文書檔案管理細則精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的文書檔案管理細則主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：文書檔案管理細則范文
關鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；文檔一體化；在線歸檔；檔案知識管理
0 引言
伴隨著現(xiàn)代企業(yè)信息化的發(fā)展，企業(yè)信息化和辦公自動化已成為主流的趨勢，為文檔一體化的實現(xiàn)創(chuàng)造了比較好的條件，而文書檔案作為企業(yè)檔案中的重要組成部分，在新的辦公自動化管理環(huán)境下如何更好地管理，以及借助信息化的發(fā)展如何助力知識管理的推進，本文將圍繞著這兩個方面進行闡述。
1 辦公自動化的應用對企業(yè)文書檔案管理的影響
1.1 為實現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
對多數(shù)企業(yè)而言，文件處理工作與檔案管理工作是分設兩個職能部門管理的，如辦公室和檔案室，辦公室負責文書處理工作，檔案室負責檔案管理工作。兩個部門以歸檔為界線，文件在歸檔前屬辦公室管理，歸檔后屬檔案室管理。在這種管理制度下，文件在兩個相對封閉的部門中分開運行，文書處理和檔案管理工作各自獨立，前后沒有關聯(lián)起來，導致文書部門收集不全文件、檔案部門收集不全檔案、業(yè)務部門利用不全檔案。
而在辦公自動化條件下，可以把辦公用的紙面上的公文、流程轉移到計算機上來執(zhí)行，大量的電子文件就在自動化系統(tǒng)中產生，實現(xiàn)從文件生產到歸檔全程控制，避免了前述問題。同時也將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。
1.2 提高了文書檔案的管理、利用的效率
企業(yè)檔案的識別、收集、標識、分類、立卷、歸檔、應用、鑒別和銷毀是企業(yè)檔案管理的基本流程，而有了辦公自動化系統(tǒng)，歸檔前的文檔的處理就可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)，提高了企業(yè)檔案管理的水平和效率。
2 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的措施和方法
2.1 將OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)銜接起來
企業(yè)在新建辦公自動化系統(tǒng)時，為避免辦公自動化系統(tǒng)中文件管理的功能與檔案管理系統(tǒng)的功能不銜接、不兼容，檔案管理部門要提前介入參與其設計規(guī)劃，與系統(tǒng)設計開發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，在滿足文件處理工作的基礎上充分考慮檔案管理的需求，兼顧后期的歸檔和利用，使兩個不同階段不同性質的工作有效地結合起來，整體上做好流程和總體框架的設計，保證文件傳遞的安全性、準確性和時效性。
2.2 實現(xiàn)在線實時歸檔
在線實時歸檔是從文檔一體化管理出發(fā)，使電子文件從形成、流轉到最后辦理完畢后及時歸檔在系統(tǒng)中得到了實現(xiàn)，實現(xiàn)了檔案全生命周期的系統(tǒng)化管理。
下面將針對企業(yè)網上制發(fā)的文件和接收外單位的文件來實現(xiàn)在線的實時歸檔。
企業(yè)網上發(fā)文，由文件的起草人在起草電子文件時就對文件的內容價值進行鑒定，內容的鑒定需接受檔案部門的監(jiān)督和指導；文件草擬完畢后進行審核簽發(fā)復核校對等，直到正式簽署形成，流轉到歸檔環(huán)節(jié)進入到檔案管理部門的數(shù)據庫或者計算機服務系統(tǒng)。檔案部門在第一次鑒定的基礎上，進行第二次鑒定，對鑒定為需要長期保管的文件下載下來，存儲到光盤或者移動硬盤中保存，并確認有些文件是否需要印制成紙質保存，通過雙套制來降低檔案保管的風險。
對于企業(yè)需接收的外單位來文首先進行收文登記（如接收的是紙質文件，需掃描放進系統(tǒng)中），收文管理也是辦公自動化的一部分且和檔案管理系統(tǒng)進行關聯(lián)的，接收登記后進行審核分發(fā)辦理等，后續(xù)的處理流程同企業(yè)網上發(fā)文。
2.3 電子文件的安全管理
隨著辦公自動化的應用，系統(tǒng)中產生了大量的電子文件，而如何保證電子文件的信息安全至關重要。需要做到以下幾點：
①實現(xiàn)系統(tǒng)安全功能的完整性，運用加密、防火墻技術及計算機病毒防護措施等。
②建立完善的安全管理制度，在此基礎上，建立檔案信息安全保密的工作小組（可由公司保密部門、文秘人員及其他相關部門組成），貫徹落實安全責任制，保證檔案信息網絡的安全。
③強化管理人員的安全意識，系統(tǒng)要建立身份認證，設定用戶權限，在權限內規(guī)范操作規(guī)程，按要求維護。
④對電子檔案數(shù)據備份兩種以上媒介，定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時恢復；將記錄媒介妥善保管到防磁、防震、防火、防潮的安全容器中；注意跟蹤軟件版本升級硬件設備更新?lián)Q代的情況，及時做好數(shù)據格式轉換。
2.4 根據企業(yè)自身情況，對永久或者長期保存的重要文書檔案進行“雙套制”歸檔保管
盡管采取了多份備份、防病毒、防刪除等多種的形式進行防范，為了保險起見，多數(shù)單位仍舊采用檔案紙質原件歸檔與數(shù)字檔案資源同時歸檔并存的方式，在沒有根本性解決方案前，仍然會延續(xù)下去。
保管的紙質文件主要是用于查原件和長期保管，平時日常查閱主要是網上查詢電子版。
2.5 建立文書檔案的現(xiàn)代管理模式
傳統(tǒng)文書檔案管理模式主要是手工管理，內容包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等。其中在整理紙質歸檔文件時，因為沒有計算機檢索采取的多是人工立卷歸檔，歸檔案卷的質量依賴于立卷人自己的經驗和理解，沒有完全統(tǒng)一的立卷標準。
而辦公自動化系統(tǒng)的廣泛應用，為現(xiàn)代文書檔案管理模式的建立提供了技術條件。在辦公自動化環(huán)境下，電子文件的網絡歸檔成為主要的歸檔部分，所有的電子文件都在相關系統(tǒng)中產生，相應的文書檔案管理的一系列工作包括文件的擬定、審核、簽發(fā)、登記、編號等各個環(huán)節(jié)必須按照系統(tǒng)的要求規(guī)范操作，以保證所流轉的文件信息的規(guī)范性、準確性。同時在保證辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)結合的基礎上，明確電子文件歸檔和檔案人員整理的流程和環(huán)節(jié)，對著錄的標準也要進行統(tǒng)一規(guī)定。
2.6 制定相應的標準規(guī)范體系，加強規(guī)劃和部署
制定相應的標準規(guī)范是非常重要的。一方面，為推進文件生成規(guī)范化、制度化，按照《黨政機關公文處理工作條例》、《黨政機關公文格式》的細則規(guī)定，結合企業(yè)公文形成、運轉特點，聯(lián)合制定相應的公文行文規(guī)則、辦理流程和歸檔細則，明確歸檔范圍。另一方面，根據《電子文件歸檔和管理規(guī)范》要求，結合系統(tǒng)建設需求，合理解決OA 辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的預歸檔的規(guī)則制定、端口對接等問題，實現(xiàn)系統(tǒng)間“無縫”對接和公文形成到歸檔前全程管理。
3 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理的利用
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，如何從海量的檔案中快速準確的查詢到使用者所需要的檔案信息一直是傳統(tǒng)檔案管理的難題之一。而辦公自動化技術的應用，很好地解決了這一問題，從技術上擺脫了手工檢索的弊端，從業(yè)務上經過系統(tǒng)的梳理，都是結構化的檔案數(shù)據，兩方面保證了檔案的高效利用。
辦公化系統(tǒng)中文檔流轉的信息都可以為檔案管理所利用，這樣在利用檔案時，按照相應的關鍵詞進行搜索，能迅速且多方面的查詢到所需要的信息，在有權限的前提下，或者經過相關人員的審批下就可以瀏覽訪問所需要的內容。辦公自動化系統(tǒng)還可以提供多維度的查詢視角，如文檔信息按照項目或者部門分類流轉等，提高了檔案信息檢索的效率。
4 辦公自動化環(huán)境下企業(yè)文書檔案的管理如何助力知識管理推進
在當下的知識經濟時代，人們越來越認識到知識對社會進步的重要推動作用?，F(xiàn)代企業(yè)的核心競爭力更是少不了知識管理的推進。而檔案作為企業(yè)知識信息的重要載體，在知識管理過程中必將發(fā)揮其重要作用。
通過辦公自動化系統(tǒng)來實現(xiàn)文書檔案信息的科學管理，各業(yè)務部門的文件處理人員將有關重要的文件、資料及時通過公司的辦公自動化系統(tǒng)處理，文件流轉完畢后網上歸檔到檔案管理系統(tǒng)， 檔案人員對其進行鑒定、整理和加工提煉，形成各類企業(yè)知識庫，經提煉的信息又可以通過辦公自動化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)為用戶所使用，促進員工的知識交流，使文書檔案管理逐步向檔案知識管理模式邁進。
參 考 文 獻
[1] 庫俊平.大數(shù)據環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用[J].創(chuàng)新科技，2013（09）：50-51.
