互聯(lián)網(wǎng)+數(shù)字檔案信息化建設方法

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摘要：在“互聯(lián)網(wǎng)+”的信息化時代背景要求下，當前中職院校的檔案管理工作亟需向數(shù)字化轉型。本文從分析中職院校數(shù)字檔案管理信息化的必要性、探究中職檔案室加強數(shù)字檔案信息化建設的切入點以及如何實現(xiàn)數(shù)字檔案信息化建設的人才培養(yǎng)三個方面，闡述了中職院校數(shù)字檔案信息化建設的必要性和有效路徑。以期為當前中職院校數(shù)字檔案信息管理工作的開展和工作者管理水平的提升提供參考借鑒，滿足當前中職院校檔案管理的建設需求。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；中職數(shù)字檔案；信息化建設

中職院校數(shù)字檔案信息化建設是中職“互聯(lián)網(wǎng)+”信息環(huán)境下學校建設的重要內(nèi)容，數(shù)字檔案指的是通過計算機軟件管理、共享、保存和利用的文件，而數(shù)字檔案信息化指的是通過信息技術工具收集、處理、保存和共享檔案資源，以實現(xiàn)檔案管理的高效化和共享化。概言之，數(shù)字檔案建設以信息化資源建設為中心，以電子檔案的管理為重點，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎，為學校教研及學生管理而服務，以拓展檔案信息資源存儲平臺、擴大檔案信息資源開放和有效利用為目標。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”理念在中職校園建設中的不斷深入，以什么樣的策略和方法實現(xiàn)學校檔案管理水平的有效提升，促使中職院校檔案建設向數(shù)字化、信息化轉型，才能更好地履行檔案管理的應用職能，已成為當下中職檔案管理工作者必須思考的重要問題。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下學校數(shù)字檔案信息化建設的重要性

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，檔案管理的信息化和數(shù)字化已成為當下學校檔案建設的主要趨勢，已成為“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的學校檔案管理的新要求。實現(xiàn)中職院校數(shù)字檔案信息化建設，能為“智慧校園”的建設形成助力，使學校的檔案管理更具便捷性和高效性，同時也能有效提升中職院校檔案管理工作者的業(yè)務能力創(chuàng)新意識。

1.促“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的校園建設智慧化《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》指出，檔案信息化建設是當前檔案事業(yè)發(fā)展的明確目標，隨著“智慧校園”理念的不斷深入，數(shù)字檔案已成為智慧型學校管理服務的重要組成部分。此外，隨著中職院校步入高速發(fā)展期，對學校檔案資源的利用顯得愈發(fā)重要。例如，中職院校的檔案工作可以對院校的教學評估、隊伍建設、師資規(guī)劃、宣傳教育等方面帶來積極影響。“智慧校園”的建設與學校數(shù)字檔案二者是相輔相成的關系，一方面智慧校園的建設能為數(shù)字檔案信息化建設起到促進作用，另一方面，中職院校的數(shù)字檔案建設也能推進智慧校園的建設。因此，中職院校的數(shù)字檔案建設跟隨著智慧校園的建設步伐，并為中職校園建設的轉型和升級帶來助力。

2.促進中職院校檔案管理高效化觀察傳統(tǒng)的中職院校檔案管理模式可發(fā)現(xiàn)，以往以手工操作、紙質(zhì)資料保管為主的檔案管理模式存在著諸多弊端。一是管理所需的時間成本較高，容易導致人力和物力的浪費；二是傳統(tǒng)的單一化檔案管理方法不利于信息的高效存儲和提取，難以實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學化；三是中職學校檔案庫中有著大量的師生資料檔案，固有的資料保管模式不利于開展對學校人員資料和信息的數(shù)據(jù)分析；四是單一化的紙質(zhì)檔案管理存在檔案遺失的風險，若檔案丟失則將對學校檔案管理工作帶來負面影響。反之，數(shù)字檔案信息化能為當前的中職檔案工作帶來管理理念、管理模式和管理方法的極大轉變。一是依托信息技術進行檔案管理可以極大地縮短檔案管理所需的時間，節(jié)約了時間成本；二是數(shù)字檔案的建設能極大地降低檔案管理的物力成本，讓電子軟硬件設施幫助工作者處理海量復雜的信息，使得檔案管理工作更為高效；三是數(shù)字檔案的建設便于對中職院校教師的職稱、年齡、科研成果等數(shù)據(jù)進行分析，也便于進行學生學籍信息、在校和畢業(yè)情況等信息進行統(tǒng)計；四是中職院校有著大量的師生檔案和科研資料，數(shù)字檔案的建設能更好地實現(xiàn)資料備份和保密性存儲，在一定程度上提升了中職院校檔案管理的安全性和保密性?；谝陨戏治?，在中職院校開展數(shù)字化建設已刻不容緩。

