電視媒體文書檔案責(zé)任鏈管理探究

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【摘要】充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高管理及應(yīng)用水平已成為時代賦予檔案管理事業(yè)的新使命。本文從電視媒體檔案管理常見問題出發(fā)，特別是從因缺乏“可信任”環(huán)境而導(dǎo)致的文書檔案責(zé)任管理困難出發(fā)，提出了一個基于區(qū)塊鏈技術(shù)的文書檔案責(zé)任鏈管理設(shè)想，尋求對文書檔案進行有效的控制、引導(dǎo)和管理，以確保程序的正確、過程的可回溯、責(zé)任的歸屬明晰。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息化；區(qū)塊鏈；可信任

一、電視媒體檔案管理的常見問題

電視媒體的文書檔案主要由文書轉(zhuǎn)化而形成，在電視媒體管理中具有不可或缺的作用。電視媒體文書檔案管理更多屬于傳統(tǒng)的檔案管理。對于傳統(tǒng)檔案管理存在的問題，吳桂娟在其《加強電視媒體檔案安全管理的措施》一文中有以下具體分析：一是檔案員業(yè)務(wù)不夠精通，缺乏專業(yè)系統(tǒng)訓(xùn)練，歸檔立卷分類不準(zhǔn)確；二是人員變動帶來檔案風(fēng)險，管理工作斷檔，資料泄露；三是對檔案重視度不夠，保管條件普遍較差，比較隨意；四是檔案電子化程度低，以紙質(zhì)為主，有諸多不便；五是檔案不完整；六是檔案管理約束差，歸還不及時；七是檔案被惡意使用，不能正確授權(quán)；八是檔案存在災(zāi)害風(fēng)險。①針對以上問題，包括吳桂娟在內(nèi)的多位研究者提出了若干解決方法，如建立健全檔案管理制度、提高人員專業(yè)程度、建立綜合性檔案室、實現(xiàn)檔案數(shù)字化等。

二、電視媒體檔案管理的信息化使命

20世紀(jì)80年代以來，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場新的全球性產(chǎn)業(yè)革命——信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的信息化是一項核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個國家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志。作為信息資源，檔案信息化也必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，同時也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機。利用現(xiàn)代信息技術(shù)搭建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案管理水平和服務(wù)水平的提升，以適應(yīng)社會發(fā)展和國家信息化建設(shè)的需要，是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)階段，也是時代賦予檔案管理工作的使命。為此，《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出要加快檔案管理信息化進程，要采用大數(shù)據(jù)、智慧管理、智能樓宇管理等技術(shù)，提高檔案館業(yè)務(wù)信息化和檔案信息資源深度開發(fā)與服務(wù)水平，并在2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。“以信息化為核心”至少應(yīng)該有兩層意思，一是相當(dāng)比例的檔案以信息化的方式產(chǎn)生，二是檔案管理相當(dāng)普遍地采用了信息化手段。國家檔案局令第13號《機關(guān)檔案管理規(guī)定》把“信息化建設(shè)”作為一大專項工作部署，要求“加強檔案信息化工作，將機關(guān)檔案信息化工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃”，提出，應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化常態(tài)機制。2019年6月，全國檔案局長館長會議要求“加大檔案科技攻關(guān)，加快推進檔案信息化建設(shè)”。2019年12月，國家檔案局在部署2020年全國檔案工作時表示，要深入開展“十四五”規(guī)劃編制調(diào)研，抓好頂層設(shè)計，對“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展作出科學(xué)規(guī)劃，并同步推出檔案信息化建設(shè)專項規(guī)劃，作為綜合規(guī)劃的有機延伸，為“十四五”時期有關(guān)重點工作提供指引。