第2篇：文書檔案管理細則范文
醫(yī)院檔案規(guī)范化是反映醫(yī)院發(fā)展建設的重要標志，做好醫(yī)院公文管理工作則是提高醫(yī)院文書檔案質量的重要基礎。醫(yī)院公文與檔案是同一文件不同階段的表現(xiàn)形式，文件在編寫、審批、培訓、督導、修訂等階段，處于不停地傳遞、承辦和執(zhí)行之中，它主要發(fā)揮著現(xiàn)行效用，現(xiàn)行效用發(fā)揮的好壞，直接關系到形成檔案后利用價值的高低。因此，規(guī)范醫(yī)院公文管理是提高文書檔案質量的前提工作。
一、日常工作中公文管理中存在的問題
1.文號重復
由于文秘人員變動，工作交接不徹底，導致醫(yī)院兩份文件文號一樣，內容卻完全不同，給文件的鑒別歸檔工作帶來麻煩。
2.隨意添加文件
由于迎接上級檢查的需要，醫(yī)院應付式地添補領導小組、規(guī)章制度等相關文件，以此表示對工作的重視。它打亂了檔案的時間順序，給檔案的規(guī)范管理帶來困難。
3.文件的執(zhí)行落實不夠深入
很多醫(yī)院規(guī)章制度是行政職能科室根據工作需要起草的，初稿完成后直接交由院長審批后印發(fā)至相關科室。行政職能科室未對文件進行培訓，直接由臨床醫(yī)技科室按照自己的理解執(zhí)行，難免會做的不盡相同，文件的執(zhí)行效果一定程度上打了折扣，形成文書檔案后的利用率也會降低。
二、提高文書檔案質量的措施
1.提高文秘人員的檔案意識 加強對醫(yī)院文秘人員相關業(yè)務知識培訓，認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文處理格式》和《中華人民共和國檔案法》，不斷提高文秘人員的業(yè)務能力、業(yè)務素質和檔案意識，充分認識檔案的歷史作用。使他們在日常工作中，抱著對醫(yī)院歷史負責的態(tài)度，堅持一文一事制度，堅持只有領導簽字審批后的文件才能印發(fā)，同時做好編號、登記、繕印、用印、發(fā)文等工作，并對未完成或無法完成的工作在文件處理單上書面注明原因。切實使文秘人員將公文處理工作作為檔案工作的基礎性工作去做，嚴格按照規(guī)范公文和檔案管理的要求，認真做好公文處理工作和檔案管理工作。
2.規(guī)范公文管理環(huán)節(jié) 按照衛(wèi)生部《三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則》相關要求：醫(yī)療質量管理相關制度要有院級的制度管理規(guī)范；要對制度的制定、審核、批準、、培訓、執(zhí)行、修訂等有統(tǒng)一流程，我們據此制定了《醫(yī)院文件管理辦法》。
《醫(yī)院文件管理辦法》打破過去由行政職能科室起草后直接交由院長審批下發(fā)，臨床醫(yī)技科室按照自己的理解執(zhí)行的常規(guī)。文件規(guī)定：所有跟醫(yī)療質量與安全密切相關的規(guī)章制度、操作規(guī)程等文件，文件的形成到存檔要經歷、培訓、執(zhí)行、修訂、廢止、評審、存檔七個環(huán)節(jié)。尤其是、修訂、廢止三個環(huán)節(jié)，文件必須經歷文件編寫領導小組審核、專業(yè)委員會初審、院長審核/院長辦公會議審定、院長審批等環(huán)節(jié)，以確保文件權威性、實用性和統(tǒng)一性。
為確保文件的執(zhí)行效果，《醫(yī)院文件管理辦法》要求，文件不管是首次還是修訂后，責任科室都要在15個工作日內對文件進行相應范圍的培訓，并做好一年的督導檢查工作：前三個月，每月一次，以后每季度至少一次，所有檢查都要填寫檢查記錄表，以便不斷改進提高。每年年底要進行統(tǒng)一的文件評審，評審的目的是確保文件的適應性和有效性。
第3篇：文書檔案管理細則范文
關鍵詞：醫(yī)院；基建項目檔案；管理
醫(yī)院基建項目檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是反映醫(yī)院基本建設項目進程和醫(yī)院歷史變遷的重要記錄。近些年來，國家、地方對醫(yī)院建設的投入不斷加大，許多綜合性醫(yī)院門診量、住院人數(shù)不斷增加，原有的病區(qū)規(guī)劃不能滿足現(xiàn)有需求，從而制約了醫(yī)院的長遠發(fā)展。因此，無論是在原址基礎上進行改擴建，或者選新址重建，基建檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，基建檔案管理的好壞，直接關系到醫(yī)院整體建設的發(fā)展速度、成本投入，甚至建筑物質量安全。如何及時、有效、完整、系統(tǒng)的做好基建項目檔案的收集整理工作，迅速為利用者提供服務，是現(xiàn)代檔案管理工作人員的重要職責。
1 醫(yī)院基建項目檔案管理存在的問題
醫(yī)院的建設規(guī)模不斷擴大，但是對于基建項目檔案的管理仍然存在不少的問題。
1、基建項目檔案管理重視度不夠，相關規(guī)章制度或缺乏、或陳舊。許多醫(yī)院早期對于基建檔案的管理與文書檔案的管理一樣，未進行區(qū)分。領導對于基建檔案管理的重視度不高，造成基建檔案資料保管缺失、分類不統(tǒng)一，不便于后期的查詢、利用。沒有指定專門的基建檔案管理制度，或者制度過時、陳舊，已經不適用于現(xiàn)代基建項目檔案管理，未針對本院的實際情況制定符合本單位發(fā)展建設規(guī)劃的基建項目檔案分類方案。
2、基建檔案管理人員專業(yè)知識薄弱，缺少培訓。一個檔案管理員同時負責文書、基建檔案的情況在不少單位都存在，文書檔案管理員參加的固定培訓基本都是針對文書檔案管理的內容，不涉及基建檔案管理。對于不少文書檔案管理員來講，基建項目檔案管理的概念為零，認為按照文書檔案管理即可，對基建項目從立項到竣工的各階段內容不熟知，專業(yè)知識薄弱，造成基建檔案收集不完整，查閱不方便、重要圖紙丟失等情況，不利于醫(yī)院未來發(fā)展建設的需求。
3、基建項目資料存放不統(tǒng)一，資料分散?；椖靠⒐ず螅鶕椖康膶嶋H情況，所有項目資料應由基建資料室收集、整理后移交醫(yī)院檔案室統(tǒng)一保管。但有的醫(yī)院基建科不設專門的基建資料室與資料員，項目施工方對于基建資料的收集、整理重視度不高，造成基建項目資料存放不統(tǒng)一，分散的情況。
4、科室分工不明確，檔案交接混亂。個別醫(yī)院早期不設基建科，或者由院辦公室同時承擔基建建設管理，造成科室分工不明確。同時由于基建項目資料分散，檔案交接過程混亂，甚至個別人員自己保管重要的基建資料，不明確檔案的歸檔重要性。
5、基建項目檔案管理信息化程度低下，甚至沒有。傳統(tǒng)的文書檔案管理軟件不一定不包含基建項目檔案內容，即使含有基建項目檔案管理板塊，也不一定適用于不同單位。個別單位還在使用傳統(tǒng)的Office軟件錄入基建項目檔案信息，不便于后期的檔案再利用。
2 如何做好醫(yī)院基建項目檔案管理工作
1、提高意識，加強對基建項目檔案管理重要性的認識。
要想做好基建項目檔案管理工作，首先醫(yī)院領導要高度重視，醫(yī)院成立基建項目領導小組，基建科下設基建資料室，指定專人負責基建項目資料的收集、整理工作。醫(yī)院工程項目資料由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一存檔管理，需要向醫(yī)院有關部門報送的檔案，由醫(yī)院檔案室統(tǒng)一報送，資產管理（維修）單位需要利用工程項目資料，可以向醫(yī)院檔案室申領副本或復制。建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等參建單位都應將工程項目資料的形成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍，各單位應指定專（兼）職檔案管理人員負責工程項目資料的收集整理工作。檔案管理部門負責監(jiān)督、檢查、指導有關工作，做好對參建單位檔案工作的日常業(yè)務跟蹤和業(yè)務培訓，并負責驗收和接收歸檔工程項目資料。醫(yī)院在工程招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應對工程項目資料的套數(shù)、質量、費用、移交時間和整理要求等項內容，設專門條款加以明確。
2、做好工程項目資料的收集整理工作
2.1工程項目建設過程中，主辦單位、施工單位、勘察設計單位、工程監(jiān)理單位、工程質量監(jiān)察部門，應在各自的職責范圍內搞好建設項目資料的形成、積累、整理、立卷、歸檔和保管工作。屬于醫(yī)院歸檔范圍內的工程項目資料，有關單位應按規(guī)定及時整理，經項目部工程部門和醫(yī)院運營部門審核通過后，移交醫(yī)院檔案室。
2.2工程項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交總承包單位匯總、整理?？⒐r由總承包單位向主辦單位提交完整、準確的項目資料。
2.3工程項目由幾個單位分包的，各承包單位負責收集、整理所承包工程的項目資料，交建設單位匯總、整理，或由建設單位委托一個承包單位匯總、整理。
2.4項目前期可行性研究、設計基礎資料、工程管理文件及設計單位等提交的設計文件、工程圖紙、圖表等資料，建設單位有關部門要在接收后的一個月內向檔案室移交一套，以保證項目資料的完整。
2.5凡引進設備和技術的建設項目，要做好有關技術資料的收集、整理工作，有關技術資料均應交由檔案室統(tǒng)一管理。設備的開箱驗收必須有建設單位檔案人員參加，項目資料原件由項目部登記后向醫(yī)院檔案室歸檔。
