高校人事檔案單套制管理挑戰(zhàn)及機遇

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摘要：大數(shù)據(jù)時代下，以雙套制的管理模式造成檔案管理工作人員負荷重，效率不高，對人力、物力資源造成嚴重的浪費，而且工作效率低下，不利于保障電子檔案真實性與完整性。隨著國家進一步對單套制管理模式中法律地位的確定、信息安全技術(shù)水平的成熟，檔案工作者素質(zhì)進一步提高，在高校人事檔案中推廣單套制管理模式提上日程中來。單套制作為新的管理模式，必將面對新的挑戰(zhàn)，本文從當前高校雙套制管理模式現(xiàn)狀、存在問題、單套制管理優(yōu)點、面對的挑戰(zhàn)與機遇，提出高校人事檔案采取單套制的一些對策。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案；雙套制；單套制

大數(shù)據(jù)時代，信息化已成為各行各類迫切的需要，電子政務涵蓋了政府、銀行、企業(yè)、學校等各個行業(yè)，國內(nèi)對電子檔案歸檔管理中，主要有單套制和雙套制兩種管模式，但由于單套制在法律、技術(shù)上的不成熟，國內(nèi)對電子檔案的管理，采用雙套制為主要的管理模式。早在2002年，國家在《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）對“雙套制”規(guī)定上：“具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等?！比欢?，隨著時展，雙套制式的管理模式在電子檔案歸檔管理中弊端越來越明顯，“雙套制”歸檔模式造成的資源浪費問題尤為突出，而且管理效率低下。隨著國家電子文件歸檔制度法律進一步完善，技術(shù)日益成熟，單套制的管理模式再次提上日程上來。高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，為提高校人事檔案管理水平，節(jié)省人力、物力方面資源，提高歸檔管理效率，在高校人事檔案中推廣單套制管理模式提上日程上來。

一、高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.管理不夠規(guī)范化當前，高校人事電子檔案采用的是雙套制歸檔管理模式，并且確立制定一系列的歸檔管理制。但隨著國內(nèi)高校人事改革的深入，高校人員流動加快，人員引進，人員流出比較頻繁。在人事流動頻率加快，做好以“三齡二歷一身份”為核心的十類內(nèi)容的歸檔管理，以保證人事檔案的準確性、完整性、真實性。然而，由于部分教職工檔案意識比較淡薄，人事檔案管理不夠規(guī)范化，表現(xiàn)在高校人事檔案管理中經(jīng)常存在不“有人無檔，有檔無人”現(xiàn)象。究其原因，在雙套制的管理模式下，高校在人員流動中，新引進人員原單位不放人，其電子檔案新單位無權(quán)調(diào)動，以致引進人員到崗后，其電子檔案卻沒能調(diào)入新單位，造成“有人無檔”現(xiàn)象；同時，部分離職的人員，人事管理信息滯后，沒來得及通知離職人員的檔案調(diào)離，造成“有檔無人”現(xiàn)象。

2.歸檔管理的繁瑣，效率低采取雙套制的歸檔制度，人事檔案管理人員不僅要利用電子檔案信息管理系統(tǒng)對電子檔案操作處理技術(shù)來對電子文件的進行存儲管理，而且還需要對與之相配套的紙質(zhì)檔案進行收集、分類、整理、編研、歸檔，這不僅增加了管理人員的工作負荷，而且導致檔案管理效率低下，在利用時還需要反復查閱調(diào)檔。增加檔案管理工作都者的工作量。比如每年一次的職稱評定材料，申報教職工需要人事檔案管理為其提供近幾年來職工年度工作考核登記表（專業(yè)技術(shù)總結(jié)），以及上一級別的職稱申報材料，而職稱參評人員亦需要調(diào)取相關(guān)申請參評職稱的教職工檔案資料幾份，這就要求在職稱評定內(nèi)短短的二三個月內(nèi)，人事檔案管理工作者要為參評的教職工以審評人員提供大量的人事檔案資料。雙套制管理模式中，還需要對紙質(zhì)手工操作的紙質(zhì)檔案提供調(diào)檔，致使人事檔案管理工作者工作量大，勞動強度大，密集性高，工作效率相應低下。

