文書檔案精選(九篇)

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第1篇：文書檔案范文

一、文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案收集不全。只有文書檔案越全面才能夠為企業(yè)積累更多的發(fā)展資料，為企業(yè)各部分進行決策時能夠提供更細致的參考材料。但是，由于行政管理部門忽視文書檔案管理的重要性，導致檔案收集不全的現(xiàn)象非常嚴重。為了真實完整地收集文書檔案，滿足企業(yè)決策部門更全面的信息需求，必須要將文書檔案的資料在誕生之時就及時提交，由于大部分企業(yè)并沒有將文書檔案制度獨立出來，難以滿足資料整理的實際需求，所以影響了檔案管理工作的價值發(fā)揮。

（二）檔案收集過程不夠順暢。為保證文書檔案工作能夠發(fā)揮最大的價值，需要對檔案資料進行全面的信息收集與整理，需要檔案工作人員具有高度的職業(yè)敏感度。但是，目前大多數(shù)文書檔案管理的從業(yè)人員年齡較大，常年在檔案室工作的職員，由于自身的局限性缺乏對文書檔案管理工作的深刻認識，自身的職業(yè)能力有限，難以準確地捕捉與檔案收集有用的信息資源，導致了檔案管理工作的不順暢，甚至有部分員工會出現(xiàn)文件質(zhì)量或者是數(shù)量上的問題，為檔案收集管理工作的開展帶來障礙。

（三）文書檔案的應用效率低下。文書檔案的具體信息資源需要來自于企業(yè)的各個職能部門，而檔案的實際操作價值在于文書檔案的日常應用。但是目前由于企業(yè)在文書檔案的移交管理過程中存在漏洞，沒有任何專業(yè)性的部門對企業(yè)的運行進行監(jiān)督管理，行政部門檔案管理工作流于形式，工作質(zhì)量不高，導致檔案的信息收集與管理工作效率低下。與此同時，由于單位員工的流動性非常大，領導部門與基層員工對檔案的實際應用價值沒有深刻的了解，為檔案的日常應用埋下了潛在危機。

二、文書檔案管理工作的改進策略

（一）強化檔案管理與日常工作的協(xié)調(diào)。檔案的管理工作與日常的工作內(nèi)容具有緊密的聯(lián)系，文件是參與檔案工作的基礎，檔案是文件的最終歸宿。文書檔案管理人員做好文書的信息收集工作是參與檔案管理的前提條件，并且初級的文書收集工作直接決定了最終的檔案管理水平。所以，這就要求文書檔案管理人員一定要具備良好的文書收集意識，保證文件收集的真實性、完整性。與此同時，檔案管理人員需要加強與管理工作人員之間的聯(lián)系，積極做好檔案的保護以及統(tǒng)計工作。

（二）提升檔案管理的信息化水平。為強化企業(yè)的文書檔案管理工作水準，需要采用現(xiàn)代化的信息管理手段，大力加強計算機技術以及網(wǎng)絡信息技術的應用力度，將一系列現(xiàn)代化的操作手段應用于檔案管理工作流程的各個環(huán)節(jié)。為實現(xiàn)信息化的檔案管理工作，首先需要重視文書檔案的數(shù)據(jù)建庫工作，促進數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一、規(guī)范，為實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時共享與信息開發(fā)打下堅實基礎。與此同時，需要對文書檔案的信息收集運用計算機來操作管理，提高檔案管理的自動化程度。

（三）提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)。為保障和提升文書檔案管理工作的業(yè)務水準與操作質(zhì)量，需要重視對管理人員業(yè)務素質(zhì)的提升，要有一支高素質(zhì)的工作人員作為組織工作的重要保障。所以，企業(yè)單位需要強化對文書檔案管理工作人員的思想指導與意識管理，為工作人員及時了解國家檔案管理的規(guī)章制度，在信息政策的了解中提高工作人員的思想意識與信息敏感度。與此同時，在對檔案管理人員專業(yè)技能的提升中增強工作人員的責任感與使命感，在對文書檔案管理工作的技能提升中強化該項工作的應用價值。

三、文書檔案的現(xiàn)代化管理策略

（一）建立完善的現(xiàn)代化檔案管理制度。保障文書檔案管理行之有效的前提條件就是建立規(guī)范的文書檔案管理制度，規(guī)范化的制度建設是保障管理工作有據(jù)可依的重要條件，科學合理的制度建設加上專業(yè)化的操作管理技巧，能夠?qū)⑽臅男畔⑹占c檔案管理工作開展得更加有條不紊。為建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，首先需要廢除以往不科學的，陳舊落后的，對于充分提升管理效率沒有幫助的操作方式，需要結合企業(yè)文書檔案管理的實際情況建立有利于企業(yè)結構獲得提升的管理體系，在去偽存真中保障企業(yè)檔案管理制度操作的靈活性與科學性。在對不良制度的改善中積極結合富有時代特色的管理理念，在新舊操作方式的接洽、協(xié)調(diào)中建立嚴密的管理體系。

（二）創(chuàng)新文書檔案管理的工作機制。豐富文書檔案的信息資料需要收集大量的信息資源，對企業(yè)的事業(yè)單位，高校的科學研究都具有重要的參考意義。在創(chuàng)新檔案管理的工作機制時需要強化組織的自我管理機制，主要的工作內(nèi)容需要對企業(yè)或者是該部門制定科學合理的階段性目標，在對檔案管理的操作流程與實際運用中提升工作質(zhì)量。其次，需要強化組織企業(yè)的自我參與機制。將文書檔案的信息應用發(fā)展為部門開展工作的重要協(xié)助內(nèi)容，積極主動地參與到部門組織的日常管理中。最后，改善檔案管理工作機制需要注意的是對互動協(xié)調(diào)機制的重視。加強檔案管理工作與操作部門之間的協(xié)調(diào)關系，在良好的雙向互動中提升部門之間的鏈接作用。