2.6醫(yī)院的工程建設項目均要執(zhí)行項目資料歸檔質量保證金管理辦法。項目資料歸檔質量保證金與安全保證金一并由醫(yī)院財務科按合同金額的3%預留，待項目資料移交驗收合格，專職檔案管理人員簽字后，由財務部門配合落實，按醫(yī)院《工程管理辦法》的有關規(guī)定返還保證金。
3、明確歸檔范圍和質量要求
根據《重大建設項目檔案驗收辦法》（國家檔案局2006年頒布）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T/28）和醫(yī)院的有關規(guī)章、標準的規(guī)定，結合醫(yī)院實際，制定基建項目檔案歸檔細則，明確歸檔范圍和質量要求。歸檔的文件資料必須完整、準確、系統(tǒng)，保障生產（使用）、管理、維護和改擴建的需要。工程項目資料的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。
4、做好基建項目工程立卷工作
立卷應遵循工程項目資料的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成時，工程項目資料應按單位工程組卷?？辈?、設計、施工單位在收齊工程項目資料并整理立卷后，建設單位、監(jiān)理單位應根據檔案管理機構的要求對檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。專業(yè)檔案員根據項目內容進行分類，管理性材料排在整個項目首卷，其余材料按照文件性質分別組卷。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。
5、做好基建項目檔案資源的開發(fā)利用
第4篇：文書檔案管理細則范文
電力企業(yè)檔案管理的重要性
首先，檔案工作人員根據電力企業(yè)檔案工作的特點，制定并完善檔案工作的各項規(guī)章制度。使我們的檔案工作做到有章可循，有制可依，工作標準化和規(guī)范化。我局在2003年制定了《常德電業(yè)局檔案管理制度》，其中包括科技檔案管理制度、文書檔案管理制度、會計檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案保密制度、檔案鑒定和銷毀制度、圖書資料管理制度、檔案管理員崗位職責等制度。
其次，檔案對企業(yè)的生產經營提供了重要信息依據。單位領導要重視檔案工作，讓企業(yè)領導者更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來，企業(yè)檔案充分體現(xiàn)其特殊性及不可替代性。企業(yè)領導要不斷提高對檔案工作重要地位的認識，切實加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入企業(yè)的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續(xù)健康發(fā)展。
再次，要加強檔案法制的建設。檔案法制建設是檔案管理的重要內容，是發(fā)展檔案事業(yè)的重要保障。要讓全局領導和員工認真學習和貫徹國家《檔案法》及湖南省《檔案法實施辦法》，以增強他們的檔案法律意識和檔案法制觀念，明確檔案法規(guī)定每個公民應盡的義務和應享受的權利，懂得檔案法的基本條款，從而讓企業(yè)檔案工作在法治進程中沿著健康有序，有條不紊地方向不斷前進。
檔案管理工作的主要內容
一、文書材料的立卷。根據國家實行文書部門立卷的原則，為全面真實地反映一個企業(yè)的歷史面貌，及時地將企業(yè)在一定時期內所形成的文書材料組成相應的案卷。
二、檔案的收集及整理。為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用，定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室，對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時收集，對所收集的檔案進行鑒定做到去粗取精，并按著一定的規(guī)律和原則加以科學地整理使其更加系統(tǒng)化。
三、檔案的檢索。為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用，編寫檔案目錄，對檔案進行科學分類和放置，做到門類清晰，井井有條安全可靠。
四、檔案的保護及管理。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素，檔案始終處于漸變性的損壞過程中，為使其長久保存，采用科學方法對檔案加以有效的保護。規(guī)范管理，嚴抓檔案工作的基礎建設，企業(yè)高度重視檔案管理，規(guī)范模式，夯實基礎，為企業(yè)生產經營發(fā)展等提供有力保障。
加強電力企業(yè)檔案工作的新對策
一、提高管理工作者對檔案管理工作的認識。企業(yè)要充分認識到檔案管理工作的重要性，提高員工的檔案意識，明確檔案管理是每個員工義不容辭的責任和義務，增強員工的使命感和責任感，結合電力企業(yè)改革與發(fā)展的實際情況，宣傳并執(zhí)行《檔案法》，強化檔案法制教育，進一步增強企業(yè)領導和工作人員的檔案法制觀念和檔案意識。樹立服務大局、服務中心、服務社會的全新服務理念，找準服務重點，拓寬服務領域和范圍，用先進的技術手段和科學的管理方式，以最快捷、最方便、最全面的服務，最大限度地滿足電力企業(yè)對檔案的需求。
二、加強培訓，提高檔案管理人員專業(yè)素質。
第一，強化業(yè)務培訓。舉辦了形式多樣、不同層次的業(yè)務培訓班，累計參訓人員達60余人次，并組織具體操作和實踐，提高了檔案管理人員業(yè)務素質。通過培訓使檔案專業(yè)人員更加適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展，采取積極措施抓好知識更新、引進、消化，適應信息技術的成果，擁有更廣博的知識，能用信息化、數(shù)字化管理手段來管理人事檔案信息。
第二，堅持規(guī)范指導。公司檔案部門嚴密組織，按照國家和行業(yè)有關要求，幫助建檔單位落實機構、人員，規(guī)范業(yè)務流程和審核具體實施細則，努力使檔案工作進入制度化軌道。
第三，加強信息化建設。把檔案信息化建設納入公司信息化建設的整體框架中，全面開展紙質和其他載體檔案的數(shù)字化轉換加工，加強電子文件的歸檔和接收工作，檔案信息化建設、管理、保護、利用水平不斷提高，從而更為有效的實施檔案管理現(xiàn)代化工作。
三、樹立檔案信息化服務的理念。隨著信息系統(tǒng)的不斷深入，形成了龐大的電子文件信息資源。檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。其次，在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息通過檔案管理屬性進行過濾，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業(yè)領導和業(yè)務部門提供信息服務。
四、構建工程檔案工作管理的網絡結構。
第一，強化網絡管理責任。加強工程檔案管理工作的領導，強化其責任意識和大局意識，形成以兼職檔案員收集，專職檔案人員整理、保管的工作流程，成立相應的組織機構，落實經辦人員責任，制定完善相關制度。
第二，明確網絡收集范圍。制定輸變電工程歸檔范圍和責任單位細則，明確了各參建單位和部門職責范圍內工程檔案收集歸檔內容，確保工程建設文件材料齊全完整。
第三，規(guī)范網絡管理程序。按照“統(tǒng)一領導、分級管理”和“誰形成、誰負責”的原則，建立以公司檔案室、各基層單位和施工監(jiān)理單位檔案專責組成的三級檔案管理網絡，形成以公司檔案部門為中心的檔案管理網絡保證體系。
結論與建議
在“十二五”期間進一步規(guī)范和加強檔案管理工作，不斷推進檔案工作的集約化、精益化、規(guī)范化和科學化。結合省電力公司的發(fā)展要求，開創(chuàng)檔案工作新局面，著重抓好六方面工作，即要建立完善檔案工作考核和評估體系，進一步加強對檔案業(yè)務的規(guī)范管理；加快推進數(shù)字檔案室建設，提高檔案管理系統(tǒng)的實用化水平，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務管理信息系統(tǒng)的緊密聯(lián)接；啟用電子印章，推廣應用新一代電子公文安全傳輸系統(tǒng)，推進檔案與電子文件等級備份工作；加強檔案基礎管理工作，規(guī)范項目檔案管理，做好重要檔案的收集工作；拓展和深化檔案編研的深度和廣度，充分挖掘檔案資源的利用價值；融入公司發(fā)展大局，進一步加強檔案隊伍建設，提高隊伍整體素質。
為公司發(fā)展提供優(yōu)質、高效的檔案信息服務，大力推進檔案集約化管理，筆者對檔案工作提出以下四點要求：
一、充分認識檔案作為公司基礎工作的重要性，增強做好檔案工作的緊迫感，做檔案利用的忠實服務者；
二、促進檔案工作管理水平，加強宣傳，落實責任，樹立強烈的檔案意識，使公司的各項運營活動處處留痕；
三、提升檔案業(yè)務人員知識能力。認清形勢，更新觀念，加強職業(yè)道德修養(yǎng)，重視專業(yè)知識的學習與更新，拓寬視野；
第5篇：文書檔案管理細則范文
辦公室培訓計劃范文書精選
一、辦公室工作計劃中指導思想
根據學校工作思路的精神和要求，以學?？傮w“陽光教育”作為工作目標，以“竭誠提供“陽光服務”，踐行幸福完整的“陽光人生””作為辦公室的發(fā)展主題，以為學校，為教師，為學生服務為已任，加強業(yè)務學習，健全工作機制，增強服務意識，完善服務方法，全面提高服務水平，促進辦公室工作再上新臺階。