3.提高檔案管理工作者的職業(yè)能力首先，部分中職院校檔案工作者在管理工作中仍沿襲了傳統(tǒng)的檔案管理辦法，將檔案管理工作視為簡單的資料保存工作，或缺乏將院校數(shù)據(jù)和人員資料以信息化的方式進行保存、歸納和調(diào)取的業(yè)務能力。其次，由于缺乏檔案管理相關技能和知識、管理意識落后等原因，一些中職院校的檔案管理工作仍停留在人工操作層次，使得檔案管理效率低下，有悖于中職院?！爸腔坌@”的建設需求。有別于傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字檔案的信息化建設對檔案管理工作者的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)提出了一定要求，檔案工作者須積極提升檔案管理意識，進行觀念和意識的轉變。新時代的檔案工作人員必須具備一定科學精神和創(chuàng)新精神，樹立終身學習的意識，學習創(chuàng)新型的檔案管理辦法。因此，建設中職院校信息化數(shù)字檔案，不僅可以促進中職院校檔案工作人員檔案管理意識的轉變，也有利于檔案管理者專業(yè)能力的提升。

二、中職院校數(shù)字檔案信息化建設的切入點

雖然許多中職院校已著手從傳統(tǒng)的檔案管理模式轉向數(shù)字檔案信息化管理，但由于資金、人力和觀念等諸多條件的限制，目前中職院校的信息化建設仍不容樂觀。結合當前中職院校的數(shù)字檔案建設現(xiàn)狀，筆者認為引入或開發(fā)數(shù)字化檔案管理一體化平臺、建立完善的數(shù)字檔案管理體系和實現(xiàn)動態(tài)化的數(shù)字檔案管理機制可以作為中職院校數(shù)字檔案信息化建設的切入點。

1.優(yōu)化數(shù)字化檔案管理一體化平臺數(shù)字化檔案管理建設依托于數(shù)字檔案管理平臺的開發(fā)和使用，簡言之，數(shù)字檔案的建設必須以計算機等設備和軟件為載體。數(shù)字檔案的信息化建設包含了多維度的建設需求，如軟件的開發(fā)和利用、資料的篩選和錄入、資料的備份與共享等，是一個復雜的系統(tǒng)建設工程。在檔案管理平臺和軟硬件設施的建設和引入方面，許多中職院校尚未建立檔案管理的一體化平臺，缺乏數(shù)字檔案建設所必需的信息檢索、歸檔、分析系統(tǒng)。因此，中職院校數(shù)字檔案的系統(tǒng)化建設必須以軟硬件的建設和引入為基礎條件。對于尚未搭建數(shù)字檔案管理平臺的學校而言，可以通過建設數(shù)字檔案室，在保留一定檔案實體建設的基礎之上，搭建一個兼顧資料收集、歸納、自動化編排、數(shù)字化服務為一體的系統(tǒng)化檔案管理平臺。此外，數(shù)字檔案管理一體化平臺需要能夠滿足中職院校的人事、財務、學生學籍以及各門類的檔案進行歸檔劃分的要求，以實現(xiàn)全校的檔案資源的合理整合。對于已經(jīng)具備數(shù)字檔案管理的中職院校而言，須根據(jù)學校檔案管理的現(xiàn)實需求對管理設備和軟硬件設施進行更新和優(yōu)化，確保當前的檔案管理平臺能滿足為本校師生提供優(yōu)質(zhì)服務的需求。

