人事檔案管理制度的創(chuàng)新

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【摘要】人才信息的重要載體與主要信息來源是人事檔案，知人善任、選賢舉能的重要工具也是人事檔案，人事檔案對人才資源開發(fā)起著非常重要的作用。但大多數(shù)人只有在需要用到檔案時才會意識到這一點，此外，我國對于人事檔案的研究時間還不長，加之諸多因素的影響，人事檔案的管理上難以避免出現(xiàn)一些問題，人事檔案制度的改革與創(chuàng)新正是解決這些問題的關鍵。

【關鍵詞】人事檔案管理；改革與創(chuàng)新

一、人事檔案管理目前存在的問題

（一）對人事檔案的重視不夠。干部人事檔案很少被外界所了解，在實際工作中很多內容被忽視，即使是單位領導也存在著“說起來重要，排起來次要，用起來需要、忙起來忘掉”的怪癖思維意識。在市場經濟浪潮的沖擊下，人們開始動搖對干部人事檔案的重要性的認識。尤其是在偏遠的山區(qū)，人才流動滯后，造成了干部人事檔案可要可不要的現(xiàn)象。

（二）檔案內容陳舊、片面、缺乏新材料。這樣的檔案突出表現(xiàn)在離退休干部、退休工人的檔案材料中政治歷史材料偏多，業(yè)績材料短缺的現(xiàn)象。在一些在職老職工的檔案材料中，五六十年代的簡歷表、政審表、各次政治運動的鑒定材料就占整個個人檔案的2/3。而對老職工的業(yè)績缺乏經常性的記載，考德、考能、考勤、考績等各個階段的鑒定等反映老職工變化的材料相當短缺。另外，對新、老職工的評價沒有特點，政治套語頗多，不能準確地刻畫出每一位職工的個性，原則籠統(tǒng)、千篇一律。

（三）“棄檔”現(xiàn)象嚴重。人事檔案存在的最大問題就是“棄檔”現(xiàn)象，這種現(xiàn)象嚴重阻礙了人事檔案管理工作的順利進行，調查顯示，不包括遠離家鄉(xiāng)外出打工的學生族，全國有將近65萬的人事檔案被棄檔。分析現(xiàn)狀，我們不難發(fā)現(xiàn)我國傳統(tǒng)人事檔案管理中所存在的缺陷：傳統(tǒng)檔案管理中，檔案會隨著人事的調動而調轉，在檔案調轉過程中就會存在丟檔，棄檔的情形；其次，檔案調轉期間產生的檔案材料很容易因保管不善而丟失，造成檔案材料缺乏連續(xù)性和完整性；此外，在傳統(tǒng)人事檔案中，學歷材料、政審材料內容較多，涉及工作能力的很少，形成了重視學歷，輕視能力；重視歷史背景，輕視現(xiàn)實情況的局面。隨著社會經濟的不斷向前發(fā)展，工作能力逐漸顯現(xiàn)的尤為重要，舊的檔案管理制度已經嚴重阻礙了一個人自我價值的體現(xiàn)，因此想要適應新的形勢格局，就必須對舊的人事檔案管理制度做出改革和創(chuàng)新。

二、筆者認為人事檔案管理制度進行改革和創(chuàng)新有以下幾個途徑：

（一）簡化人事檔案內容。目前我國人事檔案內容分十大類，即：履歷；自傳；考察考核鑒定；學歷和專業(yè)評聘職務材料（學生登記表、考生登記表、學習成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業(yè)成績登記表、學習鑒定、學員思想小結（結業(yè)）、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。）；政審材料；黨團材料；表彰獎勵活動；處分材料；工資職務任免材料；內容最多的是第三類，第四類和第九類，當然這三類也是涉及員工本人切身利益的最重要的三類材料，對于第四大類中的第一類學籍材料，就有簡化的必要，小學、初中的學籍材料對員工的工作能力及其發(fā)展幾乎沒有什么作用和體現(xiàn)，完全可以放在第十類作為參考即可，其次高中以上的學籍材料，只需保留學籍表、成績單以及學歷證明材料即可，一些在學校的考核和評價表雖然在一定程度上反映了員工本身在學校期間的表現(xiàn)，但還是應當放眼于員工工作以后的表現(xiàn)，也就是說第四大類中的第二類技術職稱材料，第三類科研成果，技術發(fā)明材料，第四類培訓材料顯得更為有價值。所以在校期間的一些考核或者評價表放散材料中也未嘗不可。

（二）建立既“統(tǒng)一”又“分離”查詢便捷的管理系統(tǒng)。所謂“統(tǒng)一”就是要求人事部門和檔案管理機構一定要相互配合，緊密聯(lián)系在一起，這在很大程度上有利于人事的調動和流動。所謂“分離”就是將在職人員與離退休人員的檔案進行分開管理，在職人員的檔案由在職單位和有關部門進行保管，離退休人員的檔案則由另立的其他部門進行統(tǒng)一的管理。一方面這在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，另一方面檔案管理工作會相對更條理清晰，方便管理；這種專門管理離退休人員檔案的方法，可以防止離退休人員的檔案因得不到重視而毀損或丟失，從而喪失了部分檔案材料的重要價值。

（三）建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構。關于人事檔案管理，還可以建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構，雖然我國現(xiàn)存的人力資源機構和人力資源市場中心在一段期間內解決了一些人的檔案保管問題，但檔案取走或調轉后出現(xiàn)退檔情形，它們將不會再次接受，這就意味著一些人員的檔案仍然無法得到有效保管，而且很多企業(yè)和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業(yè)者和退休人員的檔案無人保管，因此，建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構是有必要的，其次，這個機構不僅僅起到保管檔案的作用，很多時候方便了對一個人信息和背景的了解，比如說一個人的保險信息是否有違法、違紀行為都可以從這個機構中得到權威的證實。

（四）建立現(xiàn)代化、開放式的人事檔案管理的新模式。這是一個信息技術高速發(fā)展的時代，互聯(lián)網(wǎng)拉近了人與人、地區(qū)與地區(qū)甚至國與國之間的距離，信息共享更是促進了社會的快速發(fā)展，采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案是大勢所趨，電子信息記錄有效解決了無法通過紙質保存檔案信息的弊端，利用計算機進行歸檔材料的記錄和統(tǒng)計，提供各類統(tǒng)計材料、數(shù)據(jù)，辦理綜合查詢、辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)；另外，在保障安全的情況下，實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡化共享，使檔案管理變得更加便捷，有效解決了檔案在流轉過程中產生的信息不連續(xù)的問題，人事檔案共享還能對公司或者單位的招聘提供極大幫助，從傳統(tǒng)單一的人事檔案管理手段到開放式的管理模式顯然利大于弊。

三、結語

綜上所述，人事檔案的良好運行能夠促進我國社會主義市場經濟發(fā)展，人才和市場的重要紐帶就是人事檔案，人事檔案管理工作不能一成不變，不能守舊，要從實際出發(fā)，打破傳統(tǒng)管理模式，敢于改革和創(chuàng)新，以適應科學技術和社會的不斷向前發(fā)展，從而真正達到使人事檔案服務于人事管理，促進人事管理。只有這樣，才能使人事檔案更好地服務于社會，更好地適應社會主義市場經濟發(fā)展需要。

作者：王麗濤 單位：河北省崗南水庫管理局