二、主要任務、目標與措施
(一)、加強辦公室建設，做好協(xié)調與服務。
1、在學校辦公室工作計劃中，爭取主動、積極配合、充分協(xié)調是學校辦公室的主要工作目標。新學期開始，建立辦公室定期例會制度，完善內部管理，確定每個崗位、每項工作的標準和責任，堅持從高、從嚴、從全、從細要求。同時，營造健康的工作環(huán)境，自覺維護辦公室的整體形象。做好辦公室與各科室、年級組、工會等各部門的協(xié)調，牢固樹立全局觀念，強化服務意識。加強學校校委會全體成員學習培訓制度，把對管理者的教育和學習作為構建學習化組織的重要內容，并以學習促工作作風提高，真正使其方方面面起到榜樣作用。
2、 根據學校的實際情況，進一步完善《教師年度考核辦法》，《教師評優(yōu)方案》等管理制度，以管理考核為手段，旨在提高教師的素質，加強我校的教師隊伍建設，使優(yōu)秀的教師通過評比的平臺露出頭角，滿足人才的需求。
完善教師考核細則，建立以教師獎懲和崗位責任為基本依據的學校內部分配制度，根據上級要求進行績效工資。
繼續(xù)推動學校其他各項管理改革，進行學校管理新機制和新模式的探索，實現(xiàn)扁平狀的管理組織結構。
學校要盡其所能，為教師的發(fā)展提供一切必要的條件，不斷改善制度環(huán)境、物質環(huán)境和人際環(huán)境，提升教師的職業(yè)滿足感，努力增強教師的職業(yè)滿足感。開展好“我為學校發(fā)展獻智慧——我的陽光金點子”活動，征集學校發(fā)展的金點子。
3、堅持以校為本的制度安排，強化“項目管理”，完善“方案計劃——活動通知——活動過程+活動記錄——活動總結”的完整回路，樹立并落實“誰主抓誰負責到底”的思想。
強化“精細化的日清周結”管理，凡是工作清單中出現(xiàn)的問題必須在第一時刻解決。
進行基于改進的常規(guī)檢查(如上課、備課、作業(yè)、輔導、正副班主任工作、各室工作等)，對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進的建議和措施，在問題的解決中獲得經驗，建立規(guī)范，完善制度。
從上至下提高執(zhí)行能力，真正形成“日清日高”的工作作風，凡是按照方案、計劃有效實施，重過程，也重結果，重反思，重總結后的再實踐。
做好會議記錄，并及時在電腦上整理成冊。認真完成校領導交辦的工作，注重調查研究，為領導決策提供科學、具體、全面的第一手資料，在求實、務實、落實上下功夫。
4、基于服務的過程管理
樹立“教育就是服務”的思想，堅持“部門負責組長做法家——嚴格按規(guī)章制度辦事，中層領導做儒家——以人為本，調節(jié)矛盾，校級領導做道家——制訂學校的發(fā)展戰(zhàn)略。完善校委會工作清單和周工作總結、計劃流程。學校各部門靠“業(yè)務過硬、辦事公正、管理頂真”經營人心。盡可能創(chuàng)造一切條件滿足教師和學生的需要，增加投入，并通過管理服務提升學校工作和教師工作的品質，逐步減少用懲戒來改善工作質量。
繼續(xù)組織教師咖啡時間、生日祝福及其它文體活動，用情感管理為友愛合作的團隊文化提供血脈。
為所負責的部門做好服務，如重視負責部門的年級團隊打造、教研組團隊打造和辦公室團隊等打造，真正發(fā)揮引領作用，對中層的考核與負責部門緊密結合。
辦公室培訓計劃范文書精選
一、總則
辦公室作為公司的一個重要部門，負責處理公司日常事務。包括對上級任務，指示做到上通下達;協(xié)助督促各部門之間正常工作的開展;管理公司的一些物資，包括檔案、辦公用品、用具及報刊、雜志等;會議室的管理及服務;負責公司各項接待活動的工作人員的統(tǒng)一調配和后勤保障;負責會議紀要的形成及會議精神的傳達等等。 由此可以看出，辦公室是一個服務于生產，溝通上下的部門，所以，辦公室的培訓就應該是多方面的，除了基礎工作外(如會議記錄的格式)更多的應該注重服務意識和各種禮儀的培養(yǎng)。所以，為全面提升辦公室人員的綜合素質和業(yè)務水平、進一步推進辦公室工作的開展、更好的為生產服務，結合實際，特制定《行政辦公室20XX年員工培訓計劃》。
二、培訓對象
辦公室全體員工(可根據個人崗位不同，內容靈活調配)。
三、培訓時間
培訓時間：20XX年1月至11月，每月中旬、月底各一晚，時間為19：00-20：30分(時間可根據實際需要臨時調整)
四、培訓內容安排
(一)、文字工作培訓
文字工作是辦公室最主要的一項工作之一，故加強文字工作的培訓顯得尤為重要。現(xiàn)擬定20XX年文字工作培訓內容如下：
1、文字寫作培訓。
擬定1-2月進行文字寫作的培訓。文字的寫作主要包括會議記錄的格式內容以及各種日常公文、總結的草擬等。
2、檔案管理培訓。
3-4月培訓檔案管理，主要包括檔案的管理工作、進行電子檔案的制作、定期就檔案進行全面整理、對新檔案進行整理、歸類、保存以及檔案管理系統(tǒng)的使用等
(二)、管理培訓
1、辦公用品管理培訓。
擬定5-6月進行，內容主要為學會對辦公用品進行統(tǒng)籌分配管理管理，做好物資采購分配、及清點登記，并負責發(fā)放領用。學會對辦公用品的進出進行相應臺帳登記。
2、會議室的管理培訓
為了更規(guī)范公司會議室的管理，做到合理分配各項使用時間，故從7月起進行會議室的管理培訓，時間為期一個月，主要培訓各個人員的統(tǒng)籌安排管理能力。
(三)服務禮儀培訓
辦公室作為后勤保障部門，應樹立良好的服務意識，所以一個好的服務態(tài)度及禮儀就顯得尤為重要了。故8-10月兩個月安排禮儀的培訓，主要包括儀容儀表、禮貌、禮節(jié)、禮儀、工作紀律、服務意識等方面的培訓
(四)各項管理制度、細則的培訓
11月份進行公司的各項管理制度以及工分制考核細則等各項制度的培訓，希望能加強各位員工的紀律意識
介于工分制系統(tǒng)、SAP系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)公司已組織過大規(guī)模的培訓，故不再制定此計劃。
五、培訓紀律
1、以上培訓到年底12月份進行考核。
2、參加培訓的職工，必須準時到培訓地點，由考勤員負責考勤簽到，遲到、早退的根據公司工分制規(guī)定實施。
希望能夠通過一系列的培訓，將辦公室的工作完成的更好，使辦公室每個成員都得到能力上的提升。
辦公室培訓計劃范文書精選
xx年是分公司收入指標劇增，經營壓力空前，市場競爭激烈的一年，同時，也是分公司市場大發(fā)展，支撐體系優(yōu)，企業(yè)形象強的一年。面對新形勢，分公司辦公室確定的工作指導思想是:強化樞紐作用，前移服務陣地，超前發(fā)揮承上啟下、綜合協(xié)調、參謀助手、督促檢查和服務保障作用，進一步轉變工作作風，改進工作方式，加大服務力度，提高服務質量，為整體工作的順利推進，發(fā)揮積極的職能作用。
具體的工作思路是:化解4個矛盾，發(fā)揮6項功能，抓實6個細節(jié)，落實5項重點工作。
一、要切實解決好4個矛盾
一是大局和小局的矛盾。辦公室作為一個綜合部門，其性質和其他部門的區(qū)別主要體現(xiàn)在服務性上，辦公室主要是為領導、機關、和基層服務。首先是為領導和機關服務的。這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，當部門工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體。同時盡力做好小局工作，因為小局工作是做好大局的基礎和前提。
二是主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規(guī)性、規(guī)律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。
三是政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作主要有決策參謀、調查研究、政務信息、政務文電處理、政務督促檢查、機要檔案保密等工作。事務工作一般是指除政務以外的其他各項工作，主要是行政后勤工作，諸如接待應酬、吃住行、安全衛(wèi)生等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務看成是大事，把事務看成是小事或可有可無的事。更不能把政務看成是高層次的，把事務看成是低層次的。辦公室的工作事無巨細，不能有半點疏忽和懈怠。
四是“過”與“不及”的矛盾。為領導出主意，當參謀，要把握“度”，掌握分寸。辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位，不能缺位，也不能越位。要想領導之所想，急領導之所急，為領導決策提供盡可能多的背景資料，但不能越俎代庖。要積極諫言，但不能瞎摻和。
二、發(fā)揮6項職能，抓實6個細節(jié)
一是發(fā)揮參謀功能，突出“想得到”。多謀才能善斷。辦公室作為公司上傳下達、溝通各方的橋梁和紐帶，要善于站在全局的高度，把注意力集中在那些牽動全局、涉及長遠的大事上，放在情況復雜、矛盾突出的熱點、難點問題上，既要了解面上的總體工作，又要了解近期的重點工作，既要了解上級領導的工作意見和要求，還要了解本單位的實際情況和干部員工的意見和建議。善于增強整體合力，樹立團隊協(xié)作精神和服務理念，善于對上加強聯(lián)系，對內加強管理，對外搞好協(xié)調，對下做好服務。要立足發(fā)展變化的新情況，多動腦筋、想辦法、出主意，增強工作的主動性、預見性、創(chuàng)造性，以較高的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務工作能力為領導出謀劃策、查漏補缺，在充分調查摸底的基礎上，提出可行建議和工作預案，發(fā)揮參謀和助手作用，不斷提高參與決策能力。