2.建立完善的數(shù)字檔案管理體系一個完整的數(shù)字檔案管理機制應以科學的檔案管理制度、職責分配和流程等要素作為保障。第一，建立健全院校的檔案管理制度，讓中職院校的數(shù)字檔案管理工作井然有序、更為規(guī)范。根據(jù)學校檔案工作的具體需求，制定出一套針對性較強的檔案管理工作規(guī)范或制度，讓檔案管理工作的開展有據(jù)可依。例如，可通過數(shù)字檔案管理制度對電子文件和紙質(zhì)文件的掃描和錄入進行時間上的規(guī)范、將電子材料的管理成效納入工作者的崗位考核之中、對電子文檔歸檔的命名和歸檔方式進行詳細規(guī)定、嚴格設立數(shù)字檔案工作者保密制度等，對檔案的存儲、歸檔、交接、保密等工作制定明確的規(guī)章。第二，應對檔案管理的部門和人員進行明確的職責劃分，讓檔案管理的全過程得到全面的督促和監(jiān)督，使數(shù)字檔案管理工作有序地開展，從而避免檔案管理工作中分工混亂、員工推諉責任、出現(xiàn)紕漏難以追責等問題。如依據(jù)檔案管理的不同需求或按照歸檔、標識、分類、交接及銷毀等不同流程階段對檔案工作人員進行職責分配，由細化的分工和執(zhí)行實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效化、統(tǒng)一化管理。此外，對檔案工作進行細化和落實，也能夠把繁復的檔案管理工作進行分解，利于檔案管理工作的順利進行。與此同時，可以實行檔案管理責任制，即在檔案工作職責分工的基礎上，讓員工的工作成效與員工考核、績效分配進行緊密關聯(lián)，加強工作者對檔案工作的重視性。第三，應完善和優(yōu)化數(shù)字檔案管理的工作流程，數(shù)字檔案管理工作并不是管理場域由線下轉為線上這一單一轉變，亦不是簡單地用信息化檔案替代紙質(zhì)檔案。而是包含了檔案掃描數(shù)字化、數(shù)字化檔案存儲、檔案標識、檔案備份、檔案質(zhì)檢等環(huán)節(jié)，須合理安排各個環(huán)節(jié)的工作目標和工作規(guī)范，明確中職院校檔案管理工作的目的性和合理性，讓檔案工作者對數(shù)字檔案工作的應有步驟了然于心。

3.建構動態(tài)化的數(shù)字檔案管理機制中職院校數(shù)字檔案管理亟需開展動態(tài)化建設，動態(tài)化數(shù)字檔案管理機制，包括資料采集和歸檔的實時跟蹤、管理制度和機制的及時轉變以及在線檔案查詢和管理平臺開放利用等多個方面。第一，進行動態(tài)化的數(shù)字采集。由于中職院校檔案管理內(nèi)容多、范圍廣，除了院校教研資料、師生檔案等基本檔案需要管理，學校的各個部門業(yè)務、校園信息等大量的非紙質(zhì)電子文件也需要進行采集和歸檔，因此，數(shù)字檔案管理需要將各類信息納入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)合理的歸檔和保存。第二，進行動態(tài)化的制度和機制調(diào)整，社會信息技術的發(fā)展日新月異，學校建設需求在不斷改變，中職院校檔案管理的需求也在不斷變化。中職院校的檔案工作須不斷適應社會發(fā)展和學校發(fā)展的雙重需求，因此，需要適時地對本校檔案管理工作的各個方面進行現(xiàn)狀的調(diào)查和分析，根據(jù)需求及時對本校的檔案工作制度和機制進行調(diào)整，以保障當前檔案管理模式的合理性和先進性。第三，拓展信息管理平臺的服務場域，讓數(shù)據(jù)資料“變活”。由于檔案工作思維的固化和在線檔案工作的復雜性，如何將互聯(lián)網(wǎng)運用至檔案管理工作之中已成為當下數(shù)字檔案建設的一大難點。在線數(shù)字檔案管理工作可以極大地豐富檔案管理服務內(nèi)容和范圍，如學?？砷_通支持師生自主查詢檔案信息、自主利用信息的電子檔案網(wǎng)絡查詢平臺，減少本校檔案管理者的工作任務和壓力。此外，可以將資料與相關網(wǎng)絡平臺進行鏈接，實現(xiàn)檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)共享功能，為檔案管理提供信息查詢功能，為檔案管理工作提供更多視野。