（三）建設現(xiàn)代化的檔案管理隊伍。現(xiàn)代化的文書檔案管理工作需要建立在具有現(xiàn)代化素質(zhì)的操作隊伍之上，（下轉(zhuǎn)第136頁）（上接第127頁）在最大限度內(nèi)滿足文書檔案現(xiàn)代化的信息管理需求。為提升檔案管理隊伍的質(zhì)量要求，需要建立完善合理的人才選拔機制，對具有文書檔案管理工作經(jīng)驗或者專業(yè)素質(zhì)非常高的人員采取擇優(yōu)錄取，對于職業(yè)技能不夠突出的現(xiàn)有工作人員進行必要的職業(yè)培訓，開展定期的職業(yè)講座或者職業(yè)宣講課，在優(yōu)秀經(jīng)驗與管理理念的學習中強化工作人員的檔案管理意識，在定期的職業(yè)培訓中提升工作人員的職業(yè)技能，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予必要的物質(zhì)獎勵，在爭創(chuàng)先進的氛圍中建立和諧的工作氛圍與學習環(huán)境。

（四）檔案室的信息化操作。具有現(xiàn)代氣息與信息化技術支撐的檔案室是參與檔案工作管理的必要環(huán)境支持，信息化的檔案室操作是適應新時期檔案管理要求的重要技術表現(xiàn)。為建立現(xiàn)代化的檔案室條件，首先需要企業(yè)或者是事業(yè)單位投入資金，在經(jīng)濟的支持下開展檔案室的信息化建設。引進科學、先進的信息化技術設備也是參與檔案室建設的重要條件，最后在對文書資源信息化的轉(zhuǎn)移中實現(xiàn)技術協(xié)調(diào)，在電子檔案的建立中實現(xiàn)有效的信息共享，便于文書檔案的應用操作。

第2篇：文書檔案范文

首先感謝各位領導比機會我參加競爭上崗。對我個人來講，我想這不僅是一次競爭，更是一次對自己的檢驗、學習和鍛煉。

我叫×××,1997年畢業(yè)后在×××工作，01年調(diào)到廠部任文書工作至今，期間修讀了中文秘書大專課程充實自己。可以說，我的青春歲月在×××公司的蓬勃發(fā)展中度過，雖然沒有參加過公司的三大工程建設，沒有轟轟烈烈的感人事跡，但我默默無聞的做好自己的本職工作。

我之所以選擇競爭文書檔案員這個崗位，有兩方面原因：一是我有一定的文秘工作經(jīng)驗，這個崗位能充分發(fā)揮自己的所長；二是我很在乎工作環(huán)境氛圍是否融洽愉快，在辦公室工作得到大家的支持和配合，工作雖然繁瑣，但心情舒暢。

競爭文書檔案員我有以下的優(yōu)勢：

1、有良好的思想品德修養(yǎng)。自己一貫注重個人品德素質(zhì)的培養(yǎng)，努力做到尊重領導，團結同志，工作認真負責，不計較個人得失。

2、有扎實的基礎知識和專業(yè)知識。我有給水工程專業(yè)為基礎，熟悉廠的生產(chǎn)工藝流程，對開展各項工作提供有利條件。另外修讀的中文秘書大專課程和4年多的工作實踐經(jīng)驗，并取得了檔案員上崗證，這些硬件足以勝任文書檔案員崗位的工作。

3、有較強的工作能力。熟悉檔案管理工作相關知識，掌握電腦操作、辦公系統(tǒng)等操作技能。

4、有較好的工作業(yè)績。從事文書檔案員以來，曾獲公司的表揚檔案員、優(yōu)秀通訊員、女能手。在五年的團支部工作中，任團支部副書記，個人多次獲局和公司優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干等稱號，而團支部連續(xù)五年獲公司先進團支部，在2002-2004年更獲×××市先進團支部稱號。

竟聘成功后的工作設想：一是加強學習，不斷提高自己的綜合素質(zhì)、創(chuàng)新能力。二是團結同志，充分調(diào)動大家的工作積極性，搞好各項工作。三是當好領導的參謀和助手，認真履行文書檔案員的工作職責，主動為領導工作服務，熱情為廣大職工服務。四是創(chuàng)新工作方法，提高工作效率。提高服務質(zhì)量。

各位領導，各位評委，如果我能得到您的信任，我會萬分感激，我會以大家的支持為動力，在工作中踏踏實實做事，在生活中認認真真做人，以實現(xiàn)我自己的人生價值！

我的演講完畢，謝謝大家！！

第3篇：文書檔案范文

關鍵詞：文書檔案；計量單位；比較

計量單位，主要是用來表示同自身相對比的同種事物量大小所采用的特定量以及約定的定義。目前，在我國文書檔案統(tǒng)計工作中，常用的計量單位主要包括有“卷”、“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等，其中，最為常用的就是“卷”和“米”。隨著社會時代的發(fā)展，文書檔案的整理、存儲形式較之從前發(fā)生了巨大的變化，而其計量單位也隨之發(fā)生了相應的改變，傳統(tǒng)的一些計量單位已經(jīng)不能有效的完全滿足當前文書檔案計量的需求，因此，必須根據(jù)當前文書檔案的實際情況，選擇準確、有效的計量單位。本文就當前文書檔案統(tǒng)計中使用的計量單位進行分析和比較，使人們更好的了解和認識到各種計量單位的優(yōu)點和不足，從而在今后的文書檔案工作中選擇最佳單位進行統(tǒng)計。

1 文書檔案中計量單位“卷”、“米”、“公斤”之間的比較

1.1 “卷”在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計中的缺陷

“卷”是當前我國文書檔案統(tǒng)計中最為常用的一種計量單位，它同“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等相比，在準確程度上有著較為明顯的優(yōu)勢，但仍不能夠全面、精確、有效地反映出文書檔案的規(guī)模與數(shù)量。目前，我國有些部門，尤其是建立時間較長的部門，在其所現(xiàn)存的文書檔案中，有很大一部分的存儲形式是厚卷形的，有的卷宗當中存儲了多達八、九十件文件，但卷的一般平均值是不超出3件的，因此，同樣的一卷文書檔案，由于內(nèi)部存儲文件數(shù)量的不同，其計量結果甚至會相差幾倍或幾十倍。

