高校人事檔案管理問題與對策

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高校人事檔案是組織、人事管理部門或其他有關部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，經(jīng)組織審查或認可的，并記錄、反映個人經(jīng)歷、學歷和德才表現(xiàn)等，以個人為單位集中保存起來的文件材料。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和發(fā)展以及教育體制改革的逐步深化，原有的人事檔案管理模式已不能適應新形勢發(fā)展的需求，許多弊端日益顯現(xiàn)出來，嚴重影響了人事檔案管理的科學建設和合理使用，在一定程度上制約了高校的健康發(fā)展，因此，高校人事檔案管理工作顯得更為重要[1]。本文著重對高校人事檔案管理工作中存在的問題與對策進行分析。

1高校人事檔案管理的重要性

高校人事檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，是高校人才隊伍建設的重要基礎工作，是高?！爸恕⒂萌恕钡闹匾罁?jù)，是人事工作中必不可少的核心部分。高校人事檔案在高校的發(fā)展、科學的管理等各項管理工作中發(fā)揮著極其重要的作用，肩負著為學校的機構改革、人事制度改革、人才開發(fā)提供超前性、參考性人事信息的重大責任，為每個教職工的檔案工資記載、人員出國(出境)政審、職稱評定、干部任免、新黨員的發(fā)展等提供全方位的服務[2]。

2高校人事檔案管理中存在的主要問題

2.1檔案材料內容有誤且不完整

高校人事檔案中很多的內容都是本人或有關人員手工填寫的，包括出生年月、畢業(yè)時間、工作年齡、入黨時間、工作經(jīng)歷、獎懲情況等。當前發(fā)現(xiàn)一個很突出的問題是檔案材料的準確性和完整性都難以保證[2]。在很多檔案中都有不少的內容前后是不一致的，且錯誤較多，比如：僅僅是出生年月在個人填寫的檔案中就多次出現(xiàn)不一致情況，工作經(jīng)歷、任職時間及工資額等方面也常有出入，這都會給管理人員的工作帶來諸多不便。同時，人事檔案中側重于記載和反映個人的社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面的內容，對反映個人知識結構、能力特點、工作實績的材料收集過少，基本上是靜態(tài)的、固定的，不能反映出即時信息。普遍存在著管理模式雷同，管理形式單一，檔案內容不完整，不能客觀反映一個人的近況和全貌，不能為單位用才選能提供人才信息保障。

2.2檔案管理人員重視程度與本身素質不高

檔案管理的水平高低、質量優(yōu)劣與檔案管理人員重視檔案的程度及其本身的政治思想和業(yè)務水平有密切關系。檔案管理隊伍對檔案管理的認識不夠到位，重視程度不高?！罢f起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”是時下人們對于人事檔案的形象描述，“人事檔案無用論”正在流行。隨著社會的發(fā)展、人才流動頻率的加快，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，許多人把檔案轉到人才中心后不聞不問，有的干脆懷揣檔案四處奔波[3]。有些高校在招聘人才時，只注重實在表現(xiàn)，覺得人事檔案并不是十分重要的；同時，檔案管理人員的知識結構不合理，專業(yè)管理和計算機水平普遍不高，影響了檔案管理的整體質量，給高校人事檔案管理工作造成了較大的影響，很多檔案管理工作人員不能正確認識到這一工作的重要性。

2.3檔案材料信息失真

作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品行業(yè)績等內容的人事檔案，是一個人身份的象征，是單位和組織全面了解、正確評價一個人的依據(jù)。而在當今的很多人事檔案材料中，所出現(xiàn)的假檔案實屬讓人觸目驚心。也許是因為其關系到個人職務、職稱的晉升、工資待遇、福利等切身利益，大量假材料、不實信息在其人事檔案中出現(xiàn)，使“工齡越來越早，年齡越來越小，文憑越來越高，資歷越來越老”這一情況在當今社會成為一種普遍現(xiàn)象。同時，由于人才流動的加劇，許多學校的人事和畢業(yè)生就業(yè)部門為了省事，不管不重視檔案保密的原則，讓流動人員和畢業(yè)生將檔案自帶于身，導致檔案亂放、亂涂改、遺失等現(xiàn)象屢見不鮮，使檔案失去了原有的真實度。

2.4材料整理收集不及時、不規(guī)范

許多高校普遍存在對人事檔案歸檔內容、管理范圍缺乏認識，對應歸檔的材料，不及時送交檔案部門管理，造成人事檔案歸檔不全，不僅違反管理規(guī)定，也給利用工作埋下隱患。同時，人事檔案的整理是一項細致性較強的工作，《干部檔案整理工作細則》要求整理工作做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。通過整理使得每一個檔案達到完整、真實、精練、實用的目的。但有許多高校在這方面做得非常欠缺，沒有按要求的格式進行分類處理，甚至有些不將個人材料歸檔成冊，導致材料混雜，凌亂不堪，給人事檔案管理利用帶來了諸多不便。此外，檔案的經(jīng)常性變動，不規(guī)范的管理體制，使管理工作常常處于被動，不利于檔案的提供利用。

