檔案管理系統(tǒng)晶體模型構(gòu)建研究
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1引言
知識與信息正經(jīng)歷著由稀缺到爆炸的過程，知識管理的方式與模式也日益多樣化，但是無論采用哪一種管理方式，知識管理都要以信息和數(shù)據(jù)為前提，因此存儲信息和知識的檔案庫和檔案管理系統(tǒng)便成為了知識管理中不可或缺的重要組成部分。如何利用好檔案管理系統(tǒng)、協(xié)調(diào)好知識管理與檔案管理的關(guān)系，是知識管理成功實施的重要保障［1］。企業(yè)知識管理的核心就是有效管理企業(yè)的知識資產(chǎn)，打造一個學習創(chuàng)新的環(huán)境，而當今企業(yè)大多設(shè)立獨立的研發(fā)中心，成為“產(chǎn)學研”相結(jié)合的科研基地，這些機構(gòu)擁有龐大的科技情報與檔案資源，并且在每一道生產(chǎn)和研發(fā)工序中均具備有價值的信息、經(jīng)驗等知識產(chǎn)生的條件，能否有效完整收集這一系列知識，增進科研知識的積累，是知識組織、知識評價以及知識服務(wù)的重要基礎(chǔ)［2］。企業(yè)的知識只有緊緊圍繞業(yè)務(wù)才能發(fā)揮其應有的作用，置于場景中的檔案、知識才能更好地為企業(yè)提供信息支持。
知識管理自提出以來，不少學者和企業(yè)管理者就知識管理如何實踐，進行怎樣具體的操作模式等提出了諸多想法，1999年哈佛大學教授Hansen和Nohria在研究了大量美國企業(yè)知識管理實踐的基礎(chǔ)上根據(jù)行業(yè)類型及采取的技術(shù)含量將企業(yè)的知識管理模式分為編碼管理模式（Codificationmode）和人物化管理模式（Personalizationmode）［3］。這兩種模式被奉為知識管理實踐的經(jīng)典模式，但是這兩種模式都只能顧及一個方面，前者注重技術(shù)，后者注重內(nèi)容，雖然二者在一定程度上都取得了十分顯著的成就，但是仍有相對的局限。筆者結(jié)合自身企業(yè)的實踐過程，引入了化學中的晶體模型，總結(jié)出了一套場景式的知識管理模式。
2.1構(gòu)建理念
企業(yè)的業(yè)務(wù)溝通與知識管理等諸多活動都可以細分為每個人運用自己的專業(yè)技能和實踐經(jīng)驗解決問題的過程。具體講就是某個人在某一時間和地點，運用自己的專業(yè)技能、經(jīng)驗、素養(yǎng)、人脈等知識處理某一具體事情的過程。我們將這種針對具體業(yè)務(wù)應用的“因時因地，因人因事”的知識管理方式稱之為場景式知識管理（Scenario-basedKnowledgeManagement）。在天時、地利、人和、事件的情境中，將知識融入到業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)，通過知識和業(yè)務(wù)的“化學反應”促進業(yè)務(wù)發(fā)展，在發(fā)展過程中進一步實現(xiàn)知識的再創(chuàng)造。在這一過程中所產(chǎn)生的知識、工具和方法的集合猶如一顆顆璀璨的知識晶格（KnowledgeLattice），每個知識晶格相互關(guān)聯(lián)，彼此相通，從而形成類似于晶體模型的知識體系（見圖1，圖2）。通過對該知識體系的管理達到業(yè)務(wù)發(fā)展和知識螺旋創(chuàng)造的雙贏效果。筆者將這種知識管理模式稱為基于晶體模型的場景式知識管理模式。在這個水晶體中，若每個晶格都能夠做到自我反應、自我管理、自我學習及自我適應，整個組織必會保持旺盛的生命力和強大的戰(zhàn)斗力。知識的晶格將散落分布在各個業(yè)務(wù)中，與業(yè)務(wù)緊密契合。
2.2構(gòu)建體系
基于晶體模式的場景式知識管理模式的建設(shè)目的在于形成企業(yè)2.0知識協(xié)同及決策支持系統(tǒng)KDS大平臺，要將各個應用系統(tǒng)的操作界面通過知識門戶平臺進行整合，統(tǒng)一設(shè)計，統(tǒng)一實現(xiàn)。使操作界面清晰、美觀、干凈、直觀、前后操作連貫。其中以數(shù)據(jù)獲取和數(shù)據(jù)整合為核心，通過對各類現(xiàn)有應用系統(tǒng)中信息和數(shù)據(jù)資源的全面、有機整合來為綜合業(yè)務(wù)提供協(xié)同服務(wù)。具體而言，從企業(yè)自身和企業(yè)對外兩個角度出發(fā)，包含企業(yè)自身發(fā)展層面以人力資源管理系統(tǒng)（HRS）、資源規(guī)劃管理系統(tǒng)（ERP）和全生命周期管理系統(tǒng)（PLM）為軸線，企業(yè)對外層面則以客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（CRM）為軸線，形成平面軸的業(yè)務(wù)體系主體架構(gòu)，另外在這個軸面上將企業(yè)具體的模塊融合在一起，包含情報管理、創(chuàng)意管理、實踐社區(qū)等等晶格模塊。
