房地產(chǎn)檔案管理工作策略探討

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【摘要】房地產(chǎn)檔案是檔案的重要構(gòu)成部分，我國房地產(chǎn)檔案管理工作主要是對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理與保管等，這要求房地產(chǎn)工作人員要做好檔案管理工作的記錄與保管，通過科學(xué)的管理手段不斷提高管理的有效性。本文將對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀展開合理的分析，明確管理中的不足，并提出有效的對(duì)策，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理；文書檔案；策略

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)工作人員對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)交易各項(xiàng)信息進(jìn)行整理和保管的重要內(nèi)容?，F(xiàn)階段，由于房地產(chǎn)檔案管理環(huán)境的改變，使得檔案管理模式受到一定的挑戰(zhàn)，檔案在管理保管及利用方面出現(xiàn)很多問題，這在一定程度上加大了房地產(chǎn)檔案管理工作的難度，要求單位管理人員意識(shí)到檔案管理的重要作用，從而采取有效的措施解決此類問題，提高檔案檔案管理的有效性，使自身的工作能力和管理水平都得到極大的提升。

一、房地產(chǎn)檔案管理工作的重要意義

房地產(chǎn)檔案管理指的是房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、交易買賣等活動(dòng)中，通過收集整理的方式將產(chǎn)權(quán)人房屋狀況以及土地占用情況匯成完整的產(chǎn)權(quán)信息，并利用圖紙、照片、錄音等載體將其統(tǒng)一歸檔，作為日后產(chǎn)權(quán)變更的依據(jù)。因此，房地產(chǎn)檔案管理人員的工作水平，會(huì)對(duì)檔案利用效率起著決定性作用，為了更好地適應(yīng)當(dāng)下我國社會(huì)的需求，需要通過正確的管理方式來保證檔案管理的有效性，同時(shí)還要按照相關(guān)法律規(guī)定依法對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，以此來促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理的權(quán)威性和實(shí)用性，使其價(jià)值得到充分發(fā)揮，同時(shí)，還要利用現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)，對(duì)提高檔案管理效率起著積極作用。

二、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在不斷增多的同時(shí)，檔案利用效率也在不斷增長，人們對(duì)所提供的服務(wù)質(zhì)量和要求也在不斷增多，這要求檔案管理人員在原有工作職能基礎(chǔ)上不斷提高自身的行政管理水平和服務(wù)水平，具有良好的服務(wù)意識(shí)，同時(shí)還要不斷與時(shí)俱進(jìn)，細(xì)化檔案管理規(guī)則，提高檔案管理的先進(jìn)性。當(dāng)下房地產(chǎn)檔案管理人員不論從自身的工作能力上還是創(chuàng)新意識(shí)上都比較欠缺，檔案管理效率低下，不利于對(duì)檔案進(jìn)行有效利用。

（二）培訓(xùn)工作不到位。房地產(chǎn)檔案管理培訓(xùn)工作的開展，對(duì)提高管理人員的專業(yè)能力以及現(xiàn)代化水平起著積極作用，房地產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)管理的綜合體現(xiàn)，而當(dāng)下我國房地產(chǎn)檔案管理人員自身技能方面存在一定的欠缺，無法掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)理論操作，進(jìn)而影響了檔案管理的有效性和管理質(zhì)量。

（三）電子檔案的歸檔及保存不利。隨著我國科技水平的提升，信息化技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中得到非常廣泛的應(yīng)用，房地產(chǎn)行業(yè)加強(qiáng)了對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，提高了檔案整理效率和水平，通過建立數(shù)字化信息系統(tǒng)，促進(jìn)了檔案管理的便捷化程度，與傳統(tǒng)人工檔案整理方式相比，有著一定的先進(jìn)之處。信息化水平提高的同時(shí)，也對(duì)檔案的安全性帶來一定的威脅，電子檔案數(shù)量信息較多，如果不準(zhǔn)確篩選，就很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

三、做好房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的策略

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運(yùn)行機(jī)制。加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，應(yīng)建立一個(gè)完善的繼續(xù)教育管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、獎(jiǎng)勵(lì)等制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制，約束激勵(lì)機(jī)制可以在一定程度上提高檔案管理工作人員的緊迫感，使其能夠積極參與到繼續(xù)教育中來，提高自身的檔案管理水平。比如檔案管理工作人員上崗前以及輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理，從而大大提高檔案管理人員參加教育培訓(xùn)的動(dòng)力。

（二）建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，細(xì)化監(jiān)督考核。要想提高檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，需要檔案管理人員認(rèn)識(shí)到工作的重要性，并通過《檔案法》以及相關(guān)檔案工作來展開正確的教育，將其作為一項(xiàng)法律義務(wù)盡職盡責(zé)完成，提高工作的自覺性和主動(dòng)性，使檔案管理效率得到保證。同時(shí)，還要將檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，做好對(duì)檔案材料的有效控制，定期開展考核工作，做到賞罰分明，才能提高檔案管理效率和水平。

