高校檔案管理創(chuàng)新與檔案管理數(shù)字化問題

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摘要:如何做好檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理檔案是二十一新世紀(jì)以來我國關(guān)注的重要問題，需要引起有關(guān)部門及個(gè)人的高度重視。本文主要介紹了高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化具備的含義，分析高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理檔案中存在的主要問題，進(jìn)而提出一些建設(shè)性意見，為我國高校的發(fā)展貢獻(xiàn)微薄之力.

關(guān)鍵詞:高校檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化問題分析

眾所周知，隨著我國社會(huì)市場主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的顯著提高，促使我國的各行各業(yè)迅猛發(fā)展。其中教育行業(yè)尤為突出，得到質(zhì)的飛躍，各個(gè)高校檔案管理工作也得到顯著提升。隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，數(shù)字化管理高校檔案方式應(yīng)運(yùn)而生，高校檔案管理需要不斷創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的腳步，緊扣時(shí)代的需求。今天，本文就以“高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題”為主題進(jìn)行探析。

1高校檔案管理創(chuàng)新

據(jù)調(diào)查可知，現(xiàn)代管理方案是我國各高校進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數(shù)字化的必要前提和必然基礎(chǔ)?，F(xiàn)代管理方案中具有先進(jìn)的管理觀念以及管理形式，我國各個(gè)高校有效結(jié)合先進(jìn)的管理形式，從而能夠有效打破傳統(tǒng)落后單一的檔案管理形式，促使高校檔案管理能夠進(jìn)行有效創(chuàng)新，高校檔案管理形式能夠逐漸變得規(guī)范化、科學(xué)化以及系統(tǒng)化。筆者通過查詢高校傳統(tǒng)的檔案管理形式發(fā)現(xiàn)，將傳統(tǒng)檔案管理形式與現(xiàn)代化檔案管理形式進(jìn)行對(duì)比分析，現(xiàn)代化檔案管理形式具有多種多樣的特征，呈現(xiàn)多元化趨勢。主要表現(xiàn)為占據(jù)空間較小，有效減少教學(xué)資源的流失，檔案信息儲(chǔ)藏形式豐富多樣。

2高校檔案數(shù)字化管理的具體含義

據(jù)調(diào)查可知，檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的不斷發(fā)展而衍生的一種新型檔案信息形態(tài)，能夠把各種各樣載體的高校檔案資源巧妙轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，存儲(chǔ)方式呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的形式將諸多檔案信息進(jìn)行連接，進(jìn)而結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來統(tǒng)一進(jìn)行管理，形成一個(gè)有結(jié)構(gòu)性、有序性的高校檔案信息庫，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，推動(dòng)高校的進(jìn)一步發(fā)展。顯而易見，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢，能夠緊跟時(shí)展的腳步，順應(yīng)時(shí)代潮流，高校檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。

3高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理中存在的主要問題

眾所周知，隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國各個(gè)高校的檔案管理工作取得一定成效。然而“金無足赤人無完人”，高校檔案管理以及數(shù)字化管理中不可避免地存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

3.1檔案管理工作缺少統(tǒng)一性

眾所周知，我國各個(gè)高校的發(fā)展時(shí)間以及發(fā)展形式都存在差異性，從而促使各高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。各個(gè)高校的發(fā)展時(shí)間不同，從而導(dǎo)致管理技術(shù)存在差異，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案管理工作沒辦法進(jìn)行統(tǒng)一。并且，高校檔案管理室的設(shè)施應(yīng)用的效率以及使用時(shí)間也存在不同，種種因素導(dǎo)致高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。

3.2檔案管理形式缺少創(chuàng)新性

隨著時(shí)代的發(fā)展，高校檔案管理發(fā)展趨勢逐漸演變?yōu)閿?shù)字化管理。眾所周知，隨著我國的信息技術(shù)的不斷提高，我國對(duì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展越來越重視。然而，筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案管理工作存在局限性，檔案管理形式缺少創(chuàng)新性。由此可見，高校檔案管理應(yīng)該具備創(chuàng)新觀念，緊跟時(shí)代的腳步，緊扣時(shí)勢的需求，進(jìn)而能夠促使檔案管理不與時(shí)代脫軌。

3.3構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫缺少實(shí)用性

目前，我國在投資高校管理經(jīng)濟(jì)上，對(duì)檔案管理工作的資金投入比較少，沒有重視高校檔案管理工作。正因如此，我國多數(shù)高校在開展工作的時(shí)候存在局限性，不能夠及時(shí)更新一些優(yōu)質(zhì)的管理設(shè)備，從而促使構(gòu)建出的檔案數(shù)據(jù)庫缺少實(shí)用性、檔案管理形式比較單一、落后，高校檔案管理工作不夠規(guī)范化，大大減少了檔案管理的完善性。

4高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理的有效措施

各個(gè)高校負(fù)責(zé)人應(yīng)該針對(duì)檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理中存在的種種問題，進(jìn)行具體問題具體分析，進(jìn)而尋找促使高校檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理的有效措施，并將措施加以落實(shí)，進(jìn)而能夠有效推動(dòng)高校檔案管理具有創(chuàng)新性，并且能夠做到數(shù)字化管理，有效提高高校檔案管理水平。筆者結(jié)合自身多年的工作以及查詢相關(guān)資料，提出以下見解：

4.1完善高校檔案管理的系統(tǒng)

各高校負(fù)責(zé)人想要有效創(chuàng)新檔案管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首先就必須完善高校檔案管理的系統(tǒng)，一定程度上減少網(wǎng)絡(luò)影響，開發(fā)出有效的高校檔案管理軟件。一般情況下，優(yōu)秀的檔案管理數(shù)字化技術(shù)需要具備以下幾個(gè)特征：（1）必須滿足各種各樣形式的檔案需求，做到“有求必應(yīng)”；（2）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用起來非常容易；（3）能夠有效保障高校檔案管理信息不受網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的約束。高校負(fù)責(zé)人應(yīng)該結(jié)合以上三個(gè)特征來進(jìn)行高校檔案管理創(chuàng)新，進(jìn)而能夠促使數(shù)字化技術(shù)滿足管理人員的需求，保障檔案信息的有效性。

4.2構(gòu)建數(shù)字化檔案管理

據(jù)調(diào)查可知，構(gòu)建數(shù)字化的檔案館是推動(dòng)科技技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展的必要前提和必然基礎(chǔ)，能夠有效創(chuàng)新檔案管理形式以及檔案管理方向?；诖耍瑸榱藢?shí)現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新以及數(shù)字化管理，我們應(yīng)該構(gòu)建數(shù)字化檔案管理。隨后，檔案管理人員可以通過掃描以及手工錄入的形式將優(yōu)秀的信息資源儲(chǔ)存到U盤以及光盤等系統(tǒng)中。

5結(jié)束語

綜上所述，隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，人民群眾的物質(zhì)生活水平得到顯著提高，促使人們對(duì)學(xué)習(xí)形式的要求越來越高。在信息數(shù)字化的社會(huì)背景下，現(xiàn)代化管理形式應(yīng)運(yùn)而生。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能與時(shí)代接軌，需要將其摒棄，從而靈活運(yùn)用現(xiàn)代化管理形式，推動(dòng)高校檔案管理創(chuàng)新，從而能夠推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用。

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作者:萬青 單位:武漢科技大學(xué)城市學(xué)院