成人教育學(xué)籍檔案管理探析

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【摘要】在社會飛速發(fā)展的潮流下，社會階層對教育也是愈加關(guān)注，成人教育作為教育體系中的重要組成部分，但由于不同高校有不同的學(xué)制特點，使得如今學(xué)籍工作難度不斷增加。本文重點根據(jù)成人教育學(xué)籍現(xiàn)有的問題，以及提出解決其問題的方法。

【關(guān)鍵詞】成人教育 學(xué)籍檔案 管理 對策

引言

加強(qiáng)教育是提高社會人民素質(zhì)的重要渠道，成人教育的普及也進(jìn)一步實現(xiàn)我國終身學(xué)習(xí)的政策。近幾年來，我國成人教育發(fā)展迅速，其規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量也是逐年遞增，進(jìn)而使得成人教育學(xué)籍管理難度不斷增加、工作日益繁重。成人教育不同于普通高等教育，由于成人教育起步較晚、學(xué)生群體復(fù)雜、辦學(xué)形式多樣，這一系列原因是導(dǎo)致成人教育學(xué)籍檔案難以管理的原因。再者，有關(guān)教育機(jī)構(gòu)對成人教育不夠重視，檔案管理人員意識淡薄、規(guī)章制度落實不到位等因素同樣是導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)問題的原因。

一、成人教育學(xué)籍檔案管理中的問題

（1）對學(xué)籍檔案認(rèn)識不夠我國成人教育是從19世紀(jì)60年代初才得以發(fā)展，當(dāng)時的成人教育中，由于專業(yè)設(shè)置不規(guī)范、師生資源少、管理水平低等因素，使得人們對成人教育學(xué)籍檔案的價值認(rèn)識不夠，很多檔案的價值沒有充分挖掘出來，極大地影響了檔案管理人員的工作熱情。長此以來，由于社會對成人教育重視程度不夠，使得檔案管理資金不足、人力不足、技術(shù)不足，很多過去遺留的問題積壓到現(xiàn)在，例如材料積壓、無效檔案、檔案缺失等。

（2）成人教育學(xué)籍檔案管理質(zhì)量低下由于檔案管理工作繁重，使得在檔案管理中很容易出現(xiàn)材料的遺漏、積壓。如今，由于成人教育學(xué)籍檔案管理范圍模糊不清，有些檔案材料、答辯材料只存入學(xué)校的文書檔案中，而學(xué)籍檔案卻很少存檔，這就使得企業(yè)對人才的使用和考察帶來很多不便。再者，成人教育學(xué)籍檔案管理流程不規(guī)范，有些檔案沒有填寫準(zhǔn)確時間，使得檔案喪失時效性、真實性；有些畢業(yè)論文無題目，只有最終成績；再有一些在檔案傳遞過程，檔案袋無密封，甚至是無檔案袋直接遞交，這樣極其容易泄露檔案信息。

（3）缺乏有效的審查監(jiān)督機(jī)制由于我國人口眾多，近些年來成人教育的發(fā)展也是順風(fēng)順?biāo)?。隨著成人教育機(jī)構(gòu)的學(xué)生越來越多，使得在填寫畢業(yè)生登記表、組織鑒定、組織評語等環(huán)節(jié)逐漸趨于形式化，大部分表格回收也沒有完全進(jìn)行流程形式歸檔，在整個學(xué)籍歸檔的過程中缺乏有效的審查和監(jiān)督，使得成人教育學(xué)籍檔案很容易出現(xiàn)漏洞，也可以直接反映出檔案管理存在很多問題。

二、加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案的對策

（1）加強(qiáng)有關(guān)部門的檔案意識想要加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案，實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理，就必須要保證有足夠的資金、人員、技術(shù)的支撐，所以加強(qiáng)有關(guān)部門對檔案的重視程度尤為重要。在日常檔案管理工作中，如果出現(xiàn)管理工作難題要及時解決，避免檔案管理工作的滯后性，對于技術(shù)需求、資金需求要盡所能給予支持。進(jìn)而讓成人教育學(xué)籍檔案更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。

（2）加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)想要加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，高校必須要建立一個高素質(zhì)的檔案管理人員。在日常工作中，加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員的道德素質(zhì)、政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)以及應(yīng)用新技術(shù)的能力。在現(xiàn)代化社會中，只有將學(xué)籍檔案管理工作更加系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化才能夠與社會發(fā)展相適應(yīng)。加強(qiáng)檔案管理人員能夠規(guī)范其自身行為，運用更加科學(xué)的方法解決管理中的問題。

（3）進(jìn)一步完善成人教育學(xué)籍檔案管理制度檔案管理有關(guān)部門必須要聯(lián)合學(xué)校建立一套更加完善的成人教育學(xué)籍檔案管理制度，學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理的協(xié)調(diào)性，對檔案管理要統(tǒng)一要求、標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同學(xué)校的辦學(xué)性質(zhì)差異，嚴(yán)格區(qū)分不同類別檔案。審查部門在收集檔案材料時，要加強(qiáng)指導(dǎo)、監(jiān)督職能，嚴(yán)格杜絕材料產(chǎn)生的不規(guī)范性。再者，要對檔案保存做出具體規(guī)定，要求檔案材料第一時間歸檔，避免學(xué)籍檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

（4）建立信息化檔案管理機(jī)制在現(xiàn)代化社會中，任何工作都離不開信息化管理，成人教育學(xué)籍檔案管理想要實現(xiàn)升級，必須要采取信息化管理模式。在材料審核、歸檔之前，要將檔案信息進(jìn)行電腦存檔并加密，保證學(xué)籍檔案信息的隱私性、高效性，并且要根據(jù)不同信息檔案類型進(jìn)行分類，確保信息化檔案管理的規(guī)范性。建立信息化檔案管理同時能夠擴(kuò)大檔案查詢渠道，傳統(tǒng)的檔案信息查詢必須通過電話、傳真、信函以及直接查詢。有了信息化檔案管理，想要查詢檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺、官方網(wǎng)站、電子郵件等，并且大大提高了查詢的便利性，從而真生實現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案管理的信息化升級。

結(jié)束語

總而言之，想要加強(qiáng)成人教育學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，要從多方面進(jìn)行調(diào)整，例如加強(qiáng)有關(guān)部門檔案意識、提高管理人員素質(zhì)、建立更加完善的管理制度、建立信息化檔案管理機(jī)制等。只有通過有關(guān)部門及學(xué)校共同努力，才能實現(xiàn)成人教育學(xué)籍檔案管理真正的升級，從而能夠更好的服務(wù)于成人教育學(xué)生群眾，為成人教育學(xué)籍檔案管理未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者：葉蕓 單位：廣東石油化工學(xué)院