3.管理人員負荷重中組部1991年頒布的條例規(guī)定每1000份人事檔案配備1名專職檔案管理人員。隨著時代的發(fā)展，這匹配標準在大數(shù)據(jù)時代下，信息化服務、現(xiàn)代化管理中已不再適用。以廣西民族大學人事檔案為例，到2018年5月，事業(yè)編在職教工約2104人，離退休教職工約1100，死亡教工約300人，三者合計約3500人，而專職人事檔案管理人員僅1人，滿編狀態(tài)亟待解決。

二、單套制歸檔管理的優(yōu)點

1.節(jié)省管理成本大數(shù)時代中，高校人事檔案來源持續(xù)不間斷的，但并非所有的人事資料都具有保存價值，很多電子檔案并不具備充分的保存價值。在雙套制歸檔管理方式中，不論有沒有保存價值的電子資料，都需要作為電子檔案的紙質(zhì)檔案的方式配套歸檔保存，這僅造成紙質(zhì)資源的浪費，而且對紙質(zhì)檔案需要進行人工分類整理歸檔，不僅占用場地保存空間，而且造成占用大量人力資源，造成場地空間與人力資源的浪費。單套制的管理模式下，不僅有利于節(jié)省紙質(zhì)資源，而且節(jié)省人工分類整理歸檔的人力資源與檔案儲存空間的場地資源，降低檔案的管理成本與管理費用。

2.提高管理效率雙套制下的人事檔案管理方式，需要對與配套的電子檔案以紙質(zhì)檔案進行收集、分類、整理、編研、歸檔等六個環(huán)節(jié)，造成人力資源的消耗與管理效率的低下。在單套制管理模式下，人事檔案歸檔管理工作是同步進行的，消除了紙質(zhì)檔案的管理，在電子歸檔案中，所消耗的人力資源與時間、空間只是極小的一部，管理方式流程的簡化，提高人事檔案的管理效率。此外，在單套式的檔案管理模式下，在人事檔案利用中，可以實現(xiàn)遠程方式檢索利用，不僅迅速便捷，而且提高了人事檔案的利用效率。

3.確保檔案的完整性和真實性人事檔案單套制的管理模式下，一些人事電子檔案是以視頻、音像、ppt、圖文等方式進行存儲管理，單軌制強調(diào)電子文件運行的狀態(tài)中的管理，保持元數(shù)據(jù)的真實性，從而確保人事檔案的原始性，避免了雙套制中紙質(zhì)檔案保存中可能造成信息的不對稱、表達意思的不完整性。同時，單套制管理模式下，避免了雙套制管理模式下人事檔案利用過程中造成對紙質(zhì)檔案的損傷或是對紙質(zhì)檔案利用過程因信息資源丟失而造成的損害。

三、高校檔案單套制管理面臨的挑戰(zhàn)

1.法律地位不夠明確雙套制是目前國內(nèi)電子檔案主要管理模式。雖然最高人民法院已明確電子檔案在法律中具有憑證作用，但當前國內(nèi)現(xiàn)行的《檔案法》（2016年修正版）并沒有明確電子檔案的法律效力是否與紙質(zhì)檔案同等的法律效力地位，這導致高校電子人事檔案在歸檔管理中，由于人事檔案的重要性與敏感性，使電子人事檔案單套制難以在高校得到認可與推廣，法律地位嚴重制約單套制在高校人事檔案管理中的推廣與應用。

2.信息安全問題人事檔案信息涉及的是個人私立隱，保護教職工的隱私是人事檔案管理的重要內(nèi)容。雖然電子簽名已普及，但現(xiàn)階段中，網(wǎng)絡(luò)黑客盜取用戶信息時有發(fā)生，檔案信息可被原樣復制不留痕跡，數(shù)據(jù)易被篡改，以及存儲的不穩(wěn)定性等，使得檔案信息的安全仍受到一定的威脅。高校信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性是確保人事檔案信息的安全首要前提，要在高校檔案中推廣人事檔案單套制管理模式，確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全，特別是不能轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)的電子檔案的信息安全。

