交通工程監(jiān)理資料的有效管理

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【摘要】在交通工程資料文件中監(jiān)理資料無疑是其中重要的構(gòu)成部分，監(jiān)理資料的最大作用是還原交通建設(shè)項目的施工建設(shè)過程，但是，實際工程中的監(jiān)理資料存在一些問題。論文從監(jiān)理資料中存在的問題為出發(fā)點，通過監(jiān)理過程中的原則、制度完善性建設(shè)、監(jiān)理資料的意義、日常管理工作、員工培訓(xùn)幾個方面簡要探討了交通工程監(jiān)理資料的有效管理。

【關(guān)鍵詞】監(jiān)理資料；文件管理；交通工程

1引言

交通工程監(jiān)理資料是交通工程資料文件檔案的重要內(nèi)容。一份完整有效、邏輯嚴密的監(jiān)理資料能全面客觀地重現(xiàn)交通工程項目的施工過程。而實際工程中的監(jiān)理資料問題重重，難以達到竣工資料檔案驗收的要求。我國交通工程建設(shè)中的工程監(jiān)理制度已經(jīng)歷了20多年的發(fā)展，雖然積累了一定的經(jīng)驗，但在具體的工作中依然存在很多問題。

2監(jiān)理資料尚存的問題

1）監(jiān)理與施工單位協(xié)商時沒有參考資料報審事宜。監(jiān)理單位和施工單位協(xié)商結(jié)果上的差異，為報審工作不按規(guī)定開展的現(xiàn)象提供了滋長空間[1]。另外，監(jiān)理部門在催促報審時缺乏主動性，使監(jiān)理內(nèi)業(yè)的開展工作必然受到嚴重的影響。2）輕視監(jiān)理資料交接管理，用內(nèi)業(yè)資料應(yīng)付平時檢查。保障工程建設(shè)質(zhì)量、安全和進度就是監(jiān)理工作的全部內(nèi)容，這樣類似的想法在監(jiān)理工作人員中普遍存在。除此以外，很多監(jiān)理資料管理制度的局限性較大，造成了資料和資料管理制度的不完善。每個工程的監(jiān)理方式都有一定的差異，加之沒有形成統(tǒng)一的管理思維，使困難重重的監(jiān)理資料管理工作雪上加霜。3）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不達標(biāo)。由于監(jiān)理人員的能力參差不齊，工作技能有待提高，在對內(nèi)業(yè)資料進行管理的過程中，過分參照刻板的形式，造成了監(jiān)理資料價值的流失。4）在監(jiān)理資料交接工作中疏忽大意。很多監(jiān)理人員對資料的交接過程重視不夠，一些監(jiān)理部門沒有安置專職資料員的崗位，導(dǎo)致實際工作中，監(jiān)理資料的缺失和重復(fù)現(xiàn)象比比皆是。

3監(jiān)理資料管理應(yīng)遵循的原則

1）同步及時性。切忌先施工后補資料，在施工過程中要同步完成對監(jiān)理資料的整理。另外，實際的施工順序也要保障其邏輯的連貫性。2）真實性和完整性。完整性和真實性是工程項目中所有資料的最基礎(chǔ)的要求，完整的監(jiān)理資料可以不失客觀性地還原整個施工過程。對監(jiān)理的現(xiàn)場情況和施工單位報送的數(shù)據(jù)要如實地反映，這樣才能幫助監(jiān)理人員精準地發(fā)現(xiàn)問題，并采取正確的處理措施。

4資料管理制度的完善建設(shè)策略

1）監(jiān)理的管理細則。根據(jù)工程的特點將資料管理內(nèi)容進一步細分，制定管理細則，更透徹地反映規(guī)范、依據(jù)以及管理人員的職責(zé)。2）資料的文件編碼。會議紀要和監(jiān)理通知這樣的日常工作資料都要具體到每份文件的編號[2]。在多標(biāo)段工程中，文件編碼細致到了每一個標(biāo)段，如果在編排編碼上缺乏合理性，勢必給管理工作造成較大的影響。3）資料的分類建檔和格式統(tǒng)一。為了便于查找資料，和監(jiān)理過程關(guān)聯(lián)的資料都要進行分類并建檔。建檔的資料大致上可以分為會議資料、監(jiān)理發(fā)文等13項資料。為了保證監(jiān)理資料的真實性和完整性，應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，通過對資料的編號和歸檔，全程將工程施工過程的內(nèi)容全部記錄下來。