1.2 “米”在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計中的缺陷

“米”作為文書檔案統(tǒng)計工作中規(guī)模和數(shù)量的計量單位，是依據(jù)國際檔案理事會所規(guī)定的要求進行確定的。它對檔案的計量方法主要為：將諸多文書檔案進行豎向排列，而后再用米尺對它們進行測量，其所得出的米數(shù)數(shù)值就是該文書檔案的數(shù)量。雖然“米”作為計量單位，對其文書檔案的測量是實際的測定，但由于人為因素等原因的影響，它所測量的結果的伸縮性較大。例如，當所排列的文書檔案較密時，其所測量的數(shù)值就較小，而當所排列的文書檔案較疏時，其所測量的數(shù)值就較大，有些排列疏密情況差別明顯的，其測量的結果甚至會相差幾倍。另一方面，由于目前對文書檔案的排列疏密情況沒有一個明確、統(tǒng)一、規(guī)范的標準，而不同時期、不同內(nèi)容的文書檔案在材質(zhì)、厚度等方面也存在差異，導致文書檔案的排列長度沒有可比性，從而導致測量結果的不準確、不規(guī)范。

1.3 “公斤” 在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計中的缺陷

“公斤”也是目前文書檔案計量工作當中的一個非常重要的常見計量單位，它的測量伸縮性較之“米”有所降低，但其測定結果所受的影響因素較多，例如文書檔案的載體、卷皮、濕度、裝訂等等，都能夠直接的作用于計量結果?！肮铩弊鳛槲臅鴻n案的計量單位，其主要的計量方式是“稱重”，然而，在實際工作中，工作人員所得出的重量值，往往不是單純的文書檔案的自身重量，這不僅導致檔案計量結果的不精確，同時由于稱量工作的工作量較大，因此耗費了大量的人力、物力和時間。

2 文書檔案中計量單位“件”的優(yōu)越性

眾所周知，文書檔案統(tǒng)計工作的計量單位有一個代表性的基礎特征，就是不可再分性，也就是其統(tǒng)計結果不具有伸縮性。而“件”作為文書檔案計量中最基本、最小的統(tǒng)計單位恰恰具有這一特點。它是在確保文書檔案依據(jù)和憑證作用前提下的最小計量單位。同時，“件”也具有絕對性，能夠明確、有效的區(qū)分不同的文書檔案，從而更加方便了人們查閱，充分的發(fā)揮了文書檔案的依據(jù)和憑證作用。用“件”作為文書檔案統(tǒng)計工作的計量單位，能夠有效的降低和避免“卷”、“米”、“公斤”等計量單位在統(tǒng)計工作中存在的缺陷和不足，同時用“件”作為文書檔案的計量單位，也能快速、準確地對其進行整理、歸檔，大大提高了其使用價值。因此它不光能夠準確、全面的反映出文書檔案本身的實際規(guī)模和數(shù)量，加強了文書檔案統(tǒng)計的標準性和規(guī)范性，也為文書檔案的提供利用創(chuàng)造了價值。

3 結語

文書檔案工作作為記錄政府、部門或組織等活動歷史的重要資料內(nèi)容，其在內(nèi)容、形式、管理等方面隨著當前社會時代改變以及高新技術的發(fā)展也發(fā)生了巨大的變化，最為顯著的就是增加了電子檔案資料的存儲。而這些新出現(xiàn)的文書檔案存儲手段（途徑）也使得計量單位出現(xiàn)而來極大的變動，導致傳統(tǒng)的一些計量單位不再適應當前文書檔案計量的實際發(fā)展需求。經(jīng)過實際分析討論，“件”這一計量單位由于能較為準確、詳細的反映出文書檔案的規(guī)模和數(shù)量，能夠作為當今文書檔案的計量單位。同時，隨著時間的推移，相信還會出現(xiàn)更加準確、更加具有說服力的計量單位，從而更好的促進文書檔案計量統(tǒng)計工作實現(xiàn)其規(guī)范化、標準化和統(tǒng)一化。

參考文獻

[1] 周麗瑩.文書檔案計量單位的比較研究[J].蘭臺內(nèi)外，2013（02）

第4篇：文書檔案范文

關鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還

中圖分類號：TP393

文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2017）10-0064-02

1.概述

文書是目前辦公室中一個非常重要的工作崗位，在機關單位的業(yè)務辦公過程中起到了非常重要的作用。隨著機關單位工作的開展，文書工作的職責也隨之變大，對于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書檔案管理工作也成為文書工作的一部分。尤其是近些年，政府機關的各種文書類型越來越多，版本的文書數(shù)量也越來越大，傳統(tǒng)的文書工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應新時代的需求，很難滿足當前社會快速發(fā)展下人們對各種文書檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學的、方便的、自動的文書檔案管理辦法來推動并加快文書工作?，F(xiàn)代科學技術的快速發(fā)展，計算機已經(jīng)在社會的各個領域、各個行業(yè)中廣泛應用，通過計算機科學技術與互聯(lián)網(wǎng)技術來加快文書工作與文書檔案管理工作的信息化進程，設計并開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)來加快各個企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書檔案管理自動化，這對于推動我國企事業(yè)單位辦公效率來說具有非常重要的現(xiàn)實意義。

2.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的作用

就目前我國辦公室中大部分的文書工作以及文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，開展科學系統(tǒng)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。

第一，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)彌補了傳統(tǒng)文書檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時、檔案管理標準低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會導致文書檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會造成各部門對事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書檔案管理更加雜亂無章。通過開發(fā)專門的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過技術來實現(xiàn)嚴格的業(yè)務流程，從而要求文書管理人員按照界面的操作來一步步實現(xiàn)文書檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書檔案管理障礙。

第二，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)解決了文書職位與檔案管理上的工作銜接問題。在日常的文書檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書與檔案進行了分離，雖然實施了一部分的管理辦法來提升文書檔案的正確性、科學性與實效性，但是由于對文書職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個人多職或他人兼職，工作上的銜接問題非常明顯，導致了當前文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發(fā)揮其應用的作用。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書角色，才能對檔案進行嚴格管理，實現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書對檔案管理的作用。

