高校行政秘書工作能力提升探析

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摘要:高校二級學院行政秘書從事綜合性行政事務(wù)管理工作，在日常行政及教學管理中起著內(nèi)聯(lián)外接、承上啟下的溝通紐帶作用，其工作的管理與服務(wù)水平直接關(guān)系到學院各項工作的運轉(zhuǎn)和推進。該文通過總結(jié)高校二級學院行政秘書的工作職責和特征，分析了當前高校學院行政秘書的工作現(xiàn)狀及其面臨的諸多問題，并借鑒先進經(jīng)驗提出了提升行政秘書工作能力的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞:高校二級學院；行政秘書；工作現(xiàn)狀和問題；能力提升

高校二級學院行政秘書作為高校行政管理工作的基層人員，負責聯(lián)系學校職能部門、學院領(lǐng)導和師生，聯(lián)動內(nèi)外各項管理事務(wù)，在高校運行管理過程中具有不可或缺的作用[1-3]。然而，我國高校管理改革不斷推進，對高校學院行政秘書工作提出了新的素質(zhì)和能力要求[2-3]。因此，在新時期高校建設(shè)過程中，厘定行政秘書工作定位，理清學院行政秘書面臨的問題，探討能力提升優(yōu)化策略，才能更好地促進高校二級學院管理，推動高校人才培養(yǎng)教育、科研創(chuàng)新、社會服務(wù)等工作的開展。

1高校二級學院行政秘書的職責

高校二級學院行政秘書的主要職責是傳達學校文件精神、負責學院各類文件、文書資料的搜集管理、組織安排會議活動、學院綜合性事務(wù)的內(nèi)聯(lián)外接等事務(wù)，工作繁雜而又基礎(chǔ)，大致可分為以下幾個內(nèi)容[1,4,5]：（1）日常管理。負責學院資產(chǎn)管理、轉(zhuǎn)發(fā)學校職能部門日常行政通知，負責督促檢查行政工作計劃和落實辦公會決議的事項，負責學院日常訪客接待，負責保管學院印章、開具各類介紹信、學院日常安全工作，采購分發(fā)辦公用品、家具、儀器設(shè)備及其入庫、日常保管和維護等，節(jié)假日工會禮品發(fā)放，負責各項信息統(tǒng)計和管理等。（2）財務(wù)報銷。學院日常辦公用品報銷、借款、沖賬等。領(lǐng)導辦公差旅報銷、學院主辦的各類會議中的住宿、場地、租車等費用的報銷，各類設(shè)備、家具、實驗儀器的采購和報銷，各類設(shè)備維護和維修費用的報銷，各類學院勞務(wù)發(fā)放，年底酬金發(fā)放等。（3）會務(wù)工作。學院各類會議的會場布置、設(shè)備調(diào)試等，負責每周行政例會安排、年度會議的編制規(guī)劃，協(xié)助領(lǐng)導做好其他會議的組織通知等會務(wù)工作，整理保存相關(guān)會議的記錄。（4）文字工作。負責一般性行政公文的起草；負責各類行政會議的記錄和整編，負責起草一般性的行政公文和相關(guān)文字材料的校核，負責重要會議上院領(lǐng)導的發(fā)言稿和相關(guān)材料的草擬工作；負責起草學院年度行政工作的年度總結(jié)、規(guī)劃和決定等文字材料，重要會議的報道及新聞稿的撰寫，完成院領(lǐng)導交代辦理的其他文字材料。

2高校二級學院行政秘書職位現(xiàn)狀分析

高校二級學院行政秘書的主要職責決定了行政秘書工作具有復雜性、綜合性、服務(wù)性和煩瑣性等特點[3,5-7]。然而，目前從高校各級領(lǐng)導到師生，對二級學院行政秘書工作的重要性均未給予足夠的重視，普遍存在如下亟待解決的問題：