二是發(fā)揮協(xié)調功能，突出“管得寬”。辦公室工作綜合全局，協(xié)調各方，承內聯(lián)外，有自身的工作職責和工作規(guī)則。辦公室既要全面了解各方面工作情況，為公司各項工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調各方，處理好上下左右的關系，確保政令暢通。對于職責內的工作一定要抓緊抓好，并且做到抓一件成一件，件件有交代，項項有落實。對職責以外但沒有部門抓的或職責不明的工作，辦公室就是“不管部”，要義不容辭承擔起來，做到機關工作不留空檔，保證各項工作的全面推進。
三是發(fā)揮辦事功能，突出“做得細”。機關工作無小事，辦公室工作更是無小事。這就要求辦公室工作一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍，來不得半點敷衍和虛假。要時時刻刻、事事處處，認真認真再認真，細致細致再細致，做到不讓領導布置的工作在我手中延誤，不讓需要辦理的文電在我手中積壓，不讓到辦公室聯(lián)系工作的同志在我這里受到冷落，不讓分公司機關和辦公室的形象在我這里受到影響。
四是發(fā)揮管理功能，突出“碰得硬”。機關工作涉及到的事務方方面面，有的還關系到員工的切身利益。在原則問題上敢不敢逗硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。辦公室工作必須講原則，嚴肅辦事紀律。一是按政策辦事。把政策作為辦公室的生命線，決不允許在政策問題上講人情，“走后門”，二是依法辦事。辦公室同志必須學法、懂法、守法，嚴格按照法律法規(guī)來開展工作。三是按組織原則辦事。堅持民主集中制原則，堅持一級對一級負責。
五是發(fā)揮服務功能，突出“講程序”。辦公室工作的程序性要求很強，特別是在大量復雜的事務性工作中，要求辦公室的同志一定要保持清醒的頭腦，分清主次、分清輕重緩急、不怕麻煩。一定要堅持逐級匯報的原則,以明確責任。要通過建立一套科學規(guī)范的工作制度、工作程序、工作規(guī)則，使每項工作都有章可循。
六是發(fā)揮督辦功能，突出“抓得實”。要據實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神，包括聽取基層意見，向領導反映情況，力求全面、真實。工作中，要一步一個腳印，不作表面文章。
三、重點做好五項工作
一是要管帶結合，抓好文書檔案管理。一方面注重提高分公司文書檔案管理水平;另一方面針對目前分公司新建單位較多，文書檔案管理質量相對較弱的實際情況，采取以下措施:一是要求各新建單位確定專人負責文書檔案工作并盡可能保持相對穩(wěn)定;二是積極開展人員整訓;三是實施靠近指導，采取現(xiàn)場指導，手把手幫助有關單位提高文書檔案管理水平;四是開展文書檔案管理驗收制度，獎優(yōu)罰劣。
二是建改并舉，抓好制度建設。確定xx年為辦公室的基礎建設年，在各項制度建設方面，推出一批管理制度。在積極施行、多方征求意見的基礎上，匯編成冊，實現(xiàn)公司內部管理“有法可依”。
三是要獎罰并重 ，抓好交通安全管理。建立健全分公司交通安全管理制度，繼續(xù)推行風險抵押制度，確保交通安全基本穩(wěn)定。
第6篇：文書檔案管理細則范文
摘要文章說明和分析了機構改革后廣西各區(qū)域藥檢機構在檔案管理工作方面存在的一些問題，并提出了主要對策。以求發(fā)揮檔案信息資源的基礎性、公益，更好地履行國家賦予的藥品技術監(jiān)督職能。
關鍵詞檔案管理；藥檢機構；問題及對策
藥品檢驗所是國家藥品監(jiān)督質量保證體系的重要組成部分和技術依托部門，是《藥品管理法實施辦法>規(guī)定執(zhí)行國家對藥品監(jiān)督檢驗的法定專業(yè)機構，其中心工作是承擔依法實施藥品審批和藥品質量監(jiān)督檢查所需的藥品檢驗工作，主要職責是依法對藥品在生產、流通、使用等環(huán)節(jié)的質量實施技術監(jiān)督檢驗。隨著藥品質量監(jiān)督檢驗工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當前藥檢所整體管理工作的基礎。
藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。其內容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業(yè)務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數(shù)據資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務民生，為藥監(jiān)工作提供堅強有力的技術支撐的寶貴財富。
一、當前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析
主要表現(xiàn)在以下一些方面：
1領導檔案管理意識及重視不夠。廣西于2003年對藥檢機構進行體制改革，撤銷除自治區(qū)藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區(qū)劃設置的91個各級藥檢所，重新設置由自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個相當于副處級的區(qū)域藥檢所至今，雖基本設置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個藥檢所實現(xiàn)了符合檔案管理要求的大集中統(tǒng)一保管并通過了檔案行政管理部門評審驗收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達標定級)。
2檔案管理基礎設施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時間短，檢驗及辦公場地小、場所少，故未設檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調、除濕機等設備。有個別原在已獲得“科學技術事業(yè)單位檔案管理自治區(qū)級”的市級藥檢所基礎上組建的區(qū)域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現(xiàn)場復查時就因檔案庫房條件簡陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。
3檔案管理格局不明晰。管理機構不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬各個業(yè)務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。
4檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認真落實。在藥檢所管理中，一般均按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發(fā)展準則——《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導書》《記錄管理冊》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。雖然自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局對各藥檢所的《年度工作目標管理考評細則》要求各單位設立專門的檔案室并規(guī)范化、認真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認真實施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。
5對藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進步，社會的發(fā)展，檔案系統(tǒng)的內涵和外延也隨之發(fā)生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數(shù)據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，各藥檢所根據自己的理解和實踐“因地制宜”管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
6檔案管理工作人員素質參差不齊。檔案專業(yè)人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業(yè)素質等方面參差不齊，與時展要求懸殊是目前我國檔案專業(yè)人員隊伍的普遍現(xiàn)象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統(tǒng)中還有表現(xiàn)為專職少、兼職多，專項管理經驗不足，管理觀念不強；在人才培養(yǎng)中，重視藥檢技術人員素質及動手能力的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續(xù)教育沒有納入培訓計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創(chuàng)新和活力。
