淺析國企人事檔案管理優(yōu)化路徑
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摘要：人事檔案管理是國有企業(yè)人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，與企業(yè)的發(fā)展及員工個(gè)人的利益息息相關(guān)。文章在系統(tǒng)分析人事檔案性質(zhì)及特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，通過總結(jié)企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理在理念、方式、人員等方面的問題，結(jié)合信息化時(shí)展的要求，進(jìn)一步探析改進(jìn)和優(yōu)化人事檔案管理的路徑，旨在為企業(yè)人事檔案管理提供一點(diǎn)思路，為人事檔案的價(jià)值最大化起到一點(diǎn)作用。
關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案管理；優(yōu)化路徑
人事檔案管理是傳統(tǒng)人力資源管理中的重要組成部分。人事檔案記載了員工個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作及任職經(jīng)歷、政治思想、家庭情況、工資待遇、獎(jiǎng)懲情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，是員工在歷史成長過程中，經(jīng)過組織人事部門所形成的具有法律效用的動(dòng)態(tài)記錄。這些記錄對于企業(yè)全面考察、選人用人、崗位配置方面有著不可替代的作用，同時(shí)也事關(guān)員工個(gè)人的職級晉升、退休審批、工作調(diào)動(dòng)等切身利益，在需要出具證明材料的個(gè)人事務(wù)如房產(chǎn)公證、退伍兵補(bǔ)助等各個(gè)方面，發(fā)揮著重要的依據(jù)和憑證作用。因此，了解國有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題，探析如何進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理路徑，對于更好地發(fā)揮其在人力資源管理工作中的作用尤為重要。
一、人事檔案的性質(zhì)及特點(diǎn)
人事檔案除具備一般檔案所共有的本質(zhì)屬性即原始記錄性外，還具有它自身的一些特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是直接為人力資源管理的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，直接為員工在企業(yè)的選拔、崗位調(diào)整等活動(dòng)中提供有效依據(jù)，這是人事檔案區(qū)別于其他檔案的主要標(biāo)志。真實(shí)性。人事檔案的真實(shí)性是所有特點(diǎn)中最為重要的一點(diǎn)，也是所有檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。人事檔案只有客觀、真實(shí)地反映員工在現(xiàn)實(shí)工作和生活中的實(shí)際情況，才能為企業(yè)人力資源管理提供有力依據(jù)。人事檔案必須做到材料來源清楚，檔案記載內(nèi)容準(zhǔn)確可靠、實(shí)事求是，嚴(yán)禁任何形式的涂改造假。全面性。人事檔案的內(nèi)容必須反映員工的全面情況和全部歷史。它包括了一個(gè)人的履歷、自傳、鑒定、入團(tuán)、入黨、獎(jiǎng)懲、任免、工資、家庭等方方面面的內(nèi)容，是一個(gè)人所有個(gè)人信息的記載，是其成長過程全貌的體現(xiàn)。動(dòng)態(tài)性。人事檔案要隨著員工本人情況的變化，不斷收集和整理新產(chǎn)生的檔案材料，及時(shí)將材料歸入本人人事檔案，確保員工實(shí)際情況與人事檔案內(nèi)容相一致。流動(dòng)性。人事檔案必須跟隨員工的崗位變動(dòng)、工作變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞，只有確保管檔單位與員工所在單位相一致，才能真正發(fā)揮人事檔案的作用。否則，員工已調(diào)離，但人事檔案仍不知在何處，這就失去了檔案管理的意義。涉密性。人事檔案涉及個(gè)人的全部信息和隱私，是具有秘密性質(zhì)的檔案，只能由組織上掌握和保存，任何人都不得泄露檔案內(nèi)容或私自保存他人的檔案材料。服務(wù)性。人事檔案管理本質(zhì)上是為企業(yè)開展相關(guān)人力資源管理工作、為個(gè)人事務(wù)提供便利依據(jù)而服務(wù)的，它具有極強(qiáng)的服務(wù)屬性。
隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及現(xiàn)代人力資源管理模式的逐步確立，企業(yè)對人事檔案管理工作的重視不夠，同時(shí)管理方法和思維滯后，人事檔案管理工作逐漸顯現(xiàn)出了各種問題。
（一）管理者對人事檔案管理工作重視不夠，人事檔案管理意識不強(qiáng)由于很多管理者對人事檔案工作的意義認(rèn)識不足，認(rèn)為人事檔案管理就是簡單的存放、整理，認(rèn)為這樣毫無技術(shù)含量的工作，什么人都能干。這種錯(cuò)誤認(rèn)知導(dǎo)致其對檔案管理工作缺乏足夠的重視和關(guān)心，在管理上投入的時(shí)間精力較少，選用人員也較為隨意，管理工作長期松散懈怠，被動(dòng)應(yīng)付，使人事檔案不能發(fā)揮其真正的作用。同時(shí)，由于檔案管理工作無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，管理責(zé)任重大而無法取得明顯的成績，在效益最大化成績最大化的理念下，部分企業(yè)管理者更加不重視檔案管理工作，使人事檔案管理流于形式，發(fā)揮不出其在人力資源管理中的真正價(jià)值。個(gè)人對人事檔案意識不強(qiáng)。很多員工在填寫履歷表、考核表之類表格上的內(nèi)容時(shí)，不夠重視，認(rèn)為沒有什么用處，簡單潦草，能省則省，經(jīng)常一些學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷填寫不完整，或者出現(xiàn)錯(cuò)別字及涂改的情況，在一定程度上影響了檔案的真實(shí)性和可利用性，可能給個(gè)人在今后的評審、退休等各個(gè)方面帶來麻煩。另外，很多人新取得后續(xù)學(xué)歷的學(xué)籍資料、培訓(xùn)、職稱等相關(guān)材料覺得放到自己手中最安全，不及時(shí)交回，導(dǎo)致學(xué)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等未能及時(shí)認(rèn)定，對其個(gè)人在后續(xù)職稱評審、選拔任用等各個(gè)方面產(chǎn)生重大的影響。
（二）人事檔案管理人員水平參差不齊，檔案管理基礎(chǔ)薄弱由于管理者對檔案工作不夠重視，大部分企業(yè)未能按照國家的相關(guān)規(guī)定對人事檔案管理人員進(jìn)行配置，很多企業(yè)的檔案管理人員不是中共黨員也不是專職檔案員，他們身兼數(shù)職的同時(shí)還一個(gè)人管理著幾千人的人事檔案，因此，根本沒有時(shí)間和精力投入到檔案管理工作中，不僅未能及時(shí)轉(zhuǎn)遞、歸檔檔案材料，更談不上對檔案信息的審核認(rèn)定、真假辨別等專業(yè)性內(nèi)容的學(xué)習(xí)和整理，大大影響了人事檔案管理的水平。同時(shí)，作為一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作，人事檔案管理人員需要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)，但當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員流動(dòng)性大、更換頻繁，企業(yè)在上崗之前不僅沒有考量員工的勝任程度，也沒有對其進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，這些人員對檔案管理的專業(yè)知識一無所知，對自己的工作職責(zé)認(rèn)知模糊，對檔案管理工作敷衍了事，認(rèn)為只要保管好不丟失就萬事大吉了，因此造成了檔案基礎(chǔ)工作中出現(xiàn)的各種問題，使工作開展停滯不前。
（三）企業(yè)人事檔案利用方式單一，利用率低對于人事檔案管理者來說，無論是對檔案的保管保護(hù)，還是對材料的鑒別整理，都是為企業(yè)人力資源管理提供決策依據(jù)，為個(gè)人所需提供信息材料所服務(wù)的，其目的在于利用。而目前，大部分國有企業(yè)人事檔案利用率偏低，利用方式單一，組織人事部門查閱檔案信息一般都是在員工提拔任用時(shí)，審核員工的三齡兩歷一身份是否真實(shí)，是否符合任用的條件。其他時(shí)候查閱檔案信息，一般都是辦理具體事務(wù)時(shí)需要確認(rèn)某一項(xiàng)內(nèi)容而被動(dòng)查閱，完全沒有發(fā)揮出人事檔案信息的主觀能動(dòng)性。這種傳統(tǒng)守舊的管理思維和方法，使得人事檔案的功能和價(jià)值越來越弱化。