第三，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)通過科學的管理辦法彌補了傳統(tǒng)文書檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書工作中，對檔案管理缺乏專業(yè)意識，所以并沒有設定專門的管理崗位來實施對文書檔案的管理，對于一般性的文書檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)以嚴格的業(yè)務流程為導向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎來實現(xiàn)對文書檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補了普通系統(tǒng)用戶在文書檔案管理工作中專業(yè)技術上的不足，提升了辦公室文書檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書檔案管理工作的順利開展。

3.文書工作與文書檔案管理工作需求分析與功能設計

文書工作與文書檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來開展，而實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過程中需要實現(xiàn)的功能點，進而開發(fā)出對應的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)企事業(yè)單位的文書檔案管理工作。

首先，文書檔案管理工作的核心是針對檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會與其他很多部門進行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書檔案管理工作首先要接收到相應的文件之后，將其進行歸檔，而后進行文件著錄、案卷著錄進行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)中，首先要實現(xiàn)的是文書檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見的檔案大都以紙質(zhì)的形式進行下發(fā)與傳輸，所以要實現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過添加掃描錄入接口來將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來進行操作。當然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來實現(xiàn)對檔案的等級工作。同時，在系統(tǒng)中需要添加針對檔案的內(nèi)容修正變更功能，來允許文書人員對檔案內(nèi)容進行修改和更正。

其次，文書檔案管理工作會將歸檔的檔案借閱給其他人員，會是要對檔案進行歸還，所以在實現(xiàn)的文書工作與文書檔案管理系y要實現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書檔案的管理工作。

基于上述考慮，在設計文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)時需要完成企事業(yè)單位辦公室文書檔案管理的基本工作，同時要本著提升管理效率的原則來實現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書檔案管理流程。如圖1所示，為設計的文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)功能結構框架圖。

如圖1所示，文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)包括文書檔案管理、文書檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設定等四個最為基本的功能。

3.1文書檔案管理模塊

文書檔案管理模塊是實現(xiàn)最基本的文書檔案管理功能，通過設計和實現(xiàn)以下功能點來實現(xiàn)文書檔案管理工作。

1）檔案登記：系統(tǒng)實現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關鍵，在對發(fā)文登記、收文登記和登記進行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務提供最為基本的數(shù)據(jù)。

2）檔案掃描錄人：該功能主要是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過高速掃描儀等設備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進行存儲與管理，方便后期的業(yè)務的使用與處理。

3）文件著錄主要是最初的檔案文件進行著錄處理，制作成相應的目錄、報表等方便后期文書檔案工作的開展。

4）案卷著錄：主要是文書檔案的歸類，通過創(chuàng)建案卷來將文書檔案進行統(tǒng)一分類，而后將相應的文書檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。

5）文件歸檔：主要實現(xiàn)是文書檔案的文件級著錄檔案創(chuàng)建，從而實現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。

6）檔案變更：主要是對文書檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實際的業(yè)務需要將其進行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書工作需求。

7）年鑒銷毀：針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進行數(shù)據(jù)備份的功能，針對檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務規(guī)定要進行銷毀，通過年鑒銷毀的功能可以將其進行備份，并添加上已銷毀的標記，以備不時之需。

3.2文書檔案借閱與歸還

文書檔案借閱與歸還功能主要是實現(xiàn)其他人員對文書檔案的查詢、預訂、借閱、歸還的管理操作。

1）網(wǎng)上查詢：為了實現(xiàn)文書檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書檔案進行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對當前所有的文書檔案進行查詢，通過全部查詢的功能或者輸入某些條件來將自己需要的文書檔案查詢出來，根據(jù)其狀態(tài)進行預訂或延遲操作。

2）網(wǎng)上預訂：主要是對文書檔案預訂操作，當查詢到對應的檔案未被預訂或借出，就可以在網(wǎng)上進行預訂。

3）檔案借閱與歸還：主要是對文書檔案的借閱狀態(tài)進行操作，文書人員可以根據(jù)實際的工作內(nèi)容將文書檔案的狀態(tài)進行變更，從而在文書檔案被借閱或歸還之后快速標記其借閱狀態(tài)。

在此，對文書檔案的借閱狀態(tài)進行設計，主要分為未預訂、已預訂、已借出、未歸還、已歸還，通過幾種狀態(tài)的變更來實現(xiàn)對文書檔案的查詢、預訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書管理人員對其進行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應條件對文書、案卷、各種借閱與歸還信息進行統(tǒng)一查詢，從而方便文書人員的文書檔案管理工作的開展，提升其工作效率。同時增加了各種檔案統(tǒng)計表格，以圖表的形式形象化地展示其當前的基本狀態(tài)，極大地方便文書檔案管理工作的開展。

3.4系統(tǒng)設定

系統(tǒng)設定主要是對借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設定。

第5篇：文書檔案范文

一、文書檔案收集與歸檔工作的重要意義

文書檔案收集與歸檔在企業(yè)的各項管理工作中起到基礎性和輔的作用，是完善檔案管理工作的前提基礎和重要環(huán)節(jié)。文書檔案所涵蓋的內(nèi)容相當龐雜，其中不乏涉及到企業(yè)的發(fā)展進程和重大事件，這些材料并不是塵封于檔案室的陳年舊事，而對于企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展與重大決策有著重要的參考意義和依據(jù)價值。文書檔案中的重要文件材料，如計劃任務書、審計報告、考核評定辦法等，對其進行收集、歸檔，確保形式完整、內(nèi)容準確，則會對企業(yè)處理日常事務、調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略提供事實依據(jù)。因此，文書檔案收集與歸檔工作重要性明顯、意義重大，需在日常檔案管理中給予高度重視。

二、文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.文書檔案管理人員管理意識薄弱

文書檔案管理在整個檔案管理工作中屬于基礎性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文書檔案的收集與歸檔工作并未受到相關部門以及工作人員的重視，主要體現(xiàn)在工作人員綜合素養(yǎng)有待提高，缺乏對文書檔案的管理意識。如，將文件按級別劃分，只關注重要文件，對于普通文件的重視程度遠遠不夠，致使文書檔案管理工作的質(zhì)量大打折扣，維持在低效率運行水平，更為嚴重的后果是珍貴的檔案材料收集不完整，出現(xiàn)缺失和破損的現(xiàn)象，無法確保檔案的真實性。