3.人才斷檔危機單套制管理模式下，要求檔案管理員具有較高信息操作處理技術(shù)來對電子文件的進行存儲管理，同時還要有較高的信息安全防護技術(shù)，確保電子檔案信息安全。然而，高校人事檔案管理工作者，年齡一般都比較大，相當一部分是半路出家和尚，缺乏專業(yè)管理技術(shù)，缺乏專業(yè)的檔案教育背景，知識結(jié)構(gòu)層次較低下，部分人事檔案管理人員還是人事部職工兼任，電子檔案歸檔操作處理能力差。另一方面，檔案工作待遇低，工作負荷重，管理人員不安于現(xiàn)狀，多數(shù)人中途調(diào)離或轉(zhuǎn)行，導致人事檔案管理缺乏連續(xù)性，人才斷檔現(xiàn)象嚴重。

四、高校人事檔案單套管理的機遇

在大數(shù)據(jù)時代下，電子檔案業(yè)務數(shù)量不斷增多，以雙套制的管理模式效率相對低下，業(yè)務需求推動電子檔案歸檔管理需要創(chuàng)新與發(fā)展。1.法律憑證的進一步明確近幾年來，電子檔案法律憑證進一步得到明確，如2016年頒布《關(guān)于辦理刑事案件收集提取和審查判斷電子數(shù)據(jù)若干問題的規(guī)定》，進入到操作性層級。2018年，最高院《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的規(guī)定》，提到對于若干技術(shù)的應用結(jié)果的承認，包括電子簽名、時間戳和區(qū)塊鏈技術(shù)。尤其是去年底的《最高人民法院關(guān)于修改〈關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定〉的決定》，2019年5月1日開始執(zhí)行，檔案界也進行宣傳和解讀，新增第九十四條的第四點，“承認以檔案管理方式保管的電子數(shù)據(jù)，可以認定其真實性?！?019年1月出臺的《黨政機關(guān)電子公文處理工作辦法》“為電子公文的全程管理做出了制度性規(guī)范要求”。同年4月，國務院出臺《關(guān)于在線政務服務的若干規(guī)定》，同樣對全程數(shù)字化和電子化歸檔提出要求：“政務服務機構(gòu)應當對履行職責過程中形成的電子文件進行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交”指出“電子簽名與手寫簽名、蓋章是同等的，電子印章與實物印章是同等的，電子證照與紙質(zhì)證照是同等的，電子檔案與紙質(zhì)檔案是同等的。”的法律效力。這兩個文件，有力支持單套制的管理模式，推動電子檔單套制管理模式的高校檔案管理中的應用。2020年6月，《中華人民共和國檔案法》（2020年6月20日修訂通過，2021年1月1日起施行）第三十七條指出，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！边@為高校采取單套制管理模式掃清最后的障礙。以單套制歸檔管理模式，從歸檔快捷、方便、高效率，不僅降低管理成本，而且有利于確保元數(shù)據(jù)的原始性、真實性。高校電子人事檔案業(yè)務數(shù)量不斷增加，單套制管理模式必將在高校中得到推廣與應用，是大數(shù)據(jù)時展的必然要求。2.信息安全技術(shù)的成熟與完善采取單套制的管理模式，要實現(xiàn)電子檔案信息的安全，必須在管理中實現(xiàn)二個方面的要求：一是技術(shù)應用（如數(shù)字簽名、時間戳、區(qū)塊鏈等技術(shù)），各種技術(shù)各自有體系和優(yōu)勢，各單位可以結(jié)合自己的實際情況加以選擇和應用。另一大路徑是管理方法，主要包括權(quán)限控制、審計跟蹤和檔案界提出的全程著錄。全程著錄是指從文件形成開始到生命周期結(jié)束，對重要操作的過程和結(jié)果進行記錄。電子文件的真實性不是做到和原始文件完全一致，但是可以通過過程的控制回溯整個過程、保證過程的合規(guī)性，最終保證結(jié)果的真實性。無論是技術(shù)的措施還是管理的措施，都需要綜合應用，從而形成“事前規(guī)范、事中記錄、事后審計”的管理鏈條，是當前電子文件真實性維護路徑的認識，從而確保人事電子檔案歸檔管理信息的安全、完整與真實。隨著國內(nèi)5G時代的到來，信息技術(shù)越來越成熟與安全，在智慧生活中，一部手機就可以實現(xiàn)個人檔案信息的查閱，電子檔案歸檔管理采用單套制的管理模式是時展的必然選擇。