三、數(shù)字檔案信息化建設人才培養(yǎng)路徑

現(xiàn)代檔案管理工作的開展不僅需要以計算機技術對文件的管理和利用提供支撐，還須認識到人才建設是數(shù)字檔案建設的另一關鍵因素，檔案管理者的管理水平對檔案管理工作的質(zhì)量起了決定性作用。新時期、新形勢下，數(shù)字檔案信息化的人才要求是多維度的，既要求檔案工作者要成為具備熟練的計算機操作能力、熟悉數(shù)字檔案業(yè)務并具備信息化意識的復合型人才。鑒于此，培養(yǎng)中職院校的數(shù)字檔案建設人才是學校數(shù)字檔案信息化建設的必要環(huán)節(jié)。

1.加強人員培訓，提升管理意識思想在先，行動在后，檔案管理能力的提升離不開檔案管理意識和觀念的轉變，通過思想教育，可以有效地促進檔案工作者的觀念轉變，擯棄陳舊的管理觀念，實現(xiàn)工作者職業(yè)能力的提升。通過培訓，可以針對性地提升檔案工作者對數(shù)字檔案建設工作理念、平臺使用、管理流程、管理制度等的認知，增強工作者的管理意識。首先，學校必須重視對已有檔案管理工作者進行定期培訓，幫助仍抱有傳統(tǒng)管理理念的工作者樹立正確的管理意識，積極學習創(chuàng)新型的檔案管理辦法，提升檔案工作者的理論認知，鍛煉檔案工作者的實踐能力。其次，對于新入職的檔案工作者進行嚴格的崗前培訓，促使新進的工作人員形成良好的職業(yè)素養(yǎng)，熱愛檔案管理工作，熟悉工作業(yè)務，了解相關法律法規(guī)，以新思維、新方法的引領促進中職院校數(shù)字檔案信息化建設的進程。最后，可以邀請其他學校或單位一同開展檔案管理工作經(jīng)驗交流會或培訓會，加強不同院校的橫向聯(lián)系和交流，不斷調(diào)整學校工作者的檔案管理方法和理念，達到通過吸取他者的優(yōu)秀經(jīng)驗來優(yōu)化本校檔案工作的目的。

2.優(yōu)化人員結構，增強員工實力以往中職院校檔案管理隊伍往往是由檔案管理類單一人員組成，但數(shù)字檔案建設背景下，要求檔案管理隊伍應聚集檔案管理、信息工程、網(wǎng)絡工程、專業(yè)技術型人才等來自不同專業(yè)背景的多類人才或復合型人才。因此，在提升當前已有管理人員能力的同時，應進一步吸納優(yōu)秀人才，優(yōu)化檔案管理的團隊結構。此外，可以通過建立檔案管理者“傳幫帶”互助形式，讓老員工和新員工組成合作小組，老員工可以帶領新員工盡快融入工作，充滿積極性和活力的新員工可以為檔案工作團隊注入新的血液、提供新的思路、帶來新的方法，通過合作促進雙方交流，實現(xiàn)檔案建設能力的雙向提升。

3.統(tǒng)一人才管理制度，提升工作積極性檔案管理工作者的管理制度可以分為日常管理辦法和工作考核制度，可以借助統(tǒng)一化的人才管理辦法實現(xiàn)檔案管理人員工作積極性的提升。在日常管理辦法方面，可根據(jù)檔案管理工作人員不同的工作能力及職業(yè)傾向安排合適的工作內(nèi)容，并將細化后的數(shù)字檔案管理任務落實到個人，可以消除工作人員的畏難心理，幫助工作人員減輕工作壓力，樹立學習新方法的決心和處理復雜問題的信心；在工作考核方面，可根據(jù)工作人員完成對應任務的表現(xiàn)，并根據(jù)工作者的工作成果進行人員考核，建立獎懲機制，提高檔案工作者的責任意識。

四、總結

總體而言，中職院校數(shù)字檔案信息化的建設應緊跟檔案管理現(xiàn)代化的步伐，結合本校的實際情況，通過優(yōu)化數(shù)字化檔案管理一體化平臺、建立完善的數(shù)字檔案管理體系、建構動態(tài)化的數(shù)字檔案管理機制為中職院校數(shù)字檔案的信息化建設打好基礎，以提升學校人員管理意識、增強員工實力、提升員工工作積極性為檔案建設提供人才支持。不斷更新檔案建設理念，優(yōu)化檔案工作辦法，發(fā)揮數(shù)字檔案在檔案管理工作中的優(yōu)勢，促進中職院校檔案管理工作效率的提升。

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作者：鐘梅 羅國求 蘇繼鳳 單位：廣西玉林農(nóng)業(yè)學校