另一方面，文書檔案管理工作人員缺乏崗位責任感和工作責任心。工作人員是檔案管理的執(zhí)行者，人員要素出現(xiàn)問題，勢必會拉低檔案管理工作的質(zhì)量，文書檔案資源無法得到高效利用。如，工作人員在處理檔案資料時，并未對檔案資料的來源和出處進行核實，真實性和可靠性有待考證，類似于這樣的檔案資料處理方式，喪失了檔案的嚴謹性、規(guī)范性，利用價值更是微乎其微。加之，檔案管理人員未能與時俱進、順應技術變革，及時更新和學習檔案管理技術，在識別檔案真實性和有效性上缺乏應有的技能和措施，一定程度上阻礙了檔案管理的順利開展。

因此，針對文書檔案收集與歸檔中所涉及的管理問題及實際操作問題，應引起相關部門的重視，并及時采取行之有效的措施，確保文書檔案工作的有序開展，進而提升檔案管理工作的整體水平。

2.文書檔案收集與歸檔力度不足

就目前的文書檔案管理工作而言，需進一步加強收集和歸檔的力度，從以下幾個方面進行探索：（1）流程的規(guī)范性。文書檔案的收集與歸檔工作的流程比較混亂，缺乏規(guī)范的操作流程，如，在給文書檔案歸類時，文件資料的處理方式較隨意，不按既定規(guī)則擺放，不成章法，并存在歸檔不及時的現(xiàn)象；（2）歸檔模式的綜合性。傳統(tǒng)的文字檔案運用廣泛、歷史悠久，目前較多的檔案資料都是以文字檔案的形式進行存檔。而檔案管理技術的不斷完善，電子文書檔案已日漸成為重要的存檔形式，而相關工作人員尚未扭轉(zhuǎn)對于電子文書檔案的看法，缺乏對電子文書檔案收集和歸檔的意識，經(jīng)驗不足。在實踐中，文字檔案與電子文書檔案相輔相成，互為補充，因而要對這兩種歸檔模式加以綜合運用，進一步加強文書檔案收集和歸檔的力度；（3）信息的可靠性。檔案資料是對歷史信息的統(tǒng)計和記錄，只有作為真實信息的載體時，才能發(fā)揮應有的參考、備查效用，檔案管理實踐中仍存在一些篡改檔案信息的事件，檔案信息的真實性、權威度受到極大的挑戰(zhàn)；（4）文書檔案的完整性。完整性包括時間的連貫性，頁碼的連貫與完整等。在文書檔案收集與歸檔過程中，未錄入相應的時間，或者缺頁，都破壞了其完整性，進而對真實性和可靠性產(chǎn)生負面影響。

3.文書檔案的收集與歸檔不全面

文書檔案收集與歸檔的全面性是衡量檔案管理工作效率的一個重要指標。一方面，檔案管理工作需要處理的文件數(shù)量大、內(nèi)容龐雜、來源豐富，加之一些文件資料的重要性和唯一性，如果出現(xiàn)遺失和錯誤歸檔，將加重文書檔案收集與歸檔的工作量，為后續(xù)工作的開展設置了無形的障礙。另一方面，一些文書檔案管理人員在進行日常工作時，由于職責劃分的模糊性以及個人經(jīng)驗的制約力等綜合因素的影響，導致文書檔案收集與歸檔工作無法在既定的軌道上有序運行，往往會出現(xiàn)收集與歸檔不全面的問題。

三、文書檔案收集與歸檔工作的改進措施

1.提升檔案管理人員的業(yè)務能力和綜合素養(yǎng)

對于檔案管理人員的評價，應從兩個維度來衡量：業(yè)務能力和綜合素養(yǎng)。（1）業(yè)務能力，包括檔案管理人員系統(tǒng)掌握專業(yè)領域的管理知識，并能夠熟練、靈活的將其運用于日常檔案管理實踐中，從而將知識與技能相結合，進一步形成檔案管理核心能力。優(yōu)秀的檔案管理人員除了要掌握自身領域內(nèi)的知識與技能外，還應具備檔案管理的主動性等職業(yè)習慣，充分調(diào)動管理人員自身的積極性，確保文書檔案收集與歸檔工作順利開展。業(yè)務能力的實現(xiàn)有賴于內(nèi)部培訓，相關部門主管人員針對檔案管理人員的階段性績效目標和業(yè)務能力指標，制定出相應的專項培訓計劃，通過培訓的方式，促使檔案管理人員在較短的時間內(nèi)，熟練掌握領域內(nèi)的知識與技能，并于培訓結束后進行考核，在培訓的終端把握檔案管理人員的培訓效果。（2）綜合素養(yǎng)，綜合素養(yǎng)涵蓋了工作態(tài)度：敬業(yè)精神，責任心，使命感；文化修養(yǎng)：學識、文化層次、主動學習的能力；心理狀態(tài)：積極樂觀、熱情友善、堅毅果敢；價值理念：奉獻工作，熱愛集體等。檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是其內(nèi)在狀態(tài)，而業(yè)務能力是其外在表現(xiàn)，內(nèi)心狀態(tài)與外在表現(xiàn)之間是相輔相成，相互作用的，亦即良好的綜合素養(yǎng)彰顯管理人員積極健康的狀態(tài)，為業(yè)務能力的培育提供良好的素質(zhì)條件；而過硬的業(yè)務能力使得管理人員在優(yōu)秀的績效激勵下，保持積極進取的內(nèi)在狀態(tài)。

