煙草行業(yè)采購合同管理風險對策

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摘要：隨著當前煙草市場經濟的快速發(fā)展，煙草企業(yè)采購合同管理中風險的預防和控制引起了廣泛的關注。如何有效控制煙草企業(yè)采購合同風險要素，提高煙草企業(yè)采購合同管理質量，成為采購合同管理的重要課題。本文簡要分析和研究了煙草企業(yè)采購合同管理中的風險預防和控制。

關鍵詞：采購；合同管理

當前，煙草行業(yè)蓬勃發(fā)展，各個企業(yè)的經營成果顯著。但是，全社會環(huán)保意識的加強和人們健康觀念的提升，禁煙和限制煙草的壓力使煙草企業(yè)的擴張和交易規(guī)模都受到一定程度的影響。在采購方面，企業(yè)的采購合同管理面臨越來越多的法律法規(guī)約束，法律風險時刻存在，因此，通過預先準備，以最低成本進行積極干預，將法律風險造成的影響和損失減至最小，成為煙草企業(yè)亟待解決的一個問題。本文從煙草公司采購合同的角度出發(fā)，結合實際工作，對法律風險進行探討，并對煙草公司如何優(yōu)化采購合同的法律對沖機制進行深入分析。在工程、服務、物資的公共采購合同管理中，風險控制和風險管理對煙草企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展和合作企業(yè)的產權保護具有重要作用。風險的預防和控制，引起了采購部門人員和法律研究人員的注意。作者簡要分析了采購合同管理中的風險防控，為相關采購合同管理中的風險控制工作提供參考。

一、采購合同管理概念

（一）采購合同供求關系合同是企業(yè)（供應商）與分包商之間在經過雙方協商和協議后締結的法律效益文件。協議雙方將遵循規(guī)范并遵守協議規(guī)則，在合同中體現各自的經濟目標。每個合同都是經濟合同，雙方均受《經濟合同法》的約束和規(guī)范。

（二）采購合同管理的主要內容采購合同管理的主要內容有采購合同的生成、審批、履行、溝通與任務、付款、成本、續(xù)約等方面，例如，當事方參與的合同的授予、履行、修改、取消、轉讓、終止、審查、監(jiān)督和控制。其中，結論、履行、修改、取消、轉讓和終止是合同管理的主題。檢查、監(jiān)視和控制是合同管理的職能，目的是使合同風險最小化，避免在合同簽訂和履行過程中的不必要損失，為合同的順利履行提供保證。

二、采購合同的構建依據

（一）合同管理的法律法規(guī)《招標法》《政府采購法》《合同法》《建筑法》《招標投標法》實施細則、《工程質量管理條例》公告施工等法律法規(guī)，為合同管理提供了法律依據和保障。

（二）建立完善的采購管理制度體系完善的采購管理制度體系，能夠提高采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合。采購管理制度體系包含嚴格的詢價議價程序，遵循一致性原則、最低價搜索原則、廉潔原則，根據相關經驗和商品服務的經驗教訓，內容涉及設備、原輔材料、生產及非生產性低值易耗品、各類與日常生產運行相關的服務、新建改造工程、修繕工程及其他與工程建設有關的采購等諸多方面。

（三）建立完善、規(guī)范的標準合同文本體系結合項目、材料和服務采購過程中的具體環(huán)節(jié)，參考合同管理方面的國際經驗和慣例，為材料和服務項目開發(fā)合同文本、標準和模型。例如，提供報價和合同管理投標基礎。

（四）創(chuàng)新采購模式在初始物料采購模型的基礎上，企業(yè)更新其他領域的總體設計、采購合同模型，完善公私合營采購模型，在基礎設施領域，利用互聯網信息技術更新電子采購模型系統。

三、采購合同管理中的主要風險內容

（一）合同內容風險在采購過程中，合同內容風險的主要體現在合同存在不合理內容，損害合同權益，影響財務付款和物資供應，這與雙方的穩(wěn)定運作和發(fā)展是不相容的，還會造成巨大的經濟損失和合作糾紛。

（二）來自合同管理自身的風險在順利進行采購活動、預防和控制風險的基礎上，通常以合同形式確定合作內容。合同具有法律約束力，可以有效約束雙方，保障交易的順利進行，完成買賣。如果合同本身存在問題，則存在難以撤消的風險。因此，在簽訂采購合同時，企業(yè)應集中精力進行鏈接溯源，從源頭上消除合同有關風險。合同通常涉及以下四個風險：第一，合同內容沒有明確的信息，相關條件不清楚。第二，雙方的信息和經濟、法律義務不明確，導致合同簽訂后不履行或違約。第三，合同中存在欺詐或不當行為。第四，由于合同本身的管理問題而無法簽訂合同。

（三）合同執(zhí)行風險在管理采購合同時，當事方必須在簽訂合同后，根據合同標的內容開展相關工作，以保護自己的權益。違反合同的風險會損害一個或多個當事方的權益，如在合同簽訂時未約定應當承擔的責任，缺乏適當的監(jiān)督機制和限制性措施，對合作各方的關系產生重大影響，結果導致經濟糾紛。

四、采購合同管理中可能存在的問題

（一）財務人員沒有足夠的合同處理機會，可能面臨更大的資本風險。按照如今的采購管理流程，管理層在采購管理委員會批準后進行年度采購計劃，要找到符合項目需求的供應商。在采購過程中，一些公司的業(yè)務部門未與財務團隊進行溝通，而合同涉及太多財稅方面的專業(yè)知識，不審合同風險很大。比如：合同未約定發(fā)票類型，最后專用發(fā)票難取得；合同未約定發(fā)票開具項目及稅率，最后取得低稅率的發(fā)票；混合銷售合同沒區(qū)分清楚，最后多交了稅。會計依據權責發(fā)生制的原則，資產、負債的確認的源頭都是合同，只有把控合同，才能把賬理清楚，否則財務沒法做好財務分析和內控。例如，一份銷售合同回款周期遠大于應收賬款的周轉期，企業(yè)現在資金緊缺，這合同應該怎么簽？

