內部控制下合同生命周期管控探究
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摘要：隨著經濟的快速發(fā)展，合同已成為企業(yè)經濟活動運行中不可缺少的部分，因此合同的全生命周期管控對企業(yè)內部控制管理也愈發(fā)的重要，本文從內部控制的視角來分析合同在全生命周期管理中存在的管理制度問題、管理部門之間的協同合作問題、培養(yǎng)合同專業(yè)管理人才問題及合同管理信息化系統(tǒng)建設問題，并據此提出了相應建議，本文旨在通過全生命周期合同管理防范經濟活動中和各種風險問題，從而為提升企業(yè)的競爭力、促進企業(yè)的長遠發(fā)展提供參考與借鑒。
關鍵詞：內部控制；合同管理；生命周期管控
一、內控視角下合同管控的相關概述
所謂內部控制，是指企業(yè)為了能夠更好地實現經營目標，保證會計信息資料的準確性、完整性，確保企業(yè)制訂的經營方針能夠很好的貫徹執(zhí)行，保證經營活動的經濟性、高效性和有序性，從而在企業(yè)內部采取一系列的自我規(guī)劃、約束、控制、調整及評價的手段與措施。合同管理是當事人雙方或多方確定各自權利和義務關系的協議，合同一旦簽訂，雙方具有法律約束力。合同管理是指項目管理人員根據已簽訂的合同內容對項目進行監(jiān)督和管理，其對于企業(yè)經濟活動的開展和經濟利益的取得，都具有積極的意義。合同生命周期管理是指產生訂立合同的意向開始至合同有效期屆滿且其糾紛均已解決后的全過程。合同全生命周期管理包括以下幾個階段：供應商篩選、合同模板檢索或合同起草、合同審核、內部審批、用印歸檔、合同履行、糾紛解決與協同管理等。
二、內控視角下合同管控存在的主要問題
（一）沒有健全的合同管理制度
我國大多數企業(yè)沒有單獨制定企業(yè)合同管理制度，有些企業(yè)制定了合同管理制度，但也只是做了對“合同審核、合同簽訂”階段的管理，對合同前期的立項、定價及合同后期的履行、分析等具體工作及職責權限未作明確的規(guī)定?，F有的合同管理制度中只明確規(guī)定了合同的起草部門、審核部門在合同簽訂過程中的工作內容、職責權限和工作流程，以達到合同簽訂后的合法性、合規(guī)性、效益性。通常忽略對合同的立項、定價、履行、分析等環(huán)節(jié)的工作內容、職責權限、工作流程、管理方法的規(guī)定，也未設定專門的合同管理部門來對合同的全生命周期進行管控。在合同的全生命周期中形成了重視“合同審核”、輕視“合同前期”與“合同后期”的情況。輕視合同前期的管理，對合同的起草部門在立項、定價、資信審查過程中缺乏調查和監(jiān)督，容易造成立項的合同項目與公司實際生產經營情況不符、定價過程不公開透明、簽約方資質不足等問題。而在合同的審核環(huán)節(jié)，合同審核人員又不了解合同的立項情況和定價的項目構成，無法對合同內容進行全面的審核。法務在審核時，只審核法務風險；財務在審核時，只審核財務風險；在合同管理履行過程中，合同的異常才全面暴露出來，但此時再對合同的簽訂進行彌補，耗時費力，有的合同異常甚至有可能沒法再繼續(xù)履行，因合同管理沒有對各個環(huán)節(jié)有相關完善的制度約定，在發(fā)生合同的變更、解除、終止等情況時，大家相互推卸責任，很難實現合同的全生命周期管理。在合同的管理過程中，因沒有相對完整的合同管理流程，有的項目已經履行實施了，還未簽訂合同，導致財務部門沒法及時地確認收入和歸集成本。有的企業(yè)沒有專門的人員管理合同，沒有對合同進行統(tǒng)一的合同編號，沒有記錄相關的合同信息，致使財務部門后期進行做相關的賬務處理時，時常出錯。
（二）合同管控的各參與部門未實現協同配合