2.1行政秘書職位認可度低

高校是教書育人的地方，主要職責是人才培養(yǎng)、文化傳承、科學研究和社會服務(wù)，一般政策均傾向于教學和科研方面。因此，高校承擔教學任務(wù)的教師崗位備受關(guān)注，而高校二級學院行政秘書崗位一直以來受到的關(guān)注很少，被認為是“跑腿打雜”職業(yè)，存在感較低。另外，多數(shù)高校對二級學院行政秘書職位的認知存在誤解，認為此職位文憑要求不高，也沒有專業(yè)技術(shù)含量可言，一般的專、本科學歷就可以勝任，導致二級學院行政秘書工作長期得不到領(lǐng)導和教師的尊重和理解，缺乏必要的人文關(guān)懷。日常煩瑣單調(diào)的工作、他人的認知偏見和較低的薪酬待遇，常導致二級學院行政秘書心理出現(xiàn)失衡，在工作中缺少認同感和自我成就感，致使工作幸福感低，并表現(xiàn)出職業(yè)倦怠。

2.2行政秘書工作業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高

高校二級學院行政秘書工作綜合性、繁雜性的特點，要求行政秘書具備扎實深厚的文字功底和良好的語言組織表達能力。其業(yè)務(wù)素養(yǎng)主要包含專業(yè)知識能力、文案寫作能力、與人溝通協(xié)調(diào)的能力、愛崗敬業(yè)等能力素質(zhì)[5-6]。然而，行政秘書大多不是科班出身，普遍是其他專業(yè)人員或者是從其他崗位借調(diào)過來，致使行政秘書隊伍的專業(yè)化不足。與此同時，二級學院行政秘書日常工作煩瑣，很少接受專業(yè)技術(shù)培訓，對于管理學、秘書學、心理學、教育學、檔案學等相關(guān)專業(yè)的書籍也涉及較少，在工作上往往是一邊學習、一邊上崗，這就導致二級學院行政秘書業(yè)務(wù)知識欠缺，必備的業(yè)務(wù)技能得不到有效提升，高校行政秘書隊伍的整體業(yè)務(wù)素養(yǎng)普遍不高。

2.3行政秘書工作思想負擔重

高校二級學院行政秘書是院領(lǐng)導的重要助手，主要職責是平時協(xié)助院領(lǐng)導處理一些綜合性行政工作，同時與院里的教學秘書和科研秘書一起服務(wù)學院的廣大師生，以促進學院的教學和管理工作穩(wěn)定有序開展。除此之外，二級學院行政秘書還負責學院日常辦公文件的收發(fā)、各類財務(wù)報賬、會議服務(wù)安排、設(shè)備申報和購買、學院公章管理和使用登記、資產(chǎn)管理和維護、日常辦公物資采購、學院公共設(shè)施安全運營等常規(guī)管理工作。內(nèi)容煩瑣，涉及面較廣，面對多元化的工作內(nèi)容，為避免執(zhí)行中出現(xiàn)差錯，二級學院行政秘書在許多常規(guī)工作中都要親力親為，合理統(tǒng)籌、規(guī)劃安排，才可以使工作高效有序開展。要想工作零失誤地完成，勢必要付出足夠的耐心和細心，這對二級學院行政秘書的身體和心理來說，都是一場嚴峻的考驗。由于二級學院行政秘書的日常工作比較煩瑣，再加上因擔心工作失誤而無法向?qū)W院領(lǐng)導和專任教師交差的壓力，很容易導致其身心疲憊、思想負擔過重。

2.4工作職責界定不清

首先，行政秘書日常處理的工作以重復性勞動為主，枯燥乏味，容易產(chǎn)生疲憊感。其次，所負責的工作涉及面很廣，且責任較大，臨時性和突發(fā)性事務(wù)較多。學院很多職責界定非常模糊，其他工作人員常常相互推諉，導致學院工作效率低下。另外，由于行政人員大多非本專業(yè)科班出身，對工作內(nèi)容和職責不清晰，常造成工作成果不理想、工作積極性不高。此外，行政秘書花費時間和精力做的很多額外工作并不納入年底考核工作量的統(tǒng)計范圍，且過多的額外工作有時會影響到他們本職工作的考核結(jié)果，出錯率高，回報率低，導致他們積極性不高，不愿意接額外的工作任務(wù)，嚴重影響了學院日常工作的順利開展。

