內(nèi)部控制下合同生命周期管控探究

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摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，合同已成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行中不可缺少的部分，因此合同的全生命周期管控對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制管理也愈發(fā)的重要，本文從內(nèi)部控制的視角來(lái)分析合同在全生命周期管理中存在的管理制度問(wèn)題、管理部門之間的協(xié)同合作問(wèn)題、培養(yǎng)合同專業(yè)管理人才問(wèn)題及合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題，并據(jù)此提出了相應(yīng)建議，本文旨在通過(guò)全生命周期合同管理防范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中和各種風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，從而為提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；合同管理；生命周期管控

一、內(nèi)控視角下合同管控的相關(guān)概述

所謂內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保證會(huì)計(jì)信息資料的準(zhǔn)確性、完整性，確保企業(yè)制訂的經(jīng)營(yíng)方針能夠很好的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、高效性和有序性，從而在企業(yè)內(nèi)部采取一系列的自我規(guī)劃、約束、控制、調(diào)整及評(píng)價(jià)的手段與措施。合同管理是當(dāng)事人雙方或多方確定各自權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，合同一旦簽訂，雙方具有法律約束力。合同管理是指項(xiàng)目管理人員根據(jù)已簽訂的合同內(nèi)容對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督和管理，其對(duì)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都具有積極的意義。合同生命周期管理是指產(chǎn)生訂立合同的意向開(kāi)始至合同有效期屆滿且其糾紛均已解決后的全過(guò)程。合同全生命周期管理包括以下幾個(gè)階段：供應(yīng)商篩選、合同模板檢索或合同起草、合同審核、內(nèi)部審批、用印歸檔、合同履行、糾紛解決與協(xié)同管理等。

二、內(nèi)控視角下合同管控存在的主要問(wèn)題

（一）沒(méi)有健全的合同管理制度

我國(guó)大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有單獨(dú)制定企業(yè)合同管理制度，有些企業(yè)制定了合同管理制度，但也只是做了對(duì)“合同審核、合同簽訂”階段的管理，對(duì)合同前期的立項(xiàng)、定價(jià)及合同后期的履行、分析等具體工作及職責(zé)權(quán)限未作明確的規(guī)定。現(xiàn)有的合同管理制度中只明確規(guī)定了合同的起草部門、審核部門在合同簽訂過(guò)程中的工作內(nèi)容、職責(zé)權(quán)限和工作流程，以達(dá)到合同簽訂后的合法性、合規(guī)性、效益性。通常忽略對(duì)合同的立項(xiàng)、定價(jià)、履行、分析等環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、職責(zé)權(quán)限、工作流程、管理方法的規(guī)定，也未設(shè)定專門的合同管理部門來(lái)對(duì)合同的全生命周期進(jìn)行管控。在合同的全生命周期中形成了重視“合同審核”、輕視“合同前期”與“合同后期”的情況。輕視合同前期的管理，對(duì)合同的起草部門在立項(xiàng)、定價(jià)、資信審查過(guò)程中缺乏調(diào)查和監(jiān)督，容易造成立項(xiàng)的合同項(xiàng)目與公司實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況不符、定價(jià)過(guò)程不公開(kāi)透明、簽約方資質(zhì)不足等問(wèn)題。而在合同的審核環(huán)節(jié)，合同審核人員又不了解合同的立項(xiàng)情況和定價(jià)的項(xiàng)目構(gòu)成，無(wú)法對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行全面的審核。法務(wù)在審核時(shí)，只審核法務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)在審核時(shí)，只審核財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；在合同管理履行過(guò)程中，合同的異常才全面暴露出來(lái)，但此時(shí)再對(duì)合同的簽訂進(jìn)行彌補(bǔ)，耗時(shí)費(fèi)力，有的合同異常甚至有可能沒(méi)法再繼續(xù)履行，因合同管理沒(méi)有對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)有相關(guān)完善的制度約定，在發(fā)生合同的變更、解除、終止等情況時(shí)，大家相互推卸責(zé)任，很難實(shí)現(xiàn)合同的全生命周期管理。在合同的管理過(guò)程中，因沒(méi)有相對(duì)完整的合同管理流程，有的項(xiàng)目已經(jīng)履行實(shí)施了，還未簽訂合同，導(dǎo)致財(cái)務(wù)部門沒(méi)法及時(shí)地確認(rèn)收入和歸集成本。有的企業(yè)沒(méi)有專門的人員管理合同，沒(méi)有對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的合同編號(hào)，沒(méi)有記錄相關(guān)的合同信息，致使財(cái)務(wù)部門后期進(jìn)行做相關(guān)的賬務(wù)處理時(shí)，時(shí)常出錯(cuò)。