（四）人事檔案管理方式落后，信息化程度較低隨著時(shí)代的進(jìn)步及科學(xué)的發(fā)展，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到生活、工作的各個(gè)領(lǐng)域。在這種時(shí)代大背景下，人力資源管理方式面臨極大的變革，人事檔案信息化建設(shè)的要求也在不斷地提高。目前，大部分企業(yè)人事檔案管理的信息化程度較低，管理者的信息化理念還未完全建立，管理依然按照傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工化的方式，由檔案管理員對檔案進(jìn)行翻找查閱，對紙質(zhì)材料收集歸檔、管理存放，沒有建立電子檔案，更沒有配備信息化管理軟件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然可以保持原始的記錄，保證材料的真實(shí)和安全，但卻存在保管成本大，人力維護(hù)成本高，檢索使用不便捷等缺點(diǎn)，這種紙質(zhì)化的管理方式滿足不了信息時(shí)代對人事檔案管理的各種需求，它不僅造成人力資源的浪費(fèi)，還降低了管理效率，使人事檔案的價(jià)值不能最大化發(fā)揮。
由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及企業(yè)人力資源管理的變革，在企業(yè)人事檔案管理方面，傳統(tǒng)守舊的管理方式已經(jīng)顯現(xiàn)出了以上的各種問題，因此，國有企業(yè)應(yīng)該盡快改變管理思路，創(chuàng)新管理模式，以適應(yīng)高速發(fā)展的信息時(shí)代?，F(xiàn)對如何優(yōu)化人事檔案管理路徑，提升人力資源管理水平，提出了以下對策。
（一）增強(qiáng)人事檔案管理意識，提升對管理工作的重視度管理者應(yīng)當(dāng)主動(dòng)學(xué)習(xí)了解人事檔案相關(guān)專業(yè)內(nèi)容，充分認(rèn)識人事檔案在人力資源管理中的重要價(jià)值和作用，了解人事檔案工作的嚴(yán)肅性，從而增強(qiáng)人事檔案管理意識，提高重視度，改變管理思維及工作定位，積極探索人事檔案管理的創(chuàng)新之路，爭取將人事檔案的利用價(jià)值最大化。在我國現(xiàn)有的制度下，體制內(nèi)工作的員工其人事檔案關(guān)乎個(gè)人方方面面的利益，對員工本人來說是極為重要的，所以個(gè)人要加強(qiáng)對人事檔案重要性的認(rèn)知，認(rèn)真細(xì)致填寫工作中的各類表格，及時(shí)交回個(gè)人手中需要?dú)w檔的材料，以端正負(fù)責(zé)的態(tài)度配合企業(yè)人事檔案管理相關(guān)工作，使人事檔案真正為其個(gè)人成長及發(fā)展發(fā)揮出積極的作用。
(二)提高人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理首先，管理者要嚴(yán)把選人用人觀，要設(shè)置高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案管理人員選拔條件，嚴(yán)格按照中組部規(guī)定的檔案管理員的配備要求及崗位職責(zé)選擇合適的檔案管理人員。人事檔案管理崗位要求管檔人員必須是中共黨員，管理1000冊以上的檔案必須專人專管，同時(shí)，這個(gè)崗位要求工作人員必須有專業(yè)的檔案管理水平，耐心細(xì)致，具備強(qiáng)烈的責(zé)任感。因此，企業(yè)要想有高素質(zhì)的管檔人員，在第一步選人上先把好關(guān)。其次，提升人事檔案管理人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)能力。員工入職后企業(yè)要加強(qiáng)培養(yǎng)其對檔案工作嚴(yán)肅性和紀(jì)律性的認(rèn)識，要求員工將人事檔案管理當(dāng)成一項(xiàng)政治工作，堅(jiān)持原則、遵守紀(jì)律、保守秘密。同時(shí)，企業(yè)要在培訓(xùn)體系中增加人事檔案管理專業(yè)的培訓(xùn)內(nèi)容，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期組織學(xué)習(xí)交流，強(qiáng)化其專業(yè)技能和素質(zhì)，提高崗位勝任度。再次，加強(qiáng)人事檔案管理力度，完善各項(xiàng)制度體系，扎實(shí)做好檔案管理基礎(chǔ)工作。在檔案日常管理中，嚴(yán)格按照檔案管理的制度、流程以及日常轉(zhuǎn)遞查借閱的要求，認(rèn)真履行簽字審批手續(xù)，及時(shí)將需要入檔案的材料歸檔并加強(qiáng)對歸檔材料的審核鑒別，確保檔案的真實(shí)完整。準(zhǔn)確把握檔案信息的確認(rèn)要求，做好新員工的基本信息審核認(rèn)定及新學(xué)歷學(xué)位的審核認(rèn)定工作。