5監(jiān)理資料的意義

1）是保障監(jiān)理工作服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)。不同于形象的工程項目，監(jiān)理屬于一種無形的管理工作，正因為如此，監(jiān)理工作的展開需要一個可供參考的實體[3]。而監(jiān)理資料濃縮了監(jiān)理工作和監(jiān)理服務(wù)，成為監(jiān)理工作展開的依據(jù)，同時監(jiān)理資料作為項目建設(shè)單位的檢查對象，其接受檢查的內(nèi)容包括檢查監(jiān)理服務(wù)是否符合合同。監(jiān)理資料可以對交通工程按照事前、事中、事后的順序記錄工程項目的實施工作，從另一個角度反映服務(wù)質(zhì)量。2）是研究交通工程項目建設(shè)的基礎(chǔ)。交通建設(shè)項目過程的實施少不了監(jiān)理環(huán)節(jié)，卓有成效的溝通使建設(shè)各方的利益訴求保持了較高的協(xié)調(diào)性。并且還原交通建設(shè)項目的施工過程需要借鑒的依據(jù)便是一份完善性、真實性、邏輯性兼具的監(jiān)理資料。3）是監(jiān)理工作中自我價值的完整體現(xiàn)。監(jiān)理工作的性質(zhì)屬于無形的智力服務(wù)，通過實體資料方可體現(xiàn)其中的價值。同時，監(jiān)理工作由于關(guān)系工程質(zhì)量安全、廉政、環(huán)保等多個問題，屬于高危行業(yè)。相關(guān)問題如若發(fā)生，監(jiān)理單位必然會被有關(guān)單位譴責(zé)，因此，可以從中看出監(jiān)理職責(zé)履行與否是至關(guān)重要的。

6從日常管理入手開展監(jiān)理工作

1）及時歸檔監(jiān)理資料。對于內(nèi)部流轉(zhuǎn)流程，應(yīng)建立系統(tǒng)的管理途徑，保證資料都歸檔存底，監(jiān)理部門尤其要對重要資料的歸檔格外注意。2）監(jiān)理資料崗位職能劃分。在監(jiān)理資料的不同工作環(huán)節(jié)上，例如，收集、整理、歸檔都需要做到定崗定人，合理分工。3）日常管理要遵循的原則。對監(jiān)理資料進行日常管理的工作中，一定不能隨意更改資料分類的類別，監(jiān)理資料應(yīng)按時間先后排序整理，并按照順序進行裝訂。存檔的監(jiān)理資料必須都是原件，并且要根據(jù)項目的文件資料及時錄入到數(shù)據(jù)庫里。

7強化工作人員的培訓(xùn)

1）鞏固監(jiān)理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。為了創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的氛圍，應(yīng)定期邀請綜合素質(zhì)高的監(jiān)理工程師或者檔案技術(shù)專業(yè)、工程技術(shù)專業(yè)和監(jiān)理工作相關(guān)專業(yè)的專家向綜合素質(zhì)有待提高的員工進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進一步提升監(jiān)理工作人員的業(yè)務(wù)水平。2）務(wù)必在崗前展開監(jiān)理人員的培訓(xùn)，鞏固團隊凝聚力。對監(jiān)理人員進行崗前培訓(xùn)不只是因為需要工作人員具備相關(guān)的知識技能、明確自我職責(zé)、達到上崗條件，也需要對崗前人員的團隊合作意識進行培養(yǎng)。監(jiān)理工作從來都不是“一人挑大梁”，更重要的是發(fā)揮團隊的凝聚力。因為每項監(jiān)理工作都環(huán)環(huán)相扣，有著緊密的聯(lián)系，任何一項監(jiān)理環(huán)節(jié)的小疏忽都可能對其他的監(jiān)理環(huán)節(jié)造成蝴蝶效應(yīng)似的影響，這無疑為團隊協(xié)作能力提出了更高的要求。

8結(jié)語

加強監(jiān)理資料的管理無論從何種角度思考，對整個監(jiān)理工作的推進都起到了至關(guān)重要的作用。因此，需要先明確監(jiān)理資料的管理過程中還存在哪些問題，再從監(jiān)理過程中的原則、制度的完善性建設(shè)、監(jiān)理資料的意義、日常管理工作、員工培訓(xùn)這幾個方面加強相關(guān)工作。

【參考文獻】

【1】鄔佳位.交通工程監(jiān)理資料有效管理的探討[J].建設(shè)監(jiān)理,2015(10):33-35+41.

【2】黃雪梅.工程監(jiān)理檔案資料的有效管理措施[J].經(jīng)營管理者,2015(22):338.

【3】郭迪金.公路工程監(jiān)理在施工階段的質(zhì)量控制對策[J].工程建設(shè)與設(shè)計,2016(15):187-188.

作者:張沖 單位:河北衡通公路工程監(jiān)理公司