（二）合同管控的各參與部門未實(shí)現(xiàn)協(xié)同配合

合同全生命周期管控強(qiáng)調(diào)合同在前期、中期、后期管理的相互銜接、相互配合和相互制約。部分企業(yè)在合同的管控中，管理環(huán)節(jié)不銜接、不配合，合同的業(yè)務(wù)部門、合同的審核部門和合同的履行部門之間各自獨(dú)立、各自為政，缺少有效的溝通和合同業(yè)務(wù)的配合，致使合同管理的各種風(fēng)險(xiǎn)長(zhǎng)期存在。在合同的前期管理過(guò)程中，各合同管理部門缺乏信息的溝通和工作的配合，合同起草部門跟簽約方談判、定價(jià)到后面的合同起草，未讓法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門和相關(guān)實(shí)施部門參與進(jìn)來(lái)，而是獨(dú)自跟合同簽約方確定好合同內(nèi)容，等簽約方蓋好章后，業(yè)務(wù)部門才發(fā)起合同的審批流程，到法務(wù)部、財(cái)務(wù)部及內(nèi)審部審批時(shí)才發(fā)現(xiàn)合同條款出現(xiàn)重大遺漏、付款條款把控不嚴(yán)、無(wú)法完成的合同執(zhí)行內(nèi)容等，再通知合同起草部門進(jìn)行合同的修訂，合同起草部門常以合同對(duì)方已蓋好章，不能修訂為由，拒絕修訂合同；其他審核部門為了規(guī)避合同的風(fēng)險(xiǎn)，往往不同意通過(guò)合同的審批流程，導(dǎo)致雙方都只站自己立場(chǎng)，互不相讓，這不僅使合同缺乏合法合規(guī)性，也拖慢了項(xiàng)目的實(shí)行進(jìn)度，影響了公司的利益。合同在審批的過(guò)程中，法務(wù)部門從自身的法律專業(yè)角度提出法律方面的相關(guān)專業(yè)審核意見(jiàn)，但不向其他合同管理部門溝通反饋其意見(jiàn)，導(dǎo)致其他合同管理部門還是原合同的信息內(nèi)容；或在審核合同的其他專業(yè)性條款時(shí)，不與專業(yè)部門溝通了解情況，就會(huì)降低其審核能力，不能審出其中的法律風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在項(xiàng)目合同的實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)同一個(gè)項(xiàng)目名稱下有多份合同的情況，且各合同是獨(dú)立執(zhí)行的，這對(duì)財(cái)務(wù)的核算就提出了要求，因各個(gè)合同的周期不相同，財(cái)務(wù)只能按合同進(jìn)行核算，所以需區(qū)分合同號(hào)，但在合同起草部門來(lái)看，都是同一個(gè)項(xiàng)目名稱，可以統(tǒng)一合同號(hào),致使后期合同查看和合同核算信息數(shù)據(jù)混亂。在合同后期，合同在履行過(guò)程中若出現(xiàn)異常情況，各部門之間缺乏及時(shí)溝通，履行部門私自改變合同內(nèi)容履行合同，但其他合同管理部門未收到通知信息，還是按原合同內(nèi)容管理合同，從而給企業(yè)帶來(lái)較高的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）缺乏專職的合同管理專業(yè)人才