合同全生命周期管控強調合同在前期、中期、后期管理的相互銜接、相互配合和相互制約。部分企業(yè)在合同的管控中，管理環(huán)節(jié)不銜接、不配合，合同的業(yè)務部門、合同的審核部門和合同的履行部門之間各自獨立、各自為政，缺少有效的溝通和合同業(yè)務的配合，致使合同管理的各種風險長期存在。在合同的前期管理過程中，各合同管理部門缺乏信息的溝通和工作的配合，合同起草部門跟簽約方談判、定價到后面的合同起草，未讓法務部門、財務部門、內部審計部門和相關實施部門參與進來，而是獨自跟合同簽約方確定好合同內容，等簽約方蓋好章后，業(yè)務部門才發(fā)起合同的審批流程，到法務部、財務部及內審部審批時才發(fā)現合同條款出現重大遺漏、付款條款把控不嚴、無法完成的合同執(zhí)行內容等，再通知合同起草部門進行合同的修訂，合同起草部門常以合同對方已蓋好章，不能修訂為由，拒絕修訂合同；其他審核部門為了規(guī)避合同的風險，往往不同意通過合同的審批流程，導致雙方都只站自己立場，互不相讓，這不僅使合同缺乏合法合規(guī)性，也拖慢了項目的實行進度，影響了公司的利益。合同在審批的過程中，法務部門從自身的法律專業(yè)角度提出法律方面的相關專業(yè)審核意見，但不向其他合同管理部門溝通反饋其意見，導致其他合同管理部門還是原合同的信息內容；或在審核合同的其他專業(yè)性條款時，不與專業(yè)部門溝通了解情況，就會降低其審核能力，不能審出其中的法律風險。企業(yè)在項目合同的實施過程中，經常會出現同一個項目名稱下有多份合同的情況，且各合同是獨立執(zhí)行的，這對財務的核算就提出了要求，因各個合同的周期不相同，財務只能按合同進行核算，所以需區(qū)分合同號，但在合同起草部門來看，都是同一個項目名稱，可以統(tǒng)一合同號,致使后期合同查看和合同核算信息數據混亂。在合同后期，合同在履行過程中若出現異常情況，各部門之間缺乏及時溝通，履行部門私自改變合同內容履行合同，但其他合同管理部門未收到通知信息，還是按原合同內容管理合同，從而給企業(yè)帶來較高的法律風險和經濟風險。
（三）缺乏專職的合同管理專業(yè)人才
合同管理工作具有復雜性和專業(yè)性，在管理合同的過程中，需要有相關專業(yè)的人員對合同的全生命周期進行管理和跟蹤，除此之外還要求合同管理人員必須全面地熟悉項目的運作、法律條款、財務相關知識及內部控制相關制度等方面的內容，還要求相關專業(yè)人員有很好的溝通協調能力，通過合理的方式方法，快速有效地解決合同管理中出現的各種問題。當前具備這種能力的合同管理專業(yè)人才比較稀少，加之合同管理工作的參與部門較多，一般都是各個部門自行進行管理，沒有一個專門的人員進行整體跟進，阻礙了企業(yè)合同全生命周期管理水平的提升。
（四）沒有信息化系統(tǒng)的支撐
企業(yè)沒有推行合同信息化管理，從合同的立項到合同的完成就不能形成一個清晰流暢的全過程。沒有進行信息化系統(tǒng)的合同管理，就不能達到信息共享，也不能形成系統(tǒng)的審批流程，且相關的合同管理制度不能達到動態(tài)的監(jiān)督，整個合同的全生命周期管理流程也達不到很好的控制，合同整個周期的各項情況不能及時得到反饋；沒有信息化系統(tǒng)從合同開始到合同結束的信息保留，事后要查詢合同信息，則需要各個部門進行收集，若一些部門沒有進行記錄，則會存在信息的缺失?？傊瑳]有信息化系統(tǒng)支撐合同管理，不僅數據得不到很好的保存，合同信息達不到共享，人力成本支出也較高。
三、合同管控問題的主要成因
（一）外部原因