3基于晶體模型的場景式知識管理
模式下的檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建如前所述，基于晶體模型的場景式知識管理模式下的檔案管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)原始記錄的管理平臺，是一個完整的“晶格”，也是在知識管理模式下的一個獨立板塊，其中包含有文書檔案庫、會計檔案庫、人力資源檔案庫、圖書資料庫、競爭情報庫以及科技檔案庫。而科技檔案庫是檔案管理系統(tǒng)板塊中的重點和主要構(gòu)成要素，也是檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中的主要支撐?？蒲性核目萍紮n案資源，是在生產(chǎn)、研發(fā)過程中形成的科技檔案材料，如何集中有效管理便于迅速轉(zhuǎn)化為知識的科技檔案材料，是知識管理體系中的重要環(huán)節(jié)［4］。因此，從構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)入手，逐步融入到知識管理的層次，是管理科技檔案資源、發(fā)揮科技檔案效用的初衷。
3.1建設(shè)理念
科技檔案的管理必須要科學化、標準化，以滿足不斷發(fā)展的信息化需求，必須按照“歸檔齊全完整，整理規(guī)范有序，保管集中安全，提供利用快捷準確”的原則和要求，對于科技檔案資源要積極推動科技檔案管理向電子化管理轉(zhuǎn)型，并致力于建設(shè)、推廣、完善研究院科技檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)內(nèi)容主要應為基礎(chǔ)設(shè)施、檔案管理系統(tǒng)平臺、數(shù)據(jù)庫、標準規(guī)范體系、安全保障體系建設(shè)和運行管理機制六大內(nèi)容。通過從硬件到軟件的建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，建成一批滿足科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及發(fā)展需要的檔案管理系統(tǒng)，最終建立覆蓋全業(yè)務(wù)、不受時間和地域限制的檔案管理系統(tǒng)集群。同時，在確保檔案管理系統(tǒng)運行穩(wěn)定的同時，建立檔案門類齊全、多種載體類型，集檔案信息資源的收、管、整、用多功能于一體的網(wǎng)絡(luò)平臺，不僅實現(xiàn)檔案信息資源利用與共享，而且科學、標準、規(guī)范管理各種類型的電子文件，并保證其原始、真實、完整和長期可讀的屬性。
3.2目標需求
3.2.1構(gòu)建檔案信息庫，確保數(shù)據(jù)實時存取。我們擬建的目標檔案資源庫應包含載體形式為文字、視頻、圖形、圖像的電子文件，不僅涵蓋已歸檔的檔案信息資源，而且進一步擴大到現(xiàn)行電子文件、實時科技資料等，既集成各業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)，又整合電子文件及電子檔案數(shù)據(jù)，安全保管檔案資源的同時，形成以檔案信息為核心內(nèi)容的企業(yè)綜合信息資源庫，有效滿足每一位用戶對各類信息資源的需求。建成后的檔案管理系統(tǒng)應將文件管理和檔案管理整合成一組前后相繼的文件管理工作流程，實現(xiàn)文件及其元數(shù)據(jù)信息的自動捕獲和歸檔。通過與企業(yè)的PLM（產(chǎn)品生命周期管理系統(tǒng)）、ERP等系統(tǒng)建立接口，完成科研數(shù)據(jù)和管理數(shù)據(jù)的實時動態(tài)管理，保證記錄信息的即時性、準確性、一致性和共享性，實現(xiàn)無縫連接、數(shù)據(jù)共享。