三、信息化技術(shù)支撐下的文書檔案責(zé)任鏈管理探究

（一）文書檔案責(zé)任鏈管理概要如前所述，電視媒體的文書檔案主要由文書轉(zhuǎn)化而形成，是單位各項業(yè)務(wù)開展的依據(jù)。與其他文檔比較，文書檔案形成、實施、應(yīng)用和管理對時效性、時序性、安全性等具有更嚴(yán)格的更高的要求，對于參與其中的相關(guān)人員的責(zé)任要求更高。本文所說的文書檔案責(zé)任鏈管理是指在文書檔案形成、應(yīng)用和管理過程中，明確在各個階段每個參與者所應(yīng)承擔(dān)的工作和責(zé)任，并對這些工作和責(zé)任進行有效的控制、引導(dǎo)和管理，確保程序的正確、過程的可回溯、責(zé)任的歸屬明晰。

（二）信息化技術(shù)下文書檔案責(zé)任鏈管理的難點網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等信息技術(shù)的迅猛發(fā)展給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了良好的機遇。充分利用信息化技術(shù)，使得文書檔案數(shù)字化后可以解決或大大緩解當(dāng)前檔案管理所存在的一些問題，極大提高檔案管理的水平、效率以及安全性。一是文書電子化可以使得檔案管理極為方便，比如查閱、發(fā)送，特別是可以使遠程辦公成為可能，大大提高了效率；二是文書電子化，復(fù)制和保存極為便利，可以云存儲，可超長時間高可靠存儲，保全性大大提高；三是文書數(shù)字化具有很好的延續(xù)性，數(shù)量、存儲空間、時長均無限制，不會因為人員變動導(dǎo)致管理的斷檔；四是數(shù)字化后能夠?qū)崿F(xiàn)更合理、更細致的安全授權(quán)；五是數(shù)字化的前提是文書管理標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)確定后，更有利于文書檔案的統(tǒng)一管理，更利于分享，利用率大大提高。②③但當(dāng)前信息化技術(shù)下文書檔案責(zé)任鏈管理還存在一定難點，主要集中在如何確保“可信任”上。具體說來當(dāng)前信息化技術(shù)還存在以下困難：一是文書檔案平臺的安全性問題仍然存在，雖然采取了防擴散技術(shù)、動態(tài)水印技術(shù)、時間戳技術(shù)及文件加密技術(shù)等來提升文書檔案的應(yīng)用安全性，但這些安全措施都基于中心平臺實現(xiàn)，在中心平臺受損不能正常工作時，這些安全措施將大打折扣；二是身份驗證安全服務(wù)成本高，現(xiàn)在一般采用電子認證技術(shù)來保障電子檔案的真實性，而電子認證技術(shù)具有一定的服務(wù)期限，且需要服務(wù)費用，長期維持費用較高；三是難以跨機構(gòu)可信任共享，當(dāng)前信息化還不能提供可信任環(huán)境，電子檔案一旦跨機構(gòu)傳輸，就必須再次進行真實性驗證，而這在現(xiàn)有不可信任環(huán)境下難以實現(xiàn)。

（三）基于區(qū)塊鏈的可信環(huán)境為文書檔案責(zé)任鏈管理提供支撐針對文書檔案責(zé)任鏈管理的難題，區(qū)塊鏈技術(shù)的“去中心化、多點記賬、可追朔、不可篡改”等可信特征恰好為解決這些難題提供了絕好支撐。區(qū)塊鏈以其去中心化的可信特征為世人所知。區(qū)塊鏈從狹義說，是一種分布式賬本，按照時間將數(shù)據(jù)區(qū)塊組成鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，同時輔以密碼學(xué)方式保證不可篡改和不可偽造。擴展來說，“區(qū)塊鏈技術(shù)是利用塊鏈?zhǔn)綌?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來驗證與存儲數(shù)據(jù)、利用分布式節(jié)點共識算法來生成和更新數(shù)據(jù)、利用密碼學(xué)的方式保證數(shù)據(jù)傳輸和訪問的安全、利用由自動化腳本代碼組成的智能合約來編程和操作數(shù)據(jù)的一種全新的分布式基礎(chǔ)架構(gòu)與計算方式?！雹軈^(qū)塊鏈技術(shù)的可信環(huán)境特征最主要的是去中心化，取消了中心化的硬件或管理機構(gòu)，每一個節(jié)點均是點對點平等的。可信特征其次是以對機器的信任取代對“人”的信任，即基于協(xié)商一致的規(guī)范和協(xié)議，并由機器代替人工監(jiān)督執(zhí)行，一個鏈就是一個由所有用戶、節(jié)點共同管理的“自治區(qū)”?？尚盘卣鬟€體現(xiàn)在信息的不可篡改、不可否定，除非能夠同時控制住系統(tǒng)中超過51%的節(jié)點，否則單個節(jié)點上對數(shù)據(jù)庫的修改是無效的，數(shù)據(jù)穩(wěn)定性和可靠性極高，且交易雙方無須通過公開身份的方式讓對方對自己產(chǎn)生信任。此外，也包括信息的開放性、透明性，除了交易各方的私有信息被加密外，區(qū)塊鏈的數(shù)據(jù)對所有人公開，整個系統(tǒng)信息高度透明。⑤區(qū)塊鏈技術(shù)的可信環(huán)境為解決現(xiàn)有的文書檔案責(zé)任鏈管理難題提供了條件。