首先，根據外部大環(huán)境來看，我國企業(yè)受計劃經濟的長期影響，在整個經濟活動中不重視合同的管理。隨著市場經濟的快速發(fā)展，企業(yè)項目合同的不斷增多，企業(yè)才意識到合同管理的重要性，但因為根深蒂固的觀念，很多企業(yè)沒有跟上時代的步伐及時地進行改進創(chuàng)新，或因企業(yè)自身的技術條件所限，管理合同的信息化系統(tǒng)建設也不完善。其次，從合同管理的法律層面來看，我國目前的合同管理體系還沒有形成一套完整的法律體系，缺乏法律的嚴謹性，當合同出現糾紛時，合同就很難執(zhí)行下去。最后，由于我國對于合同管理的不重視，對于全生命周期合同管理的專業(yè)性人才培養(yǎng)人員少、起步晚、難以滿足市場經濟的快速發(fā)展，也不能滿足我國企業(yè)對于合同管理的需求。
（二）內部原因
從內部角度來看，大多數企業(yè)只注重利益或業(yè)績，最終目標都是為了實現企業(yè)的利益最大化，因此在簽訂合同的過程中往往只關注合同的價格，而忽略合同的內容，導致有些合同內容在后期履行過程中發(fā)現不能執(zhí)行，只能中止合同；還有些在合同簽訂時，進入合同履約階段就開始爭取下一份合同的簽訂，把太多的精力放置在了簽訂合同上，卻沒有對已經簽訂的合同進行中后期的有效管理。這種只注重簽約合同的管理方式會導致企業(yè)形成利益至上，內部管理松散的經營模式，容易忽略合同管理過程中存在的各種風險，最終影響企業(yè)健康發(fā)展。
四、內控視角下合同生命周期管控的具體策略
（一）制定健全的合同管理制度
1.加強對合同管理的重視
首先，公司管理層對合同的全生命周期管理要加強重視，從上而下來探討合同管理的長遠性、重要性，企業(yè)既要注重合同機會的開拓，也要關注合同在履行執(zhí)行期的情況、企業(yè)在項目合同中投入的成本以及整個合同全生命周期的跟蹤配合。其次，加強企業(yè)多層次合同管理建設，設立相應的職能部門分別對合同進行管理，加強各部門之間的監(jiān)督配合，讓參與合同管理的全部人員，對合同的各個時期都重視起來。
2.建立合同生命周期管控機制
企業(yè)可以通過使用標準的合同模板、制定合理的審批流程，并且加強各合同審批及各管理部門之間的協同合作、進一步加強合同在履行階段的動態(tài)監(jiān)督和調整，在合同的后期對合同進行統(tǒng)計分析，并對合同管理中出現的問題及時進行反饋，利用標準化的合同管理系統(tǒng)建立一套完整的合同管理模式，增強合同的全生命周期管理控制。
3.優(yōu)化企業(yè)內部的合同管理制度
企業(yè)根據自身經濟業(yè)務的實際情況研究制定符合本企業(yè)的合同標準模板文本，保證制定的合同模板文本可以涵蓋本企業(yè)的所有經濟業(yè)務活動，防止在使用對方合同文本或臨時合同文本而忽略掉一些合同的漏洞。合同的審批和審核工作復雜且分散，需要合同的各管理部門共同參與，為了提高合同管理的效率，保障企業(yè)的經濟效益和內部控制不受影響，要研究討論并制定符合本企業(yè)的合同審批和審核流程，提高企業(yè)內項目運作的合理性和科學性。為了保證合同管理更加的規(guī)范和流暢，還需制定和企業(yè)相匹配的合同審核體系。在日常審批合同的過程中，為了防止合同預算出現超支的情況，財務部門必須參與合同的審批且了解整個合同的實際情況。另外，為了降低合同管理的經濟風險，應該將合同的信用管理制度、應收賬款管理等作為重點工作，保障合同的全生命周期管理工作按制度有序進行，實現合同的規(guī)范性管理，保證全生命周期合同管理的各項工作都能更好的實施和實現。
（二）加強合同管理過程中各部門之前的協同配合