3.2.2實現(xiàn)檔案系統(tǒng)的數(shù)字化管理，確保信息安全。構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，通過運用專業(yè)檔案管理軟件，對進館的各類信息按不同要求分類排序、價值鑒定、數(shù)據(jù)校驗、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、自動標引、信息組織、打印輸出等有序整合，形成一個有序完整的信息空間，實現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)管理。同時，還要結(jié)合身份認證、傳輸加密、訪問控制等技術(shù)，確保檔案信息的安全運行與有效利用，實現(xiàn)檔案存儲環(huán)境的智能化管理、檔案人員的動態(tài)管理、圖紙復制任務(wù)的調(diào)度管理，把檔案管理人員從繁重的日?，嵥槭聞?wù)的中解脫出來，大幅度提高檔案管理效率與水平。建成后的檔案管理系統(tǒng)必須達到網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)運行安全、信息安全和物理安全的要求，各單位可理清其電子文件及電子檔案的源頭，全面掌握本單位數(shù)字資源分布的情況，在物理和技術(shù)方面采取針對性的措施保證數(shù)字信息資源的安全與保密。
3.2.3推動檔案信息的有效查詢利用，開發(fā)新知識。檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)方式應以用戶為中心，兼具多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱和調(diào)用控制功能。利用者可通過網(wǎng)絡(luò)與檔案室建立聯(lián)系，在授權(quán)范圍內(nèi)不受地理位置和時間限制，實現(xiàn)有效遠程訪問查詢。此外，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)還為知識管理提供了一個良好的系統(tǒng)部件和信息基礎(chǔ)平臺。在檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)有數(shù)字檔案庫基礎(chǔ)上構(gòu)建知識管理平臺、建設(shè)知識庫，使知識的形成、共享、傳遞得以實現(xiàn)。
3.3系統(tǒng)功能
3.3.1檔案綜合管理。檔案管理系統(tǒng)須基于OAIS模型，具備“收集、管理、存儲、利用”等功能，通過數(shù)據(jù)接口、數(shù)字化加工等技術(shù)完成檔案元數(shù)據(jù)的采集，通過文件管理、檔案整編、檔案管理、動態(tài)管理、資料管理模塊收集、整理、存儲各類結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)信息，通過系統(tǒng)維護設(shè)置庫結(jié)構(gòu)及人員權(quán)限，并支持用戶登錄檔案門戶入口和檢索利用平臺進行信息資源的有效利用。通常來講，管理應用系統(tǒng)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，管理應用系統(tǒng)主要應具備協(xié)同工作平臺、檔案業(yè)務(wù)管理、接口管理和系統(tǒng)維護功能，具體包括：檔案整編、檔案管理、數(shù)字化加工、多媒體管理等，其中的檔案管理板塊可以對使用單位的檔案進行電子化的管理，從而提高管理效率，增強利用效果，減輕管理負擔，降低管理成本。通過該子系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息的收集、檢索、統(tǒng)計、鑒定與銷毀、編研等工作。
3.3.2檢索利用平臺。為保障檔案資源能夠更廣泛地得到利用，以B/S方式實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)上檢索利用。檔案管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一的檢索利用平臺，用于實現(xiàn)多種方式的檢索，用戶通過客戶端的瀏覽器即可訪問知識門戶平臺或者直接進入檔案管理系統(tǒng)入口，在網(wǎng)上查詢檢索權(quán)限訪問范圍內(nèi)的檔案目錄數(shù)據(jù)、瀏覽電子全文，并根據(jù)需要進行查閱、借閱、下載等相關(guān)利用。檢索功能主要包含：智能檢索、卡片檢索、高級檢索、全文瀏覽、全文檢索、利用申請和利用管理等。