四、基于區(qū)塊鏈技術(shù)的文書檔案責(zé)任鏈管理設(shè)想

2019年10月，中共中央政治局就區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢進行集體學(xué)習(xí)。在主持學(xué)習(xí)時強調(diào)，區(qū)塊鏈技術(shù)的集成應(yīng)用在新的技術(shù)革新和產(chǎn)業(yè)變革中起著重要作用。2020年6月，國家檔案局舉辦區(qū)塊鏈技術(shù)視頻專題講座，探索區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案管理中的運用，以期能更好地服務(wù)經(jīng)濟社會事業(yè)發(fā)展。針對文書檔案責(zé)任鏈管理信息化支撐的不足，本文提出基于區(qū)塊鏈技術(shù)建設(shè)文書檔案責(zé)任區(qū)塊鏈的設(shè)想，意在把文書平臺與區(qū)塊鏈相結(jié)合使用，從而搭建一個可信任的、可持續(xù)的文書檔案存管、交換環(huán)境，保障文書檔案責(zé)任管理。

（一）文書檔案責(zé)任鏈總體設(shè)計文書檔案管理責(zé)任鏈總體上是文書檔案平臺與文書檔案責(zé)任鏈相結(jié)合，文書檔案平臺存儲文書自身的具體內(nèi)容，文字或圖片等；文書檔案責(zé)任鏈則存儲文書衍生出來的數(shù)字指紋、責(zé)任分配、責(zé)任角色、數(shù)字簽名等信息。⑥文書檔案管理責(zé)任鏈以單位或部門為主體，每個單位或部門部署一個節(jié)點，所有參與單位或部門節(jié)點組成完整的責(zé)任區(qū)塊鏈。文書檔案責(zé)任鏈為私有鏈，設(shè)置查詢核對接口，用于進行數(shù)據(jù)查詢和對比；設(shè)置跨鏈接口，可接入其他公共鏈如聯(lián)盟鏈。

（二）文書檔案責(zé)任鏈管理的主要內(nèi)容文書檔案責(zé)任鏈管理的主要關(guān)鍵內(nèi)容包括：一是流程管理，從文書立書的依據(jù)出發(fā)，到上報，多方簽批，直至最后完成，設(shè)定相關(guān)的規(guī)則，確保流程完整，并且程序正確。二是責(zé)任管理，根據(jù)文書檔案種類不同，設(shè)置密切相關(guān)的責(zé)任模型，包括參與的角色，不同角色的任務(wù)及責(zé)任，責(zé)任鏈可自定義。三是憑證管理，對文書檔案處理的每一個階段的結(jié)果進行留存，提取相關(guān)信息，進行去中心化的、不可逆的、不可纂改的封存，并且需要長期、低成本封存。四是安全管理，確保文書檔案信息的真實性、完整性、加密性等。