企業(yè)對合同進行全生命周期的管控，不僅需要有完善的合同管理制度，而且需要在合同執(zhí)行的過程中，根據項目發(fā)生的各種突發(fā)情況對已制定好的制度進行完善修改，讓各合同管理部門的工作能更好地協調和配合。在起草合同時，業(yè)務部門、法務部門、財務部門、內部審計部門和合同履行部門都要參與合同內容的討論，并發(fā)表各自的專業(yè)性意見，形成專門的討論小組對合同進行溝通討論，確定訂立合同的目的、達到的效果、收付款情況、財務票據的要求等。在合同中期，業(yè)務部門要加強與相關審核部門的溝通，確定合同簽訂的內容與合同起草時的差異變化是否能接受，確定合同的實施內容能否正常實施，若在合同審核過程中發(fā)現未按合同內容履行出現異常時，相關審核部門提出專業(yè)的審核意見反饋給合同履行部門并通知其他相關審核部門，合同履行部門則需盡快將情況反饋給上級領導，并聯合其他合同管理部門配合商討解決方案。
（三）培訓專門的合同管理專業(yè)人才
合同管理工作的主要特征在于復雜性，該項工作的開展對管理人員有著較高的要求。必須對合同全生命周期的各個環(huán)節(jié)了解清晰，從合同談判到后期的合同保管整個流程的具有較好的把控。因此在合同管理中需要專業(yè)人才，需要建設合同管理人才隊伍。從企業(yè)內部環(huán)境來看，需要聘請合同管理的專業(yè)講師，對內部合同管理的相關人員進行專業(yè)培訓，從企業(yè)內部培養(yǎng)并挑選專業(yè)的人才，組建專門的合同監(jiān)管部門，對合同進行全生命周期的管理。
（四）加強合同管理的信息化建設
企業(yè)需要根據自身的業(yè)務特點及所處的行業(yè)特點，對企業(yè)配置適合自己的合同管理系統(tǒng)或ERP管理系統(tǒng)，結合企業(yè)制定完善的合同管理制度及審批流程，讓合同管理的各個審批環(huán)節(jié)有效銜接，實現數據信息的共通共享，加快合同的快速審批、執(zhí)行，使得數據和信息之間能快速得到處理和反饋，達到快速的信息化合同管理。在合同全生命周期管控的關鍵點上，通過信息系統(tǒng)個性化地設定各種業(yè)務類型的信息上傳和合同審查審批流程，使合同的相關數據信息在制度約束范圍內正常運行，達到合同管理的目標。還可以通過信息系統(tǒng)快速查找合同及合同的相關信息、審批過程、審批意見等，而且還能及時地對合同的履行情況進行動態(tài)的監(jiān)管，利用信息化系統(tǒng)對合同情況及數據進行統(tǒng)計分析，不僅能減少人力成本，而且能多方面地進行各種數據統(tǒng)計，使數據既精準又清晰，在審查審批過程中，如果發(fā)生異常，能及時地反饋給相關部門，且能快速和相關部門進行溝通，及時處理異常合同，提高了合同在整個生命周期管理過程的高效性、透明性、準確性、及時性，盡可能地降低人為因素對合同管理工作造成的不利影響。另外，合同的信息管理系統(tǒng)為合同的管控提供了展示的平臺，同時也為合同的全執(zhí)行過程提供了有效的數據支撐，最大程度地優(yōu)化了合同全生命周期管理。
五、結語
在社會整體經濟的快速發(fā)展下，越來越多的經濟活動都需要通過簽訂合同來進行，因此企業(yè)的合同管理也越來越重要。企業(yè)的合同管理水平直接影響著企業(yè)的管理水平和經濟效益，所以企業(yè)需要提高企業(yè)的合同管理水平。企業(yè)需要在合同的全生命周期內，通過建立合同模范文本、ERP信息系統(tǒng)等來輔助進行合同管理，并且需要調動企業(yè)各個合同管理部門的主觀能動性，做好事前的預防、事中的控制以及事后的總結工作，制定一套綜合考慮了風險管理與經濟效率相結合的合同管理制度，為現代企業(yè)合同管理體系提出更多新思路。
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作者:陳小花 單位:廣州海鶿網絡科技有限公司