3.3.3系統(tǒng)外接和維護。針對已經(jīng)實施的各類軟件應用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合，提供靈活的動態(tài)數(shù)據(jù)集成接口，可以與企業(yè)的OA、PLM、ERP等其它軟件業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行動態(tài)連接，對企業(yè)其它軟件業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行收集、整理、歸檔和利用管理，從而實現(xiàn)檔案資源集成，達到信息共存、資源共享、綜合利用的目的。系統(tǒng)的接口應用WebService和XML技術(shù)來實現(xiàn)，保證異構(gòu)系統(tǒng)和平臺的數(shù)據(jù)交換，WebSer－vice雙方通過標準的SOAP協(xié)議來進行交換請求和響應。事先雙方共同制定出交換的XML數(shù)據(jù)的內(nèi)容和格式，即共同遵守的規(guī)范；另外，編制Shema文件進行交換數(shù)據(jù)的格式驗證，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性。比如，PLM接口存在的意義和目標，就是協(xié)助并完成數(shù)據(jù)從PLM系統(tǒng)歸檔到檔案管理系統(tǒng)的過程。通過PLM接口，PLM中管理的相關(guān)產(chǎn)品數(shù)據(jù)和電子文件再正式發(fā)放，可以歸檔時，能夠?qū)崟r歸檔到檔案管理系統(tǒng)的科技檔案庫中來，然后檔案管理人員可以根據(jù)工作需要，對相關(guān)信息進行修改、添加，進行后續(xù)的歸檔、利用、等檔案管理操作，避免數(shù)據(jù)的重復錄入，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的繼承與共享。又如，在企業(yè)門戶的辦公桌面、OA系統(tǒng)的待辦事宜或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的待辦模塊中，展現(xiàn)個人相關(guān)的檔案借閱情況、圖書借閱情況、審批待辦等，方便用戶及時了解個人的借閱情況，待辦事項等。用戶在門戶、OA系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中點擊時，可以直接進入檔案管理系統(tǒng)的相應處理頁面。
4晶體模型的場景式知識管理模式下構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的成效分析
4.1集群效應
在知識管理的模式下構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，無疑比普通的檔案信息庫的單獨建設(shè)要更能集中發(fā)揮檔案資源的集群效應，更能增強信息的廣泛性與適用性。由于在該場景式知識管理模式下，各個資源庫被視為相互關(guān)聯(lián)的“晶格”，即每一個資源庫均代表了一個獨立的維度，但又相互聯(lián)系，共同構(gòu)成了知識“晶體”，因此，這樣的系統(tǒng)架構(gòu)滿足了同種事物在一起產(chǎn)生有利作用的集群效應，能夠使得檔案信息與圖書信息、產(chǎn)品生命周期信息、競爭情報信息等發(fā)生良性互動，更好地發(fā)揮科技檔案的情報價值。
4.2價值最大化
將檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建置于知識管理模式下，又與其他資源庫建立關(guān)聯(lián)，是加強信息橫向聯(lián)合、實現(xiàn)信息資源共享的有效途徑。信息時代的發(fā)展使得知識和信息總量劇增，任何一個信息部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用，而且不同的信息資源不可能按照統(tǒng)一的模式收整管理。因此，這一體系也充分適應了打破檔案、圖書等各自為政局面的現(xiàn)實要求，建立一個完整的知識系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。因此，對于檔案部門乃至文獻信息中心都可以充分利用自己的資源優(yōu)勢，在資源共享的過程中發(fā)揮領(lǐng)頭羊的作用，利用檔案管理軟件，依托系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的共享，實現(xiàn)檔案價值最大化地利用。
4.3“死”檔“活”用
通常來講，檔案歸入檔案部門后，會存儲于系統(tǒng)和庫房中，如此一來，相當數(shù)量的檔案資料會變?yōu)椤八馈睓n。即便是有利用和調(diào)取，也只是針對所需檔案。在知識管理中的檔案系統(tǒng)的構(gòu)建則在這一方面彌補了檔案與相關(guān)情報、圖書、業(yè)務(wù)資料相互配合支持發(fā)揮效用的空白。
作者：郭敏1，2 張黎3 單位：1.中國人民大學信息資源管理學院 2.中糧營養(yǎng)健康研究院知識管理中心 3. 北京郵電大學圖書館