五、推動電子檔案單套制管理模式的建議

確確實實的推進高校人事檔案管理采取單套制的管理模式，需要做到如下幾點。

1.高校領(lǐng)導層的支持高校領(lǐng)導高層要了解人事檔案管理采取單套制管理模式的必要性，并清晰地認識到其重要性，把單套制管理模式當作人事檔案歸檔管理的一個重要工作方向，在政策、技術(shù)、資金、人才上加大投入與政策扶持，指導檔案部門制定適合于本校單套制管理的一系列規(guī)章制度，把人事檔案單套制的管理平臺納入本校信息管理系統(tǒng)平臺中，借助平臺對人事單套管理管理模式進一步完善，如確定推行單套制統(tǒng)一的技術(shù)標準，確保人事檔案電子文件規(guī)范有序地歸集到于信息系統(tǒng)平臺，避免發(fā)生人事信息系統(tǒng)管理平臺無法與本校信息系統(tǒng)管理平臺的對接問題，確保人事檔案的電子文件能夠符合國家電子檔案形成和管理規(guī)范要求。

2.加快人事檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)對高校實現(xiàn)電子人事檔案歸檔采取單套制的管理模式，就需要對原有的紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字電子檔案，紙質(zhì)內(nèi)容如果不實現(xiàn)數(shù)字化電子檔案，那么高校不可能實現(xiàn)對全校人事檔案信息的檢索、分類、統(tǒng)計。為此，在不涉及國家機密與個人私隱的情況下，對紙質(zhì)檔案處理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案，加速高校人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。比如對于離退休或即將離退休的教職工，加快其人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案，有利于其今后在養(yǎng)老、社會保險時需要人事部門對其年齡、工齡等相關(guān)資料核對時的快捷與準確，有利于保障離退休職工的利益。

3.加強檔案隊伍建設(shè)大數(shù)據(jù)時代下，單套制歸檔管理，需要建設(shè)一支具有專業(yè)知識高水平的人事檔案管理工作隊伍。這是因為單套制歸檔管理中，不僅僅只是需要在電子檔案信息系統(tǒng)下對電子檔案信息操作處理能力，還需要對檔案信息系統(tǒng)中實施動態(tài)的載體維護管理，包括對電子載體的遷移、格式的標準化、系統(tǒng)維護、保持原始環(huán)境、元數(shù)據(jù)封裝、輸出硬拷貝備份，以及對數(shù)字環(huán)境進行日常監(jiān)測等等。因此，首先人事檔案管理工作者需要自身不斷地學習，提高個人業(yè)務能力與業(yè)務素質(zhì)。其次針對當前人事檔案管理人員基本都是半路出家的現(xiàn)象，加強對人事檔案管理人員的檔案專業(yè)知識培訓，提高其專業(yè)知識能力；加強對人事檔案管理工作人員的計算機水平能力與信息技術(shù)管理的培訓，使其具有現(xiàn)代化信息操作能力與管理能力；再次提高檔案管理工作者的職業(yè)道德，確保其在崗位的工作中盡心盡責，為高校的可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展應盡自己的職責。大數(shù)據(jù)時代下，高校人事檔案采取單套制管理是未來電子檔案歸檔管理的發(fā)展趨勢，是解決現(xiàn)行電子檔案雙套制檔案管理模式中的弊端的有效措施，并隨著國家政策的完善與技術(shù)的成熟，高校人事檔案單套制管理模式具有一定的現(xiàn)實性和可行性。推行人事檔案單套制檔案管理，有利于節(jié)省人力、物力，提高人事檔案管理的工作效率，有利于發(fā)揮人事檔案的價值。把單套制管理模式應用于人事檔案處于初步應用階段，在實踐管理中，需要不斷的探索、改進與完善，逐步積累管理經(jīng)驗，全方位的推進單套制在人事檔案管理中的應用。

參考文獻：

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作者：李穗寧 單位：廣西民族大學相思湖學院辦公室