2.5職業(yè)晉升空間狹小

當前，行政秘書工作常被輕視，缺乏必要的人文關(guān)懷和晉升考核機制，晉升渠道不足，晉升方向有限。首先，行政秘書缺乏必要的培訓和指導，而且培訓內(nèi)容多缺乏規(guī)范，且工作任務(wù)繁重，導致沒有精力參與培訓和提高。其次，高校崗位編制普遍有限，加上當前缺乏行政秘書的考核機制，導致多數(shù)高校二級學院行政秘書晉升困難，多數(shù)二級學院行政秘書獲得中級職稱后就失去了晉升的可能，導致失去工作的熱情和動力。而對自己有更高要求的人員，則選擇升學或者轉(zhuǎn)向科研崗，造成人才的不斷流失，學院秘書隊伍不穩(wěn)定。此外，當前高校職位晉升考核的是學歷和科研成果，而高校二級學院行政秘書工作事務(wù)繁雜，很難有精力從事學歷提高和科研方面的工作，而且多為碩士甚至本科學歷，科研能力有限，職稱評定存在很大困難。

3二級學院行政秘書工作能力提升策略

根據(jù)上述高校二級學院行政秘書工作的現(xiàn)狀及其存在的相關(guān)問題，確定了以下工作素養(yǎng)和能力的提升策略[8-9]：

3.1增強行政秘書職位的認同感

高校二級學院的管理運行過程涉及多方面內(nèi)容，二級學院發(fā)展推進需要優(yōu)化的管理方式和豐富多樣的治院模式，提高學院發(fā)展質(zhì)量。這就在一定程度上要求二級學院領(lǐng)導對學院管理人員現(xiàn)狀進行深入了解，充分認識行政秘書在學院發(fā)展中的重要性，轉(zhuǎn)變先前的陳舊觀念和偏見，對其平時的工作業(yè)績給予充分的尊重與肯定，并及時進行表揚，讓其體會到工作的成就感和自我價值感，進而提升工作幸福度。另外，提高對行政秘書工作的認可度。在日常工作中，對應(yīng)行政秘書減少嚴厲的呵斥，增加一些人文關(guān)懷，鼓勵行政秘書從失誤中吸取教訓，以積極樂觀的心態(tài)投入工作。

3.2建立完善的管理和考核機制

高校二級學院行政秘書是學校與學院、學院與外界之間進行聯(lián)系的紐帶，在學院辦公室管理工作中具有不可替代的作用。二級學院在日常工作中，應(yīng)注重完善行政秘書管理體制，只有在完善的管理體制中，行政秘書崗位才能得以健全和穩(wěn)固，行政秘書的素質(zhì)才能得以提高，這對于學院各項工作的綜合協(xié)調(diào)發(fā)展具有重要意義[10]。具體措施如下：（1）加強管理，重視人文關(guān)懷。高校二級學院領(lǐng)導在日常管理中，應(yīng)逐漸改變傳統(tǒng)的思想觀念，堅持以人為本，同時以科學有效的管理方式積極引導行政秘書投入工作，鼓勵其以積極樂觀的態(tài)度做好本職工作。（2）健全激勵機制，優(yōu)化工作環(huán)境。高校二級學院行政秘書從事的管理工作煩瑣復雜，久而久之對工作易產(chǎn)生倦怠感。因此，在行政秘書的職稱考核、評定、評優(yōu)等方面要有一定的激勵政策，為其提供晉升的機會。除此之外，在二級學院日常管理中，應(yīng)積極構(gòu)建和諧有序的辦公環(huán)境，鼓勵各個部門加強溝通交流，因為良好的工作氛圍有利于行政秘書提升辦事效率和工作質(zhì)量。（3）加強教育培訓，提升管理能力。教育培訓是提升高校二級學院行政秘書綜合能力的重要方式，二級學院領(lǐng)導應(yīng)積極引導行政秘書接受繼續(xù)教育和學習的機會。高校二級學院可以定期舉辦教育進修培訓班、技能培訓學習班，舉辦外出調(diào)研學習、崗位培訓等活動，促進行政秘書業(yè)務(wù)素養(yǎng)和專業(yè)技能的提升，更好地服務(wù)二級學院的發(fā)展。