合同管理工作具有復(fù)雜性和專業(yè)性，在管理合同的過(guò)程中，需要有相關(guān)專業(yè)的人員對(duì)合同的全生命周期進(jìn)行管理和跟蹤，除此之外還要求合同管理人員必須全面地熟悉項(xiàng)目的運(yùn)作、法律條款、財(cái)務(wù)相關(guān)知識(shí)及內(nèi)部控制相關(guān)制度等方面的內(nèi)容，還要求相關(guān)專業(yè)人員有很好的溝通協(xié)調(diào)能力，通過(guò)合理的方式方法，快速有效地解決合同管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。當(dāng)前具備這種能力的合同管理專業(yè)人才比較稀少，加之合同管理工作的參與部門較多，一般都是各個(gè)部門自行進(jìn)行管理，沒(méi)有一個(gè)專門的人員進(jìn)行整體跟進(jìn)，阻礙了企業(yè)合同全生命周期管理水平的提升。

（四）沒(méi)有信息化系統(tǒng)的支撐

企業(yè)沒(méi)有推行合同信息化管理，從合同的立項(xiàng)到合同的完成就不能形成一個(gè)清晰流暢的全過(guò)程。沒(méi)有進(jìn)行信息化系統(tǒng)的合同管理，就不能達(dá)到信息共享，也不能形成系統(tǒng)的審批流程，且相關(guān)的合同管理制度不能達(dá)到動(dòng)態(tài)的監(jiān)督，整個(gè)合同的全生命周期管理流程也達(dá)不到很好的控制，合同整個(gè)周期的各項(xiàng)情況不能及時(shí)得到反饋；沒(méi)有信息化系統(tǒng)從合同開(kāi)始到合同結(jié)束的信息保留，事后要查詢合同信息，則需要各個(gè)部門進(jìn)行收集，若一些部門沒(méi)有進(jìn)行記錄，則會(huì)存在信息的缺失?？傊瑳](méi)有信息化系統(tǒng)支撐合同管理，不僅數(shù)據(jù)得不到很好的保存，合同信息達(dá)不到共享，人力成本支出也較高。

三、合同管控問(wèn)題的主要成因

（一）外部原因

首先，根據(jù)外部大環(huán)境來(lái)看，我國(guó)企業(yè)受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)期影響，在整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中不重視合同的管理。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)項(xiàng)目合同的不斷增多，企業(yè)才意識(shí)到合同管理的重要性，但因?yàn)楦畹俟痰挠^念，很多企業(yè)沒(méi)有跟上時(shí)代的步伐及時(shí)地進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新，或因企業(yè)自身的技術(shù)條件所限，管理合同的信息化系統(tǒng)建設(shè)也不完善。其次，從合同管理的法律層面來(lái)看，我國(guó)目前的合同管理體系還沒(méi)有形成一套完整的法律體系，缺乏法律的嚴(yán)謹(jǐn)性，當(dāng)合同出現(xiàn)糾紛時(shí)，合同就很難執(zhí)行下去。最后，由于我國(guó)對(duì)于合同管理的不重視，對(duì)于全生命周期合同管理的專業(yè)性人才培養(yǎng)人員少、起步晚、難以滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，也不能滿足我國(guó)企業(yè)對(duì)于合同管理的需求。

（二）內(nèi)部原因

從內(nèi)部角度來(lái)看，大多數(shù)企業(yè)只注重利益或業(yè)績(jī)，最終目標(biāo)都是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利益最大化，因此在簽訂合同的過(guò)程中往往只關(guān)注合同的價(jià)格，而忽略合同的內(nèi)容，導(dǎo)致有些合同內(nèi)容在后期履行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行，只能中止合同；還有些在合同簽訂時(shí)，進(jìn)入合同履約階段就開(kāi)始爭(zhēng)取下一份合同的簽訂，把太多的精力放置在了簽訂合同上，卻沒(méi)有對(duì)已經(jīng)簽訂的合同進(jìn)行中后期的有效管理。這種只注重簽約合同的管理方式會(huì)導(dǎo)致企業(yè)形成利益至上，內(nèi)部管理松散的經(jīng)營(yíng)模式，容易忽略合同管理過(guò)程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)，最終影響企業(yè)健康發(fā)展。