7檔案管理水平不高。現(xiàn)代化管理手段應用較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢所管理中的廣泛運用，藥檢所管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發(fā)和利用，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。
8未將檔案管理與藥檢業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢所近、遠期規(guī)劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業(yè)務技術的發(fā)展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實驗室資質認定和能力認可。
9監(jiān)管關系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗報告是判定一個藥品是否符合規(guī)定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規(guī)定，監(jiān)管相對人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經營許可證、生產許可證或是藥品批準文號的嚴厲處罰，超出了一般藥品生產、經營和使用機構的承受能力，使監(jiān)管相對人存在戒心；另一方面隨著我國市場經濟的發(fā)展，民眾購買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規(guī)意義的消費者觀念被引用至治療活動中，由于藥品費用居高不下，當藥品治療效果不理想時，就怪罪藥品質量、怪罪藥品生產和經營單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗報告就成為了雙方裁決質量爭議的焦點。而藥檢報告質量尚有一定缺陷，使提高藥檢報告書寫質量及其可溯源性，完善藥檢報告管理成為了藥檢檔案管理的重要內容。
10藥檢檔案開發(fā)利用少。主要是由于檔案的內向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對檔案價值的認識，檔案室在單位中又處于弱勢地位，館藏建設被作為檔案室的后臺工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實例不匯編、不發(fā)表，使其應有的文化功能沒有得到充分發(fā)揮，很少直接影響大眾的生活品質。
綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現(xiàn)的問題既是我國現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉折，也是科技不斷發(fā)展的必然。隨著經濟全球化、信息化時代和我國新一輪大部委制、“大衛(wèi)生”形勢下衛(wèi)生、藥監(jiān)機構改革的到來，藥檢所須正視現(xiàn)實，調整管理思路以改進檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應對新形勢要求。
二、做好當前藥檢所檔案管理工作的主要對策
1依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本?？刹扇《喾N形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《廣西壯族自治區(qū)檔案人員崗位培訓管理辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《藥品檢驗檔案管理規(guī)范》，增強藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法治檔。
2領導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領導對檔案工作的領導，本著“對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替將來著想”的態(tài)度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，把綜合檔案室建設特別是檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據財政經費經常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設施、設備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領導還應明確：對檔案“實行集中統(tǒng)一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高檔案對藥檢、藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展服務的效能，才是檔案管理工作的目的。
3建立健全藥檢檔案管理網絡是搞好藥檢檔案工作的前提。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，可在全區(qū)食藥監(jiān)管系統(tǒng)各藥監(jiān)局及其所轄各行政、業(yè)務科室、稽查大隊和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入單位、科室、個人的目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保無論是在藥監(jiān)局、還是藥檢所的各行政、業(yè)務檢驗科室還是稽查工作的各個階段、各個環(huán)節(jié)，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。
4加強制度建設是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業(yè)務規(guī)范執(zhí)行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理，使檔案工作的每一個環(huán)節(jié)和每一個方面都有規(guī)范化的要求，保證檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)不脫節(jié)。
第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因為藥檢檔案是藥檢所科學技術和藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映本單位科技活動的現(xiàn)狀，說明整個科技工作歷史的進程。還為當前的業(yè)務工作和科研工作服務，為今后的工作服務，是珍貴的科技資源和科技儲備。
第三。將檔案工作同業(yè)務工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質量管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業(yè)務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優(yōu)、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。
第四，設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務和科研檔案及時形成并在完成后按時向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準確和相互配套。
5提高檔案人員素質是搞好藥檢檔案管理工作的基礎。針對藥檢系統(tǒng)檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、人員變動性大、檔案業(yè)務生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質。
第一，以人為本，加強藥檢檔案人才隊伍建設。一是重視智力引進工作，可采取引進檔案專業(yè)人才或通過向社會公開招錄所學專業(yè)為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業(yè)生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點、有方向地培養(yǎng)造就藥檢檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，如對單位內部綜合素質好、有發(fā)展?jié)摿?、志愿獻身檔案事業(yè)的同志進行專業(yè)培養(yǎng)和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。
第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統(tǒng)。樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發(fā)展觀、構建和諧社會的理念和改革開放、市場經濟的思維方式指導檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉變?yōu)橹匾暲?；三是要改變傳統(tǒng)的靜態(tài)管理，由坐等、送交轉變?yōu)橹鲃邮占?/p>