2.5檔案遺棄現(xiàn)象嚴重

棄檔主要有四類群體：在職攻讀學位人員、學科學術骨干、出國進修人員和個體創(chuàng)業(yè)者。[4]許多高校的教職員工為了可以自由在崗位上流動，選擇更適合自己的崗位，往往放棄檔案，人走了，檔案卻留在原單位，在此種情況下，人事檔案似乎變得可有可無。本來寄存或托管人事檔案，是要辦理有關手續(xù)，而且還要繳納一定的費用，但很多人為了省錢省事，使得棄檔現(xiàn)象嚴重。

2.6人事檔案管理方式落后

隨著信息化技術的日益發(fā)展以及計算機技術的成熟，電子檔案的管理已逐漸成為檔案管理工作的主要手段。但有些高校的檔案管理工作較為落后，仍處于手工操作階段，不僅工作速度慢，而且檔案的利用效率也低，給查閱及歸檔工作帶來一定的困難。

3完善高校人事檔案管理工作的幾個對策

人事檔案是組織、人事部門和其他部門考察、任用干部的重要依據(jù)，所以人事檔案管理工作對于整個社會政治和經(jīng)濟的發(fā)展都有極為重要的意義，但是現(xiàn)實的人事檔案管理觀念、體制、模式、方法等已不能完全適應現(xiàn)代社會所面臨的新情況、新問題。高校人事檔案作為人事檔案的重要組成部分，是高校干部人事管理工作中一項必不可少的基礎性工作，直接關系到高校組織決策和干部本人的切身利益。目前的高校人事檔案管理工作同樣存在管理方法陳舊、管理手段落后等問題，因此對其出現(xiàn)的問題，我們要探索一些適應現(xiàn)代高校發(fā)展的人事檔案管理對策，完善高校人事檔案管理工作，為學校各項事業(yè)的發(fā)展提供信息、引導服務作用。

3.1加強對檔案管理的重要性認識

首先，在思想上提升對高校人事檔案管理工作的重要程度，切實認識到人事檔案管理的重要性，與相關部門取得通力合作，采取有效措施對各項資源進行整合，加強監(jiān)督檢查；其次，領導者也要加強對管理工作的重視程度，把人事檔案管理工作納入重點規(guī)劃之中；再者，不斷改善檔案保管條件，努力使全體成員參與到建檔、管檔、用檔中，確保人事檔案管理工作的順利進行。

3.2提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理工作是一項政策性和業(yè)務性較強的工作，它集服務性與保密性于一體，因此，為了保障高校人事檔案管理的科學運作，需要一支符合要求的專業(yè)人才隊伍做支撐。這就需要高校建立科學合理的檔案人才培養(yǎng)體系，加強人事檔案管理工作隊伍建設，選擇作風正派、責任心強的人員，注意對他們的教育培養(yǎng)，定期組織培訓業(yè)務知識，掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，提高檔案管理的技術水平。此外，管檔人員要改變以往“一心管檔，兩耳不聞天下事”的狀況，要成為國家人事人才政策的行家里手，了解當前高校各類人才流動規(guī)律，了解組織人事部門的現(xiàn)實需要，自覺樹立服務意識和主動精神，及時預測人事檔案工作中的新問題，積極為單位人事人才工作的發(fā)展提供信息支持。

3.3完善管理制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理

建立健全科學合理的人事檔案管理制度，其一，使收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用等各個工作環(huán)節(jié)制度化、規(guī)范化；其二，根據(jù)新形勢、新情況、新任務，及時建立健全更為科學合理的人事檔案管理制度，逐步實現(xiàn)人事檔案管理有法可依、有章可循、有條有理、有序發(fā)展。制訂、健全高校人事檔案管理實施細則，健全人事檔案保管制度，使用權限制度，收集和歸檔制度，收集歸檔范圍，人事檔案材料鑒別的規(guī)定，人事檔案檢查核對和統(tǒng)計的要求，人事檔案轉遞的規(guī)定，人事檔案查閱的規(guī)定，人事檔案保管、保密的規(guī)定等，逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理。

3.4加強對檔案材料真實性、及時性的監(jiān)督檢查

建立主動送交干部檔案材料歸檔的工作制度及成立專門檢查歸檔材料真實性的人員。人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握人事檔案材料信息，并建立聯(lián)系制度，及時收集、催繳材料，定期對檔案材料進行鑒定檢查，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的歸檔材料及時通知形成檔案材料的部門，補交材料或補辦手續(xù)，及時剔出無保存價值的材料。

3.5采用現(xiàn)代化的管理方法，實現(xiàn)信息化、數(shù)字化建設

現(xiàn)代科學技術的迅速發(fā)展，學科之間的交叉與互相滲透，使越來越多的新技術如電子計算機、微縮技術、聲像技術、自動化技術、通訊技術等陸續(xù)應用于檔案管理工作的各個方面，原來的那種傳統(tǒng)的檔案管理服務方式，專業(yè)知識與技能已不能適應要求，這就要求信息時代的檔案工作者必須加緊“充電”，盡快掌握新知識、新技術，采用現(xiàn)代化的管理方式，開發(fā)利用信息、數(shù)字，推進信息化、數(shù)字化管理，將計算機等先進的科學技術及成熟的人事管理軟件運用到人事檔案管理工作中，不斷拓展服務領域，提高服務效果，使檔案信息化、數(shù)字化建設具有生機和活力，使人事檔案更好地為學校的各項工作提供快捷服務和有力的信息。

作者：巫艷芬 單位：廣東石油化工學院