2.優(yōu)化文書檔案管理制度

文書檔案的收集與歸檔工作制度的完善，為相關檔案管理工作的開展提供了有利的制度保障。（1）歸檔期限，明確設置歸檔期限，更便于將不同期限類別的材料分類保管，防止遺失，為檔案管理人員收集與歸檔工作提供了便利，更省時、省力、高效的完成工作，減輕了工作負荷，無形中提高了檔案管理人員的工作積極性與滿意度；（2）歸檔范圍，科學、合理的歸檔范圍應具有一定的適應性和針對性，以企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略為依據(jù)，立足于實際需要，依照相關制度規(guī)范、工作職責范疇，綜合考量這些因素之后，制定最佳的文書檔案的歸檔范圍；（3）制度更新，文書檔案收集與歸檔管理制度如果滯后于現(xiàn)實需求，就失去了存在的意義和價值，甚至會阻滯檔案收集與歸檔工作的順利開展，因此，相關部門應在考量現(xiàn)實需求和自身發(fā)展的基礎上，及時調(diào)整文書檔案管理制度中的不適應性，及時更新制度，來適應不同時期、特定條件下對于文書檔案收集與歸檔的需要。

3.調(diào)整文書檔案收集與歸檔工作方式

文書檔案收集與歸檔工作在傳統(tǒng)的軌道上積弊已久，多體現(xiàn)為缺乏主動性、檔案資料的遺失與不完整性。因此，改變以往的文書檔案收集與歸檔工作方式，有助于檔案管理工作取得更高的效率、實現(xiàn)新的突破。（1）問題反饋的及時性，在文書檔案收集與歸檔過程中，最大限度的規(guī)避可能出現(xiàn)的紕漏，但問題的出現(xiàn)在所難免，如不及時處理，會造成巨大的管理成本，降低企業(yè)的運營管理效率，因此，出現(xiàn)問題應及時反饋并處理；（2）工作的主動性，在檔案收集與歸檔工作中，化被動為主動，相關管理人員主動開啟與別的部門的聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集與歸檔工作的開展進程，定期實行檢查，確保檔案材料的真實性、可靠性、連續(xù)性，主動做好每一個細節(jié)工作，滿足各部門乃至整個企業(yè)對于檔案資料的需求；（3）硬件設施的完備性。檔案管理人員在進行檔案收集與歸檔工作時，容易因短期內(nèi)無法克服的人員特質(zhì)因素，而導致工作失誤，如：人員素質(zhì)、業(yè)務能力、工作態(tài)度、工作疲勞度等。在信息技術如此發(fā)達的當下，充分利用高科技設備，可以有效規(guī)避人員特質(zhì)因素而產(chǎn)生的工作失誤和潛在危機，還能節(jié)省人力成本，提升文書檔案收集與歸檔工作的效率。

第6篇：文書檔案范文

1、愛崗敬業(yè)，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發(fā)展服務。

2、加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領導宣傳文檔工作。首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發(fā)的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

二、實施文檔管理現(xiàn)代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計算機技術在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。三、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書和檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

1、進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結構、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

第7篇：文書檔案范文

企業(yè)中文書檔案主要的來源有兩個方面，一是來自企業(yè)內(nèi)部的各個業(yè)務系統(tǒng)，其文件主要是來自OA系統(tǒng)；二是企業(yè)在職能活動過程中，除業(yè)務系統(tǒng)以外形成的需歸檔的紙質(zhì)或電子文件，俗稱帳外文件。

企業(yè)中文書檔案的歸檔范圍有：反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；公司工作活動中形成的，對維護公司權益等方面具有憑證價值的文件材料；公司需要貫徹執(zhí)行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；其他對公司工作具有查考價值的文件材料。

一、文書檔案整理的基本單位

文書檔案整理的基本原則應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42―2009)中以“件”為整理單位指導企業(yè)進行文件級整理，即一文一件整理方式。

一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業(yè)OA收發(fā)文中的文件，如正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請示與批復、報告與指示等，各文件相對獨立，容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況，對于這類文件的處理方式應該視為一件來處理，實體也應裝訂在一起，便于查找利用。

二、文書檔案整理的基本步驟

1.裝訂

文書檔案在打印好之后要按件裝訂。裝訂順序為：正本、附件和審批單；正文在前，定稿在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復在前，請示在后；復函在前，來函在后。

凡是原來文件上有金屬物、塑料等包裝都必須去掉，并用不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)空白處裝訂；無法用訂書釘裝訂的厚文件應采用線繩三孔左側(cè)裝訂；企業(yè)有裝訂機的可以用熱熔裝訂機裝訂；已經(jīng)成冊的裝訂好的出版物等可以保持原裝訂。

2.分類

對于一文一件歸檔文件的分類方法與傳統(tǒng)檔案整理的分類方法一致，包括年度分類法、機構(問題)分類法、保管期限分類法等。如果企業(yè)目前沒有自己的分類和保管期限劃分制度，可參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA／T42-2009)中的“企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表”。例如可采用如下分類：年度一保管期限一機構(問題)來進行分類整理。

3.編號

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中企業(yè)檔案歸檔文件的編號項目包括：全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編件號、館編件號。文件按分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁右上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。如文書檔案的檔的最低一級類目內(nèi)的排列順序號。一般建議按四位編碼格式編寫，如：000l。

館編件號：指地方檔案館接收檔案后，由于鑒定、整理中對部分檔案進行抽出、補人等局部調(diào)整后，導致室編件號出現(xiàn)斷號、跳號等現(xiàn)象時，按照新的排列順序重新編制的件號。編號的方法與室編件號一樣。

編碼工作還有一個事情要做，那就是打印頁碼。編制頁碼可用號碼機或手工填寫，頁碼編寫在頁面的右下角，背面的左下角、一份文件一個流水號。文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不打頁碼。

4.編目

歸檔文件應根據(jù)企業(yè)分類方案和件號編制歸檔文件目錄。編目以“件”為單位進行，在目錄中一條條目體現(xiàn)為一件歸檔文件。歸檔文件目錄的項目包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項。可按盒打印出來并將該目錄放置在盒內(nèi)，另打印一份裝訂成冊留作手工檢索使用。

5.裝盆排架

歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒內(nèi)，與打印出來的歸檔文件目錄中相應條目排列順序相一致，方便檢索到該文件條目后能對應地找到實體文件。裝盒時，歸檔文件應按企業(yè)具體的分類方案將不同年度、保管期限、類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒。不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒，不同保管期限的歸檔文件不應放人同一檔案盒，不同機構(問題)形成的歸檔文件不應放人同一檔案盒。