第三，加強培訓，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平、業(yè)務能力和管理水平。加強檔案業(yè)務培訓，提高檔案人員的業(yè)務素質，是一項需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規(guī)；二要辦好崗位培訓、信息技術培訓、相關標準規(guī)范和藥檢檔案基礎業(yè)務知識培訓，加強經濟、歷史、文化、法律等檔案傳統(tǒng)方面管理知識和系統(tǒng)工程原理和方法、縮微技術和數(shù)碼復印新技術應用等現(xiàn)代管理、現(xiàn)代科技實踐技能和新技術的學習，吸取和總結新經驗，優(yōu)化知識結構，以達到理論知識和實踐能力有機結合；三要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續(xù)教育，建設新檔案管理模式，使全系統(tǒng)檔案工作人員適應檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發(fā)展需要；四要多走出去參加培訓或開展學術講座，學習一些院?；虬l(fā)達地區(qū)先進的工作經驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。
第7篇：文書檔案管理細則范文
根據__市檔案局《關于開展2015年度檔案行政執(zhí)法檢查工作的通知》(萬檔函〔2015〕7號)的文件精神，我局領導非常，組織人員對機關的文書和業(yè)務檔案進行了認真的自查，對存在的問題及時進行了整改，現(xiàn)將自查情況報告于后：
__市民政局文書及業(yè)務檔案室設在民政局辦公樓的二樓、五樓，共有9間總面積達200多平方米，設庫房2間40多平方米。根據統(tǒng)計2003年至2014年，現(xiàn)藏有文書檔案 7896件(其中永久 2062 件，長期1217件 ;30年3614 件，10年 1003 件);2003年以來會計檔案 242 盒;2000年以來共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結婚登記41731 件，辦理離婚5583件;2002年以來共辦理國內收養(yǎng)登記56例。2005年以來共有優(yōu)撫檔案311
盒 5867 件;2006年以來共有城鄉(xiāng)低保 3550 盒88750 件。
(一)加強檔案法規(guī)學習，夯實檔案工作基礎
為了使民政局干部職工及時了解掌握檔案法律法規(guī)知識，不斷提升自身素質。一是我局把檔案管理工作納入了五年普法規(guī)劃和年度工作計劃當中。同時落實了自查責任制，明確了各項工作職責，將檔案管理自查工作落到實處，保障了檔案自查工作的順利開展。二是加強檔案學習，提高工作人員素質。我局利用中心組理論學習平臺組織中心組成員認真學習《中華人民共和國檔案法》和《四川省 <中華人民共和國檔案法實施辦法》法律、法規(guī)知識，組織學習《中華人民共和國婚姻法》、《中華人民共和國收養(yǎng)法》、《四川省婚姻登記辦法實施細則》等，利用周一學習日機會組織全局干部職工學習檔案法規(guī)，形成了全局領導干部帶頭學習檔案法規(guī)的局面。三是定期或不定期地舉辦婚姻收養(yǎng)登記業(yè)務及婚姻收養(yǎng)檔案管理培訓;四是積極組織干部職工參加檔案法律法規(guī)知識有獎競賽，以熟練掌握檔案法規(guī)知識。五是我局在檔案管理工作中沒有違法行為發(fā)生，同時積極配合檔案部門進行法制宣傳活動的開展。
(二)強化組織管理，確保檔案工作落到實處
近年來，為切實加強對檔案工作的領導，一是我們成立了由黨組書記、局長任組長，黨組成員、分管副局長任副組長，相關股室負責人為成員的檔案工作領導小組，具體負責指導檔案管理工作;并把檔案管理工作貫穿于民政工作的始終，做到年初布置時有任務，大小會議上有安排，檢查工作中對照自查，年底有總結匯報。二是配備了專門文書和業(yè)務檔案工作人員，負責文書及業(yè)務檔案的歸檔管理工作。三是每年及時歸檔并錄入電腦進行微機管理。四是我們將檔案工作納入年度目標考核，制定年度檔案工作安排計劃，做到及時總結匯報。五是為有利于檔案管理，防止檔案資料損壞、丟失和泄密，進一步完善了檔案管理的各項工作規(guī)章，建立完善了檔案管理、歸檔、保管、移交、保密、崗位責任、獎懲、工作守則等一系列規(guī)章制度，在實際工作中，我們利用制度的穩(wěn)定性和執(zhí)行制度的嚴肅性有效規(guī)范了檔案工作。六是加強日常管理，嚴格執(zhí)行各項管理制度，強化制度執(zhí)行情況督促檢查，在檢查指導考核收養(yǎng)登記和婚姻登記工作時，重點檢查、考核檔案法規(guī)和工作制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，確保各項檔案法規(guī)和制度貫徹落實無偏差。
(三)加強基礎設施建設，保障檔案資料安全保管
我局以婚姻檔案規(guī)范化建設為契機，加大對檔案基礎設施的投入，使檔案保管條件有了明顯改善。一是設立了專門的文書和業(yè)務檔案室，購置了鐵質檔案柜和檔案架，二是配備計算機、打印機、復印機、掃描儀、照相機、消毒設備，落實專人負責，規(guī)范操作，確保檔案信息系統(tǒng)安全。三是采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等防護措施，定期殺蟲，每天對檔案進行觀察、霉雨季節(jié)對檔案室進行必要的通風措施，保證檔案的完好無損和存放安全。近年來，全局檔案設施投入達5萬余元。
(四)強化檔案業(yè)務，確保檔案完整準
確
近年來，我們采取多種措施，聘請檔案管理專業(yè)人員對我局檔案進行整理歸納，加強檔案資料的收集、整理、保管、利用和移交工作，婚姻登記和收養(yǎng)登記檔案的收集、整理、立卷、歸檔、利用、移交都嚴格按照《中華人民共和國檔案法》和《四川省檔案實施辦法》規(guī)定進行操作管理，做到了登記檔案即時整理歸檔，當年立卷，保障了檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。婚姻登記、財務、城鄉(xiāng)低保、優(yōu)撫安置等建立了專門的業(yè)務檔案室。
1.加強檔案收集、整理。2000年至今，我們共完成了份婚姻登記檔案的整理、歸檔、立卷工作，共有婚姻登記2102盒47314 件，其中辦理結婚登記41731 件，辦理離婚5583件; 2002年以來共辦理國內收養(yǎng)登記46例。2005年以來共有優(yōu)撫檔案311
盒 5867 件;2006年以來共有城鄉(xiāng)低保 3550 盒88750 件。全局2003以來財務檔案 242 盒;檔案歸檔率、完整率達到100%。在檔案收集上，嚴格檔案歸檔要求，分門別類整理組卷。在檔案保管上，建立了婚姻登記、財務、優(yōu)撫等專門的業(yè)務檔案室，實行各股室統(tǒng)一管理，妥善保管好各類檔案。
2.加強保管、查閱利用和移交工作。局領導高度重視，在辦公經費十分緊張的情況下擠出經費，繼續(xù)加大投入，改善基礎設施，確?！坝布卉洝?，購置專門鐵制檔案柜，從硬件方面完善檔案管理，保證檔案的安全，不斷加強檔案管理信息化建設。我們實行了婚姻登記微機自動打印，檔案存儲進入了電子檔案管理中心，安排專人負責婚姻檔案的整理和微機補錄工作，實現(xiàn)了電子、紙質檔案雙保險，初步實行了微機化管理。
3.我局每年6月以前，將組織各股室人員對上年的檔案進行清理，歸檔等工作，做到了及時歸檔入室，完善檔案整理工作。
4.按時報送檔案統(tǒng)計報表及信息報送工作。
一是根據自查，在檔案管理上主要存在的問題有：對檔案法律法規(guī)學習不夠;工作經驗不足，檔案分類、立卷、歸檔不夠準確。
二是由于民政局的特殊性，涉及的業(yè)務繁多，所有檔案實行集中管理有難度。
一是繼續(xù)加強對檔案工作的領導和重視，定期或不定期地檢查檔案管理工作，辦公室、檔案管理人員要經常向領導匯報檔案管理工作，做到下情上傳、上情下達、心中有數(shù)，不斷總結經驗，解決好存在的問題。
二是從廣度到深度進一步認真貫徹《檔案法》、《四川省檔案實施辦法》，依法開展檔案管理，健全檔案借閱等一系列制度。
三是針對自查中存在的問題，不斷完善各種規(guī)章制度，對存在的問題進行整改，該配備、更新的設備爭取配備、更新齊全。
四是抓好檔案管理的工作指導，堅持落實好已經建立健全的各種規(guī)章制度，把問題解決在檔案歸檔入庫之前，保證每年歸檔工作按質量和進度順利進行。
第8篇：文書檔案管理細則范文
一、以建設中小學檔案教育社會實踐基地為重點的檔案文化建設
1 國家檔案局將與教育部聯(lián)合制定建設中小學檔案教育社會實踐基地的指導意見和實施細則，在各級綜合檔案館中全面啟動這項工作；
2 繼續(xù)做好市縣級綜合檔案館測評工作，對已命名的國家級檔案館進行復查抽檢，確保質量，為文明城市、文化城區(qū)建設提供服務；
3 加快列入《國家基本專業(yè)檔案目錄》的九種文化類專業(yè)檔案管理辦法的制定和修訂工作；
4 做好僑批檔案和元代檔案申報世界記憶亞太地區(qū)名錄和世界記憶名錄的相關工作。
二、以實施國家檔案局8號令、9號令和《國家基本專業(yè)檔案目錄》為重點的檔案資源建設
1 召開首次全國民生檔案工作座談會，總結十七大以來覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系和方便廣大人民群眾利用的檔案利用體系的建設情況，做出工作部署；
