文書檔案管理的強(qiáng)化措施
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摘要：文件檔案管理是各單位的一項(xiàng)重要工作。記錄各單位的社會(huì)發(fā)展信息和重要資料。它具有政治性、技術(shù)性和服務(wù)性的特點(diǎn)?？茖W(xué)、高效的文書檔案管理工作不僅能使單位作出合理、正確的決策，還能提高單位的管理水平，是促進(jìn)單位進(jìn)步和發(fā)展的有效舉措。本文重點(diǎn)闡述了改善措施及優(yōu)化其管理效能的建議，旨在為單位檔案管理工作創(chuàng)新提供有益參考。
關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；強(qiáng)化措施；創(chuàng)新對(duì)策
1文書處理和檔案管理之間的關(guān)系
1.1文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務(wù)和工作對(duì)象
文件處理與檔案管理有本質(zhì)的區(qū)別，但兩者的有效結(jié)合可以促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。文書的工作內(nèi)容是發(fā)送、接收、傳遞、監(jiān)督、組織和保存文件。檔案主要是收集、鑒別、分類、編目，然后保存和利用這些文件。從這個(gè)意義上說，文書工作是檔案管理的前身，作為檔案管理的基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理的有效運(yùn)行起著不可替代的作用。
1.2文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進(jìn)
文書工作的好壞將對(duì)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，文書工作的不規(guī)范性直接導(dǎo)致檔案管理的不完善。因此，文書工作將為檔案管理提供一定的條件和依據(jù)。另一方面，檔案管理工作影響著文書工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。因此，要辯證地看待兩者之間的關(guān)系，加強(qiáng)文書工作的規(guī)范化管理和信息的收集，確保信息的可靠性和安全性，做好檔案管理工作。
2加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施
2.1加強(qiáng)制度建設(shè)和規(guī)范管理
制度化管理有助于形成統(tǒng)一、系統(tǒng)的行為體系，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)內(nèi)外合作，規(guī)范工作流程。在文書檔案系統(tǒng)中建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，可以避免管理產(chǎn)生波動(dòng)，使工作平臺(tái)更加公平，有助于員工的自我發(fā)展和文書檔案工作的發(fā)展。完善的管理機(jī)制、嚴(yán)格的工作流程、量化和細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)則，是促進(jìn)文書檔案現(xiàn)代化管理順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)。文書檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)嚴(yán)格按照制度和規(guī)范程序進(jìn)行。
2.2做好文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作
現(xiàn)代化文書檔案管理應(yīng)明確收集范圍，遵循規(guī)范，統(tǒng)一要求；嚴(yán)格檢查、統(tǒng)一管理，規(guī)范收發(fā)手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行；完善高科技檢索工具，拓寬信息來源渠道，豐富文書檔案管理經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整文書檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，努力落實(shí)整合檔案資源。檔案管理者要努力做好文書檔案管理的基礎(chǔ)工作，在工作過程中逐步樹立責(zé)任心、創(chuàng)新意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，不斷培養(yǎng)整體意識(shí)和視野。
2.3轉(zhuǎn)變固有認(rèn)識(shí)，改革傳統(tǒng)方法，加大資金投入
加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化，首先要正確認(rèn)識(shí)檔案管理的地位和作用，明確檔案管理的社會(huì)服務(wù)方向。其次，從整體上正確認(rèn)識(shí)采用現(xiàn)代技術(shù)裝備的重要性和艱巨性，正確認(rèn)識(shí)合作精神和講求實(shí)效的效益觀念。這是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的前提和思想保證。
2.4制定可行的規(guī)劃，實(shí)行檔案工作改革
領(lǐng)導(dǎo)重視是檔案工作成功的重要保證。要從思想上認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)。文書檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)龐大的工程。它需要從實(shí)際出發(fā)，系統(tǒng)規(guī)劃，統(tǒng)籌安排。同時(shí)，計(jì)劃應(yīng)與措施相結(jié)合，每一步都應(yīng)有相應(yīng)的措施，以確保計(jì)劃的實(shí)施。改革要貫穿于現(xiàn)代文書檔案現(xiàn)代化管理的全過程。
2.5優(yōu)先加強(qiáng)基礎(chǔ)性工作
一是加強(qiáng)檔案學(xué)理論研究，同時(shí)更新和完善檔案理論。專業(yè)工作水平與理論研究密切相關(guān)。為了使檔案工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，管理者必須進(jìn)一步提高檔案學(xué)的理論水平。二是做好檔案管理人員業(yè)務(wù)技術(shù)建設(shè)，提高業(yè)務(wù)管理水平。第三，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。我們應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、內(nèi)容、方法和步驟進(jìn)行總體設(shè)計(jì)。四是提高人才素質(zhì)，加大培訓(xùn)力度。人是重要的資源，檔案管理員要堅(jiān)持學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高技能，明確職責(zé)，努力成為管理型、技術(shù)型、復(fù)合型人才。在人才培養(yǎng)方面，首先要注重質(zhì)量的提高，其次要注重人才的應(yīng)用，要有計(jì)劃、有目的地培養(yǎng)高層次人才。此外，還應(yīng)制定激勵(lì)措施，穩(wěn)定人才隊(duì)伍。
3文書檔案管理的創(chuàng)新對(duì)策
3.1提升信息化管理意識(shí)
在實(shí)施文書檔案管理時(shí)，要運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理念，充分發(fā)揮信息化的作用，重視文書檔案的信息化管理，加強(qiáng)管理創(chuàng)新，優(yōu)化思想，將現(xiàn)代管理理念和方法融入其中，通過實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，不僅可以有效提升工作效率，同時(shí)保證了文書檔案管理的質(zhì)量。
3.2搭建科學(xué)的文書檔案管理信息平臺(tái)
為了保證文書檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，必須建立科學(xué)的文書檔案管理信息平臺(tái)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件和手工管理模式的弊端越來越明顯。利用信息數(shù)據(jù)庫強(qiáng)大的編輯功能，實(shí)現(xiàn)了文書檔案管理軟件的開發(fā)，大大減少了管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率和管理水平。建設(shè)科學(xué)有效的信息管理平臺(tái)是推進(jìn)檔案管理改革的重要措施。
3.3網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部與外部的隔離措施
為了保證檔案信息管理的安全，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)外要嚴(yán)格管理，設(shè)計(jì)合理的物理隔離層，保證管理效果的提高。物理隔離層主要針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)。通常，路由器可以在第一層保護(hù)結(jié)構(gòu)中設(shè)計(jì)，IP地址可以過濾或屏蔽，然后選擇一些地址進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在第二層防護(hù)結(jié)構(gòu)中，應(yīng)合理設(shè)計(jì)防火墻系統(tǒng)。在防火墻認(rèn)證的情況下，可以過濾網(wǎng)絡(luò)中不安全的數(shù)據(jù)信息，防止網(wǎng)絡(luò)的不良行為，阻止一些被禁止的業(yè)務(wù)。在此期間，防火墻可以更好地記錄數(shù)據(jù)信息和內(nèi)容，合理地檢測(cè)網(wǎng)絡(luò)攻擊，并采取合理措施解決預(yù)警后的問題，創(chuàng)建安全保護(hù)系統(tǒng)，確保管理工作各方面的可靠性和有效性，滿足當(dāng)前工作要求。
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作者：王麗 單位：黑龍江省鶴崗市新華農(nóng)場(chǎng)機(jī)關(guān)辦公室