遙遠(yuǎn)的夢。因此，在檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的過程中，資金充足是一個必備的物質(zhì)基礎(chǔ)。
2提高檔案管理現(xiàn)代化水平的對策
2.1加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平
加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，首先就要提高檔案的歸檔工作的質(zhì)量。提高檔案歸檔工作的質(zhì)量就必須要建立檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，檔案歸檔工作不能僅僅依靠檔案管理人員收集來完成，更重要的是要有能延伸到各方面的檔案業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，這樣才能在需要的時候第一時間將檔案歸檔，避免歸檔延期和不及時帶來的一系列問題，保證檔案歸檔工作的順利進(jìn)行和高質(zhì)量完成。
2.2實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識
時代在發(fā)展，檔案管理工作也要隨著現(xiàn)代化的發(fā)展而發(fā)展，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是檔案管理工作在現(xiàn)階段的主要任務(wù)。管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂，這是檔案管理人員在現(xiàn)階段必須要認(rèn)識到的問題，如果檔案管理人員沒有這種意識，就會造成在工作中出現(xiàn)很多不必要的麻煩，大大影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以檔案管理人員要在檔案管理工作中依靠先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作智能化、科學(xué)管理化、規(guī)范化，使檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理和現(xiàn)代管理邁進(jìn)。
2.3加快高級專業(yè)管理人員的培養(yǎng)與應(yīng)用
高級專業(yè)管理人員的缺少是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的一大阻礙，培養(yǎng)高級專業(yè)管理人員，不僅要使管理人員具備豐富的檔案方面的理論和實(shí)踐知識，還要具有非常高的政治理論能力和政策水平的、較高的文化素質(zhì)和掌握現(xiàn)代化管理檔案的工作技術(shù)，做到能夠?yàn)闄n案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展之路出謀劃策。要及時加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷地為檔案管理工作補(bǔ)充新的管理知識和方法，只有把這類檔案管理人員應(yīng)用到實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化中去，才能夠加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。
2.4強(qiáng)化管理意識，加大投入力度
在提高檔案管理現(xiàn)代化水平的進(jìn)程中，不僅需要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)、培養(yǎng)高級專業(yè)管理人員和強(qiáng)化現(xiàn)代化的意識，還需要有穩(wěn)定的物質(zhì)基礎(chǔ)，只有資源配置合理，我國的檔案管理現(xiàn)代化工作才會從整體上升一個高度，才能夠完全實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，提高現(xiàn)代化水平。同時，各單位還要加強(qiáng)監(jiān)督力度，真正做到資源分配在有用的地方，嚴(yán)防某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了其他利益而忽視檔案管理工作建設(shè)。
3結(jié)束語
綜上所述，要提高檔案管理水平并不是一項(xiàng)簡單的工程，它需要各方面的配合。它涉及到要了解工作中的薄弱環(huán)節(jié)，找到原因才能解決問題。但是需要我們明白的是，時代在發(fā)展，工作要進(jìn)步，提高檔案管理現(xiàn)代化水平是不可避免的一次改革，我們要做的就是努力加強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)化、管理科學(xué)化、智能化，真正做到提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。
作者：王剛 韓倩 單位：萊蕪市中醫(yī)醫(yī)院