（三）文書檔案責(zé)任鏈的重點文書檔案責(zé)任鏈基于區(qū)塊鏈技術(shù)實現(xiàn)文書檔案的管理，需要重點實現(xiàn)的項目包括以下一些內(nèi)容：一是形成文書數(shù)字指紋。通過標(biāo)準(zhǔn)哈希運算和專用哈希運算生成“文書檔案數(shù)字指紋”，該指紋可作為證據(jù)去驗證文書的完整性，以防被篡改。這些數(shù)字指紋存儲在區(qū)塊鏈中，實質(zhì)上存儲的是“證據(jù)的證據(jù)”。二是形成文書的應(yīng)用指紋。不同于通常區(qū)塊鏈僅設(shè)置數(shù)字指紋來保障文書的真實性、完整性。文書檔案責(zé)任鏈的一個創(chuàng)新之處是增加了文書的應(yīng)用指紋，即把對文書的各個階段的處理流程、責(zé)任人、責(zé)任內(nèi)容、責(zé)任角色、處理結(jié)果、前后責(zé)任點、個人數(shù)字簽名等信息，上鏈留存，進行可靠、透明存儲，并基于此開展可信任應(yīng)用。三是保障文書的真實性?；谖臅臄?shù)字指紋和應(yīng)用指紋，在需要對文書檔案進行驗證時，僅需對這些指紋進行對比，如有差異則表示保存文件被篡改。四是跨機構(gòu)可信任驗證及交換。通過區(qū)塊鏈與文書檔案系統(tǒng)集成，可以在有效對電子文件真實性進行保護的同時實現(xiàn)跨機構(gòu)電子文件交換及驗證。文書檔案責(zé)任鏈作為一個標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)對文書的指紋進行存證保護，同時也通過跨鏈技術(shù)將私有鏈上指紋上傳至各機構(gòu)間共建的聯(lián)盟鏈上，并向文書檔案平臺及所需跨鏈的外鏈提供API接口，供查詢驗證，為可信交換提供保障。整個過程符合2018年9月頒布的《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的規(guī)定》。該部分內(nèi)容也充分借鑒業(yè)界已推的、共建的電子文件存證聯(lián)盟鏈。五是全流程的數(shù)字化加工及相應(yīng)的可信性檢測。隨著檔案的數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字化加工環(huán)節(jié)不斷細化，逐漸形成了由檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果管理等環(huán)節(jié)所組成的一整套數(shù)字化加工流程。根據(jù)2018年4月的《DA/T70-2018：文書類電子檔案檢測一般要求》，還需在歸檔、移交和接收、長期保存這三大環(huán)節(jié)進行真實性、完整性、可用性及安全性四大類檢測。六是基于智能合約的流程自動化處理。此類應(yīng)用運用了區(qū)塊鏈中的智能合約技術(shù)。可以在文書簽轉(zhuǎn)過程中根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定實現(xiàn)電子文件的到期自動處置，包括保存和銷毀。

五、小結(jié)與展望

本文提出了一個基于區(qū)塊鏈技術(shù)的文書檔案責(zé)任鏈管理設(shè)想，總體上將文書檔案平臺與文書檔案責(zé)任鏈相結(jié)合，包括流程管理、責(zé)任管理、憑證管理、安全管理等，最終實現(xiàn)文書全流程的數(shù)字化加工及相應(yīng)的可信性檢測、真實性保障、跨機構(gòu)可信任驗證、交換以及基于智能合約的流程自動化處理。區(qū)塊鏈在當(dāng)前還是一個較新的技術(shù)，各種基于區(qū)塊鏈的應(yīng)用還都在積極探索中?，F(xiàn)實中，技術(shù)應(yīng)用應(yīng)以需求為導(dǎo)向，需求實現(xiàn)應(yīng)以技術(shù)應(yīng)用為支撐。因此在文書檔案管理責(zé)任鏈后續(xù)的發(fā)展中既要緊跟區(qū)塊鏈技術(shù)的發(fā)展，也要充分挖掘文書檔案這一特定需求的實際，做到技術(shù)、需求、管理相互支撐。具體到技術(shù)應(yīng)用上，后續(xù)將拓展更多的功能，包括智能合約的流程化處理功能，跨鏈的機制和效率，業(yè)務(wù)平臺和區(qū)塊鏈的相對統(tǒng)一等。

作者：康春雨 單位：中國教育電視臺辦公室職員