四、內(nèi)控視角下合同生命周期管控的具體策略

（一）制定健全的合同管理制度

1.加強(qiáng)對(duì)合同管理的重視

首先，公司管理層對(duì)合同的全生命周期管理要加強(qiáng)重視，從上而下來(lái)探討合同管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)性、重要性，企業(yè)既要注重合同機(jī)會(huì)的開(kāi)拓，也要關(guān)注合同在履行執(zhí)行期的情況、企業(yè)在項(xiàng)目合同中投入的成本以及整個(gè)合同全生命周期的跟蹤配合。其次，加強(qiáng)企業(yè)多層次合同管理建設(shè)，設(shè)立相應(yīng)的職能部門分別對(duì)合同進(jìn)行管理，加強(qiáng)各部門之間的監(jiān)督配合，讓參與合同管理的全部人員，對(duì)合同的各個(gè)時(shí)期都重視起來(lái)。

2.建立合同生命周期管控機(jī)制

企業(yè)可以通過(guò)使用標(biāo)準(zhǔn)的合同模板、制定合理的審批流程，并且加強(qiáng)各合同審批及各管理部門之間的協(xié)同合作、進(jìn)一步加強(qiáng)合同在履行階段的動(dòng)態(tài)監(jiān)督和調(diào)整，在合同的后期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并對(duì)合同管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行反饋，利用標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理系統(tǒng)建立一套完整的合同管理模式，增強(qiáng)合同的全生命周期管理控制。

3.優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的合同管理制度

企業(yè)根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況研究制定符合本企業(yè)的合同標(biāo)準(zhǔn)模板文本，保證制定的合同模板文本可以涵蓋本企業(yè)的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，防止在使用對(duì)方合同文本或臨時(shí)合同文本而忽略掉一些合同的漏洞。合同的審批和審核工作復(fù)雜且分散，需要合同的各管理部門共同參與，為了提高合同管理的效率，保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和內(nèi)部控制不受影響，要研究討論并制定符合本企業(yè)的合同審批和審核流程，提高企業(yè)內(nèi)項(xiàng)目運(yùn)作的合理性和科學(xué)性。為了保證合同管理更加的規(guī)范和流暢，還需制定和企業(yè)相匹配的合同審核體系。在日常審批合同的過(guò)程中，為了防止合同預(yù)算出現(xiàn)超支的情況，財(cái)務(wù)部門必須參與合同的審批且了解整個(gè)合同的實(shí)際情況。另外，為了降低合同管理的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該將合同的信用管理制度、應(yīng)收賬款管理等作為重點(diǎn)工作，保障合同的全生命周期管理工作按制度有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)合同的規(guī)范性管理，保證全生命周期合同管理的各項(xiàng)工作都能更好的實(shí)施和實(shí)現(xiàn)。

（二）加強(qiáng)合同管理過(guò)程中各部門之前的協(xié)同配合

企業(yè)對(duì)合同進(jìn)行全生命周期的管控，不僅需要有完善的合同管理制度，而且需要在合同執(zhí)行的過(guò)程中，根據(jù)項(xiàng)目發(fā)生的各種突發(fā)情況對(duì)已制定好的制度進(jìn)行完善修改，讓各合同管理部門的工作能更好地協(xié)調(diào)和配合。在起草合同時(shí)，業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、內(nèi)部審計(jì)部門和合同履行部門都要參與合同內(nèi)容的討論，并發(fā)表各自的專業(yè)性意見(jiàn)，形成專門的討論小組對(duì)合同進(jìn)行溝通討論，確定訂立合同的目的、達(dá)到的效果、收付款情況、財(cái)務(wù)票據(jù)的要求等。在合同中期，業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)與相關(guān)審核部門的溝通，確定合同簽訂的內(nèi)容與合同起草時(shí)的差異變化是否能接受，確定合同的實(shí)施內(nèi)容能否正常實(shí)施，若在合同審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)未按合同內(nèi)容履行出現(xiàn)異常時(shí)，相關(guān)審核部門提出專業(yè)的審核意見(jiàn)反饋給合同履行部門并通知其他相關(guān)審核部門，合同履行部門則需盡快將情況反饋給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并聯(lián)合其他合同管理部門配合商討解決方案。