（二）價格方面的問題在這方面，許多物資供應公司未能實現統一的定價體系，導致價格標準不均衡，增加了采購管理的復雜性。由于主觀影響，物資購買價格評估存在較大偏差，因此沒有可靠的定價基礎。采購人員職位頻繁變動，對材料采購價格缺乏了解和掌控的情況進一步加劇，訂立合同時無法充分考慮價格因素。

（三）合同管理系統不完善，權利和責任不明確。先進的合同系統覆蓋在公司合同管理的方方面面，公司在組織結構、人員配備、程序、監(jiān)督和控制、績效評估方面，都有特定的規(guī)則。而一些公司沒有建立合同管理系統或合同管理系統不完善，缺乏常規(guī)約束，各部門之間的責權不明確，甚至部門之間發(fā)生沖突，亟需對此進行改進。

（四）合同細節(jié)管理方面的問題毫無疑問，每筆交易的風險水平是不同的。合同可以用來降低風險發(fā)生的概率，但不能保證一定不會出現問題。因此，對于合同來說，以標準化的管理來確保安全交易，是避免風險和損失的重要保障。

五、加強企業(yè)采購合同管理

（一）完善采購合同管理制度1.完善合同管理基礎制度公司的采購管理系統是采購管理的基礎。建立科學、嚴謹的合同管理制度，明確權力和職責，制定科學的管理標準，確保所有合同依法、合理管理。完善合同管理系統，執(zhí)行全面的合同管理，要先明確的權利和義務，才能更好地執(zhí)行流程管理和合同管理。2.完善采購合同審查制度合同審查應至少包含以下方面：第一是合同主體是否合法，主要是對實體資格的核實，審查簽訂合同的當事人是否是經過有關部門批準成立的法人、個體工商戶；審查法定代表人或負責人的資格等。第二是合同的嚴肅性，重點審查合同內容是否損害國家、集體或第三人的利益；是否有以合法形式掩蓋非法目的的情形，是否損害社會公共利益等。第三是檢查合同約定內容在目標和重要性之間是否存在矛盾。確定合同條款有無遺漏，條款是否具體、切實可行。避免條款不全、抽象，為以后發(fā)生糾紛埋下種子。

（二）完善合同管理人才體系通過內部選拔和外聘，企業(yè)可以組建一支了解法律、運營，并可以處理合同問題的管理團隊。通過法律、管理、技術等方面的知識的定期或不定期培訓，提高人員的知識水平和實踐技能。合同管理團隊建立競爭性聘用機制，實行崗位責任制，獎勵合理建議，鼓勵和增強合同管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造力，為公司爭取更多經濟利益。

（三）參與合同內容的審核，減少財務風險合同管理應加強財務部門在合同起草階段的參與程度，合理應用財務專業(yè)知識，降低潛在的財務以及金融風險。在合同標的方面，要考慮合同標的內容是否滿足公司的需要、合同細節(jié)是否合法合理，財務人員要評估合同涵蓋的公司可利用資源是否能夠保障合同目標的實現。

（四）加強采購合同管理人員法律培訓教育與隊伍建設企業(yè)采購合同管理的質量與采購管理團隊的質量密切相關。因此，提高合同管理人員的素質，是提升公司合同管理水平的重要途經。首先，要不斷招募法律人才，對合同所涉及的法律條款嚴格把關。其次，煙草企業(yè)必須定期培訓合同經理，增強綜合能力；第三，定期到業(yè)務部門進行調查研究，實踐與理論的結合，從公司實際業(yè)務除法，制定合法合理的采購合同管理辦法，既有效地降低風險，又能保障公司業(yè)務順利開展業(yè)務。

（五）建立合同管理信息系統伴隨著數據處理的加速，企業(yè)可以利用計算機和網絡技術創(chuàng)建網絡信息管理和處理系統，以實現合同簽署、執(zhí)行、終止等方面的集成管理。所有合同管理涉及的項目計劃、成本管理、質量管理、財務管理，和其他子系統集成在一起，能更好地實現信息共享，提高工作效率。

結束語：

綜上所述，采購合同管理的基本原則促進管理標準和利益的同時提高。加強合同管理和控制合同風險的最重要出發(fā)點，是在合同準備和執(zhí)行階段進行合同審查及分層管理，通過完善財務鏈接和監(jiān)督機制，實現采購合同管理科學化、數字化。隨著市場經濟的發(fā)展，煙草企業(yè)和大多數企業(yè)一樣，都面臨著法律風險。在眾多法律合同中，采購合同是商業(yè)活動中最常見的合同之一，其所扮演角色也最為重要。然而，至今為止，煙草企業(yè)采購合同依然還存在著主要條款不明確、當事人無法履行合同等風險。如果煙草企業(yè)沒有系統的風險防范體系，不僅影響企業(yè)管理、運營的開展，更會損害企業(yè)合法權益和經濟效益。所以，本課題的研究對于提高煙草企業(yè)合同的法律風險防范，維護煙草企業(yè)采購合同的合法權益和經濟效益，構建規(guī)范有序的企業(yè)運行秩序有著重要意義。

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作者：胡濱 單位：貴州省煙草公司貴陽市公司