（三）豐富人事檔案利用方式，提高其利用率人事檔案作為員工完整個(gè)人信息的載體，對于企業(yè)人力資源的開發(fā)管理應(yīng)該發(fā)揮出其巨大的價(jià)值，而不應(yīng)該僅僅被動(dòng)利用。我們要在保障其真實(shí)性和安全性的基礎(chǔ)上，開發(fā)出多元化的利用方式。由于檔案中信息記錄的全面性和真實(shí)性，企業(yè)人力資源管理中員工信息庫的建立，都應(yīng)該以人事檔案信息為基礎(chǔ)，將人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，通過對相關(guān)信息的提取，為人力資源管理決策提供有力依據(jù)。比如，可以通過對年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷及考核、獎(jiǎng)懲等有關(guān)信息的分析，建立符合企業(yè)條件要求的核心員工信息庫，為企業(yè)選人用人及后續(xù)的人才培養(yǎng)提供參考；可以提取年齡、性別、學(xué)歷、崗位、勞動(dòng)合同等相關(guān)信息，了解分析企業(yè)人員結(jié)構(gòu)組成，為企業(yè)下一步的招聘及規(guī)劃發(fā)展提供依據(jù)。
（四）加強(qiáng)人事檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)所謂數(shù)字化，即對紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行掃描，將紙質(zhì)的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字的文本和圖像。數(shù)字化的檔案材料能夠有效避免使用過程中人為涂改、撤換，保證人事檔案的真實(shí)性,并且節(jié)省存儲空間和成本，能長期保存的同時(shí)滿足了無紙化辦公的需求。同時(shí)，數(shù)字化人事檔案管理能及時(shí)快速的查閱信息和更新信息，高效便捷，極大提高工作效率。因此，企業(yè)要盡快加強(qiáng)人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)，確保檔案工作能更好地為人力資源管理服務(wù)。第一，建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)。充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)建立集信息的采集、導(dǎo)入、分類、整合等為一體的信息化管理系統(tǒng)，搭建動(dòng)態(tài)的、全面的、安全的信息化平臺，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)據(jù)化、智能化。第二，定期優(yōu)化、維護(hù)檔案管理系統(tǒng)。在數(shù)字化人事檔案管理的過程中，要指定專業(yè)的技術(shù)人員定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)，防止計(jì)算機(jī)遭受攻擊、系統(tǒng)破壞、數(shù)據(jù)丟失等事件的發(fā)生，確保檔案管理系統(tǒng)能正常穩(wěn)定運(yùn)行。第三，加強(qiáng)信息安全管理，保證電子檔案安全規(guī)范使用。一方面要利用安全技術(shù)手段防范數(shù)據(jù)丟失損壞、人為篡改的可能，諸如可以采取電子檔案備份、信息設(shè)備實(shí)時(shí)監(jiān)控、木馬病毒定時(shí)查殺等相關(guān)技術(shù)措施來防范安全風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，在檔案管理系統(tǒng)的使用上要嚴(yán)格控制信息審批，設(shè)定各個(gè)級別的使用權(quán)限，全方位保護(hù)員工隱私信息。
四、結(jié)束語
綜上所述，國有企業(yè)人事檔案管理工作在長期的實(shí)踐中，已經(jīng)形成了一定的管理模式，但由于各種問題的顯現(xiàn)，改革與創(chuàng)新也勢在必行。企業(yè)管理者要拓寬管理思路，積極思考應(yīng)對方法，努力提高人事檔案管理水平，使人事檔案發(fā)揮其在企業(yè)人力資源管理中的最大價(jià)值。
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作者：韓煒 單位：畢業(yè)于中國礦業(yè)大學(xué)化工專業(yè)