（三）培訓(xùn)專門的合同管理專業(yè)人才

合同管理工作的主要特征在于復(fù)雜性，該項(xiàng)工作的開(kāi)展對(duì)管理人員有著較高的要求。必須對(duì)合同全生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)了解清晰，從合同談判到后期的合同保管整個(gè)流程的具有較好的把控。因此在合同管理中需要專業(yè)人才，需要建設(shè)合同管理人才隊(duì)伍。從企業(yè)內(nèi)部環(huán)境來(lái)看，需要聘請(qǐng)合同管理的專業(yè)講師，對(duì)內(nèi)部合同管理的相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，從企業(yè)內(nèi)部培養(yǎng)并挑選專業(yè)的人才，組建專門的合同監(jiān)管部門，對(duì)合同進(jìn)行全生命周期的管理。

（四）加強(qiáng)合同管理的信息化建設(shè)

企業(yè)需要根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)及所處的行業(yè)特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)配置適合自己的合同管理系統(tǒng)或ERP管理系統(tǒng)，結(jié)合企業(yè)制定完善的合同管理制度及審批流程，讓合同管理的各個(gè)審批環(huán)節(jié)有效銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共通共享，加快合同的快速審批、執(zhí)行，使得數(shù)據(jù)和信息之間能快速得到處理和反饋，達(dá)到快速的信息化合同管理。在合同全生命周期管控的關(guān)鍵點(diǎn)上，通過(guò)信息系統(tǒng)個(gè)性化地設(shè)定各種業(yè)務(wù)類型的信息上傳和合同審查審批流程，使合同的相關(guān)數(shù)據(jù)信息在制度約束范圍內(nèi)正常運(yùn)行，達(dá)到合同管理的目標(biāo)。還可以通過(guò)信息系統(tǒng)快速查找合同及合同的相關(guān)信息、審批過(guò)程、審批意見(jiàn)等，而且還能及時(shí)地對(duì)合同的履行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)的監(jiān)管，利用信息化系統(tǒng)對(duì)合同情況及數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，不僅能減少人力成本，而且能多方面地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，使數(shù)據(jù)既精準(zhǔn)又清晰，在審查審批過(guò)程中，如果發(fā)生異常，能及時(shí)地反饋給相關(guān)部門，且能快速和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，及時(shí)處理異常合同，提高了合同在整個(gè)生命周期管理過(guò)程的高效性、透明性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，盡可能地降低人為因素對(duì)合同管理工作造成的不利影響。另外，合同的信息管理系統(tǒng)為合同的管控提供了展示的平臺(tái)，同時(shí)也為合同的全執(zhí)行過(guò)程提供了有效的數(shù)據(jù)支撐，最大程度地優(yōu)化了合同全生命周期管理。

五、結(jié)語(yǔ)

在社會(huì)整體經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，越來(lái)越多的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都需要通過(guò)簽訂合同來(lái)進(jìn)行，因此企業(yè)的合同管理也越來(lái)越重要。企業(yè)的合同管理水平直接影響著企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，所以企業(yè)需要提高企業(yè)的合同管理水平。企業(yè)需要在合同的全生命周期內(nèi)，通過(guò)建立合同模范文本、ERP信息系統(tǒng)等來(lái)輔助進(jìn)行合同管理，并且需要調(diào)動(dòng)企業(yè)各個(gè)合同管理部門的主觀能動(dòng)性，做好事前的預(yù)防、事中的控制以及事后的總結(jié)工作，制定一套綜合考慮了風(fēng)險(xiǎn)管理與經(jīng)濟(jì)效率相結(jié)合的合同管理制度，為現(xiàn)代企業(yè)合同管理體系提出更多新思路。

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作者:陳小花 單位:廣州海鶿網(wǎng)絡(luò)科技有限公司