（三）加強(qiáng)人力資源建設(shè)。房地產(chǎn)檔案工作對(duì)工作人員的專業(yè)性要求較高，檔案工作人員素質(zhì)的高低決定檔案工作的優(yōu)劣以及檔案價(jià)值。檔案工作人員的素質(zhì)具體體現(xiàn)在：首先，檔案工作人員應(yīng)具備一定的文化素養(yǎng)。具有較強(qiáng)的邏輯思維能力，可以在大量檔案信息中提取到有價(jià)值信息，并將其開發(fā)利用成果完整表達(dá)出來。同時(shí)，還需要檔案管理人員具備掌握基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作能力，可以對(duì)不同年份的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析。其次，檔案管理人員應(yīng)具備一定的專業(yè)素質(zhì)。熟悉相關(guān)法律規(guī)定，明確房地產(chǎn)開發(fā)利用方向，能夠獨(dú)立辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)，掌握檔案開發(fā)利用方法。最后，檔案管理人員應(yīng)具備一定的職業(yè)道德素養(yǎng)。有良好的責(zé)任心，端正自己的服務(wù)態(tài)度，真正做到為人民服務(wù)，不違法交易，不以權(quán)謀私，堅(jiān)決維護(hù)檔案信息的機(jī)密性，堅(jiān)守崗位職責(zé)。房地產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)積極開展工作人員的培訓(xùn)工作，通過各種方式來保證學(xué)習(xí)效果，從而使檔案工作人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)能力得到提升。

（四）增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。房地產(chǎn)部門要不斷提高自身影響力，采用網(wǎng)絡(luò)媒體等方式對(duì)房地產(chǎn)檔案價(jià)值進(jìn)行宣傳，使更多人可以重新認(rèn)識(shí)、了解房地產(chǎn)檔案，以期不斷提高房地產(chǎn)檔案利用效率，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)開展提供一定的便利。具體從以下幾方面開展：首先，要做好房地產(chǎn)權(quán)屬登記服務(wù)。產(chǎn)權(quán)檔案因其自身存在的動(dòng)態(tài)性，因此在產(chǎn)權(quán)形成后，往往會(huì)隨著房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移而不斷發(fā)生改變，這也是產(chǎn)權(quán)管理中最重要的信息資源，是確認(rèn)變更行為是否合法的重要依據(jù)。其次，做好房地產(chǎn)交易審查服務(wù)，隨著房地產(chǎn)發(fā)展前景逐漸廣闊，房地產(chǎn)交易也變得活躍起來，要想保證交易的有效性，就需要通過房地產(chǎn)權(quán)屬檔案來進(jìn)行查證。最后，為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務(wù)。房地產(chǎn)教育在增多的同時(shí)，房地產(chǎn)糾紛也在不斷增多，各種抵押行為不斷增多，因此需要產(chǎn)權(quán)檔案為司法部門解決糾紛提供依據(jù)，維護(hù)當(dāng)事人正當(dāng)權(quán)益。

（五）提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性。要想保證房地產(chǎn)檔案隊(duì)伍建設(shè)順利開展，需要做好檔案隊(duì)伍培訓(xùn)與考核工作，進(jìn)一步提高檔案管理人員的知識(shí)能力，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展，提高整理效率和整理質(zhì)量，使檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，提高自身的綜合素質(zhì)和責(zé)任感，并協(xié)助各部門更好地開展檔案資料查找管理工作。此外，還要加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，房地產(chǎn)管理部門應(yīng)該充分掌握檔案管理人員的工作能力，并以此為基礎(chǔ)建立相應(yīng)的學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，便于后續(xù)工作能夠順利開展。與此同時(shí)，還要注重人才的引進(jìn)，房地產(chǎn)檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力要求較高，為了進(jìn)一步提高房地產(chǎn)檔案管理水平，應(yīng)不斷挑選優(yōu)秀的管理人員加入房地產(chǎn)檔案管理團(tuán)隊(duì)中來，從而進(jìn)一步提高房地產(chǎn)檔案管理的整體水平。

（六）房地產(chǎn)開發(fā)檔案信息化建設(shè)。首先，要加強(qiáng)并提高對(duì)房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。充分利用現(xiàn)代化信息軟件來進(jìn)行房地產(chǎn)的檔案整理工作，這是房地產(chǎn)行業(yè)開展檔案管理的必然趨勢(shì)，極大地提高房地產(chǎn)檔案的利用效率，也便于查找相關(guān)資源，將檔案的價(jià)值進(jìn)行充分的發(fā)揮。其次，要不斷推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化水平。檔案數(shù)字化是房地產(chǎn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要想應(yīng)用檔案檢索功能，就需要通過數(shù)字檔案來實(shí)現(xiàn)，只有這樣，才能獲取產(chǎn)權(quán)人的房屋信息，這種高級(jí)檢索的方式可以幫助管理人員精準(zhǔn)查找，為人們提供更加便捷、高效的服務(wù)。為了進(jìn)一步提高信息的全面性，可以通過照相錄入的方式，通過掃描儀的處理將圖像通過信息的方式進(jìn)行歸檔，在完成檢索和分類環(huán)節(jié)后，使其成為一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫。

四、結(jié)語

綜上所述，房地產(chǎn)檔案管理工作作為一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，必須要與時(shí)俱進(jìn)，使檔案記錄與整理能更好地與社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀相適應(yīng)。同時(shí)，房地產(chǎn)檔案管理人員還要結(jié)合其發(fā)展現(xiàn)狀制定合理的檔案管理計(jì)劃，這樣才能避免管理過程中出現(xiàn)問題，提高其抗風(fēng)險(xiǎn)能力，促進(jìn)檔案的有效利用。

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作者：馮文碧 單位：中山市自然資源檔案館