檔案裝盒過程中要填寫檔案盒封面、脊背和備考表等?，F(xiàn)在企業(yè)檔案室用的盒子一般都采用地方檔案局監(jiān)制的專門裝檔案文件的盒子，檔案盒封面和盒脊都印刷到了盒子上，可直接填寫。如果沒有可制作打印出來粘貼到盒子上。

填寫脊背時要根據(jù)檔案盒在檔案柜存放的具體形式進行填寫。脊背上的項目一般包括全宗號、年度、保管期限、機構(問題)、室編起止件號、館編起止件號、盒號等。盒號的編寫一般也按照年度、保管期限、機構(問題)、流水號等進行盒號的編制。注意此處年度填寫也應該填寫四位阿拉伯數(shù)字；保管期限應該填寫!漢字全稱，如：永久、長期、短期；室編起止件號填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔案文件的件號，兩號之間用橫線連接，如“15―60”。

填寫備考表時，備考表的內(nèi)容應該包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人、日期等。備考表的外形尺寸為標準A4紙，應按照盒內(nèi)歸檔文件的實際情況真寫備考表。

歸檔文件全部裝盒之后，應該按照順序排列到檔案密集架上。面對檔案柜，先從左方排起，遵循從左到右，從上到下的排列順序。檔案盒排架的順序可以按照檔案分類標準來，如可以按照年度、保管期限、機構問題或分類、盒號流水的順序排架；也可以將同一年度的檔案按類目與盒號流水排，即先排A類永久、長期、短期，再排B類永久、長期、短期，依此類推。

三、文書類電子文件的整理

隨著企業(yè)信息化進程的加快，企業(yè)公文流轉(zhuǎn)也都在OA系統(tǒng)中完成，企業(yè)越來越多的電子文件需要歸檔。歸檔工作是電子公文運行管理的最后一個重要環(huán)節(jié)，是電子公文與檔案銜接的關鍵。電子文件歸檔的質(zhì)量是衡量企業(yè)電子公文運行管理好壞與成敗的關鍵。電子檔案的管理應搭乘企業(yè)信息化的快車建立一套電子檔案管理系統(tǒng)，運行更加高效、科學的管理手段來管理企業(yè)的電子文件；以更加高效、便捷的方式提供給廣大職工進行利用。企業(yè)文書檔案電子文件的整理規(guī)則應參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，參照紙質(zhì)文件的整理規(guī)則進行整理。

第8篇：文書檔案范文

（一）文書檔案的抗風險能力有待提高

文書的檔案是十分重要的材料，而我國的文書檔案抗風險能力一直較低下。主要原因是受到經(jīng)濟因素的思想觀念的影響，雖然我的文書檔案管理部門做好了基本的檔案保護措施，但當遇到一些大型的自然災害或不可抗力因素時，文書檔案的抗風險能力弊病就會立刻凸顯出來。例如，2008年的汶川大地震，由于地震的強大破壞作用，整個汶川基本被夷為廢墟，還造成了巨大的財產(chǎn)損失和人員傷亡，很多文書檔案已經(jīng)不復存在，這給后期的財產(chǎn)理賠工作帶來了很大的困難。

（二）文書檔案具有明顯的時代特征

由于文書檔案所跨越的時間較長，在不同的歷史階段，文書檔案的管理方式也有很大的不同。隨著現(xiàn)代科技和經(jīng)濟的發(fā)展，我國的文書檔案管理已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，文書檔案具有明顯的時代特征。但是，我國文書檔案管理人員的專業(yè)性普遍較低，管理人員的業(yè)務能力不高，不能及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，材料檔案的不規(guī)范問題時常發(fā)生。在科技不夠發(fā)達的時期，文書檔案是由紙張組成的，且檔案中對于文書的描述過于簡單，通常只有平面結構圖，文書周圍的情況描述較少。

（三）文書檔案的形式單一

完整的文書檔案中，必須包含除了文字、圖表之外，還應有一些相關的照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。但隨著時代的發(fā)展，這些資料已經(jīng)無法滿足人們的需要了，由于文書檔案的特殊性，它在保存中有特殊的載體，如果這些載體遭到損壞，整個管理成本會提高很多。因此，對于特殊的檔案材料，一定要讓專人管理，還要有特定的管理制度。只是我們在這方面的人才很少，所以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便適應社會發(fā)展的需求。

二、加強管理，解決問題

（一）加強基礎工作

實現(xiàn)檔案數(shù)字化是現(xiàn)代文書檔案管理的主要趨勢。由于這是一項技術活，管理人員需要事先做好材料調(diào)查和搜集，對存量文書檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料的完整性。再者，其檔案內(nèi)容要精確簡潔，減去檔案中不必要的內(nèi)容。最后，必須保證檔案資料中內(nèi)容的清晰，排序也必須符合規(guī)定。數(shù)字化后，還應對數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進行檢查，保證萬無一失

（二）建立統(tǒng)一標準

國家檔案局已經(jīng)針對電子檔案管理制定了相應的標準，這對我國的電子檔案管理起到了很大的規(guī)范作用。文書管理部門也必須結合時代和的行業(yè)的特點，制定與本行業(yè)檔案管理相關的制度，提高檔案管理的質(zhì)量和有效性，實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理，并逐漸走向現(xiàn)代化，與世界接軌。

（三）保存雙套檔案

文書檔案數(shù)字化是檔案工作中的新內(nèi)容，也是新的發(fā)展，但我們還有許多問題需要解決，如數(shù)字化檔案中信息歸納問題，檔案的執(zhí)行憑證問題，數(shù)字化檔案的安全訪問和安全管理問題，或者信息的規(guī)范化、存儲等方方面面的問題。所以，我們必須根據(jù)實際，在相當長的一段時間內(nèi)，對文書檔案管理實行雙保險，就是在使用電子計算機保存的同時，還做好紙張檔案儲存，這樣就能保證文書檔案的安全可靠了。在現(xiàn)代化管理中，我們首先要做好數(shù)字化管理，建立相關的文書檔案信息搜索平臺，讓業(yè)主可以方面的搜索到信息；在實現(xiàn)文書檔案的逐頁掃描，存入微機。在文書檔案提供利用過程中，只要是關于檔案的修改、閱讀、檢查等方面的，都應使用觸屏、電腦查看等科學技術，這樣也能減少文書檔案過多的與外界接觸，保證其安全。