3.3強化業(yè)務(wù)理念，提高專業(yè)技能

高校二級學院辦公室工作具有綜合性和復雜性，要求行政秘書自身具備較強的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，才能勝任各項管理工作[6,9,10]。面對高等教育改革的不斷推進，二級學院行政秘書要做到與時俱進，及時更新自己的專業(yè)知識儲備，進而更好地提升業(yè)務(wù)技能。在日常工作中，二級學院行政秘書應(yīng)經(jīng)常關(guān)注高校管理方面的專業(yè)知識，可通過視頻學習或者在圖書館借閱書籍的方式，不斷豐富自己的業(yè)務(wù)理論知識，同時，在實踐中將學到的理論知識轉(zhuǎn)化為業(yè)務(wù)技能。在工作中，高校二級學院行政秘書有時會起草院里的各類文書，因此，行政秘書要提高自己的寫作能力。寫作能力是其思維能力和書寫能力的綜合表現(xiàn)，只有具備扎實的文字功底，才能準確地表達文書思想。此外，二級學院行政秘書平時接觸的人員比較多，負責學院活動的內(nèi)聯(lián)外接，這在一定程度上要求行政秘書提高自己的語言溝通協(xié)調(diào)能力及執(zhí)行能力，在遇到特殊情況時，能夠做到隨機應(yīng)變、忙而不亂、穩(wěn)中有序，營造出寬松和諧的辦公氛圍。另外，隨著信息辦公自動化系統(tǒng)的運用，辦公方式發(fā)生了新的變化，辦公室配備了計算機、復印機、多功能電話機、傳真機、錄像機等現(xiàn)代設(shè)備，這些辦公設(shè)備的應(yīng)用，極大地提高了二級學院的管理水平和辦事效率。因此，二級學院行政秘書在日常工作中應(yīng)提高自己熟練使用自動化辦公設(shè)備的能力，只有不斷地提升各種能力，才能更好地勝任工作。

3.4優(yōu)化服務(wù)意識，踐行終身學習理念高校二級學院行政秘書是一種服務(wù)性職位，要輔助二級學院領(lǐng)導完成學院的管理工作，也要為學院師生提供相關(guān)的服務(wù)，更好地推動高校二級學院教學和管理工作的順利開展。二級學院行政秘書在學院日常工作中，要堅持以學院利益為重的原則，優(yōu)化服務(wù)育人的理念。在面對外來人員來訪或本院領(lǐng)導及師生的需求時，要積極主動應(yīng)對，同時優(yōu)化做事方式，盡量縮短辦事時間，提高工作效率。高校二級學院行政秘書服務(wù)意識的提升，需要通過不斷拓展自己的知識領(lǐng)域、樹立終身學習的理念才能實現(xiàn)。終身學習是指為了更好地適應(yīng)社會發(fā)展和實現(xiàn)自身發(fā)展的需要，貫穿于人的一生的、持續(xù)不斷的學習過程。堅持終身學習，才能與時俱進，不被社會淘汰。因此，高校二級學院行政秘書在工作之余，可以學習管理學、檔案學、信息學、教育學和心理學等方面的知識。只有不斷地積累，不斷地探索管理工作新途徑，不斷地提高創(chuàng)造性工作的能力，才能潛移默化地提升業(yè)務(wù)素養(yǎng)和增強服務(wù)意識[9-10]。

4結(jié)語

近年來，隨著高等教育改革的不斷深入，高校逐漸重視學院行政秘書在高校管理和發(fā)展中的突出作用，新時期高校二級學院行政秘書對學院改革發(fā)展來說意義非凡。然而，當前行政秘書普遍存在職位認可度低、專業(yè)素養(yǎng)低、工作職責界定不清、晉升空間狹小和工作思想負擔重等問題，迫切需要加大對行政秘書工作的重視力度，提升行政秘書的能力和被認可度。針對高校二級學院行政秘書工作的現(xiàn)狀和存在的問題，本文提出二級學院行政秘書應(yīng)提升自己的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，培養(yǎng)健康積極的心態(tài)，樹立良好的精神面貌。還要依據(jù)二級學院實際管理情況，吸取國內(nèi)外高校二級學院行政秘書管理工作的實踐經(jīng)驗，加強高校二級學院之間的互動交流，學習其他高校的先進工作理念，提升工作效率和工作能力。

作者:張軍鳳 單位:江蘇師范大學