2 在中央和國家機關所屬二級、三級機構全面啟動貫徹國家檔案局8號令，編制文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的工作；
3 貫徹國家檔案局9號令，要求各級各類檔案館重新制定本館收集檔案范圍細則和工作方案，報上級檔案行政檔案管理部門同意后實施，在適當時機將開展對貫徹9號令的督查；
4 制定《國家基本專業(yè)檔案目錄》實施細則，力爭“十二五”期間全面完成列入該目錄的100種專業(yè)檔案管理辦法和歸檔范圍的制定和修訂工作。
三、以副省級市以上檔案館和中西部縣級綜合檔案館為重點的檔案館庫建設
1 為實現(xiàn)47家副省級市以上檔案館“十二五”期間館庫面積達標的工作目標，開展專項督查，下發(fā)進度通報，2012年要實現(xiàn)工作目標的85％(含立項項目)；
2 抓緊中西部縣級檔案館項目的工作進度，預計2012年下達中央專項資金8個億(2010年和2011年已總共下達12個億)，下達項目總數(shù)將達525家，召開一次專門會議，提出嚴格的工作要求和廉政紀律；
3 落實中央援疆和支援甘肅、云南、四川、青海四省藏區(qū)發(fā)展精神，會商國家發(fā)展改革委，提速新疆、兵團、和四省藏區(qū)縣級館建設，力爭“十二五”期間全部開工，并將新疆、自治區(qū)檔案館建設和四省藏區(qū)地州級館建設列入中央支持項目。
四、以電子文件歸檔、電子檔案接收為重點的檔案館室數(shù)字化建設
1 按照電子文件管理8部委聯(lián)席會議辦公室工作安排，選擇若干檔案館室開展電子文件歸檔和電子檔案接收技術標準和規(guī)范的試點工作；
第9篇：文書檔案管理細則范文
一、文檔管理中心的業(yè)務建設
1． 修改部門保管期限表，由三分法改為標識法
歸檔是否齊全，價值判斷是否正確，保管期限是否適當，都關系到檔案的質量。在建設過程中，與機關各部門一起修改保管期限表，并由過去三分法改為標識法。新制定的保管期限表，條款比過去增加了很多，大的部門條款都在150條以上，模糊詞語少了，基本能反映部門主要職能活動情況，可操作性大大增強。
新的保管期限表在2002年兩個部門試點后，2003年開始全面執(zhí)行。從2004年中心接收的歸檔文件情況看，檔案在齊全完整和檔案內容上比以前有了很大的改觀。如外經委原屬政府辦綜合檔案室在歷年歸檔文件中，反映職能活動的宣武區(qū)經濟貿易洽談會議和科博會議文件材料、招商引資材料、外商投資項目的合同、章程、董事會成員組成及變更、終止批復等方面的文件沒有歸檔。在2002－2003年歸檔文件中，這些全部作為歸檔內容移交中心。
2．確定了文檔管理中心初期接收檔案文件起止年限和范圍
為了確定文檔管理中心初期接收檔案文件的起止年限和范圍，中心對34個部門檔案室檔案保存情況進行了調查統(tǒng)計，并針對機關檔案室室藏檔案有文件級和案卷級兩種管理模式的情況，確定中心接收各部門保管期限為短期的文書檔案、會計檔案，年限為1987年至2000年；接收機關各部門在文書立卷改革之后形成的文件級檔案，即各機關2001年以后形成的全部檔案文件。這樣解決了因部門檔案室撤銷而產生的室藏短期檔案的保存問題。
3． 研究系統(tǒng)功能需求
為配合公司開發(fā)文檔管理中心系統(tǒng)，更好地實現(xiàn)電子文件信息和實體文檔信息全面、規(guī)范、科學地管理，中心研究并形成了《宣武區(qū)文檔管理中心系統(tǒng)需求》和《OA系統(tǒng)檔案管理功能需求》。在系統(tǒng)開發(fā)中，中心積極配合軟件公司人員工作，詳細提出每一個需求點，并在實踐中尋求最佳方案。如系統(tǒng)在試運行階段，中心發(fā)現(xiàn)檔案鑒定流程中，檔案到期形成表格后，只要點擊銷毀鍵，數(shù)據將完全從數(shù)據庫消失。為防止操作過程中的失誤和保證有價值的數(shù)據不被輕易銷毀，提出設立預銷毀庫，確保了數(shù)據的安全。
4． 確定庫房檔案以部門為單位進行管理
庫房檔案排放一般按照全宗排放。文檔中心所服務的34個部門中包括原機關11個立檔單位。有23個部門是從全宗1和全宗2分離出的，又不具備單列全宗的條件，這給庫房管理帶來一定難度。結合中心工作的特點，打破按照全宗排放檔案規(guī)定，給每個部門一個代碼，以部門為單位，按照部門―――年度排列方法管理檔案。通過實踐，此管理方法既便于提供利用，又便于接收檔案的上架。
5． 簡化檔號編制方法及裝訂方法
歸檔文件整理的宗旨是簡化工作程序，壓縮工作量，使文書或檔案人員從過去繁重的文書立卷中解放出來。中心在接收檔案過程中，發(fā)現(xiàn)目前文書立卷改革中歸檔文件整理并沒有完全做到保護檔案、簡化整理，因此提出了進一步整改措施。
（1）采用數(shù)字代碼取代檔號章。檔號由5位數(shù)字組成。（檔號由保管期限代碼和件號組成。即1―――0001）。
保管期限分為：永久、50年、30年、15年、5年、3年
保管期限代號： 123456
（2）用三角封套裝訂文件
采用無酸紙三角套封，將文件整理完畢后去掉易蝕的金屬物―――訂書釘、曲別針、大頭針等，裝入三角套封內，填好檔號即可。
通過簡化檔號編制方法及裝訂方法，既節(jié)省了檔案人員整理檔案的時間，又保護了原始檔案。
6． 規(guī)范文件著錄標引
在2002年接收檔案過程中，中心發(fā)現(xiàn)由于沒有完全理解新的檔案整理方法，有些單位文件整理、文件歸檔目錄填寫不規(guī)范。如會議文件整理，有的部門將這些具有相同格式甚至是相同文件名稱、但每一份都反映不同內容的文件，在整理時視為一件對待。針對在文件整理工作中存在的問題，特別對從手工檢索到計算機檢索的轉型時期出現(xiàn)的新問題和數(shù)碼照片管理缺乏規(guī)范的問題，區(qū)檔案局有針對性地制定了《歸檔文件整理工作若干業(yè)務問題的規(guī)范意見》和《宣武區(qū)數(shù)碼照片檔案管理細則（試行）》印發(fā)機關各部門及立檔單位依照執(zhí)行。
7． 建立各項規(guī)章制度
宣武區(qū)文檔中心在建設過程中，制定了9項管理制度。包括：《文檔管理中心職責》、《文檔管理中心利用制度》、《文檔管理中心庫房管理制度》、《文檔管理中心文件檔案接收辦法》、《文檔管理中心電子文件和電子檔案管理辦法》、《文檔管理中心保密制度》、《文檔管理中心統(tǒng)計制度》、《文檔管理中心電子文件管理責任制》、《文檔管理中心文件檔案鑒定銷毀制度》。后來結合工作開展情況，對其中四項制度進行了修改。
8． 規(guī)范數(shù)據庫著錄項目、格式標準
由于長期以來很多部門都是獨立建設數(shù)據庫，對于數(shù)據庫中的著錄項、庫結構的定義沒有統(tǒng)一標準，因此造成接收的電子文件目錄數(shù)據無法導入數(shù)據庫中。為保證今后電子文件數(shù)據庫中著錄項、格式的規(guī)范化、標準化，中心統(tǒng)一了各門類檔案著錄項、格式，對必填項增加了標識，保證電子文件格式的統(tǒng)一，為2004年接收工作奠定了良好的基礎。
9． 統(tǒng)一各門類檔案著錄項，保證電子文件格式的統(tǒng)一
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數(shù)據與信息的準確性的一項重要的前期工作。中心以檔案內容為標準，將檔案分為文書檔案（文件級和案卷級）、科技檔案、錄音錄像檔案、照片檔案、實物檔案和專業(yè)檔案。根據某些部門在專門業(yè)務工作中形成的檔案材料，又將專業(yè)檔案分為會計檔案、檔案、統(tǒng)計檔案、行政復議檔案、案件檔案、項目審批檔案。在分類的同時，根據計算機管理的技術要求，中心還規(guī)定了各門類檔案數(shù)據著錄項目，并增加了必填項，保證了電子文件歸檔格式的統(tǒng)一。
10． 規(guī)范部門簡稱，保證檢索查準率
為避免在今后檢索時出現(xiàn)含混不清和計算機識別不清的情況發(fā)生，保證檢索的查準率，中心統(tǒng)一規(guī)范了機構簡稱，如宣武區(qū)計劃發(fā)展委員會，簡稱為區(qū)計劃委。
二、文檔管理中心系統(tǒng)的開發(fā)
文檔中心管理系統(tǒng)建設的目標是文件檔案的接收、保管、利用、鑒定和向檔案館移交實現(xiàn)全過程現(xiàn)代化管理。文檔中心系統(tǒng)由六個模塊組成：
1． 文件管理模塊：數(shù)據的著錄和原文上載，文件的利用審批、分類排序、查詢定位、移交接收、統(tǒng)計打印等。
2． 利用管理模塊：利用登記、查調，申請借閱權限，調還文件，實體的歸還、續(xù)借、催還，利用統(tǒng)計。
3． 庫房管理模塊：滿足文檔中心完成實體檔案相關的管理工作。包括：實體的接收入庫管理，實體的借閱出入庫管理，存放位置索引，出入庫情況統(tǒng)計，實體移交出庫。
4． 鑒定銷毀模塊：提示到期檔案，批量鑒定，記錄鑒定過程，對銷毀檔案清冊、銷毀目錄及電子全文可到制定的載體，對移交進館檔案排序、編號，打印清冊、報表等。
5． 統(tǒng)計打印模塊：實現(xiàn)對庫藏、利用、鑒定情況的統(tǒng)計和打印。
6． 系統(tǒng)維護模塊：完成對系統(tǒng)一些定制，設置工作，建庫，原文路徑設置，用戶管理，門類管理，字典管理，報表管理，其他設置管理等。
三、宣武文檔管理中心取得階段性成果
文檔管理中心目前接收各門類和載體的檔案文件共29808卷（件），其中1987－2000年不進館短期文書檔案5974卷，會計檔案4812卷，2000－2003年文件級檔案18279件，錄音帶133盒（盤），實物檔案2件。管理系統(tǒng)正式運行以來，已基本實現(xiàn)網上對文件的接收。一年多來，提供利用282人次，3222件次。特別是遞送（將文件送到部門）服務和利用傳真方式為部門提供服務，很受部門歡迎。