（四）搞好前期控制

根據(jù)我國相關法律，文書檔案必須是真實、準確的，不得與事實相違背。如果文書檔案本身存在一些記錄錯誤或者其它誤差，那么文書檔案的法律效力就會大大降低，在發(fā)揮憑證作用的過程中就會出現(xiàn)證據(jù)錯誤和證據(jù)不足的問題。為了避免這一問題的發(fā)生，文書檔案必須做好事前控制，在檔案歸檔錢，應該把握好三關：加強文件資料審核的管理。相關人員在進行文書登記時，一點要嚴格審查當事人的資料完善、是否符合資格要求，并保證其提供的資料都是合法有效的；文件材料的形成要合法。申請人在辦理文書登記過程中，需按照相關規(guī)定填寫一些資料和提供一些信息，這些資料都是不可缺的。其中，當事人是自然人的，核對好信息后，在身份證復印件上簽好無異議等字樣，并簽字按手??；如果是法人，就應讓法定代表人填好委托書，并加蓋單位公章。只有做好文書的事前審查工作，才能為后期的檔案管理打下基礎；文書資料移交的管理。這是文書資料管理中最重要的環(huán)節(jié)，檔案在交接過程中，管理人員必須對檔案資料再一次進行檢查。如果發(fā)現(xiàn)錯誤或不足的資料文件，檔案管理人員可以拒收。但要說明原因，比便當事人及時采取補救措施。

第9篇：文書檔案范文

1 文書檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，由于受到傳統(tǒng)檔案管理方式和相關體制的束縛，文書檔案的管理工作一直做得不夠到位，也沒有引進先進的技術手段。而我們一直在這方面努力著，積極采取科學的解決辦法。為了要開發(fā)出支持文檔一體化的電腦軟件，相關部門近年來了檔案軟件管理功能的一些規(guī)定，這一舉措帶動了文書和檔案一體化理念的發(fā)展，并展開了文書檔案管理的革新工作，積累了一些經(jīng)驗。此后，國家檔案局又頒發(fā)了新的《檔案文件管理制度》，鼓勵文檔一體化管理程序真正投入使用。到目前為止，電子政務管理系統(tǒng)已基本實現(xiàn)了文書檔案一體化管理，為新的管理體制和科學技術提供了發(fā)展的平臺。此外，電子政務也得到了全方位施行，這在一定程度上也推動了文書檔案一體化的進步。在文書與檔案相融合的過程中，社會上出現(xiàn)了和信息技術相關的電子文檔使用周期論，打破了文件向檔案單方面轉(zhuǎn)換的局限，并使電子文檔的統(tǒng)一

2 文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

2.1 提高檔案歸檔人員工作效率

文書檔案進行信息化管理不但會使文書檔案管理的流程運轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計算機管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。

2.2 提高檔案的查閱速度

文書檔案實施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計算機網(wǎng)絡技術的應用，查閱人員不用來檔案室，文書檔案資源可以隨時檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關鍵字或者文號就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

2.3 提高文件的?韉菟俁群臀募?的安全性

高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，不能及時歸檔，應用計算機網(wǎng)絡技術，可以通過網(wǎng)絡進行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時可以通過檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級，也可以通過權限設置對查檔人員進行操作的權限設置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強度，同時也減少了對紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

3 文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的具體措施

3.1 建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強化文書檔案的制度化建設，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義?，F(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結合，可有效保護存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機關企事業(yè)單位應當摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導，結合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構等實際情況，建立起符合自身實際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應當與時俱進，且具備鮮明的科學性、靈活性與合理性，如堅持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應當注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計劃對文書檔案的編修制度進行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當中，增強制度的實效性。

3.2 采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術

在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應當注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應當加大資金技術投入，強化網(wǎng)絡體系建設，購買相關軟件和設備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術包括設置登錄權限、信息查詢權限、密匙技術和系統(tǒng)部保護密碼等，這些技術的應用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時，ASA和GFW等技術的應用，還能在文書檔案信息管理系正常運行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關資料的用戶必須在得到實名認證通過后才能進入系統(tǒng)?？梢?，現(xiàn)代化技術和設備在文書檔案管理中的應用與推廣，不僅能夠促進文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實提高文書檔案的開發(fā)利用價值，最終促進單位的可持續(xù)發(fā)展。

3.3 打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍

專業(yè)化、高素質(zhì)的人才隊伍在文書檔案的現(xiàn)代化管理進程中發(fā)揮著重要作用，因此有必要通過專業(yè)技能培訓、信息技術培訓和現(xiàn)代管理方法培訓，不斷提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)、高水平的文書檔案管理隊伍。在具體實踐過程中，應當加大對文書檔案管理人員的培訓力度，對現(xiàn)有人才招聘機制作出適當調(diào)整，最大限度地吸納高素質(zhì)人才到現(xiàn)有隊伍中來。同時，注重計算機網(wǎng)絡信息技術人才的培養(yǎng)，因為計算機網(wǎng)絡信息技術在文書檔案的現(xiàn)代化管理中發(fā)揮著非常重要的影響。此外，為滿足組織單位快速發(fā)展對文書檔案管理工作的要求，還應當重視文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高，通過形式多樣的學習培訓活動，幫助員工樹立現(xiàn)代化的工作服務理念。例如，在新員工入職培訓活動中，通過計算機信息技術培訓、考核及技能大賽，增強文書檔案管理人員的競爭意識和對現(xiàn)代管理技術的重視，進而培養(yǎng)出專業(yè)化、復合型、高水平的人才，全面推動文書檔案的現(xiàn)代化管理?？梢?，切實增強文書檔案管理人員的競爭意識與責任意識，引導其不斷提升綜合素養(yǎng)，與同事間保持融洽的合作關系，同時不斷學習現(xiàn)代化的管理知識和技術，